Gestión del Conocimiento e Implementación de Open KM. Andrés Felipe Acevedo Trujillo 1 Deisy Julieth Roa Riveros 2.

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1 Gestión del Conocimiento e Implementación de Open KM Andrés Felipe Acevedo Trujillo 1 Deisy Julieth Roa Riveros 2 Diciembre de 2013 RESUMEN El presente documento presenta algunos conceptos básicos necesarios para realizar una buena gestión del conocimiento que se maneja en la Unidad Informática de la Facultad de Ciencias Económicas (UIFCE). Para ello, se utilizará el software OpenKM y se describirá algunas de las funciones y opciones de configuración que se pueden utilizar tanto como administrador y como usuario. Palabras claves: Gestión de conocimiento, Sistemas Gestores de Conocimiento, OpenKM, roles. Knowledge Management and Implementation of Open KM Abstract This paper introduces some basic concepts needed to make a good knowledge management that it s handled at the Unidad Informática de la Facultad de Ciencias Económicas (UIFCE). To do this, the software will be used OpenKM and some of the functions and settings that can be used both as an administrator and as a user is described. Keywords: Knowledge Management, Knowledge Management Systems, OpenKM, role system. 1 Estudiante de Ingeniería Electrónica de la Facultad de Ingeniería de la Universidad Nacional de Colombia, y monitor junior del grupo Gestión de la Unidad de Informática y Comunicaciones de la Facultad de Ciencias Económicas durante el mes de Octubre. Correo Electrónico: 2 Estudiante de Ingeniería Civil de la Facultad de Ingeniería de la Universidad Nacional de Colombia, y monitor junior del grupo Investigación y Extensión de la Unidad de Informática y Comunicaciones de la Facultad de Ciencias Económicas durante el mes de Octubre. Correo Electrónico:

2 Estudiantes Auxiliares: Director Unidad Informática: Henry Martínez Sarmiento Tutor Investigación: Viviana María Oquendo Coordinadores: Viviana María Oquendo Mario Andrés Rubiano Coordinador Servicios Web: John Jairo Vargas Analista de Infraestructura y Comunicaciones: Diego Alejandro Jiménez Arévalo Analista de Sistemas de Información: Andrea Milena Novoa Ospina Andrés Felipe Acevedo Trujillo Andrés Felipe Hurtado Casas Angie Yamile Mayorga Coy Catalina Heredia Medina Cindy Carolina Lugo Rozo Daniel Andrés Roa Aponte Daniel Felipe Leyva Díaz David Hernando Medina Cifuentes Deisy Julieth Roa Riveros Diana Carolina López Becerra Diego Fernando Ávila Edward Leonardo Esteban Pérez Fredy Esteban Ahumada Avendaño Jorge Aguilera Julián David Enciso Castaño Lasly Yulieth Vega Santamaría Mario Andrés Rubiano Rojas Michael Daniel Buitrago Rodríguez Walter Daniel Parra Jiménez Este documento es resultado de un trabajo conjunto y coordinado de los integrantes de la Unidad de Informática y Comunicaciones de la Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad Nacional de Colombia. Esta obra está bajo una licencia reconocimiento no comercial 2.5 Colombia de Creative Commons. Para ver una copia de esta licencia, visite o envié una carta a Creative Commons, 171second street, suite 30 San Francisco, California 94105, USA.

3 1. Introducción GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO E IMPLEMENTACIÓN DE OPEN KM Dentro de las organizaciones uno de los factores que más importancia tiene para su desarrollo y exitoso crecimiento es la forma de manejar, manipular y difundir la información que se maneje dentro de ella. Por eso, es fundamental tener una buena forma de organizarla y de que los directamente interesados puedan acceder a ella de forma rápida, efectivamente y lo más actualizada posible. En el mercado se ofrecen algunos programas de carácter privativo o poco amigable con el usuario que cumplen la función de organizar y hacer circular el conocimiento dentro de la estructura del lugar donde se va a implementar. He aquí donde cobra importancia al tratar de explicar si OpenKM como sistema gestor de conocimiento es fácil de usar y de administrar y además de esto si se ajusta o no a las diferentes necesidades que se ven a diario en la Unidad Informática de la Facultad de Ciencias Económicas. 2. Objetivos 2.1. OBJETIVO GENERAL: Realizar un manual y pruebas de implementación del software OpenKM, con el fin de determinar la viabilidad de su uso dentro de la Unidad de Informática de la Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad Nacional de Colombia OBJETIVOS ESPECÍFICOS: Comprender Qué es gestión del conocimiento? Analizar ventajas y desventajas de diferentes Sistemas Gestores de Conocimientos (KMS). Establecer los requerimientos para el buen funcionamiento del KMS elegido. Identificar las funciones del KMS elegido, y realizar la documentación respectiva. Implementación de OpenKM, y analizar los resultados. 3. Contenido 3.1. MARCO TEÓRICO. Para poder entender y trabajar sobre un Sistema de Gestión de Conocimiento (KMS) es necesario comenzar explicando lo que se entiende por conocimiento. Para no entrar en conflictos epistemológicos y filosóficos se puede usar la visión del conocimiento como

