Archivos y archivistas ante el reto de los documentos electrónicos. Reunión Nacional de Archivos 2010 Querétaro, Qro de abril de 2010

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1 Archivos y archivistas ante el reto de los documentos electrónicos Reunión Nacional de Archivos 2010 Querétaro, Qro de abril de 2010 Margarita Vázquez de Parga Archivista del Estado de España Consultora de Gestión Documental y Archivos

2 El gran reto archivístico: el impacto de las TIC El impacto de las TIC en todos los ámbitos de la sociedad: El e-gobierno y la administración interconectada En España: Ley 30/1992 y desarrollo normativo y la Ley 11/207 de Acceso electrónico de los ciudadanos a las Administraciones Públicas y Reglamentos de Interoperabilidad y de Seguridad En México: Ley Federal de procedimiento Administrativo Ley Federal de Transparencia y Acceso a la información Pública Gubernamental Reglamento de la Ley de Transparencia. Lineamientos de desarrollo del Reglamento

3 El gran reto archivístico: el impacto de las TIC Se aprueba: la utilización de medios electrónicos en la relación de los ciudadanos con la Administración La interconexión de las Administraciones La disponibilidad de la información en la Web en las Unidades de Enlace de las dependencias Objetivo: Facilitar la transparencia mediante el acceso a la información pública y alcanzar la oficina sin papel La información deberá ser: Clara Completa Veraz, Oportuna Confiable

4 El gran reto archivístico: el impacto de las TIC Regula : La Clasificación y desclasificación de expedientes Su acceso Establece la elaboración del inventario de expedientes clasificados El tramiento y acceso a la Información Confidencial: La protección de datos personales El AGN responsable de expedir los lineamientos para la organización de los archivos de la administración federal

5 El entorno electrónico y su repercusión en la profesión Cómo repercute el entorno electrónico en los Archivos, los archivistas y la archivística? La evolución del mundo físico al mundo electrónico o virtual Produce inquietud e inseguridad entre los profesionales

6 El nuevo entorno y su repercusión en la profesión Nos preguntamos: El e-gobierno supone un cambio radical en nuestra profesión? Estamos capacitados los archivistas para gestionar los documentos públicos administrativos producidos por medios electrónicos? Los procesos establecidos en la metodología archivística y probados a lo largo del tiempo siguen siendo válidos? O han cambiado de tal forma que es necesario un nuevo perfil profesional para la gestión de los documentos y archivos electrónicos? La formación actual es la adecuada o hay que revisar los curricula?

7 El nuevo entorno y su repercusión en la profesión El e-gobierno mantiene los principios fundamentales de la actuación administrativa: El principio de legalidad de las actuaciones administrativas El procedimiento administrativo es garantía de legalidad El expediente administrativo es el instrumento de prueba legal de la resolución de los asuntos Los procesos del tratamiento archivístico se mantienen vigentes La iniciativa de INTERPARES (Luciana Duranti) Los archivistas están capacitados para gestionar este nuevo entorno pero se deben actualizar los curricula y establecer programas de formación continuada

8 Producción de documentos electrónicos El ciudadano puede elegir la forma de comunicarse con la administración La tramitación administrativa se automatiza Se otorga validez a la firma electrónica Documentos presentados por los ciudadanos en los Registro de entrada Con firma electrónica Producidos por las administraciones Aplicaciones de Tramitación Notificación electrónica Imágenes Digitales de documentos analógicos Digitalización certificada Documentos y expedientes electrónicos

9 Tipología de documentos electrónicos Documentos de origen electrónico : Bases de datos acumulativas: Registro de E/S Ficheros de carácter temporal Ficheros cuyos datos se modifican Correos electrónicos Gráficos Información de la web Documentos físicos convertidos a formato digital: Cualquier tipo de documento analógico, convertido a formato digital

10 Problemática de la gestión de los documentos electrónicos de archivo Problemas Tecnológicos: Son documentos virtuales, Documentos dinámicos y facilmente modificables Dependencia tecnológica para su lectura Diversidad y obsolescencia de programas y hw Diversidad de formatos y estándares poco asentados Expedientes mixtos con documentos en papel y electrónicos Ciclo de vida Autenticidad Integridad Seguridad Disponibilidad

