RECTORADO MANUAL DE PROCESOS VERSIÓN 001

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1 RECTORADO MANUAL DE PROCESOS VERSIÓN 001 Aprobado por acuerdo del Consejo Universitario con Resolución N CU-ULADECH, de fecha 07 de abril de 2016 CHIMBOTE PERÚ Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 1 de 292

2 CONTENIDO Presentación I. Organigrama Estructural Institucional II. Mapa de Procesos Institucional III. Descripción de Procesos III.1. Rectorado / Dirección Ejecutiva III.2. Vicerrectorado Académico III.3. Vicerrectorado de Investigación III.4. Escuelas Profesionales III.5. Dirección de Cooperación e Imagen III.6. Dirección de Responsabilidad Social III.7. Dirección de Formación Continua III.8. Dirección de Innovación Pedagógica III.9. División de Admisión III.10. División de Bienestar III.11. División Financiera III.12. División de Registros Académicos III.13. División de Personal III.14. División de Sistemas III.15. División de Seguridad, Salud Ocupacional y Mantenimiento Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 2 de 292

3 PRESENTACIÓN El presente Manual por Procesos (MAPRO) tiene como objetivo describir los procesos que realiza la Universidad Los Ángeles de Chimbote, de acuerdo a una estructura matricial que articula una estructura jerárquica (según organigrama estructural institucional) con la estructura de procesos (según mapa de procesos). Esta última, incorpora once (11) macroprocesos, como sigue: (01) Planificación, (02) Organización, dirección y control, (03) Posicionamiento, (04) Formación profesional, (05) Investigación, (06) Extensión cultural y proyección social, (07) Docentes, (08) Infraestructura y equipamiento, (09) Bienestar universitario, (10) Recursos financieros y (11) Grupos de interés. El MAPRO, constituye una guía para la correcta aplicación de las normas, procesos y procedimientos establecidos en las unidades jerárquicas académicas y administrativas de la universidad. Asimismo, su contenido pretende que se cuente con un instrumento formal que muestre su propósito; el ámbito de aplicación; el método de trabajo; flujograma; indicadores de gestión; riesgos del proceso; actividades de capacitación; y documentos internos y externos que refuerzan los procesos y rigen su uso y actualización. La metodología de trabajo para la elaboración de este documento consistió en realizar un recojo de información en base a entrevistas y reuniones con todas las unidades jerárquicas académicas y administrativas de la Universidad, revisión de documentación interna y externa, análisis de actual método de trabajo, diseño del proceso, visto de conformidad de los responsables del proceso, revisión de Rectorado y aprobación del Consejo Universitario. Los procesos están categorizados en procesos de calidad, y procesos de funcionamiento, cuyas revisiones estarán a cargo de la Coordinación del Sistema de Gestión de Calidad y la Coordinación de Auditoria Interna, respectivamente. En este sentido, el MAPRO es un instrumento dinámico y flexible que será objeto de mejora continua, y garantizará la satisfacción de los usuarios y partes interesadas; con un enfoque basado en el riesgo para prevenir resultados no deseados y optimizando el aprovechamiento de los recursos. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 3 de 292

4 I. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL INSTITUCIONAL Asamblea Universitaria Consejo Universitario Rectorado Dirección Ejecutiva (CEO) Consejos de Facultad Ciencias Contables y Administrativas - Decano Consejos de Facultad Ciencias de la Salud Decano Consejos de Facultad Derecho y Ciencias Políticas Decano Consejos de Facultad Educación y Humanidades Decano Consejos de Facultad Ingeniería Decano Escuela Profesional de Administración Escuela Profesional de Contabilidad Escuela Profesional de Derecho Escuela Profesional de Educación Escuela Profesional de Enfermería Escuela Profesional de Farmacia y Bioquímica Vicerrectorado Académico Vicerrectorado de Investigación Dirección de Innovación Pedagógica Dirección de Formación Continua Dirección de Responsabilidad Social Dirección de Imagen y Cooperación Escuela Profesional de Ingeniería Civil Escuela Profesional de Ingeniería de Sistemas Escuela Profesional de Obstetricia Escuela Profesional de Odontología Escuela Profesional de Psicología División Financiera División de Bienestar División de Seguridad, Salud Ocupacional y Mantenimiento División de Admisión División de Personal División de Registros Académicos División de Sistemas Coordinaciones de Filiales Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 4 de 292

5 II. MAPA DE PROCESOS INSTITUCIONAL Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 5 de 292

6 III.1. RECTORADO / DIRECCIÓN EJECUTIVA III. DESCRIPCIÓN DE PROCESOS 1. Propósito: Desarrollar actividades que orienten el diseño e implementación de procesos estratégicos, misionales y de apoyo, así como de la mejora continua de su eficacia y satisfacción del servicio que ofrecen. 2. Estructura: Unidad Jerárquica / Unidad Operativa Rectorado Procesos Calidad Planificación Estratégica y Operativa Institucional. Licenciamiento. Actualización Normativa. Aseguramiento de Cumplimento de Normas. Organización. Secretaría General Transparencia. Coordinación de Proyecto de Infraestructura Física Coordinación de Defensoría Universitaria Coordinación de Comando Legal Coordinación del Sistema de Gestión de Calidad Coordinación de Auditoría Interna Coordinación de Cultura Organizacional Dueño de Proceso de Motivación e Incentivos Sistema de Gestión de Calidad. Auditoría Interna. Funcionamiento Comité Electoral. Gestión de Agendas y Actas de Sesiones. Fedateado de Documentación. Estudios y Obras. Defensoría Universitaria. Comando Legal. Cultura Organizacional. Motivación e Incentivos. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 6 de 292

7 3. Procesos: 3.1. Planificación Estratégica y Operativa Institucional: Propósito: Elaborar, ejecutar, difundir y evaluar los instrumentos de Planificación Institucional: Plan Estratégico Institucional y Plan de Funcionamiento y Desarrollo de la Universidad, como herramientas de la gestión por procesos que facilitan la toma de decisiones para cumplir con las expectativas de la Universidad en cuanto a mejora continua, crecimiento y rentabilidad con responsabilidad social Alcance: Aplica a las Unidades Operativas Académicas y Administrativas de la Universidad Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Elaborar instrumentos de planificación 1 institucional: Se elabora el Plan Estratégico Institucional para un periodo de 3 años, el Plan Rector de Funcionamiento y Desarrollo Anual. Socializar instrumentos de planificación institucional: Se socializa el Plan Estratégico Institucional y Plan de Funcionamiento y Desarrollo Institucional Anual con las 2 autoridades, representantes de los estudiantes, docentes, egresados y grupos de Rector interés de la universidad, quienes aportan sugerencias o mejoras para estos documentos. Posteriormente se presentan a Consejo Universitario para aprobación. Publicar en la página web institucional: Se 3 procede a la publicación de los instrumentos de planificación en la página web de la Tecnología Web universidad. Ejecutar lo planificado: Cada Unidad 4 Operativa ejecuta lo planificado según Unidades corresponda a nivel institucional y genera las Operativas evidencias respectivas. Personal de Apoyo Asistente de Gerencia Asistente de Gerencia Especialista de Tecnología Web Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 7 de 292

8 5 6 Evaluar instrumentos de planificación: Los instrumentos de planificación institucional se evalúan anualmente o cuando sea necesario para elaborar los indicadores de eficacia. Mejorar instrumentos de planificación: Se mejoran los instrumentos de planificación en base a los resultados obtenidos. Sistema de Gestión de Calidad Rector Flujograma: Indicadores: Eficacia del Plan Estratégico Institucional. Eficacia del Plan de Funcionamiento y Desarrollo Institucional Riesgos: Modificaciones regulatorias que disponga la SUNEDU Actividades de Capacitación: Taller de Capacitación en Planeación. Taller de Requisitos Legales y Reglamentarios. Taller de comprensión y actualización de la Norma ISO 9001:2015. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 8 de 292

9 Documentos Relacionados: Requisitos Legales y Reglamentarios Licenciamiento Propósito: Asegurar el cumplimiento de las Condiciones Básicas de Calidad (CBC) a fin de obtener y mantener el certificado de licenciamiento institucional Alcance: Aplica a Alta Dirección, unidades jerárquicas académicas y administrativas, dueños de procesos, docentes, egresados, estudiantes y grupos de interés Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Designar Dueños de Proceso: El Rector 1 designa los dueños de proceso de Rector Licenciamiento mediante resolución. Designar Comité y auditores: Se designa el Comité Especializado de Licenciamiento Institucional mediante resolución de Consejo 2 Universitario. Asimismo, se conforma el equipo de auditores de calidad para revisiones de Rector medios de verificación y formatos de indicadores de CBC del Modelo de Licenciamiento. Determinar lineamientos y políticas: Se establecen los lineamientos y políticas de licenciamiento, aprobados por Asamblea 3 Universitaria, sobre los cuales los dueños de Rector proceso de licenciamiento trabajarán la información requerida por los indicadores de las CBC. Recabar información: Se recaba la información de los indicadores de las CBC Dueños de 4 según los formatos establecidos por SUNEDU Proceso de y se registra en el Módulo de Sistematización Licenciamiento de Fuentes de Verificación. Personal de Apoyo Sistema de Gestión de Calidad Sistema de Gestión de Calidad Comité Especializado de Licenciamiento Sistema de Gestión de Calidad Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 9 de 292

10 Revisar información: Se revisa los formatos 5 y medios de verificación de los indicadores de las CBC. Una vez esté conforme la información se consolida de acuerdo a lo especificado en Manual de Instrucciones de Sistema de Gestión de Calidad Licenciamiento. 6 Dar visto bueno de la información: Una vez consolidada la información, es revisada por el Comité Especializado de Licenciamiento, quien da visto bueno para impresión y foliado. Comité Especializado de Licenciamiento Sistema de Gestión de Calidad 7 Presentar solicitud de licenciamiento: Se presenta solicitud de Licenciamiento Institucional de acuerdo al cronograma establecido por SUNEDU. Rector Sistema de Gestión de Calidad 8 Acompañar en evaluación externa: Se acompaña a la comisión revisora de evaluación externa durante la visita a la universidad. Sistema de Gestión de Calidad Presentar Plan de Adecuación: Es Sistema de 9 presentado por el Rector solamente si Rector Gestión de corresponde. Calidad Mantener cumplimiento de CBC: Se Dueños de Sistema de 10 mantiene el cumplimiento de las CBC del Proceso de Gestión de modelo de licenciamiento. Licenciamiento Calidad Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 10 de 292

11 Flujograma: Indicadores: Certificado de Licenciamiento Institucional Riesgos: Rigidez para la evaluación de condiciones de infraestructura por la SUNEDU ya que en el tiempo previsto solo se podrán presentar los proyectos de desarrollo en infraestructura de un 60 % de las necesidades Actividades de Capacitación: Socialización de Lineamientos de Política para el Proceso de Licenciamiento de la ULADECH y sus Filiales con un Enfoque Institucional. Capacitación en llenado de formatos de CBC. Talleres de Revisión Documentos Relacionados: Estatuto. Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. Lineamientos de Política para el Proceso de Licenciamiento de la ULADECH y sus Filiales con un Enfoque Institucional. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 11 de 292

12 MGC-038 Manual de Usuario para Licenciamiento Institucional. Modelo de Licenciamiento y su Implementación en Sistema Universitario Peruano - SUNEDU. Manual de Instrucciones: Presentación de Solicitud para el Licenciamiento Institucional. Reglamento de Infracciones y Sanciones de la SUNEDU Actualización Normativa: Propósito: Elaborar, actualizar, difundir y evaluar los documentos normativos de la universidad Alcance: Aplica a todas las Unidades Operativas y Jerárquicas de la universidad Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Elaborar documentos normativos: Todos los documentos normativos institucionales son 1 elaborados por el Rector de manera participativa. Se presentan para aprobación en Rector Asamblea Universitaria o Consejo Universitario, según corresponda. 2 Publicar en página web: Los documentos normativos aprobados son publicados en la Tecnología Web página web institucional. Revisar documentos normativos: La revisión continua de documentos normativos se realiza cuando coyunturalmente se hacen 3 modificaciones normativas parciales, las que Rector son registradas en el registro de modificación de normas. Las modificaciones totales dan origen a una nueva versión. Personal de Apoyo Asistente de Gerencia Especialista de Tecnología Web Asistente de Gerencia Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 12 de 292

13 Flujograma: Indicadores: Porcentaje de normas actualizadas Riesgos: Falta de identificación de necesidades de actualización de normas por unidades jerárquicas y dueños de procesos por falta de compromiso Actividades de Capacitación: Capacitación en Taller de Requisitos del Estudiante, Legales y Reglamentarios Documentos Relacionados: Estatuto Institucional. Reglamento General. Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. ITGC-468 Elaboración de MOF Transparencia: Propósito: Gestionar, publicar y difundir en forma permanente y actualizada la información relevante de la universidad y de interés público Alcance: Aplica a Alta Dirección, unidades jerárquicas académicas y administrativas y dueños de procesos. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 13 de 292

14 Descripción del Proceso: N Actividad Responsable 1 Precisar información: Precisar la información Secretario obligatoria a publicar en el Portal de General Transparencia como universidad privada. 2 Actualizar información: Se actualiza la Secretario información a publicar en forma continua y General permanente. Publicar en portal de transparencia: Se 3 solicita a la Coordinación de Tecnología Web la publicación de la información en el Portal de Tecnología Web Transparencia. Difundir boletines de transparencia: Se 4 elaboran o actualizan los boletines de Secretario transparencia y se difunden mediante General mensajería interna, o página web a la Comunidad Universitaria. Evaluar y mejorar de portal de 5 transparencia: Se implementan mejoras en el Secretario portal de transparencia en base a la General evaluación y aportes de los usuarios. Personal de Apoyo Asistente de Secretaría General Asistente de Secretaría General Especialista de Tecnología Web Asistente de Secretaría General Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 14 de 292

15 Flujograma: Indicadores: Porcentaje de documentos publicados en relación a los identificados como obligatorios de una universidad privada Riesgos: Incumplimiento de producción de documentación requerida a los responsables. Falta de seguimiento para obtener la información requerida Actividades de Capacitación: Taller de Capacitación en Requisitos Legales y Reglamentarios Documentos Relacionados: Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. Ley Universitaria N Modelo de Licenciamiento y su Implementación en Sistema Universitario Peruano - SUNEDU. Reglamento de Infracciones y Sanciones - SUNEDU Gestión de Agendas y Actas de Sesiones: Propósito: Gestionar las agendas y actas de sesiones de Asamblea Universitaria y Consejo Universitario. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 15 de 292

16 Alcance: Aplica a Secretaría General, Miembros de Asamblea Universitaria, Miembros de Consejo Universitario y Rector Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Citar a miembros: Se cita a los miembros de 1 la Asamblea Universitaria o del Consejo Secretario Universitario, según sea el caso, teniendo en General cuenta la agenda prevista, en coordinación con el Rector. Miembros de Asamblea 2 Participar de sesión: Los miembros de la Universitaria / Asamblea Universitaria o del Consejo Miembros de Universitario participan de la sesión agendada. Consejo Universitario 3 Registrar asistencia de participantes: Se Secretario lleva el registro de asistencia de los General participantes de la sesión. 4 Elaborar Acta de Sesión: Se elabora el acta Secretario de sesión al culminar la misma. General Publicar en Portal de Transparencia: 5 Aprobada el Acta de Sesión, se solicita a la Coordinación de Tecnología Web la Tecnología Web publicación del Acta de Sesión en el Portal Web de Transparencia. Personal de Apoyo Asistente de Secretaría General Especialista de Tecnología Web Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 16 de 292

17 Flujograma: Indicadores: Porcentaje de Actas de Asamblea Universitaria publicadas en Portal de Trasparencia. Porcentaje de Actas de Consejo Universitario publicadas en Portal de Trasparencia. Porcentaje de Actas de Consejo de Facultad publicadas en Portal de Trasparencia Riesgos: Inasistencia a las sesiones por los miembros de los órganos colegiados. No elaboración de las actas correspondientes o atraso en su envío. No publicación oportuna de actas aprobadas de las sesiones de Consejo de Facultad, Consejo Universitario y Asamblea Universitaria Actividades de Capacitación: Taller de Capacitación en Requisitos Legales y Reglamentarios Documentos Relacionados: Estatuto. Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. Reglamento de Infracciones y Sanciones SUNEDU. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 17 de 292

18 3.6. Fedateado de Documentación: Propósito: Atender solicitudes de fedateado de documentación por los usuarios Alcance: Aplica a usuarios que requieran documentos fedateados de originales producidos por la Universidad Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Solicitar fedateado: Se solicita el fedateado de documentos, adjuntando el pago establecido según corresponde. Lo pueden 1 solicitar usuarios internos (Unidades Usuarios Académicas, Unidades Administrativas o Estudiantes) o usuarios externos (Instituciones Públicas o Privadas). Verificar documentos: Se verifica y constata la documentación verdadera con las copias 2 solicitadas para fedatear. Secretario General Si la verificación es favorable se pasa al punto N 3, de lo contrario finaliza el proceso. 3 Fedatear documento: Se firma y sella el Secretario documento certificando su veracidad. General Entregar documento: En el caso de los documentos solicitados por usuarios internos 4 se verifica y entregan los documentos Secretario fedateados, pero en el caso de solicitudes de General usuarios externos se emite un oficio y se entrega con el documento fedateado. Personal de Apoyo Coordinador de Grados y Títulos Fedataria de la Universidad Coordinador de Grados y Títulos / Coordinador de Defensoría Universitaria Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 18 de 292

19 Flujograma: Indicadores: Número de documentos fedateados Riesgos: Verificación incorrecta de documentación fedateada Actividades de Capacitación: Taller de Capacitación en Requisitos Legales y Reglamentarios Documentos Relacionados: Estatuto. Reglamento de Organizaciones y Funciones por Procesos. Reglamento de Grados y Títulos. Reglamento del Registro Nacional de Grados y Títulos SUNEDU. Ley Universitaria N Aseguramiento de Cumplimiento de Normas - SUNEDU: Propósito: Asegurar el cumplimiento de normas establecidas en Reglamento de Infracciones y Sanciones emitido por la SUNEDU Alcance: Aplica a Alta Dirección, unidades jerárquicas académicas y administrativas, dueños de procesos. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 19 de 292

20 Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Designar responsables de CUNI: Responsables, supervisores y revisores para 1 proceso de aseguramiento de cumplimiento de Rector normas, presidido por el Rector. Asegurar cumplimiento de normas: Se Responsables 2 asegura el cumplimiento evitando infracciones de y se registra información necesaria en Módulo Cumplimiento CUNI. de Normas Verificar cumplimiento de normas: Se verifica el cumplimiento de normas por parte 3 de los Supervisores en base a la información generada en el Módulo CUNI. Se genera Supervisor observación o no conformidad, según corresponda. Revisar trabajo realizado: Se revisa el trabajo realizado por los Responsables y 4 Supervisores, asimismo la información Comisión para generada en Módulo CUNI. la Identificación y Prevención de En caso de haber observaciones en Infracciones información se pasa al punto N 5, y en caso de haber incumplimiento de la responsabilidad asignada se pasa al punto N 7. Comunicar observaciones o no conformidades: Se comunica al Rector si se Comisión para 5 encuentra alguna observación o no la Identificación conformidad en la información generada en y Prevención de Módulo CUNI por los Supervisores. Se elabora Infracciones un Acta. Aplicar medida correctiva: Los Responsables Responsables de Cumplimiento de Normas de 6 aplican las acciones correctivas. Cumplimiento Finaliza el proceso. de Normas Personal de Apoyo Comisión para la Identificación y Prevención de Infracciones Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 20 de 292

21 7 8 Comunicar incumplimiento de responsabilidad asignada: Se comunica al Rector el incumplimiento por parte de Responsables o Supervisores. Registrar faltas: Se registra las faltas disciplinarias de responsables y supervisores de proceso CUNI. Comisión para la Identificación y Prevención de Infracciones Rector Flujograma: Indicadores: Número de registro de infracciones por SUNEDU Riesgos: Ser sancionados por la SUNEDU por faltas al Reglamento de Infracciones y Sanciones Actividades de Capacitación: Taller de Capacitación en Infracciones y Sanciones SUNEDU. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 21 de 292

22 Documentos Relacionados: Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. Reglamento de Infracciones y Sanciones - SUNEDU. Ley Universitaria N Resolución N CU-ULADECH Gestión Organizativa: Propósito: Actualizar y mejorar la estructura jerárquica y por procesos de la universidad, así como la elaboración y actualización de Reglamento de Organización y Funciones, Manual de Organizaciones y Funciones y Manual de Procesos Alcance: Alta Dirección, unidades jerárquicas académicas y administrativas, dueños de procesos Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Revisar y actualizar estructura 1 organizacional: Se revisa y actualiza el organigrama estructural institucional (Órganos Rector de Gobierno y Órganos Ejecutivos). Revisar y actualizar estructura por 2 procesos: Se revisa y actualiza la estructura por procesos (Mapa de Procesos y Matriz de Rector Procesos Institucionales). Articular estructuras: Se articula la estructura organizacional institucional con la estructura 3 de gestión por procesos procurando un óptimo Rector desempeño de los procesos de la Universidad y cumplimiento de objetivos institucionales. Actualizar documentos normativos: Se elabora o actualiza el Reglamento de 4 Organizaciones y Funciones, Manual de Rector Organizaciones y Funcionamiento por Procesos y Manual de Procesos. Personal de Apoyo Asistente de Gerencia Sistema de Gestión de Calidad Sistema de Gestión de Calidad Asistente de Gerencia / Sistema de Gestión de Calidad Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 22 de 292

23 5 Difundir nuevas estructuras: Se difunde las actualizaciones y nuevas estructuras jerárquica y de procesos a toda la Comunidad Universitaria. Rector Sistema de Gestión de Calidad Flujograma: Indicadores: Porcentaje de actualizaciones organizativas cumplidas según la norma Riesgos: Falta de implementación de la estructura aprobada. Falta de monitoreo de la operación de la organización Actividades de Capacitación: Taller de Capacitación en Gestión por Procesos Documentos Relacionados: Estatuto. Reglamento de Organización y Funciones por Procesos Estudios y Obras: Propósito: Gestionar el estudio de necesidades, análisis de propuestas de estudios u obras, concursos de buena pro y revisión de contratos de ejecución y supervisión de obras que se lleve a cabo en la universidad. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 23 de 292

24 Alcance: Aplica a Alta Dirección, unidades jerárquicas académicas y administrativas, dueños de procesos Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Personal de Apoyo Identificar necesidades: Se identifican las necesidades de nuevas construcciones o mejoras de infraestructura de los locales de Asistente de Proyecto de 1 universidad en Sede Central y Filiales. Proyecto de Infraestructura Infraestructura Física / Si se creará una nueva infraestructura se pasa al punto N 5, de lo contrario se pasa al punto N 2. Física Asistente de Gerencia Elaborar expedientillo: Se incluye memoria Asistente de 2 descriptiva, presupuesto, tiempo de ejecución, Proyecto de Asistente de forma de pago e información de empresa. Infraestructura Gerencia Física Aprobar propuesta: Se aprueba propuesta para ejecución de obra en base a cuadro 3 comparativo de ofertas de contratistas Rector presentado por Asistente de Proyecto de Infraestructura Física. Elaborar requerimiento: Se registra el 4 requerimiento de obra para ser aprobado por Asistente de Rector. Proyecto de Infraestructura En el caso de requerirse contrato se pasa al Física punto N 10 y N 11 paralelamente, de lo contrario se pasa al punto N 10. Elaborar proyecto: Rectorado terceriza 5 elaboración el proyecto (expediente técnico) Proyecto de en el caso de la construcción de nuevas Infraestructura Proyectista infraestructuras. Física Revisar y aprobar proyecto: El proyecto de 6 infraestructura física es revisado por Especialistas Rector Especialistas Externos y aprobado por Externos Rectorado. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 24 de 292

25 7 Convocar concurso: Se elabora cronograma de fechas para convocatoria y se comunica a empresas proveedoras fidelizadas adjuntando las cartas de invitación, bases de concurso, Formato de Aceptación de participantes y Formato de Declaración Jurada de Seriedad y Confidencialidad. Rector Asistente de Proyecto de Infraestructura Física / Asistente de Gerencia Revisar y seleccionar propuestas: La Comisión de Comisión de Apertura de Sobres para Apertura de 8 Licitación de Obras revisa y selecciona la Sobres para propuesta ganadora, emitiendo acta de buena Licitación de pro e informa a Rectorado para aprobación. Obras Emitir resolución: Se aprueba la propuesta con resolución de Consejo Universitario, y se 9 comunica a las partes interesadas. Consejo Universitario Asistente de Gerencia Se pasa a los puntos N 10 y N 11 paralelamente. Realizar Orden de Servicio: El Asistente de 10 Proyecto de Infraestructura Física genera la orden de servicio para la obra. En el caso de requerirse se solicita a Coordinación de Contabilidad la emisión del Asistente de Proyecto de Infraestructura Física Coordinación de Contabilidad código de proyecto. 11 Elaborar Contratos: Se elabora y suscribe contrato para Contratista y Supervisor de Obra. Rector Asesor Legal Externo Ejecutar obra: El supervisor de obra realiza la entrega del terreno al contratista (acta de entrega de terreno), se apertura cuaderno de obras y se inicia el proceso constructivo. 12 Si durante el proceso constructivo se requiere adicionales de obra, la Contratista presenta el Contratista / Supervisor Asistente de Gerencia presupuesto a Supervisor quien eleva a Rectorado para revisión y aprobación mediante resolución de Consejo Universitario, y generación de adendas a contratos. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 25 de 292

26 En el caso de obras con presupuestos menores (expedientillo) que requieran adicionales tendrán aprobación de Rectorado por trámite documentario. Culminar obra: La Contratista comunica a Supervisor mediante documento la culminación de obra, quien a su vez eleva a Rectorado para conformación de Comisión de Recepción de Obra. En el caso de obras con presupuestos menores (expedientillo), Rectorado designará el responsable(s) de la recepción de la obra. Verificar y dar conformidad a obra: Se verifica las partidas consideradas en expediente técnico y se procede a la elaboración y firma de acta de conformidad, la cual es entregada a Rectorado e interesados. Liquidar obra: El Supervisor emite el informe final de liquidación de obra, elevándolo a Rector para revisión y aprobación mediante acto resolutivo de Consejo Universitario. En el caso de obras con presupuestos menores (expedientillo), se elabora informe final de culminación de obra dirigido a Rectorado. Contratista / Supervisor Comisión de Recepción de Obra Supervisor Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 26 de 292

27 Flujograma: Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 27 de 292

28 Indicadores: Número de estudios y obras en implementación para la mejora de la infraestructura institucional Riesgos: Incumplimiento a las Condiciones Básicas de Calidad relacionadas a la Infraestructura Física Actividades de Capacitación: Taller de Capacitación en Requisitos Legales y Reglamentarios Documentos Relacionados: Estatuto Institucional. Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. ITCG-244 Estudios y obras de infraestructura. ITGC-502 Arrendamiento de locales a nivel nacional. FORMGC-075 Apertura de obras en curso. FORMGC-076 Cierre de obras en curso Defensoría Universitaria: Propósito: Recepcionar y tramitar las quejas-reclamos, solicitudes de información y sugerencias presentadas por los usuarios y partes interesadas de la Universidad Alcance: Aplica a estudiantes, docentes, administrativos, grupos de interés de la Sede Central y Filiales de la universidad, así como usuarios involucrados con servicios de la universidad Descripción del Proceso: N Actividad Responsable 1 Difundir Defensoría Universitaria: La atención por defensoría universitaria se Defensoría difunde a través de la página web u otro medio Universitaria de información en la Universidad. Registrar Queja-Reclamo, Solicitud de 2 Información o Sugerencia: El usuario por Usuario cualquiera de los canales (página web, ERP Personal de Apoyo Especialistas de Defensoría Universitaria Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 28 de 292

29 University, línea gratuita, personalizada, libro de reclamaciones, correo electrónico, documentos) establecidos por la universidad registra su queja-reclamo, consulta de información y/o sugerencia. Asimismo, el Usuario puede registrar quejas directamente en INDECOPI, quien notificará a la universidad mediante carta dirigida a Represente de la Universidad. De ser así se pasa al punto N 5. En caso contrario se evalúa lo siguiente: Si es registrado en el Libro de Reclamaciones se pasa al punto N 3, de lo contrario se pasa al punto N 6. Derivar Queja-Reclamo: Los responsables de 3 custodiar el Libro de Reclamaciones en la Sede Central y Filiales derivan a la Coordinación de Defensoría Universitaria, las queja-reclamo realizados por los usuarios en forma escaneada y/o fotocopiada con documento a través del Módulo de Trámite Documentario de manera inmediata, caso contrario se procederá a aplicar la sanción Jefe de División de Seguridad, Mantenimiento y Salud Ocupacional / Filial Responsables de custodia de Libro de Reclamaciones (Sede Central y Filiales) respectiva. 4 Recepcionar Ficha de Queja-Reclamo: La Coordinación de Defensoría Universitaria recepciona la ficha de queja-reclamo registradas por los usuarios. Defensoría Universitaria Especialistas de Defensoría Universitaria Registrar en módulo informático: La 5 Coordinación de Defensoría Universitaria registra la queja-reclamo en el módulo de Defensoría Universitaria. Defensoría Universitaria / Especialistas de Defensoría En el caso de quejas provenientes de INDECOPI serán registradas en el Módulo de Secretario General Universitaria Defensoría Universitaria por el Secretario Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 29 de 292

30 General, quien a su vez asiste a las conciliaciones con el usuario que realizó la queja para llegar a un acuerdo. De ser queja proveniente de INDECOPI se pasa al punto N 12, de lo contrario se pasa al punto N 6. Verificar información: La Coordinación de Defensoría Universitaria verifica la información del solicitante y el contenido o sustento de la queja-reclamo, solicitud de información o sugerencia; para dar solución inmediata o 6 brindarle el tiempo necesario según el cuidado que requiera. De ser necesario comunica al Sistema de Gestión de Calidad para la auditoría respectiva. Defensoría Universitaria Especialistas de Defensoría Universitaria Si es una Queja-Reclamo se pasa al punto N 7, si es una Sugerencia se pasa al punto N 10; y si es una Solicitud de Información se pasa al punto N 11. Implementar mejora: La Coordinación de Defensoría Universitaria coordina una propuesta de mejora para dar solución a la queja-reclamo presentada por el usuario por los diversos canales ofrecidos. La Unidad Operativa inmersa en la queja-reclamo 7 implementa las mejoras del caso con la finalidad de subsanar los inconvenientes y Unidad Operativa buscar la satisfacción del usuario. Si es proveniente de Libro de Reclamaciones se pasa al punto N 8, de lo contrario se pasa al punto N 12. Notificar respuesta a responsable de Especialistas 8 custodia: La Coordinación de Defensoría Defensoría de Defensoría Universitaria informa al Jefe de División de Universitaria Universitaria Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 30 de 292

31 Seguridad, Mantenimiento y Salud Ocupacional (Sede Central) y Filial (Filial) vía trámite documentario, la respuesta realizada por la Unidad Operativa. En el caso de un docente o administrativo reincidente se envía un informe a División de Personal para que se tomen las medidas pertinentes. Asimismo, se informa al usuario por el medio de comunicación que este haya registrado (correo electrónico, teléfono, celular, etc.). 9 Registrar en Libro de Reclamaciones: Los responsables de la custodia del Libro de Reclamaciones registran de forma correcta y legible la respuesta de la queja-reclamo enviado por la Coordinación de Defensoría Universitaria. Finaliza el proceso. Jefe de División de Seguridad, Mantenimiento y Salud Ocupacional / Filial Responsables de custodia de Libro de Reclamaciones (Sede Central y Filiales) Derivar sugerencia a la Unidad Operativa: La Coordinación de Defensoría Universitaria 10 deriva la sugerencia a la Unidad Operativa correspondiente. Dicha sugerencia es evaluada y constatada como compatible con la normatividad y políticas de la Universidad. Defensoría Universitaria Especialistas de Defensoría Universitaria Se pasa al punto N Responder con solicitud de información requerida: La Coordinación de Defensoría Universitaria responde la información requerida por el usuario. Defensoría Universitaria Especialistas de Defensoría Universitaria Informar respuesta: El usuario recibe la notificación a través de su correo electrónico y Coordinador De verifica el módulo de Defensoría Universitaria. Defensoría 12 En el caso de sugerencia se notifica la Universitaria / derivación a la unidad operativa. Las Secretario sugerencias que no están alineadas a la General normatividad y política de la universidad, son Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 31 de 292

32 rechazadas y se notifica al usuario agradeciendo su sugerencia y sustentando el rechazo. En el caso de Información se notifica la respuesta correspondiente y en el caso de queja-reclamo se notifica la procedencia o improcedencia del mismo. En el caso de quejas registradas en INDECOPI, el Secretario General notifica a través de carta dirigida a INDECOPI y al usuario, llevando el registro de la respuesta a la queja, en el Módulo de Defensoría Universitaria. Realizar encuesta de satisfacción: El usuario realiza una encuesta de satisfacción Especialistas 13 con respecto a la respuesta de la queja- Usuario de Defensoría reclamo, solicitud de información o sugerencia. Universitaria 14 Reportar a INDECOPI: El dueño de proceso es responsable de mantener informado mensualmente a INDECOPI respecto a la información que esta demanda. Defensoría Universitaria Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 32 de 292

