CONTABILIDAD GENERAL. Beneficios

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1 La contabilidad Grexco es un sistema de información que registra las transacciones contables de una empresa, en forma ordenada y precisa, para que de ella se conozcan los resultados de la misma. La Contabilidad es un sistema que obliga a organizarse, economiza tiempo, es confiable y se convierte en una excelente herramienta de trabajo. Recomendada para cualquier tipo de Empresa. Beneficios Obtenga seguridad estricta y sofisticada Capture datos ágil y flexiblemente Trabaje varios meses de forma simultánea Realice reclasificación de cuentas y terceros Realice diagnóstico y reconstrucción Haga amortización de diferidos Logre presupuestos y ejecución presupuestal Haga control de auditoría Caraterísticas Este Módulo es multiempresas. La cuenta contable tiene asociados atributos como manejo de terceros, centros de costos y hasta 3 referencias contables. Posee 13 periodos en el año. No hay concepto de cierre: se puede trabajar en varios meses simultáneamente. Se bloquea el o los meses. No obliga a tener saldos iniciales para comenzar Posee opciones para la captura de datos, directamente en línea desde los otros módulos, manualmente o importándolos desde un archivo plano. Permite reclasificación de cuentas y terceros. Permite registrar notas contables que guardan no solo la contabilización de un evento, sino la razón por la cual se hizo. Posee herramientas de diagnóstico y reconstrucción. Posee control de auditoría. Lleva presupuesto y Ejecución presupuestal en valores y porcentajes. Produce la información exógena requerida por la DIAN. Produce los medios magnéticos para la DIAN y el Distrito Capital. Imprime los certificados de retención en la fuente. Posee listados por terceros, saldos, movimientos, comparativos, y libros oficiales etc.

2 El programa de Grexco SA cumple con los requerimientos legales vigentes en Colombia entre cuales se mencionan: Ley 43/90, Normas de Contabilidad, Decreto 2649/93, Decreto 2894/94, Plan Único de Cuentas (PUC), Decreto 1446/94, Ajustes por Inflación. Manejo de varias empresas La contabilidad permite el manejo de varias empresas que son identificadas por el usuario y creadas por él. El máximo de empresas que puede manejar la contabilidad se determina en el momento de la adquisición del sistema. Sistema de seguridad Posee un sofisticado y estricto sistema de seguridad cuyas características son: Acceso al programa sólo para usuarios que han sido previamente creados por el administrador. Cada usuario tiene asociada una clave secreta (no se muestra) y que puede modificar cuando desee. El sistema obliga a cambiar la clave periódicamente. No puede utilizar alguna de las últimas claves, obligando a cambiar. Se puede restringir (o permitir) el acceso a cualquier operación del sistema para cualquiera de los usuarios creados. Ciertas funciones están reservadas exclusivamente al administrador del programa. Plan de cuentas El código de cuenta contable está estructurado de acuerdo con las disposiciones del GOBIERNO donde se establece el PLAN UNICO DE CUENTAS (PUC). No requiere utilizar parte del mismo para identificación de terceros o centros de costo. El usuario decide el nivel al cual quiere hacer el movimiento y cuáles cuentas van a manejarse por centro de costo y/o por tercero. Permite copiar el plan de cuentas de un año a otro y de una empresa a otra. Centros de costo La contabilidad maneja el concepto de centro de costo para una mejor clasificación y control de ciertas cuentas. Hay consultas por pantalla y listados que permiten obtener información por centro de costo. El sistema permite copiar los centros de costo de una empresa a otra. Registro de terceros El sistema identifica los terceros por su Nit o Cédula para personas jurídicas o naturales o por un código numérico para otros terceros como son los activos fijos, y a voluntad del usuario se definen cuáles cuentas del plan llevarán automáticamente el control de los mismos. Permite la opción de copiar el archivo de terceros de una empresa a otra. Una característica muy valiosa es la posibilidad de cambiar un Nit por otro, bien sea por un error detectado, por el cambio que está haciendo la administración de impuestos o por una persona que cambió de tarjeta de identidad a cédula de ciudadanía. De cualquier forma el programa modifica el Nit en todos los libros y movimientos de la contabilidad consolidando si es necesario por año.

3 Mini códigos Cada Nit o cédula dentro del sistema puede tener asociado uno o varios "mini códigos" que permite una identificación más nemotécnica del tercero. Indistintamente a través de todo el sistema se puede utilizar el Nit o alguno de sus mini códigos asociados. Igual que antes también se permite copiar el archivo de mini códigos de una empresa a otra. Comprobantes contables Permite el manejo de comprobantes FIJOS (utilizar siempre el mismo número de comprobante para ingresos, egresos, nómina, etc.) o VARIABLES cuyo número consecutivo lo asigna automáticamente el sistema. Lleva un estricto control de los comprobantes, permitiendo saber cuáles están actualizados o no y cuáles están descuadrados. Documentos predefinidos Se pueden crear plantillas de documentos predefinidos con la contabilización asociada, de modo que agilice la captura de información. Permite crear varios tipos de documentos. Movimiento contable El movimiento contable se puede ingresar por comprobante con o sin distribución por centros de costos (de acuerdo con un parámetro que el usuario define) o por documento, en un proceso muy fácil de usar y con múltiples ayudas de consulta y creación en línea. El usuario decide si inmediatamente captura desea mayorizar los libros, o prefiere hacerlo posteriormente. La actualización posterior se hace con la frecuencia que se desee y puede hacerse por rangos de renglones, rangos de documentos o rangos de fechas. Una vez actualizado el movimiento en los libros, puede desactualizarse también por rangos, de forma que el sistema se encarga de reversar los saldos afectados. Existe también la opción de importar movimiento externo creado por otra aplicación. Hace automáticamente el comprobante de diferidos y ajustes por inflación de acuerdo con la parametrización. El sistema tiene la posibilidad de hacer una nota contable de cruce de cuentas contables grabando con el consecutivo correspondiente y conservando las observaciones del caso. Ajustes por inflación El sistema genera automáticamente el comprobante mensual de ajustes por inflación según reglas creadas previamente. Captura los valores negativos. Diferidos automáticos Se pueden crear cualquier número de diferidos a amortizar en el tiempo. La contabilidad genera el comprobante de amortización de dichos diferidos mensualmente y en forma automática, llevando el control de los saldos por amortizar. Consolidación de empresas El sistema permite consolidar varias empresas y producir los estados financieros básicos de la consolidación. Consultas por pantalla Existe una, la súper consulta donde se puede observar el movimiento de una cuenta, o centro de costos o una referencia en el libro mayor, por centro de costo, por el movimiento detallado, etc. Existen también abundantes consultas por pantalla tanto, de saldos como de movimiento y de las tablas, con varias opciones (por mes, por Nit, por centros de costos, etc.).

