GESTION ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS JURÍDICOS Autor: Lic. José Luis Franco Soto

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1 GESTION ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS JURÍDICOS Autor: Lic. José Luis Franco Soto La Informática jurídica es una ciencia que estudia la utilización de aparatos o elementos físicos electrónicos, como la computadora, para el desarrollo y aplicación del Derecho; tuvo su comienzo en los años cincuenta, en la Universidad de Pittsburg, Pennsylvania donde se desarrollan las primeras investigaciones para buscar la recuperación de documentos jurídicos en forma automatizada. La evolución de la tecnología informática está permitiendo desplazar los medios tradicionales de registro en la actividad social e intelectual humana. Las computadoras serán las bibliotecas, archivos y cuadernos en la nueva era de la información. Las oficinas orientan sus esfuerzos a lograr ser unidades sin celulosa, ya que el envío de cartas en papel ha sido prácticamente reemplazado por el correo electrónico y la Internet e Intranets permiten la difusión de publicaciones virtuales, versátiles y a bajo costo. En el futuro, como resultado de la introducción de las nuevas tecnologías a los Tribunales o Juzgados, se podrá permitir el conocimiento de los juicios a través de las redes informáticas. Evitándose el hacinamiento en los tribunales y procurándose una mejor gestión en casos concretos, por parte de los abogados y público en general, por lo que es indispensable desde hoy poner en marcha en nuestro país tecnología informática jurídica de vanguardia para lograr ser eficientes, competitivos y modernos. Las mayor parte de las empresas de la iniciativa privada que requieren procesar gran número de documentos han reemplazado sus archivos de expedientes físicos por medios de almacenamiento y proceso digitales. Ejemplos de ello son SEARS, AVIS (renta de autos), Kenwood, la Universidad de UCLA que incrementan su competitividad a través de la Gestión Electrónica de Documentos. 1

2 Lo antes expuesto, no deja duda de que incluso los hechos jurídicos pueden ser claramente ubicados en estos nuevos soportes electrónicos digitales, para posteriormente procesarlos a conveniencia. Los procedimientos administrativos jurídicos en México tradicionalmente basan su actuar sobre expedientes físicos. La mayoría de los procedimientos administrativos jurídicos obligan al manejo de expedientes en papel, con los numerosos inconvenientes que esto significa: lenta gestión, riesgo de pérdida o deterioro de los expedientes, gastos en mensajería y fotocopiado, entre otros. No obstante, son perceptibles, aún por quienes carecen de interés en el asunto, los avances conseguidos en la capacidad de almacenamiento de información y a la velocidad de respuesta en su recuperación utilizando computadoras (sus discos duros o unidades de CD ROM). Lo anterior, aunado al avance en la Informática Jurídica y en particular en la Informática Forense han sentado bases sólidas permitiendo así que Dependencias Federales y Estatales hayan empezado a evolucionar para sustituir los archivos y expedientes en papel por medios de almacenamiento electrónico digitales. A lo largo del proceso se han roto paradigmas logrando una apertura y venciendo el temor a estos temas, se ha venido adaptando tecnología a pesar de la infraestructura heterogénea prevaleciente en la región. Ejemplo de ello es la automatización de la gestión documental en la Procuraduría Fiscal Federal, la modernización del archivo municipal en Monterrey, archivo de las Oficinas Federales de Registro de la Propiedad, la digitalización de sentencias en la Procuraduría General de Justicia, entre otros. El hecho de digitalizar y almacenar documentos en medios electrónicos resulta poco práctico si no van acompañados de los mecanismos inteligentes que permitan organizarlos para una expedita recuperación. 2

