Procedimiento Cuentas Por Pagar

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1 1. Objeto segurar que las actividades de cuentas por pagar cumplen con los requisitos institucionales establecidos. 2. lcance Este procedimiento aplica a todas las cuentas por pagar que se generen para la Sociedad Nacional de la Cruz Roja Colombiana. 3. Políticas, normas, lineamientos El anticipo se puede dar máximo del 30% del total a pagar por la orden de compra y/o servicio o contrato, siempre y cuando sean: eventos, hoteles, obras civiles y mantenimientos. Todas las cuentas deben generarse en el formato de solicitud de anticipos, a partir de la fecha no se aceptaran cuentas de cobro para realizar anticipos 4. Glosario Distribución de servicio: Prorrateo nticipo: Pago que se realiza a un proveedor antes de la prestación del servicio o la entrega del tangible, que sean justificables.

2 5. Responsables Direcciones Generales, Nacionales: Enviar s y/o documentos soportes para cancelación de productos y/o servicios. : Radicar facturas y/o documentos soportes para aval de pago. : Emitir el pago con la autorización correspondiente. 6. Descripción del procedimiento Por Orden De Compra Tangible y/o Servicio CTIVIDD DESCRIPCION RESPONSBLE DOCUMENTO INICIO 1. Enviar la factura a Direcciones Generales y/o, documento a contabilidad con los soportes Nacionales satisfacción de entrega a satisfacción. 1.ENVIR FCTUR 2.RDICR FCTUR CON PROBCION DE DIRECCION GENERL Y/O NCIONL 2. Radicar la factura y envía aprobación al director del área que autorizo la compra

3 NO 3. PROBCION? 3. Verificar y dar aprobación de la factura y envía a presupuesto para hacer la ejecución presupuestal. Direcciones Generales y/o Nacionales 4.EJECUCION PRESUPUESTL Y CUSCION 5.PREPRR EL PGO 6.EMITIR EL PGO SI 4. Realizar la ejecución del presupuesto y la causación para registro contable en el sistema y enviar a tesorería para pago. 5. Preparar el pago con todos los documentos de soporte: Solicitud de compra, Orden de compra,, documento de recibido a satisfacción. 6. Preparar el giro y/o cheque para emitir el pago. Y comunicar el pago por medio del correo electrónico al supervisor con copia a compras. Sistema contable Solicitud de compra, Orden de Compra,, Documento recibido a Satisfacción. Cheque

4 Contratos de Distribución o Servicios Públicos CTIVIDD DESCRIPCION RESPONSBLE DOCUMENTO INICIO 1. Si es servicios públicos o contratos de distribuciones por áreas en 1.ENVIR servicios, Se recibe la factura en FCTURFCTURS -DISTRIBUCIONES contabilidad con las distribuciones POR SERVICIOS realizadas por el área. 2.RDICR FCTUR CON PROBCION DE DIRECCION GENERL Y/O NCIONL 2. Radicar la factura y enviar para aprobación al director del área supervisor del contrato. Direcciones Generales y/o Nacionales NO 3. PROBCION? 3. Verificar y dar aprobación de la factura y envía a presupuesto para hacer la ejecución presupuestal. Direcciones Generales y/o Nacionales SI 4.EJECUCION PRESUPUESTL Y CUSCION 4. Realizar la ejecución del presupuesto y la causación para registro contable en el sistema y enviar a tesorería para pago. Sistema Contable

5 5. Preparar el pago con la distribución realizada. Sistema Contable 5.PREPRR EL PGO 6. Preparar el giro y/o cheque para emitir el pago. Y comunicar el pago por medio del correo electrónico al supervisor con copia a compras.. Correo electrónico 6.EMITIR EL PGO

