TALLERES MÓDULO DE INVENTARIOS PARTE IV: OPERACIONES COMPLEMENTARIAS

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1 Sistema de gestión empresarial y contable para PYMES. TALLERES MÓDULO DE INVENTARIOS PARTE IV: OPERACIONES COMPLEMENTARIAS Ingeniería de Software InSoft Ltda. Calle 62 No 23-61, Edificio Torre Plaza 62 Oficina 704 Manizales, Caldas Colombia gestion@insoftweb.com Teléfono (6) Fax (6) Visite a InSoft en la Web: DERECHOS RESERVADOS Copyright 2007 InSoft Ltda.

2 PROGRAMA DE CAPACITACIÓN Módulo de Inventarios Parte IV: Operaciones Complementarias Sesión No 1 1. Operaciones relacionadas con clientes. Cotizaciones. Pedidos. Remisiones. Devoluciones. Taller Operaciones relacionadas con clientes (Pág. 3). 2. Operaciones relacionadas con proveedores. Ordenes de compra. Recepción de materiales. Devoluciones. Taller Operaciones relacionadas con proveedores (Pág. 6). 3. Otras operaciones. Requisiciones internas. Cierre de documentos. Taller Otras operaciones (Pág. 6). Curso de Inventarios en ContaPyme - Parte 4 -Todos los derechos reservados. PBX: (096) E.mail: gestion@insoftweb.com Web site :

3 3 CURSO DE INVENTARIOS PARTE IV: OPERACIONES COMPLEMENTARIAS Requerimientos. Copia de Seguridad: Inventarios.zip Licencia ContaPyme : Nivel 1 + Inventarios + Cotizaciones, Remisiones, etc Fecha de trabajo: 28/08/2006 Empresa de trabajo: PCStore Taller prerrequisito: Inventarios Parte 3 TALLER No 1. Operaciones relacionadas con clientes Objetivo: Aprender a registrar cotizaciones, pedidos, remisiones y devoluciones de clientes. Actividad 1.1. Registro de cotizaciones Ejercicio 1.1.1: Registre la siguiente operación. El 27/08/2006 se genera una cotización para la Sr. Mario Sánchez con la siguiente información. Vendedor: Gonzalo Álvarez. Lista de Precios: Lista de precios al público. Productos: Monitor 15 (producto 01100), Impresora láser (producto 07130), Kit multimedia (K01100). La ruta para generar cotizaciones es: Manejador de operaciones>adicionar nueva operación>pedidos, cotizaciones >Cotización al cliente. Para cargar todos los productos necesarios para esta cotización, seleccione todos los productos del maestro de elementos de control con la tecla Control sostenida. Ejercicio 1.1.2: Visualice la vista previa de impresión del documento generado en el ejercicio anterior. Ejercicio 1.1.3: Registre la siguiente operación. El 28/08/2006 se genera una cotización para la Sra. Mariela Riveros así: Vendedor: José Albeiro Marín. Lista de Precios: Lista de precios al público. Producto: Computador Clon 2 (producto C01110). Cantidad: 6. Descuento: 5%. Validez de la oferta: 15 días. Condiciones comerciales: Entregada en nuestro punto de venta, De contado contra entrega. Ejercicio 1.1.4: Visualice la vista previa de impresión del documento generado en el ejercicio anterior. Ejercicio 1.1.5: Modifique el documento anterior. En el Paso 3 Observaciones agregue la observación de encabezado estándar (código COT02100) al encabezado y en observación para el pie de la cotización agregue una despedida estándar (código COT04100).

