li1 INFORME DE AUDITORIA ECM-PCAI-FM 04 VERSiÓN 10 31/08/2015 Página 1 de 5 PROCESO AUDITADO: Gestión del Talento Humano. I FECHA: 13/07/2016.

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1 li1 NFORME DE AUDTORA ECM-PCA-FM 04 ALCALDA MAYOR DE BOGOTÁ HAeTAT D.C. Unidad Admlnlstrot/Va Especial de Servicios Públicos VERSiÓN 10 31/08/2015 Página 1 de 5 PROCESO AUDTADO: Gestión del Talento Humano. FECHA: 13/07/2016. TPO DE AUDTORA: SG ( ) GESTiÓN ( X ) OBJETVO: Verificar el cumplimiento del desarrollo de los procedimientos establecidos para el óptimo funcionamiento del Proceso de Gestión del Talento Humano. ALCANCE: Se evaluará la información contenida en los procedimientos, los planes, programas, herramientas y resultados obtenidos de su aplicación, desde el 1 de enero de 2016 hasta el 30 de junio de CRTEROS: Acuerdo 001 de Caracterización del Proceso de Gestión del Talento Humano ES-DE-MNSG-CRGTH- 09. Procedimiento "Evaluación del Desempeño", SO-GTH-PCED-03. Procedimiento "Formulación Plan de Bienestar Social e ncentivos" SO-GTH-PCFPBS-04. Procedimiento "Formulación, Ejecución y Evaluación Plan nstitucional de Capacitación", SO-GTH-PCFEEPC-05. Procedimiento "Formulación Programa de Salud Ocupacional", SO-GH-PCFPSO-06. Procedimiento "Formulación, Evaluación y Seguimiento Acuerdos de Gestión" SO-GH-PCFAG-07. Procedimiento "Solicitud de Permisos Laborales" SO-GTH-PCSPL-08. Procedimiento "Formulación y Actualización del Plan de Trabajo del Sistema de Gestión para la Seguridad y Salud en el trabajo" SO- GTH-PCFAPRSGSST -09 Procedimiento "Reporte e nvestigación de ncidentes a Accidentes de Trabajo" SO-GTH-PCRAT-10. nformes, planes y programas producto de la aplicación y ejecución de procedimientos. ReQlamentos v normatividad relacionados con los temas a auditar. EQUPO AUDTOR: Líder: María Victoria Sánchez Auditores: Ornar Urrea Romero Observador: Claudia Patricia Ardila Experto Técnico: N/A AUDTADOS: Subdirección Administrativa y Financiera. Grupo de Talento Humano.

2 ALCALOA MAYOR DE BOGOTÁ D.C. HABTAT Unidad Adminjslre~va Espedal de Servicios Públicos NFORME DE AUDTORA VERSiÓN 10 31/08/2015 ECM-PCA-FM 04 Página 2 de 5 HALLAZGOS DE LA AUDTORíA: 1. FORTALEZAS (Factores de éxito): No. 1 2 DESCRPCiÓN 2. NO CONFORMDADES No. DESCRPCON En el primer semestre de 2016 no se realizó la capacitación sobre la evaluación de desempeño a los funcionarios de carrera 1 administrativa y al personal directivo de la Unidad, tal como está establecido en el Procedimiento Evaluación del Desempeño. SO-GTH-PCED-03. Vr. 05. Descripción del Procedimiento - Actividades 1 y 2. No se evidencian todas las Concertaciones de Objetivos entre los funcionarios de carrera administrativa y los jefes de área en el primer semestre del 2016, según lo estipulado en el Procedimiento Evaluación del Desempeño. SO-GTH-PCED-03. Vr Descripción del Procedimiento - Actividad 3. Lo señalado incumple las disposiciones y plazos establecidos en la Ley 909 de 2004, Artículos 37 a 40 y sus Decretos Reglamentarios. Se evidenciaron seis (6) concertaciones de catorce (14) que deberían estar suscritas a la fecha. 3 4 Del Plan de Bienestar Social e ncentivos vigente a 30 de junio de 2016, no se evidencia el Cronograma de actividades aprobado para el primer semestre de Se identificó un Cronograma firmado el 01 de junio de 2016 por la Secretaria de la Comisión de Personal de la Unidad, pero no se observa su aprobación por parte del total de los integrantes de la Comisión. Es de resaltar que, pese a su fecha de firma, el Cronograma contiene actividades y asignaciones económicas desarrolladas previamente. Por último, no se encuentra publicado en la página de la UAESP ni ha sido socializado al personal de la Unidad. Lo anterior refleja incumplimientos del Procedimiento Plan de Bienestar Social e ncentivos SO-GTH-PCFPBS-04. Vr. 05., en cuanto a Lineamientos o Políticas de Operación y las actividades 1 a la 7 de la Descripción. No se ha llevado a cabo el proceso de selección del mejor servidor público de cada nivel de la Unidad, cuyo plazo venció el 31 de mayo de 2016, incumpliendo el Procedimiento Plan de Bienestar Social e ncentivos SO-GTH-PCFPBS-04. Vr. 05, Lineamientos o Políticas de Operación.

