-Los documentos de carácter urgente serán entregados inmediatamente después de la radicación en la ventanilla de correspondencia.

Transcripción

1 Página 1 de POLITICAS -Los documentos de carácter urgente serán entregados inmediatamente después de la radicación en la ventanilla de correspondencia. -La recepción, radicación, distribución y envío de las comunicaciones oficiales externas recibidas (entradas) y externas enviadas (salidas), y la radicación de las comunicaciones oficiales internas enviadas está centralizada en la oficina de correspondencia. Estas se generan internamente, se asigna el número de radicado y se adhiere el sticker en el documento. - Cuando existan errores en la radicación y se anulen los números, se debe dejar constancia por escrito, con la respectiva justificación. - No se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos. - Los documentos a enviar interna y externamente deben tener original y copia; esto aplica estrictamente para documentos producidos de acuerdo a las Tablas de Retención Documental (TRD) y que por su valor documental deben almacenarse para el control y para servir como soporte a los trámites. - Cuando el usuario o peticionario presente personalmente la correspondencia, se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada. - Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados. - Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la radicación del mismo. - La recepción de los documentos externos se hará en la ventanilla de correspondencia en el horario de 8 am a 5 pm y por correo electrónico. - Los radicadores deberán colocar el número de radicación asignado por el sistema a los documentos, tanto en el original como en la copia; teniendo en cuenta que dicha impresión debe quedar en la parte superior derecha del frente del documento. Si por algún motivo dicho espacio se encuentra con información como logos, sellos o impresos, se colocará el número de radicación en la parte inferior derecha del frente del documento. Sólo en los casos donde no sea posible colocarlo por el frente del documento, se hará al respaldo del mismo.

2 Página 2 de 16 - La Oficina de Archivo General exceptúa el número de radicado a los documentos informativos (folletos, revistas, periódicos, invitaciones, tarjetas, libros, entre otros). En este caso deberán ser remitidos a las unidades correspondientes mediante el formato establecido - La entrega de la correspondencia interna se realiza a través del formato de planilla de correspondencia respectiva, para que sean verificadas y firmadas en las unidades destinatarias. - Todas las comunicaciones oficiales externas recibidas dirigidas a la entidad por cualquier medio de envío tal como la web, fax, correo electrónico, personal, servicios de mensajería o correo certificado debe ser registrada, radicada y distribuida en Correspondencia a través del Sistema ccsnet, dejando registro impreso de radicación. - Los usuarios de ccsnet en todas las áreas deberán revisar diariamente y como mínimo dos veces al día, el sistema ccsnet con el fin de asignar trámites y que a su vez los responsables reciban por el sistema y en correspondencia los documentos asignados. Lo anterior con el objetivo de optimizar el cumplimiento a los tiempos de respuesta a los trámites y evitar el represamiento de comunicaciones. - La correspondencia de salida será entregada únicamente al outsourcing contratado para este fin.

3 Página 3 de 16 REGISTRO E INGRESO A CCSNET A- RADICACION DE LA CORRESPONDENCIA EN EL SISTEMA CCSNET 1. Ingresar al aplicativo CCS NET digitando el nombre de usuario y clave de ingreso en los espacios respectivos. Para ingresar correspondencia nueva o DF (Petición, sugerencias, queja, reclamo, denuncia y felicitación) se debe asignar un nuevo No. de radicado, así ya tenga alguna solicitud radicada. REGISTRO EN CCSNET 1.2 En la columna de la izquierda seleccionar Gestión de Registros : 1.3 Luego dar click en Departamento y seleccionamos de la lista desplegable el área a la que se remitirá la correspondencia: ADM DEPARTAMENTO: ALM ATT CIUDAD COM Administración Almacén Atención al Ciudadano Comunicaciones