33 Flujograma: Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 33 de 292

34 Indicadores: Número de quejas-reclamos registradas por semestre académico. Número de sugerencias registradas por semestre académico. Número de solicitudes de información registradas por semestre académico Riesgos: Reporte inoportuno de información a INDECOPI Actividades de Capacitación: Actualización de procesos y procedimientos de toda la universidad Documentos Relacionados: Reglamento General. Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. Reglamento de Defensoría Universitaria. ITGC-529 Atención de quejas y reclamos en los libros de reclamaciones. FORMGC-330 Reporte de quejas reclamos de unidades académicas. FORMGC-331 Reporte de quejas reclamos de unidades administrativas Comando Legal: Propósito: Realizar el seguimiento, control de denuncias, expedientes y de información relacionada con la seguridad jurídica de la Universidad en forma directa o por intervención de asesorías externas Alcance: Aplica a Rector, Consultoría Jurídica, abogados asesores externos Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Designar o contratar abogados: Se designan o contratan abogados externos encargados de conducir los casos y procesos declarados prioritarios. 1 Rector Cuando son casos o procesos abiertos en Filiales se pasa al punto N 2, de lo contrario se pasa al punto N 3. Personal de Apoyo Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 34 de 292

35 2 Recabar información: Se recaba información con respecto al caso en Filiales y enviar a Comando Legal (Sede Central). Abogados Externos Precisar priorización de procesos: Se Abogados 3 precisa la condición de procesos prioritarios o claves para los intereses de la universidad. Rector Internos y Abogados Externos Aprobar estrategia: Aprueba la estrategia de Abogados 4 defensa legal y seguridad general de la Universidad. Rector Internos y Abogados Externos Generar escritos y documentación: Genera la información para tomar decisiones respecto Abogados 5 a la seguridad integral de la universidad. En el caso de filiales, la información se analiza en Internos y Abogados Sede Central y los escritos son enviados para Externos su presentación. Realizar seguimiento de casos: Se mantiene Abogados 6 el seguimiento de los casos y expedientes en curso. Internos y Abogados Externos Registrar evidencias y documentos: En el 7 módulo informático se registran las evidencias Asistente Legal y documentación legal de la Universidad. 8 Interpretar normas: Coordinar la interpretación de normas legales demandadas por los grupos de interés interno. Abogados Internos Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 35 de 292

36 Flujograma: Indicadores: Número de casos atendidos anualmente Riesgos: Incremento de litigiosidad Actividades de Capacitación: Taller de Capacitación en Requisitos Legales y Reglamentarios Documentos Relacionados: Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. ITGC-241 Estructura del Comando Legal. Legislación laboral privada Sistema de Gestión de Calidad: Propósito: Establecer, documentar, implementar y mantener el Sistema de Gestión de la Calidad de toda la organización universitaria mejorando continuamente su eficacia Alcance: Aplica a todas la Alta Dirección, unidades jerárquicas académicas y administrativas y dueños de procesos, docentes, estudiantes, administrativos, egresados y grupos de interés. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 36 de 292

37 Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Planificar Sistema de Gestión de Calidad: 1 Se elabora y/o actualiza la documentación de Sistema de los procesos del SGC como parte de la Gestión de planificación. Calidad Difundir Sistema de Gestión de Calidad: Se 2 difunde los procesos y servicios que brinda el Sistema de SGC. Gestión de Calidad Capacitar en Sistema de Gestión de 3 Calidad: Se capacita en procesos del SGC al Sistema de equipo de Calidad. Gestión de Calidad Revisar Proceso de 4 Acreditación/Reacreditación: Se revisa Auditores de periódicamente el proceso de SGC acreditación/reacreditación de las carreras profesionales de la universidad. 5 Realizar auditorías de calidad: Se realiza Auditores de revisiones periódicas programadas y a SGC demanda de los procesos de la universidad. 6 Controlar la información documentaria: Se realiza la revisión y actualización de la Sistema de información documentaria de los procesos del Gestión de SGC. Calidad Personal de Apoyo Especialista de Sistema de Gestión de Calidad Especialista de Sistema de Gestión de Calidad Especialista de Sistema de Gestión de Calidad Especialista de Sistema de Gestión de Calidad Analizar indicadores de gestión: Se analiza Especialista de 7 los indicadores de gestión para la mejora continua e implementación de acciones Sistema de Gestión de Sistema de Gestión de correctivas y/o preventivas. Calidad Calidad 8 Realizar Revisión por la Dirección: Se lleva a cabo la revisión anual de la Alta Dirección del cumplimiento de los procesos. Dirección Ejecutiva Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 37 de 292

38 Flujograma: Indicadores: Eficacia del Sistema de Gestión de Calidad Riesgos: No garantizar el mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad. No identificación de los aspectos o situaciones que pueden afectar la integridad del Sistema de Gestión de Calidad Actividades de Capacitación: Taller de Capacitación en Gestión por Procesos. Taller de Capacitación en Normas ISO 9001:2015 (Requisitos - Fundamentos y Vocabularios) Documentos Relacionados: Manual de Calidad. Reglamento General. Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. Guía de Acreditación para Carreras Profesionales Universitarias SUNEDU. Guía para Acreditación para Programas de Posgrado SUNEDU. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 38 de 292

39 Modelos de Calidad de Carreras profesionales universitarias y posgrado. Norma ISO 9001:2015, 19011:2011. Ley Universitaria N Ley del SINEACE. ITGC-098 Control de Documentos y Registros. ITGC-440 Pago extraordinario para comités internos de carreras profesionales a acreditar. ITGC-509 Aprobación de documentos requeridos en estándares valorativos. ITGC-098 Control de documentos y registros. ITGC-038 Acciones correctivas. ITGC-067 Acciones preventivas. ITGC-039 Autoevaluación de la Carrera Profesional con fines de acreditación. ITGC-047 Auditoría interna. ITGC-353 Planificación de actividades de dueños de proceso. ITGC-357 Adquisición de data virtual y talleres de análisis y discusión. ITGC-360 Gestión del repositorio de fuentes de verificación según estándares del modelo de calidad. ITGC-407 Revisión por la Dirección. ITGC-418 Petición de cambio y aprobación de Instructivos de trabajo. ITGC-466 Metodología de aplicación de encuestas en carreras profesionales en proceso de acreditación. FORMGC-004 Actas de reuniones. FORMGC-003 Registro de asistencia. FORMGC-173 Formato S4: registro de revisión de acciones correctivas FORMGC-325 Formato S4-1: Registro de Revisión de Acciones Correctivas. FORMGC-174 Formato S5: registro de revisión por los responsables del sistema. FORMGC-152 Plan de Capacitación. FORMGC-153 Estructura de un Proyecto de Implementación de un Sistema (Formato S1). FORMGC-154 Registro de Planificación de Objetivos (Formato S2). FORMGC-155 Registro Gestión de Recursos (Formato S3). FORMGC-082 Plan de mejora. FORMGC-006 Lista maestra de control de documentos. FORMGC-017 Lista maestra de control de registros. ITGC-509 Aprobación de documentos requeridos en estándares valorativos. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 39 de 292

40 3.13. Auditoria Interna: Propósito: Realizar auditorías internas continuas vinculadas a aspectos económicos y financieros de la universidad, así como procesos de funcionamiento Alcance: Aplica a la Alta Dirección, unidades jerárquicas académicas y administrativas y dueños de procesos, docentes, estudiantes, administrativos, egresados y grupos de interés Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Elaborar Plan Anual de Auditoría Interna: Elabora el Plan de Anual de Auditoría Interna 1 vinculado a los aspectos económicos, Auditoría financieros y procesos de funcionamiento de la Interna Universidad. Programar auditorías internas: Se 2 programan y planifican las auditorías internas en el Módulo de Auditorías y en papeles de Auditoria Interna trabajo interno en el caso de Exámenes Especiales. 3 Ejecutar auditoría interna: Se ejecuta la auditoría interna y/o Exámenes Especiales, Auditoría luego se elabora Informe de Hallazgos con las Interna evidencias obtenidas. Notificar al auditado: Se entrega el Informe de Hallazgos al auditado; en el caso de 4 encontrarse observaciones y/o no Auditoría conformidades se solicita el descargo Interna respectivo al auditado. 5 Hacer seguimiento de planes de mejora: El auditor realiza seguimiento al cumplimiento de Auditoría planes de mejora, excepto para Exámenes Interna Especiales. Elaborar Informe de Cierre: Se elabora un 6 Informe de Cierre dirigido al auditado y al Auditoría Rector. Interna Personal de Apoyo Auditores Auditores Auditores Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 40 de 292

41 Flujograma: Indicadores: Eficacia del cumplimiento del plan anual de auditoría interna Riesgos: Selección y muestreo de información y/o documentación inadecuada o no relevante al proceso auditado Actividades de Capacitación: Taller de Capacitación en Procedimientos de Auditoría Interna Documentos Relacionados: Estatuto. Reglamento de Organización y Funciones Cultura Organizacional: Propósito: Diagnosticar, analizar, fortalecer y evaluar la Cultura Organizacional de la Universidad Alcance: Aplica a escuelas profesionales en proceso de re acreditación. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 41 de 292

42 Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Elaborar documentación del sistema: El Cultura Organizacional, en base al Plan Estratégico Institucional, el Modelo de Calidad de SINEACE y el Plan de Funcionamiento y Desarrollo Institucional, planifica el proceso de Cultura Organizacional y lo documenta. Implementa el Programa de 1 Cultura Organizacional para las carreras Cultura profesionales en acreditación o reacreditación, Organizacional incluyendo la elaboración y mejora de los formatos de Estructura de un Proyecto de Implementación y/o Mantenimiento del Sistema, Registro de Planificación de Objetivos y Registro de Gestión de Recursos; por Carrera Profesional según corresponda. Revisar y aprobar documentos del proceso: Especialista de El Especialista de SGC hace una revisión de la Sistema de 2 documentación de planificación del proceso de Gestión de Cultura Organizacional, derivando a Calidad / SGC para su aprobación. SGC Elaborar análisis situacional: Se identifican rasgos culturales que contribuyen a medir la cultura organizacional, lo cual sirve para 3 construir y mejorar un instrumento, el cual será Cultura evaluado con respecto a validez y Organizacional confiabilidad. Finalmente se aplican los instrumentos y se hace un análisis situacional. Desarrollar actividades de Cultura Organizacional: Se promueve el desarrollo de talleres, actividades de socialización, 4 integración, reconocimiento y fortalecimiento Cultura de logros orientadas a estudiantes, docentes y Organizacional administrativos. Personal de Apoyo Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 42 de 292

43 Difundir Programa de Cultura Organizacional: Se elabora, ejecuta y evalúa el Plan de Difusión del Programa de Cultura Organizacional. Evaluar satisfacción con el desarrollo de la cultura organizacional: Evaluación de la satisfacción con el desarrollo de la cultura organizacional en estudiantes, docentes y administrativos de la carrera profesional a través de la aplicación de encuestas en el SVA del ERP University anualmente. Elaborar Informe de Evaluación Anual: Se elabora un informe de evaluación anual en base a los indicadores obtenidos con los resultados de las encuestas aplicadas y de la evaluación del proceso. Elaborar Plan de Mejora: Se realiza un Plan de Mejora en base a las propuestas de mejora del proceso, resultados de la evaluación realizada por el dueño del proceso, e informe de auditoría (no conformidades y observaciones). Cultura Organizacional Cultura Organizacional Cultura Organizacional Cultura Organizacional Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 43 de 292

44 Flujograma: Indicadores: Eficacia de cumplimiento de acciones. Satisfacción respecto al desarrollo de la cultura organizacional Riesgos: Desconocimiento de la comunidad universitaria de los valores y principios de la organización Actividades de Capacitación: Taller de Capacitación en Requisitos Legales y Reglamentarios Documentos Relacionados: Reglamento General. Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 44 de 292

45 3.15. Comité Electoral: Propósito: Organizar, conducir y controlar los procesos electorales para la elección de Rector, vicerrectores, representación de docentes y estudiantes ante la Asamblea Universitaria, el Consejo Universitario y los Consejos de Facultad Alcance: Aplica a autoridades, docentes, estudiantes y egresados de la universidad Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Establecer procesos electorales: Se 1 establece los procesos electorales y define Consejo demanda de elecciones para cada caso Universitario respectivo. Conducir proceso electoral: El comité 2 lectoral conduce los procesos en la Sede Central y a nivel de filiales lo hace a través de Comité Electoral subcomités electorales. Difundir proceso electoral: Se difunde a 3 nivel nacional los procesos electorales de la Universidad y entrega la convocatoria Comité Electoral respectiva. Recepcionar y verificar lista de postulantes: 4 Se recepcionan en el plazo establecido la lista de postulantes, se verifica la lista y declaran Comité Electoral aptas a continuar el proceso electoral. Difundir listas aptas: Se difunden las listas 5 aptas a nivel nacional por la página web y/o en Comité Electoral impresos. Desarrollar proceso electoral: Se desarrolla 6 el proceso de elecciones en locales de la Comité Electoral Universidad. Publicar resultados: Se publican los 7 resultados y deja tres días para apelaciones. Comité Electoral Personal de Apoyo Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 45 de 292

46 8 9 Si hubiese apelaciones se pasa al punto N 8, de lo contrario se pasa al punto N 9. Atender apelaciones: Se atienden los casos de apelaciones. Declarar ganador: Se declara ganador de lista y difunde resultados, se entrega credenciales a los electos luego de vencer el tiempo para apelaciones. Comité Electoral Comité Electoral Flujograma: Indicadores: Número de procesos electorales de la institución en base normas reglamentarias. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 46 de 292

47 Riesgos: No cumplir con el proceso electoral de acuerdo a normatividad Actividades de Capacitación: Taller de Capacitación en Requisitos Legales y Reglamentarios Documentos Relacionados: Estatuto Institucional. Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. Reglamento General de Elecciones. FORMGC 026 Relación de firmas adherentes para elecciones de representación estudiantil Motivación e Incentivos: Propósito: Planificar, ejecutar y controlar los programas de motivación e incentivos Alcance: Aplica estudiantes, docentes y administrativos de la Sede Central y Filiales Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Planificar programa de motivación e incentivos: Se elabora la documentación de Dueño de 1 planificación para el programa de motivación e proceso incentivos, aplicando únicamente para Carreras Acreditadas y Reacreditadas. Difundir motivación e incentivos: Se difunden y promueven los programas de Unidad 2 motivación e incentivos en beneficio de Operativa estudiantes, docentes y administrativos. Otorgar motivación e incentivos: Se ejecuta la actividad de motivación o incentivo en Unidad 3 beneficio de estudiantes, docentes y/o Operativa administrativos, en coordinación con Rectorado. Registrar de beneficiarios: Se registra a Dueño de 4 todos los beneficiarios que participaron del proceso Personal de Apoyo Dueño de proceso Dueño de proceso Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 47 de 292

48 programa de motivación e incentivos. Se pasa al punto N 5 y N 6 paralelamente. Recolectar evidencias de actividades: Se recolecta evidencias de la ejecución de los 5 diversos programas de motivación e incentivos para verificación. Dueño de proceso Se pasa al punto N 7. Aplicar encuestas de satisfacción: Se 6 aplican encuestas de satisfacción a estudiantes, docentes y/o administrativos Dueño de proceso Director de Escuela beneficiados. Evaluar programa de motivación e incentivos: Se realiza la evaluación de la 7 eficacia del programa de motivación e incentivos, y se elabora planes de mejora Dueño de proceso según corresponda, para Carreras Acreditadas y Reacreditadas Flujograma: Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 48 de 292

49 Indicadores: Eficacia del Programa de Motivación e Incentivos. Satisfacción del Programa de Motivación e Incentivos Riesgos: Insatisfacción con el programa de motivación e incentivos Actividades de Capacitación: Taller de Capacitación en Requisitos Legales y Reglamentarios Documentos Relacionados: Reglamento de Organización y Funciones. Reglamento de Motivación e Incentivos. III.2. VICERRECTORADO ACADÉMICO 1. Propósito: Diseñar e implementar el Sistema de Gestión de Calidad Académica mediante la interacción de procesos de acompañamiento pedagógico, capacitación docente, programa de formación continua en gestión universitaria, pedagógica y especializada, calidad de asignatura y producción de material multimedia y audiovisual como recurso de apoyo a las actividades universitarias, garantizando la calidad de los aprendizajes. 2. Estructura: Unidad Jerárquica / Unidad Operativa Vicerrectorado Académico Coordinación del Programa de Acompañamiento Pedagógico Coordinación de Calidad de Asignatura Coordinación de Capacitación Dirección de Escuela de Posgrado Procesos Calidad Sistema de Mejora de la Calidad Académica. Programa de Acompañamiento Pedagógico. Calidad de Asignatura. Formación en Gestión Universitaria. Perfeccionamiento Continuo. Funcionamiento Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 49 de 292

50 Coordinación de Producción de Audiovisuales Coordinación de la Docencia en Tutoría Tutoría. Producción de Material Multimedia y Audiovisual. 3. Procesos: 3.1. Sistema de Mejora de la Calidad Académica: Propósito: Garantizar la calidad y mejora continua de los procesos académicos articulados a la política de la universidad y a los objetivos institucionales en el marco de una cultura de formación basada en competencias Alcance: Aplica a Docentes y Unidades Académicas en la Sede Central y Filiales Descripción del Proceso: N Actividad Responsable 1 Modelar la formación académica: Se hace Vicerrectorado bajo el enfoque por competencias. Académico 2 Gestionar programa de acompañamiento Vicerrectorado pedagógico: Se realiza en base al Ciclo Académico Deming. Revisar cumplimiento de norma de calidad de asignatura: Con énfasis en el uso de EVA, 3 aplicación de pedagogías activas, revisión de Vicerrectorado compilados y/o textos de cada asignatura en Académico relación al cumplimiento de requisitos y pago de incentivos. 4 Capacitar a recurso humano docente: Se Vicerrectorado realizan capacitaciones pedagógicas y Académico especializadas dirigidas al personal docente. Supervisar Formación en Gestión 5 Universitaria: Supervisar ejecución de Vicerrectorado programa de formación en gestión universitaria Académico vinculado a proyectos de investigación. 6 Revisar programas de posgrado: Se revisa Vicerrectorado los programas de maestría y doctorada que Académico Personal de Apoyo Coordinación de Calidad de Asignatura Capacitación Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 50 de 292

51 ofrece la universidad a través de las Escuelas Profesionales promoviendo su mejora continua. Coordinar producción de audiovisuales: Se Coordinación 7 realiza la coordinación de la producción de material multimedia y audiovisual como apoyo Vicerrectorado Académico de Producción de a la gestión pedagógica. Audiovisuales Gestionar la docencia en tutoría: Se 8 gestiona la docencia en tutoría mediante capacitaciones y certificaciones a docentes de Vicerrectorado Académico tutoría Flujograma: Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 51 de 292

52 Indicadores: Eficacia del Sistema de Mejora de la Calidad Académica. Satisfacción con el Sistema de Mejora de la Calidad Académica Riesgos: No garantizar el mantenimiento del Sistema de Mejora de la Calidad Académica. No identificación de los aspectos o situaciones que pueden afectar la integridad del Sistema de Mejora de la Calidad Académica Actividades de Capacitación: Taller de Capacitación en Gestión por Procesos. Taller de Capacitación en Normas ISO 9001:2015 (Requisitos - Fundamentos y Vocabularios) Documentos Relacionados: Reglamento de Organización y Funciones por Procesos Programa de Acompañamiento Pedagógico: Propósito: Garantizar la mejora continua de la calidad de los procesos pedagógicos a través de la capacitación en servicio al personal docente Alcance: Aplica a Docentes en Sede Central y Filiales Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Identificar necesidades: Se identificar Coordinación de necesidades de mejoramiento didáctico en el Programa de 1 Docente Tutor. Acompañamiento Pedagógico Evaluar modelo didáctico: Se evalúa el Acompañante 2 nivel de comprensión del modelo didáctico. Pedagógico Personal de Apoyo 3 Ejecutar taller: Se ejecuta taller de Reforzamiento del Modelo Didáctico en contexto. Acompañante Pedagógico Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 52 de 292

53 4 Construir perfil: Se construye el perfil por competencias del docente. Docente Acompañante Pedagógico 5 Analizar instructivo de Sílabo: Se analiza el instructivo para elaboración de SPA. Sistema de Gestión de Calidad Académica Coordinación de Calidad de Asignatura Operacionalizar Sílabo: Se operacionaliza el Coordinador 6 sílabo de cada una de las asignaturas de los Docente Académico programas de estudio. Lectivo 7 Verificar mejora de desempeño: Se verifica mejora de desempeño didáctico del docente. Acompañante Pedagógico 8 Ejecutar taller: Se ejecuta talleres de Mejoramiento del Desempeño Integral del Docente. Acompañante Pedagógico Demostrar logros: Se demuestran los logros Coordinador 9 en el desempeño didáctico in situ. Docente Académico Lectivo 10 Evaluar desempeño didáctico: Se evalúa el desempeño didáctico del docente por sus estudiantes. Acompañante Pedagógico Coordinador Académico Lectivo 11 Realimentar o reforzar desempeño didáctico. Se realiza la realimentación o reforzamiento del desempeño didáctico del docente. Acompañante Pedagógico Coordinador Académico Lectivo 12 Formar acompañantes pedagógicos. Se forman acompañantes pedagógicos. Coordinación de Programa de Acompañamiento Pedagógico Coordinación de Calidad de Asignatura 13 Desarrollar sesiones demostrativas: Se desarrolla sesiones demostrativas sobre habilidades docentes. Acompañante Pedagógico 14 Evaluar desempeño didáctico: Se evalúa desempeño didáctico en círculo de interaprendizaje. Acompañante Pedagógico 15 Verificar impacto: Se verifica impacto del programa de acompañamiento pedagógico. Coordinación de Programa de Acompañamiento Pedagógico Coordinación de Calidad de Asignatura Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 53 de 292

54 Flujograma: Indicadores: Porcentaje de docentes aprobados en el programa de acompañamiento pedagógico Riesgos: Docentes con deficiente desempeño pedagógico Actividades de Capacitación: Taller de Capacitación en Gestión Pedagógica Universitaria Documentos Relacionados: Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. Reglamento de Calidad de Asignatura. Reglamento de las Condiciones del Servicio Docente. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 54 de 292

55 ITGC-069 Elaboración e implementación del sílabo/plan de aprendizaje (SPA) y del aula RD Calidad de Asignatura: Propósito: Revisar el cumplimiento de la norma de calidad de asignatura Alcance: Aplica a Docentes Titulares, Docentes Tutores, Docentes Tutores Investigadores y Docentes de Responsabilidad Social en Sede Central y Filiales Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Planificar revisiones: Se elabora cronograma 1 de revisiones de asignaturas por semestre Calidad de académico. Asignatura 2 Realizar primera revisión de asignaturas: Se revisa las asignaturas en el EVA en base a Calidad de la lista de verificación del Reglamento de Asignatura Calidad de Asignatura. 3 Verificar resultados: Se registran las observaciones y no conformidades de los Calidad de docentes en MED, y se envían a través de Asignatura correo electrónico. Levantar observaciones y no 4 conformidades: Los docentes levantan las observaciones y no conformidades de la Docentes revisión de las asignaturas en el EVA. 5 Realizar segunda revisión de asignaturas: Se realiza la verificación del levantamiento de Calidad de observaciones y no conformidades generadas Asignatura en la primera revisión. Elaborar Informe de Ranking Docente: Se elabora el informe para el incentivo económico 6 de los docentes que se ubican en el Ranking Calidad de Docente semestralmente. Asignatura Personal de Apoyo Asistente de Calidad de Asignatura Asistente de Calidad de Asignatura Asistente de Calidad de Asignatura Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 55 de 292

56 7 8 Formular Plan de Acción de Mejora: Se elabora en base a los puntos críticos encontrados en las observaciones y no conformidades de las asignaturas. Implantar mejoras: Se implantan mejoras a través del Sistema de Gestión de Calidad Académica. Calidad de Asignatura Vicerrector Académico Flujograma: Indicadores: Porcentaje de asignaturas que ingresan al Ranking por Carrera Profesional Riesgos: Incumplimiento de la norma de calidad de asignatura Actividades de Capacitación: Taller de Capacitación a través de Programa de Acompañamiento Pedagógico Documentos Relacionados: Reglamento de Calidad de Asignatura. Reglamento Académico. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 56 de 292

57 ITGC-069 Elaboración e implementación del sílabo/plan de aprendizaje (SPA) y del aula RD. ITGC-091 Incentivos por productividad a los docentes tutores de asignatura y tutores Formación en Gestión Universitaria: Propósito: Gestionar la formación continua en gestión universitaria para docentes y administrativos de la Universidad Alcance: Aplica a Docentes y Administrativos en Sede Central y Filiales Descripción del Proceso: N Actividad Responsable 1 Diagnosticar necesidades: Se diagnostica Vicerrectorado las necesidades de capacitación en gestión Académico universitaria para administrativos y docentes. Elaborar Plan de Capacitación: Se elabora el 2 Plan de Capacitación con las actividades a Vicerrectorado realizarse y se envía a Rectorado para Académico aprobación. 3 Aprobar Plan de Capacitación: Se revisa y aprueba el plan de capacitación. Rector 4 Programar capacitación: Se programa la Vicerrectorado capacitación a realizarse en el Módulo de Académico Capacitaciones y Certificados. Ejecutar capacitación: Se ejecuta la capacitación de formación en gestión universitaria (talleres de liderazgo, capacidad adaptativa, gestión de valores, requisitos 5 legales y reglamentarios, aplicación de la Vicerrectorado metodología de auditoría de calidad y otros), Académico dirigida a docentes y administrativos. Se realiza el registro de participantes en el Módulo de Capacitaciones y Certificados. Personal de Apoyo Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 57 de 292

58 6 7 Supervisar ejecución: Se supervisa la ejecución del programa de formación en gestión universitaria dirigida a docentes y administrativos. Elaborar Informe de Cierre de Capacitación: Se elabora informe de cierre de capacitación dirigido a Rectorado especificando la finalización de la capacitación, y así proceder con la certificación y ejecución de pagos, según sea el caso. Capacitación Vicerrectorado Académico En el caso de solicitarse ejecutar pagos se pasa al punto N 8 y punto N 9 en paralelo, de lo contrario se pasa únicamente al punto N 9. Ejecutar pagos: Se procesa y ejecuta los pagos solicitados por capacitación. Finaliza el flujo. Imprimir certificados: Se imprimen los certificados llevando el control de la codificación en el Módulo de Capacitaciones y Certificados para cada participante. Suscribir y distribuir certificados: Se solicita la firma de los certificados, a los encargados según corresponda. Luego se derivan a la Unidad Operativa para ser entregados a sus participantes y una copia es remitida a Coordinación de Escalafón para registro en ficha escalafonaria. Servicios al Personal Certificaciones e Identificación Certificaciones e Identificación Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 58 de 292

59 Flujograma: Indicadores: N de cursos/talleres de formación en gestión universitaria para administrativos. N de cursos/talleres de formación en gestión universitaria para docentes. Eficacia del Plan de Capacitación Riesgos: No cumplimiento de metas/objetivos planificados en capacitación Actividades de Capacitación: Taller de Capacitación en Gestión Universitaria Documentos Relacionados: Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 59 de 292

60 3.5. Perfeccionamiento Continuo: Propósito: Gestionar capacitaciones de perfeccionamiento continuo a docentes de la Universidad Alcance: Aplica a Docentes en Sede Central y Filiales Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Diagnosticar necesidades: Se diagnostica 1 las necesidades de perfeccionamiento Escuela continuo para docentes de las Escuelas Profesional Profesionales. 2 Elaborar Plan de Capacitación: Se elabora el Escuela Plan de Capacitación con todo lo concerniente Profesional y se envía a Rectorado para aprobación. Aprobar Plan de Capacitación: Se revisa y 3 aprueba el plan de capacitación para Rector perfeccionamiento continuo. 4 Programar capacitación: Se programa la Escuela capacitación a realizarse en el Módulo de Profesional Capacitaciones y Certificados. Ejecutar capacitación: Se ejecuta la 5 capacitación de perfeccionamiento continuo Escuela dirigida a docentes. Se realiza el registro de Profesional participantes en el Módulo de Capacitaciones y Certificados. 6 Supervisar ejecución: Se supervisa la ejecución del perfeccionamiento continuo Capacitación dirigido a docentes. Elaborar Informe de Cierre de Capacitación: Se elabora informe de cierre de capacitación 7 dirigido a Rectorado especificando la Escuela finalización de la capacitación, para proceder Profesional con la certificación y ejecución de pagos, según sea el caso. Personal de Apoyo Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 60 de 292

61 En el caso de solicitarse ejecutar pagos se pasa al punto N 8 y punto N 9 en paralelo, de lo contrario se pasa únicamente al punto N 9. Ejecutar pagos: Se procesa y ejecuta los pagos solicitados por capacitación. Finaliza el flujo. Imprimir certificados: Se imprimen los certificados llevando el control de la codificación en el Módulo de Capacitaciones y Certificados para cada participante. Suscribir y distribuir certificados: Se solicita la firma de los certificados, a los encargados según corresponda. Luego se derivan a la Unidad Operativa para ser entregados a sus participantes. Servicios al Personal Certificaciones e Identificación Certificaciones e Identificación Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 61 de 292

62 Flujograma: Indicadores: Eficacia del Plan de Capacitación de Perfeccionamiento Continuo Riesgos: No cumplimiento de metas/objetivos planificados en capacitación Actividades de Capacitación: Taller de Capacitación en Trabajo en Equipo. Taller de Capacitación en Requisitos Legales y Reglamentarios Documentos Relacionados: Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 62 de 292

63 3.6. Producción de Material Multimedia y Audiovisual: Propósito: Planificar y ejecutar la producción de material multimedia y audiovisual como apoyo a la gestión pedagógica y otros Alcance: Aplica a Vicerrectorado Académico, Unidades Académicas y Administrativas, y Docentes en Sede Central y Filiales Descripción del Proceso: N Actividad Responsable En el caso de Usuarios Internos se pasa al punto N 1, y en el caso de Usuarios Externos se pasa al punto N 2. Atender solicitud externa: Se coordina con encargada de Mesa de Partes las actividades 1 externas para atención de sonido en Producción de auditorios. Audiovisuales Personal de Apoyo Especialista de Sonido Finaliza el proceso. 2 Diagnosticar necesidades: Se diagnostican necesidades de mejoramiento del aprendizaje mediante la selección y uso de recursos multimedia y audiovisual. Coordinador Académico Lectivo Registrar solicitud de servicio: Se registra en el módulo correspondiente, la solicitud de 3 servicio para producción de material multimedia y audiovisual. Usuario Se pasa a los puntos N 4, N 5, N 6 y N 7, dependiendo de la solicitud. Producir video tutoriales: Se producen para 4 mejorar el desarrollo de asignaturas. Producción de Editor de Video Audiovisuales Producir imágenes fijas: Se elabora 5 fotografías para su utilización en publicidad de Producción de la universidad. Audiovisuales Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 63 de 292

64 6 Gestionar sistema de transmisión y grabación: Se brinda servicios in-house y mediante tecnología móvil, cubriendo eventos de la universidad. Producción de Audiovisuales Editor de Video 7 Producir objetos de aprendizaje: Se producen para mejorar el desarrollo de asignaturas utilizando estrategias de enseñanza aprendizaje innovadoras. Especialista de Vicerrectorado Académico Audiovisuales Registrar formato de conformidad: Se 8 registra en base a la conformidad de usuario. Producción de Audiovisuales Flujograma: Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 64 de 292

65 Indicadores: Satisfacción de usuarios con respecto a calidad de servicio brindado Riesgos: Insatisfacción del usuario con respecto a la calidad del servicio brindado Actividades de Capacitación: Taller de Capacitación en edición, producción y post producción. Taller de Capacitación en producción y post producción fotográfica. Taller de Capacitación en diseño, animación y producción de objetos de aprendizaje. Taller de Capacitación en sonido Documentos Relacionados: Reglamento de Organización y Funciones por Procesos Tutoría: Propósito: Contribuir al desarrollo integral del estudiante en lo que respecta a su formación académica, personal, ética y profesional acompañándolo en el proceso de adaptación a la vida universitaria Alcance: Aplica a Docentes de Tutoría, Dirección de Escuela, Coordinaciones de Carrera en Filial y Estudiantes de pregrado en modalidad presencial y distancia en Sede Central y Filiales Descripción del Proceso: N Actividad Responsable 1 Proponer docentes de tutoría: Se propone Director de los docentes de tutoría en base a perfil, y se Escuela envía a Rectorado para aprobación. Aprobar designación de docentes de tutoría: Rectorado aprueba la designación de 2 docentes de tutoría previa revisión de cumplimiento de perfil. En caso de rechazarse Rector será devuelto al Director de Escuela para nueva propuesta. Personal de Apoyo Dirección de Innovación Pedagógica Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 65 de 292

66 Elaborar Plan Operativo: Se elabora Plan Operativo con participación de docentes de tutoría de Sede Central y Filiales. Capacitar y certificar a docentes de tutoría: Se capacita y certifica a los docentes de tutoría de Sede Central y Filiales. Asignar carga académica: El Director de Escuela (Sede Central) y Carrera (Filial) asignan la carga académica para el docente de tutoría. Revisar carga académica: La revisión de la carga académica asignada al docente de tutoría será realizada por la Dirección de Innovación Pedagógica en base al Reglamento de Condiciones del Servicio Docente. Elaborar Plan de Trabajo: Se elabora plan de trabajo semestral de tutoría dirigida a estudiantes de pregrado en modalidad presencial y distancia. Ejecutar y registrar tutoría: Se ejecuta la tutoría a través de entrevistas individuales dirigidas a los estudiantes brindando orientación, consejos y recomendaciones para su desarrollo académico exitoso, asimismo se lleva el registro en el Módulo de Tutoría de los resultados de las entrevistas. Promover servicios: Se brinda información de los servicios académicos y se promueve el uso de los servicios de División de Bienestar, derivando al estudiante a una atención personalizada según sea el caso. Evaluar cumplimiento de Plan de Trabajo: Se evalúa el cumplimiento del Plan de Trabajo semestral. Revisar y evaluar docentes de tutoría: Se revisa las actividades de los docentes de tutoría y se evalúa su desempeño anual respecto al proceso. la Docencia en Tutoría la Docencia en Tutoría Director de Escuela / Carrera (Filial) Dirección de Innovación Pedagógica Docente de Tutoría Docente de Tutoría Docente de Tutoría Docente de Tutoría la Docencia en Tutoría Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 66 de 292

