PROYECTO PARA LA RACIONALIZACION Y OPTIMIZACION DE INVENTARIOS & OPERACIONES BASADA EN COLABORACION ENTRE SOCIOS DE NEGOCIOS

Transcripción

1 PROYECTO PARA LA RACIONALIZACION Y OPTIMIZACION DE INVENTARIOS & OPERACIONES BASADA EN COLABORACION ENTRE SOCIOS DE NEGOCIOS LUIS JESUS TAPIAS C. ADMINISTRATIVE SALES MANAGER

2 Agenda Wyeth Objetivos Beneficios de la Racionalización Indices de Gestion y Evaluación Proceso Colaborativo con Socio Estrategico de Negocios

3 Wyeth Corporation Wyeth Corporation es reconocida como una de las compañías manufacturadoras de productos para el cuidado de la salud más grande a nivel mundial, con ventas anuales de US $ billions y una inversión anual en R &D de US $ billions. $ in billions Wyeth Net Revenue $ in billions Wyeth Research and Development Expenses En Colombia las ventas anuales de Wyeth Consumer Healthcare y Pharmaceutical están alrededor de los US $ 110 millones '02 '03 '04 '05 0 '02 '03 '04 '05 0

4 Wyeth En el Mundo Domestic International Manufacturing Site Export Market

5 Abastecimiento

6 Exportaciones MEXICO VENEZUELA ECUADOR PERU CHILE

7 Wyeth Divisiones Colombia Wyeth Farmacéutica: Biofarmacéutica, Vacunas y Nutrición Infantil. Fort Dodge: Productos para el cuidado de la salud animal. Wyeth Consumer Health Care (Consumo): Productos para el cuidado de la salud humana de venta libre (OTC).

8 Wyeth Consumer Healtcare

9 Objetivos de esta presentación... Compartir una idea general de la oportunidad Actual que la cadena de abastecimiento representa. Visión de WCH de la cadena de abastecimiento como ventaja competitiva. Ejemplo de cómo WCH está trabajando una área de oportunidad dentro de esta visión.

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14 Infraestructura y Factor Humano...

15 Antecedentes Externos e Internos: Presión en los resultados financieros Reducir costo. Reducir capital de trabajo. Crecimiento rentable Arquitectura de operaciones, infraestructura y tecnología atrasadas... Actividad competitiva (iniciativas y promociones). Compañía tratando de avanzar por delante de su capacidad real!!

16 Antecedentes Externos e Internos: La industria farmacéutica maneja 72 días de inventarios promedio en la cadena de distribución sumando CEDI y punto de venta. Históricamente WCH ha manejado inventarios hasta 90 y más días, principalmente en Distribuidores Tradicionales y Depósitos de Drogas.

17 Antecedentes Externos e Internos: Los clientes buscan mas eficiencia en su negocio con el objetivo de: Optimizar inventarios acordes a la rotación. Disminuir costos de almacenamiento, impuestos, seguros, pérdidas desconocidas. Controlar su flujo de caja

18 Antecedentes Externos e Internos: Productos de categoria A y B manejando niveles de inventario muy por encima del promedio de rotación. El 20% de los items generan el 45% del lead time de operaciones y aportan el 4% de ingresos (impactan con 2 puntos el nivel de servicio en el indicador del completo). El número de referencias promocionadas es 55% del total de referencias comercializadas. Alto Nivel de agotados en punto de venta. Desalineación de bases de datos, productos obsoletos, promociones no programadas y diferencia de precios.

19 Clima Organizacional Comercial: BAJO CUMPLIMIENTO DESMOTIVACION REMUNERACION $$ NO CUMPLIMIENTO DE CUOTAS ALTA EXIGENCIA DE INFORMACION FALTA HERRAMIENTAS CUOTAS ALTAS > ROTACION CENTRALIZACION VTAS POCOS ITEMS FALTA RECURSOS / PLAN POR AREAS DESVIACIONES ALTAS DEL PRONOSTICO POR PRODUCTO PLAN DE CARRERA NO HAY DEFINICION PRIORIDADES

20 Clima Organizacional Mercadeo: DESVIACIONES ALTAS DEL PRONOSTICO POR PRODUCTO INCONSISTENCIA DATA FALTA INTEGRIDAD INFORMACION FALTA HERRAMIENTAS CENTRALIZACION FACTURACION POCOS ITEMS PRONOSTICO = DEMANDA

