TABLA DE CONTENIDO 20. BIBLIOGRAFIA VGHRA_GSA_M001_V02 2

Save this PDF as:
 WORD  PNG  TXT  JPG

Tamaño: px
Comenzar la demostración a partir de la página:

Download "TABLA DE CONTENIDO 20. BIBLIOGRAFIA VGHRA_GSA_M001_V02 2"

Transcripción

1 TABLA DE CONTENIDO 1. Presentación 2. Introducción 3. Glosario 4. Marco legal 4.1 Normas internas 4.2 Normas externas diferentes entidades reguladoras 5. Principios de la función archivistica 6. Principios rectores de la archivística 6.1 Producción documental 7. Principios para la organización de la producción documental centralización de los archivos en cada unidad administrativa ETB 8. Organización de la producción documental 9. Organización física de las series y subseries documentales 10. Procedimiento para la organización y transferencia de archivo de clientes 11. Conceptos generales 12. Recomendaciones generales 13. Instalación área física mobiliario 14. Proceso de implementación de la tabla de retención documental 15.1 Seguimiento a la aplicación de la tabla de retención documental 15.2 Ajustes a las tablas de retención documental: forma y fondo. 15. Procedimiento para realizar los ajustes 16. Programa de transferencias documentales primarias 17. Transferencias documentales 17.1 transferencias primarias 17.2 transferencias secundarias 18. Actividades del centro de gestión documental 19. Responsabilidades 20. BIBLIOGRAFIA 2

2 1. PRESENTACIÓN La producción documental y en general su manejo y los criterios de organización son esenciales en la toma de decisiones, pues refleja la transparencia en el cumplimiento del objeto social y por ende el de las funciones en una organización. Todos los procesos archivísticos de las entidades deben estar soportados por parámetros establecidos en manuales de fácil acceso a los funcionarios, estos demarcan la forma de controlar los documentos desde el momento de su producción o recibo hasta su disposición final. Con base en la legislación archivística existente y en busca de una mayor eficiencia para brindar información oportuna y veraz, que supere la informalidad, variabilidad y subjetividad de los criterios archivísticos, a través de la implementación de un 1 Programa de Gestión Documental, se ha elaborado este Manual Guía que complementa el proceso de implementación de la Tabla de Retención Documental, como un instrumento de consulta en el desarrollo de la gestión documental, bajo directrices internas y las normas externas que inciden en la producción, trámite y conservación de los documentos, en busca de la racionalización en la producción y control de los mismos. 2. INTRODUCCIÓN La Ley 594 de julio de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones enmarca las normas y principios generales que regulan la actividad archivística, conforme a: ARTICULO 2o. AMBITO DE APLICACIÓN. La presente ley comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley. ARTICULO 24. OBLIGATORIEDAD DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental. Con el fin de facilitar la comprensión del documento y en general de la actividad archivística que este propiciará; a continuación se relacionan algunas definiciones Básicas y fundamentales, las cuales son tomadas del Acuerdo 07 de 1994 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación (Reglamento General de Archivos), de la Ley 594 de Julio de 2000 y de la norma ISO 9000: Programa de Gestión Documental: Sistema que permite visualizar los procesos de la gestión documental al interior de una entidad y desarrollar herramientas para tener control de los documentos desde el momento en que se reciben o producen hasta su disposición final. 3 4

3 3. GLOSARIO ARCHIVO Es uno o más conjuntos de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos, o para servir como fuentes de historia. ARCHIVO TOTAL Hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina (Archivo de gestión) y su conservación temporal (Archivo Central), hasta su disposición final o integración a un archivo permanente. GESTIÓN DOCUMENTAL Son las actividades administrativas y técnicas que propenden por la planificación, manejo y organización de la información producida y recibida por las entidades desde que se produce o recibe hasta su disposición final. DISPOSICIÓN FINAL Se basa en el proceso de valoración de los documentos. Si se considera que los documentos que componen las series o subseries tienen el carácter de históricos, su disposición final es la conservación total y reproducir la información en un medio magnético para efectos de consulta y evitar la manipulación del soporte papel que deberá conservarse totalmente. ARCHIVO DE GESTION Comprende toda la documentación que es sometida a continúa utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras, u otras que la soliciten, su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados. ARCHIVO CENTRAL En el que se agrupan los documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la empresa, cuya consulta no es tan frecuente, pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las mismas oficinas productoras, otras oficinas de la empresa y particulares en general. ARCHIVO HISTÓRICO Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central, que por decisión del correspondiente Comité de Archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. 5 6

4 UNIDADES ADMINISTRATIVAS Corresponde a cada una de las dependencias que conforman la estructura orgánica de una entidad creada mediante un acto administrativo (Directiva Interna). TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL Instrumento Gerencial que está compuesto por un listado de series y subseries, con sus correspondientes tipos documentales a los cuales se les asigna el tiempo de retención o permanencia en cada etapa de su ciclo vital, (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico) así como su disposición final una vez finalizada su vigencia administrativa, legal o fiscal. SERIE DOCUMENTAL Conjunto de tipos documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo organo o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplo: Contratos. SUBSERIE DOCUMENTAL Definida como el conjunto de documentos que se producen o reciben y que reflejan la particularidad de la serie. Ejemplo: Contratos de Obra, Contratos de Prestación de Servicios Profesionales. TIPO DOCUMENTAL Hace referencia a la especie documental que revela tanto el contenido como la estructura física del documento. Pueden ser entre otros tipos documentales, actas, contratos y facturas. FONDO DOCUMENTAL Se define como la totalidad de documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin un criterio archivístico determinado de organización y de conservación, por la cual en ellos coexisten documentos con valores primarios (administrativo, precautelativo, judicial, legal, etc.), documentos con valores secundarios (históricos e investigativos) y documentos sin valor. EXPEDIENTE Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto. 7 8

5 TRADICIÓN DOCUMENTAL Se refiere si el documento que forma parte integral del expediente reposa en original o copia. TIEMPOS DE RETENCIÓN Está definido como el tiempo de permanencia de los documentos (series o subseries documentales) en el Archivo de Gestión, toda vez hayan finalizado su trámite. Este tiempo se asigna a las series documentales cuando son únicas, es decir no se crean subseries, en el caso en que una serie este compuesta por subseries documentales, se le asigna el tiempo de retención a cada una de las subseries independientemente que a cada una de estas se les haya asignado los mismos tiempos de retención. SOPORTE DOCUMENTAL Son los medios utilizados para guardar información, llamense soportes informáticos ( repositorios, equipos), audiovisuales, fílmicos, fotográficos. PROCEDIMIENTO DOCUMENTAL Se refiere a la justificación con respecto a la disposición final cumplido el tiempo de retención en el Archivo de gestión y el central ya sea conservación total, eliminación o selección de la información. DOCUMENTOS FACULTATIVOS Son los documentos producidos en cumplimiento de las funciones de cada una de las unidades administrativas, los cuales estarán registrados en la Tabla de Retencion Documental y su disposicion final sera el Archivo Central DOCUMENTOS FACILITATIVOS (O DE APOYO) Se considera documentos de apoyo todos aquellos de tipo informativo y comúnes que existen en las unidades administrativas, los cuales sirven como fuente de consulta para la gestión ejemplo: folletos, copias o fotocopias de documentos recibidos de otras unidades administrativas etb o de otras entidades que cumplen una función informativa (Acuerdo Art. 4 Parágrafo. Los documentos de apoyo no se consignarán en la Tabla de Retención Documental de las dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia) UNIDAD DE CONSERVACIÓN Medio utilizado para archivar o conservar la documentación. DOCUMENTO Es cualquier unidad en la cual se registra información, independiente del tipo de soporte en el que se encuentre (papel, cintas y discos magnéticos, películas, fotografías, etcétera) el cual puede ser modificado y controlado por versión amientos REGISTRO Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas, el cual no puede ser modificado. COMITÉ DE ARCHIVO. Grupo de alta dirección encargado de adoptar y modificar el reglamento general de archivo de la Empresa, indicando los procedimientos para su administración, gestión, descripción, investigación, consulta, reprografía, certificación, transferencias, retención, selección y conservación de documentos, así como aquellos aspectos que garanticen un método racional y efectivo del archivo general y de los archivos especializados existentes o aquellos que se creen en el futuro. El comité de archivo de etb., esta constituido mediante Directiva Interna No de Agosto 24 de