4 CON INT CONT CONTRA DIR GEN GESTIÓN ADMINISTRATIVA GESTIÓN DOCUMENTAL Control Interno Contabilidad Contratación Dirección General GES DOC Gestión Documental GES HUM Gestión Humana INSP VIGI Inspección y Vigilancia JUR LOG PLA PRE REG SIS TES Jurídica Logística Planeación Presupuesto Registro Sistemas Tesorería Página 4 de Luego seleccionamos Proceso y seleccionamos de la lista desplegable el proceso que se relaciona con el área: DEPARTAMENTO ADMINISTRACION ALMACEN PROCESOS Comunicado Interno Comunicado Interno ATENCIÓN AL CIUDADANO Comunicado Interno COMUNICACIONES Comunicado Interno

5 CONTROL INTERNO CONTABILIDAD CONTRATACION DIRECCION GENERAL GESTIÓN DOCUMENTAL GESTIÓN HUMANA INSPECCION Y VIGILANCIA JURIDICA Comunicado Interno Comunicado Interno CONTRA-PROV CORRESP PRESTA-SERVI CORRESP RESOLUCION Comunicado Interno Contratación y seguimiento de proveedores Correspondencia Página 5 de 16 Contratación y seguimiento de prestación de servicios Correspondencia Resoluciones DIL-INS-VIG CETDCETT Diligencia de Inspección y Vigilancia Conciliaciones Extrajudiciales Tramites y Demandas

6 Página 6 de 16 LOGISTICA PLANEACIÓN PRESUPUESTO REGISTRO SISTEMAS PROCES-DICIP TRAMITE-DP TRAMITE-ECE TRAMITE-QID CORRESP CORRESP PAABS PAASPI CORRESP ACTUAL-TRPJ CORRESP DUPLI-TPCP INSCRIP-TPCP INSCRIP-TPJ RENOVA-TPCP CORRESP Procesos Disciplinarios Tramite de Denuncias Penales Tramite de Emisión Conceptos de Extranjería Tramite de Quejas e Informes Disciplinarios Correspondencia Correspondencia Plan Anual de Adquisiciones de Bienes y Servicios Plan Anual de Adquisiciones de Servicios Personales Correspondencia Actualización Tarjeta de Registro de Persona Jurídica Correspondencia Duplicado Tarjeta Profesional Contador Publico Inscripción y expedición de Tarjeta Profesional Contador Publico Inscripción y expedición de Tarjeta Profesional Persona Jurídica Renovación Tarjeta Profesional Contador Publico Correspondencia TESORERIA

7 CORRESP Correspondencia Página 7 de Luego damos click en Typo de ID y seleccionamos Cedula o Nit. 1.6 Continuamos con el espacio de Tipo y seleccionamos el canal de ingreso: TIPO Carta Correo certificado Correo electrónico Denuncia Disco compacto fax Físico General Llamada Memo Mensajero Otro Página Web Petición Queja Reclamo Redes sociales Salida Sugerencia 1.7 Luego diligenciamos el espacio de Titulo el funcionario registra la información según la plantilla de DF. 1.8 Se ingresa en el espacio Cliente ID el número de identificación del usuario. 1.9 Finalmente se da click en Guardar.

8 Página 8 de Seguido dar click en Bar Code para la impresión del sticker que se coloca en el documento en la parte superior derecha evitando cubrir información.

9 Página 9 de Luego click en la pestaña de Datos del documento, 1.12 Se diligencia la Fecha del documento con la información que trae el documento impreso, 1.13 después en el espacio de Fecha emisión/recepción se diligencia con la fecha en que fue radicado el documento en la UAE-JCC, 1.14 luego en el espacio de Concepto se selecciona de la lista desplegable el concepto acorde a la plantilla de (DF) 1.15 luego se diligencia el espacio de Tema de solicitud de la lista desplegable. (Listado DF Petición, sugerencias, queja, reclamo, denuncia y felicitación) Nota: Para las DF en los espacios de Titulo, Concepto y Tema de solicitud deben ser congruentes o deben ser acordes en su selección seguido en el espacio de Nombre del cliente se diligencia con el nombre de la persona natural o jurídica que emitió los documentos y dar click en Guardar.

