SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN ACADÉMICA SISGA S.A.S

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1 SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN ACADÉMICA SISGA S.A.S SERVICIO DE OUTSORURCING TECNOLOGICO EDUCATIVO SOTE BAJO COSTO Servicio de Outsourcing Tecnológico Educativo Versión Página 1

2 CONTENIDO PRESENTACIÓN 6 NUESTRO SERVICIO GENERALIDADES TÉRMINOS UTILIZADOS PROVEEDOR USUARIO SUVE SOTE ANUALIDAD OBJETIVO DE LA PROPUESTA COMPONENTES DEL SOTE INFRAESTRUCTURA PLATAFORMA SUVE SITIO WEB SISTEMA SAGA PLAN DIA CONTROL DE INASISTENCIA EVALUACION INSTITUCIONAL Guía 34 (Men) Evaldoc PREINSCRIPCIONES RESERVA DE CUPO ELECCIONES INSTITUCIONALES CONCNETRADOR 13 Versión Página 2

3 OTROS APLICATIVOS SERVICIOS VIRTUALES COMPLEMENTARIOS SOPORTE TECNICO VIRTUAL CAPACITACION Personal administrativo Personal directivo docente Personal docente ASESORIA LEGAL, PEDAGOGICA Y ADMINISTRATIVA PARAMETRIZACION DE APLICATIVOS MIGRACION DE INFORMACION INICIAL Información básica de estudiantes Información básica de docentes Asignación académica Codificación áreas y asignaturas Migración de indicadores de desempeño Información académica año lectivo en curso COMUNICACIÓN VoIP ADMINISTRADOR DEL SISTEMA EN LA ENTIDAD USUARIA SEDES INSTITUCIONALES PROCESO DE IMPLEMENTACION PLATAFORMA SUVE GENERALIDADES ORDEN DE IMPLEMENTACION IMPLEMENTACIÓN SISTEMA SAGA CREACION BASE DE DATOS Instalación de servicios de VoIP Fecha de pago del contrato 18 Versión Página 3

4 Formatos en Excel para el registro de información a migrar Migración de información al sistema SAGA Jornadas de capacitación IMPLEMENTACIÓN OTROS APLICATIVOS SOPORTE TECNICO VIRTUAL QUE ES EL SOPORTE TECNICO? A QUIEN SE LE BRINDA SOPORTE TECNICO AL INTERIOR DE LA ENTIDAD CONTRATANTE MANEJO Y OPERACIÓN DE APLICATIVOS Medios de comunicación para solicitar soporte técnico Chat SOPORTE TÉCNICO EN ASPECTOS DE TIPO LEGAL, ACADÉMICO Y ADMINISTRATIVO GARANTIA ALCANCE DE LA GARANTIA TIPO DE COMUNICACIÓN PARA SOLICITUD TIEMPO DE RESPUESTA VIA DE COMUNICACIÓN INCLUSIÓN DE NUEVOS PROCESOS Y/O REPORTES GENERALIDADES CONTENIDO DE LA SOLICITUD TIPO DE COMUNICACIÓN PARA SOLICITUD SERVICIO DE SOPORTE TECNICO Y CAPACITACITACION PRESENCIAL SOLICITUD DE SERVICIO COTIZACION DEL SERVICIO VALOR HORA HOMBRE (h/h) DE SERVICIO VALOR TRANSPORTE 26 Versión Página 4

5 VALOR DIARIO POR CONCEPTO DE VIÁTICOS FACTURACION ROPIEDAD INTELECTUAL PERIODO DE CONTRATACIÓN AVISOS DE VENCIMIENTO DEL CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS DERECHOS DEL USUARIO OBLIGACIONES DEL USUARIO VALOR ANUAL DEL SERVICIO OUTSOURCING TECNOLÓGICO EDUCATIVO SOTE Y FORMA DE PAGO FORMA DE LIQUIDACIÓN DEL VALOR ANUAL DEL SERVICIO FORMA DE PAGO ENTIDADES EDUCATIVAS OFICIALES Y NO OFICIALES ENTES TERRITORIALES IMPUESTOS IMPUESTO AL VALOR AGREGADO IVA OTROS IMPUESTOS NO DEDUCIBLES INCREMENTO ANUAL DE PRECIOS RETENCION EN LA FUENTE RETENCION POR LICENCIAMIENTO DE SOFTWARE RETENCION SOBRE IVA COPIAS DE RESPALDO DE BASES DE DATOS PERIODICIDAD SUMINISTRO DE COPIAS DE RESPALDO DE BASES DE DATOS 30 Versión Página 5

