MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL AGENCIA LOGÍSTICA DE LAS FUERZAS MILITARES. OBSERVACIONES Y RESPUESTAS No. 1

Transcripción

1 Bogotá, D.C. 10 de diciembre de 2010 OBSERVACIONES Y RESPUESTAS No. 1 SELECCIÓN ABREVIADA No A TRAVÉS DE SUBASTA INVERSA PARA LA CELEBRACIÓN DE CONTRATOS CUYO VALOR NO EXCEDA EL 10% DE LA MENOR CUANTÍA OBJETO: ADQUISICIÓN, INSTALACIÓN Y CONFIGURACIÓN DE UNA PLATAFORMA DE CALL CENTER (HARDWARE Y SOFTWARE) INCLUIDA LA CAPACITACIÓN PARA LA. El Director Administrativo de la Agencia Logística de las Fuerzas Militares, en cumplimiento de los principios constitucionales, y en especial las facultades que le confiere la Ley 80 de 1993, ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios, se permite dar respuesta a las observaciones formuladas por los interesados en participar, así: RICARDO MONTES-DYALOGO OBSERVACION 1. recibida en publicontratos@agencialogistica.gov.co. La interfaz de conexión de la plataforma Call Center ofrecida con el sistema Alcatel será de que tipo? PRI? SIP? La programación y elementos necesarios para esta conexión en el sistema Alcatel los suministrará la Agencia Logística. OBSERVACION 2. recibida en publicontratos@agencialogistica.gov.co. En el numeral 2.4 se pide que la empresa sea distribuidora autorizada del producto ofrecido. Qué pasa como en nuestro caso que somos desarrolladores del producto El Comité Técnico Estructurador se permite informar que debe allegar junto con la oferta documento firmado por el representante legal sobre la autoría del software ofrecido. OBSERVACION 3 recibida en publicontratos@agencialogistica.gov.co

2 En las especificaciones técnicas se pide todo lo que debe tener el sistema. Es decir, todas las facilidades, pero en ningún caso se indican las funcionalidades que tipo de campaña, guiones, aplicaciones se van a realizar con estos bienes. Entonces creemos que es mejor poner estos alcances claros para dimensionar el proyecto. El Comité Técnico Estructurador se permite informar que en la capacitación brindada por el oferente adjudicatario debe transferir todo ese conocimiento a los administradores del sistema designados por la Agencia Logística, para que ellos puedan implementar las funcionalidades necesarias. En principio, la primera campaña que se necesita es para atender las peticiones, quejas y reclamos de la ciudadanía y de nuestros clientes y proveedores y otra campaña para dar a conocer la Agencia Logística de las Fuerzas Militares. OBSERVACION 4 recibida en publicontratos@agencialogistica.gov.co En el numeral se dice que debe tener asignación de turnos, nos pueden explicar mejor dentro del alcance de este proceso que se entiende por esta facilidad. El Comité Técnico Estructurador se permite informar que se refiere a los turnos de atención de los operarios. Son tres turnos de 8 horas cada uno, y el sistema debe permitir el registro del operario, con usuario y contraseña, dentro de un rango de hora de entrada parametrizable, y la entrega de turno dentro de un rango de hora de salida OBSERVACION 5 recibida en publicontratos@agencialogistica.gov.co En le ítem 3 de las especificaciones técnica ítem SOPORTE, se indica que debe tener soporte por un año. Se debe aclarar qué tipo de soporte es, es decir, dar mantenimiento a campañas y guiones creados originalmente? o durante ese año cambios a la configuración inicial como creación de campañas nuevas, etc.. El Comité Técnico Estructurador se permite informar que el soporte debe hacerse a las campañas originales, pero también se debe brindar acompañamiento, en caso de ser necesario, a las campañas creadas por el personal de la Agencia Logística que administre la plataforma y que haya recibido la capacitación en la creación y configuración de nuevos guiones y campañas.

