AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD

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1 PÁG 1 DE 8 VERSIÓN: 9 AUTORIDAD DEL SUBPROCESO: Jefe Oficina de Control Interno MACROPROCESO: Seguimiento a la gestión LIDER DEL SUBPROCESO: auditorias PROCESO: Evaluación y Seguimiento al Sistema de Control Interno OBJETIVO: Realizar la evaluación independiente y objetiva del SGC para determinar su conformidad con respecto a los requisitos establecidos en: el MECI, las normas ISO, NTCGP1000, los Sistemas de Gestión implementados en el DNP y la normativa vigente y aplicable a cada proceso, siguiendo los parámetros establecidos en la norma ISO ALCANCE: Inicia con la elaboración de la propuesta del programa de y finaliza con el informe de revisión de eficacia de las acciones formuladas y/o la justificación de la no formulación de acciones. Elabora la propuesta del programa de, teniendo en cuenta los criterios establecidos en los Lineamientos para Auditorías Internas y Auditorías Internas de Calidad AI-L01. de la Alta Dirección (Proceso Seguimiento a los sistemas de gestión) (Todos los procesos del DNP) Jefe de la Oficina de Control Interno (Proceso Evaluación y Seguimiento al Sistema de Control Interno) Requerimiento específico de Auditoría Plan Operativo de la OCI 1. Elaborar y socializar propuesta de programa de Jefe Oficina de Control Interno s Elabora presentación dirigida al para su revisión y presentación a los miembros del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno (CCSCI). Diligencia formato F-OCI-01 Nota 1: la selección del se realiza teniendo en cuenta los Lineamientos para Auditorías Internas y Auditorías Internas de Calidad AI-L01. Nota 2: El programa de podrá ser ajustado si así lo solicita el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno del DNP. Nota 3: Si la interna de calidad es producto de un requerimiento específico continúa con la actividad 4. F-OCI- 01 Programa de (R) Presentación (R) Acta CCSCI (R) Jefe de Control Interno Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno (CCSCI)

2 PÁG 2 DE 8 VERSIÓN: 9 CCSCI F-OCI-01 Programa de Presentación Acta CCSCI 2. Notificar y divulgar programa de El comunica a la del Proceso: objetivo, alcance, criterios, metodología a seguir y fechas de la Auditoría Interna de Calidad. El comunica al e integrantes del Equipo MECI SGC, las fechas establecidas para la realización de la Interna de calidad. El gestiona la divulgación del inicio de la interna de calidad y del programa de, a través de los diferentes medios de divulgación existentes en la Entidad. programación de para la dependencia (R) Correo electrónico con programación de a cargo (R) Comunicaciones de divulgación (R) Auditorias y Equipo MECI-SGC Servidores Públicos del DNP F-OCI-01 Programa de 3. Solicitar y distribuir los documentos de trabajo Solicita mediante comunicación escrita al Grupo de Planeación la documentación vigente en el SGC requerida para la interna, en calidad de documentos de trabajo y los distribuye a los diferentes auditores. escrita (R) Documentos de trabajo Administrador del SGC del DNP Administrador del SGC del DNP Correo electrónico con programación de a cargo Documentos de trabajo Requerimiento específico de Auditoría 4. Elaborar Plan de Auditoría y lista de verificación preliminar Revisa la documentación asociada al proceso (subprocesos, instructivos, lineamientos, guías, normativa, formatos, mapa de riesgos, TRD, entre otros), informes (balance de acciones de anteriores, revisión por la Dirección, herramientas de seguimiento y medición) y demás documentación asociada. Diligencia el formato F- OCI- 02 Plan de ; identifica aspectos a verificar y los registra en el formato F-OCI-04 Lista de verificación. formatos F-OCI- 02 Plan de y F- OCI-04 Lista de verificación preliminares (R)

