Generación de Factura Comercial Tabla de Contenido 1 OBJETIVO... 2 2 ALCANCE... 2 3 NORMATIVIDAD... 2 Directrices... 2 Lineamientos... 2 4 DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES... 2 1.1. Diagrama de flujo Generación Factura Comercial... 2 1.2. Descripción de actividades Generación Factura Comercial... 2 5 DEFINICIONES.... 4 6 INDICADORES... 4 7 RIESGOS... 5 8 CONTROL DE CAMBIOS... 5 9 APROBACIÓN... 5 Dirección de Planeación y Evaluación 1
Generación de Factura Comercial 1 OBJETIVO Generar la facturación comercial para los eventos asociados a la de la Universidad. 2 ALCANCE El servicio inicia en cuando solicita la generación de una factura, hasta confirmar a la creación de la Factura. 3 NORMATIVIDAD Directrices Se debe cumplir la Política de Facturación Comercial. Lineamientos Las solicitudes de generación de factura comercial, serán recibidas de en el formato establecido para tal fin y por el canal autorizado. Las facturas comerciales serán emitidas el mismo día de radicada la solicitud, siempre y cuando cumplan con los requisitos y fechas establecidas en el ANS del servicio. La autorización para generación de las facturas comerciales, estará implícita en el mismo formato de solicitud. La creación y/o actualización de deudores estará a cargo del CSC. Adjuntar a la solicitud de facturación, el RUT, fotocopia representante legal (si la empresa no está creado como deudor), el soporte del anticipo, requerimientos del cliente para facturar, carta de compromiso y aceptación del servicio prestado firmado por el solicitante del evento. 4 DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 1.1. Diagrama de flujo Generación Factura Comercial 1.2. Descripción de actividades Generación Factura Comercial ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Solicitud de Factura Comercial Factura comercial 1. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS Hacer solicitud de facturación Se debe diligenciar el formulario web de facturación comercial con la información correcta y completa. Administrador /Asistente Outlook Anexos. Dirección de Planeación y Evaluación 2
Generación de Factura Comercial Asimismo, adjuntar el soporte del anticipo realizado, requerimientos del cliente para facturar, carta de compromiso y aceptación del servicio prestado firmado por el solicitante del evento. Y sí se debe crear el proveedor como deudor se debe adjuntar el RUT y fotocopia representante legal de la empresa. Una vez el administrador de la sede envíe el formulario, se creará automáticamente un caso en Salesforce al Asistente de facturación. Administrativo y logístico Sede Caribe 2. Validar solicitud en Salesforce En caso que esté incompleta la solicitud, se debe informar a la persona de contacto en la Unidad a través de correo electrónico, para que complete y envíe nuevamente la solicitud. Volver a la actividad 1. Salesforce En caso de que sea necesario el CSC debe realizar la creación del deudor y continua con la actividad 3. 3. Devolver solicitud indicando los datos/anexos faltantes Enviar por correo electrónico al solicitante de la factura comercial, el rechazo de la solicitud detallando los anexos o documentación faltante. Volver a la actividad no2. 4. Creación de Pedido Venta SAP De acuerdo a la información recibida y ya validada en el Formato de solicitud, se procede a trascribir los datos en el sistema para la creación del Pedido de Venta. Si el cliente no está creado en SAP se deberá realizar la creación de deudor, con la documentación enviada por el Administrador de la Sede. La autorización y/o liberación del pedido de venta estará a cargo del Jefe de Centro de Servicios Compartidos Cuando se genera la factura se debe validar que la información esta correcta. y 2 SAP SD TR: VA01, VA41 Factura de Venta 5. Informar a Sede Caribe que factura fue creada Se informa al Administrador de la Sede que la factura ya fue generada. Para esto se debe enviar correo electrónico a la persona de contacto. Se debe actualizar en la herramienta Salesfoce el cambio de estado de la solicitud. Se debe cambiar al estado proceso entrega de la factura. En caso de que sea necesario se debe ejecutar el proceso de Anulación de facturas. Outlook Dirección de Planeación y Evaluación 3
Generación de Factura Comercial 5 DEFINICIONES. Solicitud de pedido: Es una petición u orden con el fin de generar una factura por una cantidad de material o un servicio a terceros. Liberación: Es autorizar una solicitud de pedido para su generación de factura 6 INDICADORES Volumetría Facturación Comercial Código del indicador Responsable del indicador Objetivo Método de Medición IND-XX-X-XX-XX Coordinador CSC Facturación Comercial Obtener un indicador que permita medir la volumetría de facturación por concepto, Unidad, fecha, Obtener base de facturación y solicitudes de pedido y facturación por periodo que permita validar por valor, cantidad el comportamiento de los diferentes componentes ( Por Unidad, Por materia, variación por fecha) FICHA DEL INDICADOR Unidad de Medida Fórmula Mensual Variación absoluta = Cantidad facturación mes Cantidad facturación mes anterior Variación relativa =(Cantidad facturación mes Cantidad facturación mes anterior) /Cantidad mes anterior Variables Numerador: Cantidad facturación mes Cantidad facturación mes anterior Denominador: Cantidad facturación mes anterior Limitaciones Fuente de datos Granularidad Periodicidad Facturas anuladas, no entregadas ó facturación en moneda diferente a pesos SAP Por Unidad, fecha, material Mensual Dirección de Planeación y Evaluación 4
Generación de Factura Comercial Meta Medir volumetría Observaciones 7 RIESGOS OPERATIVO Emitir facturas sin que exista una solicitud Efectuar notas créditos afectando el valor a facturar de las empresas Modificar el plan de fechas de facturación SEGURIDAD Rol a transacciones no permitidas ADMINISTRATIVO RIESGO RIESGO LEGAL 8 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA Elaboración 1/03/2018 0 Publicación 07/05/2018 1 9 APROBACIÓN ELABORÓ REVISÓ NOMBRE CARGO FECHA Camilo Mendez Angie Chacón Jenny avellaneda Ingeniero de Procesos 1/03/2018 Coordinador Servicio Facturación 1/03/2018 Liliana Ayala Gestor Proyecto 1/03/2018 APROBÓ Elizabeth Figueroa Jefe de Tesorería - Tesorería Dirección de Planeación y Evaluación 5