3 RAFAEL PARRA SEAQ SERVICIOS CIA LTDA OBSERVACION 5 recibida en publicontratos@agencialogistica.gov.co OBJETO. En el numeral 1 del capítulo 1 de los términos de referencia, exigen una tarjeta de enlace para equipo servidor, solicito sea especificado, las características que debe cumplir esta tarjeta, especificando el tipo de enlace requerido (PRI, E1, Troncal SIP, o la que aplique) y el número de puertos o canales que debe tener disponibles la tarjeta.. OBSERVACION 6 recibida en publicontratos@agencialogistica.gov.co PLAZO DE EJECUCIÓN. Este ítem reglamentado en el folio 7 de los términos de referencia solicita al oferente que sea seleccionado dar cumplimiento al objeto contractual en un plazo no mayor al 30 de diciembre de Solicitamos al respecto aumenten el plazo por lo menos en 30 días, ya que la importación de la tarjeta para hacer el enlace con la planta telefónica actual, descrita en el folio 5, cantidades mínimas necesarias, requiere por lo menos de un trámite de 15 días hábiles para su importación, lo que hace que este sea un requisito de imposible cumplimiento para el proponente seleccionado.. El Comité Técnico Estructurador se permite informar que la Agencia Logística requiere que el plazo se cumpla pues es imperativo que el Call Center comience a funcionar en la primera semana de enero de OBSERVACION 7 recibida en publicontratos@agencialogistica.gov.co FORMA DE PAGO: Ítem a) Este ítem reglamentado en el folio 7 de los términos de referencia informa que se dará un anticipo del 30% de valor total del contrato, dentro de los 30 días siguientes a la legalización del mismo. Solicitamos al respecto se modifiquen los términos de referencia y se especifique que el pago del anticipo sea un requisito para iniciar el contrato, toda vez que el mismo se requiere para adquirir el hardware y el software requerido en este proceso de selección. OBSERVACION 8 recibida en publicontratos@agencialogistica.gov.co ORDEN DE ELEGIBILIDAD: El numeral 1.15 de los términos explica el procedimiento para establecer el orden de elegibilidad de las ofertas, donde dice:

4 Si dos o más ofertas presentan un mismo precio global en la oferta económica, la Agencia Logística de las Fuerzas Militares llevará a cabo el siguiente procedimiento: 1. Los oferentes deberán diligenciar el formulario No. 4 Propuesta Económica. 2. Para cumplir el paso anterior, los oferentes tendrán un tiempo de 10 minutos. 3. Transcurrido ese tiempo los oferentes harán entrega del formulario No. 4 Propuesta Económica, debidamente diligenciado. 4. El Director de Contratación o su delegado dará lectura a la nueva oferta económica. 5. Al oferente que presente el menor valor económico total, se le adjudicará el contrato de conformidad con la nueva oferta económica, previa verificación y cumplimiento de los requisitos mínimos habilitantes. Solicitamos al respecto se nos aclare cuando se va a realizar este procedimiento de selección. La Entidad se permite informar que este procedimiento se realiza solo en el caso que se presente el mismo precio entre dos o más oferentes el día y hora previstos para el cierre. OBSERVACION 9 recibida en publicontratos@agencialogistica.gov.co EXPERIENCIA DEL PROPONENTE: El numeral 2.4 literal c) dice: El oferente debe acreditar experiencia dentro de los tres (3) años anteriores a la fecha de cierre del presente proceso de selección, en implantación de soluciones de Call Center, como mínimo en tres (3) proyectos y cuyo valor individual sea igual o superior al valor del presupuesto oficial del presente proceso contractual. Respetuosamente solicitamos se modifique los términos de referencia para que se amplié la fecha de experiencia de tres(3) años a cuatro (4) años. El Comité Técnico Estructurador se permite informar que no se acepta la solicitud debido a que tres (03) años son más que suficientes para acreditar experiencia en tres proyectos de la misma clase. OBSERVACION 10 recibida en publicontratos@agencialogistica.gov.co GARANTIAS Respetuosamente también solicitamos se modifique numeral 2.5 de los pliegos de condiciones, el cual requiere Una vez culminado el periodo de garantía ofrecido por el oferente adjudicatario, la Agencia Logística podrá contratar anualmente el servicio de actualización, soporte y mantenimiento del software de Call Center implementado, el cual no deberá superar inicialmente el 10% del valor neto de las licencias, y su incremento anual no