6 Contratos Entrega de Tangibles o Servicios CTIVIDD DESCRIPCION RESPONSBLE DOCUMENTO INICIO 1. Si es contratos para entrega de tangibles o la prestación de servicios, se recibe la factura emitida por el proveedor en contabilidad. 1.FCTUR 2.RDICR FCTUR CON PROBCION DE DIRECCION GENERL Y/O NCIONL 2. Radicar la factura y envía aprobación al director del área supervisor del contrato. 3. Verificar y dar aprobación de la factura y envía a presupuesto para hacer la ejecución presupuestal. Direcciones Generales y/o Nacionales Direcciones Generales y/o Nacionales NO 3. PROBCION? SI 4.EJECUCION PRESUPUESTL Y CUSCION 4. Realizar la ejecución del presupuesto y la causación para registro contable en el sistema y enviar a tesorería para pago. Sistema Contable

7 5. Preparar el pago con los soportes: Copia del contrato, acta de inicio, cta intermedia (si aplica), cta final (si aplica). Sistema contable cta(s) y/o copia de contrato 5.PREPRR EL PGO 6. Preparar el giro y/o cheque para emitir el pago. Y comunicar el pago por medio del correo electrónico al supervisor con copia a compras.. Correo electrónico 6.EMITIR EL PGO

8 NOT DEBITO POR PGR PROYECTOS CTIVIDD DESCRIPCION RESPONSBLE DOCUMENTO INICIO 1. Solicitud por correo para generar la Nota debito nota debito con nombre y valor. 1.SOLICITUD DE NOT DEBITO 2. Reenviar a contabilidad para codificar. Nota debito 3.ENVIR CONTBILIDD PR CODIFICCION 3. Enviar codificación de la Nota débito. Nota debito 4.CODIFICCION DE L NOT DE DEBITO 4.Generar la nota débito, Impreso correo de solicitud Nota debito 5.NOT DEBITO 5. Enviar al solicitante la originar de la nota debido y firma el recibido de la copia de cartera. Nota debito 6.CNCELR L NOT DEBITO GENERD 6. Cancelar la nota debito generada. Solicitante Nota debito 7.SEGUIMIENTO DE COBRO

9 7. Hacer seguimiento de cobro. Listado mensual de las cuentas por cobrar. Cartera Procedimiento de cartera NTICIPOS CTIVIDD DESCRIPCION RESPONSBLE DOCUMENTO INICIO 1. Diligenciar el formato de Líder del proceso Formato de anticipo anticipo con la firma del director y el sello presupuestal. 1. NTICIPO 2.ENVIR CONTBILIDD 2. Enviar a contabilidad el formato de anticipo. Líder del proceso Formato de anticipo 3.RELIZR L LEGLIZCION DEL NTICIPO 3. Se realiza la legalización del anticipo con las facturas correspondientes en las actividades desarrolladas. Formato de anticipo

10 CLRCIONES ESPECILES Cuando son compras contra-entrega debe empezar a generar el proceso con la solicitud y orden de compra, donde se solicitan la entrega de la factura 8 días antes de la fecha pactada para la entrega de los tangibles así como el pago al proveedor; sin perjuicio de lo anterior, no se le desembolsara al proveedor sin el documento de recibido a satisfacción. Para la Gestión de firmas ver procedimiento de Gestión Bancaria Para la cancelación de la nota debito por proyectos el tiempo aproximado es de 30 días. Los reembolsos de recurso propios deberán contar con la aprobación de presupuesto, y dirección financiera hasta 18 SMLMV o la Dirección ejecutiva nacional cuando superen esta cuantía. Por políticas institucionales solamente se podrán girar anticipos a nombre de las Secciónales y a personal que tenga vinculación laboral directa o indirecta con la Sociedad Nacional de la Cruz Roja Colombiana y no podrá ser superior a dos (2) salarios Básicos del empleado. Para acceder a un nuevo anticipo debe haber legalizado como mínimo el 80% del anticipo anterior Para los reembolsos por proyectos con recursos externos, requieren el visto bueno del referente contable y aprobación del Director nacional/general que es responsable del proyecto donde debe verificar la autorización previa del gasto, y la coherencia de esté con las actividades establecidas del proyecto, su presupuesto, disponibilidad de dinero, elegibilidad de gasto, no podrán aprobar reembolso por cuantías superiores a 18 SMLV, los cuales si deben ser aprobados por la Dirección Ejecutiva Nacional. 7. nexos

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