3 El proceso de digitalización de documentos consiste en capturarlos mediante un dispositivo denominado escáner y generar un archivo de imagen reflejo del mismo, que puede ser almacenado, compartido y visualizado por varias personas incluso de forma simultánea. Si se trata de un expediente jurídico compuesto de varias hojas estaríamos hablando de una generación masiva de documentos de imagen, almacenados en algún medio magnético en principio sin ordenar y sin clasificación alguna. Si el proceso de digitalización es de calidad, las imágenes correspondientes a los documentos son sorprendemente legibles desde los monitores de computadora y, en ocasiones, se supera la calidad de los documentos originales. De considerarse necesario, existen procedimientos automatizados de limpia de imágenes consisten en hacer más nítida la imagen; quitando bordes negros, aclarando zonas obscuras, quitando manchas, etc. Lo que permite que la totalidad de los documentos digitalizados sean legibles. El proceso de limpieza de imágenes constituye un gran beneficio para los documentos que ya pasaron anteriormente por el escáner. Debido a que el costo más alto de la digitalización lo conforman los costos de mano de obra; el costo de reescanear una imagen resulta muy alto. Por este motivo, el limpiar una imagen ya escaneada es un excelente medio para evitar este problema, aunque implica por supuesto, mayor tiempo de procesamiento. Existen empresas que realizan el servicio de digitalización. Algunas instituciones concesionan tales procesos, despreocupándose de la adquisición de equipos o redistribución de personal. Se presentan distintas alternativas para que cualquier institución, sea grande o pequeña, pueda optar por la más viable de acuerdo a sus requerimientos. Los escáners realizan el proceso de digitalización, básicamente funcionan como una fotocopiadora que en vez de copiar a papel transforma el contenido del documento leído en un archivo electrónico conteniendo la imagen del documento 3

4 físico. Un archivo de imagen puede contener varias hojas dependiendo de cómo se quiera explotar posteriormente el archivo digital. Existen escáners orientados a brindar distintas soluciones, desde los que admiten sólo alimentación manual, hasta los de alta velocidad con alimentación automática y escaneo en el orden de 160 páginas por minuto o más, entre ellos existen alternativas intermedias que cubren una amplia gama de prestaciones. El precio de los escáners varía según la velocidad, calidad y funcionalidad de su software. Un escáner de alta velocidad con software para procesamiento electrónico de documentos tiene un costo aproximado a $30,000 dólares. La gestión electrónica de documentos jurídicos implica no sólo el reemplazo de los archivos físicos por la digitalización de expedientes para ser depositados en medios electrónicos de almacenamiento. Luego de la digitalización tenemos las imágenes correspondientes a los documentos sin ordenar y sin clasificar. Los escáners de alimentación continua almacenan los archivos de imágenes con nombres numéricos correlativos, los de alimentación manual a lo sumo el operador puede guardar el archivo nemotécnico que ayude a asociarlo posteriormente. Pero esta tarea manual es en la práctica muy limitada. Los atributos o datos referenciales son claves para la búsqueda y localización de los documentos digitales. No es muy práctico realizar el esfuerzo que demanda el proceso de digitalizar para sólo tener una gran colección de archivos digitales a los cuales no se les pueda acceder por ningún criterio de búsqueda, ni realizar explotación alguno de los datos que contienen. El Electronic Document Managment (EDM) o la gestión electrónica de documentos (GED) surge a raíz de la aparición de las tecnologías ópticas para la captura de la información y ha ido evolucionando rápidamente desde los años 80. En esas primeras etapas el EDM se definía básicamente como el sistema de tratamiento de la documentación de una 4

5 organización que combina la digitalización en imagen con información de texto asociada a ella para su posterior búsqueda y recuperación. Los documentos en papel eran digitalizados a través de escáneres produciéndose una imagen electrónica de dicho documento; al momento de grabar en la base de datos el registro que contenía la imagen del expediente, era necesario asociar en ese mismo registro uno o más campos de tipo texto o numéricos que funcionaban como índices para la búsqueda y recuperación. En la actualidad la gestión documental es entendida como un proceso global, corporativo e integral del proceso documental de una organización. Es por ello más acertado hablar de Sistemas de Gestión Integrada de la Documentación, los cuales controlan la producción, la circulación, el almacenamiento y la recuperación de cualquier tipo de información. Las características principales de estos sistemas de gestión integral de la información son: 1. Responder de forma global a las necesidades y problemas de la gestión de la información dentro de las organizaciones. 2. Tienen un carácter abierto y dinámico, evolucionando junto a la trayectoria de la organización. 3. Aportan soluciones que incluyen todo el ciclo de vida de los documentos. 4. Contemplan y gestionan los diferentes soportes documentales existentes en la organización. Hoy en día existen diversos tipos de software para administrar documentos electrónicos, desde simples visualizadores, aplicaciones que sólo almacenan imágenes con la propiedad de combinar algunos datos. Un punto importante para 5