5 deberá ser superior al IPC. Para lo anterior el oferente garantiza la posibilidad de prestación del servicio de soporte del software ofertado por un periodo no inferior a cinco (5) años. Respetuosamente solicitamos revisar y corregir este texto, toda vez que un valor de 10% de soporte y mantenimiento para una solución de Call center, esta por fuera de los precios del mercado y es muy bajo, siendo imposible que el proponente se comprometa con unos niveles de servicio similares a los exigidos por la Agencia Logística, adicionalmente se debe tener en cuenta que es necesario renovar algunos servicios de soporte con los fabricantes del software los cuales tienen costos muy por encima de estos valores. Solicitamos se modifique este numeral y sea aumentado por un valor del 30% al 40% sobre valor del contrato inicial suscrito, que es lo acostumbrado en el mercado.. OBSERVACION 11 recibida en publicontratos@agencialogistica.gov.co Acomedidamente consideramos importante que la Agencia Logística incluya dentro de los requisitos que debe cumplir el oferente la funcionalidad de marcación automática y predictiva, ya que las mismas son un factor importante en un Call Center y a futuro la Agencia puede llegar a requerir este tipo de funcionalidad. OBSERVACION 12 recibida en publicontratos@agencialogistica.gov.co En el ítem reglamentado en el folio 17 de los términos de referencia numeral 2 Especificaciones del Hardware, sub numeral El oferente suministrará el hardware necesario (tarjeta de comunicación) para interconectar el servidor de Call Center con la planta telefónica marca Alcatel que se encuentra en la sede principal de la Agencia Logística. Respetuosamente solicitamos se modifique este ítem y se especifique que cualquier modificación en la configuración sobre la planta Alcatel será responsabilidad de la Agencia Logística de las Fuerzas Militares, toda vez que los oferentes de este proceso no conocemos los detalles técnicos de la planta existente ni de las configuraciones que tiene la planta actualmente, esos cambios los debe realizar la persona que conozca a profundidad la funcionalidad y configuración utilizada en la Agencia Logística.. El Comité Técnico Estructurador se permite informar que el oferente debe garantizar la correcta comunicación entre la planta telefónica y el servidor de Call Center, por lo tanto debe ser el oferente quien haga la configuración necesaria. La planta telefónica es una Alcatel Lucent OmniPCX

6 OBSERVACION 13 recibida en Solicitamos se nos aclare si el anexo No.1 Obligaciones del Oferente Adjudicatario debe ser incluido en la oferta debidamente firmado o si únicamente es para el oferente ganador.. La Entidad se permite informar que el Anexo Nº 1 Obligaciones del oferente adjudicatario no es necesario incluirlo en la oferta firmado, teniendo en cuenta que estas obligaciones quedaran plasmadas en el contrato una vez adjudicado el proceso. OBSERVACION 14 recibida en publicontratos@agencialogistica.gov.co En el ítem reglamentado en el folio 29 de los términos de referencia bajo el título Implementación y puesta en funcionamiento, dice el segundo ítem: Deberá garantizar la instalación y puesta en funcionamiento del software del servidor de la plataforma de Call Center a suministrar en un (1) servidor ubicado en el centro de cómputo de la Sede Principal de la Agencia Logística. El servidor necesario será suministrado por la Agencia Logística, pero la tarjeta de comunicación con la planta telefónica será instalada y configurada por el oferente adjudicatario. Respetuosamente solicitamos indique detalladamente que tipo de servidor se va a usar en la solución, sus características: marca, modelo, generación, discos duros, memoria ram, y sobre todo número y tipo de puertos pci que tiene el equipo, toda vez que las tarjetas que hay que poner usan conectores diferentes para cada tipo de puerto y así mismo poder proponer el tipo de tarjeta adecuada para el enlace con la planta telefónica Alcatel. El Comité Técnico Estructurador se permite informar que el servidor a suministrar es un servidor nuevo HP ML110 G6 con conexión a una SAN de 500 GB de cuota en disco, cuya tarjeta ocupa uno de los slots PCIX, quedando libres otros dos slots OBSERVACION 15 recibida en publicontratos@agencialogistica.gov.co Respetuosamente solicitamos sea aclarado que distancia existe o existirá entre el PBX actual y el servidor VoIP del Call Center, para efectos de poder cotizar el cableado entre las dos plantas.. El Comité Técnico Estructurador se permite informar que tanto el PBX (planta Alcatel) como el servidor de Call Center se encontrarán ubicados en el centro de cómputo de la sede principal de la Agencia Logística, y la distancia que los separa es aproximadamente de 10 metros.

7 MANUEL MARTINEZ SIGMART INGENIERIA LTDA. OBSERVACION 16. recibida en Qué tipo de interface suministrará la central ALCATEL para conectarse al servidor de Call Center de la Licitación en curso.. OBSERVACION 17. recibida en Hay necesidad de inscribirse o manifestar interés en participar en el proceso La Entidad se permite informar que la manifestación de interés solo se presenta cuando se trata de una selección abreviada de menor cuantía de acuerdo a lo señalado en el Decreto 2025/2009 articulo 9º numeral 3. Atentamente ORIGINAL FIRMADO Coronel ( r) JULIO ALFONSO TELO CEBALLOS Director Administrativo Elaboró: Abo. Silvia Pedroza Grupo Precontractual Asociado Contrato 065/10 ALFM SIPRO Revisó: Eco. Ruth Stella Calderón Coordinadora Grupo Precontractual Encargada de las funciones de la Dirección de la Contratación