TABLA DE CONTENIDO 20. BIBLIOGRAFIA VGHRA_GSA_M001_V02 2

Transcripción

1 TABLA DE CONTENIDO 1. Presentación 2. Introducción 3. Glosario 4. Marco legal 4.1 Normas internas 4.2 Normas externas diferentes entidades reguladoras 5. Principios de la función archivistica 6. Principios rectores de la archivística 6.1 Producción documental 7. Principios para la organización de la producción documental centralización de los archivos en cada unidad administrativa ETB 8. Organización de la producción documental 9. Organización física de las series y subseries documentales 10. Procedimiento para la organización y transferencia de archivo de clientes 11. Conceptos generales 12. Recomendaciones generales 13. Instalación área física mobiliario 14. Proceso de implementación de la tabla de retención documental 15.1 Seguimiento a la aplicación de la tabla de retención documental 15.2 Ajustes a las tablas de retención documental: forma y fondo. 15. Procedimiento para realizar los ajustes 16. Programa de transferencias documentales primarias 17. Transferencias documentales 17.1 transferencias primarias 17.2 transferencias secundarias 18. Actividades del centro de gestión documental 19. Responsabilidades 20. BIBLIOGRAFIA 2

2 1. PRESENTACIÓN La producción documental y en general su manejo y los criterios de organización son esenciales en la toma de decisiones, pues refleja la transparencia en el cumplimiento del objeto social y por ende el de las funciones en una organización. Todos los procesos archivísticos de las entidades deben estar soportados por parámetros establecidos en manuales de fácil acceso a los funcionarios, estos demarcan la forma de controlar los documentos desde el momento de su producción o recibo hasta su disposición final. Con base en la legislación archivística existente y en busca de una mayor eficiencia para brindar información oportuna y veraz, que supere la informalidad, variabilidad y subjetividad de los criterios archivísticos, a través de la implementación de un 1 Programa de Gestión Documental, se ha elaborado este Manual Guía que complementa el proceso de implementación de la Tabla de Retención Documental, como un instrumento de consulta en el desarrollo de la gestión documental, bajo directrices internas y las normas externas que inciden en la producción, trámite y conservación de los documentos, en busca de la racionalización en la producción y control de los mismos. 2. INTRODUCCIÓN La Ley 594 de julio de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones enmarca las normas y principios generales que regulan la actividad archivística, conforme a: ARTICULO 2o. AMBITO DE APLICACIÓN. La presente ley comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley. ARTICULO 24. OBLIGATORIEDAD DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental. Con el fin de facilitar la comprensión del documento y en general de la actividad archivística que este propiciará; a continuación se relacionan algunas definiciones Básicas y fundamentales, las cuales son tomadas del Acuerdo 07 de 1994 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación (Reglamento General de Archivos), de la Ley 594 de Julio de 2000 y de la norma ISO 9000: Programa de Gestión Documental: Sistema que permite visualizar los procesos de la gestión documental al interior de una entidad y desarrollar herramientas para tener control de los documentos desde el momento en que se reciben o producen hasta su disposición final. 3 4

3 3. GLOSARIO ARCHIVO Es uno o más conjuntos de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos, o para servir como fuentes de historia. ARCHIVO TOTAL Hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina (Archivo de gestión) y su conservación temporal (Archivo Central), hasta su disposición final o integración a un archivo permanente. GESTIÓN DOCUMENTAL Son las actividades administrativas y técnicas que propenden por la planificación, manejo y organización de la información producida y recibida por las entidades desde que se produce o recibe hasta su disposición final. DISPOSICIÓN FINAL Se basa en el proceso de valoración de los documentos. Si se considera que los documentos que componen las series o subseries tienen el carácter de históricos, su disposición final es la conservación total y reproducir la información en un medio magnético para efectos de consulta y evitar la manipulación del soporte papel que deberá conservarse totalmente. ARCHIVO DE GESTION Comprende toda la documentación que es sometida a continúa utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras, u otras que la soliciten, su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados. ARCHIVO CENTRAL En el que se agrupan los documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la empresa, cuya consulta no es tan frecuente, pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las mismas oficinas productoras, otras oficinas de la empresa y particulares en general. ARCHIVO HISTÓRICO Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central, que por decisión del correspondiente Comité de Archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. 5 6