6 comprender la potencia de un software administrador de documentos digitales es que sus "hojas" se permitan agrupar. COMPONENTES DE UN SISTEMA EDM En la actualidad, las herramientas EDM han incorporado gran variedad de tecnologías que abarcan principalmente los siguientes campos: Gestión de imágenes: utilización de la tecnología que permite la captura digital a través del escáner de los documentos impresos. Normalmente se suele distinguir entre digitalización gráfica y digitalización del texto, según sea el propósito final de dicha digitalización del documento. Tecnologías de reconocimiento óptico de caracteres: la digitalización del texto tiene como finalidad poder interpretar y tratar electrónicamente ese texto a través de programas OCR (Optical Character Recognition). El OCR es citado con frecuencia como la alternativa más rápida, económica y segura para la entrada automática del contenido de los documentos impresos en papel a soportes electrónicos. Tecnologías de almacenamiento óptico: para el almacenamiento de los documentos electrónicos, y más aún en el caso de imágenes digitales, es necesario disponer de sistemas de almacenamiento masivo. El sistema de almacenamiento óptico más conocido es el CD-ROM, pero dado que se trata de un disco pregrabado y sólo de lectura, se suelen utilizar por ello los discos WROM (Write Once Read Many) pues permiten grabar datos varias veces para su posterior recuperación. En la actualidad se está investigando en una serie de nuevos soportes que prometen incrementar drásticamente la capacidad de almacenamiento de la información electrónica. Se trata de la holografía, los nano-cds y el papel electrónico. 6

7 Gestión electrónica de documentos: se trata de los módulos clásicos de la gestión documental pero aplicados a los documentos electrónicos donde los índices de los atributos son factores esenciales para la recuperación de información. De la correcta definición del índice o índices dependerá el éxito y en cierta medida la velocidad que se tengan al tratar de recuperar un expediente digital. La utilización de varios índices proporcionará mayor versatilidad en la consulta y, por ende, mayor probabilidad de encontrar el expediente digital que se desea. Trabajo en grupo (groupware): que está conformado por las herramientas de software como correo electrónico, bases de datos compartidas, gestión de flujos de trabajo, etc. que permiten trabajar de forma coordinada e integrada a un equipo u organización. Flujos de trabajo (workflow): permite establecer una serie de reglas y pautas en las que se especifican las tareas y pasos que se han de seguir para la consecución de un proceso de negocio. En estos procesos se suele generar abundante información y es ahí donde entra en juego el servicio de información y documentación para la captura, almacenamiento, procesamiento y gestión del conocimiento que se está generando de forma continua. Los sistemas de gestión electrónica de documentos no deben constituir una finalidad en sí mismos, pues no son más que una herramienta informática que ayuda a mejorar notablemente los flujos de información y la gestión de ésta que se produce dentro de una organización. Aún así, es un hecho que una buena elección de un sistema EDM y su correcta implantación pueden aportar numerosos beneficios a la organización. Los beneficios que se obtienen de implantar un sistema EDM suelen ser: 7

