INFORME DE GESTION 2012 Oficina de Calidad

Transcripción

1 INFORME DE GESTION 2012 Oficina de Calidad

2 INFORME DE GESTION OFICINA DE CALIDAD 2012 Fernando Hernández Moreno Profesional Universitario III María del Pilar Delgado Rodríguez Profesional Universitario I Alba Lucia Escobar Rincón Profesional II Yury Esperanza Guevara Benítez Auxiliar de Oficina I

3 INFORME DE GESTION OFICINA DE CALIDAD 2012 El presente documento contiene la gestión realizada por la Oficina de Calidad, teniendo como referencia los informes presentados durante las ocho (8) sesiones ordinarias realizadas por el Comité del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad SIGC, durante la vigencia Allí se destacan los diferentes eventos que permitieron transitar de la versión 1 a la 2 del Sistema Gestión de la Calidad SGC, como consecuencia de la restructuración administrativa realizada en el mes de marzo de Así mismo, este informe evidencia la sostenibilidad que se ha venido adelantando al Sistema Gestión de la Calidad SGC, en la búsqueda del cumplimiento de la Política y objetivos de la Calidad, el mejoramiento continuo de la eficacia, eficiencia y efectividad, así como su contribución al cumplimiento de los objetivos misionales

4 SISTEMA GESTION DE LA CALIDAD SGC - Versión 1 Sesión Ordinaria Comité del SIGC Febrero 14 de Apoyo a la sostenibilidad y mejora continua del SIGC, desde la perspectiva misional, reunión Seccional Girardot 8 de febrero de 2012, con la participación del Director administrativo y el proceso Docencia 38 asistentes. (Ver imagen), (ver soporte documental), 2. Actualización Documental de los procesos: Actualización Documental PROCESO Tipo documento Tipo Solicitud Numero Evaluación Interna y seguimiento Talento Humano Procedimientos Modificar 3 Formatos Modificar 8 Formatos Inactivar 4 Procedimiento Modificar 1 Formatos Crear 1 Formatos Modificar 3 Formatos Inactivar 8 Guía Crear 1

5 SISTEMA GESTION DE LA CALIDAD SGC - Versión 1 Sesión Ordinaria Comité del SIGC Marzo 13 de Apoyo a la sostenibilidad y mejora continua del SIGC, desde la perspectiva Misional, reunión Extensión de Facatativá 6 de marzo de 2012, con la participación del Coordinador administrativo y de los procesos de Docencia, Admisiones y Registro, Recursos Educativos y Documental 28 asistentes. (ver imagen), (ver soporte documental) 2. Participación en la comisión de actualización del Proyecto Educativo Institucional Febrero 15 de (ver soporte documental) 3. Diligenciamiento de la Encuesta MECI CALIDAD, rendición de cuentas a entes externos DAFP Febrero 16 y 17 de (ver soporte 1, ver soporte 2) 4. Socialización del Sistema Gestión de la Calidad Vr. 1 Proceso Gestión Bienestar Universitario 22 de febrero de 2012, participación de 9 funcionarios. (ver imagen), (ver soporte documental) 5. Socialización del Sistema Gestión de la Calidad Vr. 1 Proceso Gestión de Bienes y Servicios Recursos Físicos 28 de febrero de participación de 12 funcionarios. (ver imagen), (ver soporte documental) 6. Mejora al Procedimiento PCA01 Control de Documentos Marzo 1 de (ver soporte documental)

6 SISTEMA GESTION DE LA CALIDAD SGC - Versión 1 Sesión Ordinaria Comité del SIGC Marzo 13 de Actualización Documental de los procesos del Sistema Gestión de la Calidad PROCESO Alta Dirección Actualización Documental Tipo documento Tipo Solicitud Numero Procedimiento Crear 1 Procedimiento Modificar 1 Formatos Crear 1 Formatos Modificar 2 Calidad Formatos Modificar 1 Procedimiento Modificar 1 Talento Humano Formatos Modificar 2 Manual Inactivar 1 Financiera Formatos Modificar 3

7 SISTEMA GESTION DE LA CALIDAD SGC - Versión 1 Sesión Ordinaria Comité del SIGC Marzo 13 de 2012 Actualización Documental de los procesos del Sistema Gestión de la Calidad PROCESO Evaluación Interna y seguimiento Actualización Documental Tipo documento Tipo Solicitud Numero Formatos Crear 1 Formatos Modificar 13 Formatos Inactivar 4 7. Presentación del diseño de la Herramienta denominada Solicitud de Actualización de Documentos Internos SADI, del Sistema Gestión de la Calidad, elaborado por la Oficina de Calidad y que esta en desarrollo por el proceso Gestión Sistemas. Febrero 22 de (ver soporte documental)