4 4 Para agregar una observación haga clic en el icono en la cotización. y seleccione la observación que desea incluir También puede definir como fijas algunas observaciones para que se seleccionen por defecto automáticamente para todas las nuevas cotizaciones que vaya a crear. Para esto, utilice el icono. Ejercicio 1.1.6: Visualice la vista previa de impresión del documento generado en el ejercicio anterior. Note que ha sido agregado un encabezado y una despedida a la cotización. Ejercicio 1.1.7: El 06/09/2006, la Sra. Mariela Riveros ha decidido comprar los artículos registrados en la cotización CTC Registre esta venta y cierre la cotización. Registre la venta utilizando como referencia la cotización CTC , así todos los valores serán cargados automáticamente a la venta (cliente, vendedor, productos, precios, descuentos). Para cerrar un documento de referencia haga clic en el icono esté disponible para futuras operaciones., esto hará que el documento ya no Ejercicio 1.1.8: Registre la siguiente operación. El 08/09/2006 se genera una cotización para el Sr. Mario Sánchez de los siguientes productos: Código Nombre Cantidad Teclado ergonómico Impresora de inyección de tinta 3 K01100 Kit multimedia 1 Para cargar todos los productos necesarios para esta cotización, seleccione todos los productos del maestro de elementos de control con la tecla Control sostenida. Ejercicio 1.1.9: Visualice la vista previa de impresión del documento generado en el ejercicio anterior. Ejercicio : Registre la siguiente operación. El 09/09/2006 se genera una cotización para el Sr. Humberto Giraldo de un computador Clon 1 (producto C01100). En el Paso 3 agregue un anexo llamado Clon1.rtf. Ejercicio : Visualice la vista previa de impresión del documento generado en el ejercicio anterior. Note que en la cotización se muestra el contenido del anexo que contiene las características técnicas del computador. Ejercicio : El 14/09/2006 se cotiza los siguientes elementos a nombre de la empresa Reparaciones Mejía Ltda. Código Nombre Cantidad C01110 Computador Clon Impresora de inyección de tinta 3 K01100 Kit multimedia Teclado ergonómico Capacitación 10 Se desea que los elementos estén divididos así y se muestren subtotales de cada uno de ellos: COMPUTADOR BÁSICO: Conformado por Computador Clon 2 y teclado ergonómico. OPCIONES ADICIONALES: Conformado impresora de inyección de tinta y Kit multimedia.

5 5 CAPACITACION conformado por capacitación. Adicionalmente, capacitación debe tener la siguiente observación: Incluye capacitación en manejo intermedio de Windows XP. Registre la anterior operación teniendo en cuenta las características descritas. La ruta para incluir detalles que permitan estructurar una cotización es: Menú de la operación Cotizaciones>Opciones>Insertar comandos: <GRISCLARO>Para sombrear un renglón de gris claro. <GRISOSCURO>Para sombrear un renglón de gris oscuro. <AMARILLO>Para sombrear un renglón de amarillo claro. <AZUL>Para sombrear un renglón de azul claro. <TOTAL> Para subtotalizar. <NEGRILLA> Para dar formato de negrilla a un texto. <LINEA> Para incluir una línea horizontal. Utilice el icono para adicionar una fila. Para incluir una observación para un producto en particular, se incluye la observación en el campo Observaciones al mismo nivel del producto. Observe el registro de los productos de esta cotización:

6 6 Ejercicio : Visualice la vista previa de impresión del documento generado en el ejercicio anterior. Note que en la cotización se muestra el formato que hemos definido en la columna Observaciones. Ejercicio : Vaya al explorador de cotizaciones. Cuántas cotizaciones se encuentran vencidas? Cuántas están aún en vigencia? La ruta para abrir el explorador de cotizaciones es: Menú principal>exploradores>cotizaciones, pedidos y remisiones. Note que el explorador clasifica de diferentes colores las cotizaciones según el tiempo que restan para la vigencia de las mismas. Cuando la cotización está vigente aparece en color verde, cuando está a punto de caducar (de 1 a 3 días de vigencia) aparece en color amarillo y cuando ya ha vencido es de color rojo. Los semáforos de vencimientos se pueden cambiar de acuerdo a las políticas de la empresa. La ruta para cambiar el semáforo de vencimiento de cotizaciones es: Menú principal>mantenimiento>configuraciones de usuario>módulos>pedidos, remisiones, cotizaciones y compras>cotizaciones>semáforo de vencimientos. Actividad 1.2 Registro de remisiones