11 Problemática de la gestión de los documentos electrónicos Problemas Organizativos: Dispersión en su Creación y Producción Evolución de los sistemas informáticos Gestión de los documentos electrónicos en fase de tramitación orientado a datos y no a expediente Terminal Terminal Ordenador central Terminal Sistema centralizado PC PC PC Sistema distribuido Sistema interconectado

12 Problemática de la gestión de documentos electrónicos Problemas Administrativos Dificultad para su identificación y valoración Conciliación de Acceso versus privacidad Escasa conciencia de las Administraciones Públicas de la necesidad de gestionar y conservar los documentos electrónicos a largo plazo Concepto de histórico en el medio informático La participación del archivista puede contribuir a reconducir esta situación

13 Problemática de la gestión de documentos electrónicos Y los archivistas. dónde nos posicionamos? Todavía muchos esperan en la meta.. algunos se han incorporado a la mitad. y unos pocos están en la salida

14 Problemática de la gestión de documentos electrónicos.. y en dónde debemos posicionarnos? Sin duda alguna en la salida de la carrera: en el momento del diseño de los Sistemas de Gestión de las administraciones

15 Problemática de la gestión de documentos electrónicos Estrategia: Anticipar el momento de aplicar los procesos archivísticos La inmediatez de la participación (Charles Dollar) Cambiar el concepto de ciclo de vida de los documentos, que se inicia una vez cerrado el expediente, al de ciclo o record continuo, desde su diseño hasta su eliminación o transferencia a un archivo final Participar en la planificación de la implantación del e-gobierno

16 Problemática de la gestión de documentos electrónicos La Norma ISO 15489: Diseño de Sistemas de Gestión Documental Define los procesos que deben realizarse para el tratamiento correcto de los documentos: Identificación de procedimientos Identificación de los tipos documentales que intervienen en cada procedimiento Clasificación Valoración de series documentales estableciendo los criterios de conservación-eliminación Definición de metadatos a incorporar en la descripción, incluyendo los tecnológicos La ISO incorpora los procesos de la metodología archivística, anticipando su aplicación al momento del diseño del Sistema de Gestión Documental

17 El trabajo en equipo El equipo de trabajo, como en todo, clave del éxito Multidisplinar y coordinado: Técnicos de administración Gestores administrativos Archiveros Juristas Informáticos

18 Gestión electrónica de documentos Qué entendemos por gestión de documentos electrónicos? El tratamiento de los documentos administrativos producidos por medios electrónicos y validados con firma electrónica, a lo largo de su ciclo de vida, desde el momento de su diseño hasta su transferencia final a un archivo histórico Fase de creación. Fase de producción y vida activa Fase de diseño y análisis. Fase de archivo.

19 Gestión electrónica de documentos El diseño del sistema de gestión documental es fundamental para garantizar la gestión correcta de los documentos lo largo de su ciclo de vida, garantizando su conservación, autenticidad, integridad y disponibilidad a largo plazo. Aplicaciones de registro y tramitación Gestor de documentos electrónicos Definición de criterios, normas, arquitectura. Gestor de documentos electrónicos de Archivo

20 Sistemas de gestión documental: documentos electrónicos En su ciclo de vida intervienen distintos elementos Los documentos electrónicos requieren distintas formas de gestión durante su ciclo de vida, en fase de tramitación (SGDE) y en fase de archivo definitivo (SGDEA) diseño y creación Documentos, metadatos, hw y sw Producción Tramitación Archivo Aplicaciones de registro y tramitación Gestor de documentos electrónicos Gestor de documentos electrónicos de Archivo Intra e Interoperabilidad SGDE C A P T U R A SGDEA

21 Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos- Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo Integración de SGDE y SGDEA PROPIEDAD SGDE- ISO SGDEA- MoReq2 Unificación del cuadro de Clasificación de ambos Identificar los documentos en trámite y documentos de archivo Modificación de Documentos Borrado de documentos Permitido Permitida Impedido Impedido Declarar documentos de archivo y borrar los de tramitación Normas de conservación Opcionales Obligatorias Transferencia de documentos del SGDE al SGDEA mediante servicios web Estructura de clasificación y almacenamiento Opcionales Obligatorias Mantenimiento del contexto Opcional Obligatorio Orientación Documentos en trámite Documentos de archivo