21 Clima Organizacional Logística: CENTRALIZACION FACTURACION POCOS ITEMS PEDIDO INCOMPLETO INCONSISTENCIA PILOTOS DE RECOMPRA DESCODIFICACION / SANCIONES AGOTADOS CONTINUOS DEFICIENCIA LOGISTICA DOCUMENTACION CON ERRORES 1.Falta de Suministro Error pronóstico Fallas programación Fallas tercero Inconsistencia Inv. 2. Faltantes Averias Trocamiento 3. Desalineación base de datos Dif. Precios Productos Obsoletos Promociones no Program. 1.Retrazos de suministro Fallas en sincronización de Procesos Acumulación SO (Síndrome Fin Mes) Cargue Inproductivo NO A TIEMPO 2. Transporte 1. Base central (JDE) desactualizada 3. Posterga Recibo -2 Ofrecimiento Capacidad Recibo Baja calidad de Información Limitantes de Cobertura 3. Deficiencia Inf. 2. Deficiencia Retroalimentación

22 Consecuencias para WCH Presupuesto de venta por encima de la rotación real. Altos gastos para colocación. Altos niveles de inventarios, con énfasis desbordado en marcas de alta rotación. Baja inversión en publicidad para construcción de marca. Desórdenes de precio en el mercado. Deterioro en la cartera. Alto impacto en los vencimientos y logística reversiva. Irregularidad en el cumplimiento de los objetivos de la Compañía. El nivel de agotado en clientes es del 10% de lo solicitado & Nivel de servicio con bajos indicadores de desempeño.

23 Principios Basicos: La cadena empieza con el consumidor. La complejidad no es la cadena en sí sino la cantidad de combinaciones existente entre todos sus eslabones... PREMISA: Máximo volumen de consumo, con el mejor servicio y costo total mínimo

24 Foco PORTAFOLIOS AMPLIOS EN MERCADOS CONTRAIDOS ESPECIALIZACION POR CANALES MUCHAS PRESENTACIONES Y REFERENCIAS FOMENTAR MAS EL DESARROLLO PROFESIONAL Y AUTONOMIA SUMINISTRAR HERRAMIENTAS PRIORIZAR RECURSOS PROPIOS/CLIENTES MAYOR PARTICIPACION Nueva estrategia basado la filodsofia C.P.F.R.: Relaciones de Colaboración Racionalización Clientes (Incremento de Distribución) Racionalización de Inventarios (Rotación y Exhibición) Racionalización de SKU s

25 En Wyeth Consumer Healthcare decidimos enfocarnos en DCM... Ventaja Competitiva...

26 Visión... Crear una cadena de la demanda basada en consumo, estratégicamente diseñada y que utiliza la información que en ella se genera en tiempo real como elemento fundamental para la integración de la misma.

27 Cadena impulsada por el consumidor Características de la Cadena de la Demanda Cómo logramos estas características... Mayor frecuencia de abastecimiento reposición de compra del consumidor Tiendas surtidas 24 x 7 - el único inventario está en movimiento La Cadena es una Red Nadie es dueño de todos sus componentes Acelerar adquisición de información de demanda Reabastecimiento Inteligente Pronostico con base en la demanda Red de implementación

28 Objetivo Focalizarnos en un proceso de cadena de demanda o de distribución sostenible, la cual debe estar orientada al consumidor, tanto que anticipe como satisfaga la demanda de este. Alinear el presupuesto con la demanda real del mercado, para el desarrollo de una estrategia logística integral que nos permita una implementación de la verdadera cadena de la demanda en el ámbito de: Marcas, SKU s, Canales y Clientes, con la integración de las diferentes áreas ( Mercadeo,Ventas,TOPS, IT,Finanzas),

29 Administración de La Demanda Equipo Multifuncional Visión Visualizar toda la cadena, cubriendo desde el punto de venta hasta nuestro proveedor (se usa > se fabrica) Estrategias Integrar la cadena basándose en información del punto de venta Visualizar globalmente el inventario Facilitar la integración > Tecnología Manejar estandares de DATOS globales Alinear procesos y organización Estandarización WW/ ERP/ B2B

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31 Antes Ahora

32 Definición: P = Plan 45 = Días de inventario Objetivo a Dic 31/04 1 FASE OBJETIVO GENERAL: OBJETIVO GENERAL: Reducir el nivel de inventarios en los clientes, marcas, referencias (Sku s) gradualmente a 45 dìas al cierre de diciembre 2004.