6 PRESENTACIÓN Durante los casi 26 años de experiencia de SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTION ACADEMICA SISGA S.A.S. ha mantenido como estrategia empresarial evolucionar permanentemente en la implementación de nuevas tecnologías y formas de contratación para de esta forma mantenerse a la vanguardia, dentro del sector tecnológico que le brinda servicios a las entidades educativas que atienden los niveles de preescolar, básica, media y ciclo complementario en las escuelas normales superiores. Fruto de esta experiencia y con el apoyo de las entidades educativas, que año tras año, han depositado su confianza en nuestra estructura empresarial se ha encontrado: 1.- En el medio, por lo general, este tipo de servicio de suministro de soluciones informáticas es atendido por personas naturales con grandes limitaciones en el conocimiento de la normatividad legal educativa, de procesos académicos y de administración educativa es muy importante el hecho de que son actividades empresariales atendidas únicamente por el dueño, generalmente ingenieros de sistemas de altas calidades profesionales que asumen los aspectos de diseño, desarrollo, soporte, capacitación, mercadeo e investigación y formulación de necesidades y requerimientos del sector educativo. 2.- El desconocimiento, casi generalizado, de parte de los directivos docentes de la evolución de la industria de la tecnología, de su aplicación en los procesos administrativos y muy especialmente en los aspectos de registro y control de la información académica, la consolidación y masificación del uso de las TICs y en algunas ocasiones la apatía que la comunidad docente manifiesta hacia el uso de la tecnología en el desarrollo profesional. 3.- Los procesos de contratación por lo general se encaminan al cumplimiento de procedimientos de tipo legal, mas no de aseguramiento de obtención de servicios que definan con claridad y exactitud derechos y obligaciones de las partes y que garanticen que estos respondan a sus expectativas, requerimientos y necesidades particulares en atención a su autonomía institucional, consagrada en la Ley 115 de 1994, su reglamentación y muy especialmente en lo normado por el decreto 1290 de 2009 que establece la libertad de formulación del propio SISTEMA INSTITUCIONAL DE EVALUACION DE ESTUDIANTES SIEE que permite que cada entidad educativa se diferencie en procesos de calificación de aprendizajes. 4.- La falta de contratos adecuados, con claridad en derechos y obligaciones de las partes, le ha generado a muchas entidades educativas la pérdida de sus bases de datos por cuanto el proveedor se impone argumentando que esta es de su propiedad y que en tal sentido no la entrega al usuario, obligando a este a mantenerse en esta casa proveedora sin importar la calidad de sus servicios o de lo contrario, asumir las Versión Página 6

7 dificultades y contratiempos de perder uno de sus mayores y costosos activos: su información académica histórica. Lo anteriormente expuesto y muchos más casos ha permitido al interior de SISGA plantear la necesidad de llegar al sector educativo con productos y servicios de calidad, mediante contratación que garantice: 1.- Respeto por la autonomía institucional mediante el suministro de soluciones tecnológicas con alto grado de parametrización que le garantice a la entidad usuaria solución a sus necesidades y requerimientos, sin asumir costos adicionales a los establecidos en el proceso contractual. 2.- Mantener al interior de SISGA una estructura administrativa y de servicios que garantice estabilidad empresarial y mantenimiento a futuro de los desarrollos tecnológicos suministrados y su actualización permanente. 3.- Mantener un adecuado sistema de redistribución de costos entre las entidades usuarias de tal forma que a futuro los precios de venta no estén sometidos a incrementos significativos y de ser posible, mediante la implementación de principios de economías de escala y masificación de usuarios los precios de venta se establecen o se lleguen a reducir al máximo. Con un adecuado estudio del mercado de las diferentes formas de contratación y de metodologías de prestación de servicios tecnológicos se ha llegado a la conclusión que el sistema más acorde con las necesidades del sector educativo en este campo es el de la tercerización, más comúnmente llamado, OUTSOURCING TECNOLÓGICO y por ello se ha implementado a nuestro interior el SERVICIO DE OUTSOURCING TECNOLOGICO EDUCATIVO SOTE conformado por los siguientes componentes: 1.- PLATAFORMA TECNOLOGICA Conformada por servidores Web y su respectiva plataforma que garantice su funcionamiento permanente. 2.- SISTEMA UNICO VIRTUAL EDUCATIVO SUVE Conjunto de desarrollos tecnológicos orientados al registro y control de la información académica en entidades educativas que brinden servicios en los niveles de preescolar, básica, media y ciclo complementario en escuelas normales superiores, partiendo del respeto por la autonomía institucional que las diferencia de otras mediante la aplicación de un alto grado de parametrización. Versión Página 7

