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3 POR QUÉ EN MI NEGOCIO? Una de las soluciones más demandadas por las grandes superficies comerciales y hoteleras la constituye los sistemas de gestión de ventas. En la mayoría de los casos, la planificación y gestión de la información de una gran compañía está controlada por paquetes software denominados ERP (Enterprise Resource Planning). El software ERP contiene una amplia gama de aplicaciones de gestión contable, administración de RRHH, planificación de la actividad empresarial, etcétera. Por otro lado, la gestión diaria de las ventas de la corporación es llevada a cabo, típicamente, por software de gestión de ventas. Es altamente deseable que este software se encuentre integrado en el paquete ERP empleado por la compañía, sin embargo, en el caso de entornos modernos basados en la modalidad de ventas prepago, esta integración no está siempre presente. Las herramientas de software de gestión de ventas están orientadas a facilitar tareas como: Análisis de ventas. Análisis de consumo por tipo de cliente. Implantación de políticas de fidelización. Gestión de tarifas y descuentos. Detección de fraudes entre los empleados. Con el tiempo, el software de gestión de ventas ha incorporado nuevos mecanismos orientados a incrementar los niveles de satisfacción del cliente y facilitar el análisis de movimientos. Uno de estos mecanismos es el concepto de venta prepago. El concepto prepago permite la implantación de un sistema de venta en el que el cliente no necesita disponer de dinero en efectivo en el momento de realizar su consumición. El abono de una cantidad en el momento de su registro en el sistema le da derecho a disponer de un crédito, limitado y recargable, que el cliente podrá consumir en las instalaciones de la corporación. El hecho de constituir un sistema que no trabaja con dinero en efectivo aporta ventajas, no sólo desde el punto de vista del cliente (que puede pagar sin dinero en cualquier momento y lugar), sino también desde el punto de vista de la corporación, pues se El software de gestión de ventas es una herramienta cada vez más importante en el entorno de grandes compañías. El concepto prepago permite la implantación de un sistema de venta en el que el cliente no necesita disponer de dinero en efectivo. ARQUERO - Punto de Venta WHITE PAPER 3

4 Cada cuenta dispone de un titular y una serie de cotitulares, además de un saldo asociado. La venta prepago facilita además la implantación de políticas de fidelización. incrementa la seguridad al no disponer de dinero en efectivo en las cajas. Cinco son los aspectos fundamentales que se organizan dentro de una aplicación típica de gestión de ventas en modalidad prepago : Cuentas. Empleados y clientes. Artículos. Típos de régimen, tarifas y descuentos. Terminales Punto de Venta (TPVs). Los clientes dados de alta en el sistema se organizan en cuentas. Cada cuenta de crédito dispone de un titular y una serie de cotitulares, además de un crédito o saldo asociado. El saldo asignado a una cuenta será utilizado por el cliente para realizar sus compras en los terminales de venta de la corporación. Los clientes podrán realizar recargas de saldo siempre que lo deseen. Los artículos puestos a la venta se agrupan junto con determinados clientes durante períodos de tiempo concreto definiendo lo que se conoce como tipos de régimen. La definición de tipos de régimen permite implantar políticas de descuento en función de determinados rangos horarios o en base a una familia de artículos concreta. La venta prepago facilita además la implantación de políticas de fidelización, que premian a determinados clientes en base a sus niveles de consumo. La generación de informes estadísticos sobre consumo de artículos, horas punta, ubicaciones de consumo máximo, etcétera, proporcionan además una herramienta fundamental para analizar los hábitos de consumo de los clientes. Este tipo de documentación es parte fundamental de todo entorno de gestión de ventas. El tamaño y la creciente expansión territorial de las compañías hacen necesaria la utilización de un sistema lo suficientemente flexible y escalable como para soportar grandes volúmenes de ventas sobre una amplia cartera de clientes. 4 WHITE PAPER ARQUERO - Punto de Venta