6 CONFORMACIÓN DEL COMITÉ El Comité estará conformado por: El Secretario General o su delegado, quien lo presidirá El Jefe de la Oficina Jurídica o su delegado El Vicepresidente de Informática o su delegado El Vicepresidente Comercial o su delegado El Vicepresidente Administrativo o su delegado El Supervisor de Archivo, quien actuará como Secretario COMITÉ TECNICO DEL ARCHIVO DE BOGOTÁ Es un grupo conformado por profesionales del Archivo de Bogotá en las ramas de la Historia, las Ciencias de la Información o Bibliotecología y Archivística, Restauración entre otras., encargado conjuntamente con las entidades de valorar la documentación producida en ejercicio de las funciones que desempeñan cada una de ellas. 4. MARCO LEGAL La producción documental se basa en el Marco legal tanto interno como externo, que incide en el trámite, conservación y disposición final de la información. 4.1 Normas Internas etb Estructuras Orgánicas etb Directivas internas Manual de Funciones Manual del Interventor Políticas y Procedimientos Convenciones Colectivas Reglamentos Internos 4.2 Normas Externas Diferentes Entidades Reguladoras Leyes Decretos Acuerdos Circulares Normativas 11 12

7 5. PRINCIPIOS GENERALES DE LA FUNCIÓN ARCHIVISTICA Disponer de la información en forma organizada para efectos de recuperación con fines de consulta. 6. PRINCIPIOS RECTORES DE LA ARCHIVISTICA Procedencia: Se refiere a que los documentos deben ser conservados en el fondo al cual pertenecen. Orden original: Respeta el orden de producción del documento que conforma un expediente. Producción Documental :La producción documental obedece al desarrollo de las funciones de cada una de las unidades administrativas que conforman la estructura organizacional de ETB, y al cumplimiento de su misión y objeto social. 7. PRINCIPIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL Los archivos de gestión de cada unidad administrativa deben estar debidamente organizados de manera tal que en esta primera etapa del ciclo vital se pueda determinar la vida util de los mismos. 9. ORGANIZACIÓN DE LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL Con este proceso se busca organizar la documentación bajo parámetros archivísticos a través de instrumentos estandarizados por los entes rectores de la política archivística Archivo General de la Nación y el Archivo de Bogotá a nivel Distrital; dentro de los instrumentos de ayuda en la organización de la producción documental contamos con la Tabla de Retención Documental en los Archivos de Gestión y las Tablas de Valoración Documental en los Fondos Documentales Acumulados. Composición de Series y Subseries documentales La creación de series documentales, aplica tanto para la organización de un archivo de gestión, como de los fondos documentales acumulados, es decir, cada oficina o unidad administrativa tendrá definidas series y subseries documentales, las cuales corresponden al cumplimiento específico de las funciones que legalmente les han sido asignadas y su producción, trámite y conservación generalmente obedecen al cumplimiento de normas internas y externas. La formulación de la Tabla de Retención Documental, su aprobación y ajustes deben efectuarse de acuerdo con los parámetros archivísticos exigidos por el Archivo de Bogotá, como el cambio de denominación de series y subseries documentales, de acuerdo con lo establecido por los equipos transversales de esta misma entidad. También deberán efectuarse los ajustes por estructura organizacional a nivel de etb, toda vez que en la empresa surjan cambios. 8. CENTRALIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS EN CADA UNIDAD ADMINISTRATIVA ETB El archivo de cada unidad administrativa debe estar centralizado y como mínimo deben delegar una persona de planta responsable de la organización, manejo y control de los documentos en esta primera fase del ciclo vital (Archivo de gestión o de oficina). Esta delegacion debe hacer de manera formal y escrita indicando las funciones relacionadas con la gestion documental 13 14

8 Ejemplo de estructuración de series y subseries documentales: FUNCIÓN SERIE SUBSERIE NORMATIVA A. Custodiar los CONTRATOS Contratos. Contratos de Prestación de Servicios Profesionales INTERNA: Politica de Compras de Noviembre 14 de ORGANIZACIÓN FÍSICA DE LAS SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES TRD Inicio 1. Clasificar la documentación, de acuerdo con las series y subseries documentales registradas en la Tabla de Retención Documental Formato de traslado de registro y/o Documentos B. Administrar la información referente a personal activo, pensionado y retirado y autorizar el retiro de Historias laborales del área de custodia de acuerdo con las normas internas y externas establecidas por la Presidencia. HISTORIAS LABORALES Contratos de Obra Historia Laboral Personal Activo Historia Laboral Personal Retirado Historia Laboral Personal Pensionado EXTERNA: Circular 046 de 2004 INTERNA Directiva Interna EXTERNA: Circular 004 de Función Pública Circular 012 Función Pública Acta de Eliminacio 4. Eliminar mediante acta de eliminacion Si Se encontró con documentación que no corresponde No 2.Ordenar al interior de cada unidad de conservación 3. Depurar el expediente retirando la duplicidad, los folios en blanco, Si se encuentra con este tipo de Formato Indice No Si - La documentación que se va a intervenir debe corresponder al asunto que se está ordenando. Ejemplo: Actas Comité de Archivo, Actas Junta Directiva. - Ordene la documentación cronológicamente 5. Foliar (enumerar) uno a uno los documentos por la cara principal (una 6. Elaborar índices 1.1.Trasladar la documentación a la Unidad Administrativa que corresponda Realice el proceso de foliación, en la parte superior derecha de la hoja, con lápiz de mina negra iniciando desde 1 y numere consecutivamente en el caso de las series o subseries simples (Resoluciones, Directivas, Acuerdos, Actas) En el caso de series y subseries complejas (Contratos, Historias Laborales, Procesos, Investigaciones) efectúe la foliación de 1 hasta n de tal manera que se tenga El formato índice se debe elaborar por cada unidad de conservación (caja carpeta) diligenciando todos los campos citados en el mismo, esto le permitirá una consulta rápida y efectiva sobre la información que Esto quiere decir que a las unidades administrativas les corresponde conservar en sus archivos de gestión únicamente las series documentales que por función les compete. Si por la gestión que desarrollan, deben trabajar con documentos de otras oficinas, estos deberán ser solicitados en préstamo a la oficina donde reposen, evitando de esta manera la duplicidad documental. Formato lomo 7. Identificar la unidad de conservación (caja carpeta) De acuerdo con la TRD ya cumplio su tiempo de retencion? No Realizar monitoreo a los Tiempos de Retencion y/o Verificar la programacion de Transferencias publicada en iaia Formato Unico de Inventarios Si 8.Transferir Archivo Central 15 Fin 16

9 11. PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN Y TRANSFERENCIA ARCHIVO DE CLIENTES Y CUENTAS CONTRATOS Ejemplo: ETB como empresa prestadora de servicios genera este tipo de contratos y tramites, consecuencia de la comercialización de sus distintos productos y servicios; por lo anterior el Archivo Central cuenta con un archivo sustantivo exclusivo para el manejo de dicha informacion, en concecuencia el Grupo de Gestion Documental a continuacion establece los parámetros de organización y transferencia de la información correspondiente a los trámites y tipos de servicios prestados a nuestros clientes, dirigido principalmente a las áreas que intervienen en dicho proceso Preclasificación Esta actividad consiste en la clasificación de la información por dígitos tomando como referencia el número telefónico: Paso 1: Clasifique la información por el ultimo dígito del numero telefónico ( ), armando diez (10) paquetes del digito 0 al 9, Ejemplo: 2. Clasificación: Preparada la información y tomando como referencia los dígitos del centro ( ), realice el proceso de clasificación en el MULTISOR (clasificador de correspondencia), en el separador que le corresponde (22) para lo cual el elemento cuenta con separadores de 00 al 99. Nota: Dicho elemento debe solicitarse mediante el responsable del suministro de los elementos de papelería de cada dependencia en la Direccion Servicios. Paso 2: Clasifique por los dos últimos dígitos ( ) Almacenada la información en el separador retírela del mismo y organice de forma descendente teniendo en cuenta los primeros dígitos (

10 ) del número telefónico. De esta misma manera con todos los paquetes Transferencia: Clasificada la información proceda a elaborar la planilla de transferencia, en el sistema teniendo en cuenta que es una planilla por cada digito, para luego ser entregada en las fecha indicadas (cinco primeros días hábiles de cada mes). en forma consecutiva de menor a mayor teniendo como, referencia el número de la cuenta contrato Anexo Nota: Elabore una copia física para realizar la entrega la cual debe estar debidamente diligenciada, y envié una copia por correo a la cuenta esto con el fin de realizar las correcciones y futuras a que haya lugar Anexo CUENTAS CONTRATO Este tipo de informacion corresponde a la documentacion de trámites y tipos de servicios prestados a nuestros clientes, donde no se referencia numero telefonico siendo este producto de la operación en todos los frentes y áreas que intervienen en dicho proceso. por tal razon la información se organizara 19 20

