SELECCIÓN POR COMPARACIÓN DE PRECIOS

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1 PAG 1 DE 5 VERSIÓN: 2 AUTORIDAD DEL SUBPROCESO: Secretaria General MACROPROCESO: Gestión Administrativa y Logística LIDER DEL SUBPROCESO: PROCESO: bienes y servicios OBJETIVO: Seleccionar personas jurídicas para procesos no consultoría a fin apoyar las actividas finidas o requeridas por un proyecto inversión l DNP financiado con recursos Cooperación Técnica (donación) o crédito la Banca Multilateral, con base en las necesidas establecidas en el plan bienes y servicios. ALCANCE: Inicia con la elaboración los términos referencia y termina con la legalización l contrato. Este subproceso comienza con la elaboración los términos referencia por parte l área, acuerdo con lo establecido en el plan bienes y servicios, finiendo las especificaciones técnicas la necesidad contratación bienes y servicios diferentes consultoría. Paralelamente el área responsable solicita el Certificado Disponibilidad Presupuestal (CDP). Ver subproceso Disponibilidad Presupuestal FN-CS-DP. El área tramita la Apertura l Proceso a través una comunicación a la Secretaria General adjuntando CDP, Términos Referencia, No Objeción cuando y signación l. Solicitud Certificado Disponibilidad Presupuestal Términos referencia Secretaria General, (Subproceso: FN-CS-DP Disponibilidad Presupuestal) procesos interesados Plan Adquisición Bienes y Servicios SISGESTION 1. Elaborar los términos referencia Nota 1: Los términos referencia para las contrataciones con recursos crédito se aprobarán por parte l Operativo finido en el manual operativo l crédito, para las contrataciones con recursos Cooperación Técnica (donación) se aprobarán en una reunión en la que participan un representante la Secretaría General, un representante l, el o quien haga sus veces y el general l proyecto. y signación l Nota 2: Se solicitará, cuando, la no objeción a la fuente recursos acuerdo con lo establecido en el convenio la Cooperación Técnica (donación) o crédito y/o Plan bienes y servicios. Se be tener en cuenta en esta actividad la aplicación la normativa correspondiente a la Banca Multilateral, para los procesos Comparación precios. En los casos F-GP-25 (VERSIÓN 3) R: Registro SGC Planeación DNP

2 PAG 2 DE 5 VERSIÓN: 2 en que se requiera y a efectos modificar el método selección, la entidad berá solicitar el respectivo visto bueno por parte l organismo multilateral. Nota 3: La solicitud l CDP el área lo realiza a través l link solicitud l sistema SISGESTIÓN. Nota 4: El comité evaluación be estar conformado por mínimo tres (3) evaluadores. l Presupuesto CDP Términos Referencia 2. Alantar proceso selección La Secretaria General reasigna la solicitud apertura l proceso al, éste diligencia la solicitud cotización en el formato F-GCT-06 cuando, posteriormente elabora y remite a los posibles oferentes una comunicación solicitando las cotizaciones estableciendo lugar y fecha límite entrega. Los oferentes realizan sus respectivas aclaraciones, el las recibe y respon a todos sin especificar quién preguntó; si la aclaración genera una modificación la solicitud cotización inicial, se elabora la modificación correspondiente. Nota: Si la aclaración es técnica, se remite al área para dar respuesta. Formato Solicitud cotización F-GCT-06 diligenciado cuando Respuestas a solicitus aclaración cuando. solicitando cotizaciones Posibles oferentes Posibles oferentes Formato Solicitud cotización F-GCT-06 diligenciado cuando solicitando cotizaciones 3. Recibir y realizar evaluación Cotizaciones El recibe las cotizaciones los oferentes a través l Corresponncia, realiza el cierre la recepción las cotizaciones y las entrega al. El comité evaluador realiza la comparación precios mínimo tres oferentes, cuyas cotizaciones sean comparables y cumplan todas las especificaciones técnicas, escoge la oferta que resulte con el costo evaluado más bajo y diligencia el Formato Informe Evaluación Ofertas F-GCT-07, cuando. El área Cotizaciones ofertas F-GCT-07 cuando Solicitud aclaraciones cuando F-GP-25 (VERSIÓN 3) R: Registro SGC Planeación DNP

3 PAG 3 DE 5 VERSIÓN: 2, revisa el informe evaluación ofertas F- GCT-07, cuando antes su envío. Nota: En caso ser necesario aclaraciones a los oferentes, el remitirá la solicitud al, quién realizará el trámite respectivo. Cotizaciones ofertas F-GCT-07 cuando 4. Revisar y aprobar la evaluación las ofertas El revisa el Informe evaluación ofertas, si hay observaciones, solicita los ajustes al y éste se lo vuelve ajustado. Del Informe Evaluación ofertas aprobado se redacta una comunicación a los oferentes participantes notificando el resultado l proceso selección. El solicita los documentos al oferente seleccionado, acuerdo con el formato Requisitos para el trámite contratos persona jurídica F- GCT-03. ofertas revisado y aprobado Notificación resultados a los oferentes Oferentes ofertas revisado y aprobado 5. Reasignar trámite contratación - El reasigna la solicitud apertura l proceso al profesional l contratación que va a apoyar el proceso contractual, le entrega el Informe Evaluación aprobado y los documentos l oferente seleccionado, quien revisa los documentos soporte con base en los Requisitos para el trámite contratos persona jurídica F-GCT-03. Nota: Si la documentación soporte se encuentra completa, continúa el trámite, lo contrario mediante correo electrónico solicita la documentación faltante. y signación l CDP Términos Referencia - F-GP-25 (VERSIÓN 3) R: Registro SGC Planeación DNP

4 PAG 4 DE 5 VERSIÓN: 2 Grupo - y signación l CDP Términos Referencia 7. Legalizar el contrato - Una vez revisada la documentación, el profesional l diligencia el Formato Creación Beneficiario Cuenta F-SF-04 para firma la a l cuando, y remite la minuta l contrato, junto con los documentos soporte para visto bueno l y l l. El subproceso continúa con las actividas para la legalización l contrato ver subproceso elaboración y legalización contratos AD-CT-LE Minuta l Contrato l presupuesto (FN-CS-RP Registro presupuestal) contratación (Subproceso: AD-CT-EL Elaboración y Legalización Contratos) Ley Ley Decreto REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOS (Consulte en La Rebeca Normograma y otros documentos origen externo) Resolución Interna Resolución Interna Resolución Interna Normatividad Banco Mundial. Normatividad Banco Interamericano Desarrollo Comunidad Europea. REQUISITOS DE LAS NORMAS TÉCNICAS APLICABLES AL SUBPROCESO 4.1 Requisitos generales Control documentos Control registros 7.4 Adquisición bienes y servicios Acción correctiva Acción preventiva Información Primaria Sistemas Información ELEMENTO DEL MECI F-GP-25 (VERSIÓN 3) R: Registro SGC Planeación DNP

5 PAG 5 DE 5 VERSIÓN: 2 REVISÓ: Carine Pening Gaviria a Tatiana Mendoza Lara Secretaria General (Firma ) (Firma ) F-GP-25 (VERSIÓN 3) R: Registro SGC Planeación DNP