5 LA SOLUCIÓN ARQUERO ARQUERO - Punto de Venta es un producto orientado a implementar control y gestión de ventas mediante "prepago" y constituye una solución flexible, escalable y compacta para grandes establecimientos hoteleros y comercios de considerables dimensiones. La total integración de ARQUERO - Punto de Venta en el sistema corporativo ARQUERO, hace que este producto herede todas sus ventajas. La implementación distribuida basada en "concentradores" junto con la flexibilidad de gestión aportada por la utilización de la tecnología Java WebStart facilita en gran medida el diseño y posterior gestión del sistema de venta "prepago" de la corporación. Independencia El sistema ARQUERO es independiente de la tecnología de identificación. De este modo, es posible combinar dentro de un mismo entorno Arquero Punto de Venta diferentes soluciones tecnológicas como tarjetas de banda magnética, RF, inteligentes, etcétera. Seguridad Las comunicaciones entre todos los módulos y los dispositivos se encuentran cifradas. La autenticación se realiza mediante certificados digitales. La solución ARQUERO - Punto de venta proporciona además una característica de seguridad inherente a sí mismo, la derivada de que el sistema de venta prepago trabaja con dinero electrónico y no con dinero en metálico. Flexibilidad La flexibilidad propia de la arquitectura ARQUERO hace que su variante Punto de Venta sea altamente configurable. Tal es así que en cuestión de segundos es posible cambiar el conjunto de artículos que se encuentran a la venta en un determinado TPV de la corporación transformando, por ejemplo, una Cafetería en un Bar o un Bar-piscina en una Discoteca dependiendo del horario de apertura. Desde el punto de vista del administrador del sistema de gestión de ventas, la flexibilidad que aporta el diseño basado en tecnología Java WebStart permite acceder a la aplicación de gestión desde cualquier PC ARQUERO es independiente de la tecnología de identificación. ARQUERO - Punto de Venta WHITE PAPER 5

6 de la corporación, con el único requerimiento de disponer de un navegador web. Escalabilidad La robustez y flexibilidad de Arquero Sistema Corporativo dota a Arquero Punto de Venta de la solidez necesaria para afrontar la gestión de ventas en grandes superficies. Todos los elementos en ARQUERO están agrupados de forma que se pueden organizar de modo sencillo. La naturaleza distribuida de la arquitectura del sistema permite la administración, de manera conjunta, de todos los dispositivos TPV de la corporación, independientemente de que estos estén ubicados en lugares físicamente distantes. Por otro lado, el hecho de disponer de un servidor de base de datos central, facilita las labores de integración con la base de datos del software ERP de la corporación así como la implementación de políticas de backup y administración del sistema. El sistema corporativo ARQUERO dispone de una arquitectura de base de datos centralizada. El sistema corporativo ARQUERO constituye en sí mismo una plataforma de desarrollo sobre la cual han sido implementadas varias soluciones tecnológicas tales como sistemas de Control de Acceso (ARQUERO- Control de Acceso) o sistemas de gestión de horarios (ARQUERO - Gestión de horarios). 6 WHITE PAPER ARQUERO - Punto de Venta

7 ARQUERO - PUNTO DE VENTA El escenario de implementación El escenario de implementación de ARQUERO - Punto de Venta se compone generalmente de dos partes bien diferenciadas: de un lado se dispone de la aplicación de configuración y gestión del sistema y, de otro, los denominados "terminales de punto de venta" o "TPVs". La red de puntos de venta de la corporación estará compuesta por una serie de terminales TPV repardidos por sus instalaciones. La administración del sistema se llevará a cabo desde la interfaz de gestión accesible vía web. Todo entorno de gestión de ventas se componen de usa serie de elementos fundamentales, a saber: la herramienta de control y gestión, el terminal punto de venta o TPV ante el cual el cliente realiza sus compras, el administrador del sistema y los empleados y clientes de la corporación. Las tarjetas de banda magnética constituyen la solución más apropiada y económica para la implementación de Arquero Punto de Venta en corporaciones de gran tamaño. La herramienta de control y gestión La herramienta de control y gestión constituye el núcleo de administración del sistema Punto de Venta de Arquero. Desde ella se realizan tareas relacionadas con la gestión de artículos y su agrupación en familias, la definición de "tipos de régimen", gestión de períodos de "hora feliz", cuentas, gestión de movimientos, etcétera. La sección de gestión de artículos permite definir precios según tarifa, agrupación por familias, aplicación ARQUERO - Punto de Venta WHITE PAPER 7