22 Normas técnicas: Especificaciones sobre las aplicaciones para el ejercicio de las potestades El Consejo Superior de Informática publica en1990 primeras especificaciones: ATRIO, define los principios generales que deben cumplir los sistemas de gestión documental para las Administraciones, SICRES, por la que se deben regir los sistemas automatizados de Registros de E/S de documentos ESTROFA, para los sistemas de tramitación y seguimiento de expedientes, Especificaciones técnicas que deben cumplir: aplicaciones, soportes, tipos de ficheros Por los que se crean los documentos resultantes de la actividad registral y de la tramitación automatizada.

23 Conservación a largo plazo: Análisis y Gestión de riesgos Metodología de Análisis y Gestión de Riesgos Amenazas Obsolescencia y deterioro tecnológicos Falta de control de documentos Sistemas de gestión orientados a datos Obsolescencia de hw y sw Deterioro de soportes y me dia Acumulacion incontrolada de documentos Destrucción y borrado Manipulación de datos Acceso incontrolado Falta de: docume ntación del siste ma información contextual metadatos (consultado sept. 2009)

24 Conservación a largo plazo: Análisis y Gestión de riesgos Metodología de Análisis y Gestión de Riesgos: MAGERIT Datos que se deben analizar: Tipología documental que se debe conservar Valoración y Plazos de conservación Durabilidad de los soportes y formatos Niveles y tipos de accesibilidad Amenazas que afectan a la información y consecuencias Medidas organizativas y técnicas a adoptar... Datos fundamentales en el proceso de valoración de series De nuevo el valor añadido del conocimiento archivístico

25 Sistemas de Gestión de documentos Gestión de documentos electrónicos Normas El diseño del Sistema La plataforma de gestión de archivo La gestión de los documentos electrónicos Norma ISO Diseño e implementación de Siste mas de Gestión documental Requerimientos funcionales de las aplicaciones para la gestión de docume ntos electrónicos de archivo ISO Modelo OAIS Sistema de gestión de documentos electrónicos

26 Sistemas de gestión documental: Norma ISO Fase 1 Análisis Situación Fase 2 Análisis Actividad Fase 3 Identificación Documentos necesarios Fase 5 Definición Estrategia Fase 6 Diseño del Sistema Fase 4 Informe Siste mas existentes Política Normas Fase 8 Seguimiento Y Adaptaciones Implantación Diseño Fase 7 Implementación

27 Sistemas de gestión documental Funciones y Procedimientos que se tramitan Análisis de la Actividad Encuesta Formas y sistemas de tramitación Tipos documentales producidos y formatos Documentos necesarios Clasificación e identificación de los documentos Política de conservación y eliminación existente identificación de procedimientos y documentos

28 Sistemas de gestión documental Catálogo de Procedimientos Diseño de la solución Productos Inventario de Series documentales Normas de transferencia Criterios de organización y clasificación Criterios para su valoración y eliminación Política de digitalización de documentos Selección sw de aplicación de gestión y de archivo Catálogo de procedimientos y normas de organización y gestión

29 Sistemas de gestión documental Definición de Políticas de gestión documental Definición de Estrategia Productos Normas a desarrollar de gestión documental Informe de criterios y pautas de digitalización Diseño del Sistema Prototipo de aplicación de gestión y archivo Plan de implantación del Sistema

30 Sistemas de gestión documental: evaluación continua Retroalimentación Adaptaciones. Sistema Seguimiento y evaluación Implantación de adaptaciones El archivista es el más adecuado para realizar el seguimiento del funcionamiento del Sistema

31 Modelo de Gestión de Documentos Electrónicos ISO OAIS PLAN DE PRESERVACIÓN P R O D U C T O R E S PIT CAPTURA Sello de tiempo Infor mación descripti va PIA B.D. Gestión de información Sistema de Almacenamiento Infor mación descripti va PIA PIC CONS ULTA Y ACCES O PIC U S U A R I O S E-Índice E-firma ADMINISTRACIÓN

32 Paquetes de Información Captura y Registro de Documentos Contenedor conceptual de la información de contenido y la información de preservación encapsuladas en un objeto identificable por medio del empaquetamiento Información de contenido Información de preservación Paquete de información Empaquetar: unir, identificar y relacionar, de forma real o lógica, el contenido con la descripción y la información de preservación.

