AHORA EXPRESS CRM MANUAL DE USUARIO CRM EXPRESS MANUAL 1

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1 AHORA EXPRESS CRM MANUAL DE USUARIO CRM EXPRESS MANUAL 1

2 Contenido AHORA CRM EXPRESS... 1 Introducción... 6 Gestión de Empleados... 6 Acceso... 6 Gestión... 8 Procesos Resumen Siguiendo a Dar de baja Cuenta de acceso Objetos Asociados Gestión de Leads Acceso Gestión Procesos Resumen Vincular a Desvincular Bloquear / Desbloquear Cambiar Estado Convertir en Cliente Asociar Filtros Insertar Acciones Insertar Llamadas Insertar Visitas Insertar Reuniones Seguir Notas Objetos Asociados Gestión de Clientes Acceso Gestión Procesos Resumen Vincular a Desvincular CRM EXPRESS MANUAL 2

3 Bloquear / Desbloquear Asociar Filtros Insertar Acciones Insertar Llamadas Insertar Visitas Insertar Reuniones Seguir Notas Objetos Asociados Gestión de Contactos Acceso Gestión Alta normal de contacto nuevo Alta normal desde la ficha de una cuenta Procesos Vincular a Desvincular Bloquear / Desbloquear Insertar Acciones Insertar Llamadas Insertar Visitas Insertar Reuniones Notas Objetos Asociados Gestión de Actuaciones Acceso Acciones Llamadas Visitas Reuniones Procesos Dividir Aplazar Adelantar Repetir Ver Cliente Ver Lead Ver Contacto Ver Oportunidad Marcar / Demarcar Pendiente Avisar CRM EXPRESS MANUAL 3

4 Enviar VCalendar Convocar Confirmar Rechazar Objetos Asociados Gestión de Oportunidades Acceso Gestión Procesos Seguir Cambiar Estado Insertar Acciones Insertar Llamadas Insertar Visitas Insertar Reuniones Añadir Previsión Objetos Asociados Gestión de Previsiones Acceso Gestión Procesos Cambiar Estado Repetir Objetos Asociados Gestión de Proyectos Acceso Gestión Procesos Resumen Cambiar Estado Insertar Acciones Insertar Llamadas Insertar Visitas Insertar Reuniones Añadir Tarea Objetos Asociados Gestión de Tareas Acceso Gestión CRM EXPRESS MANUAL 4

5 Procesos Resumen Cambiar Estado Insertar Acciones Insertar Llamadas Insertar Visitas Insertar Reuniones Añadir Tarea Hija Objetos Asociados Gestión de Noticias Acceso Gestión Reserva de recursos Acceso Gestión Procesos Repetir Ve Planificación Pantalla de Inicio ObjectParts Disponibles Accesos directos Calendario Reserva de recursos Embudo de ventas Pipeline Oportunidades Pipeline previsiones Noticias Feeds RSS Reuniones pendientes de confirmar por mí Reuniones pendientes de que me confirmen Tiempo Trabajado diario Muro Social Últimas Actuaciones mías hasta hoy Últimas Actuaciones mías hasta hoy pendientes Agrupador Tabulador Mantenimientos Generales Error! Marcador no definido. CRM EXPRESS MANUAL 5

6 Introducción En este manual podrá encontrar una guía de cómo gestionar los objetos que ofrece la gestión Básica de Ahora Express CRM. Explicamos todo lo relacionado con nuestro CRM, desde la creación de cuentas de acceso a la gestión de sus cuentas, pero también la actividad comercial, la planificación de recursos y la gestión de avisos y noticias internas de la empresa. Gestión de Empleados Permite recoger información de los empleados de la empresa. Acceso Existen dos maneras básicas de acceder a los empleados. Desde el Buscador Rápido que hay en la parte superior, con la opción de búsqueda de empleados marcada. Cuando introduzcamos un texto, buscará en el nombre y apellidos, teléfono de trabajo, teléfono de casa, dirección y NIF, mostrando la lista de empleados coincidentes. Desde el menú lateral izquierdo podemos seleccionar la opción de Empleados y nos mostrará una relación de los que haya dados de alta en el sistema. Además, nos marcará en rojo los que estén marcados como baja. CRM EXPRESS MANUAL 6

