SOFTWARE ERP 100% WEB DEFONTANA SAPIENS PARA GRANDES EMPRESAS
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- Montserrat Campos Romero
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1 SOFTWARE ERP 100% WEB DEFONTANA SAPIENS PARA GRANDES EMPRESAS
2 ABASTECIMIENTO TESORERÍA Y COBRANZAS CRM CICLO DE VENTAS IFRS FACTURA ELECTRÓNICA COSTOS DE PRODUCCIÓN NÓMINA RRHH INVENTARIO GESTIÓN INDICADORES El software ERP 100% Web DEFONTANA SAPIENS es la alternativa perfecta para empresas líderes ya que permite la visibilidad en tiempo real de todas las operaciones de su empresa. Optimiza los procesos de negocio más críticos de la empresa, además conecta en línea sus bodegas, sucursales y locales, incluye factura electrónica y provee control total en tiempo real de su empresa, permitiendo el acceso a toda la información crítica de su negocio para la toma de decisiones.
3 ANÁLISIS POR: Proveedor, Cliente, Empleados y Personas Documentos y Cuenta Corriente CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO Centros de Negocios con código estructurado y jerárquico de hasta 5 niveles Dos clasificadores adicionales Conciliación Bancaria La Funcionalidad Contabilidad y Presupuesto del ERP DEFONTANA es una solución financiero contable moderna y multifuncional, que procesa la información contable y presupuestaria de la empresa, aportando productividad, flexibilidad y descentralización a los controles financieros. Permite crear presupuestos mensuales de cada una de las cuentas que se necesita analizar. Moneda y Tasa de Cambio de Referencia INFORMES Y CONSULTAS: Estados de Resultado Balance General consolidado y/o Centro de Negocio Libro Mayor Libro Diario analítico Presupuesto General consolidado y/o Centro de Negocio Informes Comparativos de Presupuesto Anuales y Mensual Cuentas por Pagar y Cobrar Informes de Gestión Mensual, Semestral, Trimestral Informes Analíticos por RUT y documentos Informes Analíticos por centros de Negocios Informes Analíticos por Clasificadores Informes configurables Informes comparativos de año anterior Foliador de hojas
4 FUNCIONALIDADES: TESORERÍA Y COBRANZA Libro Banco Conciliación y Desconciliación Bancaria La funcionalidad Tesorería y Cobranzas del ERP DEFONTANA permite mantener el control de ingresos y egresos en los que incurre la empresa es de suma relevancia. El sistema de Tesorería y Cobranza le permitirá realizar y emitir pagos, controlar la gestión financiera, controlar la gestión de cobranza, controlar el flujo de caja. Importación de cartolas desde archivos del Banco Flujo de Caja Cuentas corrientes en Moneda Extranjera Pagos Electrónicos de a Proveedores Pagos Electrónicos de Nómina Cuentas Corrientes Empleados Impresión de Letras de Cambio Emisión de Cheques con Egresos en línea Cobradores Gestión de Cobranza Actividades de Cobranza Cartas de Cobranza Ingresos y Egresos con contabilización en línea Comprobantes de Pago
5 ATRIBUTOS: GESTIÓN E INDICADORES La Funcionalidad Gestión Operacional de Defontana es una herramienta basada en los factores críticos de éxito, que simplifica y facilita la administración de su empresa. Proporciona información de gestión y financiera en tiempo real a la dirección ejecutiva, para administrar rentablemente los negocios que desarrolla la empresa. Controla efectivamente su negocio, monitoreando a tiempo aquellos factores que determinan el éxito de su gestión. Permite incorporar dinámicamente nuevas áreas de negocios o mejoras a las existentes. Definición, cálculo, y control de Indicadores Operacionales y Alertas visuales Documentos y Creación y revisión de Gráficos Operacionales Establecimiento de ranking de variables críticas Interfaz directa con el Módulo de Contabilidad, para la obtención de datos relevantes e indicadores en línea Definición de un Tablero de Comando, el cual reúne los principales indicadores e índices que revelan el estado de la empresa Mediante Planes de Gestión se definen los modelos en base a los cuales se analizará la información, permitiendo que ésta se pueda agregar y desagregar Manejo de información resumida y detallada acerca del estado de la Empresa y Centros de Negocio, indicando: a. Niveles de desempeño financiero. b. Historia y evolución de variables claves. c. Comparación con presupuesto, y alertas. Amplía su rango de anticipación a los acontecimientos. Perfecciona su metodología de gestión.