8 3.- SERVICIOS COMPLEMENTARIOS VIRTUALES El SOTE dispone de un conjunto de servicios complementarios de soporte técnico virtual, asesoría pedagógica, legal y administrativa, los cuales contribuyen al mejor aprovechamiento de los desarrollos tecnológicos que conforman la plataforma SUVE. Adicionalmente se complementa el SUVE con un módulo que le permite a los entes territoriales la consolidación de estadística de los establecimientos educativos domiciliados en su respectiva jurisdicción. 4.- COMUNICACIÓN VoIP. Para facilitar las comunicaciones y reducir los costos de estas a cargo de las entidades usuarias, el modelo de negocio SOTE suministra comunicacion VoIP entre el administrador del sistema en cada una de la entidades usuarias y el CALL CENTER en la sede principal de SISGA. Asi mismo por este medio se facilita comunicación entre cada una de las sedes de la entidad usuaria y el administrador del sistema. Este modelo de negocio, sin lugar a dudas facilita la mejor solucion tecnológica destinada a establecimientos educativos, con alto grado de parametrización, en reconocimiento de las diferencias institucionales generadas por la aplicación de la normatividad legal. Asi mismo el producto tecnológico cuenta con el más eficiente servicio de soporte técnico en aspectos de tipo legal, administrativo, pedagógico, de manejo y operación de los diferentes aplicativos, garantizando de esta forma los mejores resultados de costo beneficio de la inversión. El servicio de OUTSOURCING de SISGA, el nivel de precios y la población atendida a nivel nacional son nuestra mejor carta de presentación. Versión Página 8

9 NUETRO SERVICIO Versión Página 9

10 1.- GENERALIDADES. SISGA S.A.S se ha distinguido en el mercado y muy especialmente en el sector educativo colombiano por la seriedad y transparencia en los procesos de contratación y en ocasiones se nos ha criticado por el contenido y extensión de nuestros contratos y cotizaciones. Consideramos que las partes que participan de un proceso de contratación desde el inicio de esta, es decir, desde el momento en que un usuario está interesado en contratar un determinado servicio, debe brindar al proveedor información que le permita a este formular una adecuada y completa propuesta, acorde con las necesidades y exigencias del futuro usuario. El proveedor debe ser claro en su propuesta indicando el alcance de esta y consignando los derechos y obligaciones de las partes contratantes, de tal forma que ambas partes se comprometan con conocimiento de causa y sus relaciones comerciales se den dentro del marco de bases contractuales claras. Es nuestro deseo que la entidad interesada en el proceso de contratación con SISGA lea detenidamente la propuesta que se presenta a su consideración y de surgir dudas o inquietudes estamos a entera disposición para aclararlas y si es del caso llegar a consensos que nos permitan partir de bases concretas. Como este documento es en sí un poco extenso y en él se consignan las condiciones de contratación recomendamos conservarlo como parte integral del contrato que, posiblemente, se suscribirá entre las partes. 2.- TÉRMINOS UTILIZADOS En adelante, y para efectos de la presente cotización, se utilizarán los términos que se describen en los siguientes numerales: PROVEEDOR: Se refiere a SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN ACADÉMICA SISGA S.A.S, persona jurídica legalmente constituida, quien se responsabilizará de la prestación de los servicios a los que se refiere el presente documento USUARIO: Se refiere a la entidad educativa, de tipo oficial o no oficial, interesada en los servicios tecnológicos a los que se refiere el presente documento y que son suministrados bajo la responsabilidad de SISGA en calidad de PROVEEDOR SUVE: SISTEMA UNICO VIRTUAL EDUCATIVO SUVE es el conjunto de desarrollos tecnológicos destinados al registro y control de la información académica en establecimientos educativos que brinden educación preescolar, básica, media y ciclo complementario en escuelas normales superiores. Versión Página 10

