SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

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1 SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD VALIDACIONES ADICIONALES SISTEMA DE RECEPCIÓN, VALIDACIÓN Y CARGUE CIRCULAR ÚNICA Se implementaron nuevas validaciones en el sistema de Recepción, Validación y Cargue RVCC de la Circular Única, que se tendrán en cuenta a partir de los periodos de corte: 43 Cuarto Trimestre y 80 Anual Estados Financieros para la vigencia Diciembre 31 de 2011 en adelante, para los siguientes Tipos de Entidades Vigiladas de la siguiente manera: ENTIDADES ADMINISTRADORAS DE PLANES DE BENEFICIOS (EAPB) Archivo Tipo 001 Catalogo de Cuentas I. La sumatoria de cuentas hijo debe ser igual a lo reportado en las cuentas padre. II. La validación verifica que la sumatoria de cuentas a 4 dígitos debe ser igual a lo reportado en la cuenta respectiva a 2 dígitos. III. Para dar consistencia a la validación de sumatoria de cuentas padre e hijo, el sistema validará que toda cuenta reportada a 4 dígitos o mayor debe tener su correspondiente cuenta padre a 2 dígitos y la cuenta raíz de un dígito. Además, que toda cuenta padre a 1 y dos dígitos, debe reportar por lo menos una cuenta hijo. IV. Se validarán que reporten cuentas consideradas como obligatorias para poder generar los análisis de margen de solvencia entre otros. OPERADORES DE JUEGO LOTERIA TRADICIONAL, OPERADORES DE JUEGO APUESTAS PERMANENTES CHANCE, JUEGOS DE SUERTE Y AZAR DISTINTOS A LOTERIA Y CHANCE, EMPRESA TERRITORIAL PARA LA SALUD (ETESA), PRODUCTORES DE LICORES VINOS APERITIVOS Y SIMILARES, PRODUCTORES DE CERVEZAS Y SIFONES, FONDO CUENTA IMPUESTO AL CONSUMO DE PRODUCTOS EXTRANJEROS Archivos de Estados Financieros Tipo: 206, 208, 211, 215, 240, 245 y 249 Para estos archivos le aplican las validaciones de los numerales I, II y III, y adicionalmente para los Archivos Tipo: 240, 245 y 249; se les validará que el Código del tipo de la cuenta que registran en el campo 9 corresponda con el Código de cuenta que registra en el campo 10. IPS NATURALEZA PRIVADA Archivo Tipo 059 Cartera por Deudor I. La validación verifica que el NIT del DEUDOR que relacionan en el campo 6 correspondan a la Clase de deudor que se registra en el campo 9, de acuerdo con la tabla de referencia 04 del Anexo Técnico del capítulo IPS PRIVADAS y la Resolución 4362 del 30 de Diciembre 2011.

2 PREGUNTAS FRECUENTES AL VALIDAR Y CARGAR INFORMACIÓN DE CICULAR ÚNICA EL NOMBRE DEL ARCHIVO NO COINCIDE CON LA FORMA DEFINIDA Al momento de cargar los archivos, no los han firmado digitalmente, o los validan firmados digitalmente, o el otro motivo del error puede ser que el Cargue Oficial lo realizan utilizando Mozzila Firefox. CUENTA del PUC NO EXISTEN, CUENTAS NEGATIVAS, CUENTAS OBLIGATORIAS Las cuentas que relacionan en el archivo no se encuentran en el PUC que le aplica a la entidad (público ó privado). En el caso de las cuentas negativas los saldos diferentes de cero que se reporten les deben anteponer el signo menos. Existen cuentas de obligatorio reporte. LA ECUACION CONTABLE No se está cumpliendo la ecuación contable en del balance, donde, ACTIVO-PASIVO-PATRIMONIO =0 CRUCES ENTRE ARCHIVOS DE IPS PRIVADAS Ejemplo errores: El total de Deudores (CxC) no coincide con la suma de las cuentas 131 y 132 del balance