4 UNIDADES ADMINISTRATIVAS Corresponde a cada una de las dependencias que conforman la estructura orgánica de una entidad creada mediante un acto administrativo (Directiva Interna). TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL Instrumento Gerencial que está compuesto por un listado de series y subseries, con sus correspondientes tipos documentales a los cuales se les asigna el tiempo de retención o permanencia en cada etapa de su ciclo vital, (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico) así como su disposición final una vez finalizada su vigencia administrativa, legal o fiscal. SERIE DOCUMENTAL Conjunto de tipos documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo organo o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplo: Contratos. SUBSERIE DOCUMENTAL Definida como el conjunto de documentos que se producen o reciben y que reflejan la particularidad de la serie. Ejemplo: Contratos de Obra, Contratos de Prestación de Servicios Profesionales. TIPO DOCUMENTAL Hace referencia a la especie documental que revela tanto el contenido como la estructura física del documento. Pueden ser entre otros tipos documentales, actas, contratos y facturas. FONDO DOCUMENTAL Se define como la totalidad de documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin un criterio archivístico determinado de organización y de conservación, por la cual en ellos coexisten documentos con valores primarios (administrativo, precautelativo, judicial, legal, etc.), documentos con valores secundarios (históricos e investigativos) y documentos sin valor. EXPEDIENTE Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto. 7 8

5 TRADICIÓN DOCUMENTAL Se refiere si el documento que forma parte integral del expediente reposa en original o copia. TIEMPOS DE RETENCIÓN Está definido como el tiempo de permanencia de los documentos (series o subseries documentales) en el Archivo de Gestión, toda vez hayan finalizado su trámite. Este tiempo se asigna a las series documentales cuando son únicas, es decir no se crean subseries, en el caso en que una serie este compuesta por subseries documentales, se le asigna el tiempo de retención a cada una de las subseries independientemente que a cada una de estas se les haya asignado los mismos tiempos de retención. SOPORTE DOCUMENTAL Son los medios utilizados para guardar información, llamense soportes informáticos ( repositorios, equipos), audiovisuales, fílmicos, fotográficos. PROCEDIMIENTO DOCUMENTAL Se refiere a la justificación con respecto a la disposición final cumplido el tiempo de retención en el Archivo de gestión y el central ya sea conservación total, eliminación o selección de la información. DOCUMENTOS FACULTATIVOS Son los documentos producidos en cumplimiento de las funciones de cada una de las unidades administrativas, los cuales estarán registrados en la Tabla de Retencion Documental y su disposicion final sera el Archivo Central DOCUMENTOS FACILITATIVOS (O DE APOYO) Se considera documentos de apoyo todos aquellos de tipo informativo y comúnes que existen en las unidades administrativas, los cuales sirven como fuente de consulta para la gestión ejemplo: folletos, copias o fotocopias de documentos recibidos de otras unidades administrativas etb o de otras entidades que cumplen una función informativa (Acuerdo Art. 4 Parágrafo. Los documentos de apoyo no se consignarán en la Tabla de Retención Documental de las dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia) UNIDAD DE CONSERVACIÓN Medio utilizado para archivar o conservar la documentación. DOCUMENTO Es cualquier unidad en la cual se registra información, independiente del tipo de soporte en el que se encuentre (papel, cintas y discos magnéticos, películas, fotografías, etcétera) el cual puede ser modificado y controlado por versión amientos REGISTRO Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas, el cual no puede ser modificado. COMITÉ DE ARCHIVO. Grupo de alta dirección encargado de adoptar y modificar el reglamento general de archivo de la Empresa, indicando los procedimientos para su administración, gestión, descripción, investigación, consulta, reprografía, certificación, transferencias, retención, selección y conservación de documentos, así como aquellos aspectos que garanticen un método racional y efectivo del archivo general y de los archivos especializados existentes o aquellos que se creen en el futuro. El comité de archivo de etb., esta constituido mediante Directiva Interna No de Agosto 24 de