67 12 Elaborar Plan de Mejora: Se elabora el plan de mejora de la acción docente tutorial en la universidad. la Docencia en Tutoría Flujograma: Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 67 de 292

68 Indicadores: Tasa de atención de tutores. Eficacia con Servicio de Tutoría. Satisfacción con Servicio de Tutoría Riesgos: Insatisfacción de los servicios de tutoría brindada por el docente Actividades de Capacitación: Taller de Capacitación de ejecución de proceso de Tutoría Documentos Relacionados: Manual de Organización y Funciones. Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. Reglamento General. Reglamento de la Docencia en Tutoría. Modelo de Calidad de la Carrera Profesional. Ley Universitaria N III.3. VICERRECTORADO DE INVESTIGACIÓN 1. Propósito: Gestionar el funcionamiento de la investigación universitaria en las diferentes ramas del conocimiento: humanidades, ciencias y tecnología; fomentando la creación intelectual. 2. Estructura: Unidad Jerárquica / Unidad Operativa Vicerrectorado de Investigación Coordinación de Investigación Coordinación de Metodología Coordinación de Publicaciones Científicas Procesos Calidad Gestión de Taller de Tesis. Ejecución Presupuestaria de Investigación. Desarrollo de Asignaturas de Tesis. Difusión de Investigación. Diversificación de Líneas de Investigación. Publicación en Revistas Científicas. Funcionamiento Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 68 de 292

69 Instituto de Investigación Publicación de Textos Universitarios - UTEX Implementación de Líneas de Investigación para Instituto de Investigación. 3. Procesos: 3.1. Gestión de Talles de Tesis: Talleres Co-Curriculares Propósito: Revisar el informe de investigación aprobado en Tesis II o IV, según nivel de estudios, para su sustentación pública Alcance: Aplica a Vicerrectorado de Investigación, Dirección de Escuela, Coordinación de Cobranzas y Coordinación de Biblioteca Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Presentar proyecto de Taller Co-curricular: El Docente Tutor Investigador, presenta el proyecto de taller a la Coordinación de Investigación (COI) para su aprobación, a nivel Docente Tutor de pregrado. Se adjunta presupuesto Investigador / específico y compromisos de pago. 1 Programa de La presentación de proyecto de Taller Cocurricular para programas de posgrado lo Posgrado realiza el Programa de Posgrado, de acuerdo a lo establecido en Reglamento de Investigación. Aprobar proyecto de Taller Co-curricular: El Investigación aprueba, a nivel 2 de pregrado, el proyecto mediante trámite Investigación / documentario, con lo cual se procede a la Rectorado inscripción de estudiantes. Personal de Apoyo Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 69 de 292

70 En el caso de posgrado la aprobación la realiza Rectorado. Desarrollar Taller Co-curricular: El Jurado de Sustentación revisa el informe final, artículo científico y ponencia. De encontrarse observaciones, estas serán registradas en el MOIC, las cuales serán levantadas con asesoramiento del DTI. Revisar Informe Final: El Informe Final pasa a revisión por el Corrector Estadístico y Corrector de Estilo. De encontrarse observaciones, estas serán registradas en el MOIC, las cuales serán levantadas con asesoramiento del DTI. Desarrollar Pre Banca: El DTI coordina con el Jurado de Sustentación la fecha de ejecución de Pre Banca, en la cual se realizan observaciones al informe y recomendaciones para la defensa de tesis. Sustentar tesis: El estudiante se presenta a la sustentación con el empastado de la tesis y CD con archivo digital de tesis. El Jurado de Sustentación evalúa la defensa de la tesis y elabora el Acta de Sustentación en el MOIC. Registrar acta de sustentación: Se registra el acta de sustentación escaneada en el MOIC, y entrega Actas de Sustentación al DTI. Entregar acta de sustentación: El DTI entrega actas de sustentación dentro de los plazos establecidos al Especialista de Registros de Investigación. Derivar acta de sustentación a Expedientes: Se verifica que los datos de la tesis (formato digital) coincidan con los datos consignados en el Acta de Sustentación física, antes de proceder al envío a la Coordinación de Expedientes. Jurado de Sustentación Corrector Estadístico / Corrector de Estilo Jurado de Sustentación / Docente Tutor Investigador Estudiante / Jurado de Sustentación Jurado de Sustentación Docente Tutor Investigador Especialista de Registros de Investigación Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 70 de 292

71 Cerrar Taller Co-curricular: El DTI remite el informe de cierre del taller al Especialista de Registro de Investigación para que verificación del taller en el MOIC, y luego derive a Auditor Líder de Revisión de Talleres para verificación de cumplimiento de estándares y la liquidación respectiva. Liquidar Taller Co-curricular: El Auditor de Revisión de Talleres emite el informe para pago a los participantes en el taller. Registrar liquidación de Taller: Se registra la liquidación del taller en el Módulo de Presupuestos Específicos. Supervisar desarrollo del Taller Cocurricular: La Coordinación de Investigación realiza la supervisión al desarrollo de los talleres co-curriculares, y registros respectivos de proyectos e informes aprobados. Docente Tutor Investigador Auditor de Revisión de Talleres Especialista de Registros de Investigación Coordinación de Investigación Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 71 de 292

72 Flujograma: Indicadores: Porcentaje de talleres co-curriculares ejecutados en el tiempo previsto. Porcentaje de titulados por tesis Riesgos: No cumplimiento de plazos y disposiciones para el registro de trabajos de investigación y proyectos Actividades de Capacitación: Taller de Capacitación de Documentos Normativos. Taller de Capacitación de Manual de Metodología de la Investigación (MIMI). Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 72 de 292

73 Documentos Relacionados: Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. Reglamento de Investigación. Reglamento de Posgrado. Manual de Metodología de la Investigación (MIMI). ITGC-569 Aprobación y desarrollo de talleres co-curriculares. ITGC-577 Revisión del informe final de los talleres co-curriculares y talleres de investigación Gestión de Talles de Tesis: Talleres de Investigación Propósito: Desarrollar y liquidar los Talleres de Investigación Alcance: Aplica a Vicerrectorado de Investigación, Dirección de Escuela, Coordinación de Cobranzas, Coordinación de Biblioteca y Encargados de Captación Directa Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Presentar proyecto de Taller de Investigación: Presenta el proyecto de taller a la Coordinación de Investigación (COI) para su aprobación. Se adjunta presupuesto Docente Tutor específico, compromisos de pago y relación de Investigador / estudiantes preinscritos por Captación Directa. 1 Programa de La presentación de proyecto de Taller de Posgrado investigación para programas de posgrado lo realiza el Programa de Posgrado, de acuerdo a lo establecido en Reglamento de Investigación. Aprobar proyecto de Taller Investigación: Se aprueba el proyecto mediante trámite documentario, con lo cual se procede a la Investigación / 2 inscripción de estudiantes. Director de En el caso de posgrado la aprobación lo Escuela realiza Rectorado. Personal de Apoyo Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 73 de 292

74 Desarrollar Taller de Investigación: El DTI desarrolla las actividades propuestas en el Sílabo y Plan de Aprendizaje de Tesis (SPA). Aprobar Proyecto de Investigación e Informe Final: El DTI deriva los proyectos e informe de investigación a la Comisión de Investigación (CI), quien aprueba y emite Acta de Aprobación que será registrada en el MOIC. Revisar Proyecto de Investigación e Informe Final: El Informe Final pasa a revisión por el Corrector Estadístico y Corrector de Estilo. De encontrarse observaciones, están serán registradas en el MOIC, las cuales serán levantadas con asesoramiento del DTI. Desarrollar Pre Banca: El DTI coordina con el Jurado de Sustentación la fecha de realización de la Pre Banca, en la cual se realizan observaciones al informe y recomendaciones para la defensa de tesis. Sustentar tesis: El estudiante se presenta a la sustentación con el empastado de la tesis y CD con archivo digital de tesis. El Jurado de Sustentación evalúa la defensa de la tesis y elabora el Acta de Sustentación en el MOIC. Registrar acta de sustentación: Se registra el acta de sustentación escaneada en el MOIC, y entrega Actas de Sustentación al DTI. Entregar acta de sustentación: El DTI entrega actas de sustentación dentro de los plazos establecidos al Especialista de Registros de Investigación. Derivar acta de sustentación a Expedientes: Se verifica que los datos de la tesis (formato digital) coincidan con los datos consignados en el Acta de Sustentación física, antes de proceder al envío a la Coordinación de Expedientes. Docente Tutor Investigador Comisión de Investigación Corrector Estadístico / Corrector de Estilo Jurado de Sustentación / Docente Tutor Investigador Estudiante / Jurado de Sustentación Jurado de Sustentación Docente Tutor Investigador Especialista de Registros de Investigación Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 74 de 292

75 Cerrar Taller Co-curricular: El DTI remite el informe de cierre del taller al Especialista de Registro de Investigación para que verificación del taller en el MOIC, y luego derive a Auditor Líder de Revisión de Talleres para verificación de cumplimiento de estándares y la liquidación respectiva. Liquidar Taller Co-curricular: El Auditor de Revisión de Talleres emite el informe para pago a los participantes en el taller. Registrar liquidación de Taller: Se ingresa la liquidación del taller en el Módulo de Presupuestos Específicos. Supervisar desarrollo del Taller de Investigación: La Coordinación de Investigación realiza la supervisión al desarrollo de los talleres de investigación, y registros respectivos de proyectos e informes aprobados. Docente Tutor Investigador Auditor de Revisión de Talleres Especialista de Registros de Investigación Coordinación de Investigación Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 75 de 292

76 Flujograma: Indicadores: Porcentaje de talleres de investigación ejecutados en el tiempo previsto. Porcentaje de titulados por tesis Riesgos: Bajo porcentaje de titulados por tesis Actividades de Capacitación: Taller de Capacitación de Documentos Normativos. Taller de Capacitación de Manual de Metodología de la Investigación (MIMI). Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 76 de 292

77 Documentos Relacionados: Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. Reglamento de Investigación. Manual de Metodología de la Investigación (MIMI). ITGC-570 Aprobación y el desarrollo de taller de investigación. ITGC-577 Revisión del informe final de los talleres co-curriculares y talleres de investigación Ejecución Presupuestaria de Investigación: Propósito: Gestionar la ejecución presupuestaria de investigación Alcance: Aplica a Vicerrectorado de Investigación, Dirección de Escuela, Comisiones de Investigación Descripción del Proceso: N Actividad Responsable 1 Liquidar Taller de Investigación: El DTI Docente Tutor elabora Informe de Cierre dirigido al Rector Investigador para su revisión y liquidación. Revisar Informe de Cierre de Taller: Se Auditor Líder de 2 revisa y se da el visto de conformidad a los Revisión de estándares establecidos en el ITGC-577. Liquidación de Talleres Elaborar Informe de Liquidación: Se elabora 3 el informe de liquidación y se deriva a División de Personal para pagos, y a Vicerrectorado de Rectorado Investigación para ingreso de presupuestos. Ingresar requerimientos al presupuesto: Se Especialista de 4 ingresa los requerimientos al presupuesto en Registros de el Módulo de Presupuesto Específico. Investigación 5 Evaluar presupuesto: Se verifican los ingresos y gastos, y se evalúa la rentabilidad Presupuesto del taller. Personal de Apoyo Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 77 de 292

78 Flujograma: Indicadores: Porcentaje de Ejecución de ingresos de investigación Riesgos: Ingreso a destiempo de requerimientos de presupuesto Actividades de Capacitación: Taller de requisitos legales y reglamentarios Documentos Relacionados: Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. Reglamento de Investigación. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 78 de 292

79 ITGC-577 Revisión del informe final de los talleres co-curriculares y talleres de investigación Desarrollo de Asignaturas de Tesis: Propósito: Desarrollar asignaturas de Tesis en niveles de pregrado y posgrado Alcance: Aplica a Rectorado, Vicerrectorado de Investigación, Direcciones de Escuela, Docentes, Estudiantes en Sede Central y Filiales, y Grupos de Interés Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Aprobar DTI y Comisiones de 1 Investigación: La Coordinación de Coordinación de Investigación propone los DTI y Comisiones de Investigación Investigación para su aprobación por Rectorado. Elaborar SPA: Elabora el SPA de las 2 asignaturas de Tesis e implementa el RD en Metodólogo pregrado y posgrado. Adecuar SPA y RD: El DTI adecua el SPA y 3 RD teniendo en cuenta la(s) línea(s) de Docente Tutor investigación desarrolladas en la Escuela Investigador Profesional. Desarrollar asignatura de Tesis I: El estudiante elabora el proyecto de investigación derivado de la línea, para revisión y aprobación por la Comisión de Investigación. 4 Una vez aprobado el proyecto, la Comisión de Estudiante / Investigación elabora y registra el Acta del Comisión de Aprobación en el MOIC. Investigación Personal de Apoyo Coordinación de Investigación Docente Tutor Investigador En el caso de Maestría, debe presentar adicionalmente los resultados obtenidos de la recolección de datos. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 79 de 292

80 Desarrollar asignatura de Tesis II: El estudiante (Pregrado y Doctorado) ejecuta el proyecto de investigación y presenta como producto final los resultados obtenidos de la recolección de datos, lo cual será aprobado 5 por el DTI. En el caso de Maestría debe presentar informe Estudiante / Comisión de Investigación Docente Tutor Investigador final, artículo científico y ponencia, para revisión y aprobación por la Comisión de Investigación. Una vez aprobado el informe, la Comisión de Investigación elabora y registra el Acta del Aprobación en el MOIC. Desarrollar asignatura de Tesis III: El 6 estudiante (Pregrado y Doctorado) elabora el pre informe de investigación, lo cual será Estudiante Docente Tutor Investigador aprobado por el DTI. Desarrollar asignatura de Tesis IV: El estudiante (Pregrado y Doctorado) elabora el 7 informe final, artículo científico y ponencia, para revisión y aprobación por la Comisión de Investigación. Una vez aprobado el informe, la Estudiante / Comisión de Investigación Docente Tutor Investigador Comisión de Investigación elabora y registra el Acta del Aprobación en el MOIC. 8 Elaborar meta análisis: El DTI presenta el proyecto de meta análisis en función de la integración de los proyectos de Tesis I. Docente Tutor Investigador Elaborar artículo: El DTI presenta artículo de 9 meta análisis en función de la integración de los resultados obtenidos en los informes de Tesis IV (Pregrado y Doctorado) y Tesis II Docente Tutor Investigador (Maestría). 10 Supervisar desarrollo de asignaturas de tesis: La Coordinación de Investigación realiza la supervisión al desarrollo de asignaturas de tesis, y registros respectivos de proyectos e informes aprobados. Coordinación de Investigación / Director de Escuela Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 80 de 292

81 Flujograma: Indicadores: Número de proyectos aprobados. Número de informes aprobados Riesgos: Producto Final que no cumple con los requisitos de aprobación. Bajo porcentaje de egresados en el tiempo esperado declarado en el Proyecto Educativo Actividades de Capacitación: Taller de Capacitación de Documentos Normativos. Taller de Capacitación de Manual de Metodología de la Investigación (MIMI). Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 81 de 292

82 Documentos Relacionados: Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. Reglamento Académico. Manual de Metodología de la Investigación (MIMI). ITGC-592 Pago por desarrollo de asignaturas de tesis a docentes tutores investigadores Difusión de la Investigación: Propósito: Elaborar, ejecutar y evaluar plan de difusión de la investigación a nivel de pregrado y posgrado en Sede Central y Filiales Alcance: Aplica a Vicerrectora de investigación, estudiantes, docentes tutores y titulares, grupo interés, Docentes Tutores Investigadores de Sede Central y Filiales Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Elaborar plan de difusión: Se presenta al 1 VI para su revisión y aprobación. investigación Difundir requisitos legales y reglamentarios: Se difunde a estudiantes y docentes de sede central y filiales en los 2 niveles de pregrado y posgrado, los investigación requisitos legales y reglamentarios del proceso de investigación. Promocionar registro de docentes en DINA: El Investigación 3 promociona el registro de docentes de Investigación investigación en el DINA CONCYTEC. Promover el desarrollo de actividades de investigación científica: Se promueve en 4 los estudiantes el desarrollo de monografías, Publicaciones comunicaciones cortas o reporte de casos, en cada semestre académico. Personal de Apoyo Docente tutor investigador Asistente de publicaciones Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 82 de 292

83 Promover la participación en ponencias: 5 Realiza la promoción de la participación de los docentes y estudiantes en ponencias a Publicaciones nivel nacional e internacional. Publicar artículos en revista científica: 6 Realiza la publicación artículos en la Revista Científica In Crescendo o en el repositorio de Publicaciones monografías y afines del VI. Elaborar textos y libros: Realiza la difusión 7 de la elaboración de textos de la asignatura y libros sobre los resultados de las líneas de UTEX investigación utilizadas en las asignaturas. Difundir líneas de investigación: Los DTI de la Sede Central en coordinación con los 8 DTI de las filiales realizan una efectiva difusión de las líneas de investigación y el avance de los proyectos donde participan los Docente Tutor Investigador estudiantes utilizando el sistema de información y comunicación de la universidad 9 Organizar jornadas científicas: El DTI organiza jornadas científicas y eventos donde se difunden y discuten, entre estudiantes, docentes y grupos de interés, las investigaciones realizadas según nivel de estudios. Docente Tutor Investigador Director de la Escuela Profesional / Coordinador carrera (Filial) 10 Evaluar plan de difusión: Se realiza la evaluación de la eficacia del plan de difusión. investigación Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 83 de 292

84 Flujograma: Indicadores: Eficacia del plan de difusión Riesgos: Baja participación de los estudiantes y docentes en actividades de difusión de la investigación Actividades de Capacitación: Taller de Requisitos Legales y Reglamentarios Documentos Relacionados: Estatuto. Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. Reglamento de Investigación Diversificación de Líneas de Investigación: Propósito: Elaborar, aprobar y registrar las líneas de investigación en las Escuelas Profesionales a nivel de pregrado y posgrado. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 84 de 292

85 Alcance: Aplica a Metodólogo, Comités Consultivos, Docentes Tutores Investigadores y Docentes de Sede Central y Filiales Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Presentar propuesta de línea de Docente 1 investigación: Se presenta al Metodólogo Titulares / adjuntando los prototipos de proyecto e Docentes informe de investigación. Tutores Revisar línea de investigación: Revisa la Metodólogo / 2 línea de investigación propuesta y la deriva a Consejo Consejo Universitario para aprobación. Universitario 3 Registrar Línea de Investigación: Se registra Vicerrectorado en el Módulo de Investigación Científica de Investigación (MOIC). Determinar priorización de Línea de Investigación: En eventos, organizados por 4 los DTI y dirigido al Comité Consultivo, se Docente Tutor prioriza la Línea de Investigación y se emite el Investigador Acta de Priorización, la cual queda registrada en el MOIC. Ejecutar Línea de Investigación: Se ejecuta 5 la línea de investigación a través de Docente Tutor asignaturas de tesis de pregrado y posgrado, y Investigador de Talleres Co-curriculares (TCC) y Talleres de Investigación (TI). 6 Supervisar ejecución de líneas y Director de subproyectos: Se supervisa la ejecución de Escuela las líneas de investigación y subproyectos. Personal de Apoyo Coordinador de Carrera (Filiales) Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 85 de 292

86 Flujograma: Indicadores: Número de líneas de investigación por Escuela Profesional Riesgos: Demora en desarrollo de la investigación Actividades de Capacitación: Taller de Capacitación en Desarrollo de Líneas de Investigación. Dificultad en la obtención del título y grados académicos Documentos Relacionados: Estatuto. Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. Reglamento de Investigación. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 86 de 292

87 3.7. Publicación en Revistas Científicas: Propósito: Revisar, editar y publicar artículos en Revistas Científicas Nacionales e Internacionales Alcance: Aplica a Docentes Universitarios a Nivel Nacional e Internacional Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Revisar cumplimiento de registro de artículos: Se revisa el cumplimiento de registro de artículos científicos en MOIC 1 elaborados por docentes y estudiantes; para Publicaciones su posterior evaluación de cumplimiento de Científicas requisitos, a fin de ser publicados en las revistas científicas de la Universidad. 2 Enviar artículo: Se envía el artículo mediante la plataforma Open Journal System (OJS). Autor Evaluar y asignar revisor: El Editor en Jefe 3 de Revista Institucional o de Revistas de Facultad, evalúa y asigna un revisor (Editor Editor en Jefe Especializado). Revisar artículo: Se revisa el contenido del artículo de acuerdo a políticas editoriales de 4 cada revista y se realiza las recomendaciones Editor del caso. Especializado Personal de Apoyo Asistente de Publicaciones Asistente de Publicaciones 5 6 Si hay observaciones se pasa al punto N 5, de lo contrario se pasa al punto N 6. Levantar observaciones de contenido: Se levantan las observaciones respecto al contenido del artículo y se reenvía al Editor Especializado. Revisar corrección de estilo: Se realiza la corrección de estilo y sintaxis. Si hay observaciones se pasa al punto N 7, de lo contrario se pasa al punto N 8. Autor Corrector de Estilo Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 87 de 292

88 Levantar observaciones de estilo y sintaxis: 7 Se levantan las observaciones y se reenvía el Autor artículo al Editor en Jefe. 8 Realizar diagramación: Se realiza la diagramación del artículo. Diagramador Editar y publicar artículo: Se publica el 9 artículo de acuerdo a las políticas de suscripción (contenido inmediato o con Editor en Jefe restricción). Supervisar publicación de artículos: Se supervisa que todos los artículos hayan sido 10 publicados en Revista Institucional y Revistas Publicaciones de Facultad, de acuerdo a política editorial de Científicas cada revista. Gestionar pago a docentes autores: Se solicita a Rectorado la aprobación de Coordinación 11 incentivos a docentes autores, y con dicha Publicaciones de Motivación aprobación se tramita con la Coordinación de Científicas e Incentivos Motivación e Incentivos. Registrar constancia de publicación en legajo de docente: Coordinación de 12 Publicaciones envía constancia de publicación de artículo del docente a la Coordinación de Escalafón para su registro en la Ficha Escalafón Escalafonaria. Difundir producción científica: Se difunde a 13 nivel nacional e internacional la producción Editor en Jefe científica de los docentes. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 88 de 292

89 Flujograma: Indicadores: Producción de artículos científicos Riesgos: Sanciones o expulsión del Repositorio ALICIA - CONCYTEC a causa de publicación de artículos que no cumplan con políticas de calidad de revistas Actividades de Capacitación: Taller de Capacitación en Manejo de OJS. Taller de Capacitación en Redacción de Artículos y otros. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 89 de 292

90 Documentos Relacionados: Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. Reglamento de Publicaciones Científicas. Reglamento de Investigación Publicación de Textos Universitarios - UTEX: Propósito: Promocionar, producir y publicar Textos Universitarios UTEX de diversa tipología para el uso en asignaturas de las Carreras Profesionales Alcance: Aplica a Docentes Autores, Direcciones de Escuela y Estudiantes en Sede Central y Filiales Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Designar docentes: El Director de Escuela informa al Promotor UTEX los docentes 1 designados para la producción de los textos de Director de sus asignaturas; garantizando la vigencia de la Escuela asignatura en el plan de estudios. Personal de Apoyo 2 Firmar contrato: El Promotor UTEX concreta la firma de contrato con los docentes designados para elaboración de textos universitarios compilados, manuales, guías de práctica de laboratorio y textos de autoría propia. Promotor UTEX 3 Otorgar visto bueno a contrato: El Director de Escuela da visto bueno a contrato firmado por el docente designado. Director de Escuela 4 Elaborar texto universitario: El docente autor inicia la elaboración del texto universitario, y una vez culminada la elaboración del texto en el plazo establecido lo presenta al Promotor UTEX. Docente Autor Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 90 de 292

91 Revisar texto universitario: El Promotor UTEX revisa el texto universitario de acuerdo a la estructura establecida por la Coordinación 5 de Publicaciones Científicas y según las normas de redacción de textos. En el caso de Promotor UTEX no cumplir con lo establecido, el texto será devuelto al autor para levantar las observaciones. Levantar observaciones: El docente autor 6 levanta las observaciones señaladas por el Promotor UTEX. Docente Autor Dar conformidad a texto universitario: Una vez levantadas las observaciones por parte del autor, el Promotor UTEX da la conformidad al 7 texto universitario para su posterior publicación. Promotor UTEX En el caso de textos de autoría propia se pasa al punto N 8, de lo contrario se pasa al punto N Gestionar propiedad intelectual del autor: Se gestiona ante la Biblioteca Nacional del Perú el número de depósito legal, ISBN y código de barras. Publicaciones Científicas Promotor UTEX Incorporar Hoja de Crédito: Se incorpora en 9 el texto universitario la Hoja de Crédito para Docente Autor finalización de texto. Verificar incorporación de Hoja de Crédito: 10 Se verifica la incorporación de la hoja de crédito en el texto universitario de autoría Promotor UTEX propia. Registrar texto universitario en repositorio: Especialista de 11 Se realiza el registro del texto universitario en Registros de el Repositorio Institucional. Investigación Enlazar textos universitarios: Se enlaza los 12 textos universitarios en Biblioteca Digital. Así podrá ser referenciado en el RD de Coordinación de Biblioteca asignaturas. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 91 de 292

92 Se pasa al punto N 13 y N 14 en paralelo. Gestionar pago a docente autor: Se 13 gestiona el pago del docente autor ante Coordinación de Servicios al Personal, previa verificación de cumplimiento de contrato. Publicaciones Científicas Asistente de Publicaciones Se pasa al punto N 15. Registrar producción intelectual en legajo de docente: El docente hace entrega a la 14 Coordinación de Escalafón una copia del Certificado de Depósito Legal del texto de autoría propia y/o Declaración Jurada para su Escalafón registro en el Módulo de Ficha Escalafonaria. Difundir textos universitarios: Se difunde a 15 nivel nacional e internacional los textos Promotor UTEX Docente Autor universitarios elaborados por los docentes. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 92 de 292

93 Flujograma: Indicadores: Producción de textos universitarios Riesgos: Sanciones o expulsión del Repositorio ALICIA - CONCYTEC a causa de publicación de textos universitarios que no cumplan con las normas establecidas. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 93 de 292

94 Actividades de Capacitación: Taller de Capacitación en elaboración de textos universitarios Documentos Relacionados: Estatuto. Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. Reglamento de Producción de Textos (UTEX). Reglamento de Propiedad Intelectual Implementación de Líneas de Investigación para el Instituto de Investigación: Propósito: Integrar proyectos de investigación propiamente dicha, ejecutados por docentes investigadores en colaboración con organizaciones de investigación nacional o internacional Alcance: Aplica a Investigadores, Directores de Línea de Investigación, universidades Públicas y Privadas, y Empresas Públicas y Privadas a Nivel Nacional e Internacional Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Presentar propuesta de línea de 1 investigación: Se presenta al Metodólogo Investigadores adjuntando el proyecto de la línea propuesta. 2 Revisar línea de investigación: La propuesta Metodólogo / de línea de investigación es revisada por el Comité de Metodólogo, el Comité de Aprobación de Aprobación de Proyecto y el Comité de Ética. Finalmente, se Proyecto / deriva a Consejo Universitario para Comité de Ética aprobación. Registrar Línea de Investigación: Se registra 3 la línea de investigación aprobada por Consejo Vicerrectorado Universitario, en el Vicerrectorado de de Investigación Investigación. 4 Ejecutar Línea de Investigación: Se ejecuta Director de la línea de investigación a través del equipo de Línea de investigadores. Investigación Personal de Apoyo Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 94 de 292

95 5 6 Presentar informes de avance de ejecución: Se presenta informes de avance de proyecto de investigación a Vicerrectorado de Investigación, según cronograma. Presentar Informe Final: Se presenta Informe Final de proyecto de investigación ejecutado a Vicerrectorado de Investigación, quien a su vez eleva informe a Rectorado. Director de Línea de Investigación Director de Línea de Investigación Flujograma: Indicadores: Número de líneas de investigación aprobadas Riesgos: Deficiente innovación científica y tecnológica de la Universidad Actividades de Capacitación: Taller de Capacitación en Elaboración de Líneas de Investigación. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 95 de 292

96 Documentos Relacionados: Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. Reglamento del Instituto de Investigación (UNINVEST). Reglamento del comité institucional de ética en investigación (CIEI) del Instituto de Investigación de la ULADECH (CIEI) Código de Ética para la Investigación. III.4. ESCUELAS PROFESIONALES 1. Propósito: Desarrollar actividades que gestionen la planificación, formación profesional, responsabilidad social e investigación de la Escuela Profesional. 2. Estructura: Unidad Jerárquica / Unidad Operativa Director de Escuela Coordinador Académico Lectivo Procesos Calidad Planificación Estratégica y Operativa de la Escuela Profesional. Acreditación / Reacreditación. Proyectos Educativos. Implementación de Laboratorios y Talleres. Prácticas Pre Profesionales. Programación Académica. Ejecución Académica. Funcionamiento 3. Procesos: 3.1. Planificación Estratégica y Operativa de la Escuela Profesional: Propósito: Ejecutar los lineamientos para la planificación, ejecución, evaluación y mejora del planeamiento estratégico y operativo para su implementación y mantenimiento en Escuela Profesional a nivel de la Sede Central y Filiales. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 96 de 292

97 Alcance: Aplica a Directores de Escuela, Coordinadores de Carrera (Filial), Estudiantes, Docentes, Egresados y Grupos de Interés en Sede Central y Filiales Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Elaborar documentos de planificación participativamente: Elaboración y actualización del Plan Estratégico, según Director de 1 corresponda. Anualmente el Director de Escuela Escuela revisa y actualiza el Plan Estratégico, y elabora el Plan Operativo de la Carrera Profesional. Revisar documentos de planificación: El Coordinación de Director de Escuela deriva los documentos de Sistema de 2 planificación a la Coordinación de SGC para Gestión de su revisión y conformidad. Calidad Aprobar documentos de planificación: Consejo de Luego de la conformidad de los documentos Facultad y 3 de planificación, son aprobados en Consejo de Consejo Facultad y ratificados en Consejo Universitario. Universitario Publicar documentos de planificación: Director de Director de Escuela deriva los documentos de Escuela/ 4 planificación a Coordinación de Tecnología Web para su publicación en la página web de Tecnología Web la Escuela Profesional. Socializar documentos de planificación: Se socializa con docentes, estudiantes, egresados, grupos de Interés y autoridades, en función al Plan de Difusión aprobado. En Director de 5 las Filiales la socialización la realiza el Escuela Carrera o quien haga sus veces, y remite las evidencias al Director de Escuela. Evaluar documentos de planificación: El Director de 6 Director de Escuela realiza la evaluación anual Escuela del Plan Estratégico y semestral del Plan Personal de Apoyo Coordinador de Carrera (Filial) Especialista de Tecnología Web Coordinador de Carrera (Filial) Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 97 de 292

98 Operativo, de acuerdo al ITGC-354, elabora los indicadores de gestión según correspondan e implementa la mejora continua Flujograma: Indicadores: Eficacia del Plan Estratégico de Escuela Profesional. Eficacia del Plan Operativo de Carrera Profesional. Eficacia de difusión del Plan Estratégico de Escuela Profesional. Eficacia de difusión del Plan Operativo de la Carrera Profesional Riesgos: Incumplimiento de Planes Estratégicos y Operativos Actividades de Capacitación: Taller presencial de capacitación en Planeación Estratégica y Operativa Documentos Relacionados: Plan Estratégico Institucional Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 98 de 292

99 Plan de Funcionamiento y Desarrollo Institucional Estatuto. Reglamento General. Reglamento de Organización y Funciones por Procesos por Procesos. ITGC-354 Elaboración, conocimiento y evaluación de Plan Estratégico de Escuela y Plan Operativo de Carrera Profesional Acreditación / Reacreditación: Propósito: Desarrollar proceso de acreditación / reacreditación o autoevaluación con fines de mejora de la Carrera Profesional en Sede Central y Filiales Alcance: Aplica a Dueños de Proceso, Dirección de Escuela, Docentes, Estudiantes, Grupos de Interés, Autoridades y Sistema de Gestión de Calidad de la Carrera Profesional Descripción del Proceso: N Actividad Responsable 1 Proponer Comité Interno: El Director de Director de Escuela propone la conformación del Comité Escuela Interno a Rectorado para su aprobación. Elaborar Proyecto de Acreditación/Reacreditación: Se elabora el 2 proyecto según lo establecido en la Guía de Acreditación del SINEACE, y se envía a Comité Interno Rectorado para aprobación mediante resolución. Difundir proceso de acreditación: El Comité Interno realiza la difusión a estudiantes, 3 docentes, administrativos, dueños de proceso Comité Interno y grupos de interés preparándolos para la evaluación externa. Ejecutar actividades programadas: Se ejecuta las actividades programadas en el 4 Proyecto de Acreditación / Reacreditación según cronograma establecido asegurando Comité Interno cumplimiento de metas y recolección de fuentes de verificación. Personal de Apoyo Coordinador de Carrera (Filial) Coordinador de Carrera (Filial) Coordinador de Carrera (Filial) Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 99 de 292

100 Elaborar Informe Final de Autoevaluación: 5 Se elabora de acuerdo a los lineamientos del Comité Interno Modelo de Calidad de la Carrera Profesional. Revisar Informe Final de Autoevaluación: Coordinación de 6 Se presenta el informe a la Coordinación del SGC para su revisión y conformidad. Sistema de Gestión de Calidad Aprobar Informe Final de Autoevaluación: Consejo de 7 Se aprueba en Consejo de Facultad y ratifica en Consejo Universitario. Facultad / Consejo Universitario Solicitar evaluación externa: El Director de Coordinación 8 Escuela solicita a Rectorado el inicio de la evaluación externa. Director de Escuela de Sistema de Gestión de Calidad Planificar y participar en visita de evaluadores: El Comité Interno planifica y 9 participa de la visita de los evaluadores externos coordinando con las diferentes áreas de logística e infraestructura. Comité Interno Coordinación de Sistema de Gestión de Si hubiese observaciones en la visita Calidad realizada, se pasa al punto N 10, de lo contrario se pasa al punto N Levantar observaciones: El Comité Interno levanta las observaciones que realiza la Comisión Evaluadora, emitiendo un nuevo Informe de Autoevaluación. Comité Interno Coordinador de Carrera (Filial) 11 Ejecutar Plan de Mejora: Se ejecuta el plan de mejora elaborado. Director de Escuela Coordinador de Carrera (Filial) Realizar seguimiento de dueños de 12 proceso: Se realiza seguimiento a los dueños de proceso, para que aseguren las fuentes de verificación para la visita de seguimiento anual. En caso de reacreditación iniciará nuevamente Comité Interno Coordinador de Carrera (Filial) el proceso. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 100 de 292