8 El diseñador de árboles TPV integrado en la aplicación es una heramienta que permite crear y almacenar el formato de pantalla de cada TPV, adaptanto así su interfaz a las necesidades de cada mostrador de facturación. de descuentos en base a los tipos de régimen contratados, etc. La gestión de cuentas permite administrar altas y bajas del sistema prepago mediante la asignación de saldo o liquidación de cuentas. Toda la actividad de ventas de la corporación puede ser analizada a través del potente filtro de movimientos, que personaliza al máximo la información presentada siendo de vital importancia para el seguimiento diario. Los informes constituyen otra de las herramientas atractivas de ARQUERO - Punto de Venta. Siempre bajo pedido, para satisfacer las necesidades concretas de cada cliente, la aplicación de gestión proporciona generación de listados de la más diversa índole, facilitando el análisis mediante históricos y estadísticos. El Terminal Punto de Venta (TPV) El TPV es la interfaz que utiliza el empleado para realizar las ventas, sin embargo, también es posible realizar ventas directamente desde el módulo de gestión. El TPV es el terminal de venta en el que los clientes realizan sus compras. ARQUERO - Punto de Venta proporciona un módulo TPV software integrable en diferentes equipos de venta disponibles en el mercado. El TPV, una vez configurado desde la aplicación de administración, presentará una interfaz gráfica, típicamente en un equipo dotado de pantalla táctil. Desde este terminal se ralizarán la ventas/devoluciones y se generarán los tickets. Cada terminal dispone de un punto de identificación en el que los clientes se identifican para realizar sus compras. Administrador, Empleados y Clientes Son las personas físicas que interactúan con el sistema de gestión de ventas. Administrador o persona que posee el control sobre todos los aspectos de la aplicación de gestión. Empleados de la corporación. Son las personas que hacen uso de los TPVs para atender a los clientes. Los empleados también pueden actuar como clientes de la corporación. Invitados o clientes son personas dadas de alta en el sistema como titulares o cotitulares de una cuenta de prepago. Sólo los clientes incluidos en una cuenta con saldo pueden realizar compras en modalidad prepago. 8 WHITE PAPER ARQUERO - Punto de Venta

9 PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN DEL SISTEMA La planificación de un sistema Punto de Venta de ARQUERO comienza con la implantación de una arquitectura básica Arquero, esto es, un servidor Arquero y al menos un concentrador Arquero (es necesario un concentrador por TPV). Una vez se dispone de la arquitectura básica se procede a la instalación de los módulos asociados a ARQUERO - Punto de Venta, a saber, el módulo de gestión y los módulos de terminal TPV. Asociados a los terminales TPV será necesario añadir dispositivos lectores de tarjetas, siendo estos seleccionables de entre una amplia gama, dependiendo de la tecnología que el cliente desee implementar. Una vez puesto en marcha el sistema, los primeros pasos pasan por realizar la configuración inicial del mismo. Para ello se arranca la aplicación de gestión y se comienza a añadir a la base de datos todos los artículos que se desean poner a la venta. Diferentes tipos de tecnologías de identificación pueden integrarse de forma transparente en un mismo sistema ARQUERO - Punto de Venta. Gestión de artículos La variedad de parámetros asociados a un artículos es bastante amplia, pudiendo asignar hasta tres precios diferentes (aplicables según otras tantas tarifas), fotografías, nombre, código, familia, descuentos, etc... Los artículos además pueden agruparse por familias de artículos. De este modo se facilita la aplicación de descuentos comunes a grupos de artículos, así como la manipulación conjunta de artículos que, por su naturaleza, suelen estar asociados. Creación de cuentas A partir de que se dispone de una base de datos de artículos el siguiente paso en el proceso de configuración inicial lo constituye la definición de cuentas de usuario. Una cuenta de usuario tiene asociado un empleado o invitado que actúa como titular de la misma y un saldo, o cantidad de dinero del que pueden hacer uso los clientes miembros de la cuenta. Cada cuenta, además del titular, puede tener asociados un conjunto de cotitulares o beneficiarios de la misma. Estos nuevos cotitulares pueden hacer uso de la cuenta siguiendo una política de restricciones en cuanto al dinero que pueden gastar. Las cuentas son la base del funcionamiento del sistema de venta prepago. Los empleados asociados a una cuenta dada disponen de un saldo del cual hacen uso para realizar sus compras en las dependencias de la corporación. ARQUERO - Punto de Venta WHITE PAPER 9