11 2.4.- SOTE: SERVICIO DE OUTSOURCING TECNOLÓGICO EDUCATIVO SOTE Es el modelo de negocio base de contratación promovido por SISGA en su calidad de PROVEEDOR ANUALIDAD: Se refiere al período mínimo de contratación y que corresponde a doce (12) meses contados a partir de la fecha de contratación. 3.- OBJETIVO DE LA PROPUESTA. La presente propuesta para el suministro e implementación de la PLATAFORMA SUVE al servicio de la entidad USUARIA, y solicitada por esta a SISGA en su calidad de PROVEEDORA, tiene por objetivo dar a conocer las características más relevantes del producto y las condiciones de contratación a las cuales se someterán las dos partes en caso de llegar a un acuerdo en tal sentido. 4.- COMPONENTES DEL SOTE. EL modelo de negocio denominado SERVICIO DE OUTSOURCING TECNOLÓGICO EDUCATIVO SOTE está conformado por los siguientes componentes: INFRAESTRUCTURA: El PROVEEDOR suministrará al USUARIO alojamiento (hosting) para los diferentes desarrollos que conforman la plataforma SUVE en servidores WEB de propiedad del primero u obtenidos para su servicio mediante arrendamiento u OUTSOURCING. Estos servidores WEB estarán debidamente dotados de la plataforma tecnológica requerida para su buen funcionamiento y de la plataforma SUVE, garantizando la seguridad de la información que el USUARIO llegare a albergar en estos, en desarrollo del contrato que se celebre entre las partes PLATAFORMA SUVE: El SISTEMA UNICO VIRTUAL EDUCATIVO SUVE está constituido por el conjunto de aplicativos que el PROVEEDOR ha diseñado y desarrollado con destino a las entidades educativas que brinden servicios en los niveles educativos de preescolar, básica, media y ciclo complementario en escuelas normales superiores y que les permita el registro y control electrónico de la información académica, administrativa y estadística contribuyendo al mejoramiento de la administración y consecuentemente de la calidad de la educación. La plataforma SUVE se caracteriza por ser un producto tecnológico en permanente evolución y en consecuencia estará sometido a continuos ajustes, mejoras y adaptaciones en desarrollo de la normatividad legal que le sea aplicable, a los adelantos tecnológicos y muy especialmente a las necesidades y requerimientos de cada una de las entidades USUARIAS en reconocimiento y respeto a la autonomía escolar que les otorga la Ley, su reglamentación y la construcción del PROYECTO EDUCATIVO INSTITUCIONAL PEI. Versión Página 11

12 En la actualidad la plataforma SUVE está constituida por los siguientes aplicativos: SITIO WEB: Toda unidad empresarial en cualquiera de los sectores de la sociedad debe contar con su propio sitio Web como medio de comunicación virtual. SISGA pone a disposición de sus usuarios un sitio Web debidamente diseñado para el manejo y operación autónoma de parte del usuario SISTEMA SAGA: Software diseñado y desarrollado con el propósito de satisfacer necesidades y requerimientos de registro y control de información académica en entidades que brinden educación en los niveles de preescolar, básica y media en sus diferentes modelos PLAN DIA: Este aplicativo cumple una doble función, por un lado los docentes de cada asignatura/área elaboran su planeación anual, por el otro puede ser revisada simultáneamente por el Jefe de Área, quien puede consignar sus observaciones y donde se deja evidencias de la revisión y llevar el diario de campo CONTROL DE INASISTENCIA: Con este módulo la Institución puede registrar la inasistencia de un estudiante y el sistema automáticamente genera un informe al correo electrónico para padres de familia y/o acudiente del estudiante y opcionalmente un mensaje de texto al teléfono móvil, salvando responsabilidades según lo consignado en la Ley de Infancia y adolescencia EVALUACION INSTITUCIONAL: Las entidades educativas en acatamiento a lo normado en el artículo 84 de Ley 115 de 1994 deben realizar al menos una evaluación institucional cada año. La plataforma SUVE cuenta con dos aplicativos que permiten su realización, en forma virtual, a saber: Guía 34 (Men): Este aplicativo puede ser utilizado por la entidad tal como está formulada o modificándola si es del caso, también puede desarrollar su propia herramienta de evaluación, además, permite tabular en forma automática la información y genera cuadros con los resultados y sus respectivas gráficas Evaldoc: Con esta aplicación la entidad usuaria queda habilitada para efectuar, cuando y cuantas veces lo considere oportuno y necesario, evaluaciones institucionales en línea mediante cuestionarios específicos para diferentes tipos de evaluadores que pueden ser estudiantes, padres de familia, acudientes, directivos docentes, docentes, personal administrativo, personal de mantenimiento, etc.. Puede realizar encuestas de satisfacción sobre los servicios que ofrece. El sistema le genera resultados consolidados, en forma inmediata que permiten realizar planes de mejoramiento, acordes a las necesidades institucionales PREINSCRIPCIONES: Aplicativo diseñado y desarrollado para la implementación del proceso de inscripciones de nuevos estudiantes en línea, la implementación de éste le Versión Página 12