10 Página 10 de 16 DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS 1.18 Luego se debe digitalizar el documento para eso se utiliza el software Paper stream, 1.19 dar click en Capture,

11 Página 11 de después click en No IMAGEN 1.21 y luego dar click en Reproducir IMAGEN 1.22 Si es información en soporte físico se debe guardar en la carpeta para la información de Correspondencia física. La carpeta Correspondencia física se encuentra en el escritorio del pc. (Nota Si es información radicada por medio de un correo electrónico se debe guardar la carpeta para los correos electrónicos la cual se encuentra en el escritorio del pc) Luego en ccsnet se dirige a la pestaña de Archivo Electrónico 1.24 dar click en Seleccionar archivo y busca en la carpeta Correspondencia física o Correo electrónico según el caso y selecciona el documento para adjuntar, 1.25 y finalmente click en Añadir.

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13 DISTRIBUCIÓN Página 13 de Después de digitalizar y adjuntar el documento, se sigue el paso de Distribución para enviarlo el funcionario correspondiente y así iniciar el respectivo trámite al interior de cada dependencia: Nota: Cada dependencia debe diseñar el flujo de actividades internas de la información que es recibida y tramitada por la herramienta CCSNET Seleccionar de la lista de Nombres el funcionario que se le direcciona el documento, 2.2. Dar click en la flecha 2.3. Finalmente se dirige a la parte superior del programa ccsnet y dar Click en Guardar para finalizar la radicación del documento. B- ANEXAR CORRESPONDENCIA A LOS RADICADOS EXISTENTES Se presentan los casos de la llegada de nueva correspondencia la cual debe anexarse a radicados existentes en el sistema y archive de los documentos físicos en la carpeta: 3. El funcionario ingresa y registra igual al paso En la columna de la izquierda seleccionar Gestión de Registros 3.2. Seleccionar Busca

14 Página 14 de Seleccionar la pestaña de Búsqueda General, 3.4. En la casilla Buscar se ingresa el número de cedula o nit, 3.5. Dar click en Buscar, el sistema arrojara los archivos asociados a este número, 3.6 Click en vie para ajuntar el documento actual: DIGITALIZACION 3.7. Luego se debe digitalizar el documento para eso se utiliza el software Paper stream, 3.8. Dar click en Capture,

15 Página 15 de Después click en No Luego dar click en Reproducir 3.11 Si es información en soporte físico se debe guardar en la carpeta para la información de Correspondencia física. La carpeta Correspondencia física se encuentra en el escritorio del pc del funcionario encargado de la recibir y radicar los documentos. (Nota Si es información radicada por medio de un correo electrónico se debe guardar la carpeta para los correos electrónicos la cual se encuentra en el escritorio del pc) Después en ccsnet se dirige a la pestaña de Archivo Electrónico Dar click en Seleccionar archivo y busca en la carpeta Correspondencia física o Correo electrónico según el caso y selecciona el documento para adjuntar, Finalmente click en Añadir Luego seleccionamos la pestaña de Información adicional, Se diligencia el campo de Expediente siempre y cuando contemos con la información de lo contrario se deja en blanco para que el área correspondiente la diligencie. DISTRIBUCION 4. Seguir todos los pasos del punto N 2

16 Página 16 de 16 C- ANEXAR CORRESPONDENCIA QUE LLEGA POR CORREO ELECTRONICO A LOS RADICADOS EXISTENTES 5. Para anexar información que llega por el canal de correo electrónico se debe: 5.1. Buscar en el correo electrónico info@jcc.gov.co de la UAE-JCC, 5.2. Copiar el archivo y guardarla en la carpeta Correo electrónico en formato PDF, (Nota La información radicada por medio de un correo electrónico se debe guardar en la carpeta para los Correos Electrónicos la cual se encuentra en el escritorio del pc) Luego en ccsnet se dirige a la pestaña de Archivo Electrónico, 5.4. Dar click en Seleccionar archivo y busca en la carpeta Correo electrónico y selecciona el documento para adjuntar, 5.5. Finalmente click en Añadir. DISTRIBUCION 6. Seguir todos los pasos del numeral N 2