Personas y organizaciones. Administración de RRHH Autor: VALERIA MASSON

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1 Personas y organizaciones. Administración de RRHH Autor: VALERIA MASSON 1

2 Presentación del curso La administración de los Recursos Humanos y las personas y organizaciones son los protagonistas de este curso sobre RRHH en el que estudiaremos la reciprocidad entre el individuo y la organización, las relaciones de intercambio, el concepto de incentivo y contribuciones y el clima organizacional. En la segunda parte del curso estudiaremos el sistema de administración de recursos humanos, los recursos organizacionales y los estilos de administración de recursos humanos. 2

3 1. Las personas y las organizaciones Las personas se agrupan para formar organizaciones orientadas al logro de objetivos comunes. Cuando crecen, las organizaciones requieren mayor número de personas para la ejecución de sus actividades. Estas personas al integrarse a las organizaciones persiguen objetivos individuales diferentes de los que tenían en principio. Esto hace que los objetivos organizacionales se alejen de los individuales y no siempre concordaran. Casi siempre están en oposición. Si una de las partes saca ventaja, la otra trata de descontarla. Barnard hace una distinción entre eficiencia y eficacia en cuando s loa resultados de la interacción entre personas y organizaciones. Aunque toda persona debe ser eficiente para satisfacer sus necesidades individuales a través de su participación en la organización, también debe ser eficaz para alcanzar los objetivos organizacionales. Es necesario ser eficaz para producir resultados a la organización y eficiente para progresar personalmente. La mayor parte de la responsabilidad en la integración de ambos objetivos, corresponde a la alta gerencia, ya que ella debe establecer los medios, políticas y criterios. Etzioni señala que le dilema de las organizaciones esta constituido por tensiones inevitables entre las necesidades de la organización y las de su personal. El problema es la búsqueda del equilibrio entre los elementos racionales y no racionales del comportamiento del ser humano que constituye el problema central de la teoría organizacional. Argyris dice que los objetivos organizacionales y los individuales no siempre marchan a la par. La mayor parte de la responsabilidad en cuanto a la integración entre ambos recae sobre la alta gerencia. Mientras los individuos buscan sus satisfacciones personales, las organizaciones tienen necesidades. Y entre ellas sobresale el elemento humano. En tanto que el individuo proporciona habilidades, conocimiento y capacidades, la organización debe imponer responsabilidades definidas e indefinidas. La interacción entre personas y organizaciones es compleja y dinámica. El individuo debe ser eficaz (alcanzar los objetivos organizacionales mediante su participación) y ser eficiente (satisfacer sus necesidades individuales mediante su participación) para sobrevivir dentro del sistema. 3

4 2. Reciprocidad entre individuo y organización La interacción psicológica entre empleado y organización es un proceso de reciprocidad: la organización realiza ciertas cosas por el trabajador y para el trabajador, y del mismo modo el empleado responde trabajando. Algunos psicólogos se refieren a una norma de reciprocidad en tanto que algunos lo denominan contrato psicológico. Todo contrato presenta dos partes: - Contrato formal o escrito: acuerdo relacionado con el cargo que va a desempeñarse, el contenido del trabajo, horario, salario, etc. - Contrato psicológico: expectativa que el individuo y la organización esperan cumplir y alcanzar con la nueva relación. Es un acuerdo tácito entre individuo y organización para que las dos partes observen y respeten una amplia variedad de derechos, privilegios y obligaciones consagrados por la costumbre. Un contrato es un acuerdo o expectativa que las personas mantienen consigo misma y con los demás. Una fuente común de dificultades en las relaciones interpersonales es la falta de acuerdos explícitos y claros. El esclarecimiento de los contratos es importante para lograr una efectiva vivencia interpersonal. 4