13 genera a la institución una reducción significativa de costos de papelería y de personal operativo RESERVA DE CUPO: Diseñado para desarrollar el proceso anual de consulta a los estudiantes activos, sobre su interés en continuar sus estudios en la institución durante el siguiente año lectivo ELECCIONES INSTITUCIONALES: El aplicativo de elecciones permite la implementación de procesos virtuales de registro y control de las votaciones en los distintos eventos que se dan al interior de la institución educativa. Obtenga en forma automática los resultados de los escrutinios y las diferentes actas de elecciones CONCNETRADOR: Aplicativo para uso de la Secretaria de Educación del ente territorial, cuando el servicio es contratado por este para todos o parte de las instituciones de su jurisdicción. Mediante el uso de este aplicativo se tiene acceso a estadísticas e información particular de cada entidad educativa y consolidada del sector educativo adscrito al ante territorial OTROS APLICATIVOS: El PROVEEDOR podrá en adelante diseñar y desarrollar otros aplicativos, ya sea por iniciativa propia o a solicitud de los USUARIOS, que hagan parte de la plataforma SUVE sin que ello implique costos adicionales para el grupo de usuarios SERVICIOS VIRTUALES COMPLEMENTARIOS. Al contratar con SISGA el USUARIO adquiere derecho, sin costo adicional, a los siguientes servicios virtuales complementarios; SOPORTE TECNICO VIRTUAL. SISGA en calidad de PROVEEDOR garantiza a sus usuarios el servicio de soporte técnico virtual, para ello se cuenta, dentro de la estructura administrativa, con un Call Center al que se puede acceder a través de, línea telefónica convencional, teléfonos móviles o de nuestro servicio de VOZ IP. El soporte técnico se brinda a la entidad usuaria por intermedio de su administrador del sistema quien será responsable, así mismo, de brindar soporte al personal docente y administrativo, al interior de la entidad usuaria. El soporte técnico se refiere a las orientaciones que el usuario, por intermedio de su administrador, solicita para la utilización de la plataforma SUVE. En el soporte técnico no se incluye procesos de corrección de información registrada en la base de datos ni registro de información. Nuestro personal no está autorizado para efectuar registros en las bases de datos. Versión Página 13

14 CAPACITACION: Se reconoce el derecho del USUARIO a acceder a capacitación sobre el manejo y operación de los diferentes programas o aplicativos que conforman la plataforma SUVE. El proceso de capacitación incluido en el modelo de negocio es de tipo virtual y se efectuará de la siguiente forma: Personal administrativo: El personal administrativo, secretaria, auxiliares de secretaria y administrador del sistema, recibirán capacitación por espacio de seis (6) horas. Esta capacitación podrá dividirse hasta en dos jornadas, a elección del USUARIO Personal directivo docente: Es decir la rectoría, coordinadores, jefes de área y administrador del sistema recibirán capacitación por espacio de tres (3) horas durante una jornada Personal docente: El personal docente recibirá capacitación en una jornada de dos (2) horas y en ella participará el administrador del sistema. Para un mejor aprovechamiento se formarán grupos de hasta 30 docentes. Para los procesos de capacitación el USUARIO se responsabiliza de aportar la logística y de disponer de proyector, computador con conexión a internet banda ancha, aula debidamente organizada y sonido. Así mismo se debe disponer de cuenta en el sistema Skype (gratuita) ASESORIA LEGAL, PEDAGOGICA Y ADMINISTRATIVA: El diseño de los diferentes aplicativos que conforman la plataforma SUVE no es ajena a aspectos de tipo legal, pedagógico y administrativo, para su conocimiento y operación en algunos momentos se requiere de orientaciones al respecto. Lo anterior lleva a SISGA a establecer una subgerencia que se ha denominado pedagógica y sobre esta recae la responsabilidad de orientar al personal de ingeniería de la entidad y de dar soporte a los usuarios utilizando para ello el correo electrónico o PARAMETRIZACION DE APLICATIVOS. Un aspecto de especial importancia y clave para el buen funcionamiento del sistema de tal forma que este se adapte a las necesidades del USUARIO radica en el proceso de parametrización. Este proceso estará bajo la responsabilidad del PROVEEDOR tomando como base la información que le suministre el USUARIO por intermedio de su administrador del sistema y en los formatos que le sean suministrados para tal fin. Nuestro personal se abstendrá de ejecutar trabajos de parametrización si la información solicitada no es suministrada en los formatos establecidos para tal fin. Versión Página 14