11 12. CONCEPTOS GENERALES Procesos de Eliminacion: La eliminación en los archivos de gestión aplica para documentos copia o fotocopia cuyo original reposa dentro del expediente, y para documentos de apoyo. Proceso de Foliacion: La foliación es la acción de enumerar los folios solo por la cara principal (una hoja es un folio). El fin de la foliación es controlar la cantidad de folios de una unidad de conservación (carpeta, legajo) respetando el principio de orden original de la producción documental, y el requisito ineludible para realizar transferencias tanto primarias (archivo de gestión-archivo. central) o secundarias (archivo histórico). La foliación, va en la parte superior derecha buscando el espacio en blanco de la hoja, con lápiz de mina negra, en forma suave con números claros sin enmendaduras, iniciando desde 1 y numere consecutivamente como tantos folios contenga la unidad de conservación (caja carpeta). En el caso de las series o subseries simples (Resoluciones, Directivas, Acuerdos, Actas y otras) realice la numeración de manera independiente por unidad de conservación. Para las series y subseries complejas (Contratos, Historias Laborales, Procesos, Investigaciones) efectúe la foliación de 1 hasta n de tal manera que se tenga continuidad en la segunda unidad de conservación (carpeta). En el efecto en que en una hoja se encuentren varios documentos de formato pequeño, se le debe dar a la hoja un solo número de folio y en el índice indicar el número de documentos adheridos y fecha de los mismos Para los documentos que ya se encuentran en tomos, libros, empastados, foliados y/o paginados, no realice proceso de foliación, pues el que contiene sirve de control 13. RECOMENDACIONES GENERALES El diseño de la caja carpeta,se hizo teniendo en cuenta que los documentos no se deben grapar, si se hace aislelos con un trozo de papel lo que evitará que con la humedad el gancho suelte oxido y dañe los documentos. No perfore los documentos máxime cuando se trate de originales, información que posiblemente formará parte de los procesos de digitalización. No resalte la información, tenga en cuenta que en los procesos de digitalización esta se pierde. No escriba sobre el documento, se considera una alteración de la información. Recuerde que Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos; cuando el usuario o peticionario presente personalmente la correspondencia, se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados). Si requiere entregar una comunicación a la cual ya se le asignó un número de radicación utilice el formato de entrega de documentos. (Es un anexo el formato que se menciona, no hace mencion a un formato pero hay que hacerlo) PARAGRAFO: Cuando existan errores en la radicación y se anulen los números, se debe dejar constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma del Jefe de la unidad de correspondencia.) Cuando vaya a imprimir documentos como originales, que conformen una serie o subserie no lo haga con papel reutilizado y/o de reciclaje Disponga la documentación en las cajas carpetas diseñadas por etb., para archivar la información correspondiente al cumplimiento de funciones de las unidades administrativas, identifique o rotule cada una de ellas de acuerdo con el formato Lomo y disponga físicamente en los archivadores la información, la capacida de la carpeta es de 350 folios aproximadamente

12 14.INSTALACIÓN AREA FISICA MOBILIARIO Las áreas destinadas para el archivo, deben tener unas condiciones físicas mínimas, tales como: Aireación. Si la luz no es natural, evite que los documentos esten cerca de la luz artificial. Revise que el área destinada para el archivo no este expuesta a la humedad. La estanteria que se utilice debe tener o adecuarse a la medida de la unidad de conservación. Se debe garantizar la seguridad de la información, es decir que las áreas sean de restringido acceso y que los archivos esten bajo llave. Destine los archivadores únicamente para la conservación de documentos. 15. PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 15.1 Seguimiento a la aplicación de las Tablas de retención Documental. Las Tablas de Retención Documental son dinámicas como lo es la estructura organizacional de la Empresa. La unidad de Gestión Documental establecerá un cronograma de seguimiento para verificar la continuidad en la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las Unidades Administrativas y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones Ajustes a las Tablas de Retención Documental. Las modificaciones a las Tablas de Retención documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán ser evaluadas por el Centro de Gestión Documental de la Entidad estas modificaciones pueden ser de fondo y de forma. La organización de los documentos en las fases de archivo: gestión y central se fundamenta en las Tablas de Retención Documental. La organización y la disposición física de las series y subseries documentales que produce en razón de sus funciones y salvaguarda cada unidad administrativa, hace necesaria la centralización de la información para efectos de consulta inmediata tanto a nivel interno como externo personas naturales o empresas (en el caso en que la información no tenga restricciones de ley). La delegación de una o más personas de acuerdo con el volúmen documental generado en la unidad administrativa, con el fin de que sean administradores responsables de la organización, control, manejo y préstamo de la información, quien también deberá llevar un registro inventario de la misma (base de datos). Ajustes de Fondo Cambio en la estructura organizacional (supresión o creación de nuevas unidades administrativas) Delegación de nuevas funciones Ajustes de Forma nuevo o nuevos tipos documentales por traslado de funciones por supresión de funciones por cambio de denominación en el nombre de la unidad administrativa por cambio de dependencia jerárquica 23 24

13 16. PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LOS AJUSTES 1. El Jefe o delegado de cada unidad administrativa debe informar al Jefe o responsable de la actualización de las Tablas de Retención Documental del Centro de Gestión Documental, sobre los cambios que surjan al interior de cada unidad, con el fin de iniciar el estudio y realizar los cambios que sean necesarios. Estos cambios deben estar soportados por normativa interna (Directivas, Políticas, Manuales). 2. Cuando se deba ajustar las Tablas de Retención Documental por cambios normativos externos, el responsable del Centro de Gestión Documental informará a las unidades administrativas que afecte y realizará el estudio con el Jefe o delegado de dicha dependencia para actualizar la herramienta. 17. PROGRAMA DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES PRIMARIAS El Archivo central se pondrá en contacto con las Unidades Administrativas para programar las transferencias documentales primarias. Transferencias primarias son las remesas de los documentos desde los archivos de gestión al archivo central. La transferencia documental primaria (archivo de gestión-archivo central) obedece a los tiempos de retención establecidos en la Tabla de Retención Documental para cada una de las series y subseries documentales. Es importante aclarar que el tiempo de retención en el Archivo de Gestión, inicia desde el momento en que la serie o subserie ha finalizado su trámite. EJEMPLO: Para la serie CONTRATOS y sus subseries, se estableció un tiempo de retención de dos (2) años en el Archivo de Gestión, contados a partir de su finalización y luego pasarán estos documentos al Archivo Central y allí resposarán por dieciocho (18) años. Preparación de los documentos: El delgado responsable del archivo de gestión de su unidad administrativa se debe encargar de preparar los documentos para transferirlos al Archivo Central, bajo la supervisión y firma del Jefe de la unidad. Los siguientes son los parámetros que deben cumplir las unidades administrativas para realizar una transferencia documental primaria: 18.TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Las transferencias documentales tienen como objetivo optimizar el aprovechamiento de espacios en las unidades administrativas ETB. Hacer entrega de la documentación y la responsabilidad a la unidad administrativa especializada en el control, consulta, préstamo y salvaguarda de la información Definición: Es el procedimiento mediante el cual los documentos son transferidos por las unidades administrativas desde un archivo a otro, ya sea entre unidades administrativas o hacia el archivo central de la etb. Existen transferencias Primarias y Secundarias Con base en la tabla de retención documental de su unidad aministrativa, identifique las series y subseries que ya han cumplido su tiempo de retención en el Archivo de Gestión. Recuerde que las actividades de ordenación, retiro de copias y fotocopias cuyos originales forman parte de la serie o subserie, retiro de documentoss considerados borradores, documentos en blanco, desprendibles de envio vía fax, inclusive la foliación se puede ir realizando, cuando se tiene la certeza y claridad sobre el proceso. Recuerde que la identificación de las unidades de conservación (cajacarpetas), se debe realizar toda vez que se haga la apertura del expediente. Establecer con anticipación las fechas de entrega de la documentacón al Centro de Gestión Documental por parte de las unidades administrativas. Envie únicamente las series y subseries documentales que están relacionadas en la Tabla de Retención Documental de su unidad 25 26

