LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA. Huesca, 19 de junio de 2009

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1 Huesca, 19 de junio de 2009

2 UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL?

3 SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS EN SOPORTE TRADICIONAL I/O SOPORTE ELECTRÓNICO UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ES UN PROCESO TRANSVERSAL E INTEGRAL DE RACIONALIZACIÓN DE LA ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA DE UNA ORGANIZACIÓN

4 LEY 10/2001, DE 13 DE JULIO, DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS, ARTÍCULO 2 E) "Sistema de gestión documental: el conjunto de operaciones y de técnicas, integradas en la gestión administrativa i ti general, basadas en el análisis de la producción, la tramitación y los valores de los documentos que se destinan a la planificación, el control, el uso, la conservación, y la eliminación o la transferencia de los documentos a un archivo, con el objetivo de racionalizar yunificar su tratamiento y conseguir una gestión eficaz y rentable de los mismos"

5 DECRETO 76/2003, DE 12 DE MAYO, POR EL QUE SE APRUEBA EL REGLAMENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DE CANARIAS, ARTICULO 4, G) "Gestión documental: es la parte de la gestión administrativa centrada en la aplicación de los principios de economía, eficacia y eficiencia en la producción, explotación, valoración, eliminación y servicio de los documentos"

6 LEY 3/2005, DE 15 DE JUNIO, DE LA GENERALITAT, DE ARCHIVOS, ARTICULO 3 K) "Sistema de gestión de documentos: es el conjunto de operaciones técnicas, integradas en la gestión administrativa general, que, basadas en el análisis de la producción, tramitación y valor de la documentación, se dirigen a la planificación, el control, el uso, la transferencia y la conservación o eliminación de la documentación"

7 LEY 15/2006, DE 17 DE OCTUBRE, DE ARCHIVOS Y PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LAS ILLES BALEARS ARTICULO 2 H) " Gestión documental: conjunto de operaciones y técnicas basadas en el análisis de la producción, la tramitación y la valoración de los documentos, que se destina a la planificacion, al control, al uso, a la conservación y a la eliminación o a la transferencia de los documentos a un archivo, con el objectivo de racionalizar y unificar su tratamiento y conseguir una eficaz y rentable gestión"

8 LEY FORAL 12/2007, DE 4 DE ABRIL, DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS, ARTICULO 2 F) "Sistema de gestión documental: marco en el que se definen, implantan y evalúan los principios metodológicos, las técnicas y los instrumentos que sirven de fundamento básico al desarrollo de políticas y normas, destinadas a regir el tratamiento de los documentos a lo largo de las etapas de su ciclo de vida, con diferente regulaciones para su organización, conservación, tratamiento y accesibilidad en cada etapa"

9 LEY FORAL 12/2007, DE 4 DE ABRIL, DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS, ARTICULO 2 F) "Sistema de gestión documental: marco en el que se definen, implantan y evalúan los principios metodológicos, las técnicas y los instrumentos que sirven de fundamento básico al desarrollo de políticas y normas, destinadas a regir el tratamiento de los documentos a lo largo de las etapas de su ciclo de vida, con diferente regulaciones para su organización, conservación, tratamientot t y accesibilidad d en cada etapa"

10 FASES DEL CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS ACTIVA SEMIACTIVA INACTIVA

11 PAUTAS DE IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

12 DETECCIÓN PUNTOS DÉBILES DETECCIÓN PUNTOS FUERTES

13 ACTORES IMPLICADOS Y ROLES DISPONIBILIDAD IMPLICACIÓN METODOLOGÍAS ESTRATEGIA GLOBAL

14 NECESIDAD ESTRATEGIA GLOBAL DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS No SOLUCIONES INDIVIDUALIZADAS No SOLUCIONES SECTORIALES DEFINICIÓN DE DOCUMENTACIÓN CORPORATIVA TRANSVERSALIDAD

15 METODOLOGÍAS ARCHIVÍSTICAS SISTEMA DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL SISTEMA DE DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL SISTEMA DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL SISTEMA DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL SISTEMA DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

16 METODOLOGÍAS ARCHIVÍSTICAS SISTEMA DE CLASIFICACIÓN Cuadro de Clasificación uniforme de la Documentación (CCUD) ANÁLISIS DE LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL DE LA ORGANIZACIÓN

17 1. Qué tenemos? 2. Cómo lo tenemos? 3. Dónde lo tenemos? 4. Cómo lo hacemos? 5. Quién hace qué? AUDITORIA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL DIAGNÓSTICO

18 DIAGNÓSTICO ELABORACIÓN CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DETECCCIÓN ESTADO actual ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL DOCUMENTO / EXPEDIENTE ACTIVO DOC/EXPEDIENTE SEMIACTIVO DOC/EXPEDIENTE INACTIVO FORMATOS Y SOPORTES

19 SISTEMA DE CLASIFICACIÓN ES UNA ESTRUCTURA LÓGICA, JERÁRQUICA Y COHERENTE DE LAS FUNCIONES DE UNA ORGANIZACIÓN REFLEJADAS EN LA DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN GENERADAS COMO RESULTADO DE UNA ACTIVIDAD Determinar los atributos de gestión asociados al documento (tipo de acceso, Transferencia, evaluación, etc) deben asignarse a nivel de sèrie èi documental.

