COPIA CONTROLADA FECHA DE REVISION

Transcripción

1 P /10 1 /16 APROBADO POR: APROBADO MANUEL QUINTANA GERENCIA DE CALIDAD Y PLANIFICACIÓN Fecha: APROBACIÓN ELECTRÓNICA CARLOS BENATAR VPE / GERENTE GENERAL Fecha: 31//2015 REVISADO POR: REVISADO MANUEL QUINTANA GERENTE DE CALIDAD Y PLANIFICACIÓN ELABORADO POR: LEINI TOVAR ANALISTA DE ORGANIZAIÓN Y SISTEMAS LEGNA CABELLO COORD. DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

2 P /10 2 /16 1. OBJETIVO Controlar las normas y el procedimiento necesario para identificar, clasificar, codificar, archivar y mantener los registros generados de las actividades diarias, permitiendo así la organización, conservación, consulta e identificación rápida y precisa de los mismos. 2. ALCANCE Contempla las actividades a realizar para el manejo, control, y resguardo de los registros tomando en cuenta la nomenclatura descrita en este procedimiento. Aplica a todas las unidades de Taurel & Cía. Sucrs. C.A. y sus empresas filiales. 3. NORMAS Y/O PROCESOS RELACIONADOS Manual de Normalización (M /97) Procedimiento para el Control de Documentos (P /07) Manual para el Control del Archivo Físico (M /13) Normas para la Solicitud de Servicio de Soporte Técnico (N /97) Procedimiento para el Respaldo de Información (P /99) Sistema de Gestión de la Calidad Fundamentos y Vocabulario (ISO 9000) 4. DEFINICIONES Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas (ISO 9000). Documento: información y su medio de soporte. El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos (ISO 9000). Lista de Registros de la Calidad: Formulario utilizado para el control de los registros que están relacionados a las actividades que forman parte del sistema de gestión de la calidad, tomando en cuenta para ello, los códigos de los documentos en caso de estar normalizados, tiempo de retención, vigencia del mismo y en qué documento normativo se encuentra relacionado de ser el caso. 5. NORMAS BÁSICAS: 5.1. Es responsabilidad de todo el personal de Taurel & Cía. Sucrs. C.A., y sus empresas filiales, dejar registro de la ejecución de sus procesos a través del uso de los formularios establecidos en los documentos normativos de cada área.

3 P /10 3 / Todas las áreas de la organización que detecten la necesidad de implementar un formulario para el control de sus actividades o mejorar un formulario existente, debe solicitarlo vía correo electrónico a la Coordinación de, siguiendo lo establecido en el Manual de Normalización (M /97) Cada oficina de Taurel & Cía. Sucrs. C.A. y sus empresas filiales, es responsable de mantener, clasificar y ordenar sus registros de acuerdo al asunto que le compete, rigiéndose por lo indicado en el presente procedimiento IDENTIFICACIÓN DE Los registros generados de las actividades diarias en Taurel & Cía. Sucrs. C.A. y sus empresas filiales, deben ser identificados para su control, con códigos alfanuméricos, tal como lo indica el Procedimiento para el Control de Documentos (P /07) Cada área de Taurel & Cía. Sucrs. C.A., y sus empresas filiales debe mantener identificado los registros que se generan de sus procesos, estén normalizados o no (físicos o digitales), a través del llenado de la Lista de Registros de la Calidad (F /99) ALMACENAMIENTO Y ARCHIVO DE LOS Es responsabilidad de los Gerentes Regionales / de Área / Oficina, garantizar que las carpetas utilizadas para el resguardo de los registros estén identificadas, con la descripción del contenido y año correspondiente En el caso de los expedientes del área de aduanas, las carpetas se identifican a través del registro Carpeta de Aduana (Expediente) F /97, la pestaña de la carpeta esta identificada con un número de expediente emitido por el sistema ICARO de acuerdo al ejemplo del anexo 7.4, Ver Anexo 8.1: Nomenclatura Utilizada en el Archivo para Identificar los Expedientes; Anexo 8.2: Identificación de las Carpetas Clientes y Anexo 8.3: Identificación de las Carpetas Oslos). Nota: Para el caso de las caja que contienen los expedientes de personal inactivo que genera Recursos Humanos, se debe utilizar la etiqueta mencionada en el (anexo 7.9) del Manual para el Control del Archivo Físico (M /13). El personal responsable de organizar los expedientes y/o carpetas debe: Asegurar que las carpetas se encuentren identificadas, en una parte visible, pudiendo utilizar etiquetas, guías pestañas de identificación Garantizar que los registros generados estén organizados en estricto orden cronológico, en forma ascendente (ejemplo: de enero a diciembre). Aquellos documentos como son:

4 P /10 4 /16 asientos contables, planillas o facturas, notas de débito, crédito, gastos etc., deben ordenarse tomando en cuenta la numeración y la codificación asignada por el sistema, de menor a mayor El personal responsable de organizar la documentación, debe verificar que el contenido de la carpeta, corresponde con la identificación del mismo y ubicar en cada carpeta, la documentación de acuerdo a la unidad y el tema o asunto que estén relacionado (Un asunto o tema por carpeta) Abstenerse de sobrecargar las carpetas. Cuando la documentación exceda la capacidad, la carpeta debe ser dividida, colocando la misma identificación y la numeración 1/2, 2/2, según sea el caso. Nota: Se recomienda archivar diariamente y no dejar documentos o carpetas sobre los escritorios, mesas o archivos En el caso de no existir el (los) original (es) de los documentos, dejar la copia más legible, la que contenga mayor número de datos, el documento que contenga los sellos, firmas, fecha, número de contabilizado o de comprobantes, etc., completos Eliminar las grapas innecesarias o colocar sólo una en el ángulo superior izquierdo del documento en los casos que lo amerité. Nota: Los documentos no deben estar sujetos a clips u otros objetos que puedan dañarlos o deteriorarlos Organizar los documentos en las carpetas de forma tal, que queden alineados y los bordes no sobresalgan de las mismas PROTECCIÓN DE LOS Para la protección en el tiempo de los registros generados, los Gerentes Regionales / de Área / Oficina deben garantizar que se digitalice, o fotocopien los documentos importantes y de valor permanente o confidencial En caso de existir registros de formato con características especiales como son: libretas, listados, nóminas, mapas, planos, fotografías etc., deben ser archivados en su formato original, en muebles adecuados destinados para tal fin, (planeros horizontales, ficheros, etcétera) para evitar su deterioro Los Gerentes Regionales / de Área / Oficina deben asegurar que se identifiquen aquellos registros que se generan de los procesos que requieran respaldo electrónico, para lo cual

5 P /10 5 /16 debe solicitar el respaldo a la Gcia de Tecnología informática de acuerdo a lo que establece las Normas para la Solicitud de Servicio de Soporte Técnico (N /97) La Gerencia de Tecnología Informática hará respaldo de los registros electrónicos de Taurel & Cia. Sucrs. C.A. y sus empresas filiales, según lo establecido en el Procedimiento para el Respaldo de Información (P /99) Los registros de papel pueden ser archivados como originales (formas, copias impresas, libros) y reproducidos en archivos digitales escaneados mientras sea permitido por regulaciones locales. Todo sistema informático para archivar estos registros debe ser validado por la Gerencia de Tecnología Informática Para el llenado de los formularios, se debe garantizar que no se realice con lápiz o marcador Se deben llenar todos los campos que componen los formularios, de manera legible para que pueda ser entendido Los espacios en blanco deben cruzarse con una línea para inhabilitar los campos que no fueron utilizados y de ésta manera evitar escrituras posteriores o se vulneren los datos Se debe abstener de realizar transcripción de los registros que ya fueron llenados de forma manuscrita Al equivocarse al llenar un registro se debe: Trazar una línea horizontal sobre el dato incorrecto abarcando la totalidad del mismo. Anotar el dato correcto a un lado. Anotar las iniciales del nombre y el primer apellido seguido de la firma. Nota: Aquellos registros de carácter legal ó que no sean susceptibles de enmiendas, deben ser elaborados nuevamente Se debe abstener de modificar o cambiar el tamaño de los formularios normalizados, es decir si el diseño del formulario es tamaño carta éste solo debe ser impreso en dicho tamaño RETENCIÓN DE LOS Es responsabilidad de los Gerentes Regionales / de Área / Oficina, establecer los tiempos de retención de los registros, considerando las Tablas de Registros que se encuentran anexas a los procedimientos de la organización, así como la información establecido en el Manual para el Control del Archivo Físico (M /13).