3 Ji1 NFORME DE AUDTORA ECM-PCA-FM 04 ALCALOA MAYOR DE BOGOT A D.C. HÁBTAT Unida<! Adminisltattv8 Esp&dal ese Servicios Públicos VERSiÓN 10 31/08/2015 Página 3 de Se evidencian actas de reunión de la Comisión de Personal de la Unidad sin la correspondiente legalización y firma, como es el caso del acta de la sesión de marzo de 2016 en la cual se presentó, entre otros, el informe trimestral de seguimiento al cumplimiento del cronograma del Plan de Bienestar Social e ncentivos. Lo señalado incumple lo establecido en el Procedimiento Plan de Bienestar Social e ncentivos SO-GTH-PCFPBS-04. Vr. 05, Lineamientos o Políticas de Operación. No se evidencia el Cronograma de Capacitación para primer semestre de 2016 del Plan nstitucional de Capacitación vigente a 30 de junio de Se identificó un Cronograma firmado el 01 de junio de 2016 por la Secretaria de la Comisión de Personal, pero no se observa su aprobación por el total de los integrantes de la Comisión. Es de resaltar que, pese a su fecha de firma, el Cronograma contiene actividades desarrolladas previamente. De otro lado, no se logra establecer en las actividades descritas, la relación con las necesidades identificadas como resultado de las encuestas aplicadas al personal de la Unidad en el mes de abril de gualmente, esta información no se encuentra publicada en la página de la UAESP ni ha sido socializado al personal de la entidad. Lo anterior refleja incumplimientos del Procedimiento Formulación y Evaluación Plan nstitucional de Capacitación. SO-GTH- PCFEEPC-05. Vr. OS., en cuanto a Lineamientos o Políticas de Operación y las actividades 1 a 6 Descripción. No se evidencia la estandarización y desarrollo de los temas definidos en el Programa nstitucional de Capacitación para todo el personal de la Unidad, incumpliendo lo establecido en el Plan nstitucional de Capacitación Vigencia 2014:2016. GTH- PCFEEPC-PL-01. Vr.1. - Programas de Capacitación. A la fecha de esta auditoría no todo el personal ha recibido dicha capacitación (Se observan sólo 75 firmas de asistentes) y el Procedimiento de Selección, Vinculación, nducción y Retiro SO-GTH-PCSVR-01. Vr. OS, establece que la inducción debe realizarse en el primer trimestre del año a todo el personal. No obstante, debe considerarse lo señalado en el Decreto 1227 de 2005, Artículos 35 y parágrafo del artículo 73, referente a inducción en el puesto de trabajo. No se evidencia pleno cumplimiento del procedimiento referente al Programa de Salud Ocupacional de la Unidad para el año 2016 y el desarrollo de sus actividades programadas, incumpliendo lo establecido en el Procedimiento de Formulación del Programa de Salud Ocupacional. SO-GH-PCFPSO-06. Vr.1. actividades 8 y 10 de la Descripción, vigente a la fecha de esta auditoría; así como el Parágrafo 2 del Artículo Transición del Decreto 071 de 2016, en cuanto a que mientras se venza el plazo establecido para sustituir el Programa de Salud Ocupacional por el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo a más tardar el 31 de enero de 2017, se deberá dar cumplimiento a lo fijado en la Resolución Conjunta 1016 del 31 de marzo de 1989.