8 SISTEMA GESTION DE LA CALIDAD SGC - Versión 1 Sesión Ordinaria Comité del SIGC Abril 10 de Realización prueba interna del aplicativo SADI. (ver soporte documental) 2. Actualización Documental de los procesos del Sistema Gestión de la Calidad PROCESO Planeación Institucional Actualización Documental Tipo documento Tipo Solicitud Numero Procedimiento Modificar 1 Formatos Inactivar 2 Caracterización Modificar 1 Docencia Manual Inactivar 1 Formatos Modificar 5 Guías Modificar 8 Sistemas Procedimientos Modificar 4 Financiera Procedimiento Modificar 1

9 SISTEMA GESTION DE LA CALIDAD SGC - Versión 1 Sesión Ordinaria Comité del SIGC Abril 10 de Actualización Documental de los procesos del Sistema Gestión de la Calidad PROCESO Bienes y Servicios Actualización Documental Tipo documento Tipo Solicitud Numero Procedimiento Modificar 1 Formatos Crear 2 Talento Humano Formatos Inactivar 5 Comunicaciones Caracterización Modificar 1 Procedimiento Modificar 1 Formato Modificar 1

10 SISTEMA GESTION DE LA CALIDAD SGC - Versión 1 Sesión Ordinaria Comité del SIGC Mayo 2 de Socialización del Sistema Gestión de la Calidad SGC, a estudiantes de 7 semestre del programa de Administración de Empresas Seccional Girardot. 32 asistentes. Abril 20 de (ver soporte documental) 2. Socialización y sensibilización del Sistema Gestión de la Calidad Proceso Gestión Control Disciplinario. Abril 23 de asistencia de 7 funcionarios. (ver soporte documental) 3. Actualización Documental de los procesos del Sistema Gestión de la Calidad PROCESO Bienes y Servicios Actualización Documental Tipo documento Tipo Solicitud Numero Procedimiento Modificar 1 Formatos Crear 2 Talento Humano Formatos Inactivar 5 Caracterización Modificar 1 Comunicaciones Procedimiento Modificar 1 Formato Modificar 1

11 Sesión Ordinaria Comité del SIGC Julio 24 de Socialización del Sistema Gestión de la Calidad versión 1 SGC, procedimientos y listado maestro de registros Sede Fusagasugá. Mayo 10 de 2012, asistencia de 13 funcionarios del Proceso Gestión Investigación. (ver soporte documental) 2. Capacitación para la implementación del Proceso de Gestión Control Disciplinario del Sistema Gestión de la Calidad versión 1. Oficina Bogotá, Mayo 11 de Asistencia de 8 funcionarios. (ver soporte documental) 3. Reunión de las oficinas de Planeación Institucional, Calidad y Control Interno, articulación para validar el cronograma de actividades propuesto, por la oficina de Calidad para la implementación del Sistema Gestión de la Calidad Vr. 2 Mayo 15 de Asistencia de 8 funcionarios. 4. Acompañamiento en el avance de implementación del los procesos del Sistema Gestión de la Calidad versión 1, por productos Seccional Girardot. Mayo 17 de Asistencia de 25 funcionarios. (ver soporte documental)

12 Sesión Ordinaria Comité del SIGC Julio 24 de Reuniones de trabajo del equipo integrado de Calidad. Propuesta de actividades para la implementación del SGC Vr. 2 - Mayo 22 de (ver soporte documental) 6. Desarrollo cronograma implementación del SGC versión 2 - Mayo 31 de (ver cronograma implementación del SGC VR.2 ), (ver soporte documental) 7. Definición de tareas individuales/ revisión documentos estratégicos y plan de comunicaciones - Junio 5 de (ver soporte documental) 8. Revisión de los manuales estratégicos del Sistema Gestión de la Calidad versión 1 Junio 12 de Procesos Calidad y Control Interno. (ver soporte documental) 9. Sensibilización del Sistema Gestión de la calidad versión 2, a partir de la restructuración Proceso Gestión de Bienes y Servicios. Junio 13 de (ver soporte documental) 10. Revisión Caracterizaciones del SGC, oficinas de Calidad y Control Interno Junio 21 y 26 de (ver soporte documental 1) y (ver soporte documental 2). Julio 16 y 23 de (ver soporte documental 3)

