SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA - PROCESO DE GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS MANUAL DE POLITICAS CONTABLES SENA

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1 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA - PROCESO DE GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS MANUAL DE POLITICAS CONTABLES SENA 17/12/2015

2 Contenido 1 INTRODUCCION OBJETIVO ALCANCE RESPONSABLE DEFINICIONES MARCO NORMATIVO GENERALIDADES ELABORACION DE LOS ESTADOS, INFORMES Y REPORTES CONTABLES Formalidades comunes para la elaboración y divulgación de los Estados Contables Básicos Responsables Certificación Firmas de los Estados Financieros Básicos COMITÉ TÉCNICO DE SOSTENIBILIDAD CONTABLE MANTENIMIENTO AL MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES... 9 POLITICAS CONTABLES POR CUENTAS ESPECÍFICAS Política de Operación Contable Conciliación de información Bienes, derechos y obligaciones identificados individualmente en la contabilidad o en la base de datos administrada por otras dependencias Niveles de autoridad y responsabilidad Presentación de información por parte de las áreas o dependencias fuente de información Documentos fuente o soporte idóneos Realización de registros contables en forma cronológica y consecutiva Determinación de tipos de comprobantes Determinación de fechas de cierre para la preparación de información definitiva Cuentas de Balance ACTIVO Bancos Inversiones... 14

3 Valoración de los TES Entrega de Recursos en Administración Deudores Cartera Misional Cartera No Misional Recursos entregados en administración (Convenios) Anticipos Embargos Depósitos Judiciales Propiedad, Planta y Equipo Bienes Inmuebles Bienes Muebles Depreciación Amortización de Semovientes Construcciones en Curso Propiedades Planta y Equipo no Explotados Bienes pendientes por legalizar Adiciones y mejoras en las Propiedades, Planta y Equipo Reparaciones y mantenimiento de las Propiedades, Planta y Equipo PASIVO Cuentas por Pagar Provisión para procesos judiciales, laudos arbitrales, conciliaciones extrajudiciales, y embargos decretados y ejecutados sobre las cuentas bancarias Reconocimiento de Derechos y Obligaciones Reconocimiento del Pasivo Pensional Certificación Información Contable Publicación Estados Financieros... 24

4 1 INTRODUCCION La Contaduría General de la Nación, mediante Resolución 357 del 23 de julio de 2008, adopta el procedimiento de control interno contable para implementar las acciones mínimas de control que realizan los responsables de la información financiera, económica, social y ambiental en los entes públicos, con el fin de garantizar razonablemente la producción de información contable confiable, relevante y comprensible. En tal sentido, establece que dentro de los elementos del procedimiento de control interno contable se documenten las políticas contables que se han implementado en el ente público. De conformidad con el procedimiento para la estructuración y presentación de los estados contables básicos, suscritos por la Contaduría General de la Nación, las políticas y prácticas contables se refieren a la aplicación del Régimen de Contabilidad Pública en cuanto a sus principios, normas técnicas y procedimientos, así como los métodos de carácter específico adoptados por la entidad contable pública para el reconocimiento de las transacciones, hechos y operaciones y para preparar y presentar sus estados contables básicos. El Manual de Políticas Contables, al describir las responsabilidades, las prácticas contables y formas de desarrollar las principales actividades contables, se constituye en una herramienta que facilita la preparación y presentación de la información financiera, su interpretación y comparación para efectos de control administrativo, financiero y fiscal en el SENA. La aplicación de este manual permite avanzar en la fundamentación del mejoramiento y sostenibilidad de un sistema contable que sirva como instrumento para la toma de decisiones. De otra parte, atendiendo el Instructivo 002 del 8 de octubre de 2015 de la Contaduría General de la Nación, las políticas y lineamientos aquí establecidos orientan las actividades a realizar a partir de la fecha y hasta el 31 de diciembre de 2016 como transición al Marco normativo para entidades de gobierno, de manera tal que los saldos reflejados por la Entidad a 31 de diciembre de 2016 se encuentren debidamente registrados, depurados y conciliados. 2 OBJETIVO Definir las políticas que en materia contable se aplican y tienen en cuenta en el desarrollo del al Proceso de Gestión de Recursos Financieros, para que, todas las operaciones financieras realizadas al interior de los procesos misionales y de apoyo del SENA, sean vinculadas de manera homogénea al proceso de Gestión de Recursos Financieros, con el fin de suministrar información financiera, confiable y oportuna que revele la situación financiera, económica, social y ambiental del SENA, para generar y difundir la información contable necesaria para el cumplimiento de los objetivos de gestión pública, control público, divulgación y cultura del autocontrol.

5 3 ALCANCE La política contable definida en el presente manual es de obligatorio cumplimiento y será aplicada por cada una de las áreas, dependencias de la Dirección General, Regionales y Centros de Formación del SENA, que tienen impacto en la elaboración y presentación de los estados e informes financieros de la entidad, donde se originen o realicen hechos, operaciones y transacciones financieras, económicas, sociales y ambientales y por los funcionarios responsables directos del Proceso de Gestión de Recursos Financieros 4 RESPONSABLE El Profesional con funciones de Contador del Sena. 5 DEFINICIONES Aportes FIC: Es una contribución que está a cargo de los empleadores de la actividad económica de la construcción, al SENA. CGN: Contaduría General de la Nación CGR: Contraloría General de la República CHIP: Consolidador de Hacienda e Información Pública. Es un Sistema que permite definir, capturar, consolidar y difundir información cuantitativa y cualitativa, producida por entidades públicas y otros actores, con destino al gobierno central, organismos de control y ciudadanía en general, para apoyar la toma de decisiones en materia de política macroeconómica y fiscal, así como la definición, ejecución y administración de planes de gobierno CSF: Recursos con situación de fondos CUN: Cuenta Única Nacional DTN: Dirección del Tesoro Nacional ECP: Entidad Pública Contable FIC: Fondo Industria de la Construcción FNV: Fondo Nacional de Vivienda PCI: Posición de Catálogo Institucional. Identificación de cada subunidad ejecutora dentro del Catálogo Institucional en el sistema SIIF Nación SIIF: Sistema Integrado de Información Financiera SNCP: Sistema Nacional de Contabilidad Pública SSF: Recursos sin situación de fondos UVT: Unidad de Valor Tributario 6 MARCO NORMATIVO Decreto 2674 del 21 de Diciembre de 2012, mediante el cual el Ministerio de Hacienda y Crédito Público deroga el decreto 2789 de 2004 y reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación. Resolución 354 del 5 de septiembre de 2007 Resolución 355 del 5 de septiembre de 2007 Resolución 356 del 5 de septiembre de 2007,

