AUDIENCIA PÚBLICA DE RENDICIÓN DE CUENTAS

Transcripción

1 AUDIENCIA PÚBLICA DE RENDICIÓN DE CUENTAS COMPROMISO INSTITUCIONAL INFORME DE GESTIÓN

2 COMPROMISO INSTITUCIONAL INFORME DE GESTIÓN :30 am Bienvenida e Instalación PROGRAMA Dr. Armando Entralgo Merchán Director General INTERVENCIÓN DE LA ENTIDAD 10:45 am Informe de Gestión Dr. Armando Entralgo Merchán Director General 11:00 am Gestión Jurídico - Administrativa Dr. Armando Entralgo Merchán Director General 11:15 am Gestión Presupuestal y Financiera Dr. Armando Entralgo Merchán Director General

3 COMPROMISO INSTITUCIONAL INFORME DE GESTIÓN INTERVENCIÓN ORGANIZACIONES SOCIALES, GREMIOS Y CIUDADANOS 11:30 am Preguntas Empresarios, Estudiantes, Participantes de los consejos CONCLUSIONES Y CIERRE 12:00 m Conclusiones Dr. Hernando Ossa Lenis Jefe Oficina de Control Interno 12:30 m Cierre Dr. Armando Entralgo Merchán Director General

4 CONTENIDO INFORME DE GESTIÓN CUMPLIMIENTO METAS SIGOB LOGROS DEL PLAN DE ACCIÓN 2010 Recuperación y Conservación del Patrimonio Documental Modernización de los Archivos Públicos Fortalecimiento del Sistema Nacional de Archivos Fortalecimiento Institucional INFORME DE GESTIÓN JURÍDICO - ADMINISTRATIVA INFORME DE GESTIÓN PRESUPUESTAL Y FINANCIERO CONCLUSIONES

5 INFORME DE GESTIÓN

6 EJES ESTRATÉGICOS RECUPERACIÓN Y CONSERVACIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL MODERNIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS (SNA) FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL

7 EJES ESTRATÉGICOS Y PROYECTOS DE INVERSIÓN EJES PROYECTOS MODERNIZACIÓN DE ARCHIVOS PÚBLICOS SNA 1. Implantación del Sistema Nacional Archivos RECUPERACIÓN Y CONSERVACIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL 2. Preservación del Patrimonio Documental Colombiano FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL 3. Remodelación y Adquisición del Inmueble Aledaño al Edificio 4. Mantenimiento y Adecuación de las Instalaciones del AGN 5. Renovación e Implementación de Tecnologías de la Información en el AGN 6. Mejoramiento, Dotación y Adecuación del Inmueble para la Creación del Archivo Intermedio de las EFPL

8 AGN CUMPLIMIENTO METAS SIGOB Programa: Indicador: INVESTIGACIONES EN ANTROPOLOGÍA, LINGÜÍSTICA Y ARCHIVÍSTICA Investigaciones en antropología, lingüística y archivística realizadas Meta 2008: Sector 17, AGN 3 TEMA DE INVESTIGACIÓN % DE AVANCE A NOVIEMBRE/10 1. Implementación de metodologías analíticas para caracterización de muestras de papel. Fase II 80% 2. Efecto de la inclusión de agentes antioxidantes en la estabilización de tintas ferrogálicas 100% 3. Evaluación de la actividad microbiana del extracto de Allium Sativum y su efecto sobre algunas 95% propiedades de fotografías en blanco y negro

9 RECUPERACIÓN Y CONSERVACIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL Restauración de unidades de conservación, entre folios, bulas y tomos de Fondos relacionados con el BICENTENARIO.

10 RECUPERACIÓN Y CONSERVACIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL Descripción de folios del AGN, del Fondo Ministerio de Gobierno - Asuntos Indígenas

11 RECUPERACIÓN Y CONSERVACIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL Digitalización de imágenes relativas a los Fondos del Bicentenario.