4 ALCALOA MAYOR DE BOGOTÁ D.C. HABTAT UnidadAdminislrallvll E~pecialde Servicios Públicos NFORME DE AUDTORA VERSiÓN 10 31/08/2015 ECM-PCA-FM 04 Página 4 de 5 No se han suscrito los Acuerdos de Gestión para Gerentes Públicos para la vigencia 2016, incumpliendo con el Procedimiento 9 Formulación, Evaluación y Seguimiento Acuerdos de Gestión. SO-GH-PCFAG-07. Vr. 01., en las actividades 5 y 11, así como la Ley 909 de 2004, Artículo 50, particularmente en cuanto a su concertación y publicación en página web e intranet. No se evidencia la implementación del mecanismo de control estandarizado para todos los funcionarios en la Unidad, en cuanto al registro de ingreso y salida de la entidad de los funcionarios de planta ubicados en las diferentes sedes (Bodegas, Relleno Sanitario Doña Juana, Centro La Alquería, Archivo Central y Cementerios), incumpliendo con lo establecido en la Circular 10 nterna que señala "El control del cumplimiento del horario se realizará a través del sistema de control biométrico de acceso, el cual será administrado por la Subdirección Administrativa y Financiera... Todos los funcionarios de la entidad, a excepción de los pertenecientes a los niveles directivo, asesor y conductores, quienes deberán estar disponibles conforme a las necesidades del servicio, deben registrar el ingreso y salida de la entidad en el sistema de control biométrico". No se evidencia completo control de documentos del proceso, por cuanto se observó el uso de formatos diferentes a los 11 aprobados en el Sistema ntegrado de Gestión de la Unidad. Formato GTH-PCSVR-FM-02 Vr.3 Lo anterior, para el caso de las actas de posesión 11 y 15 de 2016 tomadas como muestra. 3. OBSERVACONES: No. DESCRPCON Se observan registros que muestran incumplimiento del horario laboral por parte de personal de planta de la Unidad, de acuerdo con los datos de ingreso y salida del biométrico instalado en la sede de la calle 61. Al respecto, no se evidenciaron suficientes medidas frente a los casos de incumplimiento del horario por parte del personal. Lo anterior, teniendo en cuenta que la 1 Subdirección Administrativa y Financiera es la responsable de hacer los seguimientos al uso del mismo, según lo definido en el procedimiento de solicitud de permisos laborales (SO-GTH-PCSPL-08), cuando indica: "La Subdirección Administrativa es la responsable de hacer cumplir las normas que aseguren el control de asistencia, puntualidad y permanencia del personal en la entidad en la jornada laboral" El Jefe de la Oficina de Control nterno quedó establecido como responsable de verificar la articulación de los programas, procedimientos, matrices y diagnósticos al SG SST, a través de un informe de auditoría, según se evidencia en la actividad No. 2 5 de la Descripción del Procedimiento Formulación y Actualización del Plan de Trabajo del Sistema de Gestión para la Seguridad y la Salud en el Trabajo Código: SO-GTH-PCFAPRSGSST-09. Vr. 01. publicado en el SG de la Unidad. Al respecto, se observa que no es función de esta Oficina, ni la de su jefe, realizar este tipo de verificaciones, por lo que se solicita revisar v ajustar el

5 111 NFORME DE AUDTORA ECM-PCA-FM 04 ALCALOA MAYOR DE BOGOTÁ HABTAT O.C. Unidad Admlnl"tra~vl Especial <,1" Servicios Públicos VERSiÓN 10 31/08/2015 Página 5 de 5 procedimiento en mención. Adicionalmente, la inclusión de esta actividad en el procedimiento no fue puesta en conocimiento de la Oficina de Control nterno cuando se decidió incluirla. 3 Se identificó que en el Plan de Mejoramiento del Proceso de Gestión del Talento Humano no fueron incorporados los hallazgos de la auditoría de gestión realizada por la Oficina de Control nterno según informe final del 11 de junio de E ui o Auditor: ELABORACiÓN Y REVSiÓN APROBACiÓN Nombre Firma Nombre: OMAR URREA ROMERO María Victoria Sánchez Cargo: Jefe Oficina de Control nterno Omar Urrea Romero Fecha de elaboración: 13/07/ Firma: Fecha de Aprobación: 19,/07/2016

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