5 3. Relaciones de intercambio Todo sistema social puede estudiarse en términos de grupos de personas ocupadas en el intercambio de sus recursos con base a ciertas expectativas. Estos recursos se intercambian constantemente y en ese intercambio se desarrollan contratos psicológicos, en los que prevalece el sentimiento de reciprocidad: cada uno evalúa lo que está ofreciendo y lo que está recibiendo a cambio. El objetivo de toda organización es atender sus necesidades y a la vez las de la sociedad mediante la producción de bienes o servicios por los cuales recibe una compensación económica. Las personas forman una organización porque esperan que su participación satisfaga necesidades. Para lograrlas están dispuestas a incurrir en ciertos costos o a hacer esfuerzos, pues esperan que esa satisfacción sea mayor que los costos y evalúan el grado de satisfacción esperadas y los costos mediante sus sistemas de valores. El individuo ingresa a la organización cuando espera que su satisfacción personal sea mayor que sus esfuerzos. Si cree que sus esfuerzos sobrepasan las satisfacciones que obtiene, estará dispuesto a dejar la organización. La organización espera que los individuos contribuyan con más de lo que ella brinda. Se evalúa el costo / beneficio e inversión / retorno en este proceso de intercambio. Es un problema de negociación y comunicación: cada parte debe comunicar con claridad a la otra que pretende y que puede invertir y cuanto pretende obtener de retorno. 5

6 4. Concepto de incentivo y contribuciones La interacción entre personas y organizaciones puede explicarse mediante el intercambio de incentivos y contribuciones. - Incentivos: pagos hechos por la organización a sus trabajadores (salarios, premios). Cada incentivo tiene un valor de utilidad que es subjetivo y varía en cada individuo. - Contribuciones: pagos que cada trabajador hace a la organización a la cual pertenece (trabajo, esfuerzo). A cambio de los incentivos cada contribución tiene un valor de utilidad que varía según la organización. De estos dos conceptos surge el equilibrio organizacional: - Una organización es un sistema de comportamientos sociales, interrelacionados, de personas que trabajan en ella. - Cada trabajador recibe incentivos a cambio de los cuales hace contribuciones. - Cada trabajador seguirá participando en la organización si los incentivos que les ofrecen son iguales o mayores que las contribuciones que se les exigen. - Las contribuciones hechas por los trabajadores constituyen la fuente en la cual la organización se suple y alimenta para conseguir los incentivos que ofrece a estos. - La organización será solvente y seguirá existiendo si las contribuciones son suficientes para proporcionar incentivos Este equilibrio refleja el éxito de la organización en remunerar a sus empleados con incentivos adecuados y motivarlos a seguir contribuyendo a la organización, con lo cual garantiza su supervivencia y eficacia. El primer paso es que los individuos hallen a las organizaciones más adecuadas a sus necesidades y estas encuentren los individuos más adecuados a sus expectativas. El segundo paso es la acomodación y el ajuste recíproco entre individuos y organizaciones. El tercer paso se refiere a los individuos que desarrollan carreras dentro de las organizaciones. 6

7 5. Clima organizacional Del concepto motivación (individual) surge el concepto clima organizacional (organización). Las personas se hallan en un proceso continuo de adaptación a una variedad de situaciones para satisfacer sus necesidades y mantener cierto equilibrio individual. La adaptación varía de una persona a otra y de un momento a otro. Una buena adaptación significa salud mental. Las tres principales características de las personas mentalmente sanas son: - Las personas se sienten bien consigo mismas. - Las personas se sienten bien con las demás personas. - Las personas son capaces de enfrentar las exigencias de la vida y de las situaciones. Si la motivación es elevada el clima organizacional suele ser alto. Un clima bajo se caracteriza por estados de desinterés, apatía, insatisfacción y depresión. El clima representa el ambiente interno existente entre los miembros de la organización y se halla relacionado con el grado de motivación. Es la cualidad o propiedad del ambiente organizacional percibida o experimentada por los miembros de la organización, que influye en su comportamiento. 7

8 6. Sistema de administración de recursos humanos La administración es el modo de lograr que las cosas se hagan de la mejor manera posible a través de los recursos disponibles con el fin de lograr objetivos. Comprende la coordinación de recursos humanos y materiales para conseguir los objetivos. Cuatro elementos: - Logro de objetivos. - Por medio de las personas. - Utilizando tecnología. - En una organización. 8