6 CONFORMACIÓN DEL COMITÉ El Comité estará conformado por: El Secretario General o su delegado, quien lo presidirá El Jefe de la Oficina Jurídica o su delegado El Vicepresidente de Informática o su delegado El Vicepresidente Comercial o su delegado El Vicepresidente Administrativo o su delegado El Supervisor de Archivo, quien actuará como Secretario COMITÉ TECNICO DEL ARCHIVO DE BOGOTÁ Es un grupo conformado por profesionales del Archivo de Bogotá en las ramas de la Historia, las Ciencias de la Información o Bibliotecología y Archivística, Restauración entre otras., encargado conjuntamente con las entidades de valorar la documentación producida en ejercicio de las funciones que desempeñan cada una de ellas. 4. MARCO LEGAL La producción documental se basa en el Marco legal tanto interno como externo, que incide en el trámite, conservación y disposición final de la información. 4.1 Normas Internas etb Estructuras Orgánicas etb Directivas internas Manual de Funciones Manual del Interventor Políticas y Procedimientos Convenciones Colectivas Reglamentos Internos 4.2 Normas Externas Diferentes Entidades Reguladoras Leyes Decretos Acuerdos Circulares Normativas 11 12

7 5. PRINCIPIOS GENERALES DE LA FUNCIÓN ARCHIVISTICA Disponer de la información en forma organizada para efectos de recuperación con fines de consulta. 6. PRINCIPIOS RECTORES DE LA ARCHIVISTICA Procedencia: Se refiere a que los documentos deben ser conservados en el fondo al cual pertenecen. Orden original: Respeta el orden de producción del documento que conforma un expediente. Producción Documental :La producción documental obedece al desarrollo de las funciones de cada una de las unidades administrativas que conforman la estructura organizacional de ETB, y al cumplimiento de su misión y objeto social. 7. PRINCIPIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL Los archivos de gestión de cada unidad administrativa deben estar debidamente organizados de manera tal que en esta primera etapa del ciclo vital se pueda determinar la vida util de los mismos. 9. ORGANIZACIÓN DE LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL Con este proceso se busca organizar la documentación bajo parámetros archivísticos a través de instrumentos estandarizados por los entes rectores de la política archivística Archivo General de la Nación y el Archivo de Bogotá a nivel Distrital; dentro de los instrumentos de ayuda en la organización de la producción documental contamos con la Tabla de Retención Documental en los Archivos de Gestión y las Tablas de Valoración Documental en los Fondos Documentales Acumulados. Composición de Series y Subseries documentales La creación de series documentales, aplica tanto para la organización de un archivo de gestión, como de los fondos documentales acumulados, es decir, cada oficina o unidad administrativa tendrá definidas series y subseries documentales, las cuales corresponden al cumplimiento específico de las funciones que legalmente les han sido asignadas y su producción, trámite y conservación generalmente obedecen al cumplimiento de normas internas y externas. La formulación de la Tabla de Retención Documental, su aprobación y ajustes deben efectuarse de acuerdo con los parámetros archivísticos exigidos por el Archivo de Bogotá, como el cambio de denominación de series y subseries documentales, de acuerdo con lo establecido por los equipos transversales de esta misma entidad. También deberán efectuarse los ajustes por estructura organizacional a nivel de etb, toda vez que en la empresa surjan cambios. 8. CENTRALIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS EN CADA UNIDAD ADMINISTRATIVA ETB El archivo de cada unidad administrativa debe estar centralizado y como mínimo deben delegar una persona de planta responsable de la organización, manejo y control de los documentos en esta primera fase del ciclo vital (Archivo de gestión o de oficina). Esta delegacion debe hacer de manera formal y escrita indicando las funciones relacionadas con la gestion documental 13 14