6 P /10 6 / Es responsabilidad de los Gerentes Regionales / de Área / Oficina, asegurar que la información de los tiempos de retención se encuentren descritos en la Lista de Registros de la Calidad (F /99) Cada Unidad o Área de Taurel & Cia. Sucrs. C.A. y sus empresas filiales es responsable de controlar los registros de su competencia considerando los tiempos establecidos en la forma Lista de Registros de la Calidad (F /99) Las pautas para desincorporar la documentación se encuentra descrita en el Manual para el Control del Archivo Físico (M /13) El personal designado para archivar, es responsable de la conservación de los registros ingresados al mismo, de acuerdo a lo especificado por las áreas en la Lista de Registros de la Calidad (F /99), 5.8. DISPOSICIÓN DE LOS Cuando se haya cumplido el tiempo de retención de los registros establecidos en la Lista de Registros de la Calidad (F /99) en cada una de las áreas, éstas deben evaluar de acuerdo al tipo de documento, la fecha y forma de eliminar los mismos, siguiendo lo establecido en el Manual para el Control del Archivo Físico (M /13).

7 P /10 7 /16 6. PROCEDIMIENTO

8 P /10 8 /16 7. FORMULARIOS E INSTRUCTIVOS 7.1 LISTA DE DE LA CALIDAD

9 P /10 9 / INSTRUCTIVO DE LA FORMA LISTA DE DE LA CALIDAD I. OBJETIVO: Llevar un control de todos los registros que están relacionados en el sistema de la calidad, así como sus fechas de vigencia dentro de los archivos. II. : F /99 V.07 III. IV. FRECUENCIA: Anualmente o cada vez que se requiera FORMA DE ELABORACIÓN: Electrónico y Físico V. DISTRIBUCION: Original: Unidad Emisora V. TIEMPO DE RETENCIÓN: Permanente VI. INSTRUCCIONES DE LLENADO: CAMPOS: 1. Fecha: Registre el día, mes y año en que se elabora este registro. 2. Pág.: Indique el número de cada hoja del formulario de: Indique el número total de páginas de la lista 3. Área: Escriba el nombre del área emisora que está relacionando los registros. 4. Código: Indique los código de los registros asignados. (cuando lo tenga, en caso contrario, indicar sin número - S/N) 5. Título: Escriba el nombre de los registros relacionados. 6. Fecha de Vigencia / Versión Nº: Indique el mes y año en que entra en vigencia el registro e igualmente el número de la versión. (el mes y año son los últimos dígitos que conforma el código del formulario, y la versión es la que indica el mismo, en caso de no aparecer se tomará como versión uno) 7. Tiempo de Retención: Indique en el recuadro correspondiente (Archivo de Oficina, Archivo General, Destruir), el tiempo de archivo del registro, utilizando para ello el siguiente código: DP: Documento Permanente, no se elimina DI: Documento Importante, guardar por 7 años DINT: Documento Interés, guardar por 4 años DT: Documento Transitorio, guardar por 3 años M: Documento guardar por meses (hasta 12 meses - 1 año). 8. Documento Relacionado: Código: Indique el código del documento normativo donde se encuentra relacionado el registro. Nombre: Indique el nombre del documento normativo donde se encuentra relacionado el registro.

10 P /10 10 /16 9. Elaborado por: Escriba nombre, apellido y firma de la persona responsable de elaborar esta forma. 10. Aprobado por: Escriba nombre, apellido y firma del Gerente responsable de aprobar esta lista.

