OBSERVACIONES CONVOCATORIA PÚBLICA N. 007 DE 2014 OBSERVACIONES PRESENTADAS POR CORDIANDINA

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1 OBSERVACIONES CONVOCATORIA PÚBLICA N. 007 DE 2014 Por medio del presente escrito se da respuesta a las observaciones presentadas por los interesados dentro del término establecido en el cronograma de la convocatoria pública No. 07 de 2014 cuyo objeto consiste en: Contratación del suministro de transporte multimodal para la recolección y entrega de envíos postales y carga en ciudades sede regional, centros operativos y municipios que conforman las regionales Centro A, Centro B, Occidente, Eje Cafetero, Oriente, Sur y Norte para la red de Servicios Postales Nacionales S.A., garantizando la adecuada prestación del servicio en el territorio nacional en condiciones de cobertura, accesibilidad, calidad y precio. Así mismo los servicios adicionales que se requieran a nivel nacional. OBSERVACIONES PRESENTADAS POR CORDIANDINA En el pliego de condiciones, numeral Garantía de seriedad de la propuesta, solicita que se expida una garantía e seriedad de la oferta por el 10% del valor total del presupuesto oficial, favor aclarar si el 10% es sobre el valor oficial del presupuesto que es de $ o el 10% de la regional a la que nos vamos a presentar. A través de Adenda la entidad modificará el pliego en lo pertinente aclarando lo solicitado. OBSERVACIONES PRESENTADAS POR REDSERVI Volúmenes de envíos por días, por mes, por producto, por regional. TIPO DE SERVICIO VOLUMENES MENSUALES CENTRO A CENTRO B EJE CAFETERO NORTE OCCIDENTE ORIENTE SUR Masivo en centro operativo Masivo en municipios Documento en centro operativo Documento en municipios Paquetería (Mayor de 2kl)

2 Cantidad de devoluciones por día, por mes, por producto, por regional. Las devoluciones equivalen al 12% de volúmenes distribuidos. Estadística de los vehículos que viajan a regionales, que tipo de vehículos son, con qué capacidad están viajando. Las rutas, número de vehículos, tipo de vehículos, frecuencia, se encuentran relacionados en cada uno de los anexos técnicos en el formato rutas fijas que están publicados en la página web de la entidad. La capacidad con que viajan es en promedio del 80%. Aclarar el anexo de tarifas y las tarifas de la página 39. Si se refiere al anexo de propuesta económica: REGIONAL REGIONAL REGIONAL REGIONAL EJE REGIONAL REGIONAL REGIONAL SUR Valores en Pesos m/cte CENTRO A CENTRO B NORTE CAFETERO ORIENTE OCCIDENTE A: Presupuesto Transporte fijo $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - B: Presupuesto Servicio Adicional $ $ $ $ $ $ $ C: Presupuesto Transporte Secundario TOTAL PRESUPUESTO (A+B+C) $ $ $ $ $ $ $ Presupuesto transporte Fijo: Es el valor total que cada proponente debe colocar en pesos para el transporte fijo de acuerdo al formato oferta económica TF que se encuentra en el anexo técnico de cada regional. Presupuesto Servicio Adicional: Este valor es el presupuestado por la entidad para prestar servicios adicionales de la operación que no estén incluidos dentro de las rutas fijas de cada anexo técnico. Presupuesto Transporte Secundario: Este valor es el presupuestado por la entidad para prestar transporte secundario o variable, es decir la operación de entrega a destino final, se paga por cada

3 envío un valor de acuerdo al tipo de servicio y si se entrega en ciudad centro operativo o en otro municipio. Total Presupuesto: Corresponde a la sumatoria de los tres (3) presupuestos. En cuanto a los valores de la página 39, corresponde a los valores unitarios por tipo de servicio y por sector de distribución, que se pagan al proveedor por concepto de transportes secundario o variable, estos volúmenes son determinados a través de nuestro sistema postal con los cargues que se realizan diariamente en los centros operativos a los distribuidores del proveedor y el corte para presentar la factura es mensual. Compatibilidad del software, que ambiente utiliza. Las características del software donde se realizará la liquidación y digitalización son las siguientes: Plataforma.NET 4.0 en lenguaje C# Base de datos Microsoft SQL Server 2008R2 Cliente Pesado - El componente cliente (Windows Forms) contiene la lógica de comunicación a los dispositivos físicos del PC: escáner, basculas, etc Corre sobre el siguiente ambiente: El cliente corre sobre PC s con las siguientes características mínimas: 2 Gb de memoria RAM 500 Gb de disco duro Core i3 Y la funcionalidad para integrarse con otras plataformas es la siguiente: Las integraciones se realizan a través de servicios WCF expuesto en los servidores (normalmente SOAP/HTTP, pero otros protocolos también podrían ser soportados dependiendo de la necesidad) Cuáles pueden ser los servicios diferentes a la operación normal que puede solicitar un cliente. Paquetería, transporte dedicado, servicios punto a punto, servicios de cargue y descargue de vehículos.