6 Resolución 357 del 23 de julio de Resolución 533 del 8 de octubre de 2015 emitida por la Contaduría General de la Nación. Instructivo 002 del 8 de octubre de 2015 emanado de la Contaduría General de la Nación. Plan General de Contabilidad Pública numerales 365 a GENERALIDADES Conforme con el Marco normativo para Entidades de gobierno, Las entidades de gobierno tienen como objetivo fundamental la definición, observancia y ejecución de políticas públicas que buscan incidir en la asignación de bienes y servicios, en la redistribución de la renta y la riqueza y en el nivel de bienestar de la sociedad. Estos bienes y servicios incluyen, entre otros, programas de bienestar y mantenimiento del orden, educación pública, seguridad nacional y servicios de defensa. De acuerdo con lo anterior y dada la característica, el SENA se clasifica como una entidad contable pública del Gobierno General de Nivel Nacional. En consecuencia observa los criterios contables que se han establecido específicamente para este tipo de entidades en el Régimen de Contabilidad Pública. En el SENA, todas las transacciones, hechos y operaciones que afectan la información contable, están documentados y dentro de sus actividades contempla el envío de información y documentos requeridos por el Grupo de Contabilidad de la Dirección General y los responsables de la información contable en las regionales o centros de formación profesional, en las fechas que se establezcan, con el fin de adelantar las etapas referenciadas en el Proceso de Gestión de Recursos Financieros, lo que permitirá perfeccionar los registros contables (automáticos o manuales) y generar los Estados Financieros de la entidad razonables y que reflejen la situación financiera, económica, social y ambiental. 8. ELABORACION DE LOS ESTADOS, INFORMES Y REPORTES CONTABLES En concordancia con los numerales 365 a 381 del Plan General de Contabilidad Pública, atinentes a los Estados Contable Básicos y al Capítulo II del Título III del Manual de Procedimiento de Contabilidad, que se refiere a los procedimientos relativos a los Estados, Informes y Reportes contables, se indican los siguientes parámetros para la preparación y presentación de los Estados, Informes y Reportes Contables del SENA, así: De acuerdo al Instructivo 19 de 2012 emitido por la Contaduría General de la Nación, RCP para efectos del Sistema Nacional de Contabilidad SNCP- en Colombia, establece que la entidad contable pública ECP es la unidad mínima productora de información que se caracteriza por ser una unidad jurídica y/o administrativa y/o económica, que desarrolla funciones de

7 cometido estatal y controla recursos públicos; la propiedad pública o parte de ella le permite controlar o ejercer influencia importante; predomina la ausencia de lucro y que, por estas características debe realizar una gestión eficiente; sujeta a diversas formas de control y a rendir cuentas sobre el uso de los recursos y el mantenimiento del patrimonio público. En consecuencia, la entidad contable pública debe desarrollar el proceso contable y producir estados, informes y reportes contables con base en las normas que expida el Contador General de la Nación. En este sentido, en SIIF se ha identificado al SENA como la ECP con código , que al tenor de lo dispuesto en la norma transcrita, es la unidad mínima productora de información, es decir que los únicos Estados Financieros que genera la Entidad son los que se producen en forma agrupada por la totalidad de sus PCI s. Así las cosas, cuando una PCI o Subunidad genere cualquier tipo de documento desde el SIIF Nación, estos tienen la característica de INFORME y de ninguna manera se pueden calificar como Estados Financieros Formalidades comunes para la elaboración y divulgación de los Estados Contables Básicos. Los Estados Financieros Básicos del SENA se elaboran con la información generada en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación, de conformidad con las necesidades generales de los usuarios y presentan la estructura de los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos y cuentas de orden deudoras y acreedoras de la entidad, a una fecha determinada o durante un periodo, con el fin de proporcionar información sobre la situación financiera, económica, social y ambiental. Los Estados Contable Básicos se presentan en forma comparativa con los del periodo contable inmediatamente anterior. Los Estados Financieros básicos revelan información cuantitativa en la estructura de su informe y cualitativa en las notas a los mismos. Los estados contable básicos son el Balance General, el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental y el Estado de cambios en el Patrimonio. Las notas a los Estados Financieros básicos forman parte integral de los mismos. Los Estados Financieros de períodos intermedios corresponden a los que se preparan durante el transcurso del período contable, sin que esto signifique el cierre de las operaciones. Los estados, informes y reportes contables trimestrales, el Profesional con funciones de Contador de la Dirección General los transmite a través del CHIP, a más tardar un día antes del vencimiento de las fechas límite de rendición que establezca la Contaduría General de la Nación y posteriormente presentarse para la firma del Representante Legal junto con los Estados Financieros Básicos a fin de que queden certificados y disponibles para todos los usuarios.

