PORTABILIDAD. PORTABILIDAD. Es capaz de operar en cualquier marca de. MULTISUARIO. Es por naturaleza multiusuario, es decir, pueden PAQUETE

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2 CARACTERISTICAS TECNICAS AUTOTRAC El sistema AUTOTRAC goza de características técnicas que lo hacen un sistema amigable, productivo y eficaz, basta con mencionar sus siguientes posibilidades para conocer su desempeño. PORTABILIDAD PORTABILIDAD. Es capaz de operar en cualquier marca de computadora, independientemente del sistema operativo que utilice, pues esta desarrollado en lenguaje de programación C lo que lo hace portable 100 %. MULTISUARIO. Es por naturaleza multiusuario, es decir, pueden trabajar en él varias personas a la vez, logrando con esto la automatización total de todos los departamentos administrativos y operativos de la compañía que lo adquiera. Al adquirir la licencia más económica, usted esta comprando un sistema 100% multiusuario, dependiendo de usted si lo instala en una computadora personal ( lo estaría desperdiciando ) o en una computadora multiusuario como UNIX, Redes Novell, Redes Microsoft, etc. PAQUETE PAQUETE. Es considerado un Sistema-Paquete capaz de brindarle al usuario independencia, economía y eficiencia, pues lo podrá configurar o adecuar a sus necesidades de información. Esto es una característica importante ya que lo hace un sistema económico y potente. CONFIGURABLE. Al ser paquete, cuenta con una serie de opciones quelo hacen configurable a las necesidades de la empresa. Cuenta con las siguientes configuraciones: A) MENUS CONFIGURABLES. B) IMPRESORAS CONFIGURABLES. C) LIGAS ENTRE PROGRAMAS PARA EJECUCIONES FRECUENTES. Esta opción liga programas y estando operando alguno de ellos se puede accesar a otro, oprimiendo una tecla de control, sin necesidad de irse a los menús. D) FORMATEADOR REPORTES. Con esta opción usted puede emitir cualquier reporte de acuerdo a sus necesidades de información, de hecho cualquier reporte que proporciona el sistema puede emitirse con esta opción.

3 AMIGABLE. Cuenta con las siguientes características amigables: A) IMPRESIÓN REPORTES A ARCHIVOS ASCII O TEXTO. Todos los reportes del sistema AUTOTRAC pueden ser enviados a Pantalla, Impresora o Archivos Texto, esta última opción es muy útil, pues pueden importarse éstos archivos a aplicaciones como hojas de cálculo, procesadores de textos, contabilidades, etc. B) AYUDAS. El sistema cuenta con dos tipos de ayuda en línea: 1) AYUDA AL PIE LA PANTALLA. Por cada campo de captura y por cada opción de los menús, el sistema despliega al pie de la pantalla una ayuda para la captura, sugerencia o comentario para el usuario. 2) AYUDAS A PROGRAMAS. Por cada programa del sistema, existe una ayuda muy completa, similar a la descrita en el manual del usuario, para el usuario; basta estar posicionado en la opción que se desea de la ayuda en los menús y oprimir la tecla <F1> o ^R y será desplegada la ayuda solicitada. C) BUSQUEDA CLAVES. En todos los programas de AUTOTRAC en donde se pidan claves basta con oprimir la tecla <F1> o ^R y se desplegará una ventana para facilitar la búsqueda de dichas claves en los catálogos deseados SEGURIDAD. Cuenta con un sistema de seguridad y de permisos a los usuarios bastante eficaz, pudiendo restringir las opciones a los diferentes usuarios tanto como sea necesario, inclusive a un solo programa u opción por usuario. HOMOGENEIDAD. Es homogéneo en toda su operación, es decir todos los catálogos, procesos y reportes operan de la misma manera.