4 Dar a conocer el procedimiento de indemnizaciones Se adjunta procedimiento de indemnizaciones. Aclarar la comercialización de productos a realizar en los puntos condiciones. En los puntos de venta a nivel nacional se comercializan los productos del portafolio los cuales se encuentran publicados en la página web de la entidad. Aclarar la renegociación de tarifas. Los valores que se pagan por transporte secundario o variable son los aprobados por la entidad y estarán durante la vigencia del contrato resultante de esta convocatoria. Por favor informar en que formato se deben presentar las imágenes de las de entrega en la digitalización y en qué tiempo se deben entregar digitalizadas. Las pruebas de entrega se digitalizan en scanner colocados por los proveedores a través del aplicativo del sistema SIPOST que se instalara en los computadores colocados por los proveedores para ejecutar esta labor. Los tiempos de entrega de liquidación y digitalización se encuentran en el procedimiento de liquidación y digitalización de pruebas de entrega que esta como anexo técnico en la página web de la entidad. Con el fin de realizar un análisis sobre recursos y costo, solicitamos por favor se remita estadísticas o indicadores de envíos movilizados mes, por producto, por regional, cantidad de devoluciones de los últimos 6 meses.

5 TIPO DE SERVICIO VOLUMENES MENSUALES CENTRO A CENTRO B EJE CAFETERO NORTE OCCIDENTE ORIENTE SUR Masivo en centro operativo Masivo en municipios Documento en centro operativo Documento en municipios Paquetería (Mayor de 2kl) Las devoluciones equivalen al 12% de volúmenes distribuidos. Por favor remitir las características específicas para la prestación de cada servicio. Las características de cada servicio se encuentran en el portafolio comercial publicado en la página web de la entidad. Por favor remitir los tiempos de entrega que ofrece Servicios Postales Nacionales para cada destino por producto. Los tiempos de entrega de cada servicio se encuentran en el portafolio comercial publicado en la página web de la entidad. Por favor indicar características del software donde se realizara la liquidación y la digitalización, sobre qué ambiente corre y su funcionalidad para integrarse con otras plataformas. Las características del software donde se realizará la liquidación y digitalización son las siguientes: Plataforma.NET 4.0 en lenguaje C# Base de datos Microsoft SQL Server 2008R2 Cliente Pesado - s por SSL El componente cliente (Windows Forms) contiene la lógica de comunicación a los dispositivos físicos del PC: escáner, basculas, etc Corre sobre el siguiente ambiente:

