DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA

Transcripción

1 DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA Al contestar refiérase al oficio No Señores Luis Diego Quesada Rosales Director Antonio Picado Jiménez Presidente Junta Administrativa Colegio Técnico Profesional de Pital Estimados señores: 28 de octubre, 2011 DCA-2830 Asunto: Se deniega autorización para contratar de manera directa a la empresa USB para la adquisición e instalación del equipo de seguridad en el plantel central y la finca del colegio; y en su lugar se autoriza a contratar mediante el procedimiento de contratación directa concursada, la compra e instalación del equipo y sistema de alarmas y cámaras de seguridad en el plantel central y en la finca del Colegio, por un monto máximo de Damos respuesta al oficio sin número recibido en este Despacho el pasado 28 de setiembre, mediante el cual se solicita a esta Contraloría General autorización para contratar de manera directa con la empresa USB la adquisición del equipo de seguridad (cámaras y accesorios) del proyecto Instalación de Sistemas de Alarmas en la institución (plantel central y finca del colegio). Mediante oficio sin número de fecha 11 de octubre de 2011, se brindó información adicional producto de un requerimiento efectuado por este Despacho. I. Antecedentes y justificación de la solicitud. 1. Que el Colegio Técnico Profesional de Pital se encuentra dividido en plantel central y una finca, terrenos que se encuentran a una distancia de aproximadamente 2 kilómetros. 2. Que tanto en el plantel central como en la finca hay bienes tales como equipo de cómputo y audiovisual, herramientas, bombas, manuales, motosierras y semovientes, entre otros. 3. Que se han dado robos por lo que surge la necesidad de instalar un sistema de alarmas y se ha promovido el proyecto Instalación de sistemas de alarmas en plantel central y en la finca

2 2 4. Que no son muchas las empresas que pueden suplir los requerimientos del proyecto y se ha intentado ubicarlas, sin embargo, no manifiestan interés y cobran altas sumas de dinero con sólo ir a visitar el lugar de instalación, y la única empresa que cotizó y se desplazó a la zona fue la empresa USB. II. Criterio del Despacho. Como norma de principio, cuando se realizan contrataciones en que medien fondos públicos deben observarse los procedimientos ordinarios que por monto corresponda, esto, de conformidad con lo dispuesto a nivel constitucional. No obstante, el legislador ha facultado que en ciertos casos en que medie la efectiva consecución del interés público, se obvien los procedimientos ordinarios de contratación -de manera excepcional- por no resultar adecuados o convenientes para la satisfacción de tal interés público. Es así, como el artículo 2 bis de la Ley de Contratación Administrativa (LCA), contempla la posibilidad de excluir de los procedimientos de concurso previa autorización de esta Contraloría General-, el supuesto de carácter general de aquellas actividades o casos específicos en los que se acrediten suficientes razones para considerar que es la única forma de alcanzar la debida satisfacción del interés general o de evitar daños o lesiones a los intereses públicos. En el mismo sentido el Reglamento a la citada ley (RLCA) en el artículo 138, en lo que interesa, señala: La Contraloría General de la República podrá autorizar, mediante resolución motivada, la contratación directa o el uso de procedimientos sustitutivos a los ordinarios en otros supuestos no previstos por las anteriores disposiciones, cuando existan razones suficientes para considerar que es la mejor forma de alcanzar la debida satisfacción del interés general, o de evitar daños o lesiones a los intereses públicos. Al respecto, nótese que en ambas disposiciones se pretende la salvaguarda del interés público, instaurando la posibilidad de autorizar procedimientos de contratación distintos a los ordinarios, cuando esto se considere la mejor forma de alcanzar la debida satisfacción del interés general o evitar daños o lesiones a los intereses públicos. Ahora, a partir de tales disposiciones este Despacho debe proceder a analizar la solicitud planteada, a fin de determinar si lo pretendido encaja dentro de los supuestos indicados en la normativa; es decir, verificar que la propuesta del Colegio Técnico Profesional de Pital se constituye como la mejor forma de alcanzar la debida satisfacción del interés público o evitar un daño o lesión a éste. Previo a pronunciarse este Despacho sobre la procedencia o no de la autorización, ha de indicarse que durante el trámite de la gestión se solicitó a esa Administración definir el objeto de la contratación, ante lo cual señaló que el mismo incluye cierta cantidad de cámaras y alarmas (sensores) y aporta un cuadro con la cantidad y el detalle de cada uno de los bienes a adquirir, entre otros, cámaras con infrarrojo, con audio incorporado, sensores lineales y contactos magnéticos.