6 FUNCIONALIDADES: NÓMINA Y RRHH La funcionalidad NOMINA y RRHH del ERP DEFONTANA es una solución flexible y eficiente, que permite procesar la información de remuneraciones y honorarios en todo tipo de empresas, cumpliendo con los requerimientos legales y laborales. Se adapta rápidamente a distintos escenarios, pues ofrece un motor sólido, flexible y fácil de mantener, para satisfacer las necesidades de su organización. Fichas Históricas de Empleados Movimientos masivos Distintos tipos de contratos Matríz de Cálculo diario Multicálculo mensual con hasta 4 Liquidaciones por empleado Definición personalizada de fórmulas de cálculo Histórico de pagos y descuentos Histórico de Remuneraciones Cálculo de Gratificaciones Mensuales Cálculo de Cuotas y Control de Prestamos Cálculos de APV y Cuentas de Ahorro Cálculo y Control de Retenciones Judiciales Permite recalcular cualquier empleado Generación e Impresión de Contratos de Trabajo y Finiquitos Generación de archivo para Pago electrónico de Sueldos, Anticipos y otros Valores Generación de Informes personalizados mensuales y anuales Definición de documentos para empleados (Certificados, Cartas, etc) Emisión de cheques para pago de remuneraciones Genera asiento de centralización contable Reliquidación de Sueldos Anual Generación de Certificados de Sueldos Generación de Formulario 1887 (Impreso y Electrónico) Generación de Certificado de Rectificación Generación de Certificados de Honorarios Generación de Formulario 1879 (Impreso y Electrónico) Generación de informes de acuerdo a las necesidades específicas de la empresa Generación de Archivo Electrónico para pago de cotizaciones con Previred y CCAF Informes Anuales de Valores calculados e Ingresados Importador de Fichas de Empleados Importador de Movimientos de Empleados Maneja perfiles de usuarios
7 FUNCIONALIDADES: Integra en línea todo el proceso de la venta: a. Cotizaciones b. Pedidos (Notas de Venta) c. Despachos d. Emisión de las facturas electrónicas o manuales VENTAS CICLO COMERCIAL Maneja múltiples locales de venta y/o sucursales Facturación de Productos y Servicios Cotizaciones manuales y electrónicas Con esta funcionalidad, además de aumentar las ventas, al mismo tiempo, optimizará el Proceso de la Venta, reduciendo costos administrativos y aumentando la productividad. Además brinda acceso en línea a todas las cotizaciones y pedidos que estén cursando los vendedores. Pedidos Anticipados y Vencidos con aprobaciones comerciales y financieras Rechazo comercial y financiero de los pedidos Despacho de pedidos parciales (Backorder) Facturación total o parcial de Pedidos Múltiples impuestos Permite la anulación de la factura y su control Maneja centros de negocios Contabilización en línea de las ventas y los despachos Facturación multiguía Manejo de múltiples Listas de precios Precios en distintas monedas Manejo de crédito por Cliente Descuentos y recargos por línea de productos Descuentos y recargos globales y por Cliente Manejo de hasta 10 Propiedades por Producto (por ej. talla y color) Definición del asiento contable de venta por documento Trazabilidad de documentos Ingreso de Matriz de Comisiones: comisiones por vendedor, línea de producto y cliente Asignación de Vendedores a Líneas de Producto. Refacturación y Reimpresión de Documentos Emisión de formulario 3323
