Recolección por Barrido

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1 Lib e rta y Or d en MANUAL DEL APOYO ADMINISTRATIVO Recolección por Barrido

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3 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO NACIONAL DE ESTADÍSTICA MAURICIO PERFETTI DEL CORRAL Director DIEGO SILVA ARDILA Subdirector ALEXANDRA NAVARRO ERAZO Secretaria General DIRECTORES TÉCNICOS EDUARDO EFRAÍN FREIRE DELGADO Metodología y Producción Estadística NELCY ARAQUE GARCÍA Regulación, Planificación, Estandarización y rmalización LILIANA ACEVEDO ARENAS Censos y mografía HENRY MENDOZA TOLOSA ntesis y Cuentas Nacionales MIGUEL ÁNGEL CÁRDENAS CONTRERAS Geo estadística ERIKA MOSQUERA ORTEGA Difusión, Mercadeo y Cultura Estadística

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5 Pág. CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN 9 2. OBJETIVOS DEL MANUAL DEL APOYO ADMINISTRATIVO 9 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES GENERALIDADES DEL CENSO DANE. Breve reseña histórica ASPECTOS GENERALES DEL 3 er CNA OBJETIVOS DEL 3 er CNA Objetivo general Objetivos específicos QUIÉNES CONFORMAN EL EQUIPO DE TRABAJO? 14 Coordinador departamental 15 legado departamental de asuntos étnicos 15 Coordinador de do 15 Coordinador de Campo 15 Apoyo Administrativo 16

6 3 er CENSO NACIONAL AGROPECUARIO Pág. 6 Apoyo Informático 16 legado Municipal 16 Supervisor 17 Censista 17 Enlace cultural ACTIVIDADES DEL APOYO ADMINISTRATIVO 18 A. RECIBIR EL ENTRENAMIENTO SOBRE LA INFORMACIÓN OPERATIVA Y ADMINISTRATIVA NECESARIA PARA LA REALIZACIÓN DEL 3 ER CNA EN EL MUNICIPIO. 19 B. RECEPCIÓN, APERTURA Y ENTREGA DE LAS INSTALACIONES DEL CENTRO OPERATIVO MUNICIPAL 20 C. DAR APERTURA A LAS INSTALACIONES DEL CENTRO OPERATIVO MUNICIPAL Y REALIZAR SU CONTINUO MONITOREO DE ESTADO Y NOVEDADES. 20 D. ABRIR Y CERRAR DIARIAMENTE LAS INSTALACIONES DEL CENTRO OPERATIVO MUNICIPAL 21 E. RECIBIR DEL OPERADOR Y REVISAR EL ESTADO DEL MOBILIARIO Y EQUIPAMIENTO TECNOLÓGICO Y DE COMUNICACIONES NECESARIOS PARA EL CUMPLIMIENTO DE SUS ACTIVIDADES. 21 F. RECIBIR EN EL CENTRO OPERATIVO MUNICIPAL, LOS ELEMENTOS Y EQUIPOS NECESARIOS PARA EL DESARROLLO DEL 3 ER CNA Y HACER SEGUIMIENTO Y RESPONDER POR SU ADECUADO MANEJO CUANDO SE ENCUENTREN BAJO SU CUSTODIA. 22

7 MANUAL DEL APOYO ADMINISTRATIVO Pág. G. ENTREGAR AL PERSONAL CONTRATADO LOS ELEMENTOS NECESARIOS PARA REALIZAR EL 3 ER CNA H. RECIBIR NOTIFICACIÓN (EN BASE DE DATOS) DEL PERSONAL CONTRATADO PARA CADA ROL EN SU MUNICIPIO. 27 I. REALIZAR EL REPORTE OPORTUNO DE NOVEDADES PERSONAL Y GESTIONAR ANTE EL OPERADOR LAS DESERCIONES O FALTANTES DE PERSONAL Y SU REEMPLAZO EFECTIVO. 28 J. REALIZAR EL SEGUIMIENTO Y MONITOREO AL PROCESO DE TRÁMITE DE PAGOS DEL PERSONAL 28 K. RECIBIR Y VERIFICAR TODOS LOS ELEMENTOS, EQUIPOS Y MATERIALES DE CARÁCTER DEVOLUTIVO, UNA VEZ FINALIZADO EL OPERATIVO CENSAL. 28 L. DEVOLVER AL OPERADOR RESPECTIVO, TODOS LOS ELEMENTOS, MATERIALES Y EQUIPOS DEVOLUTIVOS QUE LE HAN SIDO ENTREGADOS POR EL PERSONAL. 29 M. APLICAR EL PROTOCOLO DE DESTRUCCIÓN DE MATERIALES ESPECÍFICOS INDICADO EN ESTE DOCUMENTO. 30 N. DEVOLVER MEDIANTE FORMATO AL OPERADOR CORRESPONDIENTE, EL MOBILIARIO Y EQUIPAMIENTO UTILIZADO PARA EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES EN EL CENTRO OPERATIVO MUNICIPAL, Y REALIZAR SU VERIFICACIÓN CONFORME A LOS ESTÁNDARES IMPARTIDOS EN ESTE MANUAL. 31 O. MANTENER COMUNICACIÓN PERMANENTE CON EL COORDINA- DOR DE NODO, COORDINADOR DE CAMPO Y LOS ENLACES DE LOS OPERADORES PARA BRINDAR APOYO EN LO RELACIONADO CON TRÁMITES LOGÍSTICOS, ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS. 32

8 3 er CENSO NACIONAL AGROPECUARIO Pág. 8 P. REALIZAR EL BARRIDO DIARIO DE ACTIVIDADES POR CADA UNO DE LOS OPERADORES Y ALIMENTAR LAS PLANILLAS DE NOVEDADES SOBRE PROCESOS DE OPERADORES, CUANDO ÉSTOS NO HAYAN CUMPLIDO SERVICIOS O SEA NECESARIO HACER OBSERVACIONES. 32 Q. ELABORAR EL INFORME FINAL DE ACUERDO CON EL PROTOCOLO DEFINIDO DOCUMENTACIÓN DE APOYO ANEXOS INSTRUCTIVO DILIGENCIAMIENTO FORMATOS ADMINISTRATIVOS 35 OTROS FORMATOS 49 PAZ Y SALVO POR ELEMENTOS ENTREGADOS A CONTRATISTAS 51

9 MANUAL DEL APOYO ADMINISTRATIVO 9 1. INTRODUCCIÓN El 3 er Censo Nacional Agropecuario tiene como finalidad generar información estadística actualizada del sector agropecuario y en general del territorio rural colombiano, indispensable para la implementación de políticas que favorezcan el desarrollo del país. La realización y puesta en marcha de esta gran operación estadística requiere de una estructura operativa que garantice la calidad de la recolección de información del sector agropecuario y rural colombiano. Esta estructura operativa está conformada por un equipo de personas que desempeñarán los diferentes roles necesarios para la ejecución eficaz del censo en todos los municipios del país. Uno estos roles es el Apoyo Administrativo Municipal, quien estará a cargo de las actividades relacionadas con la gestión de recursos humanos, administrativos, financieros y logísticos para la operación del censo a nivel municipal. Además, debe orientar y encaminar al personal de la administración municipal para la realización de las diferentes actividades y se compromete con el oportuno y eficiente cumplimiento de los objetivos censales. Este manual se divide en tres capítulos básicos: el primero se refiere a los aspectos generales del Censo Nacional Agropecuario e incluye los objetivos generales y específicos. El segundo capítulo se epone el esquema organizativo del censo, en donde se muestra el lugar que ocupa este rol, su posición jerárquica y la relación y obligaciones que tiene con cada uno de los demás roles. En el tercer capítulo, se eplican paso a paso todas y cada una de las actividades que debe desarrollar el Apoyo administrativo durante el operativo censal. Por último, se relaciona la documentación, el glosario y los aneos generales. 2. OBJETIVOS DEL MANUAL DEL APOYO ADMINISTRATIVO Los objetivos del Manual consisten en identificar y eplicar cada una de las actividades que debe llevar a cabo la persona que desempeña el rol de Apoyo Administrativo Municipal, de manera que comprenda la importancia de cumplir a cabalidad con los aspectos administrativos, financieros y logísticos del 3 er CNA, en el municipio o área que esté bajo su responsabilidad.

10 3 er CENSO NACIONAL AGROPECUARIO TÉRMINOS Y DEFINICIONES Alistamiento: Proceso de recepción, empaque y distribución de materiales a los diferentes municipios donde se realizará el 3 er Censo Nacional Agropecuario. Bienes de consumo: Corresponde a los bienes entregados al contratista para el desarrollo de sus actividades laborales que por su naturaleza con el primer uso que se hace de ellos, o porque al ponerlos, agregarlos o aplicarlos a otros se etinguen o desaparecen como unidad o material independiente. Son ejemplos de este tipo de bienes: útiles de escritorio, papelería, repuestos para máquina y equipo. Bienes devolutivos: Corresponde a los activos entregados al contratista para el desarrollo de sus actividades laborales que se pueden transportar de un lugar a otro y no se consumen con el primer uso que se hace de ellos, aunque con el tiempo y por razón de su naturaleza se deterioran o desaparecen. Estos bienes deben ser reintegrados por el contratista al almacén de la entidad, una vez finalice la ejecución del contrato. Algunos ejemplos de este tipo de bienes son: los muebles y enseres, equipos de oficina, equipos de cómputo, equipos de comunicaciones, entre otros. Centro Operativo Municipal: Es la locación en la que se desarrollan las actividades transversales del proceso operacional del censo a nivel municipal. Los roles pertenecientes al staff municipal (legado municipal, Apoyo administrativo, Apoyo informático, Coordinador de campo y Coordinador de nodo, cuando aplique) se ubican en el centro operativo. Además, este es el sitio de reunión del personal operativo de campo (supervisores y censistas). DMC: Es un computador de bolsillo utilizado para la captura de los datos generados en campo durante el operativo censal. Embalaje: Acondicionamiento para la protección de los materiales durante su manipulación y transporte. Inventario: Se define como el registro documental del conjunto de bienes, tanto muebles como inmuebles, pertenecientes a una persona o a una entidad. Kit cartográfico: Es el conjunto de piezas de cartografía especializada que serán utilizadas por los diferentes roles operativos para el desarrollo del operativo censal. Kit de aseo: Es el conjunto de materiales e implementos de aseo que se requieren para el adecuado mantenimiento de las instalaciones del Centro operativo municipal. Kit operativo: Conjunto de implementos y útiles que requiere el personal operativo para el desarrollo de sus actividades, de acuerdo con el rol asignado.