14 administrativa y que hayan cumplido el tiempo de retención previsto en el archivo de gestión. Toda transferencia debe cumplir con las actividades de ordenación, limpieza de material metalico y foliación de las series y subseries que van a ser producto de la transferencia (ver instrucciones de organización física de las series y subseries documentales). Relacione la documentación (Series,subseries) producto de la transferencia documental primaria., en el Formato Único de Inventarios Transferencas secundarias son las remesas de los documentos desde los archivos centrales a los archivos históricos. Para las entidades del orden Distrital, el Archivo de Bogotá dispone de un edificio construido especialmente para la custodia y consulta de la documentáción que forma parte del patrimonio documental del Distrito, teniendo en cuenta que una de sus funciones es la de recuperar y salvaguardar el acervo documental del Distrito Capital, razón por la cual allí irán a reposar los documentos históricos de etb, previa autorización mediante Acta del Comité de Archivo de la empresa. 19. ACTIVIDADES DEL CENTRO DE GESTIÓN DOCUMENTAL RESPECTO A LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES PRIMARIAS Realizar el cotejo de la documentacón física y lo relacionado en la planilla de transferencia documental (FUI). En el supuesto en que se presente alguna irregularidad (faltante) es un motivo para no recibir la transferencia. Esto teniendo en cuenta que cuando se entrega y por otra parte se recibe, también estamos entregando y trasladando a quien recibe responsabilidades en la custodia, manejo y control de la información. El archivo central entrega a la unidad administrativa un ejemplar de la transferencia documental firmada en señal de recibo a satisfacción. Las planillas de las transferencias documentales primarias se convierten en un instrumento de control para la consulta en las unidades administrativas y para el archivo central en un tipo documental de la serie Transferencias Documentales. 20. RESPONSABILIDADES De acuerdo con el Decreto 173 de 2004 Se establecen normas para la protección de la memorial institucional, el patrimonio bibliográfico,hemerografico y documental en Distrito Capital" decreta: en el Art.1 "Las entidades que conforman la administración Distrital, esto es, el sector central, el sector descentralizado, el sector de las localidades, las empresas de servicios públicos domiciliarios públicas o mixtas, así como las personas de derecho privado que cumplen funciones públicas en el territorio del Distrito Capital, están en la obligación de remitir al Archivo de Bogotá, en su calidad de depositario del patrimonio bibliográfico, hemerográfico y documental, tres (3) ejemplares de las investigaciones que efectúen, en relación con las competencias y funciones de cada una de ellas. Además, deberán remitir una copia del informe final de las investigaciones, estudios técnicos o científicos realizados por la entidad en desarrollo de sus funciones, que sean de trascendencia para el Distrito Capital, salvo que sobre los mismos pesen restricciones establecidas por ley. La remisión que se ordena deberá realizarse de acuerdo con las fichas técnicas suministradas para el efecto por el Archivo de Bogotá)" La responsabilidad de la organización, control y uso de los archivos de gestión corresponden en primera instancia al jefe de la dependencia y en segundo lugar a sus delegados, bajo la coordinación, orientación y supervisión del Jefe del Centro de Gestión Documental. Toda vez que se deba hacer entrega del puesto de trabajo por relevo del funcionario, deberá efectuarse el respectivo inventario documental, teniendo en cuenta que a la luz de la legislación colombiana estos son considerados bienes de la empresa. La entrega se debe efectuar mediante Acta debidamente firmada por quien entrega y el Jefe de la Unidad Administrativa. (anexo 7). (Sería conveniente incluir un texto donde se especifique en dónde pueden encontrarse las leyes y los acuerdos a los que hace referencia el documento

15 21. BIBLIOGRAFIA: ntpage&itemid=1 29

PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Y APLICACIÓN DE TABLA DE RENTENCIÓN DOCUMENTAL

PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Y APLICACIÓN DE TABLA DE RENTENCIÓN DOCUMENTAL Versión 5.0 Página 1 1.OBJETIVO: Establecer actividades para la organización de la documentación e información generada en las oficinas en los diferentes soportes de conformidad con lo establecido en la

Más detalles

GUIA PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

GUIA PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Página 1 de 9 1. OBJETIVO Brindar pautas para garantizar una adecuada gestión, conservación y manejo del patrimonio documental de la administración municipal y establecer parámetros para la realización

Más detalles

1. OBJETIVO 2. ALCANCE. Aplica a los documentos utilizados en los diferentes procesos de la entidad. 3. DEFINICIONES

1. OBJETIVO 2. ALCANCE. Aplica a los documentos utilizados en los diferentes procesos de la entidad. 3. DEFINICIONES Página 1 de 10 1. OBJETIVO Establecer las actividades necesarias para la organización, consulta, almacenamiento de los documentos del, de modo que permitan conservar y recuperar la información de manera

Más detalles

ACUERDO 16 DE 2002 (Marzo 8)

ACUERDO 16 DE 2002 (Marzo 8) ACUERDO 16 DE 2002 (Marzo 8) "Por el cual se adopta la política archivística y se dictan otras disposiciones para el manejo de los archivos públicos de las cámaras de comercio". EL CONSEJO DIRECTIVO DEL

Más detalles

CONCEPTOS BASICOS ARCHIVO:

CONCEPTOS BASICOS ARCHIVO: GESTION DOCUMENTAL CONCEPTOS BASICOS ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PG-DOC-01. Versión 01 23-12-2013 ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN PLANEACIÓN

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PG-DOC-01. Versión 01 23-12-2013 ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN PLANEACIÓN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Versión 01 23-12-2013 1. Introducción Una de las prioridades para cualquier Entidad, es el fortalecimiento del manejo de sus archivos, ya que estos representan la memoria

Más detalles

MANUAL DE ARCHIVO M-DOC-01. Versión 01 20-11-2013 ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN PLANEACIÓN

MANUAL DE ARCHIVO M-DOC-01. Versión 01 20-11-2013 ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN PLANEACIÓN MANUAL DE ARCHIVO Versión 01 20-11-2013 1. Objetivo Por medio de este manual se dictan las pautas y lineamientos para el manejo del archivo y la ordenación de los documentos que sean producidos, recepcionados,

Más detalles

Contraloría Distrital

Contraloría Distrital HOJA: Página 1 de 20 1. OBJETIVO Establecer las directrices generales para normalizar y racionalizar la producción y el manejo de los documentos que produce y recibe la entidad, a través de procedimientos

Más detalles

GUIA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN

GUIA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN GUIA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN OBJETIVO Definir los lineamientos para la organización de los Archivos de Gestión de cada Unidad Académica y/o Administrativa de la Universidad Surcolombiana,

Más detalles

INS-GD-AS-008 Página Página 1 de 14 1. ETAPAS DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

INS-GD-AS-008 Página Página 1 de 14 1. ETAPAS DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS OBJETIVOS ALCANCE PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL INS-GD-AS-008 Página Página 1 de 14 Socializar las etapas del proceso de Gestión Documental para la conformación y desarrollo de los archivos de gestión

Más detalles

Área de Gestión Documental Programa gestión documental

Área de Gestión Documental Programa gestión documental Código: PA-GA-2.1.1-PR-6 Versión: 2 Fecha de Actualización:04-09-2015 Página 1 de 16 1. PROCESO/SUBPROCESO RELACIONADO 2. RESPONSABLE(S): Administrativa / Secretaría general de la Universidad del Cauca

Más detalles

ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP LINEAMIENTOS PARA EL CONTROL DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL DNP

ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP LINEAMIENTOS PARA EL CONTROL DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL DNP Departamento Nacional de Planeación Bogotá D.C., 2014 PAGINA: 2 de 10 VERSIÓN: 5 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN... 3 2. OBJETIVO GENERAL... 3 3. ALCANCE... 3 4. REFERENCIAS NORMATIVAS... 3 5. DOCUMENTOS

Más detalles

Custodia y preservación de la Historia Laboral

Custodia y preservación de la Historia Laboral 1. Objeto Administrar, custodiar y actualizar las historias laborales de los empleados de la Sociedad Nacional de la Cruz Roja Colombiana con el fin de contar con la información oportuna para adelantar

Más detalles

SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO

SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO Pág. 1 de 17 SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO S I G A 2013 LA TERMINAL Pág. 2 de 17 CONTENIDO 1. Introducción 3 2. Política del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo de la

Más detalles

INFORME DE GESTION DOCUMENTAL

INFORME DE GESTION DOCUMENTAL Página 1 de 12 ALCALDIA MUNICIPAL PÁEZ - CAUCA DE GESTION DOCUMENTAL 2014 INTRODUCCIÓN Página 2 de 12 Siguiendo los lineamientos del archivo General de la Nación, la ley 594 de 2000 y demás normas reglamentarias,