8 Ejemplo de estructuración de series y subseries documentales: FUNCIÓN SERIE SUBSERIE NORMATIVA A. Custodiar los CONTRATOS Contratos. Contratos de Prestación de Servicios Profesionales INTERNA: Politica de Compras de Noviembre 14 de ORGANIZACIÓN FÍSICA DE LAS SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES TRD Inicio 1. Clasificar la documentación, de acuerdo con las series y subseries documentales registradas en la Tabla de Retención Documental Formato de traslado de registro y/o Documentos B. Administrar la información referente a personal activo, pensionado y retirado y autorizar el retiro de Historias laborales del área de custodia de acuerdo con las normas internas y externas establecidas por la Presidencia. HISTORIAS LABORALES Contratos de Obra Historia Laboral Personal Activo Historia Laboral Personal Retirado Historia Laboral Personal Pensionado EXTERNA: Circular 046 de 2004 INTERNA Directiva Interna EXTERNA: Circular 004 de Función Pública Circular 012 Función Pública Acta de Eliminacio 4. Eliminar mediante acta de eliminacion Si Se encontró con documentación que no corresponde No 2.Ordenar al interior de cada unidad de conservación 3. Depurar el expediente retirando la duplicidad, los folios en blanco, Si se encuentra con este tipo de Formato Indice No Si - La documentación que se va a intervenir debe corresponder al asunto que se está ordenando. Ejemplo: Actas Comité de Archivo, Actas Junta Directiva. - Ordene la documentación cronológicamente 5. Foliar (enumerar) uno a uno los documentos por la cara principal (una 6. Elaborar índices 1.1.Trasladar la documentación a la Unidad Administrativa que corresponda Realice el proceso de foliación, en la parte superior derecha de la hoja, con lápiz de mina negra iniciando desde 1 y numere consecutivamente en el caso de las series o subseries simples (Resoluciones, Directivas, Acuerdos, Actas) En el caso de series y subseries complejas (Contratos, Historias Laborales, Procesos, Investigaciones) efectúe la foliación de 1 hasta n de tal manera que se tenga El formato índice se debe elaborar por cada unidad de conservación (caja carpeta) diligenciando todos los campos citados en el mismo, esto le permitirá una consulta rápida y efectiva sobre la información que Esto quiere decir que a las unidades administrativas les corresponde conservar en sus archivos de gestión únicamente las series documentales que por función les compete. Si por la gestión que desarrollan, deben trabajar con documentos de otras oficinas, estos deberán ser solicitados en préstamo a la oficina donde reposen, evitando de esta manera la duplicidad documental. Formato lomo 7. Identificar la unidad de conservación (caja carpeta) De acuerdo con la TRD ya cumplio su tiempo de retencion? No Realizar monitoreo a los Tiempos de Retencion y/o Verificar la programacion de Transferencias publicada en iaia Formato Unico de Inventarios Si 8.Transferir Archivo Central 15 Fin 16

9 11. PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN Y TRANSFERENCIA ARCHIVO DE CLIENTES Y CUENTAS CONTRATOS Ejemplo: ETB como empresa prestadora de servicios genera este tipo de contratos y tramites, consecuencia de la comercialización de sus distintos productos y servicios; por lo anterior el Archivo Central cuenta con un archivo sustantivo exclusivo para el manejo de dicha informacion, en concecuencia el Grupo de Gestion Documental a continuacion establece los parámetros de organización y transferencia de la información correspondiente a los trámites y tipos de servicios prestados a nuestros clientes, dirigido principalmente a las áreas que intervienen en dicho proceso Preclasificación Esta actividad consiste en la clasificación de la información por dígitos tomando como referencia el número telefónico: Paso 1: Clasifique la información por el ultimo dígito del numero telefónico ( ), armando diez (10) paquetes del digito 0 al 9, Ejemplo: 2. Clasificación: Preparada la información y tomando como referencia los dígitos del centro ( ), realice el proceso de clasificación en el MULTISOR (clasificador de correspondencia), en el separador que le corresponde (22) para lo cual el elemento cuenta con separadores de 00 al 99. Nota: Dicho elemento debe solicitarse mediante el responsable del suministro de los elementos de papelería de cada dependencia en la Direccion Servicios. Paso 2: Clasifique por los dos últimos dígitos ( ) Almacenada la información en el separador retírela del mismo y organice de forma descendente teniendo en cuenta los primeros dígitos (