15 MIGRACION DE INFORMACION INICIAL. En la implementación de un nuevo sistema de información el USUARIO es responsable de la difícil tarea del registro de la información inicial, proceso que generalmente requiere de la inversión de significativo tiempo y utilización de personal adicional. Para contrarrestar las dificultades que se presentan en la primera etapa de implementación de la plataforma SUVE, SISGA ofrece, sin costo adicional, la migración de la siguiente información: Información básica de estudiantes: Se migrará la información básica de los estudiantes matriculados a la fecha de apertura del sistema SAGA. Para lo anterior se puede utilizar el anexo 6A. del SIMAT, para instituciones oficiales y el 5A. para no oficiales Información básica de docentes. Para lo anterior SISGA suministrará formato en Excel el que deber ser diligenciado en todas sus partes, de lo contrario se devolverá para los ajustes que sean pertinentes Asignación académica: Sin dejar de reconocer la importancia de la información básica de estudiantes y docentes la de asignación académica es sin duda el eje fundamental para el buen funcionamiento del sistema SAGA. Esta información suministra datos como intensidad semanal por asignatura, docentes asignados por grupos y asignatura. SISGA suministra formato en Excel, el que debe ser diligenciado en su totalidad y remitirlo a SISGA debidamente revisado para evitar la inclusión, en la base de datos, de información inexacta Codificación áreas y asignaturas: La asignación académica depende en gran parte de una buena codificación de AREAS y ASIGNATURAS. Así mismo la generación de los formularios C600 del DANE depende de una adecuada homologación de la codificación interna con la codificación que se utiliza en las estadísticas requeridas por esta entidad estatal. SISGA suministra formato en Excel para estos fines Migración de indicadores de desempeño: El sistema SAGA permite que cada entidad usuaria clasifique los indicadores de desempeño, en desarrollo de su sistema de evaluación, creando desde 1 hasta N agrupaciones. Ejemplos de clasificación de indicadores de desempeño: 1- Fortaleza y 2- Dificultades. 1. Desempeño Superior, 2.- Desempeño Alto. 3.- Desempeño Básico y 4.- Desempeño Bajo. SISGA, si así lo requiere la entidad USUARIA, migrará esta información acogiéndose a su modelo, pero la información debe ser suministrada en el formato diseñado para tal fin Información académica año lectivo en curso: Si el USUARIO adquiere el sistema durante un año lectivo, ya en curso, SISGA migrará las calificaciones definitivas Versión Página 15

16 de cada uno de los periodos transcurridos, utilizando para ello la información facilitada, por la entidad usuaria, en los formatos dispuesto para tal fin COMUNICACIÓN VoIP. SISGA como unidad empresarial del sector de las TICs, en todos sus proyectos, recurre a las facilidades que brinda la virtualidad con el propósito de una parte inducir a todos nuestros usuarios a la utilización de la tecnología y sus bondades y de otra a la reducción de costos, en desarrollo de nuestro modelo de negocio SOTE - BAJO COSTO. En desarrollo de lo anterior implementamos nuestra propia planta telefónica alimentada con dos tecnologías de comunicación telefónica. La telefonía tradicional mediante contratación con UNE que suministra el servicio de PBX y con cinco líneas a las cuales se tiene acceso a través del número único (4) y la telefonía IP con capacidad ilimitada de extensiones las que se están utilizando para mantener comunicación con todos nuestros usuarios, en doble vía, y sin costo alguno para quienes hagan uso de esta. Utilizando cualquiera de nuestros dos sistemas de comunicación telefónica originado desde cada institución se tiene acceso a nuestro CALL CENTER, en donde se tiene al servicio un grupo de técnicos que atenderán las solicitudes de soporte o nuestra operadora efectuará la conexión con la dependencia que sea requerida. Sin ningún costo adicional SISGA a cada entidad usuaria le suministrara las siguientes líneas IP: ADMINISTRADOR DEL SISTEMA EN LA ENTIDAD USUARIA: Línea telefónica destinada al administrador del sistema, mediante la cual puede acceder a comunicación directa con nuestro Call Center y recibir llamadas originadas en nuestras oficinas SEDES INSTITUCIONALES. Como servicio adicional de comunicaciones IP, SISGA implementa para cada una de las sedes con que cuente la entidad usuaria una línea telefónica para que desde esta sede se tenga comunicación con el administrador del sistema y de este, con cada una de las sedes para de esta forma reducir a cero el costo de las llamadas telefónicas desde las sedes, al administrador, solicitando soporte. Teniendo en cuenta la estructura administrativa de la entidad usuaria y requerimientos muy particulares SISGA está en disposición de suministrar líneas adicionales para un mejor servicio. Para la implementación del sistema de comunicación VoIP se requiere: Instalar programa de comunicación IP que será suministrado por SISGA, sin costo adicional y facilitando soporte para su correcta instalación, en cada uno de los equipos en los cuales se implementará el servicio. Versión Página 16