Más detalles

ACUERDO No. 060 (30 de octubre de 2001)

ACUERDO No. 060 (30 de octubre de 2001) ACUERDO No. 060 (30 de octubre de 2001) POR EL CUAL SE ESTABLECEN PAUTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS Y LAS PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES PÚBLICAS El

Más detalles

GUÍA PARA LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS Y DEPURACIÓN DE ARCHIVOS

GUÍA PARA LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS Y DEPURACIÓN DE ARCHIVOS Revisó Dir. Certificación y Gestión Documental PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Aprobó Rector Página 1 de 6 Fecha de aprobación Agosto 10 de 2012 Resolución No. 1225 1. OBJETIVO Definir los lineamientos necesarios

Más detalles

PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DEL ARCHIVO INACTIVO

PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DEL ARCHIVO INACTIVO PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DEL REGISTRO DE CAMBIOS FECHA DE VIGENCIA/ VERSIÓN No. 30-09-2013/V1 NUMERAL 3/ 5.2/ 6.3/ 6.6/ 6.7/ 6.11 DESCRIPCION U ORIGEN DEL CAMBIO Se ajustó la denominación del cargo

Más detalles

INSTRUCTIVO FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

INSTRUCTIVO FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL Código: I-GD-02 Página 1 de 6 1. OBJETIVO Conocer la forma de diligenciamiento del Formato Único de Inventario Documental para la entrega y recibo de los documentos al ser vinculado, trasladado, desvinculado

Más detalles

ALCALDIA DE MONTERIA SECRETARIA DE EDUCACION PROCEDIMIENTO ARCHIVO DE GESTION CONTENIDO

ALCALDIA DE MONTERIA SECRETARIA DE EDUCACION PROCEDIMIENTO ARCHIVO DE GESTION CONTENIDO PAGINA:1/12 CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN... 2 2. OBJETIVO... 3 3. ALCANCE... 3 4. EXPLICACIÓN DETALLADA DEL SUBPROCESO N02.01 ARCHIVO DE GESTIÓN... 4 5. ÁREAS INVOLUCRADAS EN SU EJECUCIÓN Y ROLES DE CADA

Más detalles

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL 29 de Septiembre de 2010 Colombia, Bogotá D.C. 1 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCION 2. COMPONENTES DEL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL 1) DEFINICION E IMPORTANCIA DE UN PGD

Más detalles

ACUERDO No. 042 (OCTUBRE 31 DE 2002)

ACUERDO No. 042 (OCTUBRE 31 DE 2002) ACUERDO No. 042 (OCTUBRE 31 DE 2002) Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se

Más detalles

GESTION DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

GESTION DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL GESTION DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL Personería Municipal de Berbeo Boyacá Comité Interno de Archivo Personero Municipal Jorge Enrique Chaparro Mora 06 de Febrero de 2015 1 CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN

Más detalles

GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Personería Municipal Cucunubá Cundinamarca Comité Interno de Archivo Personero Municipal Víctor Alfonso Poveda Sánchez Secretaria de Personería Luz Elena

Más detalles

DIPLOMADO EN GESTION DOCUMENTAL ASPECTOS GENERALES LEY 594 DE 2000. Exp. Yolanda Rangel Ballesteros

DIPLOMADO EN GESTION DOCUMENTAL ASPECTOS GENERALES LEY 594 DE 2000. Exp. Yolanda Rangel Ballesteros DIPLOMADO EN GESTION DOCUMENTAL ASPECTOS GENERALES LEY 594 DE 2000 Exp. Yolanda Rangel Ballesteros FUNCIONES DEL ARCHIVO Unificar criterios sobre: Métodos de organización de los fondos documentales Sistemas

Más detalles

Resolución: 01-001 17 No.0080 (27-enero-2011)

Resolución: 01-001 17 No.0080 (27-enero-2011) Resolución: 01-001 17 No.0080 (27-enero-2011) Por medio de la Cual se adopta el Programa de Gestión Documental de la Contraloría General del Departamento de Córdoba EL CONTRALOR GENERAL DEL DEPARTAMENTO

Más detalles

GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Personería Municipal de Choachí Cundinamarca Comité de Archivo Personero Municipal VICTOR ARCENIO PRIETO GONZALEZ Secretaria de Personería YOLANDA IBAGÓN

Más detalles

CARTILLA INSTRUCTIVA DE GESTIÒN DOCUMENTAL

CARTILLA INSTRUCTIVA DE GESTIÒN DOCUMENTAL A CARTILLA INSTRUCTIVA DE GESTIÒN DOCUMENTAL A VALOR HISTÓRICO Y La lucha del hombre contra el poder es la lucha de la memoria contra el olvido M. Kundera (1996) pág. 10, El Libro de la Risa y el Olvido.

Más detalles

Seminario taller en Gestión Documental

Seminario taller en Gestión Documental Seminario taller en Gestión Documental Coordinación Sistema de Gestión de la Calidad 23/09/2014 Gestión Documental 1 Contenido Fundamentación Gestión Documental Organización de archivos 23/09/2014 Gestión

Más detalles

Código: GD-P-002 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE LOS REGISTROS

Código: GD-P-002 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE LOS REGISTROS PROCEDIMIENTO PARA EL Página 1 de 6 1. OBJETIVO Establecer el control de los registros de tal manera que permita la identificación, acceso, almacenamiento, protección y consulta de la información que se

Más detalles

Departamento de Cundinamarca Municipio de Tenjo Dirección de Control Interno

Departamento de Cundinamarca Municipio de Tenjo Dirección de Control Interno INFORME DEFINITIVO AUDITORIA INTERNA GESTION DOCUMENTAL FECHA DE EMISIÓN DEL INFORME Día: 10 Mes: 06 Año: 015 Macroproceso/Dependencia: Proceso: Líder de Proceso / Jefe(s) Dependencia(s): Objetivo de la

Más detalles

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL MANUAL DE PROCEDIMIENTO PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN: 1 CÓDIGO: AGDMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 1 DE 50 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha de Vigencia: CONTROL DE REVISIONES

Más detalles

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL DGD-005 00 2 de 9 1. OBJETIVO Establecer el documento que permita definir de forma sistemática las actividades inherentes al proceso de gestión documental que incluyen: producción,

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL-PGD

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL-PGD CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA PROGRAMA DE SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA ÁREA DE DOCUMENTAL Bogotá, Diciembre de 2014 Contenido 1. ASPECTOS GENERALES... 4 1.1 Introducción... 4 1.2 Contexto

Más detalles

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL 1. Objetivo Definir las actividades necesarias y parámetros para la creación, modificación y eliminación de los documentos que integran el Sistema de de la Calidad en el Sanatorio de Contratación E.S.E.

Más detalles

UNIDOS POR EL PUEBLO QUE SOÑAMOS 1

UNIDOS POR EL PUEBLO QUE SOÑAMOS 1 1 EL ALCALDE MUNICIPAL, EN USO DE SUS ATRIBUCIONES CONSTITUCIONALES Y LEGALES, EN ESPECIAL LAS CONFERIDAS POR LA LEY 594 DE 2000 Y SUS DECRETOS REGLAMENTARIOS Y CONSIDERANDO Que conforme a la ley 594 de

Más detalles

REGLAMENTO DE PRÉSTAMO Y CONSULTA DE DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO CENTRAL DE LA UNIVERSIDAD DE SUCRE

REGLAMENTO DE PRÉSTAMO Y CONSULTA DE DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO CENTRAL DE LA UNIVERSIDAD DE SUCRE REGLAMENTO DE PRÉSTAMO Y CONSULTA DE DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO CENTRAL DE LA ODO-CO-001 VER 0 OFICINA DE ARCHIVO CENTRAL NOVIEMBRE 2014 PAGINA: 2 de 12 CONTENIDO PRESENTACIÓN 3 1 OBJETIVO. 3 2 ALCANCE 3

Más detalles

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PROCESO GESTION DOCUMENTAL SERVICIOS CORPORATIVOS CENTRALES ELECTRICAS DEL NORTE DE SANTANDER

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PROCESO GESTION DOCUMENTAL SERVICIOS CORPORATIVOS CENTRALES ELECTRICAS DEL NORTE DE SANTANDER PROCESO GESTION DOCUMENTAL SERVICIOS CORPORATIVOS CENTRALES ELECTRICAS DEL NORTE DE SANTANDER MARZO DE 2015 1. OBJETIVO Presentar el Programa de Gestión Documental de CENS S.A. E.S.P. donde se puntualiza