3 PÁG 3 DE 8 VERSIÓN: 9 s F-OCI-02 Plan de y F- OCI-04 Lista de verificación preliminares 5. Revisar y Aprobar Plan de Auditoría y Lista de Verificación Revisa la información registrada en los formatos F-OCI-02 Plan de y F-OCI-04 Lista de verificación. En caso de ajustes, gestiona las modificaciones con el equipo auditor y remite los formatos revisados F-OCI-02 al y el F- OCI-04 al equipo auditor. El aprueba y envía el formato F-OCI-02 Plan de a la autoridad o líder con copia al representante del Equipo MECI-SGC de la dependencia y al equipo auditor. formato F-OCI- 04 Lista de verificación (R) formato F-OCI- 02 Plan de (R) Equipo MECI-SGC y formato F-OCI-04 Lista de verificación formato F-OCI- 02 Plan de 6. Realizar de campo Realizan la reunión de apertura, y solicitan firma en los formatos F-OCI- 02 Plan de y F-GDH-09 Control de asistencia. Entrevista a los auditados y diligencia el formato F-OCI-04 Lista de verificación y recopila información soporte. Al finalizar la entrevista informa al auditado las situaciones evidenciadas y las consigna en el formato F-GDH-09 Control de Asistencia Solicita el diligenciamiento del formato F-OCI-05 Evaluación a la interna de calidad. Ver Lineamientos para Auditorías Internas y Auditorías Internas de Calidad. AI-L01. F-OCI- 02 Plan de firmado (R) F-GDH-09 Control de asistencia diligenciado (R) F-OCI-04 Lista de verificación diligenciado (R) F-OCI- 05 Evaluación a la interna de calidad diligenciado (R)

4 PÁG 4 DE 8 VERSIÓN: 9 F-OCI-04 Lista de verificación diligenciado F-GDH-09 Control de asistencia diligenciado (R) 7. Evaluar situaciones evidenciadas Analizan la información registrada en los formatos F-OCI-04 Lista de verificación y F-GDH-09 Control de Asistencia, verifican frente a las evidencias recolectadas, evalúan las situaciones evidenciadas en la elaborando un documento preliminar para presentarlo a los auditores líderes y al coordinador de. Para la redacción de las no conformidades, oportunidades de mejora y buenas prácticas, aplican los criterios definidos en los Lineamientos para Auditorías Internas y Auditorías Internas de Calidad. AI-L01. Nota 4: Cuando al interior del equipo auditor se presenten dudas relacionadas con la evaluación de los hallazgos de la auditoria (interpretaciones legales, aplicabilidad de la normativa vigente, conceptos técnicos, etc.), es necesario consultar al experto técnico del tema designado. Documento preliminar con los hallazgos de la Documento preliminar con los hallazgos de la 8. Elaborar informe de la auditoria Jefe OCI Revisan en conjunto los hallazgos, ajustan el documento preliminar, generando el informe de (preliminar) de acuerdo con el análisis y aclaraciones efectuadas. Presenta el informe de (preliminar) al para su revisión, aprobación y posterior presentación en la reunión de cierre de la. Proyecta y envía comunicación confirmando fecha y hora de reunión de cierre de, solicitando que en lo posible participen las mismas personas que atendieron la interna de calidad. escrita confirmando reunión de cierre (R) Informe de (preliminar) Equipo MECI-SGC, Auditados y Equipo auditor

5 PÁG 5 DE 8 VERSIÓN: 9 Informe de (preliminar) 9. Realizar reunión de cierre de, Equipos auditores Equipo MECI- SGC, Auditados y Realizan la reunión de cierre de, en la cual el equipo auditor presenta el informe de (preliminar). En caso de requerirse ajustes al informe se deja evidencia en el formato F-GDH-09 Control de asistencia. Nota 5: El formato F-GDH-09 Control de asistencia, se diligenciará con toda la información relacionada con el cierre de la. Nota 6: Las actividades relacionadas con la evaluación de los auditores internos de calidad, se encuentran descritas en Lineamientos para Auditorías Internas y Auditorías Internas de Calidad. AI-L01. F-GDH-09 Control de Asistencia (R), Equipos auditores Equipo MECI-SGC, Auditados y Equipo auditor, Equipos auditores Equipo MECI- SGC, Auditados y F-GDH-09 Control de Asistencia 10. Elaborar informe definitivo y F- GP-14 Equipos auditores Realizan los ajustes correspondientes al informe de (preliminar), Remite informe de mediante comunicación escrita y en el evento en que los resultados de la evidencien No conformidades y/o oportunidades de mejora, diligencia el formato F-GP- 14 y lo adjunta. escrita Informe de Auditoría s F-GP- 14 Equipos auditores Equipo MECI-SGC, Auditados y Equipo auditor