17 Dotar a cada funcionario de diadema con micrófono o en su defecto aparato telefónico para comunicación IP. Este suministro correrá por cuenta de cada entidad usuaria. Es importante tener en cuenta que LA UNIDAD DE SOPORTE TÉCNICO solamente dará soporte técnico al administrador del sistema y únicamente mediante comunicación telefónica, ya sea a través de nuestro PBX o mediante comunicación IP en nuestro CALL CENTER. No se aceptan llamadas a teléfonos celulares del personal de soporte técnico. 5.- PROCESO DE IMPLEMENTACION PLATAFORMA SUVE GENERALIDADES. El proceso de implementación de la PLATAFORMA SUVE conlleva un proceso lógico y requiere alta responsabilidad en la calidad de la información que nos sea suministrada. De ello depende de una parte el tiempo que se deba emplear en esta tarea y la calidad de la información que se albergue inicialmente en la base de datos. Lo anterior nos lleva a solicitar de parte de los funcionarios de la entidad USUARIA el máximo de responsabilidad en este proceso y de esta forma evitar retrasos y consecuentemente detener innecesariamente la posibilidad de utilizar prontamente la herramienta adquirida por la institución. Es de advertir que la responsabilidad de diligenciar los formatos de Excel, que se suministran por parte de SISGA, es de la entidad USUARIA y SISGA se abstendrá de migrar información que sea suministrada en formatos diferentes. Se debe tener en cuenta que el suministro de la información en los formatos establecidos no es garantía de su calidad y SISGA migrará la información tal como sea suministrada por el USUARIO. Toda corrección de información que se requiera después de la migración por causa de información de baja calidad suministrada por el USUARIO será responsabilidad de este mediante procesos de digitación. En este caso nuestro personal de soporte técnico brindará la asesoría del caso pero no se asumirá la responsabilidad de este proceso. Si migrada la información se detectan inconsistencias generadas en el proceso de migración, atribuible a nuestro personal, este asumirá el proceso de corrección ORDEN DE IMPLEMENTACION. El programa central de la plataforma SUVE lo constituye el SISTEMA ADMINISTRATIVO DE GESTIÓN ACADÉMICA SAGA y en cuya base de datos se registra la información académica y administrativa de diferentes órdenes y en tal sentido es el que primero se implementa. Versión Página 17

18 IMPLEMENTACIÓN SISTEMA SAGA CREACION BASE DE DATOS Una vez legalizado el contrato de prestación de Servicio de Outsourcing Tecnológico Educativo SOTE, SISGA procederá a la instalación del sistema en sus servidores WEB. Instalado el sistema se procede a notificar al rector o representante legal sobre este hecho y dándole a conocer el nombre de usuario y contraseña provisional asignado (a) al administrador del sistema designado. Esta primera contraseña sebe ser modificada por el responsable de ella, de forma inmediata, pues esta es conocida por nuestro personal INSTALACION SERVICIOS DE VOZ IP. Una vez recibido de parte de la entidad USUARIA la notificación de instalación de la base de datos, el administrador del sistema debe comunicarse con la Subgerencia Administrativa de SISGA para que se coordine el proceso de instalación de la comunicación IP en su PC. Una vez instalado el servicio en el PC del administrador del sistema este debe proceder a la instalación de las terminales PC de cada una de las sedes de la institución, si es el caso. La Subgerencia Administrativa suministrará los códigos correspondientes a cada una de las sedes. Los códigos de las sedes se conformarán a partir del código DANE de la entidad precedido del número o código de sede utilizado en el SIMAT, iniciando con el 01 para la sede principal o administrador del sistema. Una vez instalado el servicio IP este debe ser utilizado para toda solicitud de soporte técnico FECHA DE PAGO DEL CONTRATO. SISGA con la comunicación de notificación de implementación del sistema SAGA en los servidores y suministro del nombre de usuario y contraseña, para el administrador del sistema, remitirá la factura, la que debe ser cancelada dentro de los diez (10) días calendario siguiente a la fecha de facturación. El no pago dentro del plazo establecido en este numeral acarrea interés de mora a la tasa mensual establecida en el contrato celebrado entre las partes. Cancelado el valor facturado, SISGA iniciará el proceso de migración de información detallado más adelante, el cual se hace de cortesía y en consecuencia su costo no se incluye en el servicio de Outsourcing. Versión Página 18