6 El cliente corre sobre PC s con las siguientes características mínimas: 2 Gb de memoria RAM 500 Gb de disco duro Core i3 Y la funcionalidad para integrarse con otras plataformas es la siguiente: Las integraciones se realizan a través de servicios WCF expuesto en los servidores (normalmente SOAP/HTTP, pero otros protocolos también podrían ser soportados dependiendo de la necesidad) En la página 28, en el punto Suministro de transporte de carga adicional, por favor aclarar cuando hace referencia Si nuestros clientes, de acuerdo a sus necesidades, solicitan un servicio diferente a la operación normal. El CONTRATISTA deberá estar en condiciones de prestarlo de manera inmediata cuáles pueden ser estas necesidades y si se cancelarían de forma adicional. Paquetería, transporte dedicado, servicios punto a punto. Se cancelan de forma adicional cuando se requiera, previamente debe haber un estudio de mercado para establecer el precio a cancelar. En la página 28, en el punto Puntos de acopio, El proponente deberá estar en capacidad de ubicar puntos de acopio en los municipios que considere pertinentes Servicios Postales nacionales S.A. para garantizar la interconexión de las rutas de transporte y garantizar la liquidación y digitalización de las pruebas de entrega en la respectiva regional Estos puntos deberán ser concertados por las partes y justificados de acuerdo a volúmenes de envíos. Estos puntos de acopio son responsabilidad del proveedor para garantizar el cumplimiento de la interconexión y liquidación y digitalización, y así evitar incurrir en pendientes que le puedan ocasionar descuentos, las condiciones de estos puntos de acopio están publicadas en el pliego de condiciones. En la página 29, en el punto, Indemnizaciones por perdida o expoliación En caso de presentarse una pérdida o expoliación, el proponente deberá ajustarse al procedimiento de indemnizaciones establecido por la entidad, adicionalmente deberá constituir pólizas que la entidad estime convenientes Por favor dar a conocer el procedimiento que manejan actualmente de indemnizaciones, de la misma forma las pólizas a constituir deberán ser conciliadas por las partes.

7 Se adjunta procedimiento de indemnizaciones, las pólizas a constituir son las estipuladas en el literal 5.7 Garantías. En el punto pagina 33 TRANSPORTE SECUNDARIO POR MUNICIPIO, Cada municipio de la regional deberá contar con una persona responsable por lo cual el proponente diligenciara este formato. Se debe tener en cuenta que existen zonas circulares que salen desde el centro de operaciones y que pueden visitar varios municipios sin tener necesariamente un responsable en cada punto, el responsable en cada caso sería directamente la regional, lo anterior para que por favor se adecue el cuadro de puntuación pues puede registrar un mismo supervisor en varios puntos. El transporte secundario por municipio corresponde a la entrega a destino final en cada municipio, no corresponde a ninguna ruta fija de transporte que si pueden ser circulares, por tal motivo cada municipio debe tener un responsable de la entrega final y no puede ser el mismo en varios municipios ya que por tiempos de desplazamiento no alcanzaría a cumplir. Por favor dar claridad de la forma en que se cancelara el servicio de transporte, aclarar a que hace referencia el valor fijo, el valor variable y como se interpreta la tabla de la página 39. Valor Unitario masivo en centro operativo. Valor Unitario masivo en municipios Valor unitario documento en centro operativo Valor unitario documento en municipios Valor unitario de paquetería en municipio (Mayor de 2kl) Valor unitario devoluciones por envio con motivación justificada. Valor unitario notificación con prueba de entrega cliente unidad de victimas Valor unitario devolución por notificación con prueba de entrega cliente unidad de victimas $ 230 $ 230 $ 360 $ 450 $ 900 $ 180 $ $ 900 Valor Fijo: Es el valor fijo que se cancela por cada una de las rutas fijas que el proponente presento de acuerdo al formato oferta económica TF que se encuentra en el anexo técnico de cada regional. Valor Secundario o variable: Es el valor variable que se cancela por prestar transporte secundario o variable, es decir la operación de entrega a destino final, se paga por cada envío un valor de acuerdo al tipo de servicio y si se entrega en ciudad centro operativo o en otro municipio. En cuanto a las tarifas de la página 39, corresponde a los valores unitarios por tipo de servicio y por sector de distribución, que se pagan al proveedor por concepto de transportes secundario o variable, estos volúmenes son determinados a través de nuestro sistema postal con los cargues que

8 se realizan diariamente en los centros operativos a los distribuidores del proveedor y el corte para presentar la factura es mensual. En el punto 5.8 OBLIGACIONES ESPECIALES DEL CONTRATISTA en el numeral 43) comercializar en su(s) local(es) o establecimiento(s) previamente autorizado por LA ENTIDAD, lo servicios postales contenidos en el Servicio Postal Universal. Por favor aclarar sobre qué condiciones se prestaría este servicio. Esta obligación no aplica para esta convocatoria, para dar claridad al tema se publicara adenda respectiva. Por favor informar si Servicios Postales Nacionales entregara los envíos en su planta de tratamiento con las guías generadas, o será el operador el que deba generar las guías, si es así, el suministro de papel para la generación de guías o este recurso debe estar contemplado dentro de la tarifa y si se manejaran guías preimpresas, de la misma forma informar que porcentaje de envíos están saliendo con guías preimpresas. Todos los envíos serán cargados en cada centro operativo dependiendo de la regional y se entregaran con sus respectivas guías y manifiestos de cargue y despacho. OBSERVACIONES PRESENTADAS POR TRANSPORTE OCCIDENTAL Es importante anexar las fotocopias de las tarjetas de propiedad de los vehículos y motocicletas ofrecidos para el servicio. Para mayor transparencia. Si se deben anexar las tarjetas de propiedad de los vehículos y motocicletas, para dar claridad al tema se publicara la adenda respectiva.