8 8.2 Responsables Los funcionarios responsables por el cumplimiento de las obligaciones relacionadas con la preparación y presentación de los Estados Financieros básicos son el Director General y el Profesional con funciones de Contador del SENA, quienes además, certifican los mencionados estados, conforme lo indican las normas técnicas. 8.3 Certificación Consiste en un escrito que contenga la declaración expresa y breve de que los saldos fueron tomados fielmente de los libros de contabilidad, que la contabilidad se elaboró conforme a la normativa señalada en el Régimen de Contabilidad Pública y que la información revelada refleja en forma fidedigna la situación financiera, económica, social y ambiental del SENA, además de que se han verificado las afirmaciones contenidas en los Estados Financieros básicos, principalmente las referidas a: Que los hechos, transacciones y operaciones han sido reconocidos y realizados por el SENA durante el período contable. Que los hechos económicos se revelan conforme a lo estipulado en el Régimen de Contabilidad Pública. Que el valor de activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos y cuentas de orden, han sido revelado en los estados contable básicos hasta la fecha de corte, por el SENA. 8.4 Firmas de los Estados Financieros Básicos Los Estados Financieros básicos son firmados por el Director General del SENA, el Director Administrativo y Financiero y el Profesional con funciones de Contador General, para el efecto se escriben en forma legible los nombres y apellidos de los responsables, cargo y el número de la tarjeta profesional del Profesional con funciones de Contador. 9. COMITÉ TÉCNICO DE SOSTENIBILIDAD CONTABLE Dada la característica recursiva de los sistemas organizacionales y la interrelación necesaria entre los diferentes procesos que desarrolla la entidad, se creó el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, como una instancia asesora en la formulación de políticas y estrategias tendientes a asegurar la sostenibilidad del sistema contable, produciendo información financiera con las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad. En ese orden de ideas, el SENA estableció políticas y procedimientos de control interno contable, que contemplen la realización permanente de cruces de información entre sus diferentes áreas o dependencias, de tal forma que permitan reconocer de manera oportuna e integral los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales que puedan afectar sus Estados Financieros. El Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable, se concibe como el marco general de acciones a ejecutar por el Grupo de Contabilidad para optimizar sus procesos y

9 procedimientos con el objeto de garantizar la calidad, eficacia, confiabilidad y oportunidad de la información contable. Los responsables de las dependencias generadoras de hechos económicos que afecten a información contable, se reúnen periódicamente con el objeto de analizar y evaluar las partidas que ameriten ser llevadas a consideración de los integrantes del comité para su depuración. El proceso de depuración contable se aplica a la totalidad de los rubros contables del balance de la entidad, incluidas las cuentas de orden deudoras y acreedoras. 10. MANTENIMIENTO AL MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES Las políticas descritas en este manual son dinámicas. Cualquier cambio, modificación o adición al Régimen de Contabilidad Pública, estructura organizacional del área contable y/o de Manuales de procedimientos, suponen una revisión y actualización de las mismas. POLITICAS CONTABLES POR CUENTAS ESPECÍFICAS 1. Política de Operación Contable El Servicio Nacional de Aprendizaje SENA lleva a cabo el Proceso de Gestión de Recursos Financieros, con el propósito que la información generada, refleje razonablemente la realidad financiera, económica, social y ambiental de la entidad, la cual cumple con las características cualitativas de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad que determina el marco conceptual del Régimen de Contabilidad Pública y que aplica sobre aquellas entidades, que por su naturaleza, se encuentra enmarcadas dentro de su ámbito de aplicación. Con el establecimiento de las políticas de operación se buscar asegurar que el Proceso de Gestión de Recursos Financieros del SENA, sea adecuado, oportuno y transparente conforme a la normatividad con el fin de que esta sea útil a los usuarios, es decir, que contribuya con la rendición de cuentas, la toma de decisiones y el control conforme a lo estipulado en el Marco normativo para entidades de gobierno. La información que se produce en las diferentes áreas, dependencias, regionales y centros de formación de la entidad será la base para reconocer contablemente los hechos económicos, financieros sociales y ambientales. La información contable requerida por los órganos de inspección, vigilancia y control es canalizada a través de la Dirección Administrativa y Financiera, en aras de la eficiencia operativa de la entidad, previa preparación de la información pertinente por parte de los profesionales que componen el Proceso de Gestión

10 de Recursos Financieros. La información para el reconocimiento de las transacciones de contabilidad se procesa en forma automática y manual. 1.1 Conciliación de información Antes de realizar el cierre contable estipulado por la Contaduría General de la Nación, se realiza la conciliación de información para asegurar la consistencia de la información administrada en las diferentes áreas que proveen información al Grupo de Contabilidad, para lograr la integralidad del Proceso de Gestión de Recursos Financieros del SENA. Los responsables directos del procesamiento de la información contable en la entidad verifican la entrega oportuna de información contable por parte de cada una de las áreas, dependencias, regionales y centros de formación con el objeto de controlar la inclusión de la totalidad de las transacciones, hechos y operaciones. De la conciliación de información se elabora un acta trimestral, debidamente suscrita por quien la elaboró, el Coordinador del Grupo de Contabilidad y el Coordinador del área en la que se encuentre el proceso conciliatorio, por medio del Formato de Acta GD-F-007 que se encuentra en la plataforma CompromISO, indicando los cruces de información realizados, el acuerdo de conciliación o, por el contrario indicar las diferencias presentadas y que por alguna razón no pueden ser objeto de ajuste en el mismo periodo de conciliación. Los soportes contables del acta se conservan en el Grupo de Contabilidad de la Dirección General y quien haga sus veces en el área que las originó en las Regionales y Centros de Formación. 1.2 Bienes, derechos y obligaciones identificados individualmente en la contabilidad o en la base de datos administrada por otras dependencias. Todos los bienes, derechos y obligaciones del SENA registrados en el Balance General, están identificados plenamente, bien sea como registro auxiliar en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación, o en aplicativos de apoyo administrados por otras dependencias para su control. En todo caso, los saldos reflejados en estos aplicativos de apoyo son conciliados trimestralmente con la información contable reflejada en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación. Dadas las limitaciones del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación, para aquellos casos en que no sea posible llevar en forma detallada la composición de una partida contable, es responsabilidad de las áreas o dependencias fuente del proceso que corresponda, mantener los detallados de la totalidad de sus hechos o transacciones y los saldos a nivel de tercero. 1.3 Niveles de autoridad y responsabilidad Para la ejecución de las actividades del Proceso de Gestión de Recursos Financieros, el Profesional con funciones de Contador de la Dirección General, de acuerdo con lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública, las políticas establecidas por la entidad y la

