Gestión Documental en los Sistemas de Calidad para Anatomía Patológica. Dr. José Santos Salas Valién

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1 Gestión Documental en los Sistemas de Calidad para Anatomía Patológica. Dr. José Santos Salas Valién

2 Resumen Gestores documentales. Definición. Diferencias con BD, y contenidos Web. Características, ventajas e inconvenientes. Norma ISO Qué Gestor Documental necesitamos? Aplicaciones en Anatomía Patológica. Gestores documentales en la cronología de certificación.

3 Qué son los Gestores documentales?

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5 Gestores documentales Definición: Programas creados para la gestión de grandes cantidades de documentos.

6 Gestión documental Gestores documentales. Bases de datos. Gestión de contenidos.

7 Gestión documental Diferencias con Bases de Datos Bases de datos documentales: cada registro en un documento. No tienen una organización clara de su contenido. Distintos tipos documentos: Textos, fotos, Bases de datos, etc.

8 Gestión documental Diferencias con Sistemas de gestión de contenidos Usados a nivel Web. Aunque administra información y puede utilizar bases de datos están orientados a la Web.

9 Sistema de gestión documental Características: Sujetos a normas técnicas y prácticas para administrar el flujo de documentos: Accesos, permisos, tiempo de conservación, etc. Norma ISO 15489

10 Norma ISO 15489

11 Qué es? Norma ISO Guía sobre cómo gestionar o administrar los documentos y su relación con los sistemas electrónicos para la conservación de archivos en diferentes soportes.

12 Norma ISO Objetivo: Normalizar las políticas, procedimientos y prácticas de la gestión de documentos de archivo con el fin de asegurar su adecuada atención y protección, y permitir que la evidencia y la información que contienen pueda recuperarse de un modo más eficiente y eficaz.

13 Norma ISO Cómo se creó? Se toma como base la norma australiana AS 4390, publicada en el año Se publica en el año 2001 como ISO con el título Information and documentation. Records Management.

14 Norma ISO Traducción española en 2006 por la Asociación Española de Normalización y Certificación (AENOR).

15 Norma ISO Dificultades en la traducción: Records = Documentos que tienen valor probatorio o evidencia las actividades de una organización. Documents = Documentos como simple información registrada. Archives = Documentos con valor patrimonial o histórico.

16 Norma ISO 15489

17 Norma ISO Records management = Gestión documental Archives = Archivo histórico

18 Norma ISO Información y documentación. Gestión de documentos. Parte I:Generalidades Parte II: Directrices

19 Norma ISO Características de los documentos: Aspectos generales: Reflejar su función. Estructura y relaciones intactas. Reflejar el contexto donde fue creado, recibido y utilizado. Mantener presente su relación para documentos combinados.

20 Norma ISO Características de los documentos: Autenticidad: Se puede probar: Que es lo que afirma ser, quien lo ha creado o enviado y en que momento. Fiabilidad: Representación completa y precisa de los hechos. Integridad: Completo e inalterado. Disponibilidad: Puede ser localizado, recuperado, presentado e interpretado.

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24 Norma ISO Características del gestor documental Fiabilidad: Funcionamiento regular, continuado con procedimientos fiables. Integridad: Control de acceso. Conformidad: Que cumpla todos los requisitos de la organización y de la normativa. Exhaustividad: Que gestione todos los documentos. Carácter sistemático: Creación, conservación y gestión de documentos de forma sistemática.

25 Evaluación Gestor documental Documentos por proceso. Forma y estructura de los documentos. Metadatos asociados a los documentos. Requisitos para recuperar, usar y transmitir los documentos. Cómo organizar los documentos. Valorar riesgos de la no disposición de documentos. Preservación y accesibilidad de los documentos en el tiempo. Cumplimiento de requisitos legales. Seguridad de los documentos. Asegurar conservación de los documentos. Identificar y evaluar oportunidades de mejora en eficacia, eficiencia y calidad de los procesos.

26 Sistema de gestión documental Ventajas: Gestión y control efectivo: Sencillez, rapidez y ahorro. Acceso instantáneo documentación. Uso racional de los recursos. Recursos colectivos, no duplicidad. Productividad y valor añadido. Rápido acceso a la información y distribución. Inconvenientes: Precio. Aprendizaje uso.