4 una creencia personal justificada que aumenta la capacidad individual para tomar acciones eficientes (Huber 1991; Nonaka 1994) [1]. Dentro del contexto de la unidad se puede manejar este concepto combinándolo con los conceptos de información y dato ya que estos encuentran sumamente relacionados porque se considera que el conocimiento llegó a ser el resultado de la integración de estas dos últimas nociones. Por eso surge la necesidad de buscar la forma de administrarlo correctamente y es ahí donde cobra importancia el manejo del conocimiento. El manejo de conocimiento se entiende como un camino estructurado para hacer explícito y que se pueda compartir el conocimiento en un contexto específico para una comunidad determinada, complementado en algunos casos con o sin información tecnológica (Avdic & Westin, 2002) [3]. Para ello se busca implementar un nuevo Sistema para Gestión del Conocimiento (SGC o en inglés KMS- Knowledge Management System). Estos son herramientas para gestionar el conocimiento en las organizaciones, que soportan la creación, captura, almacenamiento y distribución de la información presentada en diferentes implementaciones como repositorios de documentos, bases de datos, listas de discusiones y en contextos específicos sistemas que incorporan recuperación y entrega de información usando filtros tecnológicos. Dentro de los que se mencionan anteriormente, los que se manejan dentro de la unidad se manejan los repositorios y las bases de datos. Los repositorios en el ámbito académico lo define Clifford Lynch como: Un repositorio institucional académico es una serie de servicios ofrecidos por una universidad a los miembros de su comunidad para gestionar la diseminación de materiales digitales creados por la institución y sus miembros. Es esencialmente un compromiso organizacional para la conservación de estos materiales digitales, incluyendo su preservación a largo plazo, como así también su acceso y distribución. [4] 3.2. ANÁLISIS DE LAS NECESIDADES DE LA UNIDAD INFORMÁTICA DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS (UIFCE) Administración del conocimiento manejado por la unidad. Para comenzar es necesario realizar determinado análisis del cual se defina qué clase de conocimiento se va a gestionar, la manera en que se considera dicha información (recurso, producto o un activo), los usuarios y administradores -roles - que van a hacer uso de este conocimiento y los permisos que cada uno de ellos tiene para acceder a éste. Del éxito de este análisis depende cuan exitoso va a ser la implementación, ya que entre mejor esté definido lo anterior mejor y proactivo será la implementación de la gestión Dimensión del Conocimiento: El conocimiento se puede dimensionar de la siguiente manera:

5 Como recurso: El conocimiento debe tener un costo (por ejemplo, si se necesita un experto para la distribución del aprendizaje), también se administra (como entradas para los procesos que elabore la empresa), e inclusive se evalúa por su rendimiento y el valor agregado que da a los productos o servicios en los que participa. Como producto: En este caso el conocimiento se vende, y por ende produce ingresos. Como activo: El conocimiento es un bien de la empresa, por lo que necesita ciertos cuidados de protección y mantenimiento. [5]. Entendiendo las características del dimensionamiento del conocimiento, se puede observar que la UIFCE, maneja el conocimiento como un recurso, esto implica que la Unidad destina cierto presupuesto para el mantenimiento de los servidores-que contienen la información de la Unidad-, se administra rigurosamente (dentro de las posibilidades del actual modelo: Los repositorios) el acceso a las carpetas, y se tiene un valor no monetario de la información retenida allí Roles dentro de la UIFCE: Se realizó una entrevista a Diego Jiménez Arévalo, Analista de Infraestructura y Redes de la UIFCE quién resolvió las inquietudes, respecto a los roles, que cada miembro de la Unidad asume, y sus permisos la información de los servidores, y esto fueron los resultados: Coordinadores: Tienen todos los permisos y acceso a toda la documentación del servidor: serverecono1 (para saber las especificaciones de cada servidor manejado en la Unidad, remítase a la Tabla 3). Monitores Máster: Privilegios de lectura y escritura de la carpeta correspondiente al grupo que dirigen. Monitores Junior: Tienen acceso a la carpeta de la investigación a cargo, con permisos de escritura y lectura, y para el resto de documentación tienen permiso de lectura, y muy ocasionalmente de escritura. IT s: o o (Analista de sistemas de información): Tiene acceso a la carpeta de IT s a los documentos de informes, ubicado en el servidor: serverecono1. John Jairo Vargas (Coordinador de servicios WEB):

6 Tiene acceso a la carpeta de IT s a los documentos de informes, ubicado en el servidor: serverecono1. o Diego Jiménez Arévalo (Analista de Infraestructura y Redes): Tiene acceso a todos los documentos y carpetas de cada uno de los servidores. Inventarios: Acceso a serverecono1\it$\ con ciertos permisos de lectura, y a la carpeta de coordinación de inventarios lectura y escritura. Soporte: Poseen permisos para ciertos documentos de la carpeta IT s Volumen del conocimiento de la UIFCE: En la entrevista que se le realizó a Diego J. Arévalo mencionada anteriormente se mostró ciertas especificaciones de las particiones, espacios ocupados y libres de los servidores. La información se muestra a continuación en la Tabla 1. TABLA 1. ESPECIFICACIONES DE LOS SERVIDORES DE LA UIFCE (HASTA EL ). SERVIDOR PARTICIÓN C ESPACIO LIBRE PARTICIÓN C PARTICIÓN D ESPACIO LIBRE PARTICIÓN D SERVERECONO1 12 GB 372 MB 668 GB 58,5 GB SERVERECONO2 12 GB 1,30 GB 266 GB 684 MB SERVERECONO6 147 GB No informa 1,48 TB No informa SERVERECONO5 333,8 GB 20,4 GB No informa No informa SERVERECONO3 (LINUX) (SDA1) 73 GB 60 GB No informa No informa En general el servidor que más se utiliza en la Unidad de informática es el serverecono1 y analizando la tabla anterior se puede observar que, de la capacidad disponible que tiene, es muy reducido el espacio libre. Hasta el primer semestre del 2013, el volumen de información que tenía era de 265,4 GB y como es de inferir ese volumen ha crecido en estos meses (pronto se va a realizar mantenimiento a los servidores y actualizar los datos de particiones, espacios libres y volúmenes de información), pero por ahora estos son los datos en que nos vamos a basar Comparación De Software Gestores Del Conocimiento.

7 En el mercado encontramos una gran variedad de programas especializados en la gestión del conocimiento, y en la Tabla 2 se muestran las funciones, costos y herramientas, que ayudarán a elegir el mejor software para gestionar el conocimiento para la Unidad de Informática de la Facultad de Ciencias Económicas (UIFCE).