11 MANUAL DEL APOYO ADMINISTRATIVO Kit tecnológico: Consiste en el equipamiento tecnológico (DMC + accesorios) que se requiere para desarrollar las encuestas a los productores agropecuarios, en el marco del censo. 11 Kit de identificación: Consiste en la indumentaria requerida para que el personal operativo se identifique como contratista del DANE ante el público en general, generando identidad institucional y buscando uniformidad y seguridad en el proceso censal. Material Cartográfico: Son materiales con información geográfica de referencia, tales como vías, ríos, sitios de interés, toponimia, accidentes geográficos, núcleos de población, viviendas, entre otros, empleados para fines censales. Material de difusión: Piezas de comunicación que se emplean para ofrecer información sobre el 3 er CNA, puede ser impresa y/o en formato digital y presentada como volante, afiche, etc. do: Es una división del territorio conformada por varios municipios vecinos de una misma región. Un nodo comprende un promedio de 12 municipios, con facilidades de acceso entre ellos. Todos los nodos tienen una cantidad similar de predios. Operador: Es la empresa o tercero que adelantará los procesos necesarios para la realización del 3 er Censo Nacional Agropecuario en las zonas rurales del territorio nacional. 4. GENERALIDADES DEL CENSO 4.1 DANE. BREVE RESEÑA HISTÓRICA. El partamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE) es la entidad responsable de la planeación, levantamiento, procesamiento, análisis y difusión de las estadísticas oficiales de Colombia. Pertenece a la rama ejecutiva del estado colombiano y tiene cerca de 60 años de eperiencia. La entidad cumple con los más altos estándares de calidad y ofrece al país y al mundo más de 70 investigaciones de todos los sectores de la economía, industria, población, sector agropecuario y calidad de vida, entre otras. Toda esta labor, sumada a la aplicación de modernas tecnologías de captura, procesamiento y difusión, así como la calidad humana de todos los que participan en el proceso de la organización, permiten al DANE fortalecer el conocimiento, la confianza y la cultura estadística de los colombianos, reafirmando su condición de rector de las estadísticas en el país.

12 3 er CENSO NACIONAL AGROPECUARIO ASPECTOS GENERALES DEL 3 ER CNA Un censo agropecuario es una operación estadística en gran escala realizada periódicamente para reunir, procesar y difundir datos sobre la estructura del sector agropecuario de un país o de una parte importante de este, con el fin de proveer información para la toma de decisiones en el sector agropecuario y rural. Tres son los elementos a destacar en esta definición. El primero, establece que el censo es una operación en gran escala, básicamente porque consiste en la enumeración total de todas las unidades productoras que conforman el universo agropecuario de un país o de una región en particular. En segundo lugar, establece que la información a capturar es la referida a las variables estructurales del sector. Esta consideración busca concentrar el alcance del operativo censal en los elementos fundamentales que caracterizan la actividad agropecuaria y que no cambian en cortos periodos de tiempo. En tercer lugar, se encuentra la utilidad de la información resultante del censo, bien sea para toma de decisiones del sector privado o para la definición de prioridades en políticas, programas y proyectos gubernamentales, así como para la evaluación del impacto de los mismos. Los resultados de un censo son un punto de referencia para el mejoramiento de las estadísticas continuas, además también ofrece datos estructurales detallados para cultivos secundarios, especies animales menores, unidades de producción campesina y pequeñas áreas geográficas que normalmente no son cubiertas en las encuestas por muestreo. El DANE ha determinado que el Tercer Censo Nacional Agropecuario (3 er CNA) es la investigación que entregará la información estadística de las variables estructurales para el sector que serán la base para la constitución del Sistema Estadístico Agropecuario y en este sistema deben estar contempladas la totalidad de las operaciones estadísticas que monitorean la estructura y harán seguimiento del comportamiento coyuntural del sector. Además, el 3 er CNA es el complemento temático para el próimo Censo de Población y Vivienda programado para 2015, y por esta razón debe entregar la ubicación, debidamente georreferenciada, de las viviendas, así como el recuento de las actividades económicas no agropecuarias en el área rural del territorio nacional. Es necesario destacar que el 3 er CNA no es el instrumento para subsanar los faltantes acumulados desde la realización del último, hace cuarenta y dos años, pero sí es la operación estadística más importante para el sector y será el eje articulador e integrador de las restantes operaciones; por esta razón, el formulario censal incorpora las variables que luego permitirán el diseño de las operaciones que profundizarán o detallarán algunos de sus componentes.

13 MANUAL DEL APOYO ADMINISTRATIVO 4.3 OBJETIVOS DEL 3 ER CNA Objetivo general 13 Proporcionar información estadística estratégica, georreferenciada y actualizada del sector agropecuario, forestal, acuícola, pesquero y sobre aspectos ambientales; así como sobre los productores agropecuarios y la población residente en el área rural para la toma de decisiones y la estructuración del Sistema Estadístico Agropecuario Objetivos específicos Construir el marco estadístico agrícola, forestal, pecuario, acuícola, pesquero y de las actividades productivas no agropecuarias para las encuestas intercensales. Identificar al productor agropecuario residente habitual y sus características socio demográficas básicas. Cuantificar las viviendas, los hogares y la población residente y sus características socio demográficas básicas. Obtener información sobre la percepción de los hogares rurales residentes habituales en cuanto a la pobreza, fenómenos de desplazamiento, despojo de tierras y retorno. Establecer el inventario agrícola y de plantaciones forestales. Establecer el inventario pecuario, el área del espejo de agua para la actividad acuícola y la pesca marítima y continental. Cuantificar el área y la producción agropecuaria. Establecer el inventario de la infraestructura y la maquinaria empleada en el desarrollo de la actividad agropecuaria, acuícola, pesquera y de plantaciones forestales. Obtener información básica sobre protección y limitaciones en el uso del agua y los suelos. Establecer la cantidad de trabajadores permanentes y jornales contratados para el desarrollo de la actividad agropecuaria. Georreferenciar las viviendas rurales y establecer su caracterización física básica. Establecer la actividad agropecuaria, forestal, acuícola y pesquera eistente en los Resguardos Indígenas (RI) y los Territorios Colectivos de Comunidades Negras (TCCN).

14 3 er CENSO NACIONAL AGROPECUARIO 14 Identificar las unidades económicas con actividades productivas no agropecuarias en el área rural. 5. QUIÉNES CONFORMAN EL EQUIPO DE TRABAJO? El partamento Administrativo Nacional de Estadística DANE es la entidad responsable de la realización del 3 er Censo Nacional Agropecuario. Para tal fin, ha definido una estructura operativa por departamento, nodo, municipio y área operativa para recolectar la información del sector agropecuario en todos los predios rurales del territorio nacional. El Coordinador departamental es el enlace directo entre la sede territorial del DANE y los Coordinadores de nodo para lograr la colaboración necesaria en temas logísticos, operativos o administrativos requeridos en el desarrollo de la operación censal. Mientras que los Coordinadores de campo, se encargan de la planeación, la organización, la ejecución y el seguimiento y control del operativo censal en cada municipio, bajo los lineamientos técnicos y administrativos del Coordinador de do. Los Coordinadores de campo realizan diferentes actividades precensales y censales con su equipo de trabajo dispuesto en cada municipio, es decir, con el legado municipal, el Apoyo informático, los Supervisores y Censistas. Figura 1. Estructura Operativa del Censo Nacional Agropecuario Fuente: DANE- 3 er CNA

15 MANUAL DEL APOYO ADMINISTRATIVO Coordinador departamental Es la máima instancia del operativo de campo en el departamento. Tiene como tarea fundamental ser la instancia de articulación de todos los nodos ubicados en su departamento, y con ello, ser el puente entre los equipos desplegados en terreno y la estructura nacional para asegurar la continuidad del operativo censal, monitorear y controlar el operativo en terreno y velar por la calidad de las actividades de recolección. En este sentido, le corresponde realizar el monitoreo de la actividad de campo de cada uno de los nodos, y solucionar en ese nivel jerárquico las situaciones sobrevinientes que puedan afectar el avance del proceso de recolección. 15 En la solución de problemas, el Coordinador departamental tendrá comunicación con el responsable del operador logístico en el área departamental y con él buscará cubrir los requerimientos que demande el operativo en terreno. En caso de no obtener solución con la coordinación de la sede o subsede del DANE o no poder resolver en conjunto con el enlace del Operador logístico, el Coordinador operativo departamental deberá comunicarse con la estructura nacional del censo para a este nivel se solucionen los inconvenientes. legado departamental de asuntos étnicos En caso de eistir grupos étnicos en el departamento, habrá un delegado departamental de asuntos étnicos, que dependerá directamente del Coordinador departamental. Tiene la responsabilidad de realizar la difusión y sensibilización del 3 er CNA en los diferentes grupos étnicos del departamento para obtener su participación y apoyo, con el objetivo de facilitar, a través de las organizaciones étnicas, la recolección de información agropecuaria. Coordinador de do pende directamente del DANE, entidad que establece los lineamientos técnicos y administrativos. Bajo estos lineamientos, coordina todas las actividades de preparación, ejecución y seguimiento del censo en cada uno de los municipios asignados. Para la ejecución de dichas actividades, el Coordinador de do cuenta con un equipo de trabajo en cada municipio conformado por el Coordinador de Campo, el legado Municipal, el Apoyo Administrativo, el Apoyo Informático, los Supervisores y los Censistas. Coordinador de Campo pende directamente del Coordinador de do, su función es dirigir y coordinar el trabajo de los supervisores a su cargo, seleccionando y asignando semanalmente las áreas de trabajo a cada uno de ellos, de acuerdo con el plan de recolección definido conjuntamente con el legado Municipal. Antes de la ejecución del operativo censal, el Coordinador de Campo es el responsable del entrenamiento de

