Auténticos desde el principio. Digitalización de documentos y compulsa electrónica

Transcripción

1 Auténticos desde el principio. Digitalización de documentos y compulsa electrónica XXXII Mesa de Trabajo de Archivos de la administración Local Barcelona, 16 de mayo 2014

2 Objetivos 1. Convertir los documentos en papel que aportan los ciudadanos en documentos digitales con los mismos valores legales que los originales, y que se puedan tramitar y gestionar electrónicamente 2. Aplicar la compulsa electrónica, seguiendo la normativa municipal aprobada 3. Reducir el volumen de papel que entra a les oficinas de atención al público hasta conseguir su eliminación definitiva 4. Tramitar los expedientes 100% electrónicamente.

3 Objetivos 5. Gestionar todos los documentos electrónicos dentro del sistema Paradís de gestión documental, desde su creación hasta la eliminación o conservación definitiva. 6. Cumplir todos los requerimientos legals: Ordenanza Municipal de la Administración Electrónica Norma Técnica de Digitalización de documentos Guía de digitalización Ayuntamiento de Terrassa Reglamento Archivístico Municipal...

4 Atención ciutadana Asentamiento Registro de Entrada URL DOC Acceso a ODDC Firma electrónica Servicios web ODC Metadatos del documento e-rubrica cosign UCM URL DOC

5 Alcance del proyecto Oficines d Atenció als ciutadans/ 6 OAC Documentació en paper aportada pels ciutadans Documentació electrònica compulsada o no Oficines municipals Documentació de l expedient Còpies simples sense compulsar Seu Electrònica Documentació electrònica original/ nadiua Ja està autenticada i signada. No còpies

6 Còpia autèntica Dibuix extret de la Guía de aplicación Norma Técnica de Interoperabilidad Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos. Versión 01/09/2011

7 Descripción del Proceso 1. Grabación del asentamiento en el registro de entrada. 2. Colocación de los documentos en el escáner 3. Apertura del módulo de compulsa 4. Escaneo y visualización de los documentos: descripción información al formulario 5. Firma de los documentos, si procede. 6. Los documentos entran en el Paradís en pdf.

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12 Metadatos de la firma

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14 Gestor documental. Sistema paradís

15 Implantación del proyecto Inicio: 13 de enero de sesiones de presentación al personal de Atención Ciudadana 3 sesiones informativas de carácter general con un resultado de 300 usuarios 16 sesiones de formación práctica: 60 personas Acompañamiento a todos los usuarios/as. 60 certificados electrónicos.

16 Principales incidencias Primeras semanas febrero: Incidencias relacionadas con la estabilidad de las herramientas y los procesos de digitalización, funcionamiento y instalación de los escáneres. Incidencias relacionas con permisos de acceso y privilegios. Incidencias relacionadas con la firma electrónica Incidencias relacionadas con la gestión del cambio y las dificultades de acostumbrarse a las nuevas necesidades Problemas relacionadas con la lentitud de la red y timeout entre los diferentes sistemas.

17 Estadística de 3-27 febrero Total asentamientos registro: (sin contar Sede Electrónica). Total asentamientos con docs. compulsados: Total documentos compulsados: Total espacio ocupado: 3.500Mb Total expedientes abiertos con documentos compulsados: ,42% asentamientos de entrada son con documentos compulsados

18 Conclusiones generales El correo postal o administrativo ha sido el más perjudicado. Cambio radical en el método de trabajo. Los procedimientos que tienen expediente electrónico son los más beneficiados. Algunos departamentos tendrán que revisar en profundidad sus procedimientos. Este proyecto ha hecho aflorar las carencias importantes en la tramitación. Revisión de la documentación aportada por los ciudadanos en algunos trámites administrativos Mejora de las descripciones y datos del Registro de entrada. Nueva percepción del registro general

19 + Conclusiones Dar más visibilidad a los trámites de sede electrónica. Derivación de los usuarios profesionales a la sede. Realizar más formación a las trabajadoras de atención al público. El éxito de este proyecto es a largo plazo y se tiene que continuar desarrollando la tramitación electrónica de los expedientes. Hemos finalizado la primera fase, la implementación. El proyecto debe continuar evolucionando en fases siguientes.

20 Muchas gracias por vuestra atención!