11 parametrización definida para el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación, es el único funcionario autorizado y responsable de definir las cuentas contables que son aplicables al SENA y el tratamiento que se observa con los hechos, transacciones u operaciones financieras. 2. Presentación de información por parte de las áreas o dependencias fuente de información Es importante presentar la información de las transacciones, hechos y operaciones expresadas en términos cualitativos o cuantitativos, atendiendo la normatividad vigente, en forma oportuna, con el fin de asegurar que todos los hechos económicos, financieros, sociales y ambientales queden registrados de acuerdo con los Principios de la Contabilidad Pública como gestión continuada, registro, devengo, asociación, medición, prudencia, período contable, revelación, no compensación y hechos posteriores al cierre Documentos fuente o soporte idóneos. Todos los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales que afectan la información contable de la entidad, están soportados en documentos legalmente emitidos, de acuerdo con los requisitos que le sean aplicables. Estos documentos soportes pueden ser de origen interno o externo. En los eventos de transacciones electrónicas, los sistemas que sirven de respaldo cuentan con la verificación de responsabilidades de emisión, procesamiento, almacenamiento y consulta; y se encuentran vigentes durante los términos que definan la Ley y demás normas reglamentarias. En estos casos se asegura, como mínimo: Accesibilidad en la información para posteriores consultas. Conservación del documento en su formato origen que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida. Conservación de toda la información que permita determinar el origen, el destino, la fecha y la hora en que fue producido el documento. Los documentos soportes idóneos, fuente de los registros contables, contienen como mínimo la siguiente información: Fecha de la operación Valor de la operación Descripción de la transacción, hecho u operación Autorización por quienes intervengan en ellos, o de quienes los elaboren Los documentos que soportan ajustes de períodos anteriores, indican en forma precisa y completa el concepto que los originó la fecha, justificación y valor de la transacción. Dichos documentos soportes se archivan en orden cronológico, para su posterior verificación, ya sea por medios físicos, ópticos o electrónicos.

12 2.2. Realización de registros contables en forma cronológica y consecutiva. Todas las áreas o dependencias que generen hechos financieros, económicos, sociales o ambientales que afecten la contabilidad del SENA, reportan las transacciones en forma cronológica guardando el consecutivo de los mismos, con el fin de facilitar el control de su incorporación y seguimiento Determinación de tipos de comprobantes Con el fin de unificar y agrupar de manera eficiente los tipos de operación que se realizan en la entidad, se elaboran, entre otros, los siguientes comprobantes manuales en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación, por no existir operación de afectación automática: Recaudos por clasificar: se resumen las operaciones relacionadas con el recaudo de efectivo que por efectos de la diversidad de Ingresos de la Entidad no tuvieron afectación directa desde el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF-Nación. Manejo de bienes: se resumen los registros de los movimientos de almacén Depreciación, amortización, provisiones y valorizaciones: Registro del resultado de la aplicación del método de línea recta adoptado por la entidad para la depreciación de la Propiedad, Planta y Equipo, la amortización de semovientes e intangibles, así como el registro de las valorizaciones, provisiones para la protección de Propiedad, Planta y Equipo para efectos de actualización contable. Provisiones: resumen de registros de las provisiones para prestaciones sociales y demandas, entre otros. Amortización bienes y servicios pagados por anticipado: se resumen los registros por amortizaciones de suscripciones afiliaciones y seguros, así como de otros conceptos por gastos pagados por anticipado. Legalizaciones: se resumen las operaciones de legalización de avances, anticipos y convenios. Litigios y Demandas: se resumen las operaciones relacionadas con las pretensiones por demandas a cargo del SENA y la provisión para demandas que dependiendo de la calificación del contingente judicial, arroje una probabilidad alta de pérdida. Ajustes y Reclasificaciones: resumen de operaciones relacionadas con movimientos globales o de integración, tales como estimaciones, ajustes, correcciones y otras operaciones Determinación de fechas de cierre para la preparación de información definitiva. De acuerdo con el cronograma de cierre dispuesto por la Contaduría General de la Nación, el Profesional con funciones de Contador de la Dirección General elaborará un cronograma interno de fechas de cierre trimestrales.