10 ) del número telefónico. De esta misma manera con todos los paquetes Transferencia: Clasificada la información proceda a elaborar la planilla de transferencia, en el sistema teniendo en cuenta que es una planilla por cada digito, para luego ser entregada en las fecha indicadas (cinco primeros días hábiles de cada mes). en forma consecutiva de menor a mayor teniendo como, referencia el número de la cuenta contrato Anexo Nota: Elabore una copia física para realizar la entrega la cual debe estar debidamente diligenciada, y envié una copia por correo a la cuenta archivosuscriptores@etb.com.co, esto con el fin de realizar las correcciones y futuras a que haya lugar Anexo CUENTAS CONTRATO Este tipo de informacion corresponde a la documentacion de trámites y tipos de servicios prestados a nuestros clientes, donde no se referencia numero telefonico siendo este producto de la operación en todos los frentes y áreas que intervienen en dicho proceso. por tal razon la información se organizara 19 20

11 12. CONCEPTOS GENERALES Procesos de Eliminacion: La eliminación en los archivos de gestión aplica para documentos copia o fotocopia cuyo original reposa dentro del expediente, y para documentos de apoyo. Proceso de Foliacion: La foliación es la acción de enumerar los folios solo por la cara principal (una hoja es un folio). El fin de la foliación es controlar la cantidad de folios de una unidad de conservación (carpeta, legajo) respetando el principio de orden original de la producción documental, y el requisito ineludible para realizar transferencias tanto primarias (archivo de gestión-archivo. central) o secundarias (archivo histórico). La foliación, va en la parte superior derecha buscando el espacio en blanco de la hoja, con lápiz de mina negra, en forma suave con números claros sin enmendaduras, iniciando desde 1 y numere consecutivamente como tantos folios contenga la unidad de conservación (caja carpeta). En el caso de las series o subseries simples (Resoluciones, Directivas, Acuerdos, Actas y otras) realice la numeración de manera independiente por unidad de conservación. Para las series y subseries complejas (Contratos, Historias Laborales, Procesos, Investigaciones) efectúe la foliación de 1 hasta n de tal manera que se tenga continuidad en la segunda unidad de conservación (carpeta). En el efecto en que en una hoja se encuentren varios documentos de formato pequeño, se le debe dar a la hoja un solo número de folio y en el índice indicar el número de documentos adheridos y fecha de los mismos Para los documentos que ya se encuentran en tomos, libros, empastados, foliados y/o paginados, no realice proceso de foliación, pues el que contiene sirve de control 13. RECOMENDACIONES GENERALES El diseño de la caja carpeta,se hizo teniendo en cuenta que los documentos no se deben grapar, si se hace aislelos con un trozo de papel lo que evitará que con la humedad el gancho suelte oxido y dañe los documentos. No perfore los documentos máxime cuando se trate de originales, información que posiblemente formará parte de los procesos de digitalización. No resalte la información, tenga en cuenta que en los procesos de digitalización esta se pierde. No escriba sobre el documento, se considera una alteración de la información. Recuerde que Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos; cuando el usuario o peticionario presente personalmente la correspondencia, se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados). Si requiere entregar una comunicación a la cual ya se le asignó un número de radicación utilice el formato de entrega de documentos. (Es un anexo el formato que se menciona, no hace mencion a un formato pero hay que hacerlo) PARAGRAFO: Cuando existan errores en la radicación y se anulen los números, se debe dejar constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma del Jefe de la unidad de correspondencia.) Cuando vaya a imprimir documentos como originales, que conformen una serie o subserie no lo haga con papel reutilizado y/o de reciclaje Disponga la documentación en las cajas carpetas diseñadas por etb., para archivar la información correspondiente al cumplimiento de funciones de las unidades administrativas, identifique o rotule cada una de ellas de acuerdo con el formato Lomo y disponga físicamente en los archivadores la información, la capacida de la carpeta es de 350 folios aproximadamente