4 El sistema AUTOTRAC, tiene como finalidad el controlar la administración y operación de compañías de transportes de carga de manera interactiva, logrando que sus diferentes áreas de estructura empresarial queden integradas. Las diferentes áreas o departamentos quedan comunicadas unas con otras para poder obtener información precisa ycomparativa del flujo de información y operación que se maneja diariamente; así por ejemplo: tenemos que las cartas porte de transportación que se facturan a crédito, automáticamente son registradas en los archivos y programas de cuen- tas por cobrar, que las compras de refacciones que son he- chas a crédito automáticamente son registradas en los archivos y programas de cuentas por pagar a la vez que alteran los de inventarios, que los kilometrajes que recorren las unidades en sus diferentes recorridos son acumulados para determinar la asistencia de mantenimientos preventivos, etc., también los diferentes departamentos administrativos como: crédito y cobranza, cuentas por pagar, facturación, liquidación de viajes, almacén, etc., proporcionan sus respectivas pólizas contables totalmente codificadas y validadas para ser proporcionadas al departamento de contabilidad. El siguiente diagrama del sistema AUTOTRAC muestra la manera en que las diferentes áreas administrativas de una compañía de transporte quedan totalmente integradas. Parafraseando: UNA GRAFICA DICE MAS QUE MIL PALABRAS FACTURACION TRAFICO VEHICULAR MANTENIMIENTO A UNIDAS CONTROL INVENTARIOS CUENTAS POR COBRAR CUENTAS POR PAGAR BANCOS CONTABILIDAD CONTROL LLANTAS

5 A continuación se presentan las secuencias, en forma gráfica, de los procedimientos en la operación diaria a efectuar por los diferentes departamentos con que se cuenta en las compañías de transporte. Los reportes informativos, estadísticos y financieros quedan representados en los diagramas por la figura: FACTURACION: CONVENIOS CON CLIENTES RELACIONES EXPEDIENTES DIRECTORIOS CLIENTES TRACTORES REMOLQUES OPERADORES CARGAS CIUDAS TARIFAS RELACION VIAJES DOCUMENTACION CARTAS PORTE VENTAS A CONTADO VENTAS A CREDITO POLIZAS CONTABLES FACTURACION UNIDAS FACTURACION CLIENTES FACTURACION OFICINAS FACTURACION PROPIETARIOS CARTAS PORTE EN TRANSITO FACTURACIONES POR FECHAS FACTURACIONES CONSECUTIVAS

6 TRAFICO VEHICULAR TRACTORES DISPONIBLES REMOLQUES DISPONIBLES OPERADORES DISPONIBLES ANTICIPOS A OPERADORES DOCUMENTACION CARTAS PORTE ASIGNACION VIAJES POLIZA CONTABLE CARTAS PORTE UNIDAS CARTAS PORTE OFICINAS CARTAS PORTE CONSECUTIVAS LIBROS FACTURACION CARTAS PORTE EN TRANSITO STATUS VIAJES INFORMES VIAJES ESTADISTICOS VIAJES POLIZA CONTABLE POLIZA CONTABLE SALIDA VIAJES STATUS VIAJES STATUS TRACTORES STATUS REMOLQUES REGISTRO KILOMETROS PARA MANTENIMIENTOS PREVENTIVOS BITACORAS UNIDAS UNIDAS EN TERMINALES UNIDAS EN RUTA UNIDAS EN TALLER UNIDAS DISPONIBLES UNIDAS CARGADAS IMPORTACION Y EXPORTACION REMOLQUES REGISTRO GASTOS PAGO A OPERADORES LIQUIDACION VIAJES POLIZA CONTABLE PAGOS A OPERADORES LIQUIDACIONES VIAJES RENTABILIDAD VIAJES

7 CONTROL MANTENIMIENTO A UNIDAS UNIDAS QUE REQUIEREN MANTENIMIENTOS CORRECTIVOS APERTURA ORNES TRABAJO UNIDAS QUE REQUIEREN MANTENIMIENTOS PREVENTIVOS ASIGNACION TRABAJOS TALLERES EXTERNOS USO REFACCIONES Y CONSUMIBLES TRABAJOS INTERNOS TERMINACION Y CANCELACION TRABAJOS CUENTAS POR PAGAR TERMINACION Y CANCELACION TRABAJOS PAGOS A MECANICOS CIERRE ORNES TRABAJO HISTORIA TRACTORES EN TALLER HISTORIA REMOLQUES EN TALLER RENTABILIDAD UNIDAS FRECUENCIA TRABAJOS ANTIGUEDAD TRABAJOS FRECUENCIA CONSUMO REFACCIONES