13 No obstante, con el fin de realizar en forma oportuna el análisis de la información incorporada previamente por las áreas o dependencias generadoras (afectaciones automáticas), así como la generada mediante comprobantes manuales, se ha establecido que para efectos de control y seguimiento eficaz a las diferentes partidas que conforman la información financiera de la Entidad, en el SENA se realizan cierres contables mensuales, los cuales se soportan debidamente en el cronograma anterior con su respectiva lista de chequeo, a más tardar el último día calendario del mes inmediatamente siguiente al que ha finalizado, lo que permite detectar inconsistencias y realizar los ajustes necesarios y de esta forma contar con cifras acordes con la realidad de las operaciones realizadas en cada uno de los períodos. 3. Cuentas de Balance Para el reconocimiento de las diferentes transacciones, hechos y operaciones realizados por el SENA, se tendrá en cuenta que el valor revelado en las subcuentas denominadas OTROS de las cuentas que conforman el Balance General, no superarán el cinco por ciento (5%) del total de la cuenta de la cual forma parte. 4. ACTIVO 4.1 Bancos Representa el valor de los depósitos a favor de la entidad, hecha en las distintas instituciones bancarias. El Grupo de Contabilidad de la Dirección Administrativa y Financiera - Dirección General es responsable de la preparación, análisis, verificación y presentación de las conciliaciones bancarias del SENA, por lo tanto esta dependencia en forma mensual dentro de los 30 días siguientes a la realización del cierre contable conciliará los movimientos que figuren en los libros auxiliares de bancos del Sistema de Información Financiera SIIF Nación, con los extractos emitidos por las instituciones Financieras. Del resultado de esta actividad puede generarse partidas conciliatorias, ajustes, reclasificaciones, a que haya lugar, de acuerdo a lo estipulado en el GRF-P-010 Procedimiento Conciliaciones Bancarias y la elaboración de acuerdo al GRF-F-037 Formato de Conciliaciones Bancarias. Las partidas conciliatorias son aclaradas en un periodo no mayor de 60 días son su correspondiente registro contable. Se conservan en medio magnético, acompañadas de una certificación suscrita por quien las Elaboró, Revisó (responsable del proceso) y Visto Bueno (Tesorero), en la cual se indique el número de la cuenta bancaria, nombre y el resumen de las partidas por depurar, de acuerdo con los conceptos que las originan, certificación esta que es impresa y conservada.

14 Para el caso de los cheques no cobrados y/o rechazos bancarios, se revisan las causas que motiven éstos y luego de presentar 90 días se cancelarán los saldos y se realizan los registros contables correspondientes dentro de la cuenta Cheques no cobrados o por reclamar. Si dentro del proceso de conciliación bancaria se detectan partidas pendientes por depurar, en primera instancia se aplicará lo indicado en la Resolución 357 de 2008 y para aquellos casos no contemplados en dicho documento se presentarán ante el Subcomité de depuración contable Regional, quien podrá autorizar la depuración directa, siempre y cuando se cumpla con la siguiente regla: Hasta cuatro (4) UVT s y más de 24 meses de antigüedad, Hasta una (1) UVT para partidas entre 12 y 24 meses de antigüedad La regla anterior aplicará igual para la Dirección General, pero su presentación se hará ante el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable. Al cierre del ejercicio contable anual se revelará el número de cuentas bancarias que tiene la Regional o Centro de Formación, tipo de cuenta (Ahorros, Corriente, otro), estado de las conciliaciones bancarias indicando la antigüedad de las partidas pendientes por depurar en cada una. 4.2 Inversiones Valoración de los TES Al cierre del ejercicio contable anual el Grupo de Tesorería informa la cantidad de inversiones vigentes, fecha de constitución, valor por el que se constituyó, valoración positiva o negativa del período, valoración positiva o negativa acumulada, traslados a la CUN en el periodo entre otros aspectos 4.3. Entrega de Recursos en Administración Teniendo en cuenta que en la DTN figurará la cuenta de Recursos en Administración a cargo de la PCI , contablemente se mantendrá el control de los recursos correspondientes al FIC y al FNV, adelantando manualmente las reclasificaciones correspondientes a cada PCI o a la cuenta Reserva Financiera actuarial para el caso del Fondo de Pensiones. 4.4 Deudores Para proceder a efectuar los registros contables en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación, se realizará mensualmente y de forma permanente por los funcionarios responsables del registro, quien haga la veces de cartera en cada una las regionales, al grupo de contabilidad de la Dirección General toda vez que, en SIIF Nación no existe operación automática para el registro de ningún tipo de Cartera.

15 En caso de prescripción o remisibilidad, se procederá a dar de baja tales cuentas. En los dos supuestos se conservan los expedientes en donde se expongan las razones debidamente fundamentadas y motivadas, en los términos de lo establecido en la ley, en donde se demuestre la insolvencia del sujeto pasivo, o se hayan extinguido las facultades de cobro por caducidad o por prescripción. Cada Regional es responsable por la calidad de la información que suministra al Grupo de Contabilidad de la Dirección General, con el fin de efectuar los cruces de la información reportada con los valores reflejados en el SIIF Nación. Para los Deudores que presenten deudas cuyo saldo sea hasta medio (0.5) salario mínimo legal mensual vigente, el SENA, mediante la aprobación del Subcomité de depuración contable regional, y en los términos de ley establecidos procederá a efectuar la depuración de los mismos cuando se dé al menos una de las siguientes condiciones: sea incosteable su cobro, se demuestre la insolvencia del sujeto pasivo, se hayan extinguido las facultades de cobro por caducidad o por prescripción Cartera Misional Para cada uno de los cierres contables trimestrales definidos por la CGN, se elaborará un Acta de conciliación de saldos por cada una de las PCI y cada cuenta contable, la cual será firmada por el Coordinador del Grupo de Recaudo y Cartera y el Profesional con funciones de Contador de la Dirección General y en caso de resultar partidas conciliatorias, estas son aclaradas y subsanadas en el período contable inmediatamente siguiente, que no presenten más de 30 días de antigüedad. Del resultado de esta actividad al cierre del ejercicio contable anual, el Grupo de Recaudo y Cartera de la Dirección General realizará un Informe en donde se indique, por cada uno de los conceptos, el valor de la Cartera constituida en la vigencia, la cartera recuperada, la cartera castigada y la razón que su castigo, la cartera en mora y su correspondiente clasificación por edades Cartera No Misional Para cada uno de los cierres contables trimestrales definidos por la CGN, se elaborará un Acta de conciliación de saldos por cada una de las PCI y cada cuenta contable, la cual será firmada por el responsable de cada proceso y por el Profesional con funciones de Contador General, y en caso de resultar partidas conciliatorias, estas son aclaradas y subsanadas en el período contable inmediatamente siguiente, que no presenten más de 30 días de antigüedad. Del resultado de esta actividad al cierre del ejercicio contable anual, cada una de las áreas responsables del proceso de la Dirección General realizará un Informe en donde se indique, por cada uno de los conceptos y tercero, el valor de la Cartera constituida en la vigencia, la