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34 Racionalización de Clientes Objetivo General: Optimizar un número adecuado de clientes enfocando las estrategias comerciales en clientes estratégicos, siendo más eficientes en todos los procesos con aquellos seleccionados. Objetivos Específicos: 1. Fortalecer Alianzas de colaboración con clientes estrategicos y ampliar relaciones comerciales direccionando los clientes racionalizados. 2. Mantener o mejorar el nivel de colocación de productos en los clientes eliminados para despacho directo 3. Disminución de costos operativos: Fletes, operación logística, averías, papelería, etc. 4. Concentración de fuerza promocional en su rol de implementación de estrategias de Mercadeo para generar demanda adecuada. 5. Lograr mayor eficiencia en procesos:

35 Racionalización de Clientes Proceso de Racionalización 1. Definición de la política para la redución de clientes 2. Análisis de clientes y toma de decisiones, únicamente en el canal trade 3. Negociación con Distribuidores - Mayoristas 4. Venta de Cartera al Distribuidor. Ex Factory. 5. Apoyo y seguimiento de los clientes seleccionados 6. Control a la efectividad del cambio Politica para Racionalización de Clientes Clientes con pedidos mínimos y poco frecuentes. Clientes ubicados en zonas de difícil acceso para el vendedor. Clientes con retraso permanente en pago. Clientes cuyo costo de despacho directo no es rentable para la compañía. Clientes que solicitan un valor apreciable pero unidades por debajo de unidades minimas de despacho Clientes con elevado numero de devoluciones o mal manejo comprobado de mercancía

36 Beneficios de la Racionalización Comercial: Ajuste de Estructura Comercial. Optimización de tiempo del representante de ventas. Seguimiento en labor post- venta. Dedicación a implementación de tácticas comerciales Logístico: Agilidad en alistamiento, facturación y despacho. Logistica Integral con soporte tecnológico Flexibilidad a lo largo de la SC Optimización de Tiempos y Movimientos Administrativo: Mejoramiento en el análisis y seguimiento del flujo de caja Agilidad en proceso de asignación presupuesto de ventas. Disminución de riesgo. Mayor eficiencia Áreas de soporte.

37 Racionalización de Clientes 700 Objetivo Real % % % -14.1%

38 Rol de Marketing Disminución de Inventarios Incremento consumo SENA

39 Objetivo General: Racionalización de Inventarios Reducir el nivel de inventarios en los clientes, marcas, referencias (Sku s) gradualmente a 30 días en 12 meses Objetivos Específicos: Nivelación de Inventarios en todos los canales Balancear los niveles de inventario por Sku s y por cliente a 45 días. Rotación: Incrementar rotación en clientes (Supermercados, Distribuidores Tradicionales y Depósitos de Drogas), mínimo en un 25% del promedio de los ultimos 12 meses. Distribución: Mantener y/o incrementar los niveles de distribución numérica en todos los canales de venta de cada una de las marcas y canales

40 Optimización de los niveles de inventarios Alinear el presupuesto con la demanda real del mercado, para el desarrollo de una estrategia logística integral que nos permita una implementación de la verdadera cadena de la demanda en el ámbito de: Marcas, SKU s, Canales y Clientes Inventarios de Lenta Rotación Establecer actividades para mejorar rotación Recoger o redistribuir productos y renegociar niveles de inventario de otros productos. Evitar el riesgo de inactivar código. Vectorización por punto de venta Reevaluación de Pilotos de Compra Establecer la frecuencia de surtido óptima para recompra por Sku en unidades mínimas de despacho por punto de venta

41 Racionalizacion de Sku s Objetivo General Optimizar un número adecuado de referencias enfocando las estrategias a reducción de costos en aquellos productos con bajos márgenes de contribución. Objetivos específicos Eliminación de las Referencias de productos establecidos que estén por debajo del margen de contribución promedio de la compañía Eliminación de referencias cuyo factor de participación de la marca este por debajo del 5% Eliminación de referencias cuyo lote económico sea superior a 6 meses del lead time establecido por la corporación para su despacho Reducción del numero de promociones en stock de inventario cuyo factor de presupuesto este por debajo del 20% sobre la cuota al canal objetivo.