12 14.INSTALACIÓN AREA FISICA MOBILIARIO Las áreas destinadas para el archivo, deben tener unas condiciones físicas mínimas, tales como: Aireación. Si la luz no es natural, evite que los documentos esten cerca de la luz artificial. Revise que el área destinada para el archivo no este expuesta a la humedad. La estanteria que se utilice debe tener o adecuarse a la medida de la unidad de conservación. Se debe garantizar la seguridad de la información, es decir que las áreas sean de restringido acceso y que los archivos esten bajo llave. Destine los archivadores únicamente para la conservación de documentos. 15. PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 15.1 Seguimiento a la aplicación de las Tablas de retención Documental. Las Tablas de Retención Documental son dinámicas como lo es la estructura organizacional de la Empresa. La unidad de Gestión Documental establecerá un cronograma de seguimiento para verificar la continuidad en la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las Unidades Administrativas y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones Ajustes a las Tablas de Retención Documental. Las modificaciones a las Tablas de Retención documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán ser evaluadas por el Centro de Gestión Documental de la Entidad estas modificaciones pueden ser de fondo y de forma. La organización de los documentos en las fases de archivo: gestión y central se fundamenta en las Tablas de Retención Documental. La organización y la disposición física de las series y subseries documentales que produce en razón de sus funciones y salvaguarda cada unidad administrativa, hace necesaria la centralización de la información para efectos de consulta inmediata tanto a nivel interno como externo personas naturales o empresas (en el caso en que la información no tenga restricciones de ley). La delegación de una o más personas de acuerdo con el volúmen documental generado en la unidad administrativa, con el fin de que sean administradores responsables de la organización, control, manejo y préstamo de la información, quien también deberá llevar un registro inventario de la misma (base de datos). Ajustes de Fondo Cambio en la estructura organizacional (supresión o creación de nuevas unidades administrativas) Delegación de nuevas funciones Ajustes de Forma nuevo o nuevos tipos documentales por traslado de funciones por supresión de funciones por cambio de denominación en el nombre de la unidad administrativa por cambio de dependencia jerárquica 23 24

13 16. PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LOS AJUSTES 1. El Jefe o delegado de cada unidad administrativa debe informar al Jefe o responsable de la actualización de las Tablas de Retención Documental del Centro de Gestión Documental, sobre los cambios que surjan al interior de cada unidad, con el fin de iniciar el estudio y realizar los cambios que sean necesarios. Estos cambios deben estar soportados por normativa interna (Directivas, Políticas, Manuales). 2. Cuando se deba ajustar las Tablas de Retención Documental por cambios normativos externos, el responsable del Centro de Gestión Documental informará a las unidades administrativas que afecte y realizará el estudio con el Jefe o delegado de dicha dependencia para actualizar la herramienta. 17. PROGRAMA DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES PRIMARIAS El Archivo central se pondrá en contacto con las Unidades Administrativas para programar las transferencias documentales primarias. Transferencias primarias son las remesas de los documentos desde los archivos de gestión al archivo central. La transferencia documental primaria (archivo de gestión-archivo central) obedece a los tiempos de retención establecidos en la Tabla de Retención Documental para cada una de las series y subseries documentales. Es importante aclarar que el tiempo de retención en el Archivo de Gestión, inicia desde el momento en que la serie o subserie ha finalizado su trámite. EJEMPLO: Para la serie CONTRATOS y sus subseries, se estableció un tiempo de retención de dos (2) años en el Archivo de Gestión, contados a partir de su finalización y luego pasarán estos documentos al Archivo Central y allí resposarán por dieciocho (18) años. Preparación de los documentos: El delgado responsable del archivo de gestión de su unidad administrativa se debe encargar de preparar los documentos para transferirlos al Archivo Central, bajo la supervisión y firma del Jefe de la unidad. Los siguientes son los parámetros que deben cumplir las unidades administrativas para realizar una transferencia documental primaria: 18.TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Las transferencias documentales tienen como objetivo optimizar el aprovechamiento de espacios en las unidades administrativas ETB. Hacer entrega de la documentación y la responsabilidad a la unidad administrativa especializada en el control, consulta, préstamo y salvaguarda de la información Definición: Es el procedimiento mediante el cual los documentos son transferidos por las unidades administrativas desde un archivo a otro, ya sea entre unidades administrativas o hacia el archivo central de la etb. Existen transferencias Primarias y Secundarias Con base en la tabla de retención documental de su unidad aministrativa, identifique las series y subseries que ya han cumplido su tiempo de retención en el Archivo de Gestión. Recuerde que las actividades de ordenación, retiro de copias y fotocopias cuyos originales forman parte de la serie o subserie, retiro de documentoss considerados borradores, documentos en blanco, desprendibles de envio vía fax, inclusive la foliación se puede ir realizando, cuando se tiene la certeza y claridad sobre el proceso. Recuerde que la identificación de las unidades de conservación (cajacarpetas), se debe realizar toda vez que se haga la apertura del expediente. Establecer con anticipación las fechas de entrega de la documentacón al Centro de Gestión Documental por parte de las unidades administrativas. Envie únicamente las series y subseries documentales que están relacionadas en la Tabla de Retención Documental de su unidad 25 26