16 cartera recuperada, la cartera castigada y la razón de su castigo, la cartera en mora y su correspondiente clasificación por edades. 4.5 Recursos entregados en administración (Convenios) El análisis, verificación y conciliación de la información contable de estos recursos, se realizará entre el Grupo de Contabilidad, Grupo de Convenios y Supervisor del Convenio, por lo que la información será oportuna, existirá una comunicación fluida entre los representantes de cada grupo, con el fin suministrar información confiable, oportuna que revele la situación financiera con cifras razonables y debidamente justificadas. Los registros contables de los Recursos entregados en administración en virtud de Convenios se realizan al momento del giro de los recursos en tanto que la legalización de los recursos entregados, es responsabilidad de los supervisores, quienes entregan al área contable el informe de supervisión financiero para su respectiva contabilización y contenido en la legalización de los recursos, dentro del plazo previsto en el manual de supervisión e interventoría, código GCCON-M002 formalizado en la plataforma CompromISO, como requisito previo para un siguiente desembolso y/o para la liquidación final del mismo. El Grupo de Convenios de la Dirección Jurídica realiza el control administrativo de los mismos, los saldos reportados son conciliados con las cifras reflejadas en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación, en el informe Saldos y Movimientos por PCI : El saldo por ejecutar de los convenios coincidirá con el saldo de las Cuentas de orden deudoras. El saldo total por legalizar coincidirá con los valores reportados en las cuentas que conforman la cuenta Recursos entregados en administración. Los responsables del proceso del área contable en las Regionales, envían en forma mensual, dentro de los primeros cinco (5) días del mes inmediatamente siguiente al mes cerrado, al grupo de contabilidad de la Dirección General, la relación de los convenios de su Regional, la cual tendrá la siguiente información: Año del Convenio Numero de convenio NIT del Conviniente Nombre de Conviniente Valor total del Convenio Aporte SENA (dinero y especie) y aporte del Conveniente (dinero y especie). Fecha y valor de desembolsos. Total Desembolsos. Fecha y valor de Legalizaciones al Convenio. Total Legalizado. Saldo Pendiente por ejecutar. Nombre y correo electrónico del Supervisor del Convenio Estado del Convenio (en ejecución, ejecutados, liquidados, etc.)

17 Tipo y número de comprobantes contables de los desembolsos, legalizaciones y registro en cuentas de orden. Al cierre del ejercicio contable de los meses de Marzo, Junio, Septiembre y Diciembre el Grupo de Contabilidad elaborará un Informe con destino al Grupo de Convenios, en donde se incluya el detalle de los convenios a nivel nacional, de conformidad con las especificaciones señaladas en el apartado anterior, el cual será firmado en señal de conformidad por quien elabora el informe, el Profesional con funciones de Contador General y el Coordinador del Grupo de Convenios. 4.6 Anticipos Los anticipos que se pacten en la relación contractual, se amortizaran periódicamente según lo estipule el contrato; de no establecerse en el contrato, la amortización se realizará con base en el porcentaje de avance y pago del contrato. Los pagos anticipados en donde el siguiente pago se encuentre sujeto al cumplimiento de ciertas actividades, se amortizan de conformidad con el Informe del Supervisor. Los anticipos generados en la adquisición de bienes y/o servicios del SENA se amortizan al 100% a la entrega total de los bienes o servicios. Con el fin de mantener el control sobre estos saldos, al cierre de cada período trimestral se elaborará un reporte detallado de antigüedad de saldos, señalando además nombre y nit del deudor, concepto, saldo del anticipo otorgado y añadir las observaciones particulares para cada caso. Viáticos y Gastos de viaje. En virtud de que éstos solo se autorizan para el desempeño de las comisiones estrictamente necesarias para dar cumplimiento a los objetivos institucionales, a los programas o a las funciones conferidas, estos gastos se legalizan dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la finalización de la Comisión. Con el fin de mantener el control sobre la oportuna legalización de los Viáticos, mensualmente el Grupo de Tesorería publicará en lugar visible el listado de los funcionarios y/o contratistas que presenten saldos en mora. Si al cierre de la vigencia se llegaren a presentar saldos por concepto de Viáticos y Gastos de viaje sin legalizar, el Grupo de Contabilidad remitirá la información a la Oficina de Control Interno Disciplinario para lo de su competencia, previa comunicación con cada uno de los presuntos infractores. Una vez realizado el cierre contable, el Grupo de Contabilidad hará la relación de deudores que no legalizaron sus Comisiones, indicando Nombre, Identificación y Valor sin legalizar. 4.7 Embargos Si en el desarrollo de los procesos litigiosos se ordena una medida cautelar de embargo a las cuentas bancarias del SENA, se reconocen los efectos de la medida en cada una de sus fases: reconocimiento del embargo, apertura del título judicial y pago de la sentencia con título judicial.