3 3 Asimismo, en el oficio de solicitud se hace referencia de modo general a que la contratación comprendía también la compra de otros accesorios relacionados con cámaras y equipo de seguridad. Por lo que en cuanto a lo que se debe entender por accesorios, ha de estarse a lo señalado por la Administración en el sentido de que éstos son grabadores, baterías, cable eléctrico, de red, y de video, UPS, nanos, pantalla LCD, monitor, computadora para enlazar grabadores (Oficio de fecha 11 de octubre de 2011) Ahora bien, estando definido el objeto, deben observarse las razones que esa Administración brinda como justificación para que se le autorice contratar directamente a un proveedor o empresa en específico. En primer lugar, en cuanto a la situación que enfrenta la Administración y de la cual se deriva la contratación pretendida, se destaca la siguiente manifestación por parte de esa institución educativa: El colegio está dividido, el plantel central y la finca, a una distancia de 2 kms / En el plantel central hay 4 laboratorios de cómputo, 1 aula Promece, 2 talleres de preparación de alimentos, oficina de coordinación, oficinas administrativas, en todos estos espacios hay equipos de cómputo, audiovisual de alto costo. / En al finca hay 2 laboratorios de cómputo, 1 laboratorio de tejidos, proyectos de pollos, ponedoras, cerdos, ganado, cabras (tienen diversos equipos), bodegas de herramientas, equipo (bombas de motor y manuales, motosierras, motoguadañas, etc.) / Ya se han dado robo de animales, surge la necesidad de instalar un muy buen sistema de alarmas. (Oficio presentado en fecha 28 de setiembre de 2011) En el mismo sentido, la Administración señala que: La Junta está bajo presión, es necesario, urgente ejecutar este proyecto, hay mucha inseguridad en la zona, el colegio está dividido [ ] en ambas partes hay laboratorios de informática, equipo audiovisual, equipo y herramientas agrícolas, se ha perdido mucho tiempo ubicando cotizaciones, empresas en San José, no muestran interés en desplazarse hasta Pital, solo la visita de inspección tiene un alto costo [ ] La contratación directa en este caso, agiliza el proceso, baja costos, se puede implementar todo lo expuesto en la cotización anexada en la carta anterior. Es un caso específico, un proyecto urgente de ejecutar, por el peligro existente de robos (Oficio de fecha 11 de octubre de 2011) Refiriéndose al Proyecto de Instalación del sistema de alarmas en el plantel central y finca del colegio, la Administración afirmó: Su ejecución es de suma urgencia, no solo por la necesidad, sino porque son fondos 2010 que hay que liquidar rápidamente, y tratando de ubicar empresas que satisfagan estos requerimientos el tiempo ha pasado. Toda la parte técnica y logística de instalación, qué equipos, en qué lugar, a qué distancia, qué alcance son bastante complicados, ya se tiene todo el presupuesto desglosado [ ] Tal y como se muestra en el cronograma de actividades

4 4 estamos totalmente retrasados, de ahí la solicitud para realizar una compra directa y agilizar la ejecución del proyecto. (Escrito presentado el 28 de setiembre de 2011) Con lo trascrito se denota que la solicitud planteada por ese centro educativo obedece a razones de conveniencia en aras de satisfacer el interés público mediante la contratación. Ahora, como argumento para que la contratación se realice de manera directa con un proveedor en particular, señala lo siguiente: No son muchas las empresas que pueden suplir los requerimientos de este proyecto, ya que se ha tratado de ubicarlas, pero no se han presentado alegando la distancia, muchas están ubicadas en San José y cobran altas sumas de dinero por el simple hecho de realizar una visita y estos fondos no están contemplados en el proyecto. / La única empresa que cotizó, realizó las mediciones y se desplazó varias veces, presupuestó, garantizó contra rayos y otros, fue la Empresa USB, ubicada en Ciudad Quesada, por lo que les solicitamos realizar la compra directa. (Oficio presentado en fecha 28 de setiembre de 2011) Al respecto cabe indicar que la Administración está llamada a acreditar que su propuesta es la mejor forma de satisfacer el interés público, en este caso, la contratación directa de una empresa específica. En el caso particular, durante el trámite de la gestión no le fueron presentados a este Despacho argumentos de peso a fin de poder determinar que en efecto la contratación directa con la empresa USB se consolidaba como la mejor forma de alcanzar la satisfacción del interés público o evitar un daño o lesión a los mismos. No obstante, por las mismas razones brindadas por la Administración al describir la situación en que se encuentra, este Despacho es conciente de la necesidad que enfrenta el Colegio Técnico Profesional de Pital, no sólo desde el punto de vista presupuestario sino de la propia seguridad e integridad de sus bienes, e inclusive del personal y de los estudiantes del centro educativo. En razón de tal necesidad de obtener seguridad en las instalaciones, es que se propone una alternativa al procedimiento de contratación ordinario que por monto corresponde -al no constituirse éste como el óptimo para satisfacer los requerimientos del centro educativo en razón de la situación que enfrenta-, y se autoriza a la Administración a efectuar una contratación directa concursada para realizar la compra e instalación de alarmas y cámaras de seguridad para el plantel central y la finca del colegio. III. Condiciones bajo las cuales se otorga la autorización. La presente autorización se encuentra sujeta al estricto cumplimiento de los condicionamientos que a continuación se detallan. 1. La contratación que se autoriza es hasta por el monto máximo de , siendo responsabilidad absoluta de la Administración la determinación de la razonabilidad del precio a