Más detalles

RESOLUCION NUMERO 1995 DE 1999

RESOLUCION NUMERO 1995 DE 1999 Hoja 1 de 8 MINISTERIO DE SALUD (JULIO 8) EL MINISTRO DE SALUD En ejercicio de las facultades legales y en especial las conferidas por los artículos 1, 3, 4 y los numerales 1 y 3 del artículo 7 del Decreto

Más detalles

MINISTERIO DE SALUD RESOLUCION NUMERO 1995 DE

MINISTERIO DE SALUD RESOLUCION NUMERO 1995 DE MINISTERIO DE SALUD RESOLUCION NUMERO 1995 DE 1999 (JULIO 8) por la cual se establecen normas para el manejo de la Historia Clínica EL MINISTRO DE SALUD En ejercicio de las facultades legales y en especial

Más detalles

GUÍA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

GUÍA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 2013 GUÍA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Elaborado por: Universidad del Valle Sede Yumbo Sección de Gestión Documental Sede Yumbo GA 04 REGYU V 01-2013 Revisado por: Kelly Marcela González González Aprobado por:

Más detalles

FONDO NACIONAL DE GARANTÍAS S.A. MANUAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

FONDO NACIONAL DE GARANTÍAS S.A. MANUAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL FONDO NACIONAL DE GARANTÍAS S.A. MANUAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Versión 0.0 20 de diciembre 2013 PÁGINA 2 de 43 ÍNDICE DE MODIFICACIONES Versión Numeral Modificado Fecha de Modificación (dd/mm/aaaa)

Más detalles

CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA

CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA PROGRAMA DE SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA ÁREA DE DOCUMENTAL Bogotá, Enero 2016 Contenido 1. ASPECTOS GENERALES... 4 1.1 Introducción... 4 1.2 Contexto o Marco

Más detalles

(Anexo 3) IEE GUIA DE ARCHIVO DOCUMENTAL

(Anexo 3) IEE GUIA DE ARCHIVO DOCUMENTAL (Anexo 3) IEE GUIA DE ARCHIVO DOCUMENTAL Introducción El Área del Archivo General dependiente de la Secretaría Ejecutiva del Instituto realiza este Manual de Procedimientos con el fin de optimizar los

Más detalles

PROCEDIMIENTO PARA ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS. Dar a conocer las políticas y procedimientos de Archivo en la Universidad del Pacífico.

PROCEDIMIENTO PARA ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS. Dar a conocer las políticas y procedimientos de Archivo en la Universidad del Pacífico. Código: ES-MC- PR09 Pagina: 1 de 21 1. OBJETIVO Dar a conocer las políticas procedimientos de en la Universidad del Pacífico. 2. ALCANCE Aplica para los s de Gestión, Central e Histórico de la Universidad

Más detalles

UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA

UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA 2 de 7 1. OBJETIVO Establecer el procedimiento de manejo de Historias Clínicas con el fin de proporcionar organización y custodia técnica de las mismas; identificándolas, ordenándolas, almacenándolas adecuadamente,

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Vigencia: PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha actualización: Página: 1 de 37 Vigencia: ASPECTOS GENERALES Introducción. De acuerdo a la necesidad generada por el Fondo de Desarrollo de la Educación Superior

Más detalles

ASOCIACIÓN AEROPUERTO DEL CAFÉ MC-AAC-013-2012

ASOCIACIÓN AEROPUERTO DEL CAFÉ MC-AAC-013-2012 ANEXO TÉCNICO IMPLEMENTACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL, DEPÓSITO Y DEL CAFÉ En el presente documento se describen las bases técnicas, que el proponente debe tener en cuenta para la elaboración

Más detalles

EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BUCARAMANA S.A. E.S.P. TELEBUCARAMANGA PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) INTRODUCCION

EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BUCARAMANA S.A. E.S.P. TELEBUCARAMANGA PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) INTRODUCCION EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BUCARAMANA S.A. E.S.P. TELEBUCARAMANGA PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) INTRODUCCION El Gerente de la EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BUCARAMANA S.A. E.S.P.-TELEBUCARAMANGA,

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ Tabla de contenido 1 INTRODUCCIÓN... 3 2 ALCANCE... 3 3 OBJETIVO GENERAL... 4 3.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS... 4 4 REQUISITOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL... 5 4.1 REQUISITOS NORMATIVOS...

Más detalles

INSTRUCTIVO PARA LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE LA ORQUESTA FILARMÓNICA DE BOGOTÁ

INSTRUCTIVO PARA LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE LA ORQUESTA FILARMÓNICA DE BOGOTÁ Pág. 1 de 5 INSTRUCTIVO PARA LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE LA ORQUESTA 1. Objetivo Definir el procedimiento para la eliminación o destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo,

Más detalles

CONTENIDO 1. OBJETIVO... 3 2. ALCANCE Y RESPONSABLES... 3 2.1 ALCANCE... 3 2.2 RESPONSABLES... 4 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES... 6

CONTENIDO 1. OBJETIVO... 3 2. ALCANCE Y RESPONSABLES... 3 2.1 ALCANCE... 3 2.2 RESPONSABLES... 4 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES... 6 CONTENIDO 1. OBJETIVO... 3 2. ALCANCE Y RESPONSABLES... 3 2.1 ALCANCE... 3 2.2 RESPONSABLES... 4 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES... 6 4. NORMATIVIDAD LEGAL Y APLICABLE... 10 4.1 NORMAS Y POLÍTICAS DE ARCHIVO...

Más detalles

Secretaría General OFICINA NACIONAL DE GESTIÓN Y PATRIMONIO DOCUMENTAL DIRECTRIZ TÉCNICA

Secretaría General OFICINA NACIONAL DE GESTIÓN Y PATRIMONIO DOCUMENTAL DIRECTRIZ TÉCNICA Secretaría General OFICINA NACIONAL DE GESTIÓN Y PATRIMONIO DOCUMENTAL DIRECTRIZ TÉCNICA Tratamiento de documentos electrónicos aplicados a documentación de la Universidad Nacional de Colombia (Actualizada

Más detalles

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y TRATAMIENTO DE DOCUMENTACIÓN PARA ARCHIVOS DE OFICINA

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y TRATAMIENTO DE DOCUMENTACIÓN PARA ARCHIVOS DE OFICINA 3 Archivo General Universidad Carlos III de Madrid MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y TRATAMIENTO DE DOCUMENTACIÓN PARA ARCHIVOS DE OFICINA SUMARIO 1. POR QUÉ HA DE EXISTIR UN ARCHIVO EN LA UNIVERSIDAD?. 2. QUÉ

Más detalles

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código: PSC06 PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Versión: 1 Fecha Aprobación: agosto 30 de 2010 Nro. de páginas: 6 PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha de aprobación: agosto 30 de 2010 1.1. DEFINICIÓN El proceso de

Más detalles

GESTIÓN DOCUMENTAL. RESPONSABLE: Secretario General. DEPENDENCIA: Secretaria General FECHA EMISION: Diciembre de 2008

GESTIÓN DOCUMENTAL. RESPONSABLE: Secretario General. DEPENDENCIA: Secretaria General FECHA EMISION: Diciembre de 2008 1. OBJETIVOS Mantener ornados l archivo central y el archivo general acuerdo con la clasificación establecida, manera que se permita su fácil manejo y recuperación. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica

Más detalles

GESTION DOCUMENTAL DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO ENTIDAD: 1. OBJETIVO

GESTION DOCUMENTAL DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO ENTIDAD: 1. OBJETIVO FECHA DE DIAGNÓSTICO: GESTION DOCUMENTAL DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO ENTIDAD: RESPONSABLES: Comité Interno de Archivo 1. OBJETIVO Realizar el análisis del archivo de la Personería Municipal de Choachi,

Más detalles

UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA

UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA 2 de 6 1. OBJETIVO Establecer el procedimiento de Control de Historias Clínicas con el fin de registrar datos e información de los procesos de la atención en salud a nuestros pacientes sirviendo de documento

Más detalles

Informe de avance Q3 sobre la implementación del Programa de Gestión Documental ARTESANÍAS DE COLOMBIA

Informe de avance Q3 sobre la implementación del Programa de Gestión Documental ARTESANÍAS DE COLOMBIA Informe de avance Q3 sobre la implementación del Programa de Gestión Documental ARTESANÍAS DE COLOMBIA OBJETIVO DEL INFORME Presentar el avance para el tercer trimestre del 2013 en cuanto a la implementación