4 Libros oficiales y listados La aplicación contiene muchos reportes que se pueden ver previamente por pantalla y se pueden exportar fácilmente a Excel. Se pueden imprimir en cualquier impresora disponible en la red, están predefinidos permitiendo producir los libros oficiales de Libro Mayor, Libros Diario, Balance de Prueba, Usos y Fuentes, Inventarios y Balances, Balances Generales y Comparados, Estados de Resultados, etc. Para cada uno de ellos permite varias clasificaciones y opciones para que puedan ser impresos selectivamente entre cuentas, contribuyendo a evitar el desperdicio innecesario de papel. Otra opción interesante es que tienen "reinicio" desde cualquier página, de modo, que si se traba la impresora en medio de la impresión en papel rubricado por la Cámara de Comercio, pueda anularse una hoja y reiniciar el trabajo sin perder lo anterior. Existen también múltiples opciones de listados auxiliares y anexos, que permiten un mejor análisis y seguimiento del movimiento contable y sus saldos. Certificaciones renta El sistema permite producir automáticamente las certificaciones de retención en la fuente, donde se relaciona la base de la misma. Estas opciones se pueden obtener sin esperar demorados procesos de cierre o similares. Cierre mensual La contabilidad no contempla un proceso de cierre mensual. Por lo tanto se puede ingresar movimiento simultáneo de varios meses, o de un mes aunque el anterior no se haya concluido. De todas maneras existe la opción de bloquear un mes determinado para que se impida el ingreso de nuevo movimiento o actualización. Esto es un control administrativo que ofrece seguridad a la empresa. Obviamente se puede desbloquear un mes en cualquier momento. Cierre anual El cierre anual contempla procesos automáticos que economizan una gran cantidad de tiempo, entre ellos se encuentran: generación automática del comprobante de cierre de cuentas de resultado, del comprobante de cierre de cuentas de impuestos (IVA, etc.) y de cierre de la retención en la fuente; el sistema también contempla el cierre de cualquier cuenta que se le dice en el momento. Dentro del cierre anual existe también el proceso de traslado de los saldos finales como saldos iníciales del año siguiente. Grandes contribuyentes Para aquellas empresas que clasifiquen como grandes contribuyentes, la Contabilidad contempla todo el proceso necesario para producir el diskette de información requerido por la Administración de Impuestos, de acuerdo con sus especificaciones. Esto lo hace automáticamente. Presupuesto La aplicación tiene un módulo de presupuesto, en el cual se definirán las cuentas de presupuesto teniendo la oportunidad de hacer consultas por pantalla y obtener listados de cuentas presupuestales, componentes de dichas cuentas, archivos de ejecución presupuestal, etc. En este módulo al igual que en el de desarrollo del plan de cuentas, permite copiar los presupuestos de otras empresas ó del año inmediatamente anterior entre empresas. Bancos El sistema tiene implementado un módulo completo para control de los bancos, que incluye las consignaciones, la conciliación bancaria y el libro de bancos, este proceso obviamente está "amarrado" a los procesos de egresos e ingresos.

5 Caja menor Es un sistema de información que permite la operación y el control detallado de los gastos de la caja menor. Generalmente su manejo implica un volumen muy grande de gastos de pequeñas cuantías, lo que requiere de una inversión grande de tiempo para su administración. El sistema de Grexco SA pretende proveer u na herramienta de muy fácil manejo para administrar la caja menor y a su vez generar la contabilización de la misma. Incluye: parámetros, conceptos de caja menor, maneja varias cajas menores, anticipos, gastos, reembolsos, arqueos de caja, contabilización automática o por interfaz. Interfaz Este módulo ofrece la posibilidad de parametrizar todos los conceptos de pagos y de ingresos (entradas y salidas de almacén, órdenes de pago, egresos, consignaciones, notas contables, facturas directas, facturas por pedido, facturas automáticas, facturas de otros conceptos, recibos de caja, notas debito y crédito de cliente y proveedor, y gastos de caja menor.) que se registran en el sistema contabilizando automáticamente en el modulo de contabilidad. Solución desarrollada en ambiente Windows: - Lenguaje de progamación: Visual Basic V6.0 - Programa para reportes: Crystal Reports V8.5 Base de datos que soporta una solución: - SQL Server 2000 o Superior - Oracle 10G - POSTGRESQL Requerimientos técnicos de equipos: - Sistema operativo en red: Windows 2003 Server o superior - Sistema operativo estación Windows 2000 Pro o Windows XP Pro - Procesador: Celeron o superior - Memoria RAM: 3 GB - Disco Duro Espacio: Con base de datos SQL Server: 30 GB Con base de datos Oracle 10G: 100 GB

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