9 OBSERVACIONES PRESENTADAS POR RGQ LOGISTICS Ítem Certificado de existencia y representación, por favor aclarar el siguiente parágrafo. El proponente deberá acreditar que cuenta igualmente con sucursal o agencia en otra ciudad definida como centro operativo de la regional, por favor confirmar aparte de tener agencias en los CO si se requieren otras oficinas. De conformidad con lo exigido en el pliego de condiciones el proponente debe acreditar que cuenta con domicilio principal, sucursal o agencia en la ciudad sede regional y además que cuenta con sucursal o agencia en por lo menos una de las ciudades definidas como centro operativo de la regional a la cual se presente. Indemnizaciones por pérdida o expoliación. Ítem Capitulo IV especificaciones técnicas Punto B. Es importante conocer el manual el cual se hace referencia sobre las obligaciones del contratista sobre la responsabilidad en las indemnizaciones que se presenten. Cuando las indemnizaciones pagadas por 4 72 a los clientes sean responsabilidad del proveedor deberá ser afectada la póliza del proveedor o directamente descontada de la factura mensual radicada del servicio. Adjunto procedimiento de indemnizaciones. OBSERVACIONES PRESENTADAS POR UT CAMARCA Debemos anexar copia de las tarjetas de propiedad de los vehículos y de las motocicletas? Si se deben anexar las tarjetas de propiedad de los vehículos y motocicletas, para poder establecer que se cumpla con lo requerido técnicamente por la entidad, para dar claridad al tema se publicara la adenda respectiva.

10 En el anexo de rutas fijas, existe una casilla de carta de compromiso, la pregunta es : a. Se debe anexar carta de compromiso de los conductores? b. Se debe anexar carta de compromiso de los auxiliares? c. Se debe anexar carta de compromiso de los propietarios de los vehículos? Se debe anexar las cartas de compromiso de todos los conductores de vehículos y motocicletas de rutas fijas, no es necesario anexar las cartas de compromiso de los propietarios de los vehículos, para el caso de rutas urbanas se debe anexar las cartas de compromiso de los auxiliares, para dar claridad al tema se publicara la adenda respectiva. En la página 5 además del director de proyecto se solicita como mínimo 2 auxiliares administrativos por centro operativo, es necesario anexar las hojas de vida? En la página 24 no se relaciona. Si se deben anexar las hojas de vida de los auxiliares administrativos, para confirmar la información solicitada, para dar claridad al tema se publicara la adenda respectiva. OBSERVACIONES PRESENTADAS POR CORDIANDINA LTDA Favor aclarar si la póliza para garantizar el cumplimiento es por el 10% del presupuesto sobre la regional que se licite o por el total del presupuesto. A través de Adenda la entidad modificará el pliego en lo pertinente aclarando lo solicitado. Si anexo una certificación donde relacionan varios contratos esto lo toman como una certificación general o cada contrato allí relacionado lo toman como certificación individual. Cada contrato allí relacionado se toma como 1 certificación individual, siempre y cuando se pueda validar la información requerida en el pliego de condiciones.

11 Entendemos que para el director de proyecto se requiere la tarjeta profesional pero esta también es exigible para cada persona profesional que se coloque en los centros operativo El requisito de la tarjeta profesional es exigible de conformidad con lo establecido en la normatividad vigente. En las obligaciones especiales del contratista, al no liquidar y digitalizar las pruebas de entrega dentro de los tiempos estipulados. Cuál es el tiempo estipulado? Los tiempos estipulados están determinados por el procedimiento de liquidación y digitalización de pruebas de entrega que está publicado como anexo en la página web de la entidad. El descuento por incumplimiento en la liquidación y digitalización va a ser del 10% se deje de liquidar una o muchas pruebas? O se va a tener en cuenta una tabla? El descuento se efectuara y aplicara por el incumplimiento de pruebas de entrega de acuerdo a la siguiente tabla, para dar claridad al tema se publicara la adenda respectiva. Numero de envíos Pendientes con corte mensual % Descuento 1 a a en adelante 10 OBSERVACIONES PRESENTADAS POR MACRO SERVICIOS EXPRESS DE COLOMBIA SAS Se debe adjuntar hojas de vida de los responsables de cada municipio, de los responsables de las rutas tanto como conductor y auxiliar.