8 TABLA 2. TABLA COMPARATIVA DE SOFTWARE GESTORES DEL CONOCIMIENTO. SOFTWARE DESCRIPCION COSTOS HERRAMIENTAS Lotus Discovery Server (IBM) El Discovery Server proporciona herramientas Privativo, Alto costo. 1. Taxonomía del conocimiento. 2. Métrica, analiza la relación existente entre cada usuario y sofisticadas que los documentos. clasifican los 3. Edición de aplicaciones de documentos y la acuerdo a las necesidades de la información del organización. usuario. [7] 4. Interfaz sencilla. Opentext Document Management Ofrece una gestión completa del ciclo de vida de cualquier documento electrónico. [10] Software Libre. Gratis Demo. Costos medios o bajos dependiendo la versión 1. Compatible con las bases de datos Oracle RAC y Oracle 11g R2. 2. Gestiona cualquier tipo de documento en cualquier formato. 3. Valorar y criticar un documento. 4. Se pueden configurar hasta 9 niveles de permisos de una carpeta o documento. 5. Registro completo del uso de los documentos. OpenKM Proporciona capacidades completas de gestión de documentos. Facilita la creación de conocimiento y mejora la toma de decisiones.[13] Peeraware Permite Chats en línea y compartir documentos de utilidad, para los miembros de la organización. [11] Software Libre. OpenKm Community Gratis. OpenKM Cloud 257,844 COP mensuales. Gratis 1. Compatible con cualquier base de datos. 2. Se pueden realizar foros alrededor de los documentos, junto con chat en línea. 3. Registro completo del uso de documentos y carpetas por parte de los usuarios. 4. Su capacidad de memoria es igual a la del computador o servidor desde el que se trabaje. 5. Soporte Multilingüe. 1. Permite chats y subida de archivos. 2. No se sabe si es capaz de almacenar grandes repositorios y su organización posiblemente no sería la más adecuada.

9 File Net (IBM) Ayuda a satisfacer la gestión de contenidos con mayor velocidad, eficiencia y precisión. [12] Privativo. Alto costo. 1. Gestión de un único repositorio (repositorios IBM). 2. Integración unicamente con Microsoft SharePoint y Microsoft Office. 3. No hay Integración con Open Office Elección del Software más adecuado para la UIFCE. Analizando la Tabla 2 se aprecia que existen múltiples sistemas para la gestión del conocimiento, cada uno tiene alguna(s) ventaja(s) sobre los demás, pero en general, estos programas tienen herramientas muy parecidas exceptuando Peeraware, del que se encontró una utilidad más de socialización de temas e información que de gestión, búsqueda y edición de documentos. Entonces, analizamos los dos software cuya capacidad podría llegar a satisfacer las necesidades de la Unidad encontramos: Opentext Document Management y OpenKm. Se eligió OpenKM por que tiene una interfaz gráfica sencilla, fácil uso y compatibilidad con cualquier base de datos, además que ha desarrollado foros, videos y una wiki para ayudar al cliente a manejar el software. Junto con la investigación realizada el año sobre Herramientas de KMS, se llegó a la misma conclusión de que OpenKM es el sistema gestor de conocimiento que se adapta mejor a las necesidades de la UIFCE. Es necesario entender que la calidad del producto (software) es muy diferente a la calidad del desarrollo del modelo, sin embargo la calidad del modelo influirá en la calidad del producto final GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN CON OPENKM Qué es? OpenKM es una aplicación web de gestión documental que utiliza estándares y tecnologías Open Source la cual proporciona el control de versiones, metadatos, escaneo, comentarios, foros sobre el programa, workflow (flujos de trabajo), entre otras. Esto permite una fácil comunicación que conecte a las personas a otras personas, la información a la información, y las personas a la información, ayudando a gestionar, de forma más eficiente, la inteligencia colectiva que reside en los recursos de la compañía. OpenKM integra en una sola aplicación fácil de usar todas las funcionalidades para colaborar, gestionar y buscar documentos con el fin de mejorar la productividad en forma de prácticas compartidas y hacer que mediante su interfaz intuitiva el usuario pueda recopilar información digital, colaborar en la organización de documentos y proyectos lo

10 que a su vez permitirá a la empresa a capitalizar el conocimiento acumulado a través de la localización de documentos y fuentes de información de forma sencilla y rápida. [13] Qué documentos permite indexar? OpenKM permite al usuario subir, trabajar y almacenar archivos creados en Open Office, la suite ofimática de Microsoft (MS Excel, MS PowerPoint, MS Word), documentos cuyas extensiones sean PDF, HTML, XML, TXT, RTF, JPEG EXIF and MP3 ID3. También se indexan ficheros TIFF cuando el motor de OCR está configurado Arquitectura OpenKM: Ilustración 1 Arquitectura OpenKM Para implementar este software se requiere conocer un poco de la forma en que esté constituido para saber si se ajusta completamente a las necesidades de la Unidad. Dentro de su arquitectura lo más relevante es: Interfaz (Color verde): El usuario accede a la aplicación a través de un navegador (Firefox, Chrome o Explorer), además posee una integración con dispositivos móviles, aunque con una limitación de las herramientas. API (Color Azul- Superior Derecho): Es un OASIS estándar abierto que permite la interconexión del usuario y la gestión de los documentos del repositorio, a través de la WEB. Spring Security (Color Rojo superior): Es el módulo más importante (a nivel de seguridad), ya que en esta capa es donde se controla el acceso a los usuarios. El proceso de autentificación se puede dar a través de un servicio central de Autentificación o a través de una base de datos.