19 FORMATOS EN EXCEL PARA REGISTRO DE INFORMACION A MIGRAR. Para de migración de la información detallada en el numeral SISGA suministrará los siguientes formatos en Excel: Formato 1: Información básica de estudiantes. Formato 2: Información básica de docentes Formato 3: Listado básico de áreas y asignaturas Formato 4: Asignación académica Formato 5: Codificación de indicadores de desempeños Formato 6: Registro de calificaciones de periodos académicos transcurridos del año lectivo en curso Estos formatos serán remitidos con la comunicación de notificación de instalación de la base de datos en servidores de SISGA (numeral ) y deben ser devueltos debidamente diligenciados dentro de los quince (15) días siguientes al de la fecha de recibo de la comunicación de notificación (numeral ) MIGRACION DE INFORMACIÓN AL SISTEMA SAGA. Este proceso de migración de la información descrita en el numeral y que el USUARIO reportará utilizando, únicamente, los formatos de Excel suministrados por SISGA y relacionados en el numeral Se efectuará si: El USUARIO se encuentra a paz y salvo con SISGA. La información reportada se encuentra registrada en los formatos de Excel suministrados por SISGA. Es de advertir que la calidad de la información es responsabilidad del USUARIO y que SISGA la migrará tal como se recibe, siempre y cuando sea presentada en los formatos suministrados para tal fin. SISGA dispondrá de quince (15) días hábiles para su migración. Si al migrar el sistema detecta inconsistencias en la información se comunicará de ello a la entidad USUARIA para que proceda a su respectiva corrección. El plazo de quince (15) días para la migración se suspende a partir de la fecha en que sea comunicada la inconsistencia detectada hasta tanto se reciba en SISGA el formato devuelto debidamente corregido. Versión Página 19

20 JORNADAS DE CAPACITACION. Debidamente instalado el sistema SAGA y migrada la información, la Subgerencia Administrativa comunicará, por escrito, este hecho y solicitará que sea suministrado proyecto de cronograma para el proceso de capacitación. Definido el cronograma de capacitación se procederá a la instalación del programa Skype y a efectuar las pruebas pertinentes de tal forma que se eviten dificultades al momento de las capacitaciones. El administrador del sistema en la entidad usuaria deberá asumir la coordinación del evento y en tal sentido debe: Disponer a la hora definida de iniciación de cada una de las capacitaciones del proyector debidamente conectado y configurado. Contar con pantalla adecuada que garantice la visibilidad para todo el auditorio. Contar con adecuado sistema de sonido con micrófono. Disponer de sala (auditorio) debidamente organizado. El administrador será el responsable de mantener una buena disciplina durante las jornadas de capacitación. Muy seguramente durante estas jornadas se presentarán inquietudes y consecuentemente los participantes plantearan preguntas, unas de manejo y operación del sistema y otras de tipo académico y administrativo. La de manejo y operación del sistema las solucionará el funcionario de SISGA responsable de la capacitación u otro técnico que lo esté acompañando. Las de tipo académico, pedagógico, legal y/o administrativo estarán bajo la responsabilidad del administrador del sistema en la entidad usuaria, por ello es importante e indispensable que los coordinadores académicos acompañen el proceso y participen asumiendo este tipo de temas IMPLEMENTACIÓN OTROS APLICATIVOS. Una vez instalado el sistema SAGA se podrá instalar uno a uno los demás aplicativos que conforman la plataforma SUVE y brindar la capacitación sobre manejo y operación de este. La capacitación será recibida por el administrador del sistema en la I.E. y otro personal que por sus funciones deba tener acceso a este. Por ejemplo, si se instala el PLAN DIA en la capacitación deben participar los coordinadores, quienes en asocio con el administrador deben asesorar al personal docente en la utilización de este. Versión Página 20

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