18 El Grupo de Tesorería, mantendrá el control mensual de las cuentas embargadas, indicando Regional, Nombre de la Entidad en donde se adelantó el embargo, cuenta bancaria, valor; igualmente, se tendrá comunicación permanente con la Dirección Jurídica con el fin de conocer el estado de cada uno de los procesos y la restitución de los recursos cuando sea el caso. Si al cierre de la vigencia se llegaren a presentar saldos por concepto de Embargos, el Grupo de Tesorería presentará la relación indicando Regional, Nombre de la Entidad que adelantó el embargo, cuenta bancaria, valor, fecha del embargo Depósitos Judiciales Una vez se han embargado los recursos, se constituye con ese dinero el título judicial, el cual representa una garantía para el pago de las pretensiones económicas del demandante. El Grupo de Contabilidad adelanta conciliación trimestral de la información generada por el Banco Agrario frente a los registros contables y una vez se tenga totalmente confirmada la información, se remitirá a la Dirección Jurídica para los fines de determinar la correspondencia con los procesos en contra de la Entidad. 4.8 Propiedad, Planta y Equipo En El SENA, las propiedades, planta y equipo se reconocen por su costo histórico y se actualizan mediante comparación del valor en libros y el costo de reposición, el costo de reposición se obtendrá mediante el avaluó técnico, el cual considera entre otros criterios la ubicación, el estado, la capacidad productiva, la situación de mercado, el grado de negociabilidad, la obsolescencia y el deterioro que sufren los bienes. El costo de reposición también podrá determinarse mediante precios de referencia publicados por organismos oficiales o especializados. El costo histórico está compuesto por el valor de adquisición más todos los costos y gastos necesarios para poner en condiciones normales de servicio. No se realizará actualización a los bienes muebles cuyo costo histórico, individualmente considerado, sea inferior a treinta y cinco (35) salarios mínimos mensuales legales vigentes. Los bienes adquiridos o incorporados por un valor inferior o igual a medio salario mínimo mensual legal vigente, se registran de acuerdo con el tratamiento para los bienes de consumo y en el momento de entrega al servicio se registra al gasto. Los activos cuyo valor de adquisición o incorporación sea inferior a 50 UVT se deprecian entre los meses que resten para la terminación del período contable Bienes Inmuebles Al construir una obra, no solamente se valorará el terreno y materiales empleados en la construcción del mismo, sino que se incluyen todos los desembolsos realizados desde el momento que comience su planificación: estudios del subsuelo y planos, permisos de

19 ingeniería, estudios arquitectónicos, gastos de obreros, etc., así como todos los gastos que se originen hasta la culminación de la obra. Se realizan conciliaciones trimestrales entre el Grupo de Construcciones y el Grupo de Contabilidad, dentro de los cinco días siguientes al cierre de cada trimestre. En el supuesto de existir diferencias en los registros, se realizan las averiguaciones necesarias para elaborar los registros contables correspondientes y deslindar las responsabilidades administrativas que pudieran darse. Los documentos (escrituras, facturas, etc.) y toda la documentación original oficial relacionada con los bienes o inmuebles, la cual respalda la propiedad del SENA, permanecen en un archivo especial bajo la custodia y responsabilidad del Grupo de Construcciones. Al cierre de año, el Grupo de Construcciones emitirá un informe en el que se incluyen todos los Inmuebles de la Entidad relacionando además de la información catastral, su identificación, dirección, municipio, saldo inicial, entradas (adquisiciones y adiciones) y salidas (venta o entrega sin contraprestación), cuadro que será complementado por el Grupo de Contabilidad con la información de depreciación acumulada y valorización o desvalorización Bienes Muebles Se realizan conciliaciones trimestrales entre el Grupo de Almacenes e Inventarios y el Grupo de Contabilidad, dentro de los cinco días siguientes al cierre del trimestre. En el supuesto de existir diferencias en los registros, se realizan las averiguaciones necesarias para elaborar los registros contables correspondientes y deslindar las responsabilidades administrativas que pudieran darse. Todos los bienes muebles propiedad del SENA, están registrados en el inventario físico de la Entidad. Todos los bienes muebles que cumplan con las características indicadas en la Doctrina Contable para considerarse Propiedad, Planta y Equipo, están registrados en la Contabilidad y formarán ineludiblemente parte del Patrimonio del SENA. En el caso de la Compra de Propiedad, Planta y Equipo: El registro contable será a su costo histórico sin incluir el Impuesto al Valor Agregado, según factura de compra. Otros casos: (donaciones, dación en pago, pagos en especie, etc.), si no se cuenta con un documento que asigne el costo, se registrará a su valor de mercado Depreciación La entidad realiza el cálculo de la depreciación por el método de Línea recta, de acuerdo con la tabla de referencia señalada en el numeral 6, capítulo III Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de hechos relacionados con la Propiedad, Planta y Equipo, así: Activos Depreciables Vida útil