16 3 er CENSO NACIONAL AGROPECUARIO 16 supervisores y censistas; cada coordinador tiene a su cargo entre 1 y 8 supervisores. Durante la ejecución del operativo, es el responsable de realizar el monitoreo diario a la recolección en cada una de las áreas que ha asignado a los supervisores, asegurando su cumplimiento, a través del Sistema de Monitoreo y Control. Apoyo Administrativo Es el responsable y líder de la organización y ejecución de actividades administrativas, antes, durante y después del operativo, apoyando la solución de requerimientos administrativos del equipo del Censo ubicado en el municipio, y así lograr con eficacia la realización de todas las actividades bajo los lineamientos establecidos por el DANE. Gestiona con la administración municipal la realización de las diferentes actividades administrativas requeridas y se compromete con el oportuno y eficiente cumplimiento de los objetivos censales. Igualmente, asegurará el cumplimiento del plan programado y cuenta con el apoyo de las autoridades civiles, eclesiásticas y militares del municipio para el logro del mismo. Apoyo Informático pende directamente del Coordinador de campo. Es un profesional del área de sistemas responsable de brindar el soporte técnico sobre la infraestructura tecnológica instalada en los centros de transmisión, el proceso de cargue, sincronización y transmisión de los datos capturados en campo; así como de velar por el estado, mantenimiento y rendimiento de los Dispositivos Móviles de Captura DMC-, reportar las posibles fallas presentadas en el sistema o plataforma y llevar a cabo copias de seguridad de la información. legado Municipal Es un profesional del municipio con un amplio conocimiento del área rural; tiene la responsabilidad de apoyar la planeación y la ejecución del operativo censal en el municipio, para lo cual realizará la gestión interinstitucional que se requiera entre el DANE y las autoridades municipales y organizaciones comunitarias. Su función principal es realizar las gestiones necesarias para propiciar la cobertura de toda el área rural del municipio, asegurando el compromiso de las autoridades municipales con la seguridad del personal de campo, supervisores y censistas, para lo cual promoverá la conformación de la Junta Municipal para el 3 er CNA y la programación de sus reuniones antes, durante y después de la recolección de la información. Para lograr una ecelente cobertura, desarrollará un proceso de sensibilización con la comunidad con el fin de obtener la participación y el apoyo de las diferentes

17 MANUAL DEL APOYO ADMINISTRATIVO organizaciones comunitarias y lograr la participación y la respuesta positiva de los productores agropecuarios en el censo. 17 Supervisor Su responsabilidad es supervisar el trabajo de los censistas a su cargo (3 a 4 personas), acompañando sus actividades directamente en campo. Se encarga de: Asegurar una cobertura total de las áreas operativas asignadas y la calidad de los datos que recojan los censistas a su cargo. Aclarar y resolver todas las inquietudes e inconvenientes que tengan los censistas, las cuales en algunas ocasiones tendrán que ser consultadas con el coordinador de campo. sarrollar y aplicar estrategias de mediación y resolución de posibles conflictos para facilitar y promover un ambiente de cordialidad, respeto, equidad y confianza, actuando con imparcialidad ante las personas a su cargo. Censista Su responsabilidad es la recolección de la información en cada una de las Unidades Productoras Agropecuarias y no agropecuarias, a partir del recorrido y la realización de entrevistas en los predios asignados diariamente por el supervisor (Área de trabajo). Enlace cultural En caso de eistir grupos étnicos en el municipio, se vinculará al equipo de trabajo un Enlace cultural que dependerá directamente del Coordinador de campo. Su función consiste en garantizar la continuidad del operativo en terreno, a través del acompañamiento de los censistas étnicos, la planeación de los recorridos y contacto con representantes de las comunidades. Además, deberá acompañar al equipo operativo en las entradas y salidas del territorio.

18 3 er CENSO NACIONAL AGROPECUARIO ACTIVIDADES DEL APOYO ADMINISTRATIVO Señor: Apoyo administrativo. Usted ha sido designado para desempeñar el rol de Apoyo administrativo en el 3 er Censo Nacional Agropecuario, una labor que es muy importante para el operativo censal que se realizará en el municipio. A continuación se identifican todas y cada una de las actividades del rol de Apoyo administrativo en cada uno de los procesos que comprenden el operativo censal. A. Recibir el entrenamiento sobre la información operativa y administrativa necesaria para la realización del 3 er CNA en el municipio. B. Recepción, apertura y entrega de las instalaciones del Centro Operativo Municipal. C. Dar apertura a las instalaciones del Centro Operativo Municipal y realizar su continuo monitoreo de estado y novedades. D. Abrir y cerrar diariamente las instalaciones del Centro Operativo Municipal. E. Recibir del Operador y revisar el estado del mobiliario y equipamiento tecnológico y de comunicaciones necesarios para el cumplimiento de sus actividades. F. Recibir en el Centro Operativo Municipal, los elementos y equipos necesarios para el desarrollo del 3 er CNA y hacer seguimiento y responder por su adecuado manejo cuando se encuentren bajo su custodia. G. Entregar al personal contratado los elementos necesarios para realizar el 3 er CNA. H. Recibir notificación (en base de datos) del personal contratado para cada rol en su municipio. I. Realizar el reporte oportuno de novedades de personal y gestionar ante el Operador las deserciones o faltantes de personal y su reemplazo efectivo. J. Realizar el seguimiento y monitoreo al proceso de trámite de pagos del personal. K. Recibir y verificar todos los elementos, equipos y materiales de carácter devolutivo, una vez finalizado el operativo censal.

19 MANUAL DEL APOYO ADMINISTRATIVO L. volver al Operador respectivo, todos los elementos, materiales y equipos devolutivos que le han sido entregados por el personal. 19 M. Aplicar el protocolo de destrucción de materiales específicos indicado en este manual. N. volver mediante formato al Operador correspondiente, el mobiliario y equipamiento utilizado para el desarrollo de las actividades en el Centro Operativo Municipal, y realizar su verificación conforme a los estándares impartidos en este manual. O. Mantener comunicación permanente con el Coordinador de nodo, Coordinador de campo y los enlaces de los Operadores para brindar apoyo en lo relacionado con trámites logísticos, administrativos y financieros. P. Realizar el barrido diario de actividades por cada uno de los Operadores y alimentar las planillas de novedades sobre procesos de Operadores, cuando éstos no hayan cumplido servicios o sea necesario hacer observaciones. Q. Elaborar el informe final de acuerdo con el protocolo definido. En seguida se eplicará el paso a paso de cada una de las actividades enunciadas anteriormente. A. RECIBIR EL ENTRENAMIENTO SOBRE LA INFORMACIÓN OPERATIVA Y ADMINISTRATIVA NECESARIA PARA LA REALIZACIÓN DEL 3 ER CNA EN EL MUNICIPIO. Reciba el entrenamiento como Apoyo administrativo del Instructor dispuesto para tal fin. Este entrenamiento tendrá una duración aproimada de una semana y recibirá dos tipos de informaciones: Información administrativa Información operativa. Información de sensibilización El Grupo de entrenamiento dispuesto para tal fin debe realizar su instrucción y entregarle la información básica y necesaria para la realización del censo en el municipio. La información que debe recibir es la siguiente: Agenda de entrenamiento administrativo. Manual de Actividades del Apoyo administrativo

20 3 er CENSO NACIONAL AGROPECUARIO 20 Fechas de inicio y finalización del operativo en el municipio. Roles y cantidades de personal requeridos en el municipio. Lista de dos y municipios que pertenecen a cada nodo. Tipo de transporte a utilizar por área operativa y su respectiva caracterización. Listado de enlaces de los Operadores con sus respectivos medios de contacto: nombres, teléfonos y correos. Material de Presentación General del 3 er CNA. Paquete de archivos digitales con formatos y protocolos. B. RECEPCIÓN, APERTURA Y ENTREGA DE LAS INSTALACIONES DEL CENTRO OPERATIVO MUNICIPAL Reciba y revise del Operador correspondiente las instalaciones en las que funcionará el Centro Operativo Municipal. Diligencie el Formato 21. Inventario de Recepción y Entrega de Instalaciones físicas Oficina de Centro Operativo Municipal (ver Aneo), en el cual se relacionan todos los elementos que constituyen el Centro Operativo, así mismo describa las condiciones de entrega. Si usted cuenta con una cámara fotográfica puede hacer registros para detallar aspectos de este proceso de entrega. En caso de encontrar elementos en mal estado, usted deberá reportarlos en este formato y comunicar al enlace del respectivo Operador. Si las averías encontradas permiten acceder y utilizar la locación, usted puede aceptar parcialmente la entrega, haciendo las observaciones necesarias en el formato. Si esto no es así, usted debe rechazar la locación y notificar inmediatamente al Coordinador de campo, al Coordinador de nodo y al enlace del Operador respectivo para que se tomen las acciones correspondientes. Este proceso requiere la mayor rigurosidad, puesto que se trata de las instalaciones de un bien inmueble que es entregado en calidad de arrendamiento o comodato, a nombre de un tercero y debe describirse con el mayor detalle las condiciones y el estado de dichas locaciones en los espacios destinados para ello en el Formato. C. DAR APERTURA A LAS INSTALACIONES DEL CENTRO OPERATIVO MUNICIPAL Y REALIZAR SU CONTINUO MONITOREO DE ESTADO Y NOVEDADES. Una vez recibido el inmueble, usted debe dar apertura al Centro Operativo Municipal, registrar la información de ubicación, horarios de atención, disposición de los espacios, etc., en el Formato 21. Inventario de recepción y entrega de instalaciones

21 MANUAL DEL APOYO ADMINISTRATIVO físicas Oficina de Centro Operativo Municipal. Usted debe eplicar al personal que utilizará este espacio las normas de seguridad, aseo, orden y responsabilidad. igual manera, se debe tener especial cuidado en el manejo de la imagen institucional, ubicando los pendones del DANE y el CNA en sitios estratégicos del espacio. 21 D. ABRIR Y CERRAR DIARIAMENTE LAS INSTALACIONES DEL CENTRO OPERATIVO MUNICIPAL Usted, como Apoyo administrativo, es el encargado de abrir y cerrar diariamente las instalaciones del Centro Operativo municipal en los horarios que establecidos con el Coordinador de campo y el equipo de trabajo. Por esta razón, usted es el responsable de la custodia de las llaves, y junto con el encargado de la seguridad deben garantizar que la locación quede debidamente cerrada. Cualquier novedad referida a daños, solicitudes o cualquier problema sobre el inmueble deberá ser reportado como novedad al enlace del Operador correspondiente. E. RECIBIR DEL OPERADOR Y REVISAR EL ESTADO DEL MOBILIARIO Y EQUIPAMIENTO TECNOLÓGICO Y DE COMUNICACIONES NECESARIOS PARA EL CUMPLIMIENTO DE SUS ACTIVIDADES. Reciba del Operador y revise el equipamiento necesario para el desarrollo de las actividades de transmisión de la información y el soporte tecnológico para comunicaciones, así como el mobiliario para dotar al Centro Operativo Municipal. Usted debe diligenciar el Formato 20. Entrega y Recepción de Equipos Centro de Transmisión. Ver Aneo. A través de un correo electrónico, usted recibirá un inventario de los bienes muebles que le serán entregados por el Operador para que haga la respectiva verificación al momento de la entrega. En términos generales, el mobiliario y equipamiento que usted recibirá del Operador comprende: mesas, sillas, computadores de escritorio, computadores portátiles, impresora, escáner, archivador, solución de estabilidad eléctrica; puestos de trabajo (mesas y sillas) en los cuales se ubicarán los roles de Apoyo administrativo, Apoyo informático, legado municipal, Coordinador de nodo (solo en sede de nodo) y Coordinador de campo. El Apoyo administrativo debe informar el estado de cada uno de los elementos recibidos, y si alguno de ellos presenta alguna observación o desperfecto, no podrá recibirlo si éste compromete su capacidad de uso o la integridad en términos de seguridad o funcionalidad. Este reporte debe hacerlo directamente al enlace del Operador respectivo y reportarlo en la planilla de novedades de inventarios, además de diligenciar el Formato 23. Reporte de Siniestro, en caso de alguna pérdida o anomalía. Ver Aneo.