101 Flujograma: Indicadores: Número de Carreras Acreditadas por Escuela Profesional y modalidad. Número de Carreras Re acreditadas por Escuela Profesional y modalidad. Eficacia del Plan de Mejora Riesgos: Deficiencia en la calidad técnica de los informes. Carreras Profesionales no acreditadas en calidad Actividades de Capacitación: Capacitación en Modelo de Calidad - SINEACE Documentos Relacionados: Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. Modelo de Calidad de la Carrera Profesional. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 101 de 292

102 Guía de Acreditación del SINEACE. ITGC-039 Autoevaluación de la carrera profesional con fines de acreditación. ITGC-357 Etapas de adquisición, procesamiento y registro de data de forma virtual y talleres de análisis y discusión de información del subproceso generación de información del proceso de autoevaluación. ITGC-466 Metodología de aplicación de encuestas en las carreras profesionales en proceso de autoevaluación con fines de acreditación y carreras acreditadas de la universidad Proyecto Educativo: Propósito: Elaborar, difundir, evaluar y realizar mejora continua del Proyecto Educativo de la Escuela Profesional Alcance: Aplica a Docentes Titulares por Tipo de Estudio, Docentes Tutores de Asignatura, Docentes Tutores y Estudiantes en Sede Central y Filiales Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Elaborar y/o actualizar Proyecto Educativo: Se elabora y/o actualiza el Proyecto Educativo considerando los documentos pertinentes, 1 alineado al Proyecto Educativo Institucional. Director de Se aprueba en Consejo de Facultad y se Escuela ratifica en Consejo Universitario. Personal de Apoyo Se pasa al punto N 2 y punto N 4 de forma paralela. Remitir Plan de Estudios y Plan de 2 Equivalencias: El Director de Escuela remite el Plan de Estudios y Plan de equivalencias a la Coordinación de Servicios Académicos para Director de Escuela Coordinador de Servicios Académicos su registro. 3 Registrar actualización de Plan de Estudios y equivalencias: Se registra la actualización del plan de estudios y se evalúa que las equivalencias propuestas no alteren el tiempo Servicios Académicos Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 102 de 292

103 de duración de estudios de los estudiantes matriculados por el cambio de plan de estudios y otros inconvenientes que se pudieran presentar, créditos adicionales, matriculas especiales y otros. De encontrarse observaciones se coordina con el Director de Escuela. Se pasa al punto N 7. Elaborar y/o actualizar Sílabo de asignaturas: Se elabora y/o actualiza el 4 Sílabo de asignaturas, considerando el ITGC- Docente Titular 069 y las recomendaciones de los Docentes Tutores. Elaborar y/o actualizar Plan de Aprendizaje: 5 Se elabora y/o actualiza el Plan de Aprendizaje de asignaturas, considerando el ITGC-069 y Docente Titular Docente Tutor las recomendaciones de los Docentes Tutores. Elaborar y/o actualizar Red de Docentes 6 (RD): Se elabora y/o actualiza el RD de asignaturas, considerando el ITGC-069 y las Docente Titular Docente Tutor recomendaciones de los Docentes Tutores. Difundir y socializar Proyecto Educativo: Se difunde y socializa el Proyecto Educativo con los docentes, estudiantes, representante 7 de los grupos de interés y egresados. Se elabora Plan de Difusión e informe de evaluación. En las Filiales, el Director de Escuela Coordinador de Carrera (Filial) Carrera se encarga de la difusión y elaborar informe de evaluación del Plan de Difusión, aprobado por Dirección de Escuela. Evaluar Proyecto Educativo: Se evalúa y/o actualiza el proyecto educativo, en base al 8 Informe de resultados de examen de fin de carrera, Informe de Seguimiento de Director de Escuela Graduados, y aportes de representantes del grupo de interés. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 103 de 292

104 Flujograma: Indicadores: Indicadores establecidos en el Modelo de Calidad de la Carrera Profesional. Proyecto Educativo de la Escuela Profesional adecuado a la Ley Universitaria N y Condiciones Básicas de Calidad (CBC) Riesgos: Incumplimiento al Indicador 2 de las Condiciones Básicas de Calidad SUNEDU Actividades de Capacitación: Capacitación en Estrategias de Aprendizaje Documentos Relacionados: Proyecto Educativo Institucional Reglamento de Organizaciones y Funciones. Reglamento Académico. Reglamento de Sistema de Créditos Académicos. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 104 de 292

105 Reglamento de Lineamientos del Currículo. ITGC-069: Elaboración e implementación del sílabo/plan de aprendizaje. ITGC-209 Elaboración de prueba de fin de carrera y plan de mejora del currículo de carrera profesional. ITGC-347: Evaluación del plan de estudio de las carreras profesionales de la ULADECH. FORMGC-003 Registro de asistencia. FORMGC-004 Acta de Reunión Implementación de Laboratorios y Talleres: Propósito: Determinar el procedimiento para la gestión de laboratorios y talleres Alcance: Aplica a Director de Escuela, Coordinadores de Laboratorios/Talleres, Ayudantes de Cátedra, Docentes y Estudiantes de Pregrado Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Solicitar disponibilidad de horarios: Se envía un documento al 1 Laboratorio/Taller solicitando disponibilidad de horarios para desarrollo de práctica, indicando el día y hora de clases. Verificar disponibilidad: Se verifica la disponibilidad del laboratorio en el horario 2 general del mismo. Si hay disponibilidad se pasa al punto N 4, de lo contrario se pasa al punto N 3. Adecuar horarios: De no haber disponibilidad en el horario del laboratorio, 3 se adecuará el horario de la asignatura. Se pasa al punto N 2. Implementar horarios: Se implementan y registran los horarios solicitados en el 4 horario general del laboratorio/taller. Director de Escuela Laboratorio/Taller Director de Escuela Laboratorio/Taller Personal de Apoyo Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 105 de 292

106 Solicitar insumos y equipamiento: Se llena un formato establecido para solicitar 5 los insumos y equipamiento que serán Docente requeridos para la ejecución de clases en el laboratorio/taller. Gestionar compra de insumos y equipamiento: Se gestiona la compra de insumos y equipamiento mediante proceso de Compras, en base a documento 6 derivado por Laboratorio/Taller. Los insumos y Director de Escuela Laboratorio/Taller equipamiento recepcionados serán almacenados en los laboratorios/talleres, bajo responsabilidad del Laboratorio. Supervisar Laboratorios/Talleres: Se Director de 7 supervisa y se registra las actividades en el Módulo de Verificaciones (MOV). Escuela / Carrera (Filial) Supervisar Laboratorios a nivel nacional: 8 Se supervisa el funcionamiento y correcto equipamiento de Laboratorios de Facultad Laboratorios de Ciencias de Salud a nivel nacional. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 106 de 292

107 Flujograma: Indicadores: Número de laboratorios/talleres implementados Riesgos: Laboratorios con infraestructura y equipamiento inadecuado a cumplimiento de sus funciones, según lo establecido en Condiciones Básicas de Calidad SUNEDU Actividades de Capacitación: Taller de Capacitación en Gestión de Laboratorios. Taller de Capacitación en Normas de Bioseguridad. Taller de Capacitación en Reanimación Cardiopulmonar (RCP) Documentos Relacionados: Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. Reglamento de Infracciones (CUNI). Norma ISO Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 107 de 292

108 3.5. Prácticas Pre Profesionales: Propósito: Gestionar el desarrollo de las prácticas pre-profesionales contribuyendo a la formación profesional de los estudiantes Alcance: Aplica a estudiantes de todas las Carreras Profesionales, Directores de Escuela y Coordinadores de Carrera en Filiales Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Proyectar número de estudiantes: El Director de 1 Director de Escuela o Escuela/ Carrera en Filial, verifica en el MORA la proyección del número de estudiantes aptos Carrera (Filial) para iniciar Prácticas Pre Profesionales. Asegurar campos de práctica: El Director de Escuela o Carrera en Director de Filial, gestiona ante las autoridades de las 2 Escuela/ instituciones públicas y/o privadas, las vacantes necesarias para ejecución de Carrera (Filial) Prácticas Pre Profesionales de los estudiantes. Realizar matrículas: Las matrículas proceden de acuerdo al cronograma académico aprobado por Rectorado, excepto para Carreras de Enfermería, Obstetricia, Odontología, Farmacia y Bioquímica, el Director de 3 Director de Escuela o Escuela/ Carrera en Filial, envía el cronograma académico del ciclo de prácticas pre Carrera (Filial) profesionales y la relación de estudiantes aptos; a División de Registros Académicos para el ingreso de matrícula en MORA y a Coordinación de Cobranzas para la programación de los pagos respectivos. Personal Apoyo de Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 108 de 292

109 4 5 6 Distribuir vacantes de Prácticas Pre Profesionales: El Director de Escuela o Carrera en Filial, distribuye las vacantes para las Prácticas Pre Profesionales en acto público y en presencia de los estudiantes aptos teniendo en cuenta el orden de mérito (obtenido en base al promedio ponderado de los ciclos de estudios anteriores al de las prácticas pre profesionales). Los estudiantes dan su conformidad firmando el Acta de Distribución de Plazas. Designar tutor encargado de Prácticas Pre Profesionales: Se envía a la institución la Carta de Presentación indicando el tiempo de duración de las prácticas pre profesionales y se realiza la designación del tutor según corresponda. En el caso de las Carreras Profesionales donde el docente tutor de supervisión es designado por la institución donde se realizarán las prácticas, se debe contar con la Carta de Aceptación indicando el responsable o tutor encargado de supervisión de prácticas pre profesionales, adjuntando el currículo vitae. Por su parte, el Coordinador Académico Lectivo remite el currículo vitae a la Dirección de Innovación Pedagógica para su verificación y aprobación por Rectorado. Finalmente se deriva a División de Personal para su registro. Supervisar Prácticas Pre Profesionales: El tutor encargado de Prácticas Pre Profesionales supervisa a los estudiantes en el desarrollo de las actividades e informa culminación a Director de Escuela adjuntando las calificaciones de los estudiantes. Director de Escuela/ Carrera (Filial) Coordinador Académico Lectivo / Director de Escuela Director de Escuela/ Carrera (Filial) Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 109 de 292

110 7 Evaluar Prácticas Pre Profesionales: Los practicantes sustentan el informe final de Prácticas Pre Profesionales (según modelo y/o esquema de cada escuela) ante el Director de Escuela o Carrera en Filial; aplica los criterios de evaluación establecidos en el SPA y procede con el procesamiento de calificaciones y registro en MORA. En el caso de la Escuela Profesional de Odontología, los estudiantes sustentan el informe en la Institución de Salud donde realizaron sus prácticas y la calificación es enviada a la Escuela Profesional. Director de Escuela/ Carrera (Filial) Para los Estudiantes de las Escuelas Profesionales de Ciencias de la Salud, excepto Psicología, es requisito aprobar todas las rotaciones de las Prácticas Pre Profesionales Flujograma: Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 110 de 292

111 Indicadores: Porcentaje de estudiantes que aprueban las prácticas pre profesionales por semestre académico Riesgos: No contar con campos de práctica necesarios para el desarrollo de la práctica pre profesional Actividades de Capacitación: Taller de Capacitación en Requisitos Legales y Reglamentarios Documentos Relacionados: Estatuto. Reglamento Académico. Reglamento de Organización y Funciones por Procesos Programación Académica: Propósito: Determinar el proceso de gestión de la programación académica de pregrado y posgrado Alcance: Aplica a Coordinación Académica Lectiva, Coordinadores de Carrera en Filiales, Docentes y Estudiantes de Pregrado y Posgrado en Sede Central y Filiales Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Personal de Apoyo Elaborar Cronograma Académico: Se Jefe de División 1 elabora el Cronograma Académico Anual y se deriva a Rectorado para aprobación. Para los de Registros Académicos / programas de posgrado, el Director de Director de Escuela elabora el cronograma. Escuela Aprobar Cronograma Académico: Se 2 aprueba cronograma académico para Rector pregrado y posgrado. 3 Programar cursos y asignar docentes: Se realiza la programación de cursos y se asignan docentes de tutoría en pregrado y posgrado, en función a criterios de evaluación docente. Coordinador Académico Lectivo / Carrera (Filial) Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 111 de 292

112 Registrar carga académica: Se registra en el Coordinador 4 Módulo de Registros Académicos la carga académica, horarios, y ambientes, para pregrado y posgrado. Académico Lectivo / Especialista Académica Carrera (Filial) 5 Migrar asignaturas: El Docente Titular migra los cursos de la Red Docente - RD al Blended Learning - BL o Distancia - DV del Entorno Virtual Angelino - EVA. Docente Titular / Director de Escuela 6 Revisar carga académica: Dirección de Innovación Pedagógica revisa la asignación de carga académica en función a los criterios de la evaluación docente, y Coordinación de Programación Académica y Matrículas, revisa la asignación de carga académica en función al régimen de estudios. Dirección de Innovación Pedagógica / Coordinación de Programación Académica y Matrículas Reajustar carga: Al cierre de matrículas, se 7 ejecuta el reajuste de carga académica, se levantan observaciones generadas por la Dirección de Innovación Pedagógica. Para modalidad a distancia, se integran las asignaturas que no cumplan con el régimen de estudios, según procedimiento establecido Coordinador Académico Lectivo / Carrera (Filial) Coordinación de Educación a Distancia (ITGC-330). Aprobar carga académica: Se aprueba la Dirección de 8 carga académica en el Módulo de Registros Rector Innovación Académicos. Pedagógica Informar carga académica a docentes Coordinador tutores: Se cita a docentes tutores para Académico 9 informarles su carga académica asignada en Lectivo / el semestre académico. Carrera (Filial) 10 Verificar Libro de Calificaciones: Se verifica la correcta configuración del Libro de Calificaciones, con apoyo del Coordinador Académico Lectivo (Sede Central) y Carrera (Filial). Revisión de Certificados de Estudios Coordinador Académico Lectivo / Carrera (Filial) Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 112 de 292

113 11 Supervisar proceso de programación académica: El Director de Escuela el proceso de programación académica a nivel de pregrado y posgrado en Sede Central y Filiales. Director de Escuela 12 Revisar proceso de programación académica: Se revisa el proceso de programación académica mediante auditorias, a cargo de la Dirección de Innovación Pedagógica en el nivel de pregrado y Vicerrectorado Académico en el nivel de posgrado. Dirección de Innovación Pedagógica / Vicerrectorado Académico Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 113 de 292

114 Flujograma: Indicadores: Porcentaje de cumplimiento de la programación académica. Porcentaje de docentes a Tiempo Completo. Porcentaje de docente que cumplen el perfil requerido por asignatura Riesgos: Incumplimiento dela Programación Académica. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 114 de 292

115 Actividades de Capacitación: Taller de Capacitación en manejo de Módulo de Registros Académicos (MORA). Taller de Capacitación en manejo de Módulo de Verificaciones (MOV). Taller de Capacitación sobre criterios para asignación de carga académica Documentos Relacionados: Estatuto. Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. Reglamento Académico. Reglamento de Posgrado. Reglamento de Régimen de Estudios. ITGC-330 Procesos para la modalidad a distancia. ITGC 053 Programación Académica. ITGC 348 Distribución de Carga Horaria Lectiva y No Lectiva Ejecución Académica: Propósito: Determinar el proceso para la ejecución académica de asignaturas a nivel de pregrado y posgrado Alcance: Aplica a Director de Escuela, Coordinadores Académicos Lectivos, Docentes Tutores, Coordinadores de Carrera y Estudiantes de Sede Central y Filiales a nivel de pregrado y posgrado Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Ejecutar Sílabo: Ejecutar las actividades planificadas en Sílabo de la asignatura, que incluye la articulación con actividades de Investigación Formativa y Responsabilidad 1 Social, excepto para programas de Posgrado. Docente Tutor Personal de Apoyo Se pasa a los puntos N 2 y N 3 en forma paralela. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 115 de 292

116 Realizar evaluación pedagógica del 2 docente: Se supervisa la ejecución de asignaturas de forma presencial, en aulas BL y aulas DV. Se registra la información en el Módulo de Evaluación Docente (MED). Coordinador Académico Lectivo / Coordinación de Educación En el caso de Posgrado, lo realiza el Director de Escuela. Carrera (Filial) / Director de Escuela a Distancia Se pasa al punto N 4. Supervisar publicación de notas: Se Coordinador supervisa la publicación de notas por unidad, Académico 3 con apoyo del Coordinador Académico Lectivo (Sede Central) y Carrera Revisión de Certificados de Lectivo / Coordinador (Filial). Estudios de Carrera (Filial) Supervisar proceso de ejecución académica: Se supervisa al Coordinador 4 Académico Lectivo respecto al cumplimiento de la ejecución académica a nivel de pregrado Director de Escuela y posgrado. Revisar proceso de ejecución académica: Se revisa el proceso de ejecución académica Dirección de mediante auditorías, a cargo de la Dirección Innovación 5 de Innovación Pedagógica en el nivel de Pedagógica / pregrado y Vicerrectorado Académico en el Vicerrectorado nivel de posgrado. Académico Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 116 de 292

117 Flujograma: Indicadores: Porcentaje de cumplimiento del contenido de sílabo Riesgos: Insatisfacción en el proceso de ejecución académica. Rechazo al EVA Pregrado. Deserción estudiantil. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 117 de 292

118 Actividades de Capacitación: Taller de Capacitación en manejo de Módulo de Evaluación Docente (MED) Documentos Relacionados: Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. Reglamento Académico. Reglamento de Posgrado. Reglamento de Régimen de Estudios. ITGC-330 Procesos para la modalidad a distancia. III.5. DIRECCIÓN DE COOPERACIÓN E IMAGEN 1. Propósito: Establecer los procesos para gestionar la reputación universitaria y los procesos de imagen institucional y relaciones públicas. 2. Estructura: Unidad Jerárquica / Unidad Operativa Dirección de Cooperación e Imagen Procesos Calidad Funcionamiento Mecanismos de Coordinación y Alianzas Estratégicas. Convenios con Instituciones Relaciones Públicas. Públicas y/o Privadas. Reputación. 3. Procesos: 3.1. Mecanismos de Coordinación y Alianzas Estratégicas: Propósito: Organizar, evaluar y difundir la gestión de alianzas estratégicas a nivel local, nacional e internacional Alcance: Aplica a las Escuelas Profesionales y Miembros de los Grupos de Interés de las Carreras Profesionales en la Sede Central y Filiales. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 118 de 292

119 Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Promover conformación de Grupos de Interés y Comités Consultivos: El Director 1 de Cooperación e Imagen coordina y Director de promueve la conformación formal de los Cooperación e grupos de interés y comités consultivos de las Imagen Carreras Profesionales en Sede Central y Filiales. Personal de Apoyo Especialista de Dirección de Cooperación e Imagen 2 Identificar Grupos de Interés: Se identifica a los grupos de interés vinculados a la Carrera Profesional y se comunica a Dirección de Cooperación e Imagen. Director de Escuela Especialista de Dirección de Cooperación e Imagen Conformar y aprobar Comité Consultivo: Se conforma el Comité Consultivo y se solicita Especialista de 3 aprobación de Rectorado. Se comunica la conformación a Dirección de Cooperación e Director de Escuela Dirección de Cooperación e Imagen. Imagen Registrar grupos de interés y comité 4 consultivo: El Especialista de la Dirección de Cooperación e Imagen registra los grupos de interés y el comité consultivo con su respectiva resolución de aprobación en el Módulo de Grupos de Interés. Especialista de Dirección de Cooperación e Imagen Elaborar plan de trabajo de comité consultivo: El comité consultivo elabora 5 anualmente su plan de trabajo teniendo como agenda principal evaluar el avance y cumplimiento de los compromisos asumidos en el marco de los convenios de la universidad con los grupos de interés. Comité Consultivo Especialista de Dirección de Cooperación e Imagen Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 119 de 292

120 Evaluar satisfacción de grupos de interés: 6 El Director de Cooperación e Imagen recoge información a través de encuestas, entrevistas, cartas de satisfacción, avance de cumplimiento de planes de trabajo de los convenios y otros para evaluar la satisfacción Director de Cooperación e Imagen Especialista de Dirección de Cooperación e Imagen de los grupos de interés. Elaborar informe final de satisfacción de 7 grupos de interés: El Director de Cooperación e Imagen emite informe de satisfacción de grupos de interés a la Dirección de la Escuela, el mismo que es considerado en el informe final del plan de Director de Cooperación e Imagen Especialista de Dirección de Cooperación e Imagen trabajo de comité consultivo Flujograma: Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 120 de 292

121 Indicadores: Satisfacción de Grupos de Interés. Mecanismos implementados Riesgos: Insatisfacción de los Grupos de Interés Actividades de Capacitación: Taller de Capacitación en proyecto de convenios con instituciones públicas. Taller de Capacitación en Asesoría Legal Documentos Relacionados: Proyecto Educativo Institucional. Plan Estratégico Institucional. Reglamento General. Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. ITGC-206 Conformación de Grupos de Interés y Comité Consultivo. FORMGC-284 de Registro de miembros de comité consultivo. FORMGC-285 de Registro de miembros de grupos de interés Convenios con Instituciones Públicas y/o Privadas: Propósito: Gestionar los convenios con instituciones públicas y/o privadas Alcance: Aplica a Instituciones Públicas e Instituciones Privadas a nivel nacional e internacional, y Comunidad Universitaria Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Proponer convenios con grupos de interés: La Dirección de Cooperación e Imagen en 1 coordinación con las Direcciones de las Director de Escuelas Profesionales y/o Coordinaciones de Cooperación e Filiales impulsan la vinculación de la Imagen universidad y/o carrera profesional con grupos de interés a través de convenios locales, nacionales o internacionales. Personal de Apoyo Especialista de Dirección de Cooperación e Imagen Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 121 de 292

122 Coordinar convenio: El Director de Cooperación e Imagen gestiona el convenio entre ambas partes manteniendo comunicación con la Escuela Profesional para tener su visto bueno. Se establece 2 comunicación con las partes interesadas hasta determinar el proyecto final de convenio, el mismo que es comunicado a Rectorado para su evaluación y aprobación. Director de Cooperación e Imagen Especialista de Dirección de Cooperación e Imagen En el caso que la propuesta sea rechazada se comunica a la parte interesada y finalizará el proceso; de lo contrario se pasa al punto N 3. Coordinar firma de convenio: Se coordina el 3 encuentro entre el Rector de la ULADECH y la autoridad de la Institución con la que se firmará convenio, para realizar la firma del convenio. Director de Cooperación e Imagen Especialista de Dirección de Cooperación e Imagen Registrar y difundir convenios: El Especialista de la Dirección de Cooperación e Imagen registra el convenio firmado en el Especialista de 4 Módulo de Grupos de Interés y lo difunde a la comunidad universitaria a través de la web Dirección de Cooperación e institucional, notas de prensa y/o redes Imagen sociales. 5 Hacer seguimiento de convenio: Se hace seguimiento del cumplimiento del convenio. Director de Cooperación e Imagen Especialista de Dirección de Cooperación e Imagen Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 122 de 292

123 Flujograma: Indicadores: Porcentaje de cumplimiento de convenios Riesgos: Poca demanda de convenios específicos de cooperación nacional e internacional por parte de los programas académicos, para el proceso de internacionalización de los mismos Actividades de Capacitación: Taller de Capacitación en Requisitos Legales y Reglamentarios Documentos Relacionados: Proyecto Educativo Institucional. Plan Estratégico Institucional. Reglamento General. Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. FORMGC-037 Registro de convenios Reputación Propósito: Gestionar la identidad, la marca y la comunicación corporativa proyectando estrategias para generar confianza, satisfacción y posicionamiento en grupos de interés internos y externos. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 123 de 292

124 Alcance: Aplica a Comunidad Universitaria, Unidades Académicas y Administrativas Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Realizar percepción de la reputación institucional: Diseñar y aplicar encuestas y Director de entrevistas a los grupos de interés internos y 1 Cooperación e externos para identificar, en forma periódica, Imagen las debilidades y fortalezas de la universidad. Personal de Apoyo Comunicador / Especialista de Imagen Analizar información recogida: A partir de los resultados de las encuestas y entrevistas 2 se proponen y se desarrollan estrategias de comunicación interna y externa transfiriendo la personalidad y la cultura corporativa a través de la difusión de los servicios, valores y Director de Cooperación e Imagen Comunicador / Especialista de Imagen fortalezas de la universidad en diversos medios. Generar y producir contenidos: Se elabora y desarrolla un cronograma de recojo de 3 información de los dueños de proceso y unidades operativas de la universidad a partir de la cual se produce contenido para difusión como notas de prensa, noticias, imágenes, Director de Cooperación e Imagen Comunicador / Especialista de Imagen videos, audios, guías, convocatorias, ponencias u otros de interés interno y externo. Difundir contenidos: La información se difunde en diversos medios como el portal Director de Comunicador / 4 web, red de docentes, en perfiles corporativos Cooperación e Especialista de de redes sociales, en diarios impresos, Imagen Imagen revistas, radio y televisión. Evaluar reputación: Se evalúa la reputación a través de resultados de encuestas, entrevistas Director de Comunicador / 5 e impacto de la difusión en medios de Cooperación e Especialista de comunicación en base a métricas según Imagen Imagen corresponda. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 124 de 292

125 Flujograma: Indicadores: Informe de evaluación sobre reputación corporativa. Numero de publicaciones en redes sociales. Número de campañas publicitarias. Métricas de posicionamiento Riesgos: No contar con información sobre la percepción de los grupos de interés sobre nuestra universidad. No identificación de canales de comunicación de acuerdo a contexto (espaciotiempo). Diseño de estrategias que no generan impacto Actividades de Capacitación: Taller de Capacitación en Redes Sociales. Taller de Capacitación Marketing Digital. Taller de Capacitación en Gestión de Marcas Corporativas Documentos Relacionados: Proyecto Educativo Institucional. Plan Estratégico Institucional. Reglamento General. Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 125 de 292

126 3.4. Relaciones Públicas: Propósito: Gestionar las relaciones públicas de la universidad implementando un plan de comunicaciones que proyecte nuestra identidad corporativa y mantenga una vinculación positiva con grupos de interés internos y externos Alcance: Aplica a Comunidad Universitaria, Unidades Académicas y Administrativas Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Identificar grupos de interés: Se identifican Director de los grupos de interés internos y externos a 1 Cooperación e nivel institucional. Imagen Personal de Apoyo Comunicador / Especialista de Imagen Gestionar estrategias de comunicación: Se propone, coordina y ejecuta estrategias de 2 comunicación que mejoren las relaciones públicas con los grupos de interés y que posicione la presencia institucional en diversos eventos culturales, académicos y de Director de Cooperación e Imagen Comunicador / Especialista de Imagen proyección a la comunidad. Mantener comunicación con grupos de 3 interés: Se mantiene coordinación y comunicación estratégica con los grupos de interés vinculados con la universidad salvaguardando la reputación corporativa. Director de Cooperación e Imagen Comunicador / Especialista de Imagen Evaluar difusión: Se evalúa las relaciones 4 públicas a través del número de publicaciones en diversos medios, vinculación con organizaciones internacionales, encuestas a grupos de interés, presencia de la marca Director de Cooperación e Imagen Comunicador / Especialista de Imagen corporativa en diversos medios. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 126 de 292

127 Flujograma: Indicadores: Organizaciones nacionales e internacionales con las que se tiene vinculación. Número de publicaciones sobre la universidad en diversos medios Riesgos: Diseño de estrategias de comunicación que no generan impacto. Descuidar la buena comunicación con los grupos de interés internos y externos Actividades de Capacitación: Taller de Capacitación en Redes Sociales. Taller de Capacitación Marketing Digital. Taller de Capacitación en Gestión de Marcas Corporativas Documentos Relacionados: Proyecto Educativo Institucional. Plan Estratégico Institucional. Reglamento General. Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. III.6. DIRECCIÓN DE RESPONSABILIDAD SOCIAL 1. Propósito: Establecer los procesos para gestionar los proyectos de extensión cultural y proyección social, servicio social universitario y proyectos de formación religiosa. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 127 de 292

128 2. Estructura: Unidad Jerárquica / Unidad Operativa Dirección de Responsabilidad Social Coordinación de Seguimiento de Graduados Coordinación del Servicio Social Universitario Coordinación de Formación Religiosa y Moral Procesos Calidad Responsabilidad Social. Adecuación al Entorno y Protección al Ambiente. Supervisión. Seguimiento al Graduado. Mecanismos de Mediación e Inserción Laboral. Mecanismos de Mejora a la Inserción Laboral. Servicio Social Universitario. Formación Religiosa y Moral. Funcionamiento 3. Procesos: 3.1. Responsabilidad Social: Propósito: Elaborar, aprobar, registrar, ejecutar, evaluar y difundir los Proyectos de Extensión Cultural y Proyección Social en las Escuelas Profesionales Alcance: Aplica a Docentes de Responsabilidad Social, Estudiantes de pregrado en Sede Central y Filiales, y Poblaciones Vulnerables Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Presentar propuesta de proyecto: Se presenta los Proyectos de Extensión Cultural Dirección de 1 y Proyección Social ante la Comisión de Responsabilidad Proyectos de Extensión Cultural y Proyección Social Social (PECPS). Personal de Apoyo Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 128 de 292

129 Revisar y aprobar proyectos: DIRES 2 gestiona la revisión y aprobación de los proyectos ante la Comisión PECPS. Comisión PECPS Socializar proyectos de DIRES: Se socializa proyectos de DIRES a desarrollarse Director de 3 en asignaturas de Responsabilidad Social - Responsabilidad Servicio Social RS con los Directores de Escuela. Social Universitario 4 Registrar proyectos: DIRES registra los Proyectos de Extensión Cultural y Proyección Social en el Módulo de PECPS-SSU. Dirección de Responsabilidad Social Orientar y monitorear ejecución de 5 proyectos: Los docentes tutores en Sede Central y Filiales, orientan y monitorean la ejecución de los Proyectos de Extensión Cultural y Proyección Social (PECPS) en cada una de las Carreras Profesionales. Docentes Tutores de Responsabilidad Social 6 Difundir PECPS: Las Direcciones de Escuela en Sede Central y Coordinadores de Responsabilidad Social (CORES) en Filiales difunden los resultados y avances de los PECPS a través de medios de difusión internos y externos. Directores de Escuela / Coordinadores de Responsabilidad Social (Filial) Director de Responsabilidad Social Evaluar y mejorar PECPS: El Director de Director de Responsabilidad Social en Sede Central, y Responsabilidad los Coordinadores de Responsabilidad Social Social / 7 (CORES) en Filiales evalúan y elaboran Coordinadores indicadores de eficacia y satisfacción; y de propone mejoras de los PECPS. Responsabilidad Social (Filial) Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 129 de 292

130 Flujograma: Indicadores: Porcentaje de proyectos de extensión cultural ejecutados por carrera profesional Porcentaje de proyectos de proyección social ejecutados por carrera profesional Eficacia de la extensión cultural y proyección social Satisfacción con el desarrollo de los proyectos de extensión cultural y proyección social. Difusión de los proyectos de extensión cultural y proyección social Riesgos: Incumplimiento de la ejecución de los proyectos de extensión cultural y proyección social Actividades de Capacitación: Taller de Capacitación en manejo de Módulo de PECPS-SSU. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 130 de 292

131 Taller de Capacitación en redacción de artículos periodísticos dirigido a docentes. Taller de Capacitación de aprendizaje basado en proyectos Documentos Relacionados: Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. Reglamento de Extensión Cultural y Proyección Social. Norma ISO Guía de Responsabilidad Social Adecuación al Entorno y Protección al Ambiente: Propósito: Adecuar el entorno y proteger el medio ambiente con participación activa de la Comunidad Universitaria Alcance: Aplica Comunidad Universitaria, Grupos de Interés y Poblaciones Vulnerables Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Establecer políticas: Rectorado establece 1 políticas de adecuación al entorno y protección del medio ambiente. Rector Personal de Apoyo Elaborar Plan Ambiental: El Comité 2 Ambiental elabora el Plan Ambiental y es enviado para revisión y aprobación a Rectorado. Comité Ambiental Sensibilizar adecuación al entorno y 3 protección al ambiente: Se realiza la sensibilización a toda la comunidad universitaria sobre la adecuación al entorno y Comité de Ambiental protección al medio ambiente. Ejecutar Plan Ambiental: Se ejecutan las Comité de 4 actividades del Plan Ambiental con la participación de la Comunidad Universitaria. Ambiental / Dirección de Responsabilidad Comunidad Universitaria Social Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 131 de 292

132 Registrar actividades: Llevar control de las Comité de actividades ejecutadas, según lo planificado y Ambiental / 5 recolectando las evidencias según Dirección de corresponda. Responsabilidad Social Difundir página web ambiental: Se difunde 6 toda la información de adecuación al entorno y protección al ambiente en la página web ambiental. Comité de Ambiental Coordinación de Tecnología Web Flujograma: Indicadores: Plan ambiental Institucional Riesgos: Incumplimiento del componente de Adecuación al entorno del medio ambiente de las condiciones básicas de calidad del Modelo de Licenciamiento Institucional Actividades de Capacitación: Taller de Capacitación en Ecoeficiencia. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 132 de 292