9 7. Los recursos organizacionales La organización es un proyecto social que reúne varios recursos para alcanzar determinados objetivos. Sin recursos no pueden lograrse los objetivos. Los recursos son medios que las organizaciones poseen para realizar sus tareas y lograr sus objetivos. Pueden clasificarse en: - Recursos físicos o materiales: necesarios para efectuar las operaciones básicas de la organización. (espacio físico, terrenos, edificios y gran parte de lo que se refiere a tecnología). - Recursos financieros: se refieren al dinero, en forma de capital, flujo de caja, que están disponibles de manera inmediata o mediata para enfrentar los compromisos que adquiere la organización. Garantizan los medios para adquirir los demás recursos que la organización necesita. Definen la eficacia de la organización para lograr sus objetivos. - Recursos humanos: personas que ingresan, permanecen y participan en la organización. Están distribuidos en el nivel institucional de la organización, en el nivel intermedio y en el nivel organizacional. Las personas aportan a la organización sus habilidades, conocimientos, actitudes, etc. - Recursos mercadológicos: constituyen los medios que las organizaciones emplean para localizar, contactar e influir en los clientes o usuarios. Estos recursos comprenden todas las actividades de investigación y análisis de mercado, el sistema de ventas, promoción y publicidad. - Recursos administrativos: constituyen los medios con los cuales se planean, dirigen, controlan y organizan las actividades empresariales. Incluyen los procesos de toma de decisiones y distribución de la información necesaria. A cada área de recursos corresponde una especialidad de la administración y es administrado por un subsistema específico, que trata los aspectos directamente relacionados con el: Recursos administrativos: administración general Recursos materiales: administración de la producción: producción Recursos financieros: administración financiera: finanzas Recursos humanos: administración de recursos humanos: personal Recursos mercadológicos: administración mercadológica: marketing La administración requiere varias especializaciones y cada recurso una especialización. Las personas constituyen los recursos más complejos de que dispone la organización: los recursos humanos. 9

10 8. Estilos de administración de recursos humanos La ARH esta influida por los supuestos existentes en la organización sobre la naturaleza humana. Las organizaciones se diseñan y administran según las teorías que predominan, utilizando varios principios y presupuestos que configuran la manera como se administrarán las organizaciones y sus recursos. La teoría X y la teoría Y de McGregor Douglas McGregor distingue dos concepciones opuestas de administración basadas en ciertos presupuestos acerca de la naturaleza humana: la tradicional (teoría X) y la moderna (teoría Y). Concepción tradicional de la administración: teoría X - A los seres humanos no les gusta el trabajo y tenderán a evitarlo, siempre que ello sea posible. - Toda organización tiene objetivos, cuyo logro requiere que se obligue, se controle y se amenace con castigos a las personas que en ellas trabajan para que sus esfuerzos se encaminen hacia la consecución de esos objetivos. - El ser humano prefiere ser dirigido, en vez de dirigir. - El ser humano procura evitar las responsabilidades siempre que sea posible. - El hombre común es relativamente, poco ambicioso. - Las personas se preocupan sobre todo pos su propia seguridad y bienestar. Nueva concepción de la administración: teoría Y - El trabajo puede ser una fuente de satisfacción o de sufrimiento, dependiendo de ciertas condiciones. - El control externo y las amenazas de castigo no son los únicos medios para estimular y dirigir los esfuerzos. Las personas pueden ejercer autocontrol y auto dirigirse, si pueden ser convencidas de comprometerse a hacerlo. - Las recompensas en el trabajo se hallan ligadas a los compromisos asumidos. - Las personas pueden aprender a aceptar y asumir responsabilidades. - La imaginación, la creatividad y el ingenio se hallan en la mayoría de las personas. - El potencial intelectual del ser humano normal esta lejos de ser utilizado en su totalidad. McGregor recomienda una serie de ideas renovadoras y enfocadas hacia la aplicación de la teoría Y: - Descentralización y delegación: delegar las decisiones a los niveles inferiores de la organización para permitir que todas las personas se involucren en sus actividades y de ese modo satisfagan sus necesidades individuales. - Ampliación del cargo y mayor significación del trabajo: reorganización, 10