10 Tipos de usuario Tres son los tipos de usuarios de un sistema Arquero - Punto de Venta: administradores, empleados e invitados o clientes. ARQUERO - Punto de Venta, define tres tipos de usuario, "Empleados", que son empleados de la propia corporación, "Invitados", que son los clientes y un tercer tipo denominado "Clientes de contado", que es utilizado únicamente cuando ser realizan ventas en efectivo a clientes "externos" o que no están dados de alta en el sistema. Tipos de régimen Desde el momento en que se dispone de artículos y cuentas con clientes en ARQUERO - Punto de Venta, ya es posible realizar la asignación de tipos de régimen. El concepto "tipo de régimen" permite agrupar un conjunto de "empleados / invitados" y "artículos / familias" que se asocian para aplicar sobre ellos diferentes políticas de descuento en determinados rangos temporales. De este modo es posible, por ejemplo, definir períodos del día en los que se promueve el consumo de ciertos productos entre un subconjunto seleccionado de los clientes de la corporación. Configuración de TPVs Una vez se dispone de "usuarios", "artículos" y "tipos de régimen" es necesario configurar los terminales de venta o TPVs (concentradores Arquero). A partir de aquí, el sistema está en marcha. Las ventas se realizarán a través de las tarjetas de empleado / invitado desde los diferentes TPV e incluso desde el propio módulo de gestión. 10 WHITE PAPER ARQUERO - Punto de Venta

11 INNOVACIÓN ARQUERO - Punto de Venta, integrado dentro de la gama de productos ARQUERO, presenta un alto grado de innovación tecnológica. La utilización de tecnología JAVA durante su desarrollo dota al sistema de alta portabilidad. Además, su ejecución vía web permite la gestión remota de todos los componentes de la aplicación desde cualquier equipo de la red corporativa.. La filosofía distribuida de su arquitectura junto con la gestión centralizada del sistema de base de datos proporciona un alto grado de flexibilidad y robustez: Flexibilidad y rapidez a la hora de reorganizar la red de puntos de venta de la corporación y robustez en cuanto a tratamiento centralizado de la información y posibilidad de integración con bases de datos de entornos ERP de gestión contable ya existentes. Por último, el cifrado y las autenticación mediante certificados digitales aporta seguridad en las comunicaciones. La independencia tecnológica de la arquitectura ARQUERO la hace ideal para compañías que apuesten por la constante innovación tecnológica, de modo que nuevas tecnologías de identificación son fácilmente integrables en el sistema con un coste reducido y sin impacto alguno sobre el funcionamiento del resto del sistema. ARQUERO - Punto de Venta WHITE PAPER 11

12 Acerca de ARQUERO Arquero Sistema Corporativo es una marca registrada por:. Servicios de Consultoría Independiente S.L. Para cualquier información acerca de Arquero - Punto de Venta o cualquiera de las soluciones basadas en la plataforma Arquero Sistema Corporativo dirigirse a: Servicios de Consultoría Independiente, S.L. Ed. Central del Parque Científico Tecnológico del Campus de Tafira Las Palmas. Tfno: / FAX: Internet: 12 WHITE PAPER ARQUERO - Punto de Venta

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