Alcaldía Municipal de Floridablanca PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE LOS SERVICIOS PÚBLICOS
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- Ángeles Suárez Ramírez
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1 PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE LOS SERVICIOS PÚBLICOS
2 1. OBJETIVO Administrar las actividades requeridas para realizar el pago oportuno de los servicios públicos de la Alcaldía de Floridablanca 2. ALCANCE Este procedimiento va desde la recepción de las facturas para el pago de los servicios de electricidad, acueducto, gas, telefonía fija y celular y el pago de los servicios públicos según los contratos de arrendamiento de las oficinas que quedan fuera del palacio municipal, hasta el pago oportuno de las mismas. 3. REFERENCIAS Decreto 1737 de Por el cual se expiden medidas de austeridad y eficiencia y se someten a condiciones especiales la asunción de compromisos por parte de las entidades públicas que manejan recursos del Tesoro Público 4. DEFINICIONES CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal RP: Registro Presupuestal AUSTERIDAD: Una política de austeridad es la política económica que defiende la subida de impuestos y reducción del gasto público. La reducción del gasto público o de los presupuestos también son conocidos como recortes 5. RESPONSABILIDADES. Operativo Secretaría de Hacienda
3 6. ACTIVIDADES Alcaldía Municipal de Floridablanca Actividad Descripción Responsable Recepción de las facturas correspondientes al pago de los servicios públicos de la entidad Verificar las facturas de los pagos de los servicios públicos y de los arriendos. Se reciben de la ventanilla única las facturas para pago de los servicios de electricidad, acueducto, gas, telefonía fija y celular y el pago de los servicios públicos según los contratos de arrendamiento de las oficinas que quedan fuera del palacio municipal Una vez se reciben las facturas, se revisa que no se encuentren en mora y se verifica el pago total de cada una de ellas. En el caso del pago de los servicios públicos de los inmuebles que están contratados, se debe adjuntar la cuenta cobro y las facturas respectivas. El formato FP-F OBLIGACION CONTRAIDA, debe ir con el visto bueno del Secretario General con su firma y la fecha, cuando dicho formato sea remitido a la oficina del Operativo debe firmar una copia como recibido del trámite. NOTA: El valor autorizado para el gasto del pago del servicio de telefonía se emite por medio de una circular por parte del Alcalde, si dicho valor se sobrepasa se debe reintegrar la diferencia. Operativo o Operativo o Documentos Registro RADICADO FACTURAS DE PAGO FP-F OBLIGACION CONTRAIDA FP-F FORMATO CTA COBRO La circular es llamada; medidas de austeridad, límites máximos para reconocimiento del pago de líneas móviles.
4 Actividad Descripción Responsable Solicitar CDP Y RP, para el pago de las facturas Se solicita el certificado de disponibilidad presupuestal (CDP) y el registro presupuestal (RP), a la secretaría de hacienda, una vez se obtengan el CDP y el RP, se diligencia el formato de obligación contraída para realizar el trámite del pago oportuno de los servicios. Operativo o Documentos Registro FP-F OBLIGACION CONTRAIDA FP-F SOLICITUD CDP FP-F SOLICITUD RP Realizar el pago Rendición de informes a la Contraloría Municipal del pago de la línea telefónica Una vez obtenido el CDP y el RP, la secretaria de hacienda se encarga de realizar el pago oportuno de las facturas Semestralmente se deben realizar un informe a la general, diligenciado unos formatos que se encuentran en la página de la Contraloría Municipal, una vez se diligencien debidamente, la expide una certificación llamada 0 errores, este formato se imprime y se envía a la oficina de control interno. Secretaría de Hacienda Operativo o Cheques y/o registro de la transferencia Formato F23 A Formato F23 De la Contraloría Municipal 7. MEDIDAS O PUNTOS DE CONTROL No. ACTIVIDAD METODO DE CONTROL 1 Verificar las Una vez se facturas de reciben las los pagos de facturas, se revisa los servicios que no se públicos y de encuentren en los mora y se verifica arriendos. el pago total de cada una de ellas, también se debe verificar que no se exceda del valor FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO Mensualmente Operativo o FACTURAS DE PAGO CIRCULAR DE MEDIDAS DE AUSTERIDA D.
5 autorizado según lo estipulado en a circular de medidas de austeridad, límites máximos para reconocimiento del pago de líneas móviles. 2 Rendición de informes a la general del pago de la línea telefónica Semestralmente se deben realizar un informe a la general, diligenciado unos formatos que se encuentran en la página de la general, una vez se diligencien debidamente, la expide una certificación llamada 0 errores, este formato se imprime y se envía a la oficina de control interno. Semestral Operativo o Formato F23 A Formato F23 De la general de la nación 8. INDICADORES Ver Matriz de indicadores
6 9. FORMATO / REGISTROS FACTURAS DE PAGO FP-F OBLIGACION CONTRAIDA FP-F FORMATO CTA COBRO FP-F SOLICITUD CDP FP-F SOLICITUD RP 10. RIESGOS Ver Matriz de Riesgos 11. LISTA DE DISTRIBUCIÓN. Oficina Operativo Secretaría General Secretaría de Hacienda 12. HISTORIAL DE REVISIONES ULTIMA VERSION DE LA REVISION NATURALEZA DEL CAMBIO 00 Septiembre de 2015 Emisión inicial
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