22 3 er CENSO NACIONAL AGROPECUARIO 22 F. RECIBIR EN EL CENTRO OPERATIVO MUNICIPAL, LOS ELEMENTOS Y EQUIPOS NECESARIOS PARA EL DESARROLLO DEL 3 ER CNA Y HACER SEGUIMIENTO Y RESPONDER POR SU ADECUADO MANEJO CUANDO SE ENCUENTREN BAJO SU CUSTODIA. Reciba todos los materiales, equipos y elementos que componen los diferentes tipos de kits, necesarios para la realización del 3 er CNA. Los tipos de kits que recibirá son: kit operativo, kit de Oficina, kit de aseo, kit de cartografía, kit de identificación, kit tecnológico, kit de sensibilización, kit de material impreso. La recepción de los materiales se llevará a cabo en el Centro Operativo Municipal, en la fecha de recibo programada por el DANE, de acuerdo con el cronograma del operativo censal. Usted debe recibir los elementos y equipos de manera inventariada conjuntamente con el transportador, de acuerdo con la lista de empaque incluida en cada caja, verificando las características de los bienes entregados. Estos materiales, equipos y elementos deben recibirse según el Formato 1. Entrega y volución de Elementos (ver Aneo); mientras que la recepción de los DMC debe diligenciarse en el Formato 22. Control Recepción y Registro de los DMC. (Ver Aneo). Revise y verifique que los elementos correspondan con los que aparecen registrados en el respectivo formato, el cual debe usted firmar. Igualmente, debe revisar el estado de los mismos e identificar cuáles son de carácter devolutivo, estos deben ser devueltos una vez concluya la recolección de la información, en buen estado y contra inventario. Si encuentra alguna anomalía en los equipos y elementos, informe inmediatamente al Operador respectivo y diligencie el Formato 23. Reporte de Siniestro. Ver Aneo. Usted, como Apoyo administrativo acordará con el Coordinador de nodo, el legado municipal y el Coordinador de campo la fecha y la hora para hacer la entrega del material devolutivo. Las piezas impresas de sensibilización deben ser recibidas y no se deben utilizar hasta que llegue el legado Municipal, quien se encargará de su distribución y uso. NOTA IMPORTANTE: Todos los empaques (cajas, bolsas) en los que venía el material recibido en el municipio debe ser desarmado y guardado, con el fin de reutilizarlo para empacar los elementos que se deben retornar/devolver, según el procedimiento indicado. Así mismo, deben guardarse las cajas para hacer la respectiva devolución en las mismas.

23 MANUAL DEL APOYO ADMINISTRATIVO bido a que usted debe hacer seguimiento y responder por el adecuado manejo de los elementos recibidos, a continuación se describe el contenido de cada kit: 23 Kits operativos: Tabla de apoyo con calculadora y gancho Borrador miga de pan Libreta de apunte media carta Lápiz videograph color rojo Portaminas 0.7 mm Micropunta permanente color rojo Repuesto portaminas HB 0.7 mm Censista Tabla de apoyo con calculadora y gancho Borrador miga de pan Libreta de apunte media carta Lápiz videograph color verde Portaminas 0.7 mm Micropunta permanente color rojo Resaltador naranja Marcador permanente color negro Resaltador verde Repuesto portaminas HB 0.7 mm Regla plástica de 30 cm Bolsa plástica 30X40 calibre 5 Supervisor Coordinador de campo Tabla de apoyo con calculadora y gancho Borrador miga de pan Libreta de apunte media carta Lápiz videograph color rojo Lápiz videograph color Verde Portaminas 0.7 mm Lapicero tinta negra Repuesto portaminas HB 0.7 mm

24 3 er CENSO NACIONAL AGROPECUARIO 24 Kit de Oficina Bisturí Plástico tamaño Medidas 67.5*24*39.5cm con seguro de cuchilla Borrador miga de pan MP 20 ( ) MM Botiquín: Antisépticos, Yodopovidona, Alcohol, Suero fisiológico o solución salina normal, Gasas, Compresas, Apósitos, Vendas, Curas Adhesivas, Bajalenguas, Cinta Adhesiva (micropore), Algodón, Tapabocas, Guantes sechables, Pinzas, Termómetro Oral, Tijeras, Toallitas húmedas, Manual de Primeros Auilios, Pañuelos desechables, Aguja e Hilo, Ganchos Cajas de cartón reciclable de 45 X 45 X 40 cms Carpetas para legajar en cartón con huecos para legajar- oficio. CD Virgen RW- Regrabable con estuche plástico Cinta transparente de embalar en rollo 50 mm 30 mm Cinta de enmascarar en rollo 24 mm 40 mm Cosedora manual 570 liviana capacidad 25 hojas Ganchos de cosedora - Caja por 1000 unidades galvanizados Ganchos plásticos para legajar - Bolsa por 20 unidades Ganchos Clip Metálicos - Caja por 100 unidades Bolígrafo mina negra escritura súper suave, barril triangular punta de 1.0 mm de alta duración Lápiz HB N 2 mina negra en madera Libreta de apunte en papel bond amarillo cuadriculado, tamaño media carta 70 hojas. Marcador permanente color negro con tapa, tamaño jumbo, 3 anchos de línea. Marcador permanente color rojo con tapa, tamaño jumbo, 3 anchos de línea. Marcador borrable - borra seco rojo con tapa, mina color rojo, rápido secado y fácil borrado; punta resistente con 4 anchos de línea. Marcador borrable - borra seco negro con tapa, mina color negro rápido secado y fácil borrado; punta resistente con 4 anchos de línea. Pegante en barra con envase dosificador, cierre hermético, no toico y secado rápido 90 g. Perforadora 2 huecos con capacidad de perforado de 1 a 30 hojas con guía Regla metálica de 30 cm metálica, en unidad métrica. Resaltador tetliner, superfluorescente, punta biselada, 2 anchos de trazo, con tapa mina color Resma de papel carta para impresión y fotocopiado 75 g. Saca ganchos elaborado en acero cromado combinado con plástico Sacapuntas metálico tamaño estándar con cuchilla fina Sobre de manila ecológico tamaño oficio cm. Tijera metálica con mango plástico Zuncho para embalaje plástico, estándar en rollo ½ rollo para 4 cajas. Folder AZ oficio

25 MANUAL DEL APOYO ADMINISTRATIVO Kit Tecnológico 25 Cable de datos y cargador Cargador de batería eterno

26 3 er CENSO NACIONAL AGROPECUARIO 26 Kit de Identificación Cachucha (solo para Apoyo administrativo, Apoyo informático, Coordinador de campo, legado municipal y Coordinador de nodo) Sombrero (solo para Censistas y Supervisores) Chaleco Capa impermeable con capota Morral impermeable Kit de Material Impreso Censista Guía de Diligenciamiento del Formulario Cuadernillo de Consolidado Diario por Censista (Formato 3) Formularios en Papel Volante Revisita Tarjeta Visual Inserto Sección VI /Inserto Sección XV del formulario Inserto Sección VII /Inserto Sección VIII del formulario Manual del Censista Sticker Supervisor Guía de Diligenciamiento del Formulario Cuadernillo de Consolidado Diario por Supervisor (Formato 4) Volante Revisita Tarjeta Visual Manual del Supervisor Formulario Inserto 1 Sección VI. Páginas 4 y 5 Formulario Inserto 2 Sección XV. Páginas 14 y 15 Formulario Inserto 3 - Seccion VII INVENTARIO PECUARIO Modulo 7d Acuicultura PAGINA 09 Formulario Inserto 4 seccion VIII PESCA PAGINA 10 Formulario Inserto 5 seccion V pagina 3 Sticker Coordinador de campo Tarjeta Visual Cartografía Municipal Mapas de áreas Operativas por municipio Mapas de Predios por Áreas Operativas Reentrevista por Supervisor (Formato 6) Observación de Entrevista (Formato 7) Acta de Cierre Área Operativa (Formato 11)

27 MANUAL DEL APOYO ADMINISTRATIVO Kit de Material Impreso Formularios en Papel Manual del Coordinador de campo Guía de Diligenciamiento del Formulario Cuadernillo de Consolidado Diario por Coordinador (Formato 5) Sticker 27 Recuerde que usted también recibe dos tipos de kits: la caja con productos cartográficos censales y la caja con el material de sensiblización. G. ENTREGAR AL PERSONAL CONTRATADO LOS ELEMENTOS NECESARIOS PARA REALIZAR EL 3 ER CNA. Verifique que el número de kits entregados por cada rol sea igual al número de personas contratadas por rol en el municipio (legado municipal, Coordinador de campo, Apoyo informático, Supervisores y Censistas), una vez todos los materiales y kits indispensables para el desarrollo del 3 er CNA se encuentren en el municipio y estén registrados en el sistema de monitoreo y control, de acuerdo con la especificación de registro. Enseguida, entregue al personal de su municipio, según corresponda: kit de identificación, kit operativo, kit tecnológico, kit de oficina, kit de entrenamiento, material de difusión y sensibilización, material de entrenamiento, formatos, formularios y material cartográfico. Para realizar esta entrega, diligencie el Formato 1. Entrega y volución de Elementos, por duplicado, uno para quien recibe y otro para quien entrega, en el cual se relacionan los elementos y equipos, según sea el caso: Coordinador de campo, legado municipal, Coordinador de campo, Apoyo informático, Supervisor y Censista. Además, se debe diligenciar el Formato 22. Control Recepción y Registro de los DMC. Ver Aneo. H. RECIBIR NOTIFICACIÓN (EN BASE DE DATOS) DEL PERSONAL CONTRATADO PARA CADA ROL EN SU MUNICIPIO. Haga seguimiento al proceso de contratación que será realizado por el Operador de personal. Usted debe recibir de parte del Operador la base de datos del personal contratado por cada rol, con todos los datos personales y de contacto para efectos del proceso. Esta base de datos debe contar con la mayor cantidad posible de información de los contratistas, con aspectos como acudientes y teléfonos de contacto, fechas de nacimiento, etc. Estas bases ayudan a la validación de la completitud del personal para desarrollar la operación en campo.