13 Sesión Ordinaria Comité del SIGC Julio 24 de Revisión de criterios para la aplicación de la herramienta de construcción de Política y objetivos de la Calidad versión 2 y propuesta de agenda el Comité de SIGC. Julio 10, (ver soporte documental) Julio 11, (ver soporte documental), Julio 17 (ver soporte documental) y Julio 18 de (ver soporte documental) 12. Acompañamiento al Proceso Gestión Planeación Institucional mejora a los procedimientos de : Estimación anual de ingresos, gastos y definición de disposiciones generales, Rendición de Cuentas entre otros. Julio 18 de Asistencia 9 funcionarios. (ver soporte documental) 13. Mejora al procedimiento Control de documentos Proceso Gestión Calidad. Julio 19 de (ver soporte documental)

14 Sesión Ordinaria Comité del SIGC Julio 24 de Documentos presentados al Comité del SIGC, de la nueva versión del Sistema Gestión de la Calidad a partir de la restructuración. Julio 24 de 2012 Cronograma de Actividades (ver cronograma implementación del SGC VR.2 ) Modelo de Operación conformado por : 4 Macroprocesos (Estratégico E, Misional M, Apoyo A y Seguimiento, Evaluación y Control S) y 19 procesos distribuidos en 4 Estratégicos, 4 Misionales, 9 Apoyo y 2 Seguimiento, Evaluación y Control. (Ver modelo de operación), (anexo Modelo de Operación) Justificación del Proceso Gestión Proyectos Especiales y Relaciones Interinstitucionales como Estratégico (ver soporte documental) Justificación del Proceso Gestión Peticiones, quejas y reclamos como Estratégico (ver soporte documental) Justificación del Proceso Gestión Comunicaciones como Estratégico (ver soporte documental) Justificación del Proceso Gestión Bienestar Universitario como Misional (ver soporte documental)

15 Sesión Ordinaria Comité del SIGC Julio 24 de 2012 Construcción de la política y objetivos de la calidad Vr. 2 (ver herramienta) Mascota y eslogan del Sistema Gestión de la Calidad Vr. 2 (ver Calidoso), (ver Eslogan) 13. Actualización Documental: El Comité propone y aprueba la nueva modalidad de actualización de documentos del Sistema: La oficina de Calidad, ejerce el filtro para la actualización documental y se obvia el tema de firmas de elaboro, reviso y aprobó y en cada comité se presentara un informe de los procesos solicitaron actualización documental y el tramite que se dio.

16 Sesión Ordinaria Comité del SIGC Agosto 28 de Reunión Oficinas de Comunicaciones, Extensión Universitaria y Calidad, publicación del Sistema Gestión de la Calidad Vr. 2 y organización del taller de construcción de Política y Objetivos de Calidad Vr. 2 Julio 27 de (ver soporte documental) 2. Socialización y sensibilización del Sistema Gestión de la Calidad Vr. 2 Proceso Gestión Control Disciplinario. Oficina Bogotá. Agosto 2 de (ver soporte documental) 3. Socialización y sensibilización del Sistema Gestión de la Calidad Vr. 2 Seccional Girardot. Agosto 8 de Gestores participantes 30. (ver soporte documental), (ver imagen) 4. Socialización y sensibilización del Sistema Gestión de la Calidad Vr. 2 Extensión Soacha. Agosto 9 de 2012 Gestores participantes 62, Seccional Ubaté, Extensiones Facatativá, Chía, Soacha, Chocontá y Zipaquirá y Oficina de Bogotá. (ver soporte documental), (ver imagen)

17 Sesión Ordinaria Comité del SIGC Agosto 28 de Taller de Construcción de la Política y Objetivos de la Calidad Vr. 2. Se convoca a la Dirección de la Universidad de Cundinamarca, con la asistencia de 49 funcionarios. Agosto 14 de (ver soporte documental), (ver imagen) 6. Socialización y sensibilización del Sistema Gestión de la Calidad Vr. 2 Agosto 21 de Sede Fusagasugá Proceso Gestión Talento Humano. Gestores participantes 10. (ver soporte documental). 7. Seguimiento y entrega Plan de Acción, oficina de Calidad 1 y 2 trimestre de 2012 Agosto 24 y 31 de (ver soporte documental) 8. Análisis de datos y construcción de la propuesta de la Política y Objetivos de la Calidad Vr. 2 a partir de los resultados obtenidos en el taller de agosto 14 de Agosto 28 de (ver soporte documental) 9. Presentación de la propuesta ante el Comité del SIGC para aprobación de la Política y Objetivos de la Calidad Vr. 2, - Agosto 28 de 2012 (ver soporte documental)

