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1 Michel Roberge. Lo esencial de la gestión documental. Québec : Éditions Michel Roberge, pages. ISBN Contenido Introducción PRIMERA PARTE UN RECURSO A GESTIONAR : LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS MÓDULO 1 QUÉ ES UN DOCUMENTO ADMINISTRATIVO? La información 1.1 El documento 1.2 El documento administrativo 1.2 Los archivos permanentes 1.4 MÓDULO 2 QUÉ VALORES PODEMOS ATRIBUIR A LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS? El valor administrativo 2.1 El valor financiero y el valor legal 2.2 El valor archivístico, histórico o patrimonial 2.2 El valor primario y el valor secundario 2.3 Las características de los documentos 2.3 La autenticidad de los documentos 2.3 La fiabilidad de los documentos 2.3 La integridad de los documentos 2.4 La explotabilidad de los documentos 2.4 Los documentos que han perdido su valor 2.4

2 MÓDULO 3 CÓMO NACEN LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS? La creación de los documentos administrativos 3.2 Los documentos textuales 3.2 Los documentos en imagen 3.2 Los documentos sonoros 3.3 Los documentos multimedia 3.3 La transferencia de un soporte a otro 3.3 SEGUNDA PARTE EL ORIGEN Y LA RAZÓN DE SER DE LA GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS MÓDULO 4 LOS ORÍGENES DE LA GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Los primeros sistemas de clasificación y de archivo 4.1 Las primeras preocupaciones para la protección de los documentos administrativos 4.2 La invención de la camisa, de clasificación y del registro (volumen) 4.2 La gestión de los documentos administrativos 4.3 La formación 4.4 La formación en España 4.4 La formación en América Latina 4.5 La profesión 4.6 Las asociaciones profesionales 4.7 MÓDULO 5 EL ENTORNO LEGAL Y REGLAMENTARIO Las leyes y los reglamentos sobre el acceso y la protección a los datos de carácter Personal 5.2 Las leyes y los reglamentos sobre la gestión de los archivos 5.3 Las leyes y los reglamentos sobre el valor legal de los documentos nacidos de las tecnologías de la información 5.4

3 MÓDULO 6 LA GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS : UN SISTEMA Los componentes de un sistema 6.2 El sistema de gestión de los documentos administrativos 6.4 La dinámica del sistema de gestión de los documentos administrativos 6.5 Los responsables del sistema de gestión de los documentos administrativos 6.5 Un sistema corporativo, integrado y automatizado de gestión de los documentos administrativos 6.6 Las condiciones a respetar 6.6 Una definición del sistema de gestión de los documentos administrativos 6.7 Los objetivos a conseguir 6.14 El sistema corporativo de clasificación de los documentos 6.15 El sistema corporativo de conservación y de establecimiento de la disposición final de los documentos 6.15 El sistema corporativo de registro, descripción y localización de los documentos 6.15 El impacto del sistema integrado de gestión de la documentación administrativa 6.16 El sistema corporativo de clasificación: la piedra angular del sistema 6.16 Los niveles de automatización de un sistema de gestión de los documentos Administrativos 6.17 El sistema de gestión de los documentos analógicos asistida por ordenador 6.17 El sistema de gestión de los documentos analógicos y electrónicos asistida por ordenador 6.18 El sistema de Gestión Electrónica de Documentos (GED) 6.18 La automatización y el factor humano 6.19 La concepción y el desarrollo de un sistema de gestión de los documentos administrativos 6.20 El estado de situación y el plan de acción 6.20 La concepción del nuevo sistema 6.21 El desarrollo del nuevo sistema 6.21 La puesta en marcha del nuevo sistema 6.22 El control de conformidad 6.23 MÓDULO 7 LA CREACIÓN Y LA RECEPCIÓN DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS El control de la creación y recepción de los documentos: un subsistema 7.1 La creación de los documentos administrativos 7.2 Los documentos desestructurados 7.2 La redacción directa del documento 7.2 El dictado 7.3 La plantilla 7.3 El reconocimiento óptico de caracteres 7.3