8 CONTROL INVENTARIOS REQUISICION COMPRAS ENTRADAS AL ALMACEN ARTICULOS CATEGORIAS PROVEEDORES ENTRADAS POR COMPRA ENTRADAS POR AJUSTES POLIZAS CONTABLES KARX RELACION ENTRADAS ARTICULOS CON MOVIMIENTO ARTICULOS SIN MOVIMIENTO ARTICULOS A, B, C ARTICULOS CON MAXIMOS Y MINIMOS CONSUMO ARTICULOS POR PERIODO VALUACIONES INVENTARIOS SOLICITUD EN BASE A ORNES TRABAJO SALIDAS L ALMACEN CONSUMO TRACTORES Y REMOLQUES SALIDAS POR AJUSTES POLIZAS CONTABLES KARX RELACION ENTRADAS ARTICULOS CON MOVIMIENTO ARTICULOS SIN MOVIMIENTO ARTICULOS A, B, C ARTICULOS CON MAXIMOS Y MINIMOS CONSUMO ARTICULOS POR PERIODO VALUACIONES INVENTARIOS

9 CUENTAS POR COBRAR RECEPCION CARTAS PORTE A CREDITO ENVIO A REVISION CARTAS PORTE RELACION CARTAS PORTE ENVIADAS A REVISION NOTAS CARGO Y CREDITO RECEPCION CONTRARECIBOS ESTADO CUENTA CLIENTES ANTIGUEDAD SALDOS CLIENTES RELACIONES NOTAS CARGO Y CREDITO COBRANZA POLIZAS CONTABLES CARTAS PORTE COBRADAS POR TRACTORES, OFICINAS, CLIENTES SGLOSE IMPUESTOS RELACIONES FACTURACIONES VS. COBRANZAS

10 CUENTAS POR PAGAR ENTRADAS AL ALMACEN POR COMPRAS A CREDITO COMPRAS SERVICIO A CREDITO A TALLERES EXTERNOS REVISION FACTURAS COMPRAS AUN SIN REVISION RELACION FACTURAS REVISADAS SALDOS POR VENCER SALDOS VENCIDOS ANTIGUEDAD SALDOS POR PROVEEDORES PAGO FACTURAS POLIZAS CONTABLES SGLOSE IMPUESTOS RELACION FACTURAS PAGADAS

11 CONTROL LLANTAS COMPRA LLANTAS KARX LLANTAS RELACIONES LLANTAS ENTRADAS AL ALMACEN LLANTAS MONTAJE EN UNIDAS SECHO LLANTAS ENVIADAS A RENOVACION RECLAMACION GARANTIAS SMONTAJE LLANTAS RENTABILIDAD LLANTAS RELACION LLANTAS MONTADAS CON POSICION Y KILOMETROS ACUMULADOS RECORRIDO

12 CONTABILIDAD CATALOGO CUENTAS CONCEPTOS ENTRADAS Y SALIDAS REG. FISCAL PARAMETROS CONFIGURACION POLIZAS CONTABLES MODIFICACIONES CAPTURA POLIZAS CONTABLES VALIDACION POLIZAS (REPORTES) INTEGRACIONES POLIZAS SISTEMAS TRAFICO Y MANTENIMIENTO POLIZAS : ANTICIPOS COBRANZAS GASTOS VIAJES GASTOS MANTTO. PAGOS PROVEEDORES Cheques y otros gastos Ingresos bancarios ETC. APLICACIÓN POLIZAS REPORTES + POR FORMATEADOR ESTADOS FINANCIEROS BALANCE GENERAL ESTADO RESULTADOS BALANZA COMPROBACION LIBRO DIARIO LIBRO MAYOR ENTRADAS Y SALIDAS AUXILIARES REPORTES A LA MEDIDA LAS NECESIDAS LA EMPRESA

13 Grandes son los beneficios que las empresas del transporte obtendrán al instalar el software ERP AUTOTRAC, de forma platicada y a manera de resumen los siguientes son algunos de ellos. Control de Cartas Porte de Transportación. Facturación y Cobranza de Cartas porte con Desglose de I.V.A. Rentabilidad de viajes por unidades, empresa, propietarios. Facturación por unidades, oficinas, propietarios y empresa. Control de Mantenimientos Preventivos y Correctivos. Disminución de Costos de Reparaciones. Disminución de Compras de Refacciones. Control de Inventarios de Almacén. Control de Proveedores. Control de Clientes. Rentabilidad de Unidades con Gastos de Mantenimientos. Control de Llantas. Pólizas Contables de todos los niveles operativos. Contabilidad Fiscal y Normal (Entradas y Salidas) Nuestra empresa con gusto atendera a los interesados en conocer AUTOTRAC más a detalle, para ello ponemos a su disposición nuestra atención telefónica y personal para que con gusto se les pueda dar platicas más extensas o demostraciones en el sitio de interés mutuo. Servicio de Información Inteligente, S.A. de C.V. ventas@autotrac.com.mx Tel. (55)