28 3 er CENSO NACIONAL AGROPECUARIO 28 I. REALIZAR EL REPORTE OPORTUNO DE NOVEDADES DE PERSONAL Y GESTIONAR ANTE EL OPERADOR LAS DESERCIONES O FALTANTES DE PERSONAL Y SU REEMPLAZO EFECTIVO. En caso de que no se cuente con el personal requerido para la contratación o que ocurra deserción de personal contratado, usted debe notificar inmediatamente la novedad a los coordinadores de campo y de nodo de su municipio. Igualmente, usted debe comunicar oficialmente al enlace del Operador de personal designado para su municipio, para que tome las medidas correspondientes respecto al reemplazo o adopte las medidas necesarias para cada caso. J. REALIZAR EL SEGUIMIENTO Y MONITOREO AL PROCESO DE TRÁMITE DE PAGOS DEL PERSONAL Dado que es responsabilidad del Operador de personal pagar por todos los conceptos a todos los contratistas, usted debe apoyar este proceso de entrega de información y/o documentación para que bajo el esquema de supervisión, el Operador realice los pagos de acuerdo a lo establecido. Es importante aclarar que cada contratista es responsable de acreditar la información necesaria al inicio de su contratación, para que el Operador pueda realizar a buen término los pagos respectivos, para lo cual usted, como Apoyo administrativo, es el canal que soporta dicha operación. ta: Al finalizar el contrato se requiere el Paz y salvo por elementos entregados a contratistas, con visto bueno de su interventor. Sin este Paz y Salvo no se genera el último pago del contrato. K. RECIBIR Y VERIFICAR TODOS LOS ELEMENTOS, EQUIPOS Y MATERIALES DE CARÁCTER DEVOLUTIVO, UNA VEZ FINALIZADO EL OPERATIVO CENSAL. Al finalizar las actividades de recolección y cerrar el proceso de transmisión de la información, todo el personal debe iniciar el proceso de devolución de materiales, equipos tecnológicos e insumos, y usted, en el rol de Apoyo administrativo, es el responsable de dirigir y dar fin a estas actividades, tal como se detalla a continuación: 1. El Instructor debe entregar a usted el material utilizado en el entrenamiento presencial del personal que no aprobó el curso. Una vez recibido este material, usted debe guardarlo como remanente en caso de que se requiera

29 MANUAL DEL APOYO ADMINISTRATIVO entrenar personal adicional. Si al final del ejercicio quedara algún material, éste debe ser destruido conforme a las instrucciones que imparta el DANE Todos los elementos que hacen parte del kit de identificación deben ser devueltos por el personal, sin importar su estado de uso. Igualmente, los bienes de consumo que tienen control (saca ganchos, cosedora, perforadora, mesas, sillas, etc.). Los elementos utilizados en el Centro Operativo deben inventariarse e iniciar su proceso de empaque para la devolución. 3. El Coordinador de campo le entregará el material cartográfico debidamente identificado y empacado en bolsas plásticas cerradas. 4. Reciba todos los formularios (diligenciados y no diligenciados) para que los retorne al DANE sede Bogotá, debidamente identificados y empacados en bolsas plásticas cerradas. 5. Usted, junto con el Coordinador de campo, deben levantar un acta de destrucción de los materiales y/o elementos que no retornan al DANE, tales como el material de sensibilización, material de entrenamiento sobrante, formatos, etc. L. DEVOLVER AL OPERADOR RESPECTIVO, TODOS LOS ELEMENTOS, MATERIALES Y EQUIPOS DEVOLUTIVOS QUE LE HAN SIDO ENTREGADOS POR EL PERSONAL. Una vez recibidos los materiales para su devolución, usted debe empacar, embalar y rotular con su lista de empaque (contenido y cantidad) y rótulo de destinatario para hacer la devolución al Operador de logística. El material de papel o similares debe ser protegido de la humedad, mediante su envoltura en bolsas de polietileno, previo a su empaque en las cajas de cartón. Recuerde: utilizar los empaques con los que usted recibió los materiales y equipos, para guardar y empacar los que va a retornar, teniendo presente romper o tachar con marcador los stickers o etiquetas con que los recibió, para evitar confusiones. Los DMC deben ser alistados, empacados y embalados separadamente de los demás materiales; se deben rellenar los espacios vacíos que queden en la caja con materiales como: plástico burbuja, papel kraft o similares, que estén disponibles,

30 3 er CENSO NACIONAL AGROPECUARIO 30 para evitar el roce y movimiento; igualmente rotularlos con su lista de empaque (contenido y cantidad) y rótulo de destinatario. Estos equipos deberán ser entregados al transportador, previa revisión conjunta de la cantidad y el contenido, firmando el formato de entrega. Se debe coordinar con el enlace del Operador de logística, cuáles serán los mecanismos de entrega para el envío de dichos bienes, con la previa aprobación de la empresa transportadora para el despacho de los devolutivos y de consumo controlado. Al momento de diligenciar la guía de despacho, se debe declarar el valor de los materiales que está retornando, con el apoyo del Coordinador de campo y tomando como base el valor consignado en la guía con la cual recibió los materiales. M. APLICAR EL PROTOCOLO DE DESTRUCCIÓN DE MATERIALES ESPECÍFICOS INDICADO EN ESTE DOCUMENTO. Retirada de materiales Todo material de destrucción generado por el 3 er Censo Nacional Agropecuario es considerado como material confidencial y por lo tanto su eliminación conlleva su destrucción con carácter confidencial. La documentación confidencial custodiada y archivada por los diferentes servicios y que debido a su utilidad es necesaria su destrucción en un momento determinado, será eliminada mediante el procedimiento de destrucción confidencial a demanda, el resto que se origina a diario y fruto de todas las actividades del centro será eliminada mediante el procedimiento de destrucción confidencial periódica. eiste destrucción confidencial de aquella documentación que se incorpore a otros circuitos como los de residuos sólidos urbanos o peligrosos. Protocolo de retirada. (Procedimiento de destrucción confidencial periódica). La retirada de la documentación desde los Centros Operativos se efectuará por parte de la empresa de limpieza, cumplimentando, haciendo su entrega al responsable del 3 er CNA o del Almacén, en almacén temporal destinado a tal efecto, quien lo custodiará hasta su destrucción. Será cumplimentado tanto por el responsable de la retirada como por el responsable de la custodia, quedándose ambos con copia de dicho documento.

31 MANUAL DEL APOYO ADMINISTRATIVO Protocolo de Retirada y Cumplimentación de Procedimiento de strucción Confidencial a demanda. 31 Para proceder a la retirada de la Documentación Confidencial para su destrucción, el responsable de la Unidad o Servicio responsable de dicha Documentación, debe cumplimentar él y tramitarlo como petición al Responsable del Almacén Temporal del Centro. El responsable del Centro comunicará a la empresa de Limpieza que los retire, debiendo coincidir el día de la retirada en la Unidad o Servicio de Origen con el día de su destrucción. NUNCA se procederá a la retirada de la Documentación Confidencial para depositarla en el Almacén Temporal. Protocolo de retirada documentos confidenciales por parte de la empresa encargada de la destrucción. Cuando se proceda a la retirada de documentos confidenciales originados con carácter periódico o a demanda, para su destrucción por parte de la empresa de limpieza, se cumplimentará debiendo realizarse necesariamente en este momento y de conformidad con lo que tiene en su poder el responsable del centro y que serán adjuntados a dicho. La destrucción de papel y documentos confidenciales tanto de carácter periódico como a demanda será realizada por la empresa de limpieza, siendo supervisada dicha destrucción por el responsable de centro. Una vez finalizada la destrucción de los documentos confidenciales, se remitirán copias de todos los SOPORTES al Jefe de Sección de Gestión Medioambiental del DANE N. DEVOLVER MEDIANTE FORMATO AL OPERADOR CORRESPONDIENTE, EL MOBILIARIO Y EQUIPAMIENTO UTILIZADO PARA EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES EN EL CENTRO OPERATIVO MUNICIPAL, Y REALIZAR SU VERIFICACIÓN CONFORME A LOS ESTÁNDARES IMPARTIDOS EN ESTE MANUAL. la misma forma en que usted recibió el inventario de mobiliario y equipamiento para el desarrollo de las actividades del Centro Operativo Municipal y del Centro de Transmisión, estos deben ser devueltos una vez se culmine la operación censal, aplicando el mismo procedimiento de recepción (Formato 20). ben incluirse en el documento de entrega todas las observaciones y novedades que se hayan hecho y registrar nuevamente cada uno de los elementos.

32 3 er CENSO NACIONAL AGROPECUARIO 32 O. MANTENER COMUNICACIÓN PERMANENTE CON EL COORDINADOR DE NODO, COORDINADOR DE CAMPO Y LOS ENLACES DE LOS OPERADORES PARA BRINDAR APOYO EN LO RELACIONADO CON TRÁMITES LOGÍSTICOS, ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS. Mantenga comunicación permanente con su Coordinador de campo, Coordinador de nodo y los enlaces respectivos de cada uno de los Operadores para garantizar la atención oportuna de novedades relacionadas con trámites logísticos, administrativos y financieros, tales como: Recepción y entrega de locación del centro operativo municipal Recepción y entrega de mobiliario y equipos tecnológicos para el Centro Operativo Municipal Envío y recepción de kits y materiales para las diferentes actividades del Centro Operativo. Reposición de equipos dañados, etraviados o robados. Seguimiento al proceso de contratación de personal. vedades de personal. Seguimiento y monitoreo del proceso de pagos al personal. Seguimiento al cumplimiento de las obligaciones de los Operadores relacionadas con las actividades del operativo en el municipio. Los Operadores suministrarán los equipos necesarios (computador, internet y acceso a solución de comunicaciones de voz) para el cumplimento de esta actividad y estarán ubicados en el Centro Operativo Municipal. P. REALIZAR EL BARRIDO DIARIO DE ACTIVIDADES POR CADA UNO DE LOS OPERADORES Y ALIMENTAR LAS PLANILLAS DE NOVEDADES SOBRE PROCESOS DE OPERADORES, CUANDO ÉSTOS NO HAYAN CUMPLIDO SERVICIOS O SEA NECESARIO HACER OBSERVACIONES. Los Operadores contratados para cada una de las actividades del operativo censal tienen responsabilidades específicas, y usted, como Apoyo administrativo, es el

33 MANUAL DEL APOYO ADMINISTRATIVO encargado de hacer seguimiento e informar acerca del cumplimiento de cada una de ellas, estas actividades están relacionadas con los siguientes procesos: 33 Contratación de personal en su respectivo municipio Entrega de locación para centro operativo municipal Entrega de mobiliario y equipamiento para el Centro Operativo Municipal Envío y recepción de kits y materiales para las diferentes actividades del Centro Operativo Seguimiento a la documentación de supervisión de contratos para pago a contratistas Reporte de novedades sobre dificultades en comunicaciones de voz o datos vedades de personal, bienes y/o servicios spacho de material devolutivo. Usted debe realizar un proceso de verificación, control y seguimiento constante a cada una de las anteriores actividades, ya que es el responsable de interactuar con los enlaces de los Operadores, para que cada actividad marche adecuadamente y si se presentan inconvenientes, poder solucionarlos de inmediato y bajo los mayores estándares de eficiencia y eficacia. Q. ELABORAR EL INFORME FINAL DE ACUERDO CON EL PROTOCOLO DEFINIDO. Elabore el Informe Final teniendo en cuenta los siguientes aspectos: 1. Actividades más relevantes realizadas durante el tiempo de ejecución del contrato. 2. Bitácora de novedades de personal, bienes y/o servicios 3. Procedimiento o forma como se organizaron y desarrollaron las actividades administrativas. 4. Identificación de los inconvenientes presentados durante el desarrollo de las actividades y enunciar la manera cómo se solucionaron. 5. Presentación de resultados y evidencias de las actividades desarrolladas durante el tiempo de ejecución del contrato.