7 Una vez en la lista de Empleados podremos, o bien seleccionar uno de los empleados existentes, o bien pulsar sobre el botón Nuevo para crear uno. CRM EXPRESS MANUAL 7

8 Gestión Tras seleccionar el área de Empleados, situada en el margen izquierdo de la página, haremos clic en el icono Nuevo, situado en la parte superior derecha de la misma página. Aparecerá la siguiente pantalla, preparada para completar los datos: El formulario está formado por los siguientes campos: Empleado Nº empleado: Numeración interna del empleado. La aplicación, para evitar errores, identificará a cada usuario por el campo ID, que se genera automáticamente y no puede ser modificado. Tipo: Se seleccionará de la lista. Los tipos de empleados tienen que haber sido previamente definidos en el mantenimiento de Tipos de empleados. Nombre Apellidos Departamento: Se seleccionará de la lista. Los departamentos tienen que haber sido previamente definidos en el mantenimiento de Departamentos. Estado: Se seleccionará de la lista. Las opciones son Activo y Baja. Por defecto, se seleccionará Activo. CRM EXPRESS MANUAL 8

9 Dirección. País: Por defecto, España, pero se puede modificar borrando el texto y seleccionando el país de la lista desplegable Provincia. Población. Código Postal: Para poder introducir códigos postales internacionales, en este campo se podrán escribir tanto letras, como números. Tel. Trabajo: La aplicación permite introducir varios números de teléfono en los campos de tipo teléfono Extensión: En caso de que haya que marcar alguna extensión tras el número de teléfono se puede indicar aquí Tel. Casa: La aplicación permite introducir varios números de teléfono en los campos de tipo teléfono Fax: La aplicación permite introducir varios números de fax en los campos de tipo fax Mail: Es la dirección de correo electrónico que se usará para ponerse en contacto con el empleado Representante. Categoría. N.I.F. Fax: La aplicación permite introducir varios números de fax Otros datos Cont. Emergencia: Persona de contacto en caso de emergencia Tel. Emergencia: Teléfono de la persona de contacto en caso de emergencia Nº S.S.: Número de la Seguridad Social. F. Nacimiento: Fecha de nacimiento del empleado. Fecha Baja: Fecha de baja en la empresa. Este campo y el motivo de baja se rellenarán con la acción de Dar de baja Motivo de Baja: Como el campo anterior, este campo se rellenará tras ejecutar la acción de Dar de baja. Los distintos motivos los podemos gestionar en el Mantenimiento de motivos de baja Fecha Alta: Este campo se rellenará automáticamente tras dar de alta a un empleado. Foto: Se puede adjuntar una foto a la ficha del cliente. En modo de inserción se verá la ruta de dicha foto. En modo de resumen se verá la foto del empleado al lado de su nombre. Notas Notas: En este campo se puede introducir un texto de hasta 255 caracteres, para almacenar cualquier información no contemplada en el resto de campos. CRM EXPRESS MANUAL 9

10 Procesos Una vez guardados los datos del empleado o en posteriores visitas a la ficha del empleado, se pueden realizar una serie de acciones que describimos a continuación: Resumen Muestra una lista con las actuaciones que tiene dicho empleado, tanto pendientes como finalizadas: Siguiendo a Dentro de Siguiendo a hay tres opciones: Clientes, Leads y Oportunidades. En los tres casos, mostrará una ventana con los datos de los clientes, leads u oportunidades que esté siguiendo el empleado seleccionado. Desde dicha ventana se podrá acceder al objeto en cuestión: CRM EXPRESS MANUAL 10

11 Dar de baja Permite dar de baja un empleado. Tras seleccionar esta acción será necesario detallar el motivo de baja, que se seleccionará de una lista con motivos previamente definidos. También tendremos que indicar la fecha de baja que, por defecto, será la fecha en la que se ejecuta la acción, aunque será posible cambiarla desde el icono del calendario. Cuenta de acceso Permite crear una cuenta de acceso a la aplicación para el usuario en cuestión. Hay que señalar que cualquier usuario de la aplicación tiene que estar dado de alta previamente como empleado. Los campos a rellenar son los siguientes: Usuario: El nombre con el que el usuario entrará a la aplicación, también conocido como log in. Grupo: Este grupo determinará los permisos que va a tener el usuario dentro de la aplicación. Se puede elegir entre Usuarios o Administradores. Es recomendable no dar de alta como administradores a empleados que no vayan a ejercer funciones como tal, ya que tendrán más permisos que otros sobre la aplicación y, por tanto, sobre los datos, pudiendo acontecer pérdida de datos no deseada. CRM EXPRESS MANUAL 11