42 Indices de Evaluación y Gestión

43 Sales Reduction % Inversión de recurso 10 6% SALES REDUCTION

44 Desviación de Pronóstico Pronostico /Jan /Feb /Mar /Apr /May /Jun /Jul /Aug /Sep /Oct /Nov /Dec /Jan /Feb /Mar /Apr /May /Jun /Jul /Aug /Sep /Oct /Nov /Dec /Jan /Feb /Mar /Abr /May /Jun /Jul /Ago Desviación

45 70 Días de Inventario Días de Inventario Total Objetivo Real 'JUL 04 'DIC 04 'AGO 05 AGT 06

46 Devoluciones YTD YTD 01 YTD 02 YTD 03 YTD 04 YTD 05 YTD 06

47 Días Cartera País Días ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC 2, , ,

48 Días de Cartera $MM Jul-04 DIC 2004 AGT 2005 AGT 2006

49 Proceso Colaborativo con Socio Estratégico de Negocio Wyeth Consumer Healthcare-Colubsidio Oct Sep 2006

50 Quienes Fueron Los Involucrados?..

51 Cual Era Nuestra Realidad.. Indicadores: Nivel de agotados: 8.0% Nivel de servicio: 32% Cumplimientos de entrega: 95% Número de cajas de saldos: 11% Tiempos de proceso: Alistamiento 3hrs Recibo 1.44 min/cj

52 MEDICIONES Consumidor MEJORES PRACTICAS MEJORES PRACTICAS NIVEL DE AGOTADOS INDICADORES DE SERVICIO DEVOLUCIONES / AVERIAS DATOS POS GLOBAL SCORECARD CODIGO DE BARRAS EDI ALINEACION BD-CABASNET ENTREGAS CERTIFICADAS VISITAS DE CAMPO CEDIS (INDUSTRIAL-CADENA) Y PUNTOS DE VENTA

53 Diligenciamiento de la herramienta Global Scorecard Administración de la Demanda Facilitadores Estrategia de Demanda & Capacidades Estándares de Identificación Común Creación Cooperativa de Valor para el Consumidor Mensajes Electrónicos Estándar Optimización de Surtidos Optimización de Promociones Optimización de la Introducción de Nuevos Productos Sincronización Global de Datos Administración del Abastecimiento Integradores Estrategia y Capacidades del Abastecimiento Planeación y Pronosticación Cooperativa Reaprovisionami ento Eficiente Abastecimiento Integrado y Basado en la Demanda Excelencia Operativa Costo / Beneficio y Medición del Valor

54 Puntaje obtenido Wyeth-Colsubsidio Total Relación Wyeth-Colsubsidio: 633/1600 PROMEDIO COLOMBIA 765/ , D. Administración de la Demanda S. Administración del abastecimiento E. Facilitadores I. Integradores

55 Oportunidades Administración de la Demanda Acercamiento al personal del punto de venta y al área de merchandising de la organización Administración por categorías Compartir la información de Datos de Venta e Inventarios: integración a procesos internos Reducción de tiempos en matricula de productos Revisión en la vectorizacion del producto por farmacia Canal de comunicación eficiente en el manejo de promociones Gestión de la Información sobre el Consumidor

56 Oportunidades Administración del Abastecimiento Conocimiento de la operación de Wyeth Consumer healthcare y Colsubsidio Ajustes en la unidad de empaque: Eliminación de saldos en xxx% Información de nivel de servicio mensual Implementación de Entregas Certificadas Facilitadores Implementación de mensajes electrónicos al proceso Aviso de Despacho Reporte de Datos de Venta e Inventarios Sincronización de datos: Prioridad! Integradores Pronósticos de demanda conjuntos soportados por información real y variables que pueden alterar el comportamiento de los productos

57 Evolución % de Agotados Medición GS1 Colombia 7.3% 6.1% 3% 2% III Medición WYETH Medicam entos OTC III I Medición WYETH Medicamentos OTC I Wyeth Consumer OTC 2005 OTC 2006

58 Pieza fundamental en el proceso

59 Proceso de Entregas Certificadas

60 El Proceso De Entrega Certificada Tuvo En Cuenta

61 Optimizacion Actualmente los vehículos que van a entregar a Colsubsidio están en la capacidad de hacer un segundo recorrido maximizando el uso de nuestros recursos. Comunicación Elementos claves del proceso El proceso de entregas certificadas mejoró el nivel de comunicación en el tripode cliente-transportador-destino, mejorando los tiempos de respuesta Oportunidad Junto con la comunicación, se establecieron procesos de mejora en caso de novedades que fortalecen el servicio al cliente.

62 Quienes Fueron los Involucrados? Lideres y Padrinos... Luis Tapias Amanda Bayona Paola Contreras Fernando Rodas Henry Blanco Edwin Zabala Juan Pablo Matiz Eliuth Cifuentes Giancarlo Garcia Alfredo Corredor Manuel Prieto Fauner Becerra

63 Metodología para inicio del proceso de Entregas Certificadas Sensibilización del área comercial y logística Capacitación Conocimiento del proceso Wyeth Consumer Healthcare Colsubsidio Definición del acuerdo Inicio del proceso ( 22 de Abril de 2.006) CONFIANZA EN EL PROCESO La revisión de los saldos serán eliminados!!