8 Beneficios estratégicos: mejora en los tiempos de producción o atención de asuntos, incremento de la ventaja competitiva de la organización, ahorro de tiempo de ejecutivos, incremento de la moral y satisfacción del personal. Beneficios financieros: ahorro en espacio físico y equipamiento para el almacenamiento de documentos, reducción de costos administrativos al evitar el uso de servicios de mensajería convencionales y de los derivados del uso del papel. Beneficios técnicos: rápida localización de los documentos por múltiples claves de acceso, evitando realizar viajes o hacer búsquedas tardadas y tediosas para encontrar un documento, utilizarlo y nuevamente archivarlo en su lugar; establecimiento de diversas relaciones entre documentos afines; mejores niveles de seguridad en el acceso a los documentos; los expedientes se transmiten o intercambian rápidamente; visualización simultánea de documentos desde varios puestos de trabajo, evitando fotocopiar la documentación; estadísticas de contenidos según parametrización; impresión de documentos (parcial o total) y disponibilidad de imágenes en la web. Por otro lado, el uso de software EDM tiene también algunos inconvenientes o problemas que a veces hacen inviable su utilización en algunos servicios. Principalmente estas herramientas suelen tener problemas en la gestión documental de archivos históricos de gran valor, derivado de la relativamente breve longevidad de los soportes de almacenamiento óptico o magnético (décadas), ciertos aspectos relacionados con la legalidad de los documentos electrónicos, y, principalmente, al hecho que supone para muchos empleados pasar de la cultura del papel a la utilización de las herramientas informáticas y lectura de documentos electrónicos en su labor cotidiana. 8

9 Si consideramos que la información, tanto la interna como la externa, es un elemento clave y estratégico dentro de las organizaciones y un elemento de competitividad, las diversas formas por las que se producen los documentos electrónicos y la adecuación de las actuales herramientas informáticas para la gestión integral de la documentación circulante, serán factores esenciales que se deben de analizar detenidamente por parte de los servicios de información y documentación a la hora del diseño de un sistema gestión electrónica de la información. El Servicio de Administración Tributaria, tiene como objetivo: lograr durante el año 2004 una oficina prácticamente sin papel, convirtiendo a formato digital los datos de fuentes externas, para facilitar su manejo, consulta e integración con sistemas de información. Se establecerá un sistema de gestión electrónica de documentos, previendo la realización de las siguientes actividades generales que podrían ser de beneficio a cualquier organismo que pretenda implantar esta tecnología: 1. Elaborar un documento en el que se describa el marco legal que se tiene establecido en cuanto a la consulta y almacenamiento de los documentos. 2. Elaborar el diagrama y la descripción del flujo de trabajo de digitalización que se requiere implantar para llevar a cabo la estrategia de digitalización tanto de los documentos que forman parte del histórico como los que se generan día a día. 3. Determinar la infraestructura de hardware y software que se requiere para implantar la estrategia de digitalización de los documentos que forman parte del histórico. De acuerdo a las restricciones legales que se impongan al manejo de los documentos se deberá establecer en qué áreas se va a digitalizar mediante outsourcing y en cuales la digitalización se hará con recursos humanos propios. 9

10 4. Determinar la infraestructura de hardware y software que se requiere para implantar la estrategia de digitalización de los documentos que se generan día a día, y se debe integrar a la infraestructura que se tenga actualmente en la Institución. Además debe ser compatible con la arquitectura tecnológica con que se venía trabajando. 5. Identificar el uso final que se va a dar a los documentos: consultas vía Web, integrarlos a un workflow, a control de gestión, al portal y a aplicaciones existentes la Institución. De esta forma entre las características del software que se va a proponer, se debe considerar como se va a comunicar con las aplicaciones con las que interactuará. 6. Establecer una metodología que permita medir la calidad de la información digitalizada y los niveles de servicio requeridos por los usuarios tales como: consulta de documentos, publicación de los mismos, entre otros que se irán definiendo durante la ejecución de la consultoría. 7. Metodología de seguimiento del proyecto. 8. Establecer una metodología que permita que la información digitalizada cumpla con las especificaciones de normas nacionales e internacional referentes a la conservación de mensajes de datos. 9. Establecer una metodología de administración del cambio donde se indique qué hacer para que los recursos humanos de la organización que están involucrados en la ejecución de la estrategia de digitalización, se sensibilicen a la necesidad de enfrentar ajustes en la forma en la que trabajarán; como se va a resaltar la importancia del trabajo en equipo para orientar y promover el cambio como alternativa para el logro de objetivos comunes, con lo cual se va a contribuir a mejorar los niveles de servicio en las tareas que requieren de manejo de documentos como parte de su operación cotidiana. 10. Definir la metodología con la cual se realizarán las búsquedas sobre la información digitalizada. 11. Definir los roles, responsabilidades y los planes de capacitación del 10