4 La duplicación de los documentos 7.3 Los documentos estructurados: los formularios 7.4 La concepción de formularios 7.4 La gestión de los formularios 7.4 La identificación de los formularios 7.4 La expedición de documentos administrativos 7.6 El correo convencional 7.6 El correo electrónico 7.6 El encabezado del correo electrónico 7.6 La zona del texto del correo electrónico 7.7 Los elementos adjuntos al correo electrónico 7.7 Las funciones opcionales 7.7 La utilización de los correos electrónicos 7.8 El control y la recepción de los documentos administrativos 7.9 TERCERA PARTE LA CONCEPCIÓN Y EL DESARROLLO DE UN SISTEMA CORPORATIVO DE GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS MÓDULO 8 EL SISTEMA CORPORATIVO DE CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS El esquema de clasificación de los documentos: un subsistema 8.2 La responsabilidad de la clasificación 8.3 El puesto de archivo de los documentos 8.3 La estructura jerárquica de clasificación 8.4 Las calidades de un esquema de clasificación 8.4 La jerarquía y la lógica 8.5 Los niveles de clasificación 8.6 La situación de los esquemas corporativos de clasificación 8.10 Los tipos de código para el esquema de clasificación de los documentos administrativos 8.10 Los códigos lógicos 8.11 Los códigos semilógicos 8.11 La metodología para el establecimiento de un esquema de clasificación de los documentos administrativos 8.13 El análisis de las funciones y actividades administrativas 8.13 La consulta de algunas series de expedientes 8.14 El grupo de validación del esquema corporativo de clasificación 8.14 El desarrollo de clases, subclases y divisiones sobre la base de las funciones y actividades 8.15 La elección del formato del código de clasificación 8.15 La elaboración del índice alfabético del esquema de clasificación 8.15 La clasificación por facetas 8.17

5 MÓDULO 9 EL SISTEMA CORPORATIVO DE CONSERVACIÓN Y ESTABLECIMIENTO DE LA DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Los objetivos de las reglas de conservación 9.3 El calendario de conservación: un subsistema 9.4 El conocimiento de la organización 9.5 El establecimiento de las reglas de conservación 9.6 La persona responsable de la gestión de los documentos administrativos 9.6 La persona responsable de la unidad administrativa 9.6 El grupo de validación de las reglas de conservación 9.6 La dirección de la organización 9.7 El calendario corporativo de conservación 9.8 La protección de los documentos esenciales 9.9 La identificación de los documentos esenciales 9.9 La protección de los documentos confidenciales 9.10 La identificación de los documentos confidenciales 9.10 MÓDULO 10 EL SISTEMA CORPORATIVO DE REGISTRO, DESCRIPCIÓN Y LOCALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS El repertorio corporativo de registro, descripción y localización de los documentos: un subsitema 10.3 La descripción y la localización manual de los documentos administrativos 10.3 El programa de gestión de los documentos administrativos 10.4 El repertorio de camisas y bolsas de clasificación, cajas de archivo, carpetas de anillas 10.4 El repertorio de documentos analógicos 10.5 El repertorio de documentos electrónicos 10.6 El programa de explotación de los documentos digitalizados 10.7 El programa de búsqueda a texto completo 10.7 El programa de gestión electrónica de los documentos (GEIDE) 10.9 Los metadatos 10.9 Los elementos propuestos por el Dublin Core Los metadatos para los documentos administrativos Ejemplos de metadatos 10.12

6 CUARTA PARTE LA PUESTA EN MARCHA DE UN SISTEMA CORPORATIVO DE GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS MÓDULO 11 LA ESTRATEGIA DE PUESTA EN MARCHA La redacción del manual de gestión de los documentos administrativos 11.2 Las etapas preliminares 11.2 La formación de los responsables de la conservación de los documentos 11.3 Módulo 1: Qué es la gestión de los documentos administrativos? 11.3 Módulo 2: La clasificación de los documentos administrativos 11.4 Módulo 3: El archivado de los documentos administrativos 11.4 Módulo 4: El registro, la descripción y la localización de los documentos administrativos 11.4 Módulo 5: El control de la circulación de los documentos administrativos analógicos 11.4 El material didáctico 11.5 La puesta en marcha en las unidades administrativas 11.5 El mantenimiento y la actualización del sistema 11.6 Los niveles de intervención en la concepción, el desarrollo, la puesta en marcha y el control del sistema 11.6 MÓDULO 12 LA CLASIFICACIÓN Y EL ARCHIVO DE LOS DOCUMENTOS ACTIVOS Los objetivos de la clasificación y el archivo de los documentos 12.2 La clasificación y el archivo de los documentos: un subsistema 12.2 La clasificación y el archivo de los documentos analógicos 12.3 La información conservada en papel 12.3 La integración de las camisas o bolsas de clasificación activas 12.3 El análisis de un nuevo documento a clasificar 12.3 La codificación del documento a clasificar 12.4 El archivo del documento clasificado 12.5 La identificación del contenedor 12.5 La clasificación cronológica de los documentos 12.8 El cierre de una camisa o bolsa de clasificación 12.8 La ordenación de las camisas y bolsas de clasificación 12.9