64 Diseño e implementación de herramienta de medición de la Gestión de la cadena de valor Gestión en el Alistamiento Wyeth Consumer Healthcare-Almacenar 25% Gestión en el transporte y entrega C&M 25% Gestión en el recibo de producto Colsubsidio 25% Indicadores de gestión en la entrega (Referencias y Unidades) 13% Nivel de Servicio (Gestión Integral Cadena Valor) 12% GESTION TOTAL DE LA CADENA DE VALOR EN LA ENTREGA 100%

65 Cumplimiento en metas Entrega Certificada Perfecta (A tiempo, sin novedades y documentación perfecta) 100% 95% 91% Excedimos las metas propuestas!!!!! I FASE ( Marzo- Julio) II FASE(Agosto) III FASE(Septiembre)

66 Rol de operadores logisticos en el proceso de Entregas Certificadas

67 Fue necesario articular varios procesos internos Descargue del Vehiculo Proceso de Cross Docking Procesos de Cargue Proceso de Entrega Standarización de unidades de empaque (cintas, manejo del saldo) Alineación de Seguridad y escoltas Capacitación Auxiliares Reporte de Novedades Reportes de Control y Seguimiento

68 El proceso de entregas certificadas ha implicado reducciones cercanas al 50% en los tiempos de espera en Colsubsidio Tiempos de Espera 00:57:36 00:43:12 00:28:48 00:14:24 00:00:00 03-May 17-May 31-May 14-Jun 28-Jun 12-Jul 26-Jul 09-Ago 23-Ago 06-Sep

69 Los tiempos de entrega antes de empezar el proceso eran de 1:44 minutos, actualmente estamos en valores de 35 segundos por caja entregada Tiempo de Entrega por Unidad 0:02:01 Tiempos por Caja 0:01:44 0:01:26 0:01:09 0:00:52 0:00:35 0:00:17 Hay una Mejora del 60% en el Tiempo de entrega. 0:00:00 Enero Febrero Abril Mayo Junio Clientes Julio Agosto Septiembre Tiempo de Entrega por Unidad

70 Cual Es Nuestra Realidad Nivel de Servicio AÑO 2005 Vs AÑO % 100% 100% 92% 93% 93% 94% 91% 93% % 60% 45% 30% 32% 41% 15% 0% Entregas a tiempo Entregas completas (Und) Entregas completas (Ref.) Entregas completas (vr$) pedidos completos Ciclo orden

71 Cual Es Nuestra Realidad Nivel de Servicio 120% 100% 80% 60% 40% 20% 0% ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO Entregas a tiempo 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% Entregas completas (Und) 78.0% 97.0% 95.0% 94.0% 96.5% 85.5% 95.0% 99.1% Entregas completas (Ref.) 80.0% 95.0% 94.0% 95.8% 93.0% 94.5% 98.2% 97.5% Entregas completas (vr$) 82.0% 96.0% 90.0% 93.9% 97.0% 91.2% 98.5% 98.7% pedidos completos 0.0% 40.0% 0.0% 25.0% 54.5% 55.6% 75.0% 80.0% Ciclo orden

72 Cuadro comparativo CUADRO COMPARATIVO PERIODO ENERO-AGOSTO 2005 VS 2006 Ordenes recibidas Referencias Unidades recibidas minutos recibo total periodo enerooctubre recibidas periodo enero-agosto periodo eneroagosto periodo eneroagosto AÑO AÑO Resultado Incremento de un 25,58% Incremento de un 15% en volumenes de recibo en referencias Incremento de un 30% en volumenes de recibo en unidades Disminución tiempo de entrega en un 13.60% Beneficios mas relevantes encontrados en el acuerdo de entregas certificadas 1. Reducir el tiempo de atención del proveedor para recibo de mercancia: Espera, descargue y verificación 2. Reducir la excesiva manipulación de la mercancia 3. Reducir el desgaste administrativo en solucionar diferencias, generación de devoluciones y demoras en la radicación de facturas 4. Consolidar la relación como socios entre el proveedor y el cliente.

73 Que Viene El Proceso Colaborativo... Alianza estratégica y procesos Integrados Lo importante no es llegar sino sostenerse Innovación Creación de Valor Masificación del proceso Know the Way, Show the Way, Go on the Way

74 Todos somos parte fundamental para el cumplimiento del objetivo...

75 Reconocimientos... Intercom Hall Of Fame Award

76 Muchas Gracias!!! Luis J. Tapias Carlier