133 Documentos Relacionados: Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. Matriz de Indicadores de Incorporación de la Dimensión Ambiental en Universidades Red Ambiental Interuniversitaria (RAI - Perú). Norma ISO Guía de Responsabilidad Social Supervisión: Propósito: Supervisar el desarrollo de asignaturas de Responsabilidad Social I al VIII a nivel de pregrado Alcance: Aplica a Docentes Tutores de Responsabilidad Social de Sede Central y Coordinadores de Responsabilidad Social en Filiales Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Planificar supervisión: Se realiza un plan Director de 1 de supervisión anual. Responsabilidad Social Supervisar registro de proyectos por Director de etapas de RS I al VIII: Se supervisa el Responsabilidad 2 registro de proyectos en el Módulo Proyectos Social / ECPS-SSU por etapas para los cursos de RS I al VIII. Responsabilidad Social (Filial) Supervisar registro de artículo Director de periodístico: Se supervisa el registro del Responsabilidad 3 artículo periodístico realizado por el Docente Social / Tutor. Responsabilidad Social (Filial) Supervisar Coordinadores de Responsabilidad Social (Filial): Se Director de 4 supervisa el cumplimiento de las actividades Responsabilidad asignadas a los Coordinadores de Social Responsabilidad Social en Filiales. Personal de Apoyo Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 133 de 292

134 5 Supervisar Servicio Social Universitario: Se supervisa el cumplimiento de las actividades asignadas al Servicio Social Universitario. Director de Responsabilidad Social 6 Supervisar Coordinación de Formación Religiosa y Moral: Se supervisa el cumplimiento de las actividades asignadas al Formación Religiosa y Moral. Director de Responsabilidad Social 7 Supervisar Coordinación de Seguimiento de Graduados: Se supervisa el cumplimiento de las actividades asignadas al Coordinador de Seguimiento de Graduados. Director de Responsabilidad Social 8 Realizar seguimiento de supervisiones: Se realiza seguimiento de las supervisiones ejecutadas, para el levantamiento de observaciones y/o no conformidades. Director de Responsabilidad Social 9 10 Elaborar informe de cierre: Se elabora informe de cierre de supervisión. Evaluar Plan de Supervisión: Se realiza evaluación del plan de supervisión y se propone mejoras. Director de Responsabilidad Social Director de Responsabilidad Social Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 134 de 292

135 Flujograma: Indicadores: Eficacia del Plan de Supervisión Riesgos: Incumplimiento de supervisiones planificadas Actividades de Capacitación: Taller de Capacitación dirigido a Docentes Tutores de Responsabilidad Social y Doctrina Social de la Iglesia en manejo Módulo de Verificaciones (MOV) Documentos Relacionados: Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. Reglamento Académico. Reglamento de Extensión Cultural y Proyección Social. Reglamento de Servicio Social Universitario. Reglamento de Formación en Principios Morales y Religiosos. Reglamento de Graduados. ITGC-597 Servicio Social Universitario - SSU Seguimiento del Graduado: Propósito: Realizar el seguimiento y evaluar el desempeño de los graduados que se insertan en el medio laboral y se orientan al desarrollo profesional. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 135 de 292

136 Alcance: Aplica a Graduados de las Carreras Profesionales en Sede Central y Filiales, y Empleadores de graduados Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Elaborar registro de graduados: Se elabora el registro de graduados en coordinación con 1 las Coordinación de Grados y Títulos y el Coordinación de registro de egresados en coordinación con Seguimiento de División de Registros Académicos. El Director Graduados de Escuela da el visto bueno de la información. Personal de Apoyo Coordinación de Grados y Títulos / División de Registros Académicos / Director de Escuela Aplicar encuestas: La Coordinación de Seguimiento de Graduados ejecuta la aplicación de encuestas a los graduados previo registro de la población de graduados Coordinación de 2 en el Módulo de Graduados. En Filiales, las Seguimiento de Responsabilidad encuestas serán aplicadas por el Coordinador Graduados Social de Responsabilidad Social y la información será remitida a la Coordinación de Seguimiento de Graduados. Actualizar datos de graduados: El Seguimiento de Graduados Coordinación de 3 actualiza los datos obtenidos en la encuesta a Seguimiento de graduados en el Módulo de Graduados. Graduados Visitar empleador: El Seguimiento de Graduados realiza una visita Coordinación de 4 al empleador del graduado encuestado para Seguimiento de conocer su nivel de satisfacción con su Graduados desempeño. 5 Elaborar indicadores: El Seguimiento de Graduados elabora los indicadores de gestión registrados en el Módulo de Graduados. Coordinación de Seguimiento de Graduados Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 136 de 292

137 Flujograma: Indicadores: Porcentaje de incremento de graduados registrados. Satisfacción de Egresados de las Carreras Profesionales. Satisfacción de Egresados de los Programas de posgrado. Satisfacción de Empleadores Riesgos: Dificultad para contactar con graduados de las carreras profesionales y de los programas de posgrado Actividades de Capacitación: Taller de Requisitos Legales y Reglamentarios Documentos Relacionados: Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. Reglamento de Seguimiento de Graduado Mecanismos de Mediación e Inserción Laboral: Propósito: Gestionar los mecanismos de apoyo a la inserción laboral de los estudiantes y graduados de la universidad. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 137 de 292

138 Alcance: Aplica a Estudiantes y Graduados de las distintas Carreras Profesionales de Sede Central y Filiales Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Solicitar plazas: Se solicita convocatoria de Escuelas plazas (Pasantía, Bolsa de Trabajo, Movilidad Profesionales / 1 Académica) a Coordinación de Seguimiento Unidades de Graduados quien tramitará con Rectorado Administrativas la aprobación de la convocatoria. Personal de Apoyo Realizar convocatoria de plazas: Una vez aprobada la plaza solicitada (Pasantía, Bolsa de Trabajo, Movilidad Académica) por la Escuela Profesional y/o Unidad Administrativa, Coordinación de Coordinación 2 se coordina con estas para establecer los requisitos necesarios que deben tener los Seguimiento de Graduados de Tecnología Web estudiantes y/o graduados que cubrirán la plaza. La Información será publicada en la página web de la universidad. Recepcionar expedientes: Las Escuelas 3 Profesionales y/o Unidades Administrativas recepcionan los expedientes de los estudiantes y/o graduados en las fechas establecidas. Se evalúa y selecciona ganador, emitiendo informe dirigido a la Coordinación de Seguimiento de Graduados. Escuelas Profesionales / Unidades Administrativas / Responsabilidad En Filiales la recepción la realizará el Social Responsabilidad Social. Aprobar beneficiarios: La Coordinación de Seguimiento de Graduados emite un informe Coordinación de 4 dirigido a Rectorado para aprobación de estudiantes y/o graduados beneficiarios Seguimiento de Graduados mediante trámite documentario. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 138 de 292

139 Registrar beneficiarios: La Coordinación de Seguimiento de Graduados registra los estudiantes y/o graduados beneficiarios de 5 cada semestre académico por carrera profesional. En el caso que el beneficiario del medio de Coordinación de Seguimiento de Graduados inserción reciba un apoyo económico se pasa al punto N 6, de lo contrario finaliza el proceso. 6 Gestionar pago a beneficiario: La Coordinación de Seguimiento de Graduados informa a la División de Personal los beneficiarios a quienes se les otorgará un Coordinación de Seguimiento de Graduados Coordinador de Servicios al Personal apoyo económico Flujograma: Indicadores: Porcentaje de incremento de estudiantes beneficiarios. Porcentaje de incremento de graduados beneficiarios. Satisfacción de estudiantes con Mecanismos de Apoyo a la Inserción Laboral. Satisfacción de graduados con Mecanismos de Apoyo a la Inserción Laboral. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 139 de 292

140 Riesgos: Incumplimiento de la gestión de mecanismos de apoyo a la inserción laboral de los egresados de la Universidad Actividades de Capacitación: Taller de Requisitos Legales y Reglamentarios Documentos Relacionados: Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. Reglamento de Seguimiento de Graduado. Modelo de Licenciamiento y su Implementación en el Sistema Universitario Peruano SUNEDU Mecanismos de Mejora a la Inserción Laboral: Propósito: Gestionar el desarrollo de mecanismos de mejora a la Inserción Laboral Alcance: Aplica a Graduados de las Carreras Profesionales en Sede Central y Filiales Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Planificar mecanismos: Se elabora Plan de 1 Capacitación dirigido a graduados de Sede Coordinación de Central y Filiales (cursos, talleres, Seguimiento de seminarios, programas, entre otros), en Graduados coordinación con la Escuela Profesional. Personal de Apoyo Responsabilidad Social Elaborar proyecto: Se elaboran proyectos 2 para ejecución de actividades planificadas (capacitación en TIC y capacitación especializada), los cuales son aprobados por Rectorado. En Filiales la elaboración del proyecto la realizará el Responsabilidad Coordinación de Seguimiento de Graduados / Responsabilidad Social Director de Escuela / Coordinación de Programa Académico de Formación Continua Social. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 140 de 292

141 Difundir proyecto: Se difunden las Coordinación de capacitaciones a través de diferentes medios Seguimiento de 3 de comunicación y se realiza la inscripción de graduados. Graduados / En Filiales la difusión la realizará el Responsabilidad Responsabilidad Social. Social 4 Ejecutar proyecto: Se lleva a cabo la capacitación con apoyo de Dirección de Escuela y Coordinación de Programa Académico de Formación Continua. En Filiales la ejecución estará a cargo del Responsabilidad Social. Coordinación de Seguimiento de Graduados / Responsabilidad Social Director de Escuela / Coordinación de Programa Académico de Formación Continua 5 Registrar beneficiarios: Se registra los graduados participantes de la capacitación en el Módulo de Capacitaciones y Certificaciones. Coordinación de Seguimiento de Graduados Evaluar ejecución de proyecto: Se elabora informe de ejecución de proyecto dirigido a la Coordinación de 6 Escuela Profesional, Rectorado (para Seguimiento de aprobación de pagos) y División de Registros Graduados Académicos (para impresión de certificados) Flujograma: Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 141 de 292

142 Indicadores: Porcentaje de capacitaciones ejecutadas por Escuela Profesional. Satisfacción de graduados con los Mecanismos de Mejora a la Inserción Laboral Riesgos: Incumplimiento de la difusión a graduados de las capacitaciones ejecutadas por la Escuela Profesional Actividades de Capacitación: Taller de Requisitos Legales y Reglamentarios Documentos Relacionados: Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. Reglamento de Seguimiento de Graduado. Modelo de Licenciamiento y su Implementación en el Sistema Universitario Peruano SUNEDU. Reglamento de Sanciones e Infracciones SUNEDU Servicio Social Universitario: Propósito: Gestionar el programa de Servicio Social Universitario - SSU a través de dos asignaturas de responsabilidad social y difusión de resultados Alcance: Aplica Docentes Tutores, Estudiantes de pregrado en Sede Central y Filiales, y Poblaciones Vulnerables Descripción del Proceso: N Actividad Responsable 1 Presentar propuesta de proyecto: Se presenta los proyectos de Servicio Social Servicio Social Universitario (SSU) ante la Dirección de Universitario Responsabilidad Social (DIRES). 2 Revisar y aprobar proyectos: El Coordinador Dirección de de SSU gestiona la revisión y aprobación de Responsabilidad los proyectos ante DIRES. Social Personal de Apoyo Directores de Escuela Auditor de SSU de SGC Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 142 de 292

143 3 Registrar proyectos: DIRES registra los Proyectos de SSU en el Módulo de PECPS- SSU. Dirección de Responsabilidad Social 4 Planificar proyectos: Los estudiantes elaboran y registran con apoyo del docente tutor de Responsabilidad Social VII su Proyecto de SSU. Estudiantes / Docentes Tutores Aprobar proyectos: El Docente Tutor revisa Docente Tutor / el Proyecto de SSU, y es aprobado por Servicio Social Universitario Servicio Social 5 (Sede Central) y Universitario / Responsabilidad Social (Filial). Responsabilidad Social (Filial) 6 Ejecutar proyectos: Los estudiantes con apoyo de docentes tutores de Responsabilidad Social VII y VIII ejecutan los Proyectos de SSU en cada una de las Carreras Profesionales. Estudiantes / Docentes Tutores Elaborar Informe: Los estudiantes elaboran y 7 registran el informe preliminar (RS VII) o informe final (RS VIII) del proyecto ejecutado, Estudiantes según sea el caso. 8 Revisar informes: Se revisan los informes preliminares y/o informes finales. Docente Tutor Controlar proyectos: Se controla que los 9 Docentes Tutores revisen los proyectos e Servicio Social informes (preliminar o final). Universitario Difundir resultados de SSU: Los Directores Directores de de Escuela y Coordinadores de Escuela / Coordinador 10 Responsabilidad Social (CORES) en Filiales, difunden los resultados. Coordinadores de de Servicio Social Responsabilidad Universitario Social (Filial) 11 Evaluar y mejorar SSU: El Servicio Social Universitario documenta, registra y elabora indicadores eficacia y satisfacción de los Proyectos de SSU. Servicio Social Universitario Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 143 de 292

144 Flujograma: Indicadores: Porcentaje de proyectos de Servicio Social Universitario ejecutados. Satisfacción de los grupos vulnerables Riesgos: Incumplimiento de la ejecución de proyectos del Servicio Social Universitario Actividades de Capacitación: Taller de Capacitación en manejo de Módulo de PECPS-SSU. Taller de Capacitación en redacción de artículos periodísticos dirigido a docentes. Taller de Capacitación de aprendizaje basado en proyectos Documentos Relacionados: Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 144 de 292

145 Reglamento de Servicio Social Universitario. ITGC-597 Servicio Social Universitario (SSU). Ley Universitaria N Formación Religiosa y Moral: Propósito: Gestionar y supervisar el programa de Formación Religiosa y Moral a través de asignaturas de Doctrina Social de la Iglesia Alcance: Aplica a Docentes Tutores, Estudiantes de pregrado de Sede Central y Filiales, y Poblaciones Vulnerables Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Presentar propuesta de proyecto: Se 1 presenta los Proyectos de Promoción del Bien Formación Común (PPBC). Religiosa y Moral Revisar y aprobar proyectos: El Coordinador Dirección de 2 de Formación Religiosa gestiona la aprobación Responsabilidad de los PPBC ante DIRES. Social Registrar proyectos: COFORM registra los 3 Proyectos de Promoción del Bien Común en el Formación Módulo de Proyectos. Religiosa y Moral Planificar proyectos: Los estudiantes Docentes 4 elaboran y registran su Proyecto de Promoción Tutores de del Bien Común (PPBC) con apoyo del Doctrina Social docente tutor de Doctrina Social de la Iglesia. de la Iglesia Aprobar proyectos: El Docente Tutor revisa y Docentes 5 aprueba el Proyecto de Promoción del Bien Tutores de Común (PPBC). Doctrina Social de la Iglesia Orientar y monitorear ejecución de Docentes 6 proyectos: Los docentes tutores en Sede Tutores de Central y Filiales, orientan y monitorean la Doctrina Social Personal de Apoyo Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 145 de 292

146 ejecución de los PPBC en cada una de las Carreras Profesionales. Revisar informes: Se revisan los informes elaborados por los estudiantes. Supervisar proyectos: Se supervisa que los Docentes Tutores registren los PPBC e informes respectivos en el módulo de Formación Religiosa. Difundir resultados de PPBC: COFORM difunde los resultados de los PPBC a través de artículo periodístico elaborados por los Docentes Tutores. Evaluar y mejorar PPBC: COFORM evalúa y elabora indicadores de eficacia y satisfacción; y propone mejoras de los PPBC. de la Iglesia Docentes Tutores de Doctrina Social de la Iglesia Formación Religiosa y Moral Formación Religiosa y Moral Formación Religiosa y Moral Flujograma: Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 146 de 292

147 Indicadores: Porcentaje de proyectos de promoción el bien común - PPBC ejecutados. Eficacia de los proyectos de promoción el bien común - PPBC. Satisfacción de los proyectos de promoción el bien común - PPBC Riesgos: Incumplimiento de la ejecución de los proyectos de promoción del bien común - PPBC Actividades de Capacitación: Taller de Capacitación en manejo de Módulo de PECPS-SSU. Taller de Capacitación en Redacción de artículos periodísticos dirigido a docentes. Taller de Capacitación de aprendizaje basado en proyectos Documentos Relacionados: Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. Reglamento de Formación en Principios Morales y Religiosos. Constitución Apostólica - Ex Corde Ecclesiae. Código de Derecho Canónico. III.7. DIRECCIÓN DE FORMACIÓN CONTINUA 1. Propósito: Establecer los procesos para promover y supervisar el desarrollo del programa de idiomas y de capacitación y certificación en TIC de la Universidad. 2. Estructura: Unidad Jerárquica / Unidad Operativa Dirección de Formación Continua Coordinación de Idiomas ULADECH Coordinación del Programa Académico de Formación Continua Calidad Procesos Funcionamiento Idiomas ULADECH. Formación Continua. Capacitación y Certificación en TIC. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 147 de 292

148 3. Procesos: 3.1. Idiomas ULADECH : Propósito: Desarrollar actividades del servicio de enseñanza aprendizaje del idioma inglés, portugués, italiano, quechua y francés. Asimismo, establecer los criterios para la certificación y examen de suficiencia Alcance: Aplica a Docentes y Estudiantes de los niveles de estudio de pregrado y posgrado, Administrativos y Externos Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Personal de Apoyo Gestionar cronograma académico anual: La 1 Coordinación de Idiomas ULADECH gestiona Especialista Coordinación de a través de Rectorado la aprobación del Académica de Idiomas cronograma académico anual, el mismo que Idiomas ULADECH es publicado en la Página Web de Idiomas ULADECH ULADECH y registrado en el Módulo de Idiomas. Inscribir estudiantes: Las inscripciones de los estudiantes se realiza en línea (en Módulo de Registros Académicos) o a través del Estudiante / Especialista 2 Módulo de Idiomas por la Especialista Académica de Formación Académica. Idiomas Continua Si es examen de suficiencia/ubicación se pasa al punto N 3, de lo contrario se pasa al punto N 4. ULADECH (Filial) Programar examen de Especialista suficiencia/ubicación: El proceso del examen Académica / 3 de suficiencia o ubicación es programado a Idiomas nivel nacional por la Coordinación de Idiomas ULADECH Formación ULADECH. Se pasa al punto N 6. Continua (Filial) Crear usuarios en plataforma virtual: Se 4 gestiona el registro de usuarios y grupos por Idiomas programa, en plataforma virtual externa. ULADECH Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 148 de 292

149 Desarrollar programas de idiomas: Los Docentes de 5 programas de idiomas se desarrollan de forma presencial o virtual, usando plataforma virtual Idiomas ULADECH externa. Ingresar notas: Los docentes de Idiomas 6 ULADECH ingresan las notas por grupo y programa, al Módulo de Idiomas según cronograma académico. Si aprueba el programa o examen se pasa al punto N 7 de lo contrario se regresa al punto Docentes de Idiomas ULADECH N 2. 7 Imprimir y distribuir certificados: Coordinación de Certificación e Identificación procede a la impresión de certificados en base a reporte del Módulo de Idiomas. Se remite a Idiomas ULADECH para su firma y distribución. Coordinación de Certificación e Identificación Asistente Administrativa de Idiomas ULADECH 8 Supervisar proceso de idiomas: Se supervisa al docente y al Formación Continua (Filial). Idiomas Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 149 de 292

150 Flujograma: Indicadores: Porcentaje de matriculados en Idiomas ULADECH por semestre académico a nivel nacional Riesgos: Falta de capacitación a estudiantes en el uso de la plataforma virtual Actividades de Capacitación: Capacitación del proceso de Idiomas dirigida a Coordinadores de Formación Continua (Filiales) Documentos Relacionados: Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. Reglamento de Idiomas ULADECH. ITGC-536: Inscripción, matrícula, exámenes de suficiencia/ubicación y desarrollo de los programas de Idiomas ULADECH Formación Continua: Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 150 de 292

151 Propósito: Promover el desarrollo del programa académico de formación continua que busca actualizar los conocimientos profesionales o desarrollar y actualizar determinadas habilidades y competencias de los participantes Alcance: Aplica a Estudiantes, Docentes, Administrativos de la Universidad; Graduados y Externos Descripción del Proceso: N Actividad Responsable 1 Presentar proyecto: Las Unidades Operativas Unidad presentan su proyecto. Operativa 2 Revisar proyecto: Se revisa el proyecto Director de presentado por las Unidades Operativas y se Formación deriva a Unidad Operativa para solicitar Continua aprobación de Rectorado. Aprobar proyecto: Rectorado aprueba proyecto e informa a Unidad Operativa solicitante, Coordinación de Presupuestos, 3 Coordinación de Certificación e Identificación y Coordinación de Cobranzas. Rectorado Personal de Apoyo Se pasa a los puntos N 4, N 5 y N 6 paralelamente. Asignar gastos: Coordinación de Presupuesto asigna los gastos a la Unidad Operativa correspondiente. Generar código de capacitación: Se genera el código de capacitación en el Módulo de Capacitaciones y Certificaciones. Generar compromisos de pagos: Se asignan los compromisos de pago. Registrar participantes: Se registra los participantes en el Módulo de Capacitaciones y Certificaciones. Presupuestos Certificaciones e Identificación Cobranzas Unidad Operativa Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 151 de 292

152 Ejecutar programa de formación continua: 8 Se llevan control de la asistencia, puntualidad de los docentes en las clases programadas y Unidad Operativa se emite informe de cierre de proyecto. Revisar informe de cierre: Dirección de Director de 9 Formación Continua verifica el informe de Formación cierre de proyecto. Continua 10 Liquidar proyecto: Rectorado liquida el proyecto de formación continua. Rectorado Asistente de Gerencia Emitir certificados: Se emiten y distribuyen 11 los certificados de programa de formación Certificaciones e continua. Identificación Flujograma: Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 152 de 292

153 Indicadores: Porcentaje de cumplimiento de proyectos ejecutados. Porcentaje de proyectos liquidados Riesgos: Insatisfacción con el programa de formación continua Actividades de Capacitación: Taller de Capacitación en Requisitos Legales y Reglamentarios Documentos Relacionados: Reglamento de Organización y Funciones por Procesos Capacitación y Certificación en TIC: Propósito: Capacitar, certificar y re-certificar en Competencias TIC, así como brindar una adecuada atención a en los Laboratorios de Aprendizaje Digital - LAD Alcance: Aplica a Docentes, Administrativos y Estudiantes en Sede Central y Filiales, Grupos de Interés y Externos Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Planificar talleres: Se gestiona los talleres de Dueño de Proceso certificación para docentes, estudiantes, de Capacitación y 1 administrativos y grupos de interés. Certificación en TIC Planificar LAD: Se planifica, organiza y controla el funcionamiento de los LAD a nivel Dueño de Proceso nacional. de Capacitación y 2 En el caso de requerirse mejorar o Certificación en implementar una LAD, se pasa al punto N 3, TIC de lo contrario se pasa al punto N 4. Gestionar implementación: Se gestiona con Dueño de Proceso la Coordinación de Soporte y Equipamiento de Capacitación y 3 Informático para reportar inoperatividades o Certificación en mejoras en la infraestructura. TIC Personal de Apoyo Coordinador de Formación Continua (Filial) Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 153 de 292

154 Ejecutar y evaluar capacitación: Se lleva a 4 cabo los talleres en TIC y se procede a realizar el Examen de Certificación de los docentes, grupos de interés y externos. Los estudiantes que requieran certificación de TIC como requisito para grado académico, se Dueño de Proceso de Capacitación y Certificación en TIC Especialista certifican con la nota aprobatoria del taller. Informar resultados de talleres: Se informa 5 los resultados de las evaluaciones a los Coordinadores Académicos Lectivos o quienes hagan sus veces en Filiales. En el caso de Taller de TIC como requisitos de grados académicos, los docentes ingresan las Dueño de Proceso de Capacitación y Certificación en TIC Especialista notas. Imprimir certificados: Se solicita a la Coordinación de Certificación e Identificación Coordinación de 6 la emisión de los certificados de capacitación Certificación e en TIC para docentes, grupos de interés y Identificación externos Flujograma: Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 154 de 292

155 Indicadores: Porcentaje de estudiantes certificados en TIC. Porcentaje de docentes certificados en TIC Riesgos: Inoperativa de la infraestructura de LAD para desarrollar la capacitación en TIC Actividades de Capacitación: Socialización de Proceso de Capacitación en TIC. Actualización en TIC Documentos Relacionados: Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. Reglamento Académico. Reglamento del Laboratorios de Aprendizaje Digital. ITGC-476: Competencias en Tecnología de la Información y Comunicación para Docentes, trabajadores, Externos y Grupos de Interés. III.8. DIRECCIÓN DE INNOVACIÓN PEDAGÓGICA 1. Propósito: Establecer los procesos para revisión académica lectiva de las escuelas profesionales, educación a distancia y bibliotecas de la universidad. 2. Estructura: Unidad Jerárquica / Unidad Operativa Dirección de Innovación Pedagógica Coordinación de Centro de Información y Referencia Coordinación de Acervo Bibliográfico Coordinación de Educación a Distancia Procesos Calidad Funcionamiento Revisión de Requisitos de Ingreso a la Docencia. Ingreso de Personal de Apoyo a la Docencia. Sistema de Evaluación del Aprendizaje. Gestión de Centro de Información y Referencia. Acervo Bibliográfico. Supervisión de Educación a Distancia - SUA. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 155 de 292

156 Dueño de Proceso de Estudio de Demanda y Mercado Ocupacional Estudio de Demanda y Mercado Ocupacional. 3. Procesos: 3.1. Revisión de Requisitos de Ingreso a la Docencia: Propósito: Orientar respecto al proceso de selección, ratificación, promoción docente y cumplimiento del perfil docente a nivel nacional Alcance: Aplica a los Docentes de la Sede Central y Filiales Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Planificar carga académica: Se planifica la Coordinador carga académica docente en función al perfil Académico 1 de las asignaturas e identifica la necesidad de Lectivo / concurso docente contrato. Carrera 2 Revisar necesidades: Se revisa las Dirección de necesidades de inicio proceso de selección y Innovación envía a Rectorado para aprobación. Pedagógica Personal de Apoyo 3 Conducir proceso de selección: Con la aprobación de Rectorado, el Coordinador Académico Lectivo o Carrera (Filiales) conducen el proceso de selección docente aplicando el ITGC-092, y solicita a la DIP el ingreso de docentes. Coordinador Académico Lectivo / Carrera 4 Verificar ingreso a la docencia: Se verifica que el proceso de selección docente se realizó aplicando ITGC-092, da conformidad del cumplimiento del perfil docente y envía a Rectorado para aprobación. Dirección de Innovación Pedagógica Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 156 de 292

157 5 Gestionar alta de docente: Con la aprobación de Rectorado, la DIP gestiona con la Coordinación de Servicios al Personal el alta del docente para registro y firma de contratos. Dirección de Innovación Pedagógica / Coordinación de Servicios al Personal Asistente de Servicios al Personal / Administración Verificar cumplimiento de ratificación y 6 promoción: Se verifica el cumplimiento del proceso de ratificación y promoción de los docentes ordinarios y contratados según la normatividad vigente y criterios de la Dirección de Innovación Pedagógica evaluación docente Flujograma: Indicadores: Porcentaje de cumplimiento de requisitos de ingreso a la docencia con maestría. Porcentaje de docentes con grado de maestría Riesgos: Contar con personal docente ordinario o contratado de pregrado y posgrado que no cumpla con lo estipulado en la Ley Nº Actividades de Capacitación: Taller de Capacitación en Requisitos Legales y Reglamentarios. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 157 de 292

158 Documentos Relacionados: Estatuto. Reglamento Académico. Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. ITGC-092 Ingreso a la Docencia Ingreso de personal de Apoyo a la Docencia: Propósito: Orientar respecto al proceso de ingreso de personal de apoyo a docencia y cumplimiento del perfil a nivel nacional Alcance: Aplica a todos los Jefes de práctica, ayudantes de cátedra o de laboratorio, Directores de Escuela, Dirección de Innovación Pedagógica, Coordinadores Académicos Lectivos y Coordinadores de Carrera Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Personal de Apoyo Identificar necesidades de personal de apoyo a docencia: Los Directores de Escuela o 1 Coordinadores de Carrera (Filiales) evalúan la Directores de Coordinador necesidad de ingreso de Jefes de Práctica, Escuela / Académico Ayudantes de Cátedra o de Laboratorio y demás Coordinadores Lectivo formas análogas de colaboración a la labor del de Carrera docente y solicita a Rectorado aprobación de convocatoria para concurso de plazas. Aprobar convocatoria: Se solicita a la 2 Dirección de Innovación Pedagógica verificar necesidad de ingreso de personal de apoyo a la docencia, y se aprueba la convocatoria para concurso de plaza. Rectorado Dirección de Innovación Pedagógica Conducir proceso de concurso: El 3 Coordinador Académico Lectivo en Sede Central y Carrera en Filiales, conducen el proceso de ingreso de personal de apoyo a la docencia aplicando el ITGC-632, y solicita a DIP la aprobación de ingreso de personal de apoyo a la docencia. Coordinador Académico Lectivo / Coordinadores de Carrera Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 158 de 292

159 Verificar ingreso de personal de apoyo a la 4 docencia: Se verifica que el proceso de concurso de personal de apoyo a la docencia se realizó aplicando ITGC-632, se da conformidad del cumplimiento del perfil y se envía a Dirección de Innovación Pedagógica Rectorado para aprobación. 5 Gestionar alta de personal de apoyo a la docencia: Con aprobación de Rectorado, la DIP gestiona con la Coordinación de Servicios al Personal el alta del personal de apoyo a la docencia para registro y firma de contratos. Dirección de Innovación Pedagógica / Coordinación de Servicios al Personal Asistente de Servicios al Personal / Administración Flujograma: Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 159 de 292

160 Indicadores: Porcentaje de cumplimiento de requisitos de ingreso de personal de apoyo a la docencia Riesgos: Designar Jefe de práctica o ayudante de cátedra o de laboratorio sin cumplir los requisitos señalados en la Ley N Actividades de Capacitación: Taller de Capacitación en Requisitos Legales y Reglamentarios Documentos Relacionados: Estatuto. Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. ITGC-632 Ingreso de Personal de Apoyo a la Docencia. Ley Universitaria N Sistema de Evaluación del Aprendizaje: Propósito: Implementar, mantener y mejorar el sistema de evaluación del aprendizaje Alcance: Aplica a todas las Unidades Académicas de la Sede Central y Filiales Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Elaborar documentación del sistema: El Director de Innovación Pedagógica en base al Plan Estratégico Institucional, el Modelo de Acreditación de SINEACE, el Plan Estratégico de la Escuela Profesional y el Plan Operativo de la Carrera Profesional, Director de 1 planifica el proceso de Sistema de Innovación Evaluación del Aprendizaje en lo cual se Pedagógica incluye la elaboración de Proyecto de implementación y/o mantenimiento, Registro de Planificación de Objetivos y Registro de Gestión de Recursos; por Carrera Profesional según corresponda. Personal de Apoyo Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 160 de 292

161 2 Revisar y aprobar documentos del proceso: El Especialista de SGC hace una revisión de la documentación de planificación del proceso de Sistema de Evaluación de Aprendizaje, derivando a SGC para su aprobación. Especialista de Sistema de Gestión de Calidad / Sistema de Gestión de Calidad 3 Elaborar Plan de Difusión: La Dirección de Innovación Pedagógica elabora su Plan de Difusión del Sistema de Evaluación del Aprendizaje para el presente año académico. Director de Innovación Pedagógica Difundir Sistema de Evaluación del 4 Aprendizaje: Se llevan a cabo reuniones de sensibilización y difusión del Sistema de Evaluación del Aprendizaje dirigida a Docentes Titulares, Docentes Tutores y Director de Innovación Pedagógica Asistente de Dirección de Innovación Pedagógica Estudiantes de las Carreras Profesionales. Solicitar Informe de Programa de 5 Acompañamiento Pedagógico: El Director de Innovación Pedagógica solicita informe de Director de Innovación Calidad de Programa de Acompañamiento Pedagógico Pedagógica Asignatura a Calidad de Asignatura. Verificar ponderaciones e instrumentos de evaluación: El Director de Innovación 6 Pedagógica verifica la incorporación en el SPA de ponderaciones e instrumentos de evaluación de cada una de las asignaturas del plan de estudios programadas en el Director de Innovación Pedagógica semestre académico, de acuerdo a lo establecido en documentos normativos. Aplicar Ponderaciones de Evaluación: Los Docentes Tutores aplican según lo 7 planificado las ponderaciones de evaluación establecidas en los sílabos de las Docente Tutor asignaturas. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 161 de 292

162 Verificar articulación de sistemas para evaluación integral del estudiante: El 8 Director de Responsabilidad Social y Docente Tutor Investigador verifican en las asignaturas del EVA (Blended Learning) la articulación de los sistemas de evaluación de la extensión universitaria, proyección social, investigación formativa y trabajo de fin de carrera con el sistema de evaluación del aprendizaje; a fin de tener una evaluación integral del estudiante. El Director de Director de Innovación Pedagógica, / Director de Responsabilidad Social / Docente Tutor Investigador Innovación Pedagógica emite informe dirigido al Director de Escuela firmado por los tres dueños de proceso. Evaluar el desempeño docente en asignaturas: Vicerrectorado Académico evalúa el desempeño docente en las 9 asignaturas en el campus virtual EVA en relación a las ponderaciones, la calidad de los instrumentos de evaluación y su aplicación en la evaluación del proceso de Calidad de Asignatura Asistente de Calidad de Asignatura aprendizaje de los estudiantes. El informe final de dicha evaluación es insumo para el sistema de evaluación de aprendizaje. Derivar estudiantes con problemas de aprendizaje: El docente tutor identifica a los estudiantes que requieran nivelación en 10 temas de las asignaturas para mejorar su rendimiento académico y los deriva al Docente Tutor Psicopedagogía / Docente de servicio de Psicopedagogía y/o Tutoría para Tutoría apoyarlo en sus problemas y dificultades en su desempeño académico. 11 Evaluar satisfacción con el desarrollo del sistema de evaluación del aprendizaje: Se evalúa la satisfacción con el desarrollo de la aplicación del sistema de evaluación del aprendizaje en estudiantes de las carreras Director de Innovación Pedagógica Asistente de Dirección de Innovación Pedagógica Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 162 de 292