Más detalles

ACUERDO 3 DE 2015. (febrero 17) Diario Oficial No. 49.431 de 20 de febrero de 2015 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN JORGE PALACIOS PRECIADO

ACUERDO 3 DE 2015. (febrero 17) Diario Oficial No. 49.431 de 20 de febrero de 2015 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN JORGE PALACIOS PRECIADO ACUERDO 3 DE 2015 (febrero 17) Diario Oficial No. 49.431 de 20 de febrero de 2015 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN JORGE PALACIOS PRECIADO Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades

Más detalles

RETIRO DEL SERVICIO DE SERVIDORES PÚBLICOS

RETIRO DEL SERVICIO DE SERVIDORES PÚBLICOS RETIRO DEL SERVICIO DE SERVIDORES PÚBLICOS ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: María del Carmen Aguirre Botero Julián Mauricio Jara Morales Rafael López Hoyos Cargo:

Más detalles

REGLAMENTO INTERNO DEL ARCHIVO GENERAL MUNICIPAL CAPÍTULO I

REGLAMENTO INTERNO DEL ARCHIVO GENERAL MUNICIPAL CAPÍTULO I REGLAMENTO INTERNO DEL ARCHIVO GENERAL MUNICIPAL CAPÍTULO I De las atribuciones y funciones Artículo 1º. El Archivo del Municipio de Othón P. Blanco es una dependencia de la Secretaría General, y tiene

Más detalles

LINEAMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL EN LA UNIVERSIDAD CATOLICA MANIZALES.

LINEAMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL EN LA UNIVERSIDAD CATOLICA MANIZALES. LINEAMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL EN LA UNIVERSIDAD CATOLICA MANIZALES. El presente documento contiene la descripción general de los lineamientos de la Universidad Católica de Manizales en

Más detalles

MINISTERIO DE AGRICULTURA, GANADERÍA Y ALIMENTACIÓN MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIOS

MINISTERIO DE AGRICULTURA, GANADERÍA Y ALIMENTACIÓN MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIOS MINISTERIO DE AGRICULTURA, GANADERÍA Y ALIMENTACIÓN MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIOS Dirección de Administración Interna ADMINISTRACIÓN GENERAL 0.0.0.0.0.00.00 Guatemala,

Más detalles

PROCEDIMIENTO P-GAF015 GESTIÓN DOCUMENTAL

PROCEDIMIENTO P-GAF015 GESTIÓN DOCUMENTAL 1. PROPÓSITO Garantizar las actividades técnicas para la administración de los documentos producidos por los funcionarios de la Entidad y los recibidos por el Centro de Administración Documental - CAD,

Más detalles

MINI-MANUAL. Aplicación de la Tabla de Retención Documental y Organización de Archivos de Gestión en el ICBF

MINI-MANUAL. Aplicación de la Tabla de Retención Documental y Organización de Archivos de Gestión en el ICBF MINI-MANUAL Aplicación de la Tabla de Retención Documental y Organización de Archivos de Gestión en el ICBF La Gestión Documental con calidad garantiza el acceso a la información contenido INTRODUCCIÓN

Más detalles

ACUERDO 038 de 2002 (Septiembre 20) Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000

ACUERDO 038 de 2002 (Septiembre 20) Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000 ACUERDO 038 de 2002 (Septiembre 20) Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000 El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación En uso de las facultades que

Más detalles

INSTRUCTIVO PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN

INSTRUCTIVO PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN INSTRUCTIVO PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN Versión: 00 Página 1 de 17 Código: PR GDO - 001 PD - 001 1. Objeto: Presentar la metodología para identificar, agrupar, ordenar y archivar los documentos

Más detalles

Metodología del Sistema de Gestión de Información

Metodología del Sistema de Gestión de Información Metodología del Sistema de Gestión de Información Septiembre, 2010 Contenido Contenido Sección Página Control de cambios 3 Objetivo 6 Alcance y propósitos 7 Definiciones 8 Ciclo de vida de los documentos

Más detalles

Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente!

Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente! Versión 2.0 Pág. 1 de 7 1. OBJETIVO: Establecer y regular los parámetros para el manejo, registro y control de los documentos de Apoyo y/o duplicidad. 2. ALCANCE: Inicia con la identificación de documentos

Más detalles

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES PÁGINA: 1 DE 5 REVISÓ GERENTE ADMINISTRATIVO Y DE RECURSOS FÍSICOS APROBÓ REPRESENTANTE DE LA DIRECCION ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO PÁGINA: 2 DE 5 1. OBJETIVO Realizar la remisión de los archivos

Más detalles

Sistema de Gestión de la Calidad GUIA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

Sistema de Gestión de la Calidad GUIA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Sistema de Gestión de la Calidad Versión 1 Código: IG.2.19.03.04 Proceso: Innovación a la Gestión - IG Enero 2015 Página 2 de 26 1. OBJETIVO Implementar criterios para la organización de los archivos de

Más detalles

ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP LINEAMIENTOS PARA EL CONTROL DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL DNP

ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP LINEAMIENTOS PARA EL CONTROL DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL DNP GESTIÓN DOCUMENTAL DEL DNP Departamento Nacional de Planeación Bogotá, 2015 PÁGINA: 2 de 15 VERSIÓN: 6 TABLA DE CONTENIDO 1 OBJETIVO... 3 2 ALCANCE... 3 3 REFERENCIAS NORMATIVAS... 3 4 DEFINICIONES...

Más detalles

Manual de Procedimientos Archivo Unidad Estudios y Proyectos

Manual de Procedimientos Archivo Unidad Estudios y Proyectos Manual de Procedimientos Archivo Unidad Estudios y Proyectos TÍTULO PRIMERO Disposiciones Generales y Procedimiento CAPITULO I DISPOSICIONES GENERALES Artículo 1º (Objetivo) El objetivo del presente Manual

Más detalles

MANUAL DE PROCEDIMIENTO COMISIÓN DE VALORACIÓN Y SELECCIÓN DE DOCUMENTACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTO COMISIÓN DE VALORACIÓN Y SELECCIÓN DE DOCUMENTACIÓN MANUAL DE PROCEDIMIENTO COMISIÓN DE VALORACIÓN Y SELECCIÓN DE DOCUMENTACIÓN ÍNDICE Introducción I.- La normativa aplicable II.- La ficha descriptiva para el análisis y la evaluación de series documentales

Más detalles

ACUERDO No. 027-2006

ACUERDO No. 027-2006 El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación de Colombia en uso de sus facultades legales y en especial de las conferidas por la Ley 80 de 1989 y el Acuerdo 017 del 27 de febrero de 2001 ACUERDA:

Más detalles

GESTIÓN DOCUMENTAL PROCEDIMIENTO VERSIÓN: 1

GESTIÓN DOCUMENTAL PROCEDIMIENTO VERSIÓN: 1 GESTIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO: APO7-P-008 PROCEDIMIENTO VERSIÓN: 1 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES FECHA DE VIGENCIA 17/Jan/2014 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos para realizar las transferencias documentales

Más detalles

Secretaría General Subdirección Administrativa y Financiera Grupo Conservación Documental y Gestión de Correspondencia

Secretaría General Subdirección Administrativa y Financiera Grupo Conservación Documental y Gestión de Correspondencia Secretaría General Subdirección Administrativa y Financiera Grupo Conservación Documental y Gestión de Correspondencia Aprobado en el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, 2 de octubre de

Más detalles

Caracterización. B. REQUISITOS GENERALES DEL PROCESO 6.2 Requisitos

Caracterización. B. REQUISITOS GENERALES DEL PROCESO 6.2 Requisitos A. cidentificacion DEL PROCESO 1. Nombre y sigla del Proceso: CARACTERIZACION GESTION DOCUMENTAL 2. Tipo de Proceso: GESTION DOCUMENTAL 3. Responsable del Proceso: Secretario General Jefe Unidad de Gestión

Más detalles

PROTOCOLO HISTORIA CLINICAS.