20 FASES DEL CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS CCUD ACTIVA SEMIACTIVA INACTIVA GESTIÓN PERMANENTE DE LOS DOCUMENTOS TRAZABILIDAD DE LAS ACCIONES REALIZADAS

21 G S Ó OC LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA

22 METODOLOGÍAS ARCHIVÍSTICAS SISTEMA DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL SISTEMA DE DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL SISTEMA DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL SISTEMA DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL SISTEMA DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

23 SISTEMA DE DESCRIPCIÓN OPERACIÓN DE IDENTIFICACIÓN, REPRESENTACIÓN Y ABSTRACCIÓN DEL DOCUMENTO O EXPEDIENTE EN BASE A UNAS DIRECTRICES PREESTABLECIDAS Y USO DE ESTÁNDARES PARA FACILITAR SU IDENTIFICACIÓN, LOCALIZACIÓN Y RECUPERACIÓN. La incorporación de metadatos para que de forma fidedigna el documento esté asociado a cada operación que realiza durante todo su ciclo de vida. CCUD

24 SISTEMA DE DESCRIPCIÓN Debe determinar que datos de identificación y uso deben ir asociados a los documentos durante la tramitación y como se vincularán estos datos en todo el ciclo de vida. Normalización de la información y documentación de la organización Valoración de los sistemas existentes CCUD

25 METODOLOGÍAS ARCHIVÍSTICAS SISTEMA DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL SISTEMA DE DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL SISTEMA DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL SISTEMA DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL SISTEMA DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

26 SISTEMA DE TRANSFERENCIA PROCESO DE PREPARACIÓN Y EJECUCIÓN DEL CAMBIO DE UBICACIÓN Y DE RESPONSABILIDAD DE LA DOCUMENTACIÓN DESDE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN A LOS REPOSITORIOS DE E-ARCHIVO QUE CONSERVE LAS EVIDENCIAS Y PRUEBAS DE LAS ACCIONES DE LA ORGANIZACIÓN CON LAS GARANTÍAS DE AUTENTICIDAD, INTEGRIDAD Y ACCESIBILIDAD CCUD

27 SISTEMA DE TRANSFERENCIA Cambio de responsabilidad, Cambio de repositorio (instalación) Cambio de estado del DOCUMENTO / EXPEDIENTE Blindaje de los datos y de los expedientes y de los documentos Calendario de transferencias NORMA ISO 20652:2006 Space data and information transfer systems CCUD

28 METODOLOGÍAS ARCHIVÍSTICAS SISTEMA DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL SISTEMA DE DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL SISTEMA DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL SISTEMA DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL SISTEMA DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

29 SISTEMA DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL PROCESO DE IDENTIFICACIÓN Y ESTUDIO DE LOS DIFERENTES VALORES PRESENTADOS EN UNA DETERMINADA SERIE DOCUMENTAL PARA DETERMINAR SI DEBE SER CONSERVADA O ELIMINADA Y EL PERIODO DE TIEMPO DE CONSERVACIÓN CCUD

30 CCUD Sistema de evaluación documental

31 METODOLOGÍAS ARCHIVÍSTICAS SISTEMA DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL SISTEMA DE DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL SISTEMA DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL SISTEMA DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL SISTEMA DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

32 SISTEMA DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL ESTRATEGIAS DE PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN: CONVERSIÓN DE DATOS A FORMATOS DE CONSERVACIÓN FORMATOS (PDF-A o OAIS) ALMACENAMIENTO Y REPOSITORIOS DE CONSERVACIÓN PERMANENTE i-arxiu CCUD

33 SISTEMA DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL REPOSITORIO E-ARCHIVO asegure las condiciones i de seguridad: d identidad, d integridad, id d autenticidad, confidencialidad, legitimación. CCUD

34 SISTEMA DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL REPOSITORIO E-ARCHIVO soporte operaciones de custodia de documentos e información CCUD

35 SISTEMA DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL REPOSITORIO E-ARCHIVO facilite el acceso a la información y documentación CCUD

36 SISTEMA DE ACCESO

37 SISTEMAS DE ACCESO A LA DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN CCUD ACTIVA SEMIACTIVA INACTIVA GESTIÓN IDENTIDADES Y PERFILES USUARIOS PROTECCIÓN DE DATOS