163 13 14 profesionales a través de la aplicación de encuestas en el SVA del ERP University. Elaborar Informe de Evaluación Anual: Se elabora un informe de evaluación anual en base a los indicadores obtenidos con los resultados de las encuestas aplicadas y de la evaluación del proceso. Elaborar Plan de Mejora: Se realiza un Plan de Mejora en base a las propuestas de mejora del proceso, resultados de la evaluación realizada por el dueño del proceso, e informe de auditoría (no conformidades y observaciones). Director de Innovación Pedagógica Director de Innovación Pedagógica Flujograma: Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 163 de 292

164 Indicadores: Rendimiento académico de los estudiantes Riesgos: Porcentaje de estudiantes desaprobados. Bajo rendimiento estudiantil Actividades de Capacitación: Taller de Capacitación en Estrategias de enseñanza aprendizaje Talleres de capacitación en instrumentos de evaluación Talleres de capacitación para evaluar competencias en los estudiantes Documentos Relacionados: Estatuto. Reglamento Académico. Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. Modelo de Calidad para la Acreditación de Carreras Profesionales Universitarias Gestión de Centro de Información y Referencia: Propósito: Gestionar los Centros de Información y Referencia asegurando una adecuada infraestructura, equipamiento y servicios (material físico, material virtual, bases de datos, hemerotecas y otros) con la finalidad de lograr la satisfacción de los usuarios Alcance: Aplica a Estudiantes, Docentes y Administrativos de Sede Central y Filiales, Graduados y Usuarios Externos Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Elaborar documentos de planificación de Centros de Información y Referencia: Elabora Coordinador el proyecto de Programa de actualización y de los Centro 1 mejora de los centros de información y referencia de Sede Central y Filiales. Además de la Información y elaboración de los Planes de Difusión y Referencia Capacitación. (CCIR) Personal de Apoyo CCI por Locales y Filiales Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 164 de 292

165 2 Difundir y capacitar: Se difunde los servicios brindados a toda la comunidad universitaria, y se capacita a los estudiantes y docentes de los diversos programas de estudio respecto al uso de biblioteca virtual. CCI por Locales y Filiales Asistente de CCI por Locales y Filiales Asegurar la capacitación a estudiantes: Se 3 asegura la capacitación a estudiantes, realizada por los Coordinadores de Centros de Información CCIR y Referencia por Locales y Filiales. 4 Brindar servicios: Se brinda servicios de acervo bibliográfico físico y virtual (bases de datos, tesis, textos universitarios, hemeroteca). Teniendo en cuenta lo establecido en el MGC CCI por Locales y Filiales Asistente de CCI por Locales y Filiales 5 Recepcionar y registrar tesis físicas y digitales: Se recepciona las tesis físicas y digitales y se registran en el Módulo de Biblioteca. CCI por Locales y Filiales Asistente de CCI por Locales y Filiales 6 Controlar acervo bibliográfico físico: Se brinda el servicio de préstamo de acervo bibliográfico físico, controlando su circulación a través de registro en el Módulo de Biblioteca. CCI por Locales y Filiales Asistente de CCI por Locales y Filiales Asegurar cuidado de acervo bibliográfico: 7 Asegurar la conservación, limpieza y cuidado del acervo bibliográfico físico. Asimismo, se informa a la Coordinación de Acervo Bibliográfico sobre material físico para ser considerados como CCI por Locales y Filiales Asistente de CCI por Locales y Filiales descarte. 8 Supervisar personal a su cargo: Se realiza la supervisión del personal a su cargo por cada Local y Filial, registrando las evidencias en el MOV. CCI por Locales y Filiales Elaborar información para indicadores de gestión: Se elabora la información requerida 9 para los procesos de licenciamiento, acreditación y mejora de los Centros de Información y CCIR Referencia por Locales y Filiales. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 165 de 292

166 Supervisar Centros de Información y 10 Referencia por Locales y Filiales: Se supervisa el cumplimiento de las actividades y CCIR responsabilidades de los procesos a su cargo. Evaluar eficacia de planificación: Se evalúa la eficacia de la planificación de Centros de Información y Referencia y se proponen 11 acciones de mejora. CCIR Si el módulo informático necesita de mejoras se pasa al punto N 12, de lo contrario finaliza el proceso. Solicitar actualización de Módulo de Biblioteca: El Centros de CCI por 12 Información y Referencia es quien solicitará la CCIR Locales y actualización del Módulo de Biblioteca y Filiales propondrá mejoras según el proceso respectivo Flujograma: Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 166 de 292

167 Indicadores: Eficacia del Sistema de Gestión de Biblioteca. Satisfacción con el servicio del Centro de Información y Referencia por Local. Uso de los principales servicios brindados. Porcentaje y tiempo de uso de biblioteca virtual Riesgos: No lograr ofrecer el fácil acceso a la información e incumplir con la oferta de servicios a los usuarios Actividades de Capacitación: Taller de capacitación sobre el uso de biblioteca virtual y catálogo en línea. Taller de capacitación sobre los temas del proceso de circulación, documentación y reportes Documentos Relacionados: Estatuto. Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. Reglamento General. Reglamento Académico. Reglamento de la Biblioteca. ITGC-110 Adquisición de recursos bibliográficos, suscripción de revistas especializadas para biblioteca física y suscripción bases de datos para biblioteca virtual. ITGC-297 Enlace a los recursos de la biblioteca digital por los docentes titulares capacitados en los sílabos. MGC-025 Ejecutar el procesamiento técnico de los recursos bibliográficos a nivel nacional. MGC 026 Préstamos en las modalidades de estantería abierta y cerrada Acervo Bibliográfico: Propósito: Gestionar el acervo bibliográfico físico y virtual según planes de estudio de los programas de pregrado y posgrado de las escuelas profesionales Alcance: Aplica a Acervo Bibliográfico, Asistente de Acervo Bibliográfico, Directores de Escuela y Coordinadores de Filiales. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 167 de 292

168 Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Proponer actualización de acervo bibliográfico: Los Directores de Escuela 1 evalúan las bases de datos y proponen la Directores de renovación y/o suscripciones de bases de Escuela / datos por proveedores externos. En el caso de acervo bibliográfico físico, realizan el Filial requerimiento, cumpliendo con los procedimientos internos y adjuntando el FORMGC-181 llenado por los docentes. Evaluar solicitud de requerimientos: El Acervo Bibliográfico recepciona la solicitud de acervo bibliográfico físico, y realiza la evaluación verificando que esté referenciado en los SPA de las asignaturas del plan de estudios de los 2 programas de las escuelas profesionales. En Acervo el caso de acervo bibliográfico virtual, evalúa Bibliográfico las propuestas enviadas en base al reporte de uso de servicio, según corresponda. Si el acervo bibliográfico es virtual se pasa al punto N 3, y si es acervo bibliográfico físico se pasa al punto N 7. Aprobar suscripciones: Evalúa y aprueba los 3 expedientes para la renovación y/o adquisición Rector de nuevas bases de datos. 4 Procesar pago de suscripciones: Se Jefe de División procesa el pago de las suscripciones de base Financiera de datos aprobadas por Rectorado. 5 Controlar funcionamiento y suscripciones con bases de datos: Se controla el Acervo funcionamiento y las suscripciones con bases Bibliográfico de datos y sus respectivos contratos. 6 Evaluar operatividad de bases de datos: El Director de Director de Escuela evalúa operatividad y Escuela óptimo funcionamiento de las bases de datos Personal de Apoyo Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 168 de 292

169 para responder a las necesidades de sus programas de estudios. Finaliza el proceso. 7 Solicitar compra de acervo bibliográfico físico: Se solicita los recursos bibliográficos mediante el Módulo de Requerimientos para que se inicie el proceso de compras. Acervo Bibliográfico Recepcionar los acervos bibliográficos: Se recepciona el acervo bibliográfico adquirido Asistente de 8 para Sede Central y Filiales, y se deriva al Acervo Acervo Acervo Bibliográfico para su Bibliográfico Bibliográfico catalogación. 9 Clasificar y catalogar: Se cataloga el acervo bibliográfico físico y las tesis en el Módulo de Biblioteca, teniendo en cuenta lo establecido en el MGC-025. Asistente de Acervo Bibliográfico 10 Distribuir acervos bibliográficos: Se distribuye el acervo bibliográfico mediante acta de entrega para cada Centro de Información y Referencia en Sede Central y Filiales. Acervo Bibliográfico Asistente de Acervo Bibliográfico Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 169 de 292

170 Flujograma: Indicadores: Porcentaje de acervo bibliográfico físico referenciado en los SPA de las asignaturas Riesgos: Poca o ninguna pertinencia de las colecciones y del material bibliográfico con relación a los programas curriculares y necesidades de los usuarios Actividades de Capacitación: Taller de capacitación sobre procesamiento de los acervos bibliográficos Documentos Relacionados: Estatuto. Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. Reglamento General. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 170 de 292

171 Reglamento Académico. Reglamento de la Biblioteca. ITGC-110 Adquisición de recursos bibliográficos, suscripción de revistas especializadas para biblioteca física y suscripción bases de datos para biblioteca virtual. ITGC-297 Enlace a los recursos de la biblioteca digital por los docentes titulares capacitados en los sílabos. MGC-025 Ejecutar el procesamiento técnico de los recursos bibliográficos a nivel nacional. MGC 026 Préstamos en las modalidades de estantería abierta y cerrada Supervisión de Educación a Distancia - SUA: Propósito: Coordinar las actividades de la modalidad de educación a distancia y realiza la revisión del cumplimiento de normas académicas y administrativas Alcance: Aplica a Carreras Profesionales que cuentan con modalidad de educación a distancia Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Evaluar ambientes de aprendizaje SUA: Se evalúa si las aulas de aprendizaje SUA 1 cumplen las condiciones para el desarrollo del Educación a proceso de enseñanza aprendizaje en la Distancia modalidad a distancia. Coordinar mejoras de ambientes: Se coordina con los Directores de Escuela en 2 Sede Central y Coordinadores de Filiales la Educación a implementación de mejoras en los ambientes Distancia de aprendizaje SUA. Verificar implementación de mejoras de ambientes: Se verifica la gestión realizada por 3 los Directores de Escuela y Coordinadores de Educación a Filiales con respecto a la implementación de Distancia mejoras en ambientes de aprendizaje SUA. Personal de Apoyo Especialista de Educación a Distancia Especialista de Educación a Distancia Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 171 de 292

172 4 Supervisar programación académica: Se supervisa la programación académica de la modalidad a distancia de acuerdo a los cronogramas de clases presenciales y tutorías académicas. Educación a Distancia Especialista de Educación a Distancia / Asistente de Educación a Distancia Registrar observaciones en MOV: Se Especialista de 5 registran observaciones para las estrategias de mejora de la programación académica, en concordancia a lo establecido en el Reglamento de Régimen de Estudios. Educación a Distancia Educación a Distancia / Asistente de Educación a Distancia Supervisar ejecución lectiva: Se supervisa la ejecución lectiva de la modalidad a distancia de acuerdo a lo establecido en el proyecto de incorporación y desarrollo de los programas de Coordinadores 6 educación a distancia en ULADECH Educación a Académico (tutoría administrativa, tutoría académica, Distancia Lectivos clases semi-presenciales e interacción con plataforma), en coordinación con los Coordinadores Académico Lectivos. 7 Evaluar satisfacción del estudiante: Se evalúa la satisfacción de los estudiantes de la modalidad a Distancia a través de encuestas y entrevistas. Educación a Distancia Especialista de Educación a Distancia / Asistente de Educación a Distancia Implementar mejoras académicas en modalidad a distancia: Se implementa las Especialista de 8 mejoras académicas de modalidad a distancia Educación a Educación a a través de proyectos propuestos a Rectorado Distancia Distancia y coordinados con las Escuelas Profesionales. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 172 de 292

173 Flujograma: Indicadores: Porcentaje de ambientes de aprendizaje SUA adecuados para el proceso de enseñanza aprendizaje. Satisfacción de los estudiantes con el servicio de educación a distancia. Porcentaje del cumplimiento en la programación académica en modalidad a distancia. Porcentaje de cumplimiento de las tutorías académicas y/o administrativas. Porcentaje de cumplimiento de las clases semipresenciales. Porcentaje de la interacción en el EVA Pregrado Riesgos: Insatisfacción del servicio de la modalidad de educación a distancia. Deserción de los estudiantes de la modalidad de educación a distancia. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 173 de 292

174 Actividades de Capacitación: Taller de Capacitación en Requisitos Legales y Reglamentarios. Taller de Capacitación en estrategias de enseñanza aprendizaje en modalidad a distancia Documentos Relacionados: Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. Proyecto Educativo de Escuelas Profesionales. Reglamento Académico. Reglamento de Régimen de Estudios. Ley Universitaria N ITGC-330 Procesos para la Modalidad a Distancia. ITGC-477 Pago de las asignaturas a los docentes Estudio de Demanda Social y Mercado Ocupacional: Propósito: Elaborar los estudios de demanda social y mercado ocupacional con la finalidad de identificar la demanda de profesionales y ofertar los programas de estudios de la Universidad acorde con las necesidades de la sociedad Alcance: Aplica a todas las Escuelas Profesionales de la Universidad y Grupos de Interés Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Identificar representantes de instituciones: Se identifica a los representantes de las diferentes empresas o instituciones que Director de 1 forman parte de la oferta laboral para los Escuela / egresados de la universidad, y se socializa la información con el Dueño de Proceso de Filial Estudio de Demanda Social y Mercado Ocupacional. Visitar representantes de instituciones: El Dueño de 2 Dueño de Proceso de Estudio de Demanda Proceso de Social y Mercado Ocupacional visita a los Estudio de Personal de Apoyo Especialista de Estudio de Demanda Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 174 de 292

175 representantes de las diferentes empresas o Demanda Social Social y instituciones con la finalidad de medir la y Mercado Mercado cantidad de plazas ofertantes y tendencias Ocupacional Ocupacional ocupacionales. Elaborar y/o actualizar estudio de demanda social y mercado ocupacional: Se elabora Dueño de Especialista de y/o actualiza el estudio de demanda social y Proceso de Estudio de 3 mercado ocupacional de cada programa de estudios a partir del análisis nacional y Estudio de Demanda Social Demanda Social y regional de las tendencias ocupacionales, con y Mercado Mercado la finalidad de identificar la demanda Ocupacional Ocupacional ocupacional. Socializar estudio de demanda social y 4 mercado ocupacional: Se socializa el estudio con los representantes de las empresas o instituciones que forman parte del mercado laboral, con la finalidad de obtener la validación de expertos sobre el estudio. En el caso de presentarse aportes y/u observaciones se pasa al punto N 5, de lo Dueño de Proceso de Estudio de Demanda Social y Mercado Ocupacional Especialista de Estudio de Demanda Social y Mercado Ocupacional contrario se pasa al punto N 6. 5 Levantar observaciones e implementar aportes: Se incluyen los aportes y/o se levantan las observaciones en el estudio y se reenvía para conformidad y emisión de documento de validación de expertos por parte de los representantes de las empresas o instituciones. Dueño de Proceso de Estudio de Demanda Social y Mercado Ocupacional Especialista de Estudio de Demanda Social y Mercado Ocupacional Gestionar aprobación de estudio de Dueño de Especialista de demanda social y mercado ocupacional: Se Proceso de Estudio de 6 gestiona con el Director de Escuela la aprobación del estudio demanda social y Estudio de Demanda Social Demanda Social y mercado ocupacional ante el Consejo de y Mercado Mercado Facultad. Ocupacional Ocupacional Registrar evidencias en MOSIF: Se registran Dueño de Especialista de 7 en Módulo de Sistematización de Fuentes de Verificación (MOSIF) el estudio de demanda Proceso de Estudio de Estudio de Demanda social y mercado ocupacional con su Demanda Social Social y Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 175 de 292

176 respectiva resolución, documento de validación de expertos, ratios de demanda de admisión e informes de estudio. y Mercado Ocupacional Mercado Ocupacional Flujograma: Indicadores: Ratios de admisión. Número de estudios de demanda social y mercado ocupacional elaborados y/o actualizados anualmente Riesgos: Demora de emisión de documento de validación Actividades de Capacitación: Taller de Capacitación en Requisitos Legales y Reglamentarios. Taller de Capacitación en Técnicas de recopilación de información Documentos Relacionados: Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. Proyecto Educativo de Escuelas Profesionales. Ley Universitaria N Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 176 de 292

177 III.9. DIVISIÓN DE ADMISIÓN 1. Propósito: Establecer los procesos para gestionar la promoción de la admisión y su correspondiente ejecución de acuerdo a la cantidad de vacantes definidas. 2. Estructura: Unidad Jerárquica / Unidad Operativa División de Admisión Procesos Calidad Promoción de la Admisión. Ejecución de la Admisión. Funcionamiento 3. Procesos: 3.1. Promoción de la Admisión: Propósito: Planificar, ejecutar y controlar la promoción de las carreras de pregrado en la Sede Central y Filiales Alcance: Aplica a postulantes e interesados en programas de pregrado a nivel de Sede Central y Filiales Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Personal de Apoyo Planificar promoción y difusión: En el caso de pregrado el Jefe de División de Admisión en Jefe de División 1 Sede Central elabora el Presupuesto Anual, y de Admisión / Especialista de en Filiales es elaborado por el Coordinadores Admisión / Admisión (Filial) y enviado a División de de Admisión Coordinador Admisión. (Filial) / de Filial En el posgrado y segunda especialidad el Directores de presupuesto se incorpora en el proyecto del Escuela programa, el cual es aprobado por Rectorado. Ejecutar actividades de promoción y Jefe de División Personal de 2 difusión: Se llevan a cabo las actividades de de Admisión / Plataforma de promoción y/o difusión en Sede Central y Coordinadores Atención al Filiales para difundir las bondades de los de Admisión Usuario (Sede Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 177 de 292

178 servicios universitarios a nivel de pregrado, (Filial) / Central y Filial) según cronograma de planificación mensual. Directores de En el caso de posgrado y segunda Escuela especialidad, las actividades de promoción y difusión están a cargo del Director de Escuela. Difundir ejecución de examen de conocimientos: Se promociona y difunde los Jefe de División 3 procesos de admisión de pregrado a través de los diferentes medios de comunicación y otros métodos. En el caso de posgrado la difusión del examen de Admisión / Coordinadores de Filial / Directores de Coordinador de Admisión (Filial) de conocimientos está a cargo del Director de Escuela Escuela y finaliza el proceso. Elaborar Informe Anual de Promoción: Se Jefe de División elabora el informe de evaluación de promoción de Admisión / 4 y difusión, a nivel de pregrado en Sede Central Coordinadores y Filiales; adjuntando las evidencias de Admisión correspondientes. (Filial) Flujograma: Indicadores: Satisfacción de las actividades de promoción y difusión. Eficacia de las actividades de promoción y difusión. Número de postulantes. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 178 de 292

179 Riesgos: Reducción del presupuesto. Fragilidad económica del país. Pérdida de solidez e imagen de la Universidad Actividades de Capacitación: Taller de Capacitación en Promoción y Difusión Documentos Relacionados: Estatuto. Reglamento General. Reglamento de Organizaciones y Funciones por Procesos. Reglamento de Admisión. ITGC-623 Promoción de la Admisión. FORMGC-347 Cronograma Mensual de Actividades de Promoción. FORMGC-339 Cargo de Visitas a Instituciones Ejecución de la Admisión: Propósito: Programar y ejecutar el proceso de admisión en la Sede Central y Filiales, para programas de pregrado, posgrado y segunda especialidad Alcance: Aplica a postulantes de programas de pregrado, posgrado y segunda especialidad en Sede Central y Filiales Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Conformar Comisión General de Admisión: Se designa anualmente a los integrantes de la Comisión General de Admisión y los Comités de Admisión de Filiales para su aprobación 1 mediante resolución mediante Consejo Jefe de División Universitario. Son responsables de los de Admisión procesos de admisión de programas de pregrado, posgrado y segunda especialidad, según corresponda. Personal de Apoyo Directores de Escuela / Coordinador de Carrera (Filiales) / Coordinador de Filial Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 179 de 292

180 Fijar número de vacantes: El Director de Escuela fija el número de vacantes anual (por semestre) para los programas de pregrado, posgrado y segunda especialidad. Para las Filiales el número de vacantes se fija en Coordinador 2 coordinación con Carrera o quien haga sus veces. Luego se socializa con División de Registros Académicos y se envía a Director de Escuela de Carrera (Filial) / Coordinador División de Admisión para visto de de Filial conformidad. Finalmente, el Director de Escuela remite para su aprobación en Consejo de Facultad y ratificación en Consejo Universitario. Programar proceso de admisión: Se elabora el cronograma de admisión para pregrado, posgrado y segunda especialidad, previo visto Jefe de de conformidad de División de Registros División de 3 Académicos. Se envía a Rectorado para su aprobación mediante resolución de Consejo Jefe de División de Admisión Registros Académicos / Universitario. Cada cronograma de admisión Directores de se socializa con División de Registros Escuela Académicos y Directores de Escuela, para articular con cronograma académico 4 Inscribir postulante: Se brinda información al postulante de pregrado, posgrado y segunda especialidad, para su inscripción, previo pago de derecho de admisión. Se entrega el Reglamento de Admisión (formato digital) y Carné de Postulante. Personal de Plataforma de Atención al Usuario (Sede Central y Filial) Unidad de Caja de Admisión (Sede Central y Filial) Implementar proceso de evaluación: La Comisión General de Admisión elabora el prospecto, examen de conocimientos y evaluación individual para programas de Comisión 5 pregrado. General de Admisión Para programas de posgrado y segunda especialidad se elabora el examen de conocimientos. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 180 de 292

181 Asignar responsables del examen de conocimientos y evaluación individual: El 6 Presidente de la Comisión General de Admisión solicitará a los Directores de Escuela y Presidentes de Comités de Admisión en Filial, la relación de sus responsables de aplicar el examen de conocimientos y evaluación individual por cada proceso de admisión de los programas de pregrado, Presidente de Comisión General de Admisión Director de Escuela / Presidentes de Comités de Admisión (Filial) posgrado y segunda especialidad, en Sede Central y Filiales, según corresponda. Ejecutar examen: Se aplica el examen de conocimientos y evaluación individual para 7 programas de pregrado, posgrado y segunda especialidad, según corresponda, y se emite acta de conformidad. La Comisión General de Admisión y Comités de Admisión (Filiales) son responsables de procesamiento de resultados a nivel de pregrado. Los Directores de Escuela son Comisión General de Admisión / Comités de Admisión (Filial) / Directores de Escuela Jefe de División de Admisión / Jefe de División de Registros Académicos responsables de procesar resultados a nivel de posgrado y segunda especialidad. Publicar resultados: La Comisión General de 8 Admisión y/o Comités de Admisión publican los resultados del examen de conocimiento y/o evaluación individual de programas de pregrado, posgrado y segunda especialidad, a través de la página web institucional y periódicos murales de la universidad, según Comisión General de Admisión / Comités de Admisión (Filial) Personal de Plataforma de Atención al Usuario (Sede Central y Filial) Reglamento de Admisión. Emitir Constancia de Ingreso: El Personal Personal de de Plataforma de Atención al Usuario, realiza Plataforma de la entrega de constancia de ingreso y Atención al 9 Reglamento Estudiantil (formato digital) a los ingresantes de programas de pregrado, Usuario (Sede Central y Filial) / debiendo registrar su firma en el formato de Director de Entrega de Constancia de Ingreso. Escuela / Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 181 de 292

182 En el caso posgrado y segunda especialidad Carrera (Filial) el responsable de la entrega de constancia de ingreso y Reglamento Estudiantil es el Director de Escuela en Sede Central y Carrera en Filiales. Derivar expedientes de postulantes: Personal de Culminado el proceso de admisión se ordenan Plataforma de los expedientes de ingresantes de pregrado y Atención al se derivan a la Coordinación de Expedientes. Usuario (Sede Jefe de 10 En el caso de posgrado y segunda Central) / Coordinaciones División de Registros especialidad los expedientes son derivados de Admisión Académicos directamente por la Escuela Profesional a la (Filial) / Coordinación de Expedientes. Director de Escuela Presentar informe de ejecución del proceso de admisión: La Comisión General de Comisión Admisión y/o Comités de Admisión presentan General de 11 la información de la ejecución del examen de Admisión / conocimiento y evaluación individual, a nivel Comités de de pregrado, posgrado y segunda Admisión (Filial) especialidad, según corresponda. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 182 de 292

183 Flujograma: Indicadores: Porcentaje de crecimiento. Satisfacción respecto al proceso de admisión. Eficacia respecto al proceso de admisión Riesgos: Pérdida de solidez e imagen de la Universidad Actividades de Capacitación: Taller de Capacitación en Ejecución de la Admisión Documentos Relacionados: Estatuto Institucional. Reglamento General Institucional. Reglamento de Organizaciones y Funciones. Manual de Organización y Funciones. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 183 de 292

184 Reglamento de Admisión. Reglamento de Posgrado. ITGC-622 Ejecución de la Admisión. FORMGC-343 Seguimiento a postulantes que no se presentaron al examen de conocimientos. FORMGC-344 Seguimiento a postulantes- ingresantes que no se matricularon. III.10. DIVISIÓN DE BIENESTAR 1. Propósito: Establecer los procesos para gestionar los servicios educacionales complementarios básicos en la Universidad. 2. Estructura: Unidad Jerárquica / Unidad Operativa División de Bienestar Coordinación de Bienestar Procesos Calidad Servicio de Salud. Servicios Culturales y Deportivos. Servicio de Psicopedagogía. Servicio Social. Bienestar Estudiantil. Servicio de Pastoral y Espiritualidad. Funcionamiento 3. Procesos: 3.1. Servicio de Salud: Propósito: Planificar, ejecutar, evaluar y mejorar los servicios de salud de la universidad Alcance: Aplica a Estudiantes de todas las Carreras Profesionales en Sede Central y Filiales. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 184 de 292

185 Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Elaborar Plan Anual del Servicio: El Especialista de Servicios de Salud elabora el Especialista de Plan Anual de Servicio de Salud para Sede Servicios de Salud / 1 Central y lo registra en el Módulo de Bienestar. Asimismo, apoya a los Coordinadores de Bienestar (Filial) Bienestar en Filiales en su elaboración y registro. Especialista de Elaborar proyecto: Se elabora los proyectos Servicios de Salud / 2 según lo establecido en el Plan Anual. Bienestar (Filial) Aprobar proyecto: El Jefe de División de Bienestar aprueba los proyectos elaborados por los servicios de bienestar. Jefe de División de 3 Si el proyecto tiene prepuesto se pasa al Bienestar punto N 4, de lo contrario se pasa al punto N 5. Aprobar presupuesto y proyecto: El Rector 4 aprueba los proyectos que contienen Rector presupuesto. Difundir actividades: Se realiza la difusión de Especialista de las actividades a llevarse a cabo, en los Servicios de Salud / 5 diferentes medios de comunicación de la universidad. Bienestar (Filial) Personal de Apoyo 6 7 Ejecutar actividades: Se ejecutan las actividades de Servicios de Salud. Registrar beneficiarios: En base al Registro de Asistencia se realiza el registro de los beneficiarios en el Módulo informático indicando los datos del beneficiario como de la actividad. Especialistas de Servicios de Salud / Bienestar (Filial) Especialista de Servicios de Salud / Bienestar (Filial) Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 185 de 292

186 Realizar entrevistas y encuestas: Se aplican a los beneficiarios para medir el nivel de satisfacción y como evidencia de la actividad. Monitorear actividades en filiales: Se monitorea las actividades que se llevan a cabo en las filiales solicitando las evidencias necesarias. Elaborar informe de actividades del servicio: Se elabora informe y se propone acciones de mejora del servicio. Especialista de Servicios de Salud / Bienestar (Filial) Especialista de Servicios de Salud Especialista de Servicios de Salud / Bienestar (Filial) Flujograma: Indicadores: Eficacia del Servicio de Salud. Satisfacción del Servicio de Salud Riesgos: No desarrollo de actividades de servicios educacionales complementarios básicos. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 186 de 292

187 Actividades de Capacitación: Taller de Capacitación en Módulo de Bienestar y Módulo de Verificaciones (MOV). Taller de Capacitación en elaboración de proyectos Documentos Relacionados: Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. ITGC-386 Programas de Bienestar Universitario. ITGC-497 Chequeo Médico para Estudiantes. ITGC-576 Implementación de los tópicos de emergencia y botiquín en los locales de ULADECH a nivel nacional. ITGC-361 Implementar los cafetines saludables en la ULADECH. FORMGC-212 Programación de actividades de la coordinación de preventorio Servicios Culturales y Deportivos: Propósito: Planificar, ejecutar, evaluar y mejorar los servicios culturales y deportivos de la Universidad Alcance: Aplica a Estudiantes de todas las Carreras Profesionales en Sede Central y Filiales Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Personal de Apoyo 1 Elaborar Plan Anual del Servicio: El Especialista de Servicios Culturales y Deportivos elabora el Plan Anual de Servicios Culturales y Deportivos para Sede Central y lo registra en el Módulo de Bienestar. Asimismo, apoya a los Coordinadores de Bienestar en Especialista de Servicio Cultural y Deportivo / Bienestar (Filial) Especialista de Actividades Culturales / Especialista de Actividades Deportivas Filiales en su elaboración y registro. 2 Elaborar proyecto: Se elabora los proyectos específicos según lo establecido en el Plan Anual del Servicio en sede central y filial. Especialista de Servicio Cultural y Deportivo / Bienestar (Filial) Especialista de Actividades Culturales / Especialista de Actividades Deportivas Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 187 de 292

188 Revisar proyecto: El Jefe de División de Bienestar revisa los proyectos específicos 3 elaborados por los especialistas de los servicios culturales y deportivos para Jefe de División de Bienestar conformidad y envío para aprobación a Rectorado. Aprobar proyecto: El Rector aprueba los 4 proyectos específicos vía trámite Rector documentario. 5 Difundir actividades: Se realiza la difusión de las actividades aprobadas en el plan anual de servicios culturales y deportivos a llevarse a cabo, en los diferentes medios de comunicación de la Universidad. Especialista de Servicio Cultural y Deportivo / Bienestar (Filial) Especialista de Actividades Culturales / Especialista de Actividades Deportivas 6 Ejecutar actividades: Se ejecutan las actividades de Servicios Culturales y Deportivos según proyectos específicos aprobados. Especialista de Servicio Cultural y Deportivo / Bienestar (Filial) Especialista de Actividades Culturales / Especialista de Actividades Deportivas 7 Registrar beneficiarios: En base al Registro de Asistencia se realiza el registro de los beneficiarios en el Módulo informático indicando los datos del beneficiario como de la actividad. Especialista de Servicio Cultural y Deportivo / Bienestar (Filial) Especialista de Registros de Bienestar 8 Realizar entrevistas y encuestas: Se aplican a los beneficiarios para medir el nivel de satisfacción con la actividad ejecutada. Especialista de Servicio Cultural y Deportivo / Bienestar (Filial) Especialista de Actividades Culturales / Especialista de Actividades Deportivas Especialista de Especialista de Elaborar informe de actividades ejecutadas: Servicio Cultural Actividades 9 Los especialistas elaboran el informe de y Deportivo / Culturales / ejecución de las actividades debidamente Especialista de sustentado a nivel de sede central, y en filiales Bienestar (Filial) Actividades Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 188 de 292

189 coordinan las actividades ejecutadas solicitando el informe respectivo debidamente sustentado. Deportivas 10 Elaborar informe de evaluación del plan anual del servicio: Se elabora informe de evaluación anual y se propone acciones de mejora del servicio. Especialista de Servicio Cultural y Deportivo Flujograma: Indicadores: Eficacia del Servicio Cultural y Deportivo. Satisfacción del Servicio Cultural y Deportivo Riesgos: No desarrollo de actividades de servicios educacionales complementarios básicos. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 189 de 292

190 Actividades de Capacitación: Taller de Capacitación en Módulo de Bienestar y Módulo de Verificaciones (MOV). Taller de Capacitación en elaboración de proyectos Documentos Relacionados: Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. ITGC-386 Programas de Bienestar Universitario. ITGC-331 Servicios culturales y deportivos Servicios de Psicopedagogía: Propósito: Planificar, ejecutar, evaluar y mejorar los servicios de psicopedagogía de la universidad Alcance: Aplica a Estudiantes de todas las Carreras Profesionales en Sede Central y Filiales Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Personal de Apoyo Elaborar Plan Anual del Servicio: El Especialista de Servicios de Psicopedagogía elabora el Plan Anual de Servicios de Psicopedagogía para Sede Central y lo registra en el Módulo de Bienestar. Asimismo, apoya a los Coordinadores de Bienestar en Filiales en su elaboración y registro. Elaborar proyecto: Se elabora los proyectos según lo establecido en el Plan Anual. Aprobar proyecto: El Jefe de División de Bienestar aprueba los proyectos elaborados por los servicios de bienestar. Especialista de Servicio de Psicopedagogía / Coordinador de Bienestar (Filial) Especialista de Servicios de Psicopedagogía / Coordinador de Bienestar (Filial) Jefe de División de Bienestar Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 190 de 292

191 Si el proyecto tiene prepuesto se pasa al punto N 4, de lo contrario se pasa al punto N 5. Aprobar presupuesto y proyecto: El Rector aprueba los proyectos que contienen presupuesto. Difundir actividades: Se realiza la difusión de las actividades a llevarse a cabo, en los diferentes medios de comunicación de la universidad. Ejecutar actividades: Se ejecutan las actividades de Servicios de Psicopedagogía. Registrar beneficiarios: En base al Registro de Asistencia se realiza el registro de los beneficiarios en el Módulo informático indicando los datos del beneficiario como de la actividad. Realizar entrevistas y encuestas: Se aplican a los beneficiarios para medir el nivel de satisfacción y como evidencia de la actividad. Monitorear actividades en filiales: Se monitorea las actividades que se llevan a cabo en las filiales solicitando las evidencias necesarias. Elaborar informe de actividades del servicio: Se elabora informe y se propone acciones de mejora del servicio. Rector Especialista de Servicios de Psicopedagogía / Coordinador de Bienestar (Filial) Especialista de Servicios de Psicopedagogía / Coordinador de Bienestar (Filial) Especialista de Servicios de Psicopedagogía / Coordinador de Bienestar (Filial) Especialista de Servicios de Psicopedagogía / Coordinador de Bienestar (Filial) Especialista de Servicios de Psicopedagogía Especialista de Servicios de Psicopedagogía Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 191 de 292