33 Paquetes de Información de transferencia Captura y Registro de Documentos Expediente Documento M. Información y Gestión Documento M. Información y Gestión E-Índice Metadatos e-firma O.digital Os.digitales Metadatos Representación E-Firma Checksum Check sum Conversión XML-PDF-A Fichero

34 Paquetes de Información de Archivo Captura y Registro de Documentos Paquete Información Archivo Expediente expediente Documento Documento Documento Os.digitales Os.digitales Conversión XML Metadatos Descripción Metadatos Descripción Metadatos Descripción Información representación Información representación Fichero Metadatos contextuales Metadatos administrativos Pista de auditoría

35 Paquetes de Información de Comunicación Captura y Registro de Documentos PIC: Paquete de Información de Comunicación: Copia del PIA en respuesta a una solicitud Incluye los datos y metadatos estructurales, de descripción y de representación del PIA se eliminan metadatos administrativos traza de auditoría comprobante de autenticidad, originalidad e integridad (check sum) El protocolo de transformación de los PIA en PIC comprueba: que la transferencia de datos coincide con la información descriptiva que los datos de los objetos digitales están completos, correctos, son legibles

36 MÓDULO DE TEST DE CUMPLIMIENTO Modelo de Requerimientos del SGDEA Plataforma informática del SGDEA Introducción Requerimientos esenciales Terminología Requerimientos funcionales obligatorios Apéndices y Modelo de Metadatos Requerimientos funcionales opcionales Modelo de referencia Requerimientos Gestión de me tadatos Requerimientos no funcionales

37 Modelo de Requerimientos del SGDEA Cuadro de Clasificación Funcionalidades obligatorias Administración Controles y Seguridad Conservación Eliminación Referenciación Búsquedas Recuperación Presentación Captura y Registro de Documentos

38 Cuadro de Clasificación

39 Pista de Auditoría

40 Pista de Auditoría

41 Valoración de Series documentales

42 Valoración de series documentales Posibilidad de creación de tablas de valoración, sin límite,

43 Formato para Transferencia de documentos Tiene que transferir documentos según el esquema XML de MoReq2 Tiene que transferir la totalidad de los componentes manteniendo sus relaciones

44 Requerimientos funcionales opcionales Gestión de Documentos físicos Eliminación documentos físicos Requerimientos funcionales opcionales Categoría Seguridad documentos Integración Con FAX Gestión Documentos en tramitación Sistemas distribuidos Integración con S. G. contenido Encriptación Derechos digitales E-firma

45 Gestión de documentos físicos Gestión de Documentos físicos Gestión unificada de documentos de archivo Papel, fotografías, videos, microfilm etc. Expedientes electrónicos, Imágenes, Correos electrónicos y Ficheros adjuntos Repositorio Documentos Electrónicos De Archivo El sistema de referencia y la valoración de series es la misma para los documentos físicos y electrónicos Cambian los metadatos y la presentación de los documentos

46 Requerimientos de metadatos Introducción Requerimientos esenciales Terminología Requerimientos funcionales obligatorios Apéndices y Modelo de Metadatos Requerimientos funcionales opcionales Modelo de referencia Requerimientos Gestión de me tadatos Requerimientos no funcionales MÓDULO DE TEST DE CUMPLIMIENTO

47 Requerimientos de metadatos Requerimientos metadatos Tipos de metadatos: Administrativos Técnicos Descriptivos Número ilimitado de metadatos Definición de distintos tipos de metadatos para distintos tipos de documentos Definición de metadatos obligatorios y opcionales Metadatos capturados de forma automática y manual Validación de metadatos desde fuentes externas Metadatos como elemento de búsqueda

48 El valor añadido del conocimiento archivístico Muchas gracias por su atención

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