12 Empleado: Es el empleado al que se le va a dar acceso a la aplicación. Departamento: Esta información la busca en la ficha del empleado. Esta información la busca en la ficha del empleado, pero se puede modificar desde aquí. A esta cuenta de correo se le enviará la contraseña de acceso. El correo recibido mostrará información como la siguiente: Objetos Asociados En el caso de los empleados, los objetos asociados son los siguientes: Actuaciones: Las actuaciones que tienen al empleado activo como empleado asignado. Clientes a seguir: Los clientes que han sido marcados como Seguir a por parte del empleado o aquellos clientes que se han añadido desde esta opción desde el botón añadir. Documentos: Los archivos externos que se vinculan con el empleado. Estos archivos tendrán que estar disponibles en el ordenador o en la red en el momento de añadirlo. Si se desea añadir un archivo que esté en Internet, habrá que descargarlo primero al ordenador y después añadirlo a la aplicación. Se puede añadir cualquier tipo de archivo, siendo los más habituales textos e imágenes. Oportunidades a seguir: Mostrará las oportunidades que cada empleado haya marcado como Seguir o las que se le hayan asignado desde esta misma opción tras pulsar el botón Añadir. CRM EXPRESS MANUAL 12

13 Gestión de Leads Permite recoger información de los futuros clientes de nuestra empresa. Acceso Existen dos maneras de acceder a los leads: Desde el Buscador Rápido que hay en la parte superior, marcando la opción de búsqueda de leads. Cuando introduzcamos un texto, buscará en el Nombre, Razón social, Nº de teléfono y NIF, y mostrará la lista de Leads coincidentes. Desde el menú lateral izquierdo podemos seleccionar la opción Leads y nos mostrará una relación de los que haya dados de alta en el sistema. Además, nos marcará en rojo los que estén bloqueados por algún motivo. Desde la lista de Leads podremos o bien seleccionar uno de los Leads existentes o pulsar sobre el botón de nuevo para crear uno. Gestión Tras seleccionar el área de leads, situada en el margen izquierdo de la página, haremos clic en el icono nuevo, situado en la parte superior derecha de la misma página. Aparecerá la siguiente pantalla preparada para completar los datos: CRM EXPRESS MANUAL 13

14 Con los siguientes campos: LEAD Nombre de la Cuenta: Es el nombre por el que se reconocerá a la cuenta. Razón social: Es el nombre oficial del Lead. Este nombre es el que aparecerá en los documentos relacionados con el cliente (ofertas, pedidos y facturas). Si no se introduce nada, la aplicación copiará el nombre de la cuenta. Es la dirección de correo electrónico que se usará para ponerse en contacto con el lead. Mailing: Se activará esta casilla si el lead quiere recibir notificaciones por correo electrónico. Web: Es la dirección web del lead. N.I.F. Teléfono: La aplicación permite introducir varios números de teléfono. Fax: La aplicación permite introducir varios números de fax. Extensión: En caso de que haya que marcar alguna extensión tras el número de teléfono, se puede indicar aquí. CRM EXPRESS MANUAL 14