11 rediseño y ampliación del cargo implican actividades adicionales para las personas, las cuales provocan innovación y estimulan la aceptación de responsabilidad. - Participación y administración consultiva: las participaciones en las decisiones que afectan a las personas y la consulta que busca obtener sus opiniones, tienen la finalidad de estimularlas a dirigir sus energías a la consecución de los objetivos de la organización. - Auto evaluación del desempeño: están inspirados en la concepción tradicional (teoría X) tratan al individuo como si fuera un producto que está inspeccionándose en una línea de montaje. Teoría Z Ouchi muestra que la productividad es más una cuestión de administración de personas que de tecnología, de gestión humana sustentada en filosofía y cultura organizacional adecuadas que de enfoque tradicionales basados en la organización. El proceso decisorio es participativo y consensual. El empleo es vitalicio, existe estabilidad en el cargo y la organización funciona como una comunidad unida estrechamente por el trabajo en equipo. La mayor productividad se consigue a través de una visión cooperativa asociada a la confianza. Sistema de administración de las organizaciones humanas Likert denominó sistemas de administración: la acción administrativa puede asumir diversas características, dependiendo de condiciones externas e internas de la empresa. No existe una política de administración válida para todas las situaciones y ocasiones posibles. El contenido de cada una de esas cuatro variables organizacionales son: - Proceso decisorio: determina como se toman las decisiones de la empresa y quien las toma. - Sistema de comunicaciones: determina como se transmiten y reciben las comunicaciones en la organización. - Relaciones interpersonales: determina como se relacionan las personas en la organización y que grado de libertad existe en esa relación. - Sistemas de recompensas y castigos: define como motiva la empresa a las personas que la componen. Las cuatro variables anteriores toman formas diferentes en cada empresa. En conjunto, pueden constituir cuatro alternativas denominadas sistemas de administración. Sistema 1: autoritario coercitivo Se encuentra en organizaciones que emplean fuerza laboral intensiva y adoptan tecnología rudimentaria, el personal utilizado es de muy poca calificación profesional y de bajo nivel educativo (empresas de construcción civiles). Proceso decisorio: centralizado en la cúpula de la organización, que monopoliza la toma de decisiones. Sistema de comunicaciones: bastante precario. Solo se presentan comunicaciones verticales descendentes que llevan las órdenes. 11

12 Relaciones interpersonales: los contactos entre personas provocan desconfianza. Se prohíbe la organización informal, pues se considera perjudicial. Los cargos aíslan a las personas. Sistema de recompensas: énfasis en los castigos y las medidas disciplinarias. Obediencia estricta a reglamentos internos. Las recompensas materiales son escasas. Sistema 2: autoritario benévolo Se encuentra en empresas industriales que utilizan tecnología un poco más avanzada y fuerza laboral especializada y que ejercen cierto tipo de coerción para no perder por completo el control sobre el comportamiento de las personas. Proceso decisorio: centralizado en la cúpula de la organización, permite delegar un poco las decisiones sencillas y rutinarias. Sistema de comunicaciones: relativamente precario. Prevalecen las comunicaciones verticales descendentes sobre las ascendentes. Relaciones interpersonales: se toleran un poco. La organización informal es incipiente y se considera una amenaza para la empresa. Sistema de recompensas: énfasis en los castigos y las medidas disciplinarias aunque con menos arbitrariedad. Las recompensas salariales son más frecuentes y las sociales son raras. Sistema 3: consultivo Se emplea en empresas de servicios, como bancos y financieras, o en empresas industriales que tiene tecnología avanzada y políticas de personal más abiertas. Proceso decisorio: consulta los niveles inferiores, permitiendo la delegación y participación de las personas. Sistema de comunicaciones: se facilita el flujo de comunicaciones verticales (ascendentes y descendentes) y horizontales. Relaciones interpersonales: se deposita relativa confianza en las personas. La empresa estimula la organización informal. Trabajo en equipo o en grupos esporádicos. Sistema de recompensas: énfasis en las recompensas materiales (salarios) y recompensas sociales ocasionales. Las sanciones o castigos son raros. Sistema 4: participativo Se practica poco, predominan en organizaciones que utilizan tecnología compleja y el personal es especializado y desarrollado (agencias de publicidad). Proceso decisorio: delegado y descentralizado en su totalidad. La cúpula define la política y controla los resultados. Sistema de comunicaciones: las comunicaciones son vitales en el éxito de la empresa. Se comparte toda la información. Relaciones interpersonales: trabajo en equipo. Es importante la formación de grupos informales. Confianza mutua, participación e involucramiento grupal intensos. 12

13 Sistema de recompensas: énfasis en las recompensas sociales. Frecuentes recompensas materiales y salariales. Las sanciones son raras y, cuando se presentan, las deciden en grupos. 13

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