34 3 er CENSO NACIONAL AGROPECUARIO DOCUMENTACIÓN DE APOYO Agenda de entrenamiento administrativo. Material de Presentación General del 3 er CNA. Formatos Paquete de archivos digitales con formatos y protocolos. Los formatos estarán disponibles en el computador que se suministrará para el cumplimiento de las actividades administrativas. Los formatos relacionados a continuación y el instructivo para su diligenciamiento le serán entregados a usted durante el periodo de su entrenamiento. Formato 1: Entrega y devolución de elementos Formato 2. Entrega y recepción del DMC Formato 20. Entrega y recepción de Equipos Centro de Transmisión Municipal Formato 21. Inventario de recepción y entrega de instalaciones físicas oficina de centro operativo municipal Formato 22. Control Recepción y Registro de los DMC (Inventario) Formato 23. Reporte de siniestro Formato 24. Control de Asistencia al entrenamiento y/o reunión Otros Formatos: Rótulos de identificación para empaques, Información general y tributaria de terceros personas naturales, scuento base de retención, Paz y salvo de inventarios.

35 MANUAL DEL APOYO ADMINISTRATIVO 8. ANEXOS INSTRUCTIVO DILIGENCIAMIENTO FORMATOS ADMINISTRATIVOS Formato 1. Entrega y volución de Elementos, Equipos y Materiales FASE 2 FORMATO 1 3er CENSO NACIONAL AGROPECUARIO ENTREGA Y DEVOLUCIÓN DE ELEMENTOS, EQUIPOS Y MATERIALES (Diligencia Apoyo Administrativo) BARRIDO I. IDENTIFICACIÓN 1. partamento: Fecha: dd/mm/aaaa 2. Municipio: 3. do: Yo: identificado(a) con cédula de ciudadanía número declaro haber recibido los elementos, materiales, formatos, cuestionarios y equipos descritos a continuación, los cuales me comprometo a cuidar y devolver una vez concluya la recolección de la información censal en el municipio. II. ELEMENTOS Y MATERIALES 4. Elementos y materiales para diligenciamiento 5. Cantidad Entrega vuelve 6. volutivo 4. Elementos y materiales para diligenciamiento 5. Cantidad Entrega vuelve 6. volutivo KIT CENSISTA Sombrero Micropunta permanente color rojo Chaleco Capa impermeable con capota Morral impermeable Tabla de apoyo con calculadora y gancho Borrador miga de pan Libreta de apunte media carta Lápiz videograph color rojo Portaminas 0.7 mm Sticker Repuesto portaminas HB 0.7 mm Guía de diligenciamiento del formulario Consolidado Diario por Censista (Formato 3) Formularios en Papel Volante Revisita Tarjeta Visual Inserto sección VI /Inserto sección XV del formulario Inserto sección VII /Inserto sección VIII del formulario Manual del Censista Sombrero Chaleco Capa impermeable con capota Morral impermeable Tabla de apoyo con calculadora y gancho Borrador miga de pan Libreta de apunte media carta Lápiz videograph color verde Portaminas 0.7 mm Micropunta permanente color rojo KIT SUPERVISOR Resaltador naranja Marcador permanente color negro Resaltador verde Repuesto portaminas HB 0.7 mm Sticker Regla plástica de 30 cm Bolsa plástica 30X40 calibre 5 Guía de diligenciamiento del formulario Consolidado Diario por Supervisor (Formato 4) Volante Revisita Tarjeta Visual Manual del supervisor Formulario Inserto 1 Sección VI. Páginas 4 y 5 Formulario Inserto 2 Sección XV. Páginas 14 y 15 Formulario Inserto 3 - Seccion VII INVENTARIO PECUARIO Modulo 7d Acuicultura PAGINA 09 Formulario Inserto 4 seccion VIII PESCA PAGINA 10 Formulario Inserto 5 seccion V pagina 3 KIT COORDINADOR DE CAMPO Gorra Chaleco Capa impermeable con capota Morral impermeable Tabla de apoyo con calculadora y gancho Borrador miga de pan Libreta de apunte media carta Lápiz videograph color rojo Lápiz videograph color Verde Portaminas 0.7 mm y repuesto Lapicero tinta negra Sticker Gorra Chaleco Morral impermeable Kit de Material Impreso Observaciones: Tarjeta Visual Cartografía Municipal Mapas de Áreas Operativas por municipio Mapas de Predios por Áreas Operativas Reentrevista por Supervisor (Formato 6) Observación de Entrevista (Formato 7) Acta de Cierre Área Operativa (Formato 10) Acta de Finalización Municipal (Formato 11) Formularios en Papel Manual del Coordinador de campo Guía de diligenciamiento del formulario Consolidado Diario por Coordinador (Formato 5) OTROS KITS Kit de Oficina Kit de Sensibilización Kit Cartográfico Todos los formatos, cuestionarios y elementos devolutivos se consideran bienes de propiedad del Estado y por lo tanto el material no utilizado debe ser devuelto en perfectas condiciones al finalizar el operativo de campo. El material diligenciado debe seguir su curso según lo establecido en los manuales correspondientes a cada rol. En constancia se firma a los del mes de del año Fecha: dd/mm/aaaa Fecha: dd/mm/aaaa mbre de quien recibe: mbre de quien entrega Rol: Rol: Firma: Firma: Firma de quien entrega la devolución Firma de quien recibe la devolución DSO-CNA-MCC-01-r1 (V.03) 7/02/2014 Diagramación: Dirección de Difusión, Mercadeo y Cultura Estadística del DANE fase_2_formato_1.indd 1 13/03/ :41:58 Fuente: DANE 3 CNA. er 35

36 3 er CENSO NACIONAL AGROPECUARIO 36 Objetivo: Llevar un control sobre los elementos, equipos y materiales que se van a utilizar durante el desarrollo del operativo censal, especificando cantidades y cuáles de ellos son de carácter devolutivo. Responsable del diligenciamiento: Apoyo administrativo. Periodicidad del diligenciamiento: Antes de iniciar y al finalizar la recolección. Aplicación: El Apoyo administrativo recibirá por parte del Operador todos los elementos y equipos necesarios para la realización del censo en el municipio y diligenciará este formato para la entrega de los diferentes kits al personal contratado por cada rol para el desarrollo del 3 er CNA. ta: Cada rol debe diligenciar este formato que sirve para entregar y /o recibir los materiales y equipos. Es importante tener en cuenta que este formato será el utilizado para el control de Inventario y recepción de recibido en cada municipio. INSTRUCCIONES PARA SU DILIGENCIAMIENTO I. Identificación: Es la primera parte del formato, allí se registran los datos de identificación donde se van a utilizar dichos elementos, materiales y equipos: 1. mbre del partamento y código. 2. mbre del Municipio y código. 3. Número del do en que se encuentra el municipio. Escribir el nombre completo y el número de identificación de la persona que recibe los elementos, materiales y equipos (censistas, supervisores, delegado municipal y apoyos informáticos) que durante el desarrollo del operativo estarán bajo su responsabilidad. II. ELEMENTOS y MATERIALES Columna 4: ELEMENTOS Y MATERIALES PARA DILIGENCIAMIENTO: En esta columna se relacionan los elementos a entregar al responsable de la custodia que puede ser el Coordinador de Campo, Censista, supervisor, delegado municipal y apoyo informático.

37 MANUAL DEL APOYO ADMINISTRATIVO Columna 5: CANTIDAD: En la primera, escribir la cantidad de elementos que entrega al responsable al inicio de la recolección y en la segunda casilla devuelve registre la cantidad de elementos que devuelve el responsable al finalizar la recolección. Columna 6: DEVOLUTIVO: Señalar con una X los elementos que son de carácter obligatorio su devolución al finalizar el operativo censal. Por último se debe diligenciar la fecha, nombre y firma de cada rol. Formato 2. Entrega y recepción del DMC FASE 2 FORMATO 3er CENSO NACIONAL AGROPECUARIO 2 ENTREGA Y RECEPCIÓN DE DMC (Diligencia Apoyo Administrativo) BARRIDO I. IDENTIFICACIÓN 1. partamento: Fecha: dd/mm/aaaa 2. Municipio: 3. do: Yo, identificado (a) con cédula de ciudadanía número, declaro haber recibido los equipos descritos a continuación, los cuales me comprometo a cuidar y devolver, una vez finalice la recolección de la información censal en el municipio. II. RECEPCIÓN DE DISPOSITIVOS MÓVILES DE CAPTURA - DMC Núm. scripción Accesorios Lápiz Táctil Cargador Batería Eterna Memoria Micro SD Estuche Protector Cable USB Cantidad de Accesorios Serial del DMC Número placa de Inventario Observaciones: Todos los DMC se consideran bienes de propiedad del Estado y por lo tanto deben ser devueltos en perfectas condiciones al finalizar el operativo de campo. En constancia, se firma a los días del mes de del año Recibe: Entrega: Fecha: dd/mm/aaaa Fecha: dd/mm/aaaa mbre: mbre: Rol: Rol: Firma: Firma DSO-CNA-MOT-05-r1 (V.02) 11/02/2014 Diagramación: Dirección de Difusión, Mercadeo y Cultura Estadística del DANE Fuente: DANE 3er CNA. 37