15 CONTACTO Nombre del contacto: Persona de contacto dentro de la empresa. Tel. Móvil Contacto: Teléfono de la persona de contacto. Tipo Relación: Se seleccionará de la lista. Si seleccionamos Contacto de facturación, éste será el nombre que aparezca en las facturas y demás documentos relacionados. Cargo Contacto: Texto libre, aquí se indicará el cargo de la persona de contacto dentro de la empresa. Asignado a: Es el nombre del empleado al que está asignado este lead. Por defecto, se asigna al empleado que lo ha dado de alta, pero se puede modificar desde este campo. El empleado tiene que estar dado de alta en la aplicación para aparecer en este desplegable. DIRECCIÓN Al completar el campo Nombre del contacto se generará automáticamente un objeto de tipo contacto vinculado a esta cuenta. Dirección País: Por defecto, España. Se puede modificar borrando el texto y seleccionando el país de la lista desplegable. Provincia Población Código Postal: Para poder introducir códigos postales internacionales, en este campo se podrán escribir tanto letras como números. OBSERVACIONES Observaciones: En este campo se puede introducir un texto de hasta 255 caracteres, para almacenar cualquier información no contemplada en el resto de campos. SITUACIÓN Bloqueado: Este campo se activará si el lead está bloqueado. Motivo de Bloqueo: El motivo dado para bloquear al lead. Este motivo se seleccionará de una lista de motivos previamente definida en el mantenimiento de motivos de bloqueo. Origen: Origen del que proviene el lead. Los orígenes se pueden gestionar en el mantenimiento de orígenes. Descripción del Origen: Si queremos detallar más el origen (como si, por ejemplo, queremos indicar que procede de prensa), podemos poner el nombre de la publicación. Estado Comercial: Estado en la que se encuentra actualmente el Lead. Además servirá para gestionar en que momento de la negociación se encuentra el Lead. Los posibles estados son: - Sin definir o prospect: Cuando apenas tenemos información, como un nombre de contacto o teléfono únicamente. - Contactado: Cuando ya hemos establecido algún tipo de comunicación. - Cualificado: Cuando es candidato a ser un posible cliente. CRM EXPRESS MANUAL 15

16 - No Cualificado: Cuando se descarta como posible cliente. - Oportunidad: Cuando se ha confeccionado una oportunidad para la cuenta. - Cliente: Cuando se ha convertido en cliente. - Descripción del Estado: Permite ampliar la descripción del estado anterior. DATOS DE LA CUENTA Sector: Sector al que pertenece la empresa cliente. Podemos añadir nuevos sectores en el mantenimiento de sectores. Importe Oportunidad: Importe de la suma de las oportunidades de la cuenta. Capital Social: Si se conoce este dato sobre la empresa. Número de Empleados: Número de empleados del cliente. ACTUALIZACIONES Última Modificación: Fecha de la última modificación. Modificado Por: Nombre del empleado que hizo la última modificación. Fecha Alta: Fecha de alta del lead en la base de datos. Creado Por: Nombre del empleado que dio de alta el lead en la base de datos. Última Actuación: Fecha en la que se realizó la última actuación para esa cuenta. CRM EXPRESS MANUAL 16

17 Procesos Una vez guardados los datos del lead se pueden realizar una serie de acciones que se describen a continuación: Resumen Muestra una lista con las actuaciones que tiene dicha Cuenta, tanto pendientes como finalizadas: CRM EXPRESS MANUAL 17

18 Vincular a Permite asociar a N contactos a una cuenta, indicando el tipo de relación existente entre ellos. Al seleccionar el contacto e indicar el tipo de relación, nos aparecerá el contacto en el objectpart de la pantalla de visualización de la cuenta. Desvincular Permite hacer la operación inversa a la anterior, es decir, desvincular uno de los contactos vinculados a la cuenta. Bloquear / Desbloquear Permite bloquear una cuenta e indicar el motivo de bloqueo. Los motivos de bloqueo se pueden establecer en el mantenimiento de motivos de bloqueo. CRM EXPRESS MANUAL 18

19 Cambiar Estado Permite ir cambiando los estados en los que se encuentra el lead en cada momento. Basta con indicar el nuevo estado en el que queremos que quede el lead. Convertir en Cliente Utilidad para convertir un lead en una cuenta de cliente definitiva, renumerándola y manteniendo todas las relaciones que tenía con otros objetos hasta el momento. Asociar Filtros Utilidad para clasificar cuentas mediante filtros de forma aleatoria. Por ejemplo, podemos crear un filtro que sea Campaña verano 2015 y asociar dicho filtro a todas las cuentas que queramos. Luego podemos recuperar que clientes pertenecen a un filtro en concreto. Insertar Acciones Forma rápida de anotar Acciones heredando, por defecto, el nombre de la cuenta. Insertar Llamadas Forma rápida de anotar Llamadas heredando, por defecto, el nombre de la cuenta. CRM EXPRESS MANUAL 19

20 Insertar Visitas Forma rápida de anotar Visitas heredando, por defecto, el nombre de la cuenta. Insertar Reuniones Forma rápida de anotar Reuniones heredando, por defecto, el nombre de la cuenta. Seguir Permite indicar como usuario