11 Core (Color Rojo- mitad): Implementación de la lógica de la gestión y procesamiento de documentos, carpetas, registros y correos electrónicos. Storage (Color Azul- Inferior izquierdo): El almacenamiento de datos se hace en una base de datos (Compatibilidad con varias bases de datos). Buscador (Color Amarillo claro- Inferior): utiliza como motor de búsqueda: LUCENE, su búsqueda la realiza sin importar si los documentos son o no binarios. Antivirus: (Color Amarillo- derecha mitad): OpenKM se puede integrar con la mayoría de antivirus, protegiendo los documentos del repositorio y el computador de los usuarios. Catálogo y Metadatos (Color Amarillo-Inferior): Permite leer e identificar el código de barras de los documentos, y ampliar su capacidad. Estadísticas e Informes (Color Amarillo-Inferior derecho): a través de esta aplicación, el administrador controla el estado de la aplicación. [16] Requerimientos del Hardware: Para todas las versiones de OpenKM es necesario, como mínimo Intel Pentium 4 y 256 MB de memoria RAM. OpenKM Small, con una capacidad para menos de 25 usuarios, y un repositorio de 10 a 60 GB, requiere de: -1GB de RAM. -Dual Core 2 (1,86 GHz) a 200 GB de Hard Disk. OpenKM Medium, capacidad para más de 50 usuarios, y un repositorio de más de 150 GB, necesita: -2GB de RAM. - Quad Core (2,2 GHz) a 500 GB de HD. OpenKm (Virtualized Server), para menos de 50 usuarios, y un repositorio de 20 a 50 GB, requiere: - 1 GB de RAM. - Due Core 2 (1,86 GHz) a 100 GB de HD. [17] No existe límite para subir ficheros, más que la capacidad del hardware. Si se desea limitar el tamaño máximo a subir, esto se puede hacer modificando el OpenKM.cfg; Para gestionar grandes repositorios OpenKM se puede configurar en una arquitectura de clúster (Se está trabajando en ello pero no estará disponible en la Versión Community). o Los sistemas operativos compatibles con el software son: GNU Linux (recomendado, por su mayor estabilidad), Windows desde su versión XP, Solaris y Mac OS.

12 o El almacenamiento de los repositorios, se hace a través de un directorio o cualquier Sistema de gestión de Base de Datos (SGBD) como: Oracle, PostgreSQL, MySQL etc. o En un principio se creyó que una desventaja de utilizar OpenKM (versión instalación) sería la dificultad de acceder a los repositorios, desde cualquier computador, pero OpenKM permite la integración con Dropbox. o Cuántos usuarios podrían estar usando OpenKM simultáneamente? Hay algún máximo establecido o depende de la capacidad (hardware) del servidor?, En realidad no hay ningún límite de usuarios simultáneos, sólo se requiere usar un servidor con las características necesarias, (Los requerimientos de Open son muy bajos en cuanto a Software). [18] A continuación se mostrará las características de los servidores y computadores utilizados por la UIFCE (Tabla 3 y 4) para comparar dichas características con los requerimientos de Hardware de OpenKM, y poder determinar si OpenKM es compatible con la UIFCE.

13 TABLA 3. CARACTERÍSTICAS HARDWARE DE LOS SERVIDORES UIFCE 3 SERVIDOR PROCESADOR MEMORIA RAM HARD DISK Serverecono1 Intel Xeon 1.86 GHz 4 GB 680 GB Serverecono2 Intel Xeon 1.86 GHz 4 GB 278 GB Serverecono6 Intel Xeon 2.76 GHz 2 Procesadores 32 GB 1171 GB Serverecono5 Intel Pentium III 1.13 GHz 1 GB GB Serverecono3 Intel Pentium GHz 1 GB +73 GB TABLA 4. CARACTERÍSTICAS HARDWARE DE LOS COMPUTADORES DE COORDINACIÓN Y SALA 6. 4 Placa del Computador Hard Disk Procesador Memoria RAM GB PENTIUM GHZ 512 MB GB INTEL PENTIUM D GHZ 1 GB GB PENTIUM GHZ 512 MB - 2 GB GB PENTIUM GHZ 512 MB GB PENTIUM GHZ 2 GB GB INTEL CORE 2 DUO E GHZ 3 GB GB INTEL CORE 2 DUO E GHZ 4 GB GB INTEL CORE 2 DUO E GHZ 4 GB GB INTEL CORE 2 DUO E GHZ 2 GB GB INTEL PENTIUM D GHZ 512 MB GB PENTIUM GHZ 512 MB - 2 GB GB PENTIUM GHZ 512 MB GB INTEL CORE I GHZ 4 GB GB INTEL CORE I GHZ 4 GB GB INTEL CORE 2 DUO E GHZ 3 GB GB INTEL PENTIUM D GHZ 3 GB GB INTEL CORE 2 DUO E GHZ 4 GB GB INTEL CORE 2 DUO E GHz 2 GB GB INTEL CORE I GHZ 4 GB GB INTEL CORE I GHZ 4 GB GB INTEL CORE 2 DUO E GHZ 3 GB GB PENTIUM GHZ 512 MB A partir de esta información se infiere que las características de algunos servidores cumplen con los requerimientos básicos para pequeñas instalaciones de OpenKM (Small) 3 Información proporcionada por Diego Arévalo 4 Datos entregados por el Coordinador de Inventarios Julián Rubiano

14 o la opción de OpenKM en un servidor virtualizado pero se necesitaría evaluar si el repositorio ofrecido sea lo suficientemente robusto para las aplicaciones dentro de la Unidad. Por otra parte, si se desea algo más amplio en el sector de los repositorios se tendría que pensar ya en una instalación Medium para la cual los procesadores de estos servidores se quedarían cortos comparada a los requerimientos mínimos, lo cual llevaría a pensar o en la adquisición de un nuevo servidor o arriesgarse a trabajar con una baja o nula eficiencia en su ejecución repercutiendo después en el manejo por parte del usuario Generalidades de OpenKM Características generales: Administración: Todas las operaciones que realiza el usuario se almacenan en una base de datos (Registro detallado). Ver Perfiles de usuario (Documentos y funciones a las que puede acceder el usuario). Desbloquear, editar y retirar documentos. Programador de tareas y tareas inteligentes. Acceso al Repositorio. Seguridad: Autentificación del Usuario (Este servicio se da a través de una autentificación centralizada, o contra una base de datos, en la que se encuentren registrados los usuarios) Tiene soporte para gestión de diversas bases de datos -al mismo tiempo-, pero por defecto viene con una base de datos integrada. Controla permisos de carpetas y documentos. Registro de todas las operaciones que realiza el usuario. Fiabilidad: Por defecto todos los archivos que maneje OpenKM se guardan en la carpeta $ TOMCAT_HOME / repositorio. Por dicha razón si deseamos hacer un backup, debemos realizar una copia de esta carpeta. En caso de que hayamos configurado otra base de datos, necesitaremos hacer respaldo de esa carpeta. Si un día se decide cambiar de DMS (Software de Gestión Documental), no hay de qué preocuparse, desde el menú de administración, se dispone de la opción de exportar todo el repositorio en una carpeta, del servidor y luego desde el nuevo DMS, poder importarla. En algunos casos al arrancar el sistema la base de datos se formatea, y se encontró que se debe modificar el parámetro hibernate.hbm2ddl para que la base de datos no se resetee al arrancar el servicio. Gestión de Documentos: Documentos personales y papelera de reciclaje para cada usuario. Extracción inteligente de palabras clave.

15 Conversor de texto a audio. Servicio de chat. Pre visualización de documentos. (AutoCAD, MS office family, Open office family, ficheros de PDF, videos y sonido, imágenes, DICOM); La opción no está disponible en la versión a prueba. Para la pre-visualización de documentos en Windows, tienes que instalar el Open Office y meter el path oportuno de Windows [19]. Características (cliente web): Ofrece una interfaz sencilla y fácil de manejar Funciona con los navegadores más usados (Firefox, Chrome, Safari, Explorer). Posee un Antivirus, que analiza todos los documentos que se suben al repositorio. Restringe permisos de roles (Aplica también para la versión instalación) Traducción a varios idiomas (Según OpenKM) Android & IPhone soportan algunas funcionalidades. Carga masiva de archivos ZIP Filtros de Búsqueda, básicos y avanzados. Permite hacer foros en torno a los documentos publicados.[19] Mapeo de la Información Para comenzar la implementación de OpenKM dentro de la Unidad, se requiere previamente tener conocimiento de la información que se va a gestionar y de la cantidad de usuarios que van a tener acceso a ella; para ello se realizará un esquema de la organización y luego el mapeo de la información que se va a gestionar.

16 DIRECCIÓN COORDINACIÓN (2 personas) Ingresan a Serverecono1 Toda la información con todos los permisos Proyecto UIFCE IT Manager Monitores Máster (3 Personas) Monitores Junior (17 personas) Sistemas de Información (1 persona) Cada usuario tiene distintos permisos de lectura(r) y escritura(w) Acceden a Servicios Web (1 persona) Serverecono1 Serverecono1 Soporte Técnico (2 persona) Soporte IT Investigaciones Otra documentación (R) Proyectos Inventarios (1 persona) Investigación Propia (R-W) Infraestructura (1 persona) Todos los servidores PERSONAL UIFCE 29 personas (apróx.) Ilustración 2. Esquema de la organización y acceso a carpetas 4. Manual OpenKM - Versión Trial Professional Para comenzar a trabajar con el software se realizó la instalación de la versión Profesional Trial de OpenKM Con esta versión instalada, se realizaron pruebas básicas como lo son el ingreso a la aplicación en distintos navegadores (Firefox, Chrome e Internet Explorer) Ingreso Para iniciar la aplicación es necesario comenzar la sesión abriendo la terminal de Tomcat, la cual se hace buscando el ícono en el escritorio llamado Start OpenKM creado por defecto o de no estar disponible ahí es necesario buscarlo en el menú de inicio (variando del sistema operativo instalado en la máquina).

17 Luego de esto, ingresa por su navegador de internet entre los ya especificados con anterioridad a la dirección: < del servidor: 8080/OpenKM/>. Para acceder por primera vez se utilizó el usuario que OpenKM tiene por defecto: okmadmin el cual tiene un rol de administrador (tiene los derechos de control, creación de usuarios, creación y edición de archivos, entre otros). En este primer intento se reconoció la interfaz de usuario (véase en la ilustración 2) y se comenzó a comprobar la forma de indexar archivos y las extensiones que se permiten subir. A su vez se percibió que las especificaciones técnicas que manejan son las del equipo que en este caso se usó como servidor. Ilustración 3. Interfaz de usuario de OpenKM Creación de usuario- Concesión de Permisos Luego de subidos algunos archivos aleatorios, se procedió a crear un usuario con un rol limitado (rol de usuario) para verificar si se podía conectar desde otro equipo y las acciones que éste puede realizar dependiendo de las asignaciones determinadas por el administrador, que en este caso, fueron la remoción del permiso de eliminar y editar archivos. Para crear usuarios es necesario entrar con un rol de administrador: En la pestaña de administrador se ubica el logo designado para usuarios donde se desplegará la cantidad de usuarios que se encuentran habilitados y sus

18 respectivos roles, correo y si se encuentra activo o no. En el rótulo de la lista de usuarios aparece un ícono para adicionar usuarios. Cuando se selecciona esta opción aparece un formulario con los respectivos datos a ingresar y define el rol de dicho usuario. Ilustración 4. Formulario para crear usuarios Al completar los datos el usuario está creado y está listo para usarse desde otra máquina teniendo en cuenta que se debe configurar con la dirección del equipo utilizado como servidor. Por ejemplo, en este caso se escribe la IP del equipo (<http:// :8080/openkm/) para que acceda a los documentos ya guardados Indexar archivos Para subir archivos en la parte superior, en la barra de menú en la parte de Archivos existe la opción de Añadir documento. Al escoger esta opción aparecerá una ventana para seleccionar el documento e indexar y automáticamente éste aparecerá en la ubicación especificada siempre y cuando el usuario tenga permisos para ello, de lo contrario aparecerá un mensaje de error informando que no puede hacerlo y además el ícono de la carpeta estará rojo y no en su color habitual.

19 Ilustración 5. Barra de herramienta para indexar el documento Ilustración 6. Ventana para adjuntar un nuevo archivo

20 Ilustración 7. Mensaje de error al tratar de subir un documento en una ubicación sin autorización Importar carpetas Para importar datos se requiere tener permisos de administrador y tenerlo disponible en el servidor. En la parte superior izquierda en la pestaña Administración en el ícono de Import aparecerá un menú en el cual tiene que especificar la ubicación de donde se desea importar el documento y el lugar dentro de la cual se requiere que se almacenen los documentos. El proceso demorará dependiendo del tamaño del archivo.

21 Ilustración 8. Proceso de importar datos Creación de carpetas Para la creación de carpetas no se requiere necesariamente tener permisos de administración, todo depende si está autorizado para crear carpetas y/o documentos, en la ubicación deseada. Estando en la pestaña de escritorio, en la sección de taxonomía, se encuentra la carpeta okm:root. Ilustración 9. Carpeta okm:root

22 Da clic derecho sobre la mencionada carpeta, al realizar esta operación, se desplegará una ventana, y seleccionará la opción: <Crear carpeta>. Ilustración 10. Opción crear carpeta Al darle en esta opción aparecerá una nueva carpeta, lista para ponerle el nombre deseado, se presiona la tecla <Enter> y queda creada la carpeta. Ilustración 11. Nueva Carpeta Búsqueda básica de carpetas Para buscar cualquier carpeta, debe dirigirse a la parte superior izquierda, desplegar el menú de archivo y seleccionar la opción <Buscar carpeta>.

23 Ilustración 12. Búsqueda básica de carpetas Luego aparecerá una ventana, en la que podrá escribir el nombre de la carpeta que está buscando. Ilustración 13. Ventana: filtrado por carpeta. Aparecerán todas aquellas carpetas que contengan el filtro que digitó, luego selecciona la carpeta que está buscando, y da clic en la opción <Ir a la carpeta> Búsqueda básica de documentos Se repite el mismo procedimiento anterior solo que en lugar de seleccionar la opción de <Buscar archivo>, selecciona la opción <Buscar documento>. Ilustración 14. Búsqueda básica de documentos

24 Búsqueda de documentos similares Selecciona el documento deseado, luego va a la pestaña <archivo> y selecciona la opción <Buscar documentos similares>, si el documento seleccionado, tiene palabras en común con otros documentos, se abrirá una ventana mostrando la ruta de los otros documentos, de lo contrario la opción <Buscar documentos similares> estará inhabilitada. Ilustración 15. Búsqueda de documentos similares Mover documentos y/o carpetas Se dirige a la carpeta o documento que necesite mover, da clic derecho y se despliega un menú, en el cual seleccionará la opción <Mover>. Ilustración 16. Opción Mover carpeta y/o documento Al seleccionar esta opción aparecerá una ventana con la taxonomía de su repositorio.

25 Ilustración 17. Selección carpeta de destino (Mover) En la barra superior (encerrada en rojo), se tienen múltiples opciones: <Taxonomía>, <Plantilla>, <Documentos personales> o <Correo electrónico>, elija la opción en la que desee ver el repositorio, luego selecciona la ubicación a la que necesite mover la carpeta o documento, y finalmente de clic en la opción <Mover> Copiar documentos y/o carpetas Seleccione la carpeta o el documento que requiera copiar; al dar clic derecho, se desplegará un menú, en que seleccionará la opción <Copiar>. Ilustración 18. Opción copiar documentos y/o carpetas Aparecerá la ventana con la taxonomía del repositorio, seleccione la carpeta destino y de clic sobre la opción <Copiar>.

26 Ilustración 19. Selección carpeta de destino (Copiar) Eliminar documentos y/o carpetas Si su usuario tiene permisos de borrado, debe dar clic derecho sobre la carpeta y/o el archivo que se vaya a eliminar, se desplegará una ventana en la que dará clic en la opción <Eliminar>. Ilustración 20. Opción Eliminar Y luego, de clic en la opción aceptar Edición de documentos Para poder editar un documento, el usuario debe tener permisos de lectura y edición, selecciona el documento a editar, y da clic en la opción <Editar> (encerrada en rojo).

27 Ilustración 18. Opción Editar El programa abrirá el documento seleccionado, realice la edición que desee y luego guarde y cierre el documento. Estando en OpenKM de clic en el icono de actualización de documentos: Ilustración 19. Icono actualizar documentos. Luego de clic en la opción <enviar> de la ventana: actualización de documentos, y quedará guardada la edición que usted haya realizado. Ilustración 20. Ventana actualizar documentos. En caso de que se desee abortar la edición de documentos, debe dar clic en el icono <Cancelar edición>

28 Ilustración 21. Icono: cancelar edición Adición de palabras claves La adición de palabras claves, describe e identifica al archivo para futuras búsquedas, facilitando encontrar el archivo deseado. Para adicionar palabras claves, debe seleccionar el documento, carpeta o archivo que desee, en la parte inferior tiene múltiples opciones; en la pestaña de <Propiedades>, en la sección de palabras claves (Encerrada en rojo en la ilustración 22.) se agrega la palabra clave, y se digita enter. Ilustración 22. Palabras Claves

29 Descarga de Documentos Para descargar documentos hay dos maneras muy sencillas, la primera es dar clic derecho sobre el documento que se va a descargar y seleccionar la opción <Descargar> Ilustración 23. Descarga-Clic Derecho La segunda manera es seleccionar el icono <Descargar> y aparecerá la ventana de ubicación de la descarga. Ilustración 24. Icono de Descarga Accesos directos de teclado TABLA 5. ACCESOS DIRECTOS DEL TECLADO, EN OPENKM FUNCIÓN Renombrar Borrar Copiar Cortar Pegar Inserción de documentos Crear carpeta Ayuda Refrescar espacio de trabajo ACCESO TECLADO F2 Supr. Ctlr + Shif + C Ctlr + Shif + X Ctlr + Shif + V Insert Ctrl + N F1 F Selección Masiva

30 Para la selección rápida o masiva debe dar clic en el icono de <Selección>, que dará múltiples opciones, por ejemplo selección solo de carpetas, selección solo de documentos o selección de todo (Carpetas y documentos). Ilustración 24. Icono de Selección Después de seleccionar los documentos o carpetas que se requieran, se da clic derecho sobre cualquiera de los documentos seleccionados, y se elige la operación que desee, operaciones básicas como: eliminar, copiar o mover, u operaciones específicas como inserción de notas, palabras clave, entre otras Mis documentos Para ir a <Mis documentos> seleccione la pestaña de <Documentos personales>, aparecerán todas las carpetas propias de cada usuario, el acceso a cada carpeta (por defecto) está restringido únicamente al dueño de la carpeta, si desea cambiar esto vea: Administración de carpetas y documentos. En esta carpeta puede almacenar sus documentos personales y tener la seguridad que nadie más puede acceder a ella. Ilustración 25. Documentos personales En caso de que no aparezca la carpeta de su usuario por defecto, tendrá que proceder a crearla.

31 Creación de notas en documentos y/o carpetas Para crear notas y/o comentarios acerca del documento, seleccione el archivo al cual se le desea insertar una nota, y en la parte inferior seleccione la pestaña de <Notas>, allí se inserta la nota (ilustración 26.), con múltiples opciones de tamaño y tipo de letra, entre otras. Ilustración 26. Inserción de notas Administración de carpetas y documentos Para administrar los permisos de lectura, escritura, borrado y seguridad de un documento y/o carpeta, seleccione el archivo en cuestión, y en la parte inferior en la pestaña <Seguridad>, elija la opción actualizar. Ilustración 27. Administración de archivos

32 Aparecerá una ventana, la cual tiene dos opciones de administración, la primera a nivel general ( Roles ) en la que solo se distingue únicamente dos roles: el rol de usuario y el rol de administrador, y la segunda opción ( Usuarios ), reconoce cada uno de los usuarios con acceso al repositorio. En cualquiera de los dos casos se selecciona el usuario o rol de usuario que se desee administrar y da clic en la flecha con dirección a la derecha. Ilustración 28. Selección de usuario Aparecerá el usuario seleccionado en la parte derecha con las opciones de seleccionar o des-seleccionar los permisos del archivo previamente elegido, una vez se haya hecho la administración deseada, deberá dar clic en la opción <Cerrar> y en la pestaña de seguridad se mostrará la administración de archivos actualizada (ilustración 29). Ilustración 29. Permisos sobre los documentos

33 Historial de documentos específicos Para ver las modificaciones que ha sufrido el archivo desde su creación, este se selecciona, y luego en la parte inferior da clic en la opción <Historial> y se desplegará las lista de modificaciones que ha tenido el documento junto con las fechas y horas exactas; además tendrá la opción de restaurar el documento a un estado anterior o visualizarlo como se encontraba antes (Ilustración 30) Ilustración 30. Historial de documentos específicos Si desea borrar el historial debe seleccionar la opción <Compactar histórico>, aparecerá una ventana que le pregunta si está seguro de borrar el histórico del documento, y dará clic en la opción <Aceptar> Búsqueda avanzada de archivos Para realizar una búsqueda avanzada de cualquier documento o carpeta, se da clic en la opción <Buscador> que se encuentra en la parte superior derecha de la interfaz gráfica de OpenKM, y se selecciona <Ver búsqueda avanzada> y en la parte izquierda ingresa los datos necesarios para realizar la búsqueda de su archivo. En la pestaña <Básico> podrá ingresar datos como nombre, contenido y palabras claves del archivo, entre otras opciones y presionar enter para realizar la búsqueda. En la pestaña <Avanzada>, tendrá opciones más específicas sobre el archivo en cuestión, por ejemplo podrá seleccionar si lo que busca es un documento, un correo o una carpeta, además contará con la opción de seleccionar el tipo de documento (Word, Excel, Power Point etc.)

34 Ilustración 31. Búsqueda avanzada Idioma Al ingresar a OpenKM, en la parte inferior se tiene la opción de idioma con el que desea ingresar (OpenKM únicamente trae como opción inicial: Español, Inglés y Francés) en la que podrá escoger el idioma deseado, pero una vez ingresado al repositorio, también se puede cambiar el idioma, seleccionando la opción <Herramientas>, luego <Idiomas> y finalmente el idioma de preferencia Registro de actividades Únicamente los usuarios con rol de administrador pueden ver el registro de actividades de todos los usuarios. Debe seleccionar la pestaña <administración>, ubicada en la parte superior derecha de la interfaz gráfica y luego dar clic en el icono encerrado en rojo de la Ilustración 32. Ilustración 32. Registro de actividades En esta sección podrá ingresar rangos de fecha, usuarios específicos o acciones exactas de las que requiera información, una vez ingresa los datos da clic en <Search> y aparecerá el historial con las características que haya elegido Combinar Documentos

35 Para fusionar documentos.pdf, el usuario debe elegir los archivos a combinar, dar clic derecho y seleccionar la opción <Fusionar PDF>, luego saldrá una ventana con los archivos previamente escogidos (ilustración 33). Ilustración 33. Fusionar PDF Las flechas verdes permiten ordenar el documento, seleccionando el orden en que deben ir ubicados los documentos, una vez estructurado el nuevo PDF, se escribe el nombre que elija, y da clic en la opción <Fusionar> y quedará combinado el nuevo documento sin eliminar los archivos anteriormente escogidos Enviar documento como archivo adjunto Los archivos solo podrán enviarse a usuarios OpenKM, como un archivo adjunto de correo electrónico, tendrá que seleccionar el archivo a enviar, luego ir a <Archivos> y elegir la opción <Enviar documento adjunto>, aparecerá la siguiente ventana: Ilustración 34. Envío de documentos adjuntos Allí podrá elegir uno o más usuarios a los que desee enviar el documento adjunto, junto con una descripción o mensaje de notificación, luego da clic en la opción <Enviar>, y aparecerá un recuadro que le notifique que su correo ha sido enviado correctamente Subir un documento encriptado

36 Para subir un documento encriptado, debe ir al panel de <Herramientas>, seleccionar la opción Cryptografía y seleccionar <Subir documento encriptado> luego aparecerá un ventana en la que debe escribir una contraseña, la que desee, y luego aparecerá una ventana en la que podrá seleccionar el documento encriptado que esté buscando. Ilustración 35. Ejemplo de documentos encriptados Escaneo y subida directa de documentos Para escanear documentos, el usuario debe ir al icono de escáner en la parte superior: Ilustración 36. Icono Escáner Luego aparecerá una ventana en la podrá poner el formato y el nombre que desea que tenga el documento a escanear, y luego dará clic en la opción <Scanear y Subir>. Ilustración 37. Scan & Upload Extracción de estadísticas Esta opción solo está habilitada para los administradores, se encuentra en la sección de administración en el icono de <Statistics> y muestra todo lo relacionado con el repositorio tamaño de uso y disponibilidad de espacio del disco, de la memoria JVM, entre otros, le

37 permite al administrador, saber de una manera bastante gráfica como se está manejando la gestión del conocimiento de su organización. Ilustración 38. Estadísticas Exportación del Repositorio Está acción solo la pueden realizar usuarios con permisos de administración, selecciona la pestaña <Administración> y da clic en el icono de Exportar (Ilustración 39) Ilustración 39. Estadísticas En la sección: <Repository path>, se selecciona la ruta de los archivos en OpenKM, en la opción <Filesystem path> se ingresa la ruta del servidor o computador a donde se van a pasar los archivos. Si desea incluir Metadatos y el historial de los archivos seleccione ambos cuadros, de lo contrario deje los cuadros sin seleccionar y seleccione la opción <Export>. De esta manera los archivos que seleccionó anteriormente quedarán guardados en su computador o servidor Administración de Perfiles (Parámetros especiales)

38 Ilustración 40. Estadísticas Al entrar en la sección <Administración>, debe dar clic en el icono <User Profiles> y luego ingresar a la figura <Editar>, saldrá la ventana que se muestra a continuación: Ilustración 41. Parámetros especiales en la administración de usuarios En esta sección se pueden configurar distintos grupos de trabajo, con diferentes permisos a determinadas carpetas del repositorio, además puede seleccionar las columnas adicionales que desea que vean, para ello debe ingresar a la pestaña <Others> y en donde dice <Column> podrá seleccionar las columnas que sean pertinentes para el usuario. Para poder visualizar las columnas adicionales, debe cerrar OpenKM y volver a cargar el sistema, de esta manera podrá observar todos los cambios anteriormente realizados.

39 Ilustración 42. Columnas adicionales Pre visualización Para poder pre visualizar los archivos o imágenes en la versión Community de OpenKM es necesario realizar la configuración es necesario tener instalado en el servidor OpenOffice o LibreOffice, Flash Player e Imagemagick ya que OpenKM necesita convertir los archivos a SWF (Shockwave Flash Movie archivos de Adobe Flash Player) y configurar los siguientes líneas en el menú disponible en el rol de Administrador. Ilustración 43. Elementos a configurar para habilitar la pre visualización Estas líneas pueden editarse en la misma pestaña de configuración, haciendo clic en el lápiz. Para ello se debe tener cuidado en que sistema operativo se está trabajando puesto que los directorios cambian si se está trabajan en Windows o en alguna distribución libre (Linux):

40 Ilustración 44. Listado de opciones de configuración El resultado es: Ilustración 45. Pre visualización de imágenes O en el caso de los documentos:

41 Ilustración 46. Pre visualización de documentos 5. Resultados 5.1. Personalización de Logos Al explorar exhaustivamente el programa OpenKM, se encontró que desde la administración en el icono de <Configuraciones>, en las secciones donde se encuentran imágenes de OpenKM -Knowledge Managemet-, al editarlas (icono del lápiz), se pueden ingresar las fotos que se deseen, hay que tener cuidado con conservar los mismos tamaños de las imágenes predeterminadas, debido que si se modifican, la interfaz gráfica de OpenKM se puede des configurar. Ilustraciones 47 y 48. Personalización OpenKM 5.2. Implementación y Estabilidad La idea era probar que tan estable era OpenKM, cuando varios usuarios ingresaban a trabajar en el software. Previamente a la ejecución de dicha prueba se creó una copia de la carpeta Proyectos que se encuentra en el actual sistema de repositorios que se

42 maneja en la UIFCE. Además, se crearon los usuarios del actual personal de la UIFCE (28 usuarios) y a cada uno de ellos se les asignaron permisos dependiendo de su actual grupo de proyecto. Ilustración 49. Creación de usuarios UIFCE Para comprobar la estabilidad del software se solicitó la colaboración de algunos monitores, a los cuales se les solicitó que ingresaran con su respectivo usuario y ninguno de ellos presentó inconveniente para hacerlo (8 usuarios simultáneamente). Cada uno de ellos revisó el contenido de las carpetas ya que no todos podían ver la misma cantidad de carpetas, editaron un documento y trataron de eliminar y subir un archivo en diferentes carpetas pero como los permisos asignados no les permitieron hacerlo de forma aleatorio, es decir, solo podían hacerlo en la carpeta en la cual tenían permisos de escritura y de eliminación. Los usuarios, en su mayoría manifestaron que la plataforma era cómoda de manejar aunque la edición de documentos causó un poco de confusión ya que no pueden editar varios usuarios simultáneamente el mismo documento Trial vs. Free CARACTERÍSTICAS OPEN KM TRIAL OPENKM FREE Configuración de plantillas para distintos grupos de usuarios. Búsqueda de documentos sencilla y avanzada, con diversos criterios. Gestión de usuarios Control del ciclo de vida de los documentos.

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