38 3 er CENSO NACIONAL AGROPECUARIO 38 Objetivo: Controlar el tránsito de los dispositivos móviles de Captura a utilizar durante el desarrollo del operativo censal especificando sus datos de inventario. Responsable del diligenciamiento: Apoyo Administrativo. Periodicidad del diligenciamiento: Antes de iniciar y finalizada la recolección. Aplicación: El Apoyo administrativo entregará a los censistas y supervisores los dispositivos Móviles de captura y sus accesorios, los cuales quedarán registrados en el mencionado formato durante el operativo y serán devueltos al finalizar el operativo. INSTRUCCIONES PARA SU DILIGENCIAMIENTO: I. IDENTIFICACION: Datos de identificación geográfica y de la persona responsable de la custodia del (DMC) y sus accesorios, en este caso los censistas y supervisores. 1. mbre del partamento y código. 2. mbre del Municipio y código. 3. Número del do en que se encuentra el municipio. II. RECEPCION DE DISPOSITIVOS MOLILES DE CAPTURA (DMC) En esta sección se debe registrar los datos específicos del Equipo electrónico. NÚMERO Y DESCRIPCION: En esta columna se relaciona en detalle la descripción del dispositivo móvil de captura, se debe rellenar los recuadros en la parte de accesorios de acuerdo al resultado en el momento de la entrega, de igual manera la cantidad, número de serie y placa de inventario del equipo recibido, En Observaciones se escribe lo que se considere relevante con respecto al equipo recibido ta: Estos dispositivos se consideran bienes de propiedad del estado y por lo tanto deben ser devueltos en perfectas condiciones al finalizar el operativo censal. En la parte final de este formato, firma la persona que recibe el (DMC) y sus accesorios con su nombre bien claro, el rol y la fecha de recibido y la persona que entrega (Apoyo Administrativo).

39 MANUAL DEL APOYO ADMINISTRATIVO Formato 20. Entrega y recepción de equipos Centro de Transmisión Municipal FASE 2 FORMATO 3er CENSO NACIONAL AGROPECUARIO 20 ENTREGA Y RECEPCIÓN DE EQUIPOS CENTRO DE TRANSMISIÓN MUNICIPAL (Diligencia Apoyo Administrativo) BARRIDO I. IDENTIFICACIÓN 1. partamento: Fecha: dd/mm/aaaa 2. Municipio: 3. do: Yo, identificado (a) con cédula de ciudadanía número, declaro haber recibido los equipos descritos a continuación, los cuales me comprometo a darles el debido uso y a devolverlos una vez concluya la recolección de la información censal en el municipio. II. EQUIPO DE CÓMPUTO COMPUTADOR: SERIAL: Requerimiento scripción Requerimiento Arquitectura Procesador Monitor Velocidad Puerto de red RJ45 Memoria RAM Disco Interno Teclado en Español Mouse Óptico Unidad Óptica DVD+/RW Sistema Operativo Sistema de Seguridad Aceptación: scripción Observaciones: III. SERVICIO DE ACCESO A INTERNET Fecha: dd/mm/aaaa Equipo de Comunicaciones: Tecnología Serial: Prueba de Conectividad Aceptación: Observaciones: IV. OTROS ELEMENTOS REQUERIDOS EN EL CENTRO DE TRANSMISIÓN Fecha: dd/mm/aaaa Impresora Monocromática Serial: *Disponibilidad de Tóner *Puerto USB Elementos de Protección Eléctrica (UPS o Supresor) Serial: *Puesto de trabajo Superficie Silla Observaciones: Apoyo administrativo Operador Recibe Entrega Entrega Recibe Fecha: dd/mm/aaaa Fecha: dd/mm/aaaa Fecha: dd/mm/aaaa Fecha: dd/mm/aaaa mbre: mbre: mbre: mbre: Firma: Firma: Firma: Firma: DSO-CNA-MOT-07-r3 (V.03) 11/02/2014 Diagramación: Dirección de Difusión, Mercadeo y Cultura Estadística del DANE Fuente: DANE 3er CNA. 39

40 3 er CENSO NACIONAL AGROPECUARIO 40 Objetivo: Controlar el uso de equipos de informática y software utilizados para la transmisión y transferencia de información durante el operativo de recolección de información. Responsable del diligenciamiento: Apoyo Administrativo. Periodicidad del diligenciamiento: Al inicio del operativo y finalizada la recolección. Aplicación: El Apoyo administrativo entregará al Apoyo informático los equipos necesarios para la transmisión y transferencia de información, los cuales quedarán registrados en este formato durante el operativo y serán devueltos al finalizar el mismo. INSTRUCCIONES PARA SU DILIGENCIAMIENTO: I. IDENTIFICACION: Datos de identificación geográfica y del responsable de la custodia de los equipos para la transmisión y transferencia de información durante el operativo censal. 1. mbre del partamento y código. 2. mbre del Municipio y código. 3. Número del do en que se encuentra el municipio. II. EQUIPO DE CÓMPUTO En esta sección se debe registrar los datos específicos de los equipo de informática. COMPUTADOR: Se escriben la marca y modelo del equipo, y en la columna DESCRIPCION se escribe la configuración general como es el tipo de procesador, la velocidad, la capacidad en memoria RAM, la especificación del teclado, la unidad óptica DVD+/RW. En columna SERIAL: se escribe el número de serie y se especifica los componentes internos del equipo. Tales como: Monitor, Puerto de red, capacidad y especificaciones del Disco interno, mouse óptico y sistema operativo. III. SERVICIO DE ACCESO DE INTERNET Se debe diligenciar la información detallada del servicio de internet que suministra el Operador, el tipo de equipo de comunicaciones, su serial, la prueba de conectividad. IV. OTROS ELEMENTOS REQUERIDOS EN EL CENTRO DE TRANSMISIÓN En este espacio se detallan los periféricos del equipo de cómputo, como el caso de la impresora, donde se debe especificar el tipo, el serial, la disponibilidad del tóner, el tipo de puerto (USB).

41 MANUAL DEL APOYO ADMINISTRATIVO igual manera el tipo de protección eléctrica (UPS o Supresor de picos), el cual se debe especificar el número de serie. También se debe especificar el puesto de trabajo y el número de sillas. En la parte final de este formato, firma la persona que recibe los equipos para la transmisión y transferencia de información, con su nombre bien claro y el rol que desempeña. Formato 21. Inventario de recepción y entrega de instalaciones físicas Oficina de centro operativo municipal FASE 2 FORMATO 21 3er CENSO NACIONAL AGROPECUARIO INVENTARIO DE RECEPCIÓN Y ENTREGA DE INSTALACIONES FÍSICAS OFICINA DE CENTRO OPERATIVO MUNICIPAL (Diligencia Apoyo Administrativo) BARRIDO I. IDENTIFICACIÓN 1. partamento: Fecha: dd/mm/aaaa 2. Municipio: 3. Dirección: 4. mbre locación: 5. do: Yo, identificado (a) con cédula de ciudadanía número, declaro haber recibido los elementos, descritos a continuación, los cuales me comprometo a cuidar y entregar una vez concluya la recolección de la información censal en el municipio. II. DESCRIPCIÓN DE LAS INSTALACIONES 6. ITEM 7. CANTIDAD 8. ESTADO Bueno Regular OBSERVACIONES Malo Habitaciones Ventanas Puertas Chapas Paredes Bombillos Techo Armario Piso Lavamanos Inodoro Ducha Espejo Interruptores Tomacorrientes Toalleros Portapapel Se entregan juegos de llaves En constancia se firma a los del mes de del año Recibe: Entrega: Fecha: dd/mm/aaaa Fecha: dd/mm/aaaa mbre: mbre: Rol: Rol:. C.C. C.C Tel. contacto: Tel. contacto: Firma: Apoyo Administrativo Municipal mbre: C.C. Firma: Coordinador de campo mbre: C.C. DSO-CNA-MOT-07-r3 (V.02) 03/11/2013 Diagramación: Dirección de Difusión, Mercadeo y Cultura Estadística del DANE Fuente: DANE 3er CNA. 41

42 3 er CENSO NACIONAL AGROPECUARIO 42 Objetivo: Verificar el correcto funcionamiento de las instalaciones del Centro Operativo Municipal el cual es entregado por parte del municipio, lugar donde se realizará el operativo censal Responsable del diligenciamiento: Apoyo Administrativo. Periodicidad del diligenciamiento: Antes de iniciar la recolección. Aplicación: El Apoyo administrativo levanta el inventario de las instalaciones, con el fin verificar el correcto funcionamiento para el inicio del desarrollo del operativo censal. INSTRUCCIONES PARA SU DILIGENCIAMIENTO: I. IDENTIFICACION: Datos de identificación geográfica y del responsable que recibe las instalaciones físicas del Centro Operativo municipal. 1. mbre del partamento y código. 2. mbre del Municipio y código. 3. Dirección 4 mbre de Locación 5. do en que se encuentra el municipio y su código. II. DESCRIPCION DE LAS INSTALACIONES Columna 6: ITEM: En esta columna se encuentra detallado el contenido del inventario. Columna 7: CANTIDAD: se debe escribir la cantidad eistente de cada uno de los ítem del inventario Columna 8: ESTADO: Marcar con una X el estado en que se encuentra cada uno de los ítems que contempla el inventario de las instalaciones, ya sea Bueno, Regular o Malo. En Observaciones se escribe lo que se considere relevante con respecto al equipo recibido

43 MANUAL DEL APOYO ADMINISTRATIVO En la parte final de este formato, con letra bien clara nombre, rol y firma la persona que recibe las instalaciones, (Apoyo administrativo) y de quien entrega (Coordinador de Campo). Formato 22. Control recepción y registro de las DMC (inventario) FASE 2 FORMATO 3er CENSO NACIONAL AGROPECUARIO 22 CONTROL RECEPCIÓN Y REGISTRO DE LOS DMC (Diligencia Apoyo Administrativo) BARRIDO I. IDENTIFICACIÓN 1. partamento: Fecha: dd/mm/aaaa 2. Municipio: 3. do: Usuario DMC. Serial DMC Placa mbre Supervisor Censista Accesorios Lápiz Táctil Cargador Batería Eterna Memoria Micro SD Estuche Protector Cable USB Fecha de Asignación Fecha de vedad Fecha de volución Observaciones DSO-CNA-MOT-07-r3 (V.03) 11/02/2014 Diagramación: Dirección de Difusión, Mercadeo y Cultura Estadística del DANE Fuente: DANE 3er CNA. 43