8 FUNCIONALIDADES: CRM La Funcionalidad CRM del ERP DEFONTA- NA, es una herramientas que permiten a las empresas implementar, desarrollar y apoyar de manera exitosa sus estrategias de Customer Relationship Management. Permite la administración de fuerza de ventas, a través de la gestión de información relevante de los clientes y del tracking de las oportunidades de negocio, tanto para nuevos clientes como para aquellos que ya forman parte de la cartera. El CRM DEFONTANA permite llevar el control del flujo de la información, desde que llega un nuevo candidato (potencial cliente) hasta la creación de oportunidades de negocio y emisión de cotizaciones. Candidatos: Prospectos de negocio. Son las personas naturales asociadas a las empresas que pueden llegar a convertirse en clientes Cuentas: Representan tanto a los actuales clientes como a aquellos candidatos que se convirtieron en potenciales clientes Contactos: Son las referencias de una determinada cuenta con las cuales nos podemos relacionar comercialmente. Al existir una conversión de candidato a cuenta, la persona natural asociada al candidato, pasa a ser un contacto de la nueva cuenta Oportunidades: Aquellas posibilidades de nuevos negocios que se le pueden generar a las cuentas. Estas oportunidades de negocio, pueden llevar asociadas una o más cotizaciones, según sea la necesidad de la negociación Actividades: Son eventos que se pueden asociar a cualquiera de las entidades previamente mencionadas. Por ejemplo, se puede agendar una reunión de negocios asociada a una determinada oportunidad Papelera: Esta funcionalidad guarda la información eliminada en las seccione anteriores, permitiendo recuperar y reutilizar estos datos
9 FACTURA ELECTRÓNICA La solución de Facturación Electrónica, permite a sus clientes emitir y recibir documentos tributarios electrónicos en forma simple y segura. Su principal característica es que permite la emisión, administración y almacenamiento en forma electrónica todos los documentos tributarios autenticados con firma electrónica, de los libros de Compra y Venta, y de los folios electrónicos, de acuerdo a la normativa establecida por el Servicio de Impuestos Internos (S.I.I.) de Chile. Factura electrónica está completamente integrado al Software Defontana ERP 100% Web. Con el software de Factura Electrónica DEFONTANA, los usuarios podrán electrónicamente generar, firmar, transmitir y almacenar Facturas Afectas, Exentas o de Exportación, Guías de Despacho, Libros de Compra y Venta, reduciendo los costos operacionales asociados a toda transacción comercial. Factura electrónica Defontana posee un alto grado de automatización en el envío de los documentos tributarios electrónicos al SII, simplificando la operación para el cliente.
10 FUNCIONALIDADES: ABASTECIMIENTO Aprobación por Montos, Obras o Faenas Emisión de Ordenes de Compra con formato definible Herramienta para mantener el control de Orden de compra, su emisión, aprobación y contabilización, Recepción de Materiales y Activos. Con el sistema de Abastecimiento del Defontana ERP podrá enviar y recibir documentos en línea las 24 horas del día Aprobación de Ordenes de Compra por monto de acuerdo a perfil de usuario Contabilización de Ordenes de Compra online Registro de Recepciones de Artículos, Activos Fijos y Gastos Registro en línea de entradas en inventario Contabilización en línea de documentos de Recepción Asociación de una o mas Ordenes de Compra a documento de compra Asociación de Ordenes de Compra a Documentos de Recepción Permite el ingreso de Documentos de Compra de Terceros Impresión de Documentos de Compra de Terceros Ingreso de Documentos de Compra no asociados a Ordenes de Compra con artículos Libro de Compras Cuenta Corrientes Análisis de Proveedores Trazabilidad de Documentos
11 FUNCIONALIDADES: Registro de requisiciones por Aprobar Manejo de Insumos Generales Prioridad de Requisiciones REQUISICIONES Aprobación de requisiciones Lista de Requisiciones Completadas o Cerradas Requisiciones por usuario Maneja análisis y búsqueda por Centros de Negocio La aplicación Requisiciones del ERP DEFONTANA tiene como objetivo procesar la información relacionada con los Requerimientos Internos de Materiales (RIM) o artículos que maneja la empresa. Chequea en línea el stock de las materias primas, insumos o artículos solicitados en el (RIM) y genera los consumos internos