12 FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS CAPACITACIONES CANTIDAD CURSOS BASICOS NIVELES I, II, III 7 TALLERES: Microfilmación y Digitalización, Elaboración y Aplicación de TRD, Conservación Documental, Descripción 8 Documental y Organización de Fondos Acumulados VIDEOCONFERENCIAS: Evaluación de Tablas de Retención Documental (TRD), Socialización de la Cartilla apuntes para la organización de historias clínicas, socialización de la cartilla series documentales para la administración municipal, norma NTC 15489, digitalización en archivos, pautas para la utilización, 7 seguridad industrial y ocupacional en el manejo de archivos, inspección, control y vigilancia. CAPACITACIÓN POR DEMANDA: La comisión de Regulación de Agua Potable CRA, Fonproculdes, Organización Internacional para las Migraciones, Universidad Surcolombiana, Corporación Desarrollo para la Paz del Piedemonte Oriental- Cordepaz, Departamento del Valle del Cauca, Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, Proactiva (ONG), Instituto de Medicina Legal, Cámara de Comercio de Pasto, Alcaldía de Cali, Policía Nacional, SENA - Cúcuta, Departamento de Amazonas 14

13 FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS SNA EN LA REGIÓN: CONSEJOS TERRITORIALES DE ARCHIVO -Visitas de Acompañamiento a Gobernaciones. - Visitas de Acompañamiento a Alcaldías COMITÉS TÉCNICOS DE ARCHIVO - Reuniones de Comités Técnicos

14 FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS INSPECCIÓN Y VIGILANCIA ENTIDADES VISITADAS Inspección a Entidades reportadas por la Contraloría General de la República por no fenecimiento de la cuenta. 90 Seguimiento y Control de Ejecución de planes de mejoramiento archivístico a entidades inspeccionadas en las vigencias 2005, 2006, 2007, 2008 y

15 MODERNIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS. APROBACION DE TRD RESOLUCION Empresa Pública de Alcantarillado de Santander S.A No. 129 y 130,del 28/05/2010 Servicios Postales Nacionales 472 No. 129 y 130, del 29/05/2010 Gobernación de Antioquia No. 227, del 22/07/2010 Instituto Colombiano de Antropología e Historia No. 301, del 22/09/2010 Almagrario S.A No. 333, del 4/10/2010 Gobernación de Risaralda No. 420, del 18/11/2010

16 MODERNIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS APROBACIÓN DE TVD RESOLUCIÓN Fondo Ganadero del Caquetá No. 045, del 02/03/2010 Leasing Bancoldex No. 045, del 02/03/2010 Icetex No. 045, del 02/03/2010 Telecom No. 045, del 02/03/2010 Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía No. 334, del 04/10/2010

17 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL AGN COMITÉ DE DIRECCIÓN COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS COMITÉ DE CONTROL INTERNO UNIDAD DE CONTROL INTERNO CONSEJO DIRECTIVO DIRECCIÓN OFICINA DE PLANEAMIENTO ARCHIVÍSTICO NIVEL No. CARGOS DIRECTIVO 2 ASESOR 1 EJECUTIVO 6 PROFESIONAL 32 TÉCNICO 27 ASISTENCIAL 29 TOTAL CARGOS 97 COMITÉ DE ARCHIVOS JUNTA DE LICITACIONES Y ADQUISICIONES SECRETARÍA Y DE ASUNTOS JURÍDICOS GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA Y GESTIÓN DE PROYECTOS GRUPO DE ASUNTOS JURÍDICOS Y CONTRATACIÓN GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO GRUPO DE SISTEMAS GRUPO DE DIVULGACIÓN Y MEDIOS DIVISIÓN DE CLASIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DIVISIÓN DE SERVICIOS AL PÚBLICO DIVISIÓN DE REPROGRAFÍA Y AUTOMATIZACION DIVISIÓN DE PROGRAMAS ESPECIALES DIVISIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA GRUPO DE NORMATIVIDAD Y DESARROLLO DE LA POLÍTICA ARCHIVÍSTICA GRUPO DE MICROFILMACIÓN Y DIGITALIZACIÓN GRUPO DE CAPACITACIÓN Y ASESORÍA DEL SNA GRUPO DE TALENTO HUMANO GRUPO DE CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA DE ARCHIVOS DEL SECTOR PÚBLICO GRUPO DE PRESUPUESTO Y TESORERÍA GRUPO DE CONTABILIDAD FUENTE: DECRETO 163 DE 1992 REORGANIZACIÓN DE GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO EN EL AGN RESOLUCIÓN No. 297 DE NOVIEMBRE 19 DE RESOLUCIÓN No. 021 DE ENERO 27 DE RESOLUCIÓN No. 121 DE MAYO 26 DE 2010 ELABORADO POR: OFICINA DE PLANEAMIENTO ARCHIVÍSTICO Fecha: Organigrama : V7 GRUPO DE SERVICIOS ES