3 El total reportado en Pasivos Externos no corresponde con el total del pasivo reportado en el balance La sumatoria total de las subcuentas de tipo 36 no coinciden con el valor reportado para la cuenta 36 en el balance general El Deudor no existe, Valor(es) El vigilado debe verificar los diferentes cruces que verifica el sistema en los archivos financieros para las IPS, para ello, debe ir al link de Circular Única IPS Privadas Ayudas /ejemplos donde encontrará los diferentes cruces entre archivos. Otro tipo de error: Realizar nuevamente el proceso, se les recomienda que al momento de adjuntar los archivos cámbielos de ruta, es decir que cambie la ubicación de los archivos a otra carpeta diferente de tal forma que cuando le vaya a dar en examinar, los busque en otra carpeta, LOS CAMPOS SON OBLIGATORIOS Todos los campos son obligatorios, si hay alguna cuenta o campo que no le aplique debe reportar en ceros. El archivo no se pudo procesar por favor intente nuevamente en unos minutos ó Usted No tiene asociado ningún tipo de envío Este es un error de conectividad que tiene la entidad en el momento que van en validar o cargar los archivos. Para el correcto funcionamiento de la aplicación en el instante de subir archivos, el computador debe tener disponible conectividad con el servicio de transferencia de archivos FTP, sin ésta no podrían validar la información, de su entidad el cual deben tener habilitado el puerto 21, La configuración que se debe habilitar en proxy, firewall y equipo que filtra el acceso a internet en su entidad, a fin de permitir el acceso via protocolo FTP para el cargue y validación de la información en la página WEB de Supersalud.

4 fuente destino Servicio Acción Nombre host/red Nombre host/red IP Origen any WEB Supersalud tcp/21 FTP permit ERROR DE JAVA.LANG SECURITY EXCEPCION Cuando al vigilado no se le visualizan los archivos que va a validar o a cargar, por lo tanto se le debe suministrar el siguiente archivo, donde pegarlo en la siguiente ruta: Para dar permisos de seguridad a las applets hay que modificar el fichero java.policy en el subdirectorio lib/security/ del directorio donde este instalado el JRE. En Windows, para una instalación típica, la ruta hasta este fichero es: c:/archivos de Programa/Java/JRE/1.6.1/lib/security/java.policy Alli se deben editar el archivo java.policy y adicionar las siguientes líneas al final del archivo grant { permission java.security.allpermission; }; Después de realizar los pasos anteriormente descritos se debe cerrar el navegador, verificar que no este ningún proceso de Java ejecutándose y posteriormente ingresar al aplicativo de circular única.

5 FIRMAS DIGITALES ACTUALMENTE SON TRES (3) ENTIDADES AUTORIZADAS POR LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO PROVEEN CERTIFICADOS DIGITALES ABIERTOS: CERTICAMARA: Tel: GSE- Gestión de Seguridad Electrónica S.A. : Tel: ANDES Andes SCD Certificación Digital: Tel: Cuando una entidad adquiere una firma digital y la descarga, debe esperar un lapso de 7 horas con el fin de mantener el margen de tiempo de diferencia entre los servidores de la Superintendencia nacional de Salud y la entidad Certificadora. Una vez pasado éste tiempo puede firmar los archivos y cargarlos en el sistema Mensajes de Error: -FIRMA DIGITAL REVOCADA Caso1: Si la entidad manifiesta que su firma digital no se encuentra revocada y que se encuentra vigente, debe comunicarse con la entidad certificadora para que actualicen el estado de la firma. Caso2: Si la entidad manifiesta que su firma digital no se encuentra revocada y que se encuentra vigente, debe verificar que no estén utilizando la firma digital con los Representantes Legales, Contadores ó Revisores Fiscales que han adquirido la firma digital para otras entidades diferentes (Ejemplo utilizan firmas digitales para la DIAN ). Si es el caso, debe comunicarse con la entidad certificadora para que actualicen el estado de la firma. Caso3: Si la entidad manifiesta que su firma digital no se encuentra revocada y que se encuentra vigente, debe verificar que no estén utilizando la firma digital con los Representantes Legales, Contadores ó Revisores Fiscales anteriores. Si es el caso, debe comunicarse con la entidad certificadora para que actualicen el estado de la firma.

6 ERROR NUMERO DE COLUMNAS EPERADAS Log linea: 1 columna: Log: No tiene el numero de columnas esperado. El error obedece a que el número de columnas que aparece en la estructura del archivo no concuerda con el número de columnas que tiene reportado en el archivo. Recuerde que todos los campos de un archivo son de carácter obligatorios. TIPO DE CONTRIBUYENTE NO EXISTE Para este tipo de error debe verificar que los Tipos de Contribuyente que relacionan en en el archivo tenga relación con los Códigos de Contribuyente, a su vez debe tener en cuenta la siguiente tabla: Tipo de contribuyente:

7 Caso1: Cuando relacionan un valor en el campo 14 el valor recaudado por transferencias 1, en el campo 16 Contribuyente debe relacionar el código 501 que corresponde a (Etesa), y en el campo 17 Tipo de Contribuyente según tabla de Referencia debe relacionar el tipo 06. Caso2: Cuando relacionan un valor en el campo 15 el valor recaudado por transferencias 2, en el campo 16 Contribuyente debe relacionar el código 9999 que corresponde a (Rifas de carácter municipal), y en el campo 17 Tipo de Contribuyente según tabla de Referencia debe relacionar el tipo 07. ERROR DE DUPLICIDAD DE DATOS Log txt Validacion de unicidad False Existen filas repetidas, porque la combinacion de los datos en las columnas se repiten en dos o mas filas. Este error se presenta porque en dos o más filas (registros) en el archivo está relacionando datos iguales en las columnas (campos) a que hace referencia al mensaje de error. Para solucionarlo debe identificar cuántas y cuáles filas repetidas contiene el archivo, esto lo puede realizar utilizando Excel para una mejor visualización de los registros duplicados. Ejemplo del error: ,5,41,2008,060,23, ,saludtotal,67,0,0,0,0, ,5,41,2008,060,23, ,institutodesegurosocial,50,0,0,0,0, ,5,41,2008,060,23, ,fondodepensionesporvenirsa,77,0,0,0,0, ,5,41,2008,060,23, ,institutodesegurosocial,164,0,0,0,0,0 1. El tipo de archivo no existe Este mensaje se genera debido a que se reporta el número del archivo (columna 5 en EAPB y Generadores y 4 en el resto) como un número entero, este campo debe ser diligenciado anteponiendo ceros para completar 3 caracteres (ej. 001, 028, 303) 2. El código de departamento y/o municipio no existe Se puede estar incurriendo en alguno de estos tres errores:

8 a) El código del departamento o el municipio no existe, b) No está anteponiendo el cero a la izquierda del código de departamento o municipio cuando el departamento es de un solo digito (ej. Antioquia debe ser 05 y Medellín 05001), ó c) no está colocando el código del departamento junto con el código del municipio para completar los cinco caracteres (ej. Reportan Medellín como 001 cuando debe ser 05001). 3. Mensajes de error respecto a: año, mes y quincena en generadores Se deben reportar los 4 dígitos del año, dos del mes (anteponiendo cero cuando el mes es de un solo dígito) y las quincenas solo pueden ser 1 o Archivo Tipo 230 La manera de construir el Archivo Tipo 230 Declaraciones Impoconsumo, es la siguiente: La información se diligencia de forma horizontal, creando una fila para cada uno de los productos declarados en el período gravable (quincena) y departamento. La estructura vertical es definida por cada uno de los campos establecidos en los Anexos Técnicos de la Circular Única. Los datos de los campos 1 al 14, que corresponden a la información general de la declaración, deben ser iguales, y repetirse en tantas líneas como productos se declaren en el mismo periodo gravable y departamento. Los datos de los campos 15 al 24, que corresponden al detalle de productos, deben diligenciarse por cada producto declarado, de acuerdo a sus especificaciones. Los datos de los campos 25 al 43, correspondientes a la liquidación del impuesto, solo deben ser diligenciados en la primera fila (primer registro, independientemente del producto), de cada declaración reportada, dado que corresponde a los totales de la declaración y a la distribución del IVA. Las filas restantes deben ir en ceros. Cada vez que se reporte un período gravable y/o departamento diferente (cada nueva declaración), se deberán diligenciar en la primera fila (primer producto de la nueva declaración) los valores generales de la liquidación. Es importante aclarar que los campos 35, 36 y 37 deben ser diligenciados únicamente en los casos de las declaraciones presentadas en departamentos diferentes de Cundinamarca. Los campos 38 al 43 deben ser diligenciados exclusivamente para las declaraciones presentadas en Cundinamarca. Los datos de los campos 44 al 50, correspondientes a los pagos realizados, se deberán diligenciar en tantas líneas como pagos se hayan efectuado. Las filas restantes deben ir en ceros, con excepción del campo 45 (fecha), donde debe colocar una fecha coherente para respetar el formato. En el campo 48 (código tipo de pago) se deben utilizar, dependiendo de cada pago, los siguientes códigos:

9 TABLA Anexa CONCEPTO Código Descripción 1 Impoconsumo y/o participación porcentual Departamento diferente de Cundinamarca restando el 6% de salud (Ley 1393/2010) 2 IVA Salud Departamento diferente de Cundinamarca 3 IVA Deportes Departamento diferente de Cundinamarca 4 Impoconsumo y/o participación porcentual Departamento de Cundinamarca restando el 6% de salud (Ley 1393/2010) 5 IVA Salud Departamento de Cundinamarca 6 IVA Salud Bogotá 7 IVA Deportes Departamento de Cundinamarca 8 IVA Deportes Bogotá 9 6% del impoconsumo y/o participación porcentual para salud (Ley 1393/2010) 10 IVA Descontable girado a salud Departamento diferente de Cundinamarca 11 IVA Descontable girado a salud Departamento Cundinamarca 12 IVA Descontable girado a salud Bogotá

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