u Ordenes de Compra, según sea el caso. Maneja análisis y búsqueda por Clasificadores Viste previa de Artículos solicitados, entregado, por entregar y saldo actual Generación de consumos que rebajan automáticamente Inventario Contabilización de consumos online Trazabilidad de Documentos que participan de la Requisición Informes INFORMES: Lista de Requisiciones por Aprobar, Aprobadas, Cerradas, por Usuario Lista de Requisiciones por Fecha Lista de Requisiciones por Prioridad Informe de Requisiciones por Artículo Informe de Requisiciones por Insumo Informe de Artículos entregados por Requisición Informe de Artículos NO entregados por Requisición Informe de Requisiciones por Centro de Negocios Informe de Requisiciones por Clasificador Informe de Requisiciones por Estado
12 MANEJO DE LOS SIGUIENTES PROCESOS: Recetas con múltiples procesos Manejo de Contenedores de Recetas con Insumos, Materias Primas, PRODUCCIÓN Estados de Resultado Solución especial para mantener las Órdenes de Balance Producción. General consolidado Entres su y/o principales Centro de Negocio funcionalidades Libro Mayor están el control de los procesos Libro por Diario estado analítico con valores teóricos y reales. Presupuesto General consolidado y/o Centro de Negocio Informes Comparativos de Presupuesto Anuales y Mensual Cuentas por Pagar y Cobrar Informes de Gestión Mensual, Semestral, Trimestral Informes Analíticos por RUT y documentos Informes Analíticos por centros de Negocios Informes Analíticos por Clasificadores Informes configurables Informes comparativos de año anterior Foliador de hojas Artículos Finales y Artículos derivados (subproductos) Flujo ordenado de cada una de las transacciones que se genera a raíz de una Orden de Producción Permite realizar la impresión de Ordenes de Producción Check List de Ordenes de Producción para la revisión de cada uno de los consumos que se generan Registro de Consumos de bodega por receta Registro de Ingresos a bodega Actualización automática de saldos de Inventario para Materias Primas y Artículos Producidos Cálculo de costos en línea de los artículos Producidos Contabilización automática del costo de los productos producidos Ordenes de Producción por Insumos, Materias Primas Artículos a Producir o Artículos derivados con Valores Teóricos y Reales Ordenes de Producción por Fecha con Valores Teóricos y Reales Ordenes de Producción con Valores Teóricos y Reales Procesos por Estado con Valores Teóricos y Reales Procesos por Tipo con Valores Teóricos y Reales (Mano de Obra o CIF)
13 MANEJO DE LOS SIGUIENTES PROCESOS: INVENTARIO Aplicación on-line y multiusuaria con manejo de múltiples bodegas y/o sucursales La funcionalidad Inventario, del ERP DEFONTANA maneja el control en línea del inventario en múltiples bodegas o almacenes. Además, mantiene actualizado el costo de los ítems de inventario, y entrega valiosa información para su reposición. Actualización de stock y cálculo de costos en línea Seguimiento de artículos por lotes con vencimiento Seguimiento de artículos por series Ubicación de Artículos en Bodega Proceso de corrección monetaria Contabilización en línea de los movimientos de inventario Administración de artículos (codificación definible de artículos), estructura de código de hasta 5 niveles y 25 caracteres, 3 descripciones Hasta 10 propiedades definibles por artículo Artículos Sustitutos Múltiples Unidades de Medida Definición del asiento contable de inventario por documento Informe Mayor Auxiliar de existencia consolidado o por bodega Saldos de Inventario Consolidado o por bodegas Resumido o detallado por lotes y series Toma de Inventario con / sin saldos registrados Reposición para inventario
14 SOFTWARE ERP 100% WEB Isidora Goyenechea 2800, Piso 34, Las Condes, Santiago, Chile. Tel:(56 2) Fax: (56 2)
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