192 / Coordinador de Bienestar (Filial) Flujograma: Indicadores: Eficacia del Servicio Psicopedagogía. Satisfacción del Servicio Psicopedagogía Riesgos: Inadecuada atención psicopedagógica y social de casos. No desarrollo de actividades de servicios educacionales complementarios básicos Actividades de Capacitación: Taller de Capacitación en Módulo de Bienestar y Módulo de Verificaciones (MOV). Taller de Capacitación en elaboración de proyectos Documentos Relacionados: Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. ITGC-386 Programas de Bienestar Universitario. FORMGC-212 Programación de actividades de la coordinación de preventorio. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 192 de 292

193 3.4. Servicio Social: Propósito: Planificar, ejecutar, evaluar y mejorar los servicios sociales de la universidad Alcance: Aplica a estudiantes de todas las Carreras Profesionales en Sede Central y Filiales Descripción del Proceso: Personal de N Actividad Responsable Apoyo Elaborar Plan Anual del Servicio: El Especialista de Servicio Social elabora el Plan Anual de Servicio Social para Sede Central y lo registra en el Módulo de Bienestar. Asimismo, apoya a los Coordinadores de Bienestar en Filiales en su elaboración y registro. Elaborar proyecto: Se elabora los proyectos según lo establecido en el Plan Anual. Aprobar proyecto: El Jefe de División de Bienestar aprueba los proyectos elaborados por los servicios de bienestar. Si el proyecto tiene prepuesto se pasa al punto N 4, de lo contrario se pasa al punto N 5. Aprobar presupuesto y proyecto: El Rector aprueba los proyectos que contienen presupuesto. Difundir actividades: Se realiza la difusión de las actividades a llevarse a cabo, en los diferentes medios de comunicación de la universidad. Ejecutar actividades: Se ejecutan las actividades de Servicio Social. Especialista de Servicio Social / Bienestar (Filial) Especialista de Servicio Social / Bienestar (Filial) Jefe de División de Bienestar Rector Especialista de Servicio Social / Bienestar (Filial) Especialista de Servicio Social / Bienestar (Filial) Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 193 de 292

194 Registrar beneficiarios: En base al Registro de Asistencia se realiza el registro de los beneficiarios en el Módulo informático indicando los datos del beneficiario como de la actividad. Realizar entrevistas y encuestas: Se aplican a los beneficiarios para medir el nivel de satisfacción y como evidencia de la actividad. Monitorear actividades en filiales: Se monitorea las actividades que se llevan a cabo en las filiales solicitando las evidencias necesarias. Elaborar informe de actividades del servicio: Se elabora informe y se propone acciones de mejora del servicio. Especialista de Servicio Social / Bienestar (Filial) Especialista de Servicio Social / Bienestar (Filial) Especialista de Servicio Social Especialista de Servicio Social / Bienestar (Filial) Flujograma: Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 194 de 292

195 Indicadores: Eficacia del Servicio Social. Satisfacción del Servicio Social Riesgos: Inadecuada atención psicopedagógica y social de casos. No desarrollo de actividades de servicios educacionales complementarios básicos Actividades de Capacitación: Taller de Capacitación en Módulo de Bienestar y Módulo de Verificaciones (MOV). Taller de Capacitación en elaboración de proyectos Documentos Relacionados: Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. ITGC-386 Programas de Bienestar Universitario. ITGC-612 Llenado de Ficha Socio Económica de Estudiante. FORMGC-212 Programación de actividades de la coordinación de preventorio Bienestar Estudiantil: Propósito: Otorgar becas y categorizaciones a estudiantes según su rendimiento académico, deportivo y situación económica Alcance: Aplica a estudiantes de todas las Carreras Profesionales en Sede Central y Filiales Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Establecer número de vacantes: Se revisa en el Módulo de Registros Académicos el listado de estudiantes de tercio superior, y se 1 solicita a Coordinación de Presupuesto la Especialista de rentabilidad económica para cada carrera Servicio Social profesional. Con todo esto se determina el número de vacantes. Personal de Apoyo Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 195 de 292

196 Realizar convocatoria: Se realiza la Especialista de 2 convocatoria mediante página web de la universidad, redes sociales y periódicos Servicio Social / murales de la universidad. Bienestar (Filial) 3 Recepcionar expedientes: Se recepciona los expedientes y verifica que los estudiantes cumplan con los requisitos completos que se estipulan en el reglamento de categorizaciones y becas, según cronograma de convocatoria. Especialista de Servicio Social / Bienestar (Filial) Registrar Ficha Socioeconómica: El estudiante debe realizar el llenado de la Ficha Socioeconómica en el Módulo del mismo 4 nombre. Estudiante Si la solicitud es para beca por situación económica se pasa al punto N 5, de lo contrario se pasa al punto N 6. Realizar evaluación social: La Trabajadora Social realiza la evaluación con las técnicas de 5 entrevista (FORMGC-064 Ficha de Entrevista) y visita domiciliaria (FORMGC-065 Informe de Especialista de Servicio Social Visita Domiciliaria al Estudiante). Se pasa al punto N 7. Verificar condición de estudiante: Con respecto a rendimiento académico, se evalúa 6 la relación del tercio superior obtenida y se verifica que el estudiante no esté beneficiado bajo ninguna otra modalidad. Con respecto a deportistas destacados, se verifica la relación Especialista de Servicio Social Especialista de Servicios Deportivos facilitada por Coordinación de Servicio Deportivo; para otorgamiento de beneficio. Aprobar beneficiarios: Rectorado aprueba 7 los beneficiarios con la lista remitida por Especialista de Servicio Social informando las Rector becas, medias becas y categorizaciones. Registrar beneficiarios: Se registra los datos 8 de los beneficiarios de becas y categorizaciones en el Módulo Pro-Becas. Especialista de Servicio Social Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 196 de 292

197 9 Realizar seguimiento y control de beneficios: Se hace seguimiento y control de las becas y categorizaciones otorgadas al culminar el semestre académico. Especialista de Servicio Social Flujograma: Indicadores: Eficacia del Programa de Becas. Satisfacción del Programa de Becas Riesgos: Estudiantes beneficiados que no cumplen con requisitos de la norma para otorgamiento de becas o categorizaciones Actividades de Capacitación: Capacitación en Módulo de Pro-Becas Documentos Relacionados: Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. Reglamento de Programas de Ayuda Estudiantil. Reglamento de Categorización de Pensiones. ITGC-381 Programa de becas, movilidad académica, bolsas de trabajo y pasantías. FORMGC-064 Ficha de Entrevista. FORMGC-065 Informe de Visita Domiciliaria al Estudiante. Ley Universitaria N Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 197 de 292

198 3.6. Servicio de Pastoral y Espiritualidad: Propósito: Planificar, ejecutar, evaluar y mejorar los servicios de pastoral y espiritualidad Alcance: Aplica a Estudiantes de todas las Carreras Profesionales en Sede Central y Filiales Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Personal de Apoyo Elaborar Plan Anual del Servicio: El Especialista de Servicio de Pastoral y Espiritualidad elabora el Plan Anual de Servicio de Pastoral y Espiritualidad para Sede Central y lo registra en el Módulo de Bienestar. Asimismo, apoya a los Coordinadores de Bienestar en Filiales en su elaboración y registro. Elaborar proyecto: Se elabora los proyectos según lo establecido en el Plan Anual. Aprobar proyecto: El Jefe de División de Bienestar aprueba los proyectos elaborados por los servicios de bienestar. Si el proyecto tiene prepuesto se pasa al punto N 4, de lo contrario se pasa al punto N 5. Aprobar presupuesto y proyecto: El Rector aprueba los proyectos que contienen presupuesto. Difundir actividades: Se realiza la difusión de las actividades a llevarse a cabo, en los diferentes medios de comunicación de la Universidad. Especialista de Servicio de Pastoral y Espiritualidad / Bienestar (Filial) Especialista de Servicio de Pastoral y Espiritualidad / Bienestar (Filial) Jefe de División de Bienestar Rector Especialista de Servicio de Pastoral y Espiritualidad / Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 198 de 292

199 Ejecutar actividades: Se ejecutan las actividades de Servicios de Pastoral y Espiritualidad. Registrar beneficiarios: En base al Registro de Asistencia se realiza el registro de los beneficiarios en el Módulo informático indicando los datos del beneficiario como de la actividad. Realizar entrevistas y encuestas: Se aplican a los beneficiarios para medir el nivel de satisfacción y como evidencia de la actividad. Monitorear actividades en filiales: Se monitorea las actividades que se llevan a cabo en las filiales solicitando las evidencias necesarias. Elaborar informe de actividades del servicio: Se elabora informe y se propone acciones de mejora del servicio. Bienestar (Filial) Especialista de Servicio de Pastoral y Espiritualidad / Bienestar (Filial) Especialista de Servicio de Pastoral y Espiritualidad / Bienestar (Filial) Especialista de Servicio de Pastoral y Espiritualidad / Bienestar (Filial) Especialista de Servicio de Pastoral y Espiritualidad Especialista de Servicio de Pastoral y Espiritualidad / Bienestar (Filial) Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 199 de 292

200 Flujograma: Indicadores: Eficacia del Servicio de Pastoral y Espiritualidad. Satisfacción del Servicio de Pastoral y Espiritualidad Riesgos: No desarrollo de actividades de servicios educacionales complementarios básicos Actividades de Capacitación: Taller de Capacitación en Módulo de Bienestar y Módulo de Verificaciones (MOV). Taller de Capacitación en elaboración de proyectos Documentos Relacionados: Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. ITGC-386 Programas de Bienestar Universitario. ITGC-103 Ejecutar Plan Anual de Deportes. FORMGC-212 Programación de actividades de la coordinación de preventorio. FORMGC-189 Registro de Asistencia del SPES. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 200 de 292

201 III.11. DIVISIÓN FINANCIERA 1. Propósito: Establecer los procesos para gestionar los recursos económicos y financieros de acuerdo al presupuesto aprobado y directivas del Rectorado asegurando su sostenibilidad y fortalecimiento en el tiempo. 2. Estructura: Unidad Jerárquica / Unidad Operativa División Financiera Calidad Procesos Funcionamiento Coordinación de Presupuesto Coordinación de Contabilidad Coordinación de Compras Coordinación de Cobranzas Coordinación de Patrimonio Coordinación de Tesorería Presupuesto. Proceso Contable. Conciliaciones Bancarias. Adquisición de Suministros, Servicios y Activos. Almacén. Cobranzas. Inventario de Bienes. Tesorería. 3. Procesos: 3.1. Presupuestos: Propósito: Programar, formular, aprobar, ejecutar y hacer seguimiento de los recursos de acuerdo con las disponibilidades de ingresos y las prioridades del gasto, buscando el equilibrio entre estos, mediante las actividades, proyectos o programas, asegurando la previsión económica y financiera Alcance: Aplica a División Financiera, Unidades Académicas y Administrativas de la Universidad en Sede Central y Filiales. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 201 de 292

202 Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Programar presupuesto: Se define y prioriza 1 los objetivos, determinan la demanda de gasto, y las Metas Presupuestarias con el Presupuesto objetivo de determinar el monto de la asignación presupuestaria. Formular presupuesto: Se define la estructura del Presupuesto Institucional por 2 Procesos estableciendo las asignaciones presupuestales, en base a la identificación de Presupuesto necesidades con las cuales se van a elaborar las actividades en detalle. Aprobar presupuesto: El Proyecto de 3 Formulación Presupuestal es presentado a Presupuesto / Rectorado para su revisión y aprobación. Rector Ejecutar presupuesto: Una vez aprobado el 4 presupuesto, todos los ingresos y gastos de la Unidades universidad se van registrando y controlando Operativas de manera permanente. Hacer seguimiento y control: Se revisa la 5 ejecución presupuestal de las unidades operativas, se realiza incorporaciones y Presupuesto modificaciones presupuestales. Evaluar presupuesto: Se hace evaluación 6 semestral y anual de la ejecución presupuestal y se emite informe, el cual es aprobado por Presupuesto Rectorado. Personal de Apoyo Unidades Operativas Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 202 de 292

203 Flujograma: Indicadores: Porcentaje de ejecución presupuestal de ingresos y gastos. Gestión presupuestal por procesos Riesgos: No ejecutar ni controlar el presupuesto de ingreso y gastos Actividades de Capacitación: Taller de Capacitación en Requisitos Legales y Reglamentarios Documentos Relacionados: Estatuto. Reglamento General. Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. ITGC-041 Programación, formulación, aprobación, control y evaluación del Presupuesto Institucional Anual. Manual de Formulación Presupuestaria Proceso Contable: Propósito: Registrar y controlar los documentos contables, generación de asientos contables y elaboración de Estados Financieros y sus Notas. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 203 de 292

204 Alcance: Aplica a Coordinación de Contabilidad, División de Personal, Coordinación de Cobranzas, Coordinación de Compras, Coordinación de Patrimonio y Coordinación de Tesorería Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Recepcionar documentación: Se recepciona la información contable de todas las unidades operativas y procesos que manejan hechos 1 económicos o financieros. En el caso de ser documentos que requieran Contabilidad un proceso manual se pasa al punto N 2. Para los procesos automáticos se pasa al punto N 5. Revisar y clasificar documentos: Se revisa la conformidad de los requisitos normativos 2 internos y externos, para la aceptación y/o devolución de la documentación y luego se Contabilidad clasifica de acuerdo a la naturaleza de los hechos que lo generaron. Asignar cuentas contables: De acuerdo al 3 Plan Contable de la Universidad se asigna las cuentas contables correspondientes, para la Contabilidad documentación clasificada. Registrar operaciones contables: Se 4 registran en el sistema las operaciones contables. Contabilidad Se pasa al punto N 6. Verificar asientos contables: La Coordinación de Contabilidad verificará los 5 asientos contables generados automáticamente por las coordinaciones de Contabilidad División Financiera y División de Personal. En el caso de encontrar algún registro erróneo se procede a anular el registro. Personal de Apoyo Analista Contable/ Asistentes de Contabilidad Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 204 de 292

205 Emitir visto bueno de las operaciones 6 contables: El Contabilidad da el visto bueno de la conformidad del registro Contabilidad de las operaciones. 7 Mantener archivo contable: Los documentos contables de los procesos descritos se archivan de manera cronológica y de acuerdo Asistente de Contabilidad a su naturaleza. 8 Presentar libros electrónicos: Se presentan mensualmente los libros electrónicos a SUNAT. Contabilidad Analista Contable 9 Presentar informes contables: Se elabora los informes contables y se presentan a Jefe de División Financiera. Contabilidad 10 Presentar estados financieros: Se prepara, elabora y presenta los estados financieros, que serán aprobados y firmados por Jefe de División Financiera, y derivados a Rectorado y Auditores Externos. Contabilidad Analista Contable / Asistentes de Contabilidad Flujograma: Indicadores: Registro de información de acuerdo a los principios contables Riesgos: Incumplimiento de la información financiera a los Entes de Control y otros. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 205 de 292

206 Actividades de Capacitación: Actualización de aspectos contables y tributarios Documentos Relacionados: Estatuto. Reglamento General. Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. ITGC-027 Mantenimiento de Archivo Contable. ITGC-056 Proceso Técnico: provisión de comprobantes de compra de bienes y servicios en registro de compras. ITGC-146 Selección, evaluación y reevaluación de proveedores. ITGC-431 Adquisición de activos, suministros y servicios. ITGC-502 Arrendamiento de locales a nivel nacional. ITGC-560 Adquisición de líneas telefónicas. Reglamento de Comprobantes de Pago SUNAT. Ley del IGV. Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) Conciliaciones Bancarias: Propósito: Garantizar que los ingresos y egresos de la Universidad estén debidamente registrados en los estados de cuenta bancarios Alcance: Aplica a Coordinación de Tesorería, Coordinación de Cobranzas y División Financiera Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Cargar extracto bancario: El extracto 1 bancario que envían las entidades financieras es cargado al Módulo de Contabilidad. Contabilidad Personal de Apoyo Asistente de Contabilidad Procesar Conciliación Bancaria: El sistema 2 genera automáticamente la conciliación bancaria. De haber registros no conciliados se realiza la conciliación manualmente. Contabilidad Asistente de Contabilidad Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 206 de 292

207 Generar Asientos por Comisiones: Se 3 generan los asientos correspondientes a los ingresos y gastos financieros por Contabilidad Asistente de Contabilidad transacciones bancarias. 4 Verificar depósitos no registrados: Se verifican los depósitos no registrados en libros bancos, se notifica a cobranzas para su identificación y de no haber respuesta, son registrados como Ingresos no identificados. Asistente de Contabilidad / Especialista de Cobranzas 5 Generar reporte de Conciliación: Se imprime la conciliación, se archiva en el file de Conciliaciones Bancarias. Contabilidad Asistente de Contabilidad Flujograma: Indicadores: Proceso de conciliación bancaria mensual concluido en la fecha establecida en el ITGC Riesgos: Descuadre por ingreso inadecuado en sistema. Descuadre de cheques girados en dólares Actividades de Capacitación: Actualización de aspectos contables y tributarios. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 207 de 292

208 Documentos Relacionados: Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. ITGC-562 Proceso de Conciliaciones Bancarias Adquisición de Suministros, Servicios y Activos: Propósito: Atender oportunamente los requerimientos de activos, suministros y servicios Alcance: Aplica a Unidades Académicas y Administrativa de la Universidad en Sede Central y Filiales Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Elaborar Plan Anual de Adquisición: 1 Elabora el Plan Anual de Adquisiciones en función a las necesidades y proyectos Compras establecidos. Realizar pre-requerimiento: Se registra el pre-requerimiento adjuntando el informe 2 técnico, según corresponda. Usuario En el caso de bienes no registrados en la Base de Datos se pasa al punto N 3. Registrar bien: Se registra el bien no existente previa solicitud del Jefe Inmediato Especialista de 3 del usuario, adjuntando el informe técnico Almacén respectivo. Se regresa al punto N 2. Evaluar y aprobar pre-requerimiento: Se evalúa y aprueba el pre-requerimiento solicitado. Unidad 4 En el caso de rechazarse el pre-requerimiento Aprobadora finaliza el proceso, de lo contrario se pasa al punto N 5. Personal de Apoyo Coordinación de Soporte Informático y Equipamiento / Mantenimiento Compras Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 208 de 292

209 Evaluar requerimiento: Se verifica los requerimientos aprobados por Unidad 5 Aprobadora en coordinación con Presupuestos y Patrimonio. De ser aprobado el requerimiento y ser Compras Presupuestos / suministro que cuente con stock se deriva a Patrimonio Almacén Central. En el caso de rechazarse el requerimiento finaliza el proceso. Cotizar requerimiento: Se evalúa y selecciona los proveedores nuevos; y en el caso de proveedores con continuidad, son reevaluados. Una vez seleccionado el proveedor se emite la Orden de Compra y/o Servicio y se elabora el contrato. Si las Asistente de 6 cotizaciones son complejas necesitan la aprobación de Especialista, y si superan montos establecidos se solicita aprobación de Compras Compras / Apoderados de Compras / Apoderados de Compras. Especialista En el caso de requerirse se gestionará el anticipo con Coordinación de Contabilidad. En el caso de ser servicio se pasa al punto N 7, y de ser activo o suministro se pasa al punto N 8. 7 Recibir servicio: El usuario recibe el servicio solicitado y firma la Orden de Servicio o emite Usuario acta de conformidad. Se pasa al punto N 13. Recepcionar y controlar bienes: Recepciona los bienes físicamente y verifica que estén de 8 acuerdo a las especificaciones técnicas del requerimiento. En el caso de no estar de acuerdo con las Especialista de Almacén Especialistas de Compras especificaciones se pasa al punto N 9, de lo contrario se pasa al punto N 10. Solicitar rectificación: Se solicita al 9 proveedor la rectificación del activo o suministro, basándose en el contrato firmado. De ser necesario, se podría anular la Orden de Compras Especialista de Almacén Compra. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 209 de 292

210 Registrar ingreso: Se genera la Nota de Ingreso de los bienes en el módulo, generando 10 automáticamente el registro contable. De ser por stock se registra en el Kardex físico. En el caso de activos se pasa al punto N 11. Especialista de Almacén Asistente de Almacén En el caso de suministros se pasa al punto N 12. Inventariar activos: Coordinación de 11 Patrimonio verifica y realiza el registro de características y etiquetado de los activos y los deriva a Coordinación de Almacén para Patrimonio distribución. 12 Distribuir activos y suministros: Se registra la salida de almacén y se distribuye a los usuarios, solicitando la firma de conformidad Especialista de Almacén Asistente de Almacén en Nota de Entrega. 13 Gestionar pago a proveedor: Se gestiona el pago a proveedores adjuntando la documentación requerida. Compras Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 210 de 292

211 Flujograma: Indicadores: Porcentaje de requerimientos aprobados y atendidos en el mes. Atención oportuna de requerimientos de compras Riesgos: No evaluar ni reevaluar a proveedores. No control de la calidad en la adquisición de bienes y servicios Actividades de Capacitación: Taller de Capacitación en Requisitos Legales y Reglamentarios. Actualización de aspectos contables y tributarios Documentos Relacionados: Estatuto. Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. ITGC-146 Selección, evaluación y reevaluación de proveedores. ITGC-159 Ejecutar el almacenamiento, custodia y distribución de los bienes. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 211 de 292

212 ITGC-162 Ejecutar el inventario permanente de los suministros. ITGC-263 Ejecutar el ingreso y salida de activos fijos (control patrimonial). ITGC-431 Adquisición de activos, suministros y servicios. ITGC-560 Adquisición de líneas de telefonía. ITGC-607 Procesos de contratación de seguros Almacén: Propósito: Recepcionar, registrar ingreso, almacenar, distribuir y controlar bienes adquiridos por la universidad Alcance: Aplica a Unidades Académicas y Administrativa de la Universidad en Sede Central y Filiales Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Recepcionar bienes: Se recepciona los bienes físicamente y verifica que estén de 1 acuerdo a las especificaciones técnicas del Especialista de requerimiento. Almacén En el caso de bienes especiales se convoca al Especialista de Compras. Registrar ingreso: Se registra el ingreso de los bienes en el módulo, generando automáticamente el registro contable y a su Especialista de 2 vez la Nota de Ingreso. Almacén Cuando son productos para stock de almacén se registra la Nota de Ingreso en el Kardex físico. Almacenar bienes: Se almacena los bienes Especialista de 3 ingresados en sus respectivos anaqueles de Almacén acuerdo al tipo del bien adquirido. Distribuir bienes: Se genera la Nota de 4 Salida de almacén y se distribuye a los Especialista de usuarios, solicitando la firma de conformidad Almacén en Nota de Entrega. Personal de Apoyo Especialista de Compras / Asistente de Almacén Asistente de Almacén Asistente de Almacén Coordinador de Administración (Filial) / Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 212 de 292

213 Asistente de En el caso de Filiales se adjunta la Guía de Almacén Remisión, detallando la Nota de Salida de Almacén. 5 Controlar distribución: Se controla que las Notas de Salida estén firmadas por los usuarios y se da conformidad de la entrega. Especialista de Almacén Asistente de Almacén Flujograma: Indicadores: Distribución oportuna de bienes Riesgos: Deterioro, daño y/o pérdida de los bienes de la universidad almacenados Actividades de Capacitación: Taller de Capacitación en Requisitos Legales y Reglamentarios. Taller de Capacitación en Gestión de Almacén Documentos Relacionados: Estatuto. Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. ITGC-159 Ejecutar el almacenamiento, custodia y distribución de los bienes. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 213 de 292

214 3.6. Cobranzas: Propósito: Recaudar ingresos, emitir comprobantes de pago y supervisar la recaudación de los ingresos de las Unidades de Caja a nivel nacional y de las instituciones financieras Alcance: Aplica a Unidades de Caja, Estudiantes, Docentes, Administrativos y Usuarios Externos en Sede Central y Filiales Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Registrar cronograma de pagos: Se registran los cronogramas de pagos para pregrado, talleres co-curriculares, talleres de Asistente de 1 investigación, segunda especialidad, Cobranzas posgrado, cursos y seminarios; en base a autorizaciones y/o resolución de Rectorado según corresponda. Programar costos y tasas: Se actualizan los 2 costos y tasas administrativas de los servicios Cobranzas educativos que brinda la universidad Generar matrículas en bloque: El 3 Especialista de Cobranzas genera el archivo Especialista de de Matrículas en bloque para todos los Cobranzas estudiantes que no adeuden a la Universidad. Asignar beneficiarios: Se cargan de forma 4 individual o en bloque los estudiantes beneficiarios previamente aprobados por Servicio Social Rectorado. Enviar compromisos de pago a entidades financieras: El archivo de matrículas 5 generado en bloques es enviado (vía página Especialista de web, carpeta FTP o Correo) a las Entidades Cobranzas Financieras con las cuales la universidad tiene convenio. 6 Efectuar cobro: La Unidad de Caja de Sede Unidad de Caja Central y Filiales efectúa cobranza a los / Asistente de Personal de Apoyo Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 214 de 292

215 usuarios por conceptos académicos u otros Cobranzas servicios brindados por la Universidad. En el caso de constancias de no adeudo, la Asistente de Cobranzas realiza una revisión detallada del total de pagos del estudiante para su emisión. Si el pago fue realizado en las Unidades de Caja de la Universidad de pasa al punto N 7, y si fue realizado en una Entidad Financiera se pasa al punto N 9. 7 Emitir boleta de venta: Luego de efectuar el pago el cajero entrega al usuario la boleta de Unidad de Caja venta emitida. Liquidar caja: Se realiza diariamente por cada 8 Unidad de Caja, para tener información de los ingresos, los cuales son depositados en los Unidad de Caja Bancos. Se pasa al punto N 11. Emitir y distribuir comprobantes de pago: El Especialista de Cobranzas emite 9 diariamente las boletas de venta de todos los pagos efectuados en las Entidades Financieras, y las distribuye el Asistente de Cobranzas en Sede Central y Filiales. En el caso de pagos por otros conceptos el Especialista de Cobranzas / Asistente de Cobranzas Unidades de Caja (Filial) usuario entrega el voucher del depósito para el canje con el respectivo comprobante de pago. 10 Actualizar saldos: Se recepciona, procesa y retorna la información actualizada de saldos pendientes de cobro a las Entidades Especialista de Cobranzas Financieras. Emitir Nota de Crédito: Se emite a solicitud 11 del usuario y previa evaluación del Cobranzas, por motivos de transferencia, devolución o anulación de pago. Luego se efectúa el asiento contable respectivo o se deriva a Coordinación de Asistente de Cobranzas / Cobranzas Tesorería según corresponda. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 215 de 292

216 12 13 Realizar registro contable: Se registra diariamente los comprobantes de caja por los ingresos en efectivo en las Unidades de Caja, y por los depósitos efectuados en las cuentas corrientes bancarias; los cuales con el respectivo visto bueno de Cobranzas se derivan a Coordinación de Contabilidad, División Financiera y Coordinación de Tesorería para visado y archivo. Controlar morosidad: Se controla los índices de morosidad y se deriva informe a División Financiera. Especialista de Cobranzas / Cobranzas Cobranzas / División Financiera Flujograma: Indicadores: Tasa de morosidad por Sede Central y Filiales Riesgos: Registro y/o actualización a destiempo de costos y tasas administrativas. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 216 de 292

217 Actividades de Capacitación: Actualización de aspectos contables y tributarios. Capacitación en Atención al Cliente Documentos Relacionados: Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. Reglamento Académico. ITGC-258 Recaudación de ingresos, emisión de boletas y envío de liquidaciones diarias. ITGC-273 Verificación del cumplimiento de la programación de los pagos de los estudiantes. ITGC-507 Emisión de boletas de venta de pensiones pendientes de pago al concluir el semestre académico Inventario de Bienes: Propósito: Mantener un inventario valorizado de bienes en estado operativo que permitan establecer el patrimonio de la Universidad Alcance: Aplica a Administrativos y Docentes en Sede Central y Filiales Descripción del Proceso: N Actividad Responsable 1 Elaborar Plan de Trabajo: Se elabora Plan de Trabajo para ejecutar inventario físico Patrimonio permanente y anual. Ejecutar inventario: Con apoyo del personal externo e interno se realiza el inventario físico. 2 Se registra, verifica, actualiza responsables, y etiqueta bienes. Patrimonio 3 Dar conformidad de asignación de bienes: Personal Se solicita la firma de conformidad de cada Administrativo y trabajador con bienes asignados. Docente Personal de Apoyo Personal Externo (Sede Central) / Personal Interno (Filiales) Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 217 de 292

218 Tramitar baja de bienes: Los Especialistas emiten el informe revisado y analizado dirigido 4 a División Financiera y Coordinadores de Filiales para proceder con baja de bienes, previa constatación física de la Coordinación Patrimonio Especialistas de Baja de Activos de Patrimonio, y se deriva para su aprobación a Rectorado. Gestionar retiro de bienes dados de baja: 5 Se determinará venta, destrucción o donación de bienes dados de baja, con aprobación de Patrimonio Rectorado. Supervisar proceso de inventario: Se 6 supervisa y verifica que el proceso de inventario se cumpla según lo establecido en División Financiera el Plan de Trabajo Flujograma: Indicadores: Porcentaje de activos inventariados en Sede Central y Filiales Riesgos: No control de activos fijos. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 218 de 292

219 Actividades de Capacitación: Actualización de aspectos contables y tributarios Documentos Relacionados: Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. ITGC-161 Ejecutar la baja de activos fijos (control patrimonial). ITGC-262 Ejecutar el inventario en forma periódica y anual de activos fijos (control patrimonial). ITGC-484 Procedimiento de toma de inventario Tesorería: Propósito: Garantizar la cancelación oportuna de los compromisos adquiridos de la institución Alcance: Aplica a Rectorado, División Financiera, División de Personal, Coordinación de Contabilidad, Coordinación de Cobranzas, Coordinación de Compras y Proveedores en Sede Central y Filiales Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Recepcionar documentos: Los usuarios (Rectorado, División Financiera, División de Personal, Coordinación de Contabilidad, Coordinación de Cobranzas, Coordinación de 1 Compras) emiten los documentos que Tesorería sustentan el registro de los pagos que se efectuarán. Personal de Apoyo Asistente de Tesorería 2 Verificar documentos autorizados para pago: Se verifican los documentos que estén debidamente autorizados y registrados con sus respectivos V B de las áreas correspondientes para realizar los pagos. En caso de ser un pago vía banca por internet se pasa al punto N 4, de lo contrario se pasa al punto N 6. Tesorería Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 219 de 292

220 Ejecutar transferencias: Se emite y realiza 3 las transferencias de todas las cuentas bancarias que se encuentran en el sistema financiero debidamente firmadas por los apoderados para cubrir obligaciones con terceros, luego son remitidas a la Coordinación División Financiera / Tesorería de Tesorería para su respectivo registro. 4 Ejecutar pago mediante transferencia: Se ejecuta el pago mediante transferencia bancaria a terceros. Tesorería División Financiera / Apoderados de la Universidad Registrar operación: Se registra en el sistema la transferencia, tanto la salida como 5 la entrada. Estos comprobantes son remitidos al Archivo de la Coordinación de Contabilidad, Tesorería Asistente de Tesorería debidamente visados por los responsables. Finaliza el proceso. Emitir cheques: Se emite el cheque producto 6 de una obligación o compromiso de pago, luego se imprime el voucher de caja adjuntando los documentos que acreditan el Tesorería Asistente de Tesorería pago. Firmar y entregar cheques: Coordinación de Tesorería / 7 Tesorería deriva a la Coordinación de Contabilidad los cheques generados, para su Contabilidad / Asistente de Tesorería V B contable y solicitar firma de apoderados. Jefe de División Financiera Distribuir cheques: Coordinación de 8 Tesorería distribuye los cheques mediante un reporte enviado por trámite documentario a Tesorería Asistente de Tesorería Sede Central y Filiales. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 220 de 292

221 Flujograma: Indicadores: Cumplimiento de los pagos en los plazos establecidos Riesgos: No registrar y controlar los recaudos y pagos. Incumplimiento de pagos a terceros (entes de control y otros). Hurto financiero Actividades de Capacitación: Actualización de aspectos contables y tributarios Documentos Relacionados: Estatuto. Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. ITGC-025 Proceso de Pago: Coordinación Tesorería. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 221 de 292

222 III.12. DIVISIÓN DE REGISTROS ACADÉMICOS 1. Propósito: Gestionar registros de la formación académica de los estudiantes en relación a la admisión, matrícula por cursos, calificaciones de asignaturas del plan de estudios. 2. Estructura: Unidad Jerárquica / Unidad Operativa División de Registros Académicos Coordinación de Servicios Académicos Coordinación de Programación Académica y Matrículas Coordinación de Expedientes Coordinación de Certificaciones e Identificación Coordinación de Grados y Títulos Coordinación de Certificados Coordinación de Revisión de Certificados de Estudios Calidad Procesos Funcionamiento Servicios Académicos. Matrículas. Administración de Expedientes. Carnés. Grados y Títulos. Certificados y Constancias. Actas de Notas. 3. Procesos: 3.1. Servicios Académicos: Propósito: Atender oportunamente los servicios de convalidaciones, traslados internos, cambio de modalidad de estudios y sede, cambio de modalidad de ingreso, actualización de datos, entre otros. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 222 de 292