7 La clasificación y archivo de los documentos electrónicos La clasificación de los documentos electrónicos El archivo de los documentos electrónicos Los formatos recomendados para la conservación de los documentos electrónicos La identificación de los contenedores La localización de los documentos electrónicos La ordenación de los soportes magnéticos y de los soportes ópticos numéricos La descripción de los documentos clasificados y archivados MÓDULO 13 EL CONTROL DE LA CIRCULACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ANALÓGICOS Y ELECTRÓNICOS ACTIVOS El control de la circulación de los documentos analógicos activos: un subsistema 13.1 El control manual de la circulación de los documentos analógicos activos 13.2 El préstamo de documentos analógicos activos 13.2 El retorno de los documentos 13.2 El control informatizado de la circulación de los documentos 13.3 La protección de los documentos analógicos y numéricos 13.3 MÓDULO 14 LA GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS SEMIACTIVOS Y LA DISPOSICIÓN DE LOS DOCUMENTOS INACTIVOS La gestión de los documentos semiactivos y la disposición de los documentos inactivos: un subsistema 14.2 El depósito de los documentos analógicos semiactivos 14.3 La protección de los documentos almacenados 14.3 La distribución del depósito de documentos analógicos semiactivos 14.3 Los contenedores de conservación 14.4 El mobiliario de ordenación 14.4 El material de manipulación 14.5 La transferencia de los documentos analógicos semiactivos 14.6 La desclasificación de los documentos a transferir 14.6 La descripción de los documentos a transferir 14.7 La recepción de los documentos transferidos 14.7

8 La ordenación de los documentos analógicos semiactivos 14.8 La localización alfanumérica o numérica significativa 14.8 La localización numérica consecutiva 14.9 La seguridad y la confidencialidad de los documentos analógicos semiactivos 14.9 La identificación del contenedor 14.9 La localización de los documentos analógicos semiactivos El control de la circulación de los documentos analógicos semiactivos La ordenación de un documento en un contenedor semiactivo El préstamo de los documentos analógicos semiactivos La recuperación de los documentos que vuelven a ser activos La gestión de los documentos electrónicos semiactivos La gestión automatizada de los documentos semiactivos La destino de los documentos que ya no tienen valor administrativo La eliminación de los documentos inútiles La preservación de los archivos permanentes MÓDULO 15 LA GESTIÓN DE LOS ARCHIVOS PERMANENTES La gestión de los documentos de archivo: un subsistema 15.2 La recepción de los documentos de archivo 15.3 La transferencia de los documentos corporativos 15.3 La adquisición de los documentos de archivo externos 15.4 La donación de los documentos de archivo 15.4 El depósito de los documentos de archivo 15.4 La compra los documentos de archivo 15.4 El tratamiento de los documentos de archivo 15.5 Los archivos permanentes de la organización 15.5 Los documentos que existían antes de la puesta en marcha del sistema de gestión de de los documentos administrativos 15.5 Los documentos que provienen del sistema de gestión de los documentos administrativos Los archivos permanentes adquiridos en el exterior 15.6 La descripción de los documentos de archivo 15.7 La conservación y la preservación de los archivos permanentes 15.7 La utilización de los archivos permanentes 15.8

9 QUINTA PARTE LA GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Y LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN MÓDULO 16 LA DIGITALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Los tipos de transferencia de soporte o de formato 16.2 La simple digitalización de los documentos analógicos 16.2 La digitalización de los documentos analógicos con reconocimiento óptico de caracteres (OCR) La conversión de ficheros informáticos en imágenes electrónicas 16.4 Por qué digitalizar los documentos? 16.5 La sistematización de los procesos 16.6 Los recursos necesarios 16.6 Los recursos tecnológicos: el material 16.6 El escáner 16.7 El ordenador Los soportes de almacenamiento Los grabadores/lectores de discos compactos o DVDs Los recursos tecnológicos: los programas Los recursos humanos Los recursos financieros El proceso de realización La preparación de los documentos analógicos La conversión de los documentos analógicos en documentos digitales La digitalización simple de los documentos El reconocimiento óptico de caracteres La indexación de las imágenes digitalizadas La indexación automática de los documentos salidos del reconocimiento óptico de caracteres Los aspectos legales relacionados con la digitalización de los documentos La autorización para proceder a la digitalización de los documentos La documentación del proceso de digitalización La eliminación de los documentos analógicos digitalizados Los aspectos de la gestión documental relacionados con la digitalización de los documentos La actualización de la política de gestión de la documentación administrativa La actualización del calendario de conservación Los documentos a digitalizar y los nuevos documentos digitalizados La documentación del proceso de digitalización La aplicación del calendario de conservación 16.38

10 La eliminación de los documentos digitalizados que se han convertido en inactivos El traspaso de los documentos digitalizados a los archivos La planificación y la realización de un proyecto de digitalización El estudio de viabilidad La decisión de pasar a la acción El proyecto piloto La realización completa del proyecto MÓDULO 17 GESTIÓN DE LOS CONOCIMIENTOS, GEIDE Y GESTIÓN DOCUMENTAL Gestión de los archivos y Records Management La archivística o la gestión de la documentación administrativa y de los archivos (GDAA) 17.4 De la informática a la ofimática 17.6 Las NTIC y la gestión de la información 17.8 La GEIDE, las herramientas de workflow y de groupware 17.9 La gestión del conocimiento (KM) El sistema integrado de gestión de los documentos analógicos y electrónicos (SIGDAE) Conclusión Vocabulario

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