5 5 pagar. De conformidad con lo señalado en el artículo 14 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, la Administración podrá adjudicar a ofertas que superen ese monto hasta en un diez por ciento. Si la propuesta que se debe adjudicar supera ese diez por ciento, deberá requerir autorización previa a esta Contraloría General para continuar con el procedimiento. 2. La Administración deberá levantar un expediente administrativo donde consten todas y cada una de las actuaciones producto de la presente autorización, el cual deberá encontrarse en orden cronológico y debidamente foliado para efectos de control posterior. 3. Deberá confeccionarse un pliego cartelario con especificaciones técnicas, claras, suficientes, concretas, objetivas y amplias en cuanto a la oportunidad de participar. Indicando con claridad la descripción de los bienes a adquirir así como el servicio de instalación a efectuar. De igual forma deberá tener un sistema de calificación de ofertas que permita seleccionar de manera objetiva la oferta ganadora del concurso. 4. Deberá invitarse a un mínimo de tres posibles oferentes idóneos para la prestación de los servicios de seguridad, pudiendo invitarse dentro de estos a la empresa USB, y dejar constancia de las invitaciones pese a que las empresas no concurran al concurso. 5. Dada la premura con la que se requiere de la instalación del sistema de alarma, por estar de por medio la seguridad en las instalaciones del colegio, contra el pliego de condiciones no cabrá recurso alguno. El acto de adjudicación que se derive del concurso a celebrar, o bien el que declare desierto o infructuoso el concurso, tendrá recurso de revocatoria ante la propia Administración, siéndole aplicables las normas, procedimientos y plazos establecidos en el artículo 136 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa (RLCA). En cuanto al contrato que llegue a suscribirse la Administración deberá tener particular diligencia en cuanto a las acciones de control interno relativas al contrato, según lo establece el numeral 16 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública. Dada la naturaleza del servicio que se autoriza contratar que tiene que ver con la compra e instalación de dispositivos de seguridad, de conformidad con el citado artículo 9 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, y ante el contrato que se llegue a suscribir debe observarse lo indicado en el citado numeral cuando dice: corresponde a la Administración y al contratista garantizar, según sea el caso, el cumplimiento de los permisos, licencias, estudios y en general cualesquiera otros requisitos previstos en el ordenamiento jurídico para la ejecución del objeto contractual, sin que tales aspectos sean verificados durante el trámite de refrendo. 6. Es responsabilidad de la Administración, verificar el cumplimiento del régimen de prohibiciones establecido en la LCA y su Reglamento, así como que las empresas no se encuentren inhabilitadas o imposibilitadas para contratar con la Administración; verificación que la cual deberá quedar constancia en el expediente. 7. Es responsabilidad de la Administración, constatar que los oferentes se encuentren al día en el pago de las cuotas obrero patronales con la Caja Costarricense de Seguro Social, así como que el contratista se encuentre al día en tales obligaciones durante toda la vigencia del contrato. 8. Dado que se autoriza un procedimiento excepcional de contratación directa, basado en circunstancias particulares expuestas durante el trámite de la gestión, no es viable aplicar una nueva contratación según el artículo 201 del RLCA. Las modificaciones en fase de ejecución

6 6 contractual, incluyendo aumentos y disminuciones se regirán únicamente por lo dispuesto en los artículos 12 de la Ley de Contratación Administrativa y 200 de su Reglamento, sin que para el ejercicio de esa potestad se requiera autorización de esta Contraloría General. Lo anterior en el tanto se cumplan los supuestos establecidos en el artículo 200, puesto que en caso de no ser así, deberá estarse a lo indicado en el párrafo penúltimo de esa norma, a saber: Modificaciones que no se ajusten a las condiciones previstas en este artículo, sólo serán posibles con la autorización de la Contraloría General de la República (...). 9. Es responsabilidad exclusiva de la Administración contar con el contenido presupuestario suficiente y disponible para hacer frente a la totalidad de erogaciones producto de la presente autorización, de lo cual deberá haber constancia en el expediente administrativo previo a suscribir el contrato. Es responsabilidad de los señores Luis Diego Quesada Rosales y Antonio Picado Jiménez la verificación del cumplimiento de los condicionamientos aquí expuestos, y en caso de que ello no recaiga dentro del ámbito de sus competencias, deberán instruir a quien corresponda tal verificación. Atentamente, Marlene Chinchilla Carmiol Gerente Asociada María Jesús Induni Vizcaíno Fiscalizadora Asociada MJIV/ymu Ci: Archivo Central Ni , G