12 No se deben adjuntar hojas de vida de los responsables por municipio ni por rutas fijas, únicamente deben anexar las cartas de compromiso. Hay otras carreras que son afines y están directamente relacionadas, pertenecientes a las ciencias administrativas, entre ellas administración financiera, finanzas, contaduría, negocios internacionales, pero en el requerimiento no están mencionadas. Acreditando esta formación alguna de estas profesiones, aplica para el perfil requerido? Por ser carreras afines si aplican para el perfil requerido, para dar claridad al tema se publicara la adenda respectiva. OBSERVACIONES PRESENTADAS POR BUS EXPRESS SAS No tengo clara la durabilidad del contrato (tiempo) El plazo de ejecución del contrato es de 10 meses. Una vez que se puede concursar por zonas, las certificaciones financieras y los índices a calificar por zona, están dados por los mismos, estipulados para la matriz general en el pliego de la convocatoria, o se va a calificar diferente? sobre el monto de la zona? Todos los índices y certificaciones financieras serán evaluadas sobre el presupuesto oficial de la regional a la cual se presente, para dar claridad al tema se publicara la adenda respectiva. OBSERVACIONES PRESENTADAS POR GHC La póliza de carga hasta que monto tiene afectación para el proveedor de transporte, la póliza queda abierta?

13 La afectación de dicha póliza será hasta por la suma de quinientos millones de pesos ($ ). OBSERVACIONES PRESENTADAS POR EMPRESA COLOMBIANA DE LOGISTICA ECOLOGISTICS Favor aclarar si una empresa se puede presentar en más de una zona, cumpliendo todos los requisitos exigidos. Los proponentes únicamente se pueden presentar a una sola regional, de igual forma se encuentra contemplada en el literal E) numeral 4.5 causales de rechazo, que si se presentan a más de una regional la propuesta será rechazada. Si es necesario tener oficina registrada en cámara de comercio para poder operar, de acuerdo a cada zona requerida. De conformidad con lo exigido en el pliego de condiciones el proponente debe acreditar que cuenta con domicilio principal, sucursal o agencia en la ciudad sede regional y además que cuenta con sucursal o agencia en por lo menos una de las ciudades definidas como centro operativo de la regional a la cual se presente. OBSERVACIONES PRESENTADAS POR COOPERATIVA PASACABALLOS Me permito solicitar me sea aclarado si una empresa que está habilitada como mensajería puede participar en esta convocatoria. A continuación citamos la causal de rechazo a) del literal 4.5 Cuando el objeto social del proponente o alguno de los integrantes del consorcio o unión temporal tenga que ver con la prestación de servicios postales de correo nacional, mensajería expresa y/o paquetería, o que preste directamente a nombre propio este servicio., de acuerdo a lo anterior, si una empresa está habilitada como mensajería quedaría rechazada para esta convocatoria.

14 OBSERVACIONES PRESENTADAS POR GRUPO EMPRESARTAL TLC'S S.A.S. ( ) Dado lo anterior solicitamos se modifique este requisito y se ajuste al 30%, de modo que no se ponga en riesgo el presente proceso de contratación dada su importancia y envergadura. De acuerdo a la observación del proponente de aumentar el indicador de capital de trabajo pasando del 15% al 30%, la dirección Nacional Financiera determina que el cambio no es procedente dado que los demás indicadores financieros soportan y garantizan que el oferente pueda desarrollar y ejecutar el contrato sin contratiempo. Finalmente, el 15% de capital de trabajo exigido para el proceso dentro de los indicadores financieros garantizan la pluralidad de oferentes como la continuidad de la operación de transporte vital para el desarrollo de la operación de correo de la compañía.

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