27 Qué gestor documental necesitamos?

28 Elección Gestor Documental Ajuste a nuestras necesidades: Cantidad de documentos a manejar. Complejidad de documentos. Personal que accede. Número y formación (Permisos). Nuestro centro dispone de algún gestor documental?

29 Tipos de documentos Manual de calidad. Procedimientos. Instrucciones técnicas. Registros. Protocolos. Actas. Documentación externa. Documentación legal. Objetivos. Indicadores.

30 Gestores documentales para Anatomía Patológica

31 Tipos de documentos Informes de estudios: Biopsias, Citologías, Autopsias, PAAF, etc. Otros documentos: ISO: Procedimientos, Instrucciones técnicas, registros, etc.

32 Gestores documentales para Anatomía Patologica Gestlab (Cointec). I+DOC Line 7.0 (SCN Sistemas). Softexpert Excellence Suit (Softexpert). IncaWeb (Novosoft). Certool (AENOR). SaciLab/SaciWeb (Vitro).

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36 Gestores documentales para Anatomía Patologica Gestlab (Cointec). I+DOC Line 7.0 (SCN Sistemas). Softexpert Excellence Suit (Softexpert). IncaWeb (Novosoft). Certool (AENOR). SaciLab/SaciWeb (Vitro).

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40 Gestores documentales para Anatomía Patologica Gestlab (Cointec). I+DOC Line 7.0 (SCN Sistemas). Softexpert Excellence Suit (Softexpert). IncaWeb (Novosoft). Certool (AENOR). SaciLab/SaciWeb (Vitro).

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44 Gestores documentales para Anatomía Patologica Gestlab (Cointec). I+DOC Line 7.0 (SCN Sistemas). Softexpert Excellence Suit (Softexpert). IncaWeb (Novosoft). Certool (AENOR). SaciLab/SaciWeb (Vitro).

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48 Gestores documentales para Anatomía Patologica Gestlab (Cointec). I+DOC Line 7.0 (SCN Sistemas). Softexpert Excellence Suit (Softexpert). IncaWeb (Novosoft). Certool (AENOR). SaciLab/SaciWeb (Vitro).

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53 Gestores documentales para Anatomía Patologica Gestlab (Cointec). I+DOC Line 7.0 (SCN Sistemas). Softexpert Excellence Suit (Softexpert). IncaWeb (Novosoft). Certool (AENOR). SaciLab/SaciWeb (Vitro).

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55 SaciLab/ SaciWeb - SaciWeb: Aplicación o módulo principal al que tienen acceso todos los usuarios. - SaciLab: Módulo orientado exclusivamente al gestor de Calidad del Laboratorio.

56 SaciLab/SaciWeb Estratificación del documento en la elaboración: Objeto. Alcance. Documentación de referencia (norma). Documentos relacionados. Esquema (Ficha).

57 Auditoria: Sacilab/Saciweb Cambios de versión. Documentos donde se cita un documento. Documentos no referenciados.

58 Sacilab/Saciweb Precio: 40 personas (10 Patólogos, 3 MIR, 4 Administrativos). Instalación y carga de documentación: Mantenimiento, según instalación (Remota, local con acceso remoto, local sin acceso remoto): 12-15% anual.

59 Necesidad gestor documental durante las fases de la ISO

60 Gestor documental durante la implantación ISO Preparación de la ISO. Rodaje de la ISO. Certificación. Sistema estable.

61 Preparación de la ISO 1-2 años. Elaboración documental: Procedimientos. Instrucciones técnicas. Manual calidad. Formatos. Recopilación documentación externa: Normativa de referencia.

62 Rodaje de la ISO 3 años (2 renovaciones). Crecimiento de los registros. Papel/documento electrónico. Objetivos. Indicadores. Despliegue indicadores a todas las fases de procesos. Modificaciones en documentos. Errores encontrados en el rodaje.

63 Sistema estable A partir de los 3 años. Se inicia la destrucción de documentos. Se llega al momento de máxima documentación. Registros con volumen estable. Mínimas modificaciones de documentos.

64 Gracias

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