14 administrativa y que hayan cumplido el tiempo de retención previsto en el archivo de gestión. Toda transferencia debe cumplir con las actividades de ordenación, limpieza de material metalico y foliación de las series y subseries que van a ser producto de la transferencia (ver instrucciones de organización física de las series y subseries documentales). Relacione la documentación (Series,subseries) producto de la transferencia documental primaria., en el Formato Único de Inventarios Transferencas secundarias son las remesas de los documentos desde los archivos centrales a los archivos históricos. Para las entidades del orden Distrital, el Archivo de Bogotá dispone de un edificio construido especialmente para la custodia y consulta de la documentáción que forma parte del patrimonio documental del Distrito, teniendo en cuenta que una de sus funciones es la de recuperar y salvaguardar el acervo documental del Distrito Capital, razón por la cual allí irán a reposar los documentos históricos de etb, previa autorización mediante Acta del Comité de Archivo de la empresa. 19. ACTIVIDADES DEL CENTRO DE GESTIÓN DOCUMENTAL RESPECTO A LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES PRIMARIAS Realizar el cotejo de la documentacón física y lo relacionado en la planilla de transferencia documental (FUI). En el supuesto en que se presente alguna irregularidad (faltante) es un motivo para no recibir la transferencia. Esto teniendo en cuenta que cuando se entrega y por otra parte se recibe, también estamos entregando y trasladando a quien recibe responsabilidades en la custodia, manejo y control de la información. El archivo central entrega a la unidad administrativa un ejemplar de la transferencia documental firmada en señal de recibo a satisfacción. Las planillas de las transferencias documentales primarias se convierten en un instrumento de control para la consulta en las unidades administrativas y para el archivo central en un tipo documental de la serie Transferencias Documentales. 20. RESPONSABILIDADES De acuerdo con el Decreto 173 de 2004 Se establecen normas para la protección de la memorial institucional, el patrimonio bibliográfico,hemerografico y documental en Distrito Capital" decreta: en el Art.1 "Las entidades que conforman la administración Distrital, esto es, el sector central, el sector descentralizado, el sector de las localidades, las empresas de servicios públicos domiciliarios públicas o mixtas, así como las personas de derecho privado que cumplen funciones públicas en el territorio del Distrito Capital, están en la obligación de remitir al Archivo de Bogotá, en su calidad de depositario del patrimonio bibliográfico, hemerográfico y documental, tres (3) ejemplares de las investigaciones que efectúen, en relación con las competencias y funciones de cada una de ellas. Además, deberán remitir una copia del informe final de las investigaciones, estudios técnicos o científicos realizados por la entidad en desarrollo de sus funciones, que sean de trascendencia para el Distrito Capital, salvo que sobre los mismos pesen restricciones establecidas por ley. La remisión que se ordena deberá realizarse de acuerdo con las fichas técnicas suministradas para el efecto por el Archivo de Bogotá)" La responsabilidad de la organización, control y uso de los archivos de gestión corresponden en primera instancia al jefe de la dependencia y en segundo lugar a sus delegados, bajo la coordinación, orientación y supervisión del Jefe del Centro de Gestión Documental. Toda vez que se deba hacer entrega del puesto de trabajo por relevo del funcionario, deberá efectuarse el respectivo inventario documental, teniendo en cuenta que a la luz de la legislación colombiana estos son considerados bienes de la empresa. La entrega se debe efectuar mediante Acta debidamente firmada por quien entrega y el Jefe de la Unidad Administrativa. (anexo 7). (Sería conveniente incluir un texto donde se especifique en dónde pueden encontrarse las leyes y los acuerdos a los que hace referencia el documento

15 21. BIBLIOGRAFIA: ntpage&itemid=1 29