Estructuras Administrativas

Transcripción

1 Estructuras Administrativas

2 ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS 1 Sesión No. 4 Nombre: Niveles Jerárquicos Objetivo: El estudiante desarrollará una propuesta de organigrama considerando los niveles jerárquicos y los niveles de autoridad para determinada organización. Contextualización De lo que venimos aprendiendo sobre las estructuras administrativas podemos darnos cuenta que también hay niveles jerárquicos dentro de la misma es decir, la jerarquía es la distribución escalonada en niveles de autoridad, responsabilidad y deberes, hasta llegar a formar una pirámide, en el cual en el vértice está la autoridad máxima y en la base, aquellos empleados que sólo tienen responsabilidad por el cumplimiento de los deberes de su cargo y no cuentan con autoridad formal, por no tener sobre quienes ejercerla. Es decir la jerarquía o proceso a escalar es indispensable como mecanismo funcional para la adecuada delegación de funciones, como canal de comunicación (conducto regular) y para ejercer racionalmente la coordinación y supervisión.

3 ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS 2

4 ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS 3 Introducción al Tema Autoridad y responsabilidad Cuando hablábamos de la organización formal nos referimos normalmente a la autoridad, es decir, la autoridad para que pueda cumplir con su tarea es preciso que posea cierto mando, que tenga la capacidad de exigir ciertas conductas a otras personas, debe hacerse obedecer. Los gerentes tienen que dar órdenes para que se hagan las cosas, si bien la autoridad formal les da el derecho de mandar, los gerentes no siempre obtendrán obediencia, a menos que tengan también autoridad personal. Para que la autoridad pueda cumplir con su tarea es preciso que posea cierto mando, que tenga la capacidad de exigir ciertas conductas a otras personas. Concibe la autoridad como una combinación de factores oficiales derivados de la posición del gerente y factores personales, que forman un compuesto de inteligencia, experiencia, crecimiento moral, servicio pasado, etc.

5 ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS 4 Explicación Autoridad Lineal En sí, los gerentes que tienen autoridad lineal son aquellas personas de la organización que tienen la responsabilidad directa de alcanzar las metas de la misma. Es decir, la autoridad de línea está representada por la cadena normal de mando, empezando por el consejo de administración y extendiéndose hacia abajo por los diversos niveles de la jerarquía, hasta el punto donde se efectúan las actividades básicas de la organización. Podremos decir que las autoridades de línea se identifican en términos de las metas de la empresa, las actividades clasificadas como correspondientes a la línea varían de una organización u otra.

6 ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS 5 Autoridad Funcional En realidad, los departamentos de staff, especialmente los responsables de funciones de auditoría, pueden tener autoridad formal sobre los miembros de la línea, dentro de los límites de su función. El derecho de controlar las actividades de otros departamentos en su relación con las responsabilidades específicas del staff es mejor conocido como autoridad funcional. Autoridad Staff Es preciso decir que la autoridad staff corresponde a las personas o grupos de una organización que ofrecen servicios y asesoría a los gerentes de línea. Es decir el concepto de staff incluye a todos los elementos de la organización que no caben dentro de la clasificación de línea. Es comprensible ya que el staff ofrece a los gerentes toda una serie de ayuda y asesorías de expertos. Por eso podemos decir que la autoridad staff se fundamenta primordialmente en el poder del experto. El staff puede ofrecer a los gerentes de línea asesoría para la planificación por medio de investigaciones, análisis y desarrollo de opciones.

7 ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS 6 Descentralización de la Autoridad Es importante decidir hasta qué grado conviene centralizar o descentralizar la autoridad. Centralizar Descentralizar Concentración de mando Dispersión La descentralización es una fase fundamental de la delegación; mientras que la descentralización de autoridad consiste en la delegación de funciones y de la autoridad a unidades periféricas que tienen bastante independencia con respecto a los órganos centrales. Delegación de la Autoridad Entendemos por delegación de la autoridad como el punto central del proceso de la organización. Cuando de manera efectiva produce la mayor cantidad posible de trabajo de la más alta calidad, con lo que se cumplen (o exceden) las expectativas de la organización. Al mismo tiempo ayuda a mejorar las habilidades y dedicación de los empleados.

8 ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS 7 Conclusión Como vimos sobre el tema, ambas autoridad y responsabilidad han de fluir inseparables. Una organización que no distribuye la autoridad de forma profesional y democrática entre sus miembros de acuerdo con sus responsabilidades, se encontrará con graves problemas. Concluimos con que uno de los factores más importantes para determinar el grado de descentralización es el estado de desarrollo de las técnicas de control, los progresos en las herramientas estadísticas, los controles contables y otras técnicas que hayan servido para ser posible la actual tendencia hacia una extensiva descentralización administrativa. Cabe destacar que la descentralización sitúa la autoridad para adoptar decisiones, en los puntos más cercanos posibles a donde las acciones tienen lugar. Como se mencionó, el trabajo del supervisor implica algo más que la mera supervisión directa. Es decir, la delegación efectiva de autoridad le permite dedicar más tiempo a planear el trabajo y coordinarlo con otros elementos.

9 ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS 8 Para aprender más El poder de la Autoridad Es preciso que por las máximas autoridades de la organización se fomente una cultura que apoye la confianza y la aceptación de riesgos. La delegación de autoridad conlleva los lógicos errores en su desarrollo. Los mandos no deben sentirse amenazados por los errores lógicos que cometerán sus subordinados, muy al contrario deben de permitir que la enseñanza llegue a través de los errores. Así mismo, los subordinados se sentirán más deseosos de aceptar el compromiso si saben que el hacerlo no les hará más vulnerables y medidas punitivas. Proceso Administrativo. (2013). El poder y la autoridad. Consultado el 23 de septiembre de 2014: Murcia, E. (s/f). Descentralización de la autoridad. Consultado el 23 de septiembre de 2014:

10 ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS 9 Actividad de Aprendizaje Instrucciones: Con la intención de reforzar los conocimientos adquiridos a lo largo de esta sesión: Considera el organigrama de la empresa revisada en las sesiones anteriores. A partir de éste, deberás proponer una mejora en el mismo. Sitúa los puestos que corresponden a cada personal, así como su función. Para la elaboración de esta actividad, deberás basarte en la guía técnica para elaborada por la PROFECO, Recuerda que esta actividad te ayudará a comprender la finalidad y el objetivo que cumplen los manuales de procedimientos, así como lo que conlleva la elaboración de los mismos.

11 ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS 10 Bibliografía Mercado, S. (2002). Administración Aplicada. Teoría y práctica. México: Limusa. Mosley, D. Megginson, L. Pietri, P. (2005). Supervisión: la práctica del empowerment, desarrollo de equipos de trabajo y su motivación. México: Thomson Editores. S.a. (s.f.) Niveles Jerárquicos. Biblioteca Digital de la Universidad de Chile. Sistema de servicios de Información y Bibliotecas. SISIB. Disponible en: ticas/medinae/cap5/14b5.html