11 P /10 11 /16 8. ANEXOS 8.1 NOMENCLATURA UTILIZADA EN EL ARCHIVO GENERAL PARA IDENTIFICAR LOS EXPEDIENTES (CARPETAS DE FIBRA U OTRAS) XX XX XXX XXXX XXXX XX N. DE LA CARPETA TIPOLOGIA DOCUMENTAL DE LA OFIC. OPERACIONAL DEL AREA Y TIPO DE EMBARQUE DE ADUANAS DESDE EL DOCUMENTO N HASTA EL DOCUMENTO N AÑO EN QUE FUE CREADO EL DOCUMENTO 8.2 IDENTIFICACIÓN DE LAS CARPETAS DE CLIENTES XXXX XXXXXXXXXXXX XX AÑO AL CUAL PERTENECEN LOS DOCUMENTOS DE ESE EXPEDIENTE NOMBRE DEL CLIENTE DEL CLIENTE

12 P /10 12 / IDENTIFICACION DE LAS CARPETAS OSLOS 1. AAAAAAAA DEPARTAMENTO AL CUAL PERTENECEN LOS DOCUMENTOS 2. BBBBBBB NOMBRE DE LOS DOCUMENTOS QUE CONTIENE LA CARPETA 3. CCCCCCC DESDE EL DOCUMENTO QUE COMIENZA LA CARPETA (PUEDE SER IDENTIFICADO EN NUMEROS, LETRAS, MESES, FECHAS, ETC.) 4. DDDDDDD HASTA EL DOCUMENTO QUE TERMINA LA CARPETA (PUEDE SER IDENTIFICADO EN NUMEROS, LETRAS, MESES, FECHAS ETC) 5. EE AÑO EN QUE FUERON CREADOS LOS DOCUMENTOS 6. FF NUMERO CORRELATIVO DE IDENTIFICACION DE ESA CARPETA/ NUMERO TOTAL DE CARPETAS 7. GGGG: FECHA PARA ELIMINAR LOS DOCUMENTOS

13 P /10 13 /16 EJEMPLO 1: 1. DEPARTAMENTO 2 NOMBRE DEL DOCUMENTO 3. Desde: 4. Hasta: 5. AÑO: 6. N CTA. N : 7. ELIMINAR EN:

14 P /10 14 /16 EJEMPLO 2: 1. GERENCIA 2 NOMBRE DEL DOCUMENTO 3. Desde: 4. Hasta: 5. AÑO: 6. N 7. ELIMINAR EN:

15 P /10 15 / IDENTIFICACION DE LAS CARPETAS MANILA (EXPEDIENTES DE ADUANA) EJEMPLO: Número del expediente de Exportación Generado por Atención al Cliente: Número del expediente de Exportación Generado por el área de Aduana: Leyenda: 2008 = Año de creación 04 y 54 = Código fijo asignado por el Sistema a la Oficina que emite el expediente. 72 y 32 = Tipología del documento, si pertenece a embarque aéreo (7) ó marítimo (3) y = Numeración del documento de forma correlativa.

16 P /10 16 /16 9. TABLA DE A continuación los registros y su control que se generan del Procedimiento para el Manejo y Control de Registros. Título del Registro y Objetivo LISTA DE DE LA CALIDAD (F /99) Llevar un control de todos los registros que están relacionados en el sistema de la calidad, así como sus fechas de vigencia dentro de los archivos. CARPETA DE ADUANAS EXPEDIENTE (F /04/97) Mantener control de los expedientes de clientes manejados por Aduanas, así como los documentos relacionados. IDENTIFICACIÓN DE CARPETAS OSLOS Mantener identificación de las carpetas utilizadas para el resguardo y control de los registros. Forma de Presentación Hoja tamaño carta con la identificación de la empresa (Se anexa formulario e instructivo) Carpeta Tamaño oficio con identificación de la empresa Hoja que debe adaptarse al lomo de la carpeta con identificación de la empresa (Se anexa modelo) Contenido Básico Fecha y hora Área Código del registro Titulo Fecha de vigencia Tiempo de retención Documento relacionado Elaborado por Aprobado por Nro. Expediente Tipo de operación Cliente Información de la carga Información del técnico aduanero Observaciones Departamento Nombre del Documento Desde Hasta Año Nro. Eliminar en Ubicación del Registro Archivo de Oficina de Gerente de Área Archivo de Oficina de Gerente de Área Archivo de Oficina de Gerente de Área Tiempo de Archivo en Oficina Permanente 07 años, luego se destruye De acuerdo a lo que se establezca en la Lista de Registros de la Calidad (F /99) Forma de Elaboración Electrónico y/o Físico Word. Manuscrito Electrónico Excel