38 SISTEMAS DE ACCESO MECANISMOS DE ACCESO A LOS E-DOCUMENTOS Y E- EXPEDIENTES MECANISMOS DE COMPRENSIÓN A LOS E-DOCUMENTOS Y E-EXPEDIENTES MECANISMOS DE AUTORIZACIÓN A LOS E-DOCUMENTOS Y E- EXPEDIENTES CCUD

39 SISTEMAS DE ACCESO MECANISMOS DE ACCESO A LAS EVIDENCIAS ELECTRÓNICAS MECANISMOS DE ACCESO Y SEGURIDAD MECANISMOS DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES CCUD

40 ISO Electronic imaging Information stored electronically Recommendations for trustworthiness and reliability Almacenamiento electrónico de información. Recomendaciones para la información ió de valor y su fiabilidad d

41 ISO / OAIS SISTEMA DE TRANSFERENCIAS DE INFORMACIÓN Y DATOS Sistema abierto de archivado de información

42 ISO TÉCNICAS DE SEGURIDAD Buenas prácticas para la gestión de la seguridad de la información

43 ISO Preservación a largo plazo de la información del documento electrónico Estándard para asegurar la preservación a largo plazo de la información del documento electrónico auténtico

44 ISO Preservación de documentos electrónicos (Pdf-a)

45 ISO Metadatos para la gestión de documentos

46 MoReq 2 Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo

47 LA NORMA UNE/ISO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Establecimiento de políticas y normas Asignación de responsabilidades y competencias Establecimiento de procedimientos y directrices

48 LA NORMA UNE/ISO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Prestación de servicios relacionados con la gestión y su utilización Diseño, implantación y administración de sistemas especializados de gestión Integración de la gestión documental en los sistemas y procesos de la organización

49

50 INTEROPERABILIDAD CAPACIDAD DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DE LOS PROCEDIMIENTOS DE COMPARTIR DATOS E INTERCAMBIAR INFORMACIÓN Y CONOCIMIENTO ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN

51 REUTILIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN DIFERENTES USOS DE LA INFORMACIÓN PÚBLICA ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN

52 ESTUDIOS DE RIESGO PERDIDA DE DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN MANIPULACIÓN DE LA INFORMACIÓN ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN

53 PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA TECNOLOGIA METODOLOGÍAS, NORMATIVAS Y REGLAS RESPONSABILIDADES

54 ESTRATEGIAS A TENER EN CUENTA ORGANIZACIÓN DE LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL ANTES DE APLICAR LA TECNOLOGIA CAMBIO DE METODOLOGIA ORGANIZATIVA INFORMATIVA DOCUMENTAL E AFECTA A LA ESTRUCTURA Y ARQUITECTURA ORGANIZATIVA DE LA ORGANIZACION

55 ESTRATEGIAS REDEFINICIÓN DE LAS METODOLOGIAS ACTUALES DE PRODUCCIÓN DOCUMENTAL ORGANIZAR EL BACKOFFICE Y EL FRONTOFICCE COHERENTE E INTEGRAL

56 DOCUMEN NTS / EXPED DIENTS AUDITOR ORIA SISTEMA DE GESTIÓ DOCUMENTAL RTAL PO QUADRE DE CLASSIFICACIÓ REGISTRE CIRCUITS DOCUMENTALS GESTIÓ D ARXIUS (Record Management) PROCESSOS MULTICANAL AVALUACIÓ TRANSFERÈNCIA DOCUMENTAL GESTOR EXPEDIENTS Reiteración SR Cierre SR CONSERVACIÓ DISPOSITIU REGISTRE INDEX DIGITALITZACIÓ V. CALENDARI V. CALENDARI EXPEDIENTS ELECTRONIC CONSERVACIO TRANSFERENCIA MODELS DE DOCUMENTS ADMINISTRATIUS ELECTRÒNICS [Nodac / ISAD (G)] PERFILS I GRUPS D USUARIS SIGNATURA ELECTRÒNICA ISO i MoReq FORMACIÓ SEGURETAT INFORMÀTICA SISTEMES D INFORMACIÓ AUDITORIA DELS SISTEMES ACTUALS INTEGRACIÓ DE SISTEMES ACCÉS A LA DOCUMENTACIÓ / EXPEDIENTS ACCÉS É DOCUMENTS EN TRÀMIT À ACCÉS É DOCUMENTS ELECTRÒNICS Ò D'ARXIU PERFILS DEL SOL LICITANT LEGISLACIÓ INTEROPERABILITAT IÓ PERMAN NENT ITORI DE CO ONSERVACI REPOSI

57 TECNOLOGIA, METODOLOGIA I LEGISLACIÓN

58 DEBEMOS APROVECHAR LA OPORTUNIDAD QUE NOS DEBEMOS APROVECHAR LA OPORTUNIDAD QUE NOS BRINDA LA

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