20 Edificaciones 50 Redes, líneas y cables 25 Plantas, ductos y túneles 15 Maquinaria y Equipo 15 Equipo médico y científico 10 Muebles, enseres y equipo de oficina 10 Equipo de transporte, tracción y elevación 10 Equipo de comedor, cocina, despensa 10 Equipo de comunicación 10 Equipo de computación 5 No obstante, para el caso de las Edificaciones nuevas, adiciones o mejoras realizadas sobre los inmuebles, se podrá aplicar la vida útil de 70 años para los inmuebles que tengan estructura de concreto, metálica o mampostería estructural; para los que cuyo sistema constructivo sea solamente muros de carga se atenderá la tabla de referencia de la CGN, es decir 50 años Amortización de Semovientes Los administradores de finca definirá el ciclo productivo de los Semovientes con ayuda del personal especializado en cada Centro de Formación donde se encuentren este tipo de activos y el valor de los Semovientes se amortizará durante el lapso que se considere como ciclo productivo, de acuerdo con métodos de reconocido valor técnico e informa a Almacén para que ellos reporten la vida útil estimada al Grupo de Almacenes e Inventarios Construcciones en Curso La totalidad de los costos y demás cargos incurridos en el proceso de construcción o ampliación de bienes inmuebles, hasta cuando estén en condiciones de ser utilizados en desarrollo de las funciones de cometido estatal de la entidad contable pública, son clasificados como Construcciones en curso. Al cierre contable, el Grupo de Construcciones conciliará con el Grupo de Contabilidad el saldo de esta cuenta, para lo cual cuenta con un registro detallado de las construcciones en curso con la siguiente información: Datos generales o Identificación de la obra o Identificación del contratista (nombre y NIT) o No. del Contrato o Fecha Inicio o Plazo obra o Valor Inicial del Contrato o Adiciones al Valor del Contrato o Valor Total del Contrato o Fecha Terminación

21 Desembolsos contractuales o Fecha pago o Valor pago o Concepto Propiedades Planta y Equipo no Explotados Corresponde a los bienes muebles e inmuebles de propiedad de la Entidad que por características o circunstancias especiales, no son objeto de uso o explotación para el desarrollo de su cometido estatal. Así las cosas, en la cuenta PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO NO EXPLOTADOS, se clasifican los bienes que por características y situaciones especiales no están siendo utilizados por la entidad en desarrollo del cometido estatal, bienes pendientes de baja, traspaso de bienes. El Grupo de Almacenes e Inventarios verificará que se realicen las gestiones necesarias para la clasificación de estos a las cuentas del servicio que correspondan o la baja de los bienes de manera oportuna, sin que permanezcan por más de 180 días en esta cuenta contable. La depreciación se suspenderá hasta tanto se asigne al bien una nueva destinación Bienes pendientes por legalizar Tanto el Grupo de Construcciones como el Grupo de Almacenes e Inventarios verifican que no existan bienes en esta condición por un término mayor a 180 días. En razón de lo anterior, en cada uno de los cierres el Grupo de Contabilidad circularizará a las áreas mencionadas con el fin de que se adelanten las acciones a su legalización y correspondiente reclasificación contable. Los bienes que se encuentren en esta cuenta no son objeto de depreciación. En caso de que al cierre contable se presenten saldos contables en este rubro, el área o Grupo correspondiente elabora un informe detallado de las acciones adelantadas tendientes a legalizar la situación, el cual será insumo para las revelaciones en las Notas a los Estados Financieros Adiciones y mejoras en las Propiedades, Planta y Equipo Se reconocen como un mayor valor del activo y en consecuencia afectan el cálculo futuro de la depreciación, toda vez que aumentan la vida útil del bien, amplían su capacidad, la eficiencia operativa, mejoran la calidad de los productos y servicios o permiten una reducción significativa de los costos de operación.

22 4.8.9 Reparaciones y mantenimiento de las Propiedades, Planta y Equipo Son las erogaciones en que incurre el SENA con el fin de recuperar y conservar la capacidad normal de producción y utilización de las Propiedades, Planta y Equipo. Por regla general, son considerados por la entidad como un gasto, toda vez que el valor de las reparaciones y mantenimiento, que no se encuentren relacionadas con la producción de bienes o la prestación de servicios individualizables, se reconocerá como gasto. 5. PASIVO 5.1 Cuentas por Pagar Las áreas o dependencias de la Dirección General informa para cada uno de los acreedores que conformen la cuenta: Identificación, saldo de la deuda, plazo, tasa, vencimiento, antigüedad de las cuentas en mora. Así mismo, en el evento en que se den de baja cuentas efecto de la renuncia del acreedor a su cobro o que se determine la extinción de la obligación, se informará en forma expresa para cada caso en forma individual. 5.2 Provisión para procesos judiciales, laudos arbitrales, conciliaciones extrajudiciales, y embargos decretados y ejecutados sobre las cuentas bancarias Referente a las demandas, arbitrajes y conciliaciones extrajudiciales, se aplican los siguientes lineamientos con el fin de efectuar los registros contables correspondientes en forma oportuna por parte del Grupo de Contabilidad de la Dirección General, el cual tiene impacto en los Estados Financieros de la entidad. 5.3 Reconocimiento de Derechos y Obligaciones Las demandas, arbitrajes y conciliaciones extrajudiciales interpuestas por la entidad en contra de un tercero, o que se interpongan contra la Entidad, son informadas por la Dirección Jurídica al Grupo de Contabilidad dentro de los diez (10) primeros días de cada mes, clasificándolas en civiles, contencioso, penales, laborales y administrativas, entre otras, en donde se reconocen en las subcuentas que identifican su origen. Para tal efecto, la Entidad adaptará la Metodología para valoración de pasivos contingentes por procesos judiciales y conciliaciones en contra de las entidades estatales del Ministerio de Hacienda y Crédito Público; por lo tanto, una vez se tenga esta valoración se obtendrá el porcentaje de probabilidad de pérdida o no de la demanda interpuesta. En este sentido y acorde con las políticas establecidas para el riesgo evaluado entre el 0% y el 49.99% se realizará registro en cuentas de orden, en tanto que si la evaluación del riesgo es igual o superior al 50% se adelantará el registro en la cuenta de Provisiones.