18 FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL PLAN DE RENOVACIÓN ORGANIZACIONAL No. RESOLUCIÓN FECHA 0046 Marzo 2 de 2010 OBJETIVO Por la cual se conforma un grupo de trabajo para elaborar el estudio técnico y apoyo jurídico para la modificación de estructura, planta de personal y Manual de Funciones y de Requisitos del AGN 1ª vez en 6 años que se llega a la instancia del PRAP. Estudio a cero costo. 30% personal administrativo y 70% misional. En noviembre 18 se radicó versión final del estudio para su aprobación.

19 INFORME DE GESTIÓN JURÍDICO - ADMINISTRATIVO

20 CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS EN EJECUCIÓN CONVENIOS VALOR CONVENIO Caja Agraria 02 Administración Integral Banco Central Hipotecario BCH en Liquidación Compañía de Financiamiento Comercial COFINPRO en Liquidación Instituto de Fomento Industrial IFI en Liquidación Fiduciaria del Estado FIDUESTADO en Liquidación Banco Cafetero BANCAFE en Liquidación Banco del Estado BANESTADO en Liquidación

21 Ministerio de Agricultura CONVENIOS CON OTRAS ENTIDADES ESTABLECIDOS EN ESTAÓ VALOR CONTRATO Y/O CONVENIO Superintendencia de Puertos y Transportes FES (Fundación para la educación y el desarrollo social) Ministerio de la Protección Social Fondo Ganadero del Caquetá Justicia Penal Militar Ministerio del Interior y de Justicia DANSOCIAL (Departamento Administrativo de Economía Solidaria) Ministerio de Defensa Ministerio de Protección Social TOTAL $

22 CONTRATOS Y/O CONVENIOS PENDIENTES DE SUSCRIBIR CON OTRAS ENTIDADES DAS (Departamento Administrativo de Seguridad). Superintendencia de Salud. Superintendencia de Notariado y Registro. Defensoría del Pueblo.

23 CONTRATACIÓN CLASES DE CONTRATOS CANTIDAD Consultoría 1 Suministros 2 Servicios mantenimiento 15 Compraventa 5 Arriendo 1 Seguros 1 Prestación de Servicios y de apoyo a la gestión de la entidad. 450 TOTAL 475

24 MODALIDADES DE SELECCIÓN MODALIDAD DE SELECCIÓN CANTIDAD Licitación Pública 5 Selección Abreviada 44 Concurso de Méritos 4 Contratación Directa 460 TOTAL 513

25 AVANCE MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO (MECI) ETAPA AVANCE Planeación, diseño e implementación 92% Diseño e implementación del Modelo 90% Evaluación a la implementación del MECI 80% Normograma SCI 95% AVANCE PROMEDIO 89% *Se realizó Preauditoría en el mes de Agosto con miras al proceso de certificación *Certificación en NTC GP 1000 se proyecta para el

26 AVANCE GESTIÓN DE CALIDAD ETAPA PESO TOTAL DESCRIPCIÓN AVANCE PLANIFICACIÓN 5% Política de calidad 2.5% Objetivos de calidad 2.5% 5% IMPLEMENTACIÓN Modelo de operación por procesos 20% (Desarrollo y 50% Manual de calidad 15% 48% Documentación) Sensibilización y Socialización 13% VALIDACIÓN 45% Auditoría Interna 17% Revisión por la alta dirección 26% 43% 100% 96% Nota: Esta tabla de avance está basada según directriz del para reporte. 26

27 RESPONSABILIDAD SOCIAL TIPO PRESENTADOS A NOVIEMBRE RESPUESTAS 2010 DERECHOS DE PETICIÓN QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS CONCEPTOS CORREO POSTAL Y ELECTRÓNICO PÁGINA WEB TOTALES

28 INFORME DE LOS ÓRGANOS DE CONTROL PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL Fecha de suscripción Vigencia % Avance Fecha de avance / cumplimiento 09/09/ % 01/09/ /09/ % 06/12/2010 GESTIÓN INSTITUCIONAL Se desarrollaron auditorias independientes y seguimientos a los procesos de la entidad, generando Planes de Mejoramiento por procesos que se encuentran en desarrollo según los plazos de ejecución.