PROTOCOLO HISTORIA CLINICAS. PROTOCOLO HISTORIA CLINICAS. HOSPITAL H A NIT 890.700.907-8 1. OBJETIVOS DE LA HISTORIA CLINICA. 1.1 Generales. Registrar datos e información de los procesos de la atención en salud. Servir de documento

Más detalles

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO ORGANIZACIÓN DE 1. Propósito y Alcance PROPÓSITO Conservar y mantener el histórico de los de la empresa. ALCANCE Este procedimiento comprende desde la clasificación de los en cada área (archivo de gestión),

Más detalles

SALIDAS ACTIVIDADES PROVEEDOR INSUMOS PRODUCTOS CLIENTE Planear Archivo General de la Nación Presidencia del a República

SALIDAS ACTIVIDADES PROVEEDOR INSUMOS PRODUCTOS CLIENTE Planear Archivo General de la Nación Presidencia del a República GESTIÓN Página 1 de 5 ENLACE SIG DE GESTION TIPO DE PROCESO RESPONSABLE OBJETIVO ALCANCE Misional Apoyo X Seguimiento y Control Coordinador (a) Grupo de Gestión Administrativa y Documental Garantizar de

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Código: Aprobó: Olga Sanabria Amín Vicepresidente Financiera y Administrativa Reviso: Carlos Alejandro Vanegas Gerente de Logística Elaboró: Grupo de Gestión Documental Gerencia de Logística VFA-OD-PGD-

Más detalles

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PUBLICA ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. CIRCULAR No.004 DE 2003

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PUBLICA ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. CIRCULAR No.004 DE 2003 1 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PUBCA ARCHIVO GENERAL DE LA NACION CIRCULAR No.004 DE 2003 PARA: DE: ASUNTO: Secretarios Generales de Ministerios, Departamentos Administrativos, Superintendencias,

Más detalles

(marzo 15) Diario Oficial No. 48.754 de 7 de abril de 2013 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

(marzo 15) Diario Oficial No. 48.754 de 7 de abril de 2013 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN ACUERDO 4 DE 2013 (marzo 15) Diario Oficial No. 48.754 de 7 de abril de 2013 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL INSTITUTO NACIONAL DE CANCEROLOGÍA

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL INSTITUTO NACIONAL DE CANCEROLOGÍA PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL INSTITUTO NACIONAL DE CANCEROLOGÍA 2014 INTRODUCCIÓN Cada día resulta más evidente el reconocimiento que las entidades le han dado al recurso de la información en términos

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) INSTITUTO DE FOMENTO Y DESARROLLO DE PEREIRA INFIPEREIRA

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) INSTITUTO DE FOMENTO Y DESARROLLO DE PEREIRA INFIPEREIRA PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) INSTITUTO DE FOMENTO Y DESARROLLO DE PEREIRA INFIPEREIRA APROBACIÓN: DICIEMBRE 28 DE 2012 VIGENCIA: DICIEMBRE 27 DE 2015 COMITÉ DE ARCHIVO VERSIÓN 1 1. ASPECTOS GENERALES

Más detalles

MANUAL DE GESTION DOCUMENTAL

MANUAL DE GESTION DOCUMENTAL Página 1 de 39 MANUAL DE GESTIÓN PIEDECUESTA, DICIEMBRE 2013 1 Página 2 de 39 INTRODUCCION Este Manual de Gestión Documental, ofrece a los servidores públicos de la Alcaldía de Piedecuesta, un conocimiento

Más detalles

PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL PROCESO MECI-CALIDAD

PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL PROCESO MECI-CALIDAD Página:1 1. OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN Establecer los parámetros para controlar la elaboración, revisión, aprobación, distribución, conservación, y disponibilidad de la documentación del Sistema de

Más detalles

Manual de Organización de Archivo Administrativo o Gestión

Manual de Organización de Archivo Administrativo o Gestión FONDO DE DESARROLLO DEL SISTEMA FINANCIERO Y DE APOYO AL SECTOR PRODUCTIVO Manual de Organización de Archivo Administrativo o Gestión LA PAZ BOLIVIA 1. Objetivo EL manual tiene por objeto establecer los

Más detalles

FONDO NACIONAL DE GARANTÍAS S.A. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

FONDO NACIONAL DE GARANTÍAS S.A. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL S.A. Versión 1.0 Octubre de 2015 PÁGINA 2 de 56 ÍNDICE DE MODIFICACIONES Versión Numeral Modificado Fecha de Modificación (dd/mm/aaaa) Descripción 1 07/10/2015 Se dio un nuevo orden al contenido total

Más detalles

INSTRUCTIVO IMPLEMENTACIÓN Y APLICACIÓN DE LA TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL DE LA GOBERNACIÓN DEL QUINDÍO

INSTRUCTIVO IMPLEMENTACIÓN Y APLICACIÓN DE LA TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL DE LA GOBERNACIÓN DEL QUINDÍO INSTRUCTIVO IMPLEMENTACIÓN Y APLICACIÓN DE LA TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL DE LA GOBERNACIÓN DEL QUINDÍO DICIEMBRE DE 2012 1 CONTENIDO OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD 1. PROGRAMA GESTIÒN DOCUMENTAL 1.1

Más detalles

ÁREA DE CULTURA Y ACCIÓN CIUDADANA SISTEMA DE REGLAMENTACIÓN Y PROCEDIMENTACIÓN DEL ARCHIVO Proc.: ARC-01

ÁREA DE CULTURA Y ACCIÓN CIUDADANA SISTEMA DE REGLAMENTACIÓN Y PROCEDIMENTACIÓN DEL ARCHIVO Proc.: ARC-01 3.- CRITERIOS DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LOS ARCHIVOS DE OFICINA O DE GESTIÓN En el presente documento se recogen los criterios de organización y funcionamiento que, como mínimo, deben cumplir

Más detalles

UNIDAD DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA MUNICIPIO DE TARSO ANTIOQUIA Tarso Responsabilidad de Todos, Educado y con Equidad

UNIDAD DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA MUNICIPIO DE TARSO ANTIOQUIA Tarso Responsabilidad de Todos, Educado y con Equidad LA ALCALDIA DEL MUNCIPIO DE TARSO ADELANTA PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL El programa de gestión documental es el instrumento archivístico que formula y documenta a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo

Más detalles

PROCEDIMIENTO PARA LA CODIFICACION Y ARCHIVO DE LA DOCUMENTACION

PROCEDIMIENTO PARA LA CODIFICACION Y ARCHIVO DE LA DOCUMENTACION PROCEDIMIENTO PARA LA CODIFICACION Y ARCHIVO DE LA DOCUMENTACION ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ: AUXILIAR ADMINISTRATIVO ARCHIVO DE GESTION JEFE DE PROCESO SECRETARÍA GENERAL Fecha de Aprobación: DD: 14 MM: 10

Más detalles

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS PRCD.5.1.3.1.1 VERSION: 02 DOCUMENTO CONTROLADO 1. PROPÓSITO

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS PRCD.5.1.3.1.1 VERSION: 02 DOCUMENTO CONTROLADO 1. PROPÓSITO 1. PROPÓSITO Establecer el procedimiento para la creación, actualización, revisión, aprobación y puesta en práctica de los documentos internos y externos requeridos para un adecuado funcionamiento del

Más detalles

Casos de negocios INTRODUCCION PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA DESARROLLO DEL PROYECTO ELABORACION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

Casos de negocios INTRODUCCION PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA DESARROLLO DEL PROYECTO ELABORACION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL INTRODUCCION PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA DESARROLLO DEL PROYECTO ELABORACION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL AIRE: AUTOMATIZACION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL + El Catálogo Tablas de Retención

Más detalles

Inclusión de actividades en el procedimiento, elaboración de flujo grama y ajuste a ficha técnica de los indicadores

Inclusión de actividades en el procedimiento, elaboración de flujo grama y ajuste a ficha técnica de los indicadores Página 1 de 9 CONTROL DE CAMBIOS FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE 14/03/2014 Inclusión de actividades en el procedimiento, elaboración de flujo grama y ajuste a ficha técnica de los indicadores

Más detalles

CARACTERIZACIÓN. TIPO DE PROCESO PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO Auxiliar Administrativo Oficina de Archivo y Correspondencia

CARACTERIZACIÓN. TIPO DE PROCESO PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO Auxiliar Administrativo Oficina de Archivo y Correspondencia Página 1 de 7 TIPO DE PROCESO PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO Apoyo Gestión Documental (DOC) Auxiliar Administrativo Oficina de Archivo y Correspondencia OBJETIVO ALCANCE Administrar y conservar la documentación

Más detalles

1 TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS 1.1 OBJETO

1 TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS 1.1 OBJETO 1 TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS 1.1 OBJETO 1.1.1 Una vez transcurrido un plazo determinado de conservación en las unidades productoras, los documentos deben transferirse al Archivo General, con carácter

Más detalles