11 personal en la organización requerido para ejecutar la estrategia de digitalización de los documentos que se generan día a día y de los que formen parte del archivo histórico. 12. Elaborar los planes de trabajo de implantación y ejecución para la estrategia de digitalización de los documentos que forman parte de histórico y de los que se genera día a día en cada una de las áreas de la organización. 13. Realizar un estudio costo-beneficio de la implantación y ejecución de la estrategia de digitalización de los documentos que forman parte de histórico y de los que se genera día a día en cada una de las áreas involucradas. Se debe entregar al menos tres propuestas que consideren: la compra de toda la infraestructura de hardware y software, el arrendamiento de toda la infraestructura de hardware y software y finalmente, considerar un enfoque mixto en el cual parte de la infraestructura de hardware y software se arrendará y otra parte se adquirirá. 14. En todas las propuestas se debe establecer qué áreas digitalizarán su archivo histórico a través de un outsourcing. Los beneficios de contemplar estas actividades durante la planeación son: conocer la infraestructura de hardware y software que se requiere para mejorar los niveles de servicio, integrar los documentos a un workflow, verificar los tiempos de respuesta en la consulta de los documentos, contar con una metodología de control de la calidad de las imágenes, contar con una metodología que permita medir los niveles de servicio. Del análisis de la situación actual en la organización se conocerán también los volúmenes de documentos a digitalizar en histórico y documentos generados diariamente, tamaño de los documentos y estado físico de los mismos, necesidades de consulta, uso final de los documentos (flujo de trabajos, control de gestión, etc.), crecimiento futuro, restricciones por confidencialidad y por 11

12 legislación, grado de urgencia de implantación, tiempo de almacenamiento requerido por los documentos, espacios físicos y personal disponible para realizar la digitalización. Los servicios que se pretenden brindar a futuro dentro de la Institución mediante el uso de esta tecnología son: 1. Escaneo, tomando en cuenta el número de documentos que se van a digitalizar, la velocidad requerida de escaneo, el estado de los documentos y el tiempo disponible para la digitalización. 2.- Limpieza o transformación.- Las imágenes que se obtienen después de digitalizar el documento en papel pueden ser limpiadas o transformadas mediante operaciones de: contraste y/o brillantez; cambio de escala y/o rotación; OCR donde puede ser necesario la verificación/corrección visual de ciertos campos, con el apoyo de capturistas; procesos de edición. Este procesamiento de imágenes puede ser realizado automáticamente por el software del escáner o bien a través de un editor de imágenes, requiriendo la intervención de un operador humano. 3. Almacenamiento.-el documento escaneado se almacena en forma digital en dos posibles tipos de archivos: archivo de imagen, en formato.bmp,.gif,.tif,.jpg, etc. y archivo de texto en formato.txt,.doc,.html, etc. Pueden ser almacenados en CD s o almacenamiento externo. 4. Administración de documentos, consistente en: organizar y clasificar electrónicamente los documentos integrándolos a una base de datos, para su fácil consulta y convivencia con los sistemas existentes, o bien, integrándolos a la web o en flujos de información (vía groupware o workflow). 5. Implementar un sistema que: indexe las imágenes de acuerdo a las necesidades del usuario, permita consulta de las imágenes, realizar otras operaciones definidas por el usuario y definir perfiles para el manejo del sistema. 12

13 Finalmente, es importante reflexionar que los notables avances de la técnica y la computación continuarán apareciendo, tal y como estamos acostumbrados hoy, y que es posible que nuevos y mejores productos puedan apartarnos del uso de los que hasta hoy creemos que son las herramientas más eficaces. La aparición de la Firma Electrónica Avanzada y los futuros cambios que se requieren en la legislación para regular las transacciones y servicios electrónicos, hacen perceptible que el uso del papel irá reduciéndose en todos los ámbitos de la vida cotidiana. Sin embargo, es evidente que la eliminación del papel será gradual y tardará aún varios años, por lo que sería un error desaprovechar la tecnología que actualmente está a nuestro alcance y que perdurará por algún tiempo brindándonos ventajas competitivas que faciliten y mejoren los servicios hacia el interior de las organizaciones y hacia la ciudadanía en general. 13

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