29 INFORME DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL Y FINANCIERA

30 CIFRAS PRESUPUESTALES Aportes de la Nación vs. Recursos Propios Funcionamiento vs. Inversión Aportes de la Nación Recursos Propios Funcionamiento Inversión

31 CIFRAS PRESUPUESTALES % de ejecucion sobre apropiacion inicial % de ejecucion sobre sobre apropiacion definitiva ,97 90,13 94,81 97,82 92,46 91,04 88,5 90,3 79,9 116,27 102,36 108,11 101,73 116,85 101,16 66,06 89,39 81, ,97 93,79 96,2 97,68 95,68 95,45 94,63 95,29 96,31 90,62 97,46 96,02 98,66 96,42 97,87 54,77 57,07 70, ,5 66,

32 EJECUCIÓN PRESUPUESTAL INVERSIÓN PROYECTOS PROYECTO DNP ASIGNADO 2010 AVANCE A NOVIEMBRE 30 DE 2010 % AVANCE A NOVIEMBRE 30 DE 2010 PRESERVACIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL NO IMPLANTACIÓN SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS RENOVACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN EN EL ARCHIVO DE LA NACIÓN REMODELACIÓN Y ADQUISICIÓN DEL INMUEBLE ALEDAÑO AL EDIFICIO - PREVIO CONCEPTO MANTENIMIENTO Y ADECUACIÓN DE LAS INSTALACIONES DEL AGN MEJORAMIENTO, DOTACIÓN Y ADECUACIÓN DEL INMUEBLE PARA LA CREACIÓN DEL ARCHIVO INTERMEDIO DE LAS ENTIDADES FINANCIERAS PÚBLICAS LIQUIDADAS ,25% ,83% ,93% ,00% ,34% ,71% TOTAL PLAN DE ACCIÓN ,07%

33 EJECUCIÓN PRESUPUESTAL A NOVIEMBRE DE 2010 CONCEPTO APROPIACIÓN COMPROMISOS % CERTIFICADO % GASTOS DE FUNCIONAMIENTO GASTOS DE INVERSIÓN TOTAL PRESUPUESTO , , , , , ,5

34 CONCLUSIONES

35 CONCLUSIONES Participación del AGN en la Apertura de la Urna Centenaria

36 CONCLUSIONES Urna Centenaria

37 CONCLUSIONES Recuperación Archivo Histórico de Honda

38 CONCLUSIONES Archivo Histórico de Honda

39 CONCLUSIONES Archivo Histórico de Honda

40 CONCLUSIONES Medición del Impacto de la Normatividad Archivo Participativo en las regiones Amazonas

41 CONCLUSIONES Archivo Participativo en las regiones Santa Marta

42 CONCLUSIONES Archivo Participativo en las regiones Caquetá

43 CONCLUSIONES Publicación Bicentenario: Retazos de Libertad

44 CONCLUSIONES Presupuesto apunta ejecutar mas del 92% Plan de Desarrollo del Nuevo Gobierno Reestructuración Organizacional Certificación del Sistema de Gestión de Calidad año 2011 Convenios con las Gobernaciones en desarrollo (10 equipos de videoconferencia) BICENTENARIO Retazos de libertad

45 CONCLUSIONES Fomento de Proyectos - Venta de Servicios Plataforma Estratégica: Implementación Socialización. Capacitación en la actualización de la Norma ISO 9001:2008 y NTC GP 1000:2009 DAFP Alta Dirección Sena Equipo Operativo AGN Equipo Auditor Conceptos de infraestructura de Archivos.