44 3 er CENSO NACIONAL AGROPECUARIO 44 Objetivo: Controlar el inventario de los dispositivos móviles de Captura utilizados durante el desarrollo del operativo censal especificando sus datos de inventario. Responsable del diligenciamiento: Apoyo Administrativo. Periodicidad del diligenciamiento: Al inicio de la operación y finalizada la recolección. Aplicación: Una vez entregas las máquinas y sus accesorios, el Apoyo administrativo registra en el mencionado formato la relación de dispositivos (DMC) en uso, de esta manera queda establecido el número de máquinas en uso y el rol responsable de su custodia y buen uso. INSTRUCCIONES PARA SU DILIGENCIAMIENTO: I. IDENTIFICACION: Datos de identificación geográfica donde se realiza el operativo. 1. mbre del partamento y código. 2. mbre del Municipio y código. 3. Número del do en que se encuentra el municipio. En este espacio se debe registrar los datos específicos del Equipo electrónico. SERIAL DMC: En esta columna se relaciona el número de serie que identifica la máquina. PLACA: Número de identificación asignado por el área de inventarios del DANE a la mencionada máquina. NOMBRE: Usuario responsable del manejo y custodia de la máquina (DMC) USUARIO (DMC): Se debe marcar con una X donde corresponda (censista ó supervisor) ACCESORIOS: Rellenar los recuadros en la parte de accesorios de acuerdo al que corresponda en el momento de la entrega. FECHAS DE ASIGNACION, NOVEDAD Y DEVOLUCION: En este espacio se diligencia las fechas de acuerdo de entrega alguna novedad presentada durante el operativo y el día de la devolución de la máquina. OBSERVACIONES: Se escribe lo que se considere relevante con respecto al equipo recibido.

45 MANUAL DEL APOYO ADMINISTRATIVO Formato 23. Reporte de Siniestro FASE 2 FORMATO er CENSO NACIONAL AGROPECUARIO BARRIDO REPORTE SINIESTRO (Diligencia Apoyo Administrativo) I. IDENTIFICACIÓN 1. partamento: Fecha: dd/mm/aaaa 2. Municipio: 3. Dirección: 4. mbre Locación: 5. do: II. CARACTERÍSTICAS DEL ELEMENTO mbre del Elemento Cantidad Marca Serial Placa de Inventario III. DESCRIPCIÓN DE LOS HECHOS Fecha: dd/mm/aaaa Lugar: IV. DOCUMENTOS ADJUNTOS NOTAS: 1) El denuncio debe ser colocado ante la autoridad competente y debe contener los datos completos del bien y la descripción de los hechos. 2) Cuando se trate de un siniestro por daño en equipo de cómputo, se debe solicitar el concepto técnico a la Oficina de Sistemas. 3) Cuando se trate de accidentes que afecte un vehículo propiedad de la entidad, es importante el concepto emitido por la autoridad de tránsito, cuando haya lugar a ello y fotocopia de los documentos correspondientes al vehículo y al conductor. 4) Este formato debe ser firmado por el funcionario responsable del inventario y también por la persona que presenta el denuncio, cuando el bien esté siendo utilizado por el contratista. El Coordinador del grupo almacén e inventarios, debe firmar el formato dando visto bueno de verificación en el aplicativo SOA/SAI, del responsable y estado en servicio del elemento hurtado. 5) Si requiere más renglones solicite otro formato y realice el mismo procedimiento. Funcionario responsable del inventario Persona que presenta el denuncio mbre: mbre: C.C.. C.C.. DSO-CNA-MOT-07-r5 (V.01) 03/11/2013 Diagramación: Dirección de Difusión, Mercadeo y Cultura Estadística del DANE Fuente: DANE 3er CNA.

46 3 er CENSO NACIONAL AGROPECUARIO 46 Objetivo: Llevar el control de los diferentes equipos y materiales en tránsito durante la fase censal del 3 er Censo Nacional Agropecuario Responsable del diligenciamiento: Apoyo Administrativo. Periodicidad del diligenciamiento: Al inicio de la operación, durante y finalizada la recolección. Aplicación: Una vez iniciado el operativo de campo, dado el caso que se presentaran problemas de orden público, hurto y demás acciones que llegaran a afectar el desarrollo del operativo, el Apoyo administrativo registrará los hechos en este formato. INSTRUCCIONES PARA SU DILIGENCIAMIENTO: I. IDENTIFICACION: Datos de identificación geográfica donde sucedió el siniestro. 1. mbre del partamento y código. 2. mbre del Municipio y código. 3. Dirección 4. mbre Locación 5. do. II. CARACTERISTICAS DEL ELEMENTO: En este espacio se debe registrar los datos específicos del elemento etraviado, hurtado o afectado. NOMBRE DEL ELEMENTO: Menciona el equipo, material o elemento reportado en el siniestro. CANTIDAD: Número de elementos afectados y reportados. MARCA: Se debe detallar la marca y modelo del elemento reportado PLACA DE INVENTARIO: Escribir el número de identificación del inventario III. DESCRIPCION DE LOS HECHOS: Este espacio es reservado para relatar de manera detallada el acontecimiento del suceso reportado. Hora, lugar, fecha eacta etc.

47 MANUAL DEL APOYO ADMINISTRATIVO IV. DOCUMENTOS ADJUNTOS: La información detallada en el numeral de la descripción de los hechos deberá estar soportada con algún tipo de documento, tales como; (denuncia de los hechos) cédula de ciudadanía, formatos preestablecidos etc., todos estos documentos deberán ser aneados a este formato de siniestro. Por último deberá firmar este formato la persona responsable dela custodia del equipo y la persona que denuncio los hechos. Formato 24. Lista de Asistencia para reunión. FASE 2 FORMATO 3er CENSO NACIONAL AGROPECUARIO 24 LISTA de ASISTENCIA PARA REUNIÓN (Diligencia Apoyo Administrativo) BARRIdO I. IDENTIFICACIÓN partamento: Municipio: do: Tema: mbre Facilitador: Hora:. mbres y Apellidos Número de cédula Rol / Cargo Correo Electrónico Teléfono / Etensión Firma Para diligenciar por el organizador Reunión Total asistentes Sede Total personal del DANE Subsede Total personal eterno Otro lugar Página de Duración de la reunión / capacitación hrs Ayudas visuales utilizadas Diligenciado por DSO-CNA-MOT-07-r4 (V.01) 03/11/2014 Diagramación: Dirección de Difusión, Mercadeo y Cultura Estadística del DANE Fuente: DANE 3er CNA. 47

48 3 er CENSO NACIONAL AGROPECUARIO 48 Objetivo: Lleva los registros del personal que asiste a las diferente reuniones establecidas para el análisis, planeación y desarrollo del 3 er Censo Nacional Agropecuario. Responsable del diligenciamiento: Apoyo Administrativo. Periodicidad del diligenciamiento: Al inicio de la operación durante y finalizada la recolección. Aplicación: Una vez generada la realización de algún tipo de reunión durante el Censo Agropecuario, el apoyo administrativo diligencia la parte superior de este formato y posteriormente lo rota entre los asistentes para que cada uno de ellos escriba la información solicitada y firme en el espacio indicado, de esta manera el formato queda como soporte de asistencia. INSTRUCCIONES PARA SU DILIGENCIAMIENTO: I. IDENTIFICACION: Datos de identificación geográfica donde se realiza la reunión. 1. mbre del partamento y código. 2. mbre del Municipio y código. 3. do 4. Tema a tratar 5. mbre facilitador o quien encabeza la reunión. 6. Fecha y hora II. CARACTERISTICAS: NOMBRES Y APELLIDOS: mbre completo de cada asistente. NUMERO DE CEDULA: Número de identificación del documento de identidad. ENTIDAD / AREA: Donde pertenece cada participante a la reunión CORREO ELECTRONICO: Dirección electrónica del participante VINCULACION: Se debe marcar con una X la casilla que corresponda si es de panta o contratista.

49 MANUAL DEL APOYO ADMINISTRATIVO TELEFONO / EXTENSIÓN: Se indica el número telefónico y etensión del participante. FIRMA: El participante debe firmar su asistencia. 49 La parte final del formato la diligencia el Apoyo administrativo en coordinación con el organizador, OTROS FORMATOS Los siguientes formatos estarán contemplados para la planeación del envío de los diferentes kits, materiales y equipos para el desarrollo del 3 er CNA, los cuales pueden llegar a cambiar de acuerdo al diseño y protocolo acordado con los diferentes operadores que participan en el proyecto censal. Este rótulo se debe diligenciar con los datos completos del destinatario (nombres, apellidos, teléfono, dirección, nombre del municipio, nombre del departamento, mbre del municipio, mbre completo del destinatario, Rol del destinatario, Dirección completa de la Sede del Centro Operativo, Correo electrónico, Número de teléfono, etc. Esta información debe estar adherida a una de las caras de las cajas que se envíen.

50 3 er CENSO NACIONAL AGROPECUARIO 50 Este cuadro tiene como fin realizar el control de entregas de los diferentes materiales y equipos con la transportadora durante el desarrollo del operativo de campo. 3er CENSO NACIONAL AGROPECUARIO Rótulo 2: Lista de Empaque Almacén e Inventario Fecha Recibido: DD/MM/AA Apoy o Administrativ o Fecha Entregado: DD/MM/AA

51 MANUAL DEL APOYO ADMINISTRATIVO Este rotulo una vez empacado el material se debe adherir eternamente en una de las caras laterales de las cajas a enviar, contiene la lista de empaque con los datos del departamento y municipio de destino, descripción del contenido, cantidad de elementos, número de empaque / total empaque (Por ejemplo: Caja 10 de 17), dimensiones y peso. 51 Esta lista se elaborará en 4 ejemplares, con la siguiente distribución: Un ejemplar se pega eternamente en el empaque (caja, paquete). Un ejemplar va dentro de la caja/empaque Un ejemplar para el transportador. A la entrega de la caja/empaque deberá hacerla firmar por el destinatario (Apoyo Administrativo Municipal). Esta es la prueba de entrega que deberá anear el transportador a la facturación del servicio al DANE Uno para Almacén (remitente). Con éste, Almacén pre-alertará vía al destinatario (apoyo Administrativo Municipal), del envío que le está haciendo, informándole adicionalmente el. de guía y fecha del despacho. PAZ Y SALVO POR ELEMENTOS ENTREGADOS A CONTRATISTAS Finalizado el operativo, el documento Paz y Salvo debe diligenciarlo cada contratista del operativo a quien le fueron entregados al servicio y bajo su custodia equipos y/o elementos públicos, con visto bueno de su interventor. Es requisito indispensable para efectos del pago final del contrato.