223 Alcance: Aplica a todos los Estudiantes de pregrado y posgrado de la Sede Central y Filiales Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Presentar solicitud: El estudiante presenta su solicitud dirigida al Director de Escuela o Coordinador Académico Lectivo, según 1 corresponda. Se debe pagar la tasa Estudiante administrativa correspondiente y adjuntar los documentos necesarios según lo que se solicite. Verificar solicitud: Se verifica el servicio académico solicitado, así como la condición 2 académica y económica del estudiante para Especialista determinar procedencia de solicitud. Académica En el caso de no proceder la solicitud se pasa al punto N 3, de lo contrario se pasa al punto N 4. Informar motivo de rechazo: El estudiante es 3 informado de la solicitud rechazada. Estudiante Finaliza el proceso. Atender servicio académico: Se realiza los trámites del traslado interno, convalidación de cursos, o cambio de modalidad de estudios y 4 sede. En el caso que se requiera, se emitirá Director de resolución. Escuela Las convalidaciones son registradas en la Escuela Profesional y se remite a Registros Académicos solamente la resolución. Registrar y controlar: Se registra y controla los trámites o servicios solicitados. En el caso de haber observaciones son comunicadas Servicios 5 oportunamente a la Escuela Profesional. De Académicos / proceder la solicitud y realizarse el registro se comunica a las coordinaciones involucradas Expedientes según corresponda. Coordinación de Personal de Apoyo Coordinador Académico Lectivo / Coordinador de Carrera (Filial) Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 223 de 292

224 Expedientes atiende los servicios de cambio de modalidad de ingreso y actualización de datos Flujograma: Indicadores: Porcentaje de Servicios Académicos (traslado interno, convalidación de cursos, o cambio de modalidad de estudios y sede) atendidos en el tiempo establecido Riesgos: Incumplimiento de las disposiciones establecidas para la convalidación y/o revalidación de estudios, grados académicos y títulos profesionales Actividades de Capacitación: Taller de Conocimiento de Reglamentos Documentos Relacionados: Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. Reglamento Académico. Reglamento de Régimen de Estudios. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 224 de 292

225 3.2. Matrículas: Propósito: Asegurar el correcto desarrollo de los procedimientos de matrícula y matrícula por asignaturas dentro de los plazos establecidos (regular y extemporánea) Alcance: Aplica a Estudiantes de las distintas Carreras Profesionales en Sede Central y Filiales Descripción del Proceso: N Actividad Responsable 1 Coordinación de Habilitar matrículas: De acuerdo al Programación cronograma académico se habilitan las Académica y matrículas en el ERP University. Matrículas Difundir fechas de matrículas: Se difunden Coordinador 2 las fechas de los procesos de matrícula Académico regular, matrícula extemporánea, etc. Lectivo Registrar matrícula: Los estudiantes realizan 3 el pago de matrícula para posteriormente registrar su matrícula en el Módulo de Estudiantes Registros Académicos (MORA). Capacitar a cachimbos: Se capacita a los 4 cachimbos sobre el procedimiento de Especialista matrícula online, verificando el correcto Académica registro de la misma. Emitir Ficha de Matrícula: Culminada la fecha de matrículas, los estudiantes recogen 5 sus fichas de matrícula que son emitidas por Especialista las Especialistas Académicas habiendo Académica verificado que la matrícula esté conforme en cuanto a asignaturas, modalidad de estudios, sección y total de créditos. Verificar estudiantes no registrados: Al término de la matrícula extemporánea los 6 Docentes Tutores verifican los estudiantes no Docente Tutor registrados e informan al Coordinador Académico Lectivo para regularizar situación. Personal de Apoyo Especialistas Académicas Coordinador Académico Lectivo Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 225 de 292

226 7 8 En el caso de requerirse Reservar Matrícula, se pasa al punto N 7, en el caso de requerirse Retirar de Asignaturas, se pasa al punto N 8, de lo contrario finaliza el proceso. Registrar reserva de matrícula: El estudiante solicita reserva se matrícula, previo pago de tasa correspondiente. La solicitud es evaluada y en el caso de proceder se procede a la reserva de matrícula. Finaliza el proceso. Registrar retiro de asignaturas: El estudiante solicita retiro de asignaturas, previo pago de tasa correspondiente. La solicitud es evaluada y en el caso de proceder se procede al retiro de asignaturas. Coordinación de Programación Académica y Matrículas Coordinación de Programación Académica y Matrículas Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 226 de 292

227 Flujograma: Indicadores: Porcentaje de estudiantes matriculados según fechas establecidas en el cronograma de matrícula Riesgos: Estudiantes matriculados en asignaturas sin cumplir prerrequisitos y/o la secuencia de asignaturas por ciclo establecida en la Malla Curricular Actividades de Capacitación: Taller de Conocimiento de Reglamentos Documentos Relacionados: Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. Reglamento Académico. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 227 de 292

228 Reglamento de Régimen de Estudios Administración de Expedientes: Propósito: Recepcionar, verificar y custodiar expedientes de estudiantes de pregrado y posgrado Alcance: Aplica a la Estudiantes bajo todas las modalidades de ingreso en Sede Central y Filiales Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Presentar documentos: Los ingresantes, 1 estudiantes, egresados, graduados u otros Estudiantes presentan sus documentos. Recepcionar documentos: Se recepciona los Especialistas documentos en físico y se derivan con oficio Académicas / 2 por trámite documentario a la Coordinación de División de Expedientes. Admisión / Coordinación de Admisión (Filial) Verificar documentos: Verifica que los documentos cumplan con los requisitos establecidos en el Reglamento de Admisión 3 según corresponda. De no cumplir con el requisito, se informa a la unidad operativa que Expedientes realizó el envío de los documentos. En el caso de convalidaciones se pasa al punto N 4, de lo contrario se pasa al punto N 6. Verificar autenticidad de documentos: Se remite a las Instituciones el Certificado de Estudios y/o Grados o Títulos Profesionales 4 para confirmar su autenticidad. Secretaría General En caso se confirme la autenticidad del documento se pasa al punto N 6, de lo contrario se pasa al punto N 5. Personal de Apoyo Coordinador de Expedientes Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 228 de 292

229 5 6 Tomar acción: Se solicita descargo al estudiante, según lo cual se procede a actuar de acuerdo a Reglamento de Disciplina Universitaria. Finaliza el proceso. Registrar documentos: Se registra, codifica y cataloga los documentos, actualizando el historial del expediente del estudiante en el Módulo de Expedientes. Secretaría General Expedientes Flujograma: Indicadores: Porcentaje de estudiantes que presentan su expediente completo en los tiempos establecidos en la normatividad de la universidad Riesgos: Registro de expedientes no verificados o verificados incorrectamente. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 229 de 292

230 Actividades de Capacitación: Taller de Conocimiento de Reglamentos Documentos Relacionados: Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. Reglamento de Admisión. Reglamento de Expedientes del Estudiante. Reglamento de Disciplina Universitaria. Reglamento Académico Carnés: Propósito: Atender el trámite y producción de los carnés universitarios y de biblioteca respectivamente, verificando y controlando los datos de los estudiantes con su imagen correspondiente Alcance: Aplica a Estudiantes de pregrado y posgrado en Sede Central y Filiales Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Solicitar fotografías para ingresantes: El Jefe de División 1 Jefe de División de Admisión solicita la toma de Admisión fotográfica a estudiantes ingresantes. Realizar toma de fotografías: Se realiza la toma fotográfica a los estudiantes Personal de 2 matriculados previo registro del FORMGC- Identificación 243. Remitir formatos y fotografías: Se remite mediante oficio por trámite documentario, la relación de estudiantes a quienes se les tramitará carné, adjuntando en físico los Coordinadores 3 FORMGC-243 en el que debe estar pegada su de Filiales fotografía con los parámetros establecidos. Si es carné universitario se pasa al punto N 4, si es carné de biblioteca se pasa al punto N 5. Tramitar carné universitario: Se tramita el 4 carné universitario, el cual es emitido por la Certificaciones Personal de Apoyo Personal de Identificación Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 230 de 292

231 5 6 SUNEDU. Se pasa al punto N 6. Producir carné de biblioteca: Se elabora e imprime los carnés de biblioteca registrándolos en el Módulo de Identidad. Entregar carné: Se distribuyen los carnés a toda la Sede Central y Filiales con sus respectivos cargos y las Especialistas Académicas se encargan de entregar a los estudiantes. e Identificación Personal de Identificación Especialista Académica Flujograma: Indicadores: Número de carnés de biblioteca emitidos a estudiantes por semestre académico. Número de carnés universitarios tramitados y entregados a estudiantes por semestre académico. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 231 de 292

232 Riesgos: Demora en remisión de formatos y fotografías para producción de carnés universitarios por parte de SUNEDU Actividades de Capacitación: Taller de Conocimiento de Reglamentos Documentos Relacionados: Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. Reglamento Académico. Reglamento de Bibliotecas. ITGC-246 Producción del Carné de Biblioteca. FORMGC-243 Formato de Solicitud de Carné. Resolución Directoral N SUNEDU: Lineamiento para dirigir la emisión y expedición de carnés universitarios Grados y Títulos: Propósito: Otorgar los grados y/o títulos a los estudiantes que han cumplido con los requisitos de un programa de Pregrado o Posgrado aprobado por la SUNEDU Alcance: Aplica a todos los estudiantes que hayan culminado un programa o Carrera Profesional en la Sede Central y Filiales de la Universidad Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Solicitar autorización para iniciar trámite: El 1 estudiante solicita a la Especialista Académica la Estudiante verificación de su condición académica, para poder iniciar su trámite de grado o título. Verificar condición académica de estudiante: Se verifica en el Módulo de Registros Académicos el cumplimiento académico del Especialista 2 estudiante, además del cumplimiento de Académica expedientes; dando así autorización al estudiante para el pago de la tasa administrativa por trámite de grado académico y/o título. Personal de Apoyo Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 232 de 292

233 Si el estudiante se encuentra apto se pasa al punto N 3, de lo contrario finaliza el proceso. Registrar pago por trámite: El estudiante cancela la tasa correspondiente en la Unidad de Caja, quien lo registra en el Módulo de Cobranzas y entregará al estudiante la Boleta de Venta y un FUT (Formato Único de Trámite). Emitir constancia de no adeudo: El Cobranzas o quien haga sus veces, emite las constancias de no adeudo de los estudiantes, firmándolas y sellándolas correspondientemente. La Coordinación de Biblioteca sella la constancia al verificar que el estudiante no adeuda libros. En el caso que corresponda, se solicita la firma de Coordinador de Laboratorios y Coordinación de Clínica Odontológica. Realizar toma de fotografías: El Personal de Identificación toma las fotografías al estudiante, las mismas que serán utilizadas en el trámite del grado y/o título. Verificar requisitos para trámite: Se verifica que los requisitos presentados por el estudiante estén completos, y se solicita expediente a Coordinación de Expedientes registrando fecha de primera matrícula y fecha de egreso. Remitir expediente: La Coordinación de Expedientes a través del Trámite Documentario del Módulo de Registros Académicos revisa y remite los expedientes requeridos por las Escuelas Profesionales para el trámite de Grado Académico y/o Título Profesional. Verificar expediente: Los Directores de Escuela verifican que el expediente esté conforme y adjuntan la ficha de datos para el registro de diplomas de Grados y Títulos (FORMGC-012). Los expedientes son derivados a Consejo de Unidad de Caja Coordinador de Cobranzas / Coordinador de Biblioteca / Coordinador de Laboratorios / Coordinador de Clínica Odontológica Personal de Identificación Especialista Académica Coordinador de Expedientes Director de Escuela Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 233 de 292

234 Facultad para la aprobación. En el caso de que el expediente sea desaprobado se regresa al punto N 7, de lo contrario se pasa al punto N 9. Aprobar expediente: El Consejo de Facultad Revisa y aprueba los expedientes. El Decano 9 será el encargado de remitir los expedientes de Grados Académicos y/o Títulos Profesionales aprobados a la Coordinación de Grados y Consejo de Facultad Títulos, para su ratificación en Consejo Universitario, tres días hábiles antes de la sesión de Consejo Universitario, salvo excepciones. 10 Derivar a Consejo Universitario: La Coordinación de Grados y Títulos recepciona los expedientes para verificar la conformidad de los documentos requeridos y los deriva a Consejo Coordinador de Grados y Títulos Universitario. Ratificar aprobación de expediente: Consejo 11 Universitario verifica los expedientes ratificando su aprobación mediante resolución, y derivándolo finalmente a la Coordinación de Consejo Universitario Grados y Títulos para el trámite respectivo. Gestionar emisión de grado y/o título: La Coordinación de Grados y Títulos remite la 12 relación de los expedientes ratificados en Consejo Universitario a la imprenta para el caligrafiado de los diplomas respectivos, luego se registra en el Módulo de Grados y Títulos y se Coordinador de Grados y Títulos emite las Resoluciones solicitando las respectivas firmas. 13 Registrar en SUNEDU: Se elabora padrón para registro en formato Excel, se adjunta diploma escaneada, constancia de matrícula, constancia de egresados, fotografías y tesis en digital; y se remite documentación visada mediante oficio de Secretaría General a SUNEDU. Coordinador de Grados y Títulos Coordinador Académico Lectivo / Secretaría General Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 234 de 292

235 Flujograma: Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 235 de 292

236 Indicadores: Número de graduados anualmente en el nivel de pregrado Número de graduados anualmente en el nivel de posgrado Riesgos: Presentación fuera de plazos establecidos de la solicitud de inscripción de diplomas de grados académicos y títulos profesionales a SUNEDU Actividades de Capacitación: Taller de Conocimiento de Reglamentos Documentos Relacionados: Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. Reglamento de Grados y Títulos. Reglamento Académico. Reglamento de Expedientes. Reglamento del Registro Nacional de Grados y Títulos SUNEDU ITGC-018 Trámite, Emisión y Registro de Grados y Títulos Certificados y Constancias: Propósito: Elaborar, procesar, verificar y distribuir certificados y constancias a nivel de pregrado y posgrado Alcance: Aplica a Estudiantes de pregrado y posgrado en Sede Central y Filiales Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Solicitar certificado o constancia: Previo 1 pago de tasa administrativa según el tipo de certificado o constancia, se solicita a la Estudiante Dirección de Escuela. 2 Verificar solicitud: Se verifica la solicitud Especialista presentada y de proceder se deriva a la Académica Coordinación de Certificados. 3 Verificar condición académica: Se verifica que la condición académica del estudiante Certificados permita tramitar el certificado o constancia. Personal de Apoyo Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 236 de 292

237 Emitir certificado o constancia: Se emite el certificado o constancia en el formato correspondiente y se le asigna un número único de registro. Asimismo, se lleva el control en el Libro de Certificados y Constancias. Revisar información: Se contrasta la información del certificado o constancia con las notas de las actas físicas y emite visto bueno. Firmar certificado y/o constancia: Se solicita la firma de Jefe de División de Registros Académicos para certificados y constancias, y firma de Director de Escuela únicamente para certificados. Distribuir certificados o constancias: Se derivan los certificados a las Escuelas Profesionales o Filiales para su entrega. Certificados Revisión de Certificados de Estudios Jefe de División de Registros Académicos / Director de Escuela Certificados Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 237 de 292

238 Flujograma: Indicadores: Porcentaje de certificados y constancias emitidos en el tiempo establecido Riesgos: Emisión de certificados y constancias fuera del plazo máximo establecido Actividades de Capacitación: Taller de Conocimiento de Reglamentos Documentos Relacionados: Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. Reglamento Académico Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 238 de 292

239 3.7. Actas de Notas: Propósito: Imprimir, distribuir, recepcionar y digitalizar las actas promocionales según nivel de estudios, modalidad y semestre Alcance: Aplica a Docentes Tutores en Sede Central y Filiales Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Impresión de actas: De acuerdo al cronograma académico y luego de haber 1 concluido el ingreso de notas se inicia la Certificados impresión de actas, para luego ser distribuidas en Sede Central y Filiales. Remitir actas: Son remitidas para la firma del Especialistas docente tutor y se envían con copia al Académicas / 2 Coordinador Académico Lectivo, Coordinador Coordinación de Registros de Carrera y / o Filial, para conocimiento. Una vez firmadas se devuelven Académicos a la Coordinación de Certificados. (Filiales) Personal de Apoyo Asistente de Coordinación de Certificados Asistente de Coordinación de Certificados 3 Clasificar actas: Las actas debidamente firmadas son clasificadas por Carrera Profesional y Filial. Certificados Asistente de Coordinación de Certificados Digitalizar actas: Se realiza de acuerdo a la 4 recepción de las actas firmadas asignándole un código único, para luego ser ordenadas e iniciar el proceso de empastado y Certificados Asistente de Coordinación de Certificados archivamiento correspondiente. Publicar actas: Se coordina la publicación de 5 las actas digitales con visto bueno de la Coordinación de Revisión de Certificados. En el caso de requerirse rectificar actas se pasa al punto N 6, de lo contrario finaliza el Certificados Coordinación de Revisión de Certificados proceso. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 239 de 292

240 6 Solicitar rectificación: Se solicita rectificación de acta realizando el pago de tasa respectivo y adjuntando la información necesaria para dicho trámite. Con apoyo del Coordinador Académico Lectivo (Sede Central) o del Carrera (Filial). Docente Tutor Coordinador Académico Lectivo / Carrera (Filial) 7 Verificar solicitud: Se verifica la solicitud de rectificación de actas, para determinar si procede o no. Se emite el visto bueno y se deriva a Coordinación de Certificados. En el caso de no proceder se informa al docente. Revisión de Certificados de Estudios Rectificar Acta de Notas: Se rectifica el acta 8 de notas y se imprime nuevamente, solicitando las firmas necesarias. En el caso que las Actas sean de semestres anteriores al vigente, se Certificados procede a colocar el sello de regularización en la parte posterior del acta. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 240 de 292

241 Flujograma: Indicadores: Porcentaje de actas rectificadas Riesgos: No cumplimiento del docente en fechas establecidas para llenado de actas. Vulnerar información de sistema informático Actividades de Capacitación: Taller de Conocimiento de Reglamentos Documentos Relacionados: Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. Reglamento Académico. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 241 de 292

242 III.13. DIVISIÓN DE PERSONAL 1. Propósito: Establecer los procesos para administrar los recursos humanos de la Sede Central y Filiales, gestionando Escalafón, Servicios al Personal (Prestaciones y Pagos) y Control de Asistencia. 2. Estructura: Unidad Jerárquica / Unidad Operativa División de Personal Coordinación de Escalafón Coordinación de Servicios al Personal Coordinación de Control de Asistencia Calidad Procesos Funcionamiento Selección y Contratación de Personal Administrativo. Escalafón. Gestión de Remuneraciones y Compensaciones. Liquidación de Beneficios Sociales. Prestaciones de Seguridad Social. Control de Asistencia. 3. Procesos: 3.1. Selección y Contratación de Personal Administrativo: Propósito: Gestionar la selección y contratación de personal administrativo Alcance: Aplica a todas las Unidades Administrativas y Académicas de la Sede Central y Filiales Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Solicitar nuevo personal: Los encargados de las Unidades Operativas que requieran de un Unidad 1 personal nuevo, ya sea para cubrir un cargo Operativa ya existente o un nuevo cargo, lo solicitará a la División de Personal. Personal de Apoyo Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 242 de 292

243 2 Verificar solicitud de personal: Se verifica el cargo y vacante solicitados. Jefe de División de Personal Elaborar perfil de cargo: En el caso de 3 cargos nuevos, División de Personal creará el nuevo perfil para dicho cargo en coordinación con la Unidad Operativa, de lo contrario se Jefe de División de Personal Unidad Operativa utilizará los perfiles ya existentes. Aprobar vacante: El Rector analiza y aprueba 4 la nueva vacante solicitada, e informa decisión a la División de Personal. Rector En el caso de aprobarse se pasa al punto N 5, de lo contrario finaliza el proceso. Realizar convocatoria de personal: División 5 de Personal inicia el proceso de reclutamiento de personal a través de medios disponibles (publicación en página web, periódicos y otros), de esta manera, los interesados hacen Jefe de División de Personal Coordinación de Tecnología Web llegar su curriculum vitae. Evaluar postulantes: Con la documentación de los postulantes se procede a la evaluación 6 y entrevista personal. En el caso de filiales, el Administración o quien haga sus veces remite la documentación de preseleccionados a División de Personal. Luego Jefe de División de Personal / Jefe Inmediato Administración (Filial) se emite un informe dirigido a Rectorado informando el ganador. Aprobar ganador: El Rector aprueba 7 postulante ganador, e informa a División de Personal para proceder con los trámites Rector respectivos. 8 Registrar Alta de Personal: Con la información enviada por Jefe de División de Personal, se realiza el Alta de Personal Administrativo en el Módulo de Personal, y en Coordinación de Servicios al Personal Especialista de Planillas / Jefe de División de T-Registro SUNAT. Personal 9 Emitir contrato: Coordinación de Servicios al Personal emite el contrato y solicita la firma del Coordinación de Servicios al Asistente de Servicios al Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 243 de 292

244 personal administrativo. En el caso de Filial, Personal / Personal / quien imprime los contratos y solicita la firma del personal, es el Administración o quien haga sus veces. Los Jefe de División de Personal Administración (Filial) contratos son presentados al Ministerio de Trabajo para su registro y visado. Derivar documentación de personal: Se deriva la documentación del personal nuevo 10 adjuntando Alta de Personal, Alta de T- Registro, Formato de Elección de Régimen Pensionario y Constancia de Entrega de Boletín Informativo - AFP, a la Coordinación de Coordinación de Servicios al Personal Administración (Filial) Escalafón. En el caso de Filiales, dicha documentación es enviada por el Coordinador de Administración. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 244 de 292

245 Flujograma: Indicadores: Número de contrataciones del personal administrativo que cumplen con el proceso de selección Riesgos: Selección de personal que no cumple con el perfil requerido para el cargo Actividades de Capacitación: Taller de Capacitación Selección y Evaluación de personal Documentos Relacionados: Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. Reglamento Interno de Trabajo. ITGC-238 Contratos de Trabajo de los Trabadores. D. S. Nº TR, Ley de Productividad y Competitividad Laboral. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 245 de 292

246 3.2. Escalafón: Propósito: Gestionar el archivo físico y digital de los documentos personales, administrativos y académicos, según el caso, de los docentes y administrativos de la universidad a partir de su ingreso a la institución y conforme se incremente con los documentos que se genere durante su vida laboral Alcance: Aplica a Personal Administrativo y Docente en Sede Central y Filiales Descripción del Proceso: N Actividad Responsable 1 Recepcionar documentación: Se recepciona Coordinación de el informe final de selección docente y Servicio al administrativo, y se deriva el alta a la Personal Coordinación de Escalafón. 2 Verificar autenticidad: Se solicita al personal Coordinación de docente y administrativo firmar una Escalafón / Declaración Jurada con firma y huella dando Coordinación de constancia de la autenticidad de los Administración documentos. En el caso de docentes se (Filial) verifica el Ingreso a la Docencia. Verificar documentación de trabajador: Se 3 verifica la documentación entregada por el Coordinación de trabajador y derivada de Coordinación de Escalafón Servicios de Personal. Clasificar y registrar documentación: Se 4 realiza la clasificación física de la Coordinación de documentación según las variables de la ficha Escalafón escalafonaria y se registra en el Módulo de Ficha Escalafonaria. 5 Archivar legajo: Se asigna una carpeta para Coordinación de cada trabajador y se archiva en su respectivo Escalafón estante. 6 Controlar salida de legajos: Se controla la Coordinación de salida de legajos en calidad de préstamo en el Escalafón Módulo de Ficha Escalafonaria, en paralelo se Personal de Apoyo Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 246 de 292

247 7 genera el Acta de Préstamo que será enviado por trámite documentario. En el caso de requerirse depuración de legajos se pasa al punto N 7, de lo contrario finaliza el proceso. Depurar documentación: Se programa la depuración de documentos cada cierto tiempo para dar cabida en el legajo a nuevos documentos. Coordinación de Escalafón Flujograma: Indicadores: Porcentaje de Legajos de Personal Docente registrados correctamente en le Ficha Escalafonaria. Porcentaje de Legajos de Personal Administración registrados correctamente en le Ficha Escalafonaria. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 247 de 292

248 Riesgos: Registro incorrecto de file de personal administrativo y docente Actividades de Capacitación: Taller de Capacitación en Requisitos Legales y Reglamentarios Documentos Relacionados: Reglamento General. Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. Reglamento Interno de Trabajo. Reglamento Escalafonario. ITGC-065 Verificación de la información registrada en la ficha escalafonaria Gestión de Remuneraciones y Compensaciones: Propósito: Efectuar el pago correcto de remuneraciones mensual a los trabajadores administrativos y docentes Alcance: Aplica a la División de Personal, División Financiera, y Personal Administrativo y Docente de Sede Central y Filiales Descripción del Proceso: N Actividad Responsable En el caso pago de recibo por honorarios se pasa al punto N 1. En el caso de pago por planillas se pasa al punto N 5. Registrar recibo por honorarios: Se registra Coordinación de el recibo por honorarios en Módulo de Servicios al 1 Personal, y se deriva a División de Personal el Personal / recibo en físico con sustento según corresponda. Administración (Filial) 2 Verificar pago de recibo por honorarios: Se Coordinación de verifica y procesa el pago de recibos por Servicios al honorarios, de acuerdo a la normatividad. En Personal el caso de no estar registrados correctamente Personal de Apoyo Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 248 de 292

249 se realiza las modificaciones en el Módulo de Personal. 3 Provisionar recibos por honorarios: Se provisiona el pago por recibo por honorarios y se imprime. Se pasa al punto N 7. Coordinación de Servicios al Personal Registrar ingresos, descuentos y aportaciones (Planilla de remuneraciones y vacaciones): Se registra la información al Módulo de Personal, por variaciones de 4 ingresos (remuneraciones, bonificaciones, etc.), descuentos (adelantos, préstamos, régimen pensionario, etc.) y aportaciones Coordinación de Servicios al Personal Especialista de Planillas (ESSALUD y otros) de los trabajadores para pagos de planillas; los cuales se hacen efectivos de acuerdo a las normas establecidas. Calcular y procesar Planilla: Se calcula y procesa la planilla de pagos, validando los cálculos de renta de 5ta categoría, régimen 5 pensionario y otros descuentos. Luego se procede a impresión de planillas y se deriva a Coordinación de Contabilidad. Coordinación de Servicios al Personal Especialista de Planillas Se calcularán y procesará las planillas de CTS y Gratificación en los plazos establecidos según normatividad legal y laboral vigente. 6 Revisar planillas: Se revisa las planillas procesadas. Contabilidad Generar telecréditos: Se generan los telecréditos (PDF y archivo de texto), los cuales son impresos para posterior 7 verificación. Para pago por planillas, se elabora resumen y se deriva a División Financiera. Para pago de recibo por honorarios, se Coordinación de Servicios al Personal Contabilidad adjunta los recibos por honorarios en físico y se deriva previamente a Coordinación de Contabilidad para verificación. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 249 de 292

250 Efectuar pagos: Se revisa la información proveniente de Coordinación de Servicios al Personal y verificada por Coordinación de División 8 Contabilidad para efectuar los pagos de planillas y de recibos por honorarios. Financiera / En el caso de pago por planillas se pasa al Tesorería punto N 9, y en el caso de ser pago de recibo por honorarios se pasa al punto N 11. Imprimir y distribuir boletas de pago y Asistente de certificados: Se imprime las boletas de pago Servicios al de administrativos y docentes; y se distribuye Personal / personalmente con apoyo de Asistente de Coordinador Servicios al Personal (administrativos en sede Coordinación de Académico 9 central), Coordinador Académico Lectivo Servicios al Lectivo / (docentes en Sede Central) y Personal Administración o quien haga sus veces Administración (filiales). / Coordinación Se emiten certificados de 4ta y 5ta categoría al de finalizar el periodo tributario. Contabilidad Declarar y pagar AFP: Se verifica la 10 consistencia de las AFP y se emite informe. Adjuntando resumen de AFP Net y reportes del Módulo de Personal, se deriva a Coordinación de Contabilidad y División Financiera para su verificación. El pago es realizado por Coordinación de Servicios al Personal, luego de aprobación de Coordinación de Servicios al Personal Contabilidad / División Financiera / Tesorería Coordinación de Tesorería. Declarar PDT-PLAME: Se verifica la consistencia de ingresos y descuentos, régimen pensionario (solo planillas de 11 remuneraciones y vacaciones), CTS, gratificaciones, recibos por honorarios; para presentar la declaración de pago del PDT- PLAME ante SUNAT, en base a cronograma Coordinación de Servicios al Personal Contabilidad / División Financiera / de obligaciones tributarias. El pago se efectúa Tesorería mediante cheque emitido por Coordinación de Tesorería. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 250 de 292

251 Flujograma: Indicadores: Porcentaje de cumplimiento de pagos correctos de remuneraciones mensuales según cronograma de pagos Riesgos: Pagos en exceso a personal Actividades de Capacitación: Taller de Capacitación en PDT-PLAME. Taller de Capacitación en Contrataciones. Taller de Capacitación en Gestión de Recursos Humanos Documentos Relacionados: Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. Reglamento Interno de Trabajo. D. S. Nº TR, Plazos para el alta y baja en el T Registro Ley Nº 27735, Otorgamiento de gratificaciones por Fiestas Patrias y Navidad. D. S. Nº TR, Ley de Compensación por Tiempo de Servicios (CTS). Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 251 de 292

252 TUO. D. Leg. 728 Ley de Productividad y Competitividad Laboral D.S. N TR. Decreto Supremo N , Entrega de boletas de pago a través del empleo de tecnologías de la información y comunicación Liquidación de Beneficios Sociales: Propósito: Cumplir con el pago oportuno de los derechos económicos que corresponda cuando el trabajador cesa en sus actividades por resolución del vínculo laboral Alcance: Aplica a todo el personal retirado docente y administrativo de la Sede Central y Filiales, División de Personal, Escuelas Profesionales, División Financiera, Coordinaciones de Filiales y Coordinaciones Administrativas en Filiales Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Verificar beneficios y descuentos: Se Coordinación de 1 verifican los beneficios y descuentos que le Servicios al corresponden al trabajador. Personal Solicitar Constancia No Adeudo: Se verifica que el trabajador cumpla con tramitar la Constancia No Adeudo con las coordinaciones 2 de Patrimonio, Compras, Biblioteca y Coordinación de Contabilidad; conteniendo las firmas que Servicios al corresponda. Personal En el caso de Filial, el Administración realiza las verificaciones y envía la constancia debidamente firmada a la Coordinación de Servicios al Personal. Procesar Planilla de Liquidación: Se Coordinación de 3 procesa el cálculo de la planilla de liquidación. Servicios al Personal 4 Registrar baja de personal: Se adjunta la Coordinación de carta de renuncia (en caso la haya), las Servicios al constancias no adeudo y el récord vacacional Personal del trabajador, con lo cual se registra la baja Personal de Apoyo Control de Asistencia Administración (Filial) Especialista de Planillas Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 252 de 292

253 en el Módulo de Personal y en T-Registro. Se emite el Certificado de Trabajo y Carta de Retiro de CTS. Emitir y entregar documentos de liquidación: Coordinación de Tesorería emite el cheque de la liquidación de beneficios 5 sociales realizada por Coordinación de Servicios al Personal, con previa verificación de Coordinación de Contabilidad. Los cheques y otros documentos de liquidación serán Coordinación de Tesorería Coordinación de Contabilidad entregados al trabajador por Mesa de Partes (Sede Central) y Administración (Filial) Flujograma: Indicadores: Liquidaciones ejecutadas en tiempo establecido. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 253 de 292

254 Riesgos: Sanciones impuestas por Ministerio de Trabajo y Superintendencia Nacional de Fiscalización Laboral (SUNAFIL) Actividades de Capacitación: Taller de Capacitación en Cálculo de Beneficios Sociales Documentos Relacionados: Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. Reglamento Interno de Trabajo. ITGC-486 Liquidación de Beneficios Sociales a Personal Retirado. FORMGC-253 Constancia de no deudas del personal retirado. Decreto Legislativo Nº 713, Descansos remunerados (vacaciones). Ley Nº 27735, Otorgamiento de gratificaciones por Fiestas Patrias y Navidad. D. S. Nº TR, Ley de Compensación por Tiempo de Servicios (CTS) Prestaciones de Seguridad Social: Propósito: Gestionar y otorgar cobertura de prestaciones de servicio de salud y de prestaciones económicas por subsidios mediante el seguro de ESSALUD a trabajadores titulares y derechohabientes Alcance: Aplica a todo el personal docente y administrativo de Sede Central y Filiales Descripción del Proceso: N Actividad Responsable Verificar y orientar acreditación: Verificar 1 que el trabajador y derechohabientes se encuentren acreditado ante ESSALUD, Servicio al después de haber transcurrido los 3 meses Personal desde su fecha de ingreso. En el caso de no estar, serán registrados. Registrar y controlar descansos médicos: 2 Se registra y controla los descansos médicos Servicio al hasta los 20 primeros días. Personal 3 Registrar subsidio: Se registra los subsidios (enfermedad y maternidad) y se procede a Servicio al Personal de Apoyo Asistente de Planillas Especialista de Planillas Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 254 de 292

255 realizar el trámite por reembolso de prestaciones económicas, informando a División Financiera para que se realice el cobro respectivo. Personal Flujograma: Indicadores: Prestaciones de seguridad social otorgadas de acuerdo a la normatividad vigente Riesgos: Emisión de resolución denegando el reembolso de prestaciones económicas por parte de ESSALUD Actividades de Capacitación: Taller de Capacitación en Ley N de Modernización de la Seguridad Social en Salud y modificatorias Documentos Relacionados: Reglamento de Organización y Funciones por Procesos. Reglamento Interno de Trabajo. Ley N Ley de Modernización de la Seguridad Social en Salud y modificatorias Control de Asistencia: Propósito: Controlar, gestionar y documentar la asistencia del personal administrativo y docente en Sede Central y Filiales. Versión: 001 Código: R MAPRO F. Implementación: Pág. 255 de 292