6 PÁG 6 DE 8 VERSIÓN: 9 Proyecto de comunicación con Informe preliminar de y formatos F-GP-14 Solicitud de acciones preventivas, correctivas y de mejora parciales 11. Elaborar y Enviar informe consolidado de Auditorías Consolidan los resultados de la, clasificándolos de acuerdo con los objetivos definidos en el programa de, proyectan informe final de interna de calidad Presenta el informe final de al para su revisión y aprobación. Remite a través del aplicativo ORFEO el informe final de conforme a los directrices dadas en Lineamientos para el Control de la Gestión Documental- DC-L01. Informe consolidado de las internas de calidad (R) de la Alta Dirección para el SGC (Proceso Seguimiento a los Sistemas de Gestión) l Grupo de Planeación (Subproceso Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora) Autoridades o Líderes de processo (procesos auditados) Jefe OCI Equipos auditores Informe final de 12. Aplicar proceso de acciones preventivas, correctivas y de mejora Jefe de dependencia y/o, Supervisor y/o Proyecto, y/o de Proceso o proyectos Formula las acciones preventivas, correctivas y de mejora, de acuerdo con el proceso Acciones Preventivas Correctivas y de Mejora MC-AP y los Lineamientos para la Formulación y Seguimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora AP-L01. F-GP-14 de Solicitudes de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora ( R ) F-GP 24 Balance de Acciones de Mejora ( R ) Administrador del SGC del DNP Jefe de dependencia y/o, Supervisor y/o Proyecto, y/o de Proceso o proyectos

7 PÁG 7 DE 8 VERSIÓN: 9 Administrador del SGC del DNP Jefe de dependencia y/o, Supervisor y/o Proyecto, y/o de Proceso o proyectos F-GP-14 de Solicitudes de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora F-GP 24 Balance de Acciones de Mejora 13. Realizar seguimiento y revisión de eficacia Asesor Profesional o Contratista de la OCI Realiza seguimiento a la formulación de acciones y interna de revisión de eficacia en desarrollo de las actividades descritas en el Lineamientos para la Formulación y Seguimiento de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora AP-L01. Informe de seguimiento y/o revisión de la eficacia ( R ) Jefe de dependencia y/o, Supervisor y/o Proyecto, y/o de Proceso o proyectos Circular externa 06 de 2005 del DAFP Decreto 4110 de 2004 Ley 872 de 2003 Decreto 4485 de 2009 REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOS (Consulte en La Rebeca Normograma y otros documentos de origen externo) Decreto 943 de 2014 Norma NTC ISO Manual Técnico del MECI Norma NTC ISO 9001:2008 Norma NTC GP 1000:2009 REQUISITOS DE LAS NORMAS TÉCNICAS APLICABLES AL SUBPROCESO 4.1 Requisitos generales Control de documentos Control de registros Competencia, toma de conciencia y formación Auditoría interna Acción correctiva Acción preventiva Proceso SG-EV Evaluación y Seguimiento al Sistema de Control Interno. Proceso MC-RD Seguimiento a los Sistemas de Gestión. Subproceso MC-RD-AP Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora. Lineamientos para Auditoría Interna de Calidad AI-L01 -Auditoría interna -Plan de mejoramiento MECI

8 PÁG 8 DE 8 VERSIÓN: 9 F-OCI-01 Programa de F-OCI-02 Plan de F-OCI-04 Lista de verificación F-OCI-05 Evaluación a la interna de calidad F-GDH-09 Control de asistencia F-GP-14 Solicitud de acciones preventivas, correctivas y de mejora Mapa de riesgos MR-SG-EV Evaluación y Seguimiento al Sistema de Control Interno REVISÓ: APROBÓ: Julie Andrea Soto Laverde Profesional Oficina de Control Interno (Firma ) Diego Gustavo Falla Falla Jefe Oficina de Control Interno (Firma )

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