7 7 Ejercicio 1.2.1: Registre la siguiente operación. El 16/09/2006 se hace la remisión de 1 computador Clon 1 (producto C01100) a la Sra. Mariela Riveros. La ruta para registrar remisiones a clientes es: Manejador de operaciones>adicionar nueva operación>pedidos, cotizaciones >Remisión al cliente. Ejercicio 1.2.2: Registre la siguiente operación. El 17/09/2006 se hace la remisión de 1 impresora láser (producto 07130) a la Sra. Mariela Riveros. Ejercicio 1.2.3: Registre la siguiente operación. El 18/09/2006 se registra la venta de los elementos remisionados a la Sra. Mariela Riveros según factura FV Facture basado en remisiones. La ruta para seleccionar las opciones de documentos de referencia es: Menú>Opciones>Facturar con base en remisiones. Registre la venta utilizando como referencia las remisiones RMC y RMC , así todos los valores serán cargados automáticamente a la venta. Actividad 1.3 Registro de pedidos Ejercicio 1.3.1: Registre la siguiente operación. El 19/09/2006 el Sr. Luis Muñoz hace el pedido de 2 teclados ergonómicos (producto 03110) y 3 kit multimedia (producto K01100). La ruta para registrar el pedido de un cliente es: Manejador de operaciones>adicionar nueva operación>pedidos, cotizaciones >Pedido de un cliente. Ejercicio 1.3.2: Registre la siguiente operación. El 20/09/2006 se hace la remisión al Sr. Luis Muñoz de los productos del pedido PED La ruta para registrar una remisión al cliente: Manejador de operaciones>adicionar nueva operación>pedidos, cotizaciones >Remisión al cliente. Registre la remisión utilizando como referencia el pedido PED , así todos los valores serán cargados automáticamente a la remisión. Ejercicio 1.3.3: Registre la siguiente operación. El 20/09/2006 se factura según factura FV los productos remisionados al Sr. Luis Muñoz. Registre la venta utilizando como referencia el pedido PED , así todos los valores serán cargados automáticamente a la remisión. Actividad 1.4 Registro de devoluciones de clientes Ejercicio 1.4.1: Registre la siguiente operación. El 25/09/2006 se hace la remisión de 4 kit multimedia (producto K01100) al Sr. Humberto Giraldo. Ejercicio 1.4.2: Registre la siguiente operación. El 27/09/2006 el Sr. Humberto Giraldo hace la devolución de 2 kit multimedia de los remisionados según documento RMC La ruta para registrar la devolución de productos es: Manejador de operaciones>adicionar nueva operación>pedidos, cotizaciones >Devolución de productos por un cliente. Registre la devolución utilizando como referencia la remisión RMC Ejercicio 1.4.3: Registre la siguiente operación. El 27/09/2006 se factura según factura FV los productos remisionados y no devueltos por el Sr. Humberto Giraldo.

8 8 TALLER No 2. Operaciones relacionadas con proveedores Objetivo: Aprender a registrar ordenes de compra, recepción de materiales y devoluciones a proveedores. Actividad 2.1 Registro de órdenes de compra Ejercicio 2.1.1: Registre la siguiente operación. El 01/10/2006 se genera una orden de compra a Compuequipos S.A. de 6 procesadores de 3GHz (producto 02110) a $ c/u y un descuento de 10%. La ruta para generar ordenes de compra: Manejador de operaciones>adicionar nueva operación>pedidos, cotizaciones >Orden de compra al proveedor. Actividad 2.2 Registro de recepción de materiales Ejercicio 2.2.1: Registre la siguiente operación. El 03/10/2006, se reciben los elementos solicitados mediante orden de compra ORC La ruta para registrar la recepción de materiales es: Manejador de operaciones>adicionar nueva operación>pedidos, cotizaciones >Recepción de materiales. Registre la recepción de materiales utilizando como referencia el documento ORC Actividad 2.3 Registro de devoluciones a proveedores Ejercicio 2.3.1: Registre la siguiente devolución de materiales al proveedor. El 04/10/2006 se revisan los elementos recibidos y se determina que dos de los seis procesadores recibidos según documento RMP están defectuosos y deben ser devueltos al proveedor. La ruta para registrar la recepción de materiales es: Manejador de operaciones>adicionar nueva operación>pedidos, cotizaciones >Devolución de materiales a un proveedor. Registre la devolución de materiales utilizando como referencia el documento RMP Ejercicio 2.3.2: Registre la siguiente operación. El 04/10/2006 se registra la compra con factura FC-00025de los productos recibidos y no devueltos del proveedor Compuequipos S.A. Facture basado en recepción de materiales. La ruta para seleccionar las opciones de documentos de referencia es: Menú>Opciones>Facturar con base en recepción de materiales. Registre la compra utilizando como referencia el documento RMP TALLER No 3. Otras operaciones Objetivo: Aprender a registrar requisiciones internas de materiales y a hacer el cierre de documentos. Actividad 3.1 Registro de requisiciones internas de materiales Ejercicio 3.1.1: Registre la siguiente operación. El 06/10/2006, el Sr. José Albeiro Marín hace una requisición interna de 10 resmas de papel carta (producto 09110) para el Departamento Comercial.

9 9 La ruta para registrar requisiciones internas es: Manejador de operaciones>adicionar nueva operación>pedidos, cotizaciones >Requisición interna. Ejercicio 3.1.2: Registre el consumo de las 10 resmas de papel. Ejercicio 3.1.3: Registre la siguiente operación. El 08/10/2006 se recibe los elementos solicitados mediante requisición REQ Haga el respectivo cierre de este documento. La ruta para hacer el cierre de documentos es: Manejador de operaciones>adicionar nueva operación>pedidos, cotizaciones >Cerrar documentos. Al cerrar un documento, este deja de estar disponible como referencia para el registro de otra operación.