18 Sesión Ordinaria Comité del SIGC Agosto 28 de Presentación ante el Comité del SIGC de la propuesta de agenda de eventos por proceso, sede, seccionales y extensiones a realizarse entre el mes de septiembre y la primera semana del mes de octubre. Agosto 28 de 2012 (ver soporte documental) 11. Informe de la actualización documental del Sistema Gestión de la Calidad, entre el 25 de julio y el 27 de agosto de (ver soporte documental)

19 Sesión Ordinaria Comité del SIGC Octubre 23 de Socialización y sensibilización del Sistema Gestión de la Calidad Vr. 2 Agosto 21 de Sede Fusagasugá Proceso Gestión Financiera. Gestores participantes 22. (ver soporte documental) 2. Socialización y sensibilización del Sistema Gestión de la Calidad Vr. 2 Agosto 29 de Sede Fusagasugá Proceso Gestión Bienes y Servicios. Gestores participantes 30. (ver soporte documental) 3. Socialización y sensibilización del Sistema Gestión de la Calidad Vr. 2 Agosto 30 de Sede Fusagasugá Proceso Gestión Apoyo Académico. Gestores participantes 4. (ver soporte documental) 4. Socialización y sensibilización del Sistema Gestión de la Calidad Vr. 2 Septiembre 6 de Sede Fusagasugá Proceso Gestión Bienestar Universitario. Gestores participantes 12. (ver soporte documental) 5. Socialización y sensibilización del Sistema Gestión de la Calidad Vr. 2 Septiembre 24 de Sede Fusagasugá Proceso Gestión Docencia e Investigación. Gestores participantes 21. (ver soporte documental) 6. Medición de indicadores proceso Gestión Calidad tercer trimestre Octubre 1 de (ver soporte documental)

20 Sesión Ordinaria Comité del SIGC Octubre 23 de Revisión indicadores y plan de Acción proceso Gestión Calidad tercer trimestre Octubre 8 de (ver soporte documental) (Ver ficha metodológica) 8. Informe de Gestión a 30 de septiembre de 2012 Oficina de Calidad, sobre realización de eventos. (ver soporte documental) 9. Informe Oficina de Calidad Realización eventos para Socialización y sensibilización del Sistema Gestión de la Calidad Versión 2 Revisión de Caracterización y procedimientos por proceso. (ver informe), (Ver Estadísticas), 10. Informe de estado de la solicitud de actualización de documentos del Sistema Gestión de la Calidad Vr. 2, entre el agosto 29 y octubre 22 de (ver soporte documental septiembre), (ver soporte documental octubre)

21 Actividades desarrolladas entre el 24 de Octubre y el 17 de diciembre de Revisión y ajuste de la documentación del Proceso Gestión Calidad, previa auditoria interna de calidad III - Octubre 26 (ver soporte documental) y Octubre 31 (ver soporte documental), Noviembre 1 (ver soporte documental), Noviembre 6 (ver soporte documental) y Noviembre 9 de (ver soporte documental) 2. Revisión y ajuste de la documentación del Proceso Gestión Sistemas y Tecnología. Octubre 26 (ver soporte documental), Noviembre 14 de Gestores participantes 14. (ver soporte documental) 3. Auditoria Interna III de Calidad - Proceso Gestión Calidad Diciembre 3 de (ver soporte documental) 4. Participación como Auditores en la Auditoria Interna de Calidad III, realizada entre el 3 de diciembre y el 12 de diciembre de Fernando Hernández Moreno: Sede Fusagasugá Gestión Jurídica y Gestión Talento Humano y Extensión Soacha Gestión Sistemas y Tecnología María del Pilar Delgado Rodríguez: Sede Fusagasugá Gestión Jurídica, Gestión Admisiones y Registro y Gestión Documental.

22 Actividades desarrolladas entre el 24 de Octubre 23 y el 17 de diciembre de Rediseño de sistematización de los procedimientos de Control de Documentos y Control de Registros del Proceso Gestión Calidad Diciembre 17 de (ver soporte documental), (Ver diseño SADI) 6. Estadística de la solicitud de actualización documentos vs formalización de documentos por proceso. (ver soporte documental) 7. Estadística del numero de documentos por proceso. (ver soporte documental) 8. Estadística por Macroproceso y proceso de la formalización y publicación de documentos (ver soporte documental) 9. Estadística del numero de documentos publicados por trimestre 2012 (ver soporte documental) 10. Inscripción de la Oficina de Calidad en el Banco de proyectos institucional vigencia (ver soporte documental) 11. Entrega Plan de Acción Oficina de Calidad (ver soporte documental) 12. Informe de Seguimiento al Plan Operativo Anual de Inversiones del Sistema Gestión de Calidad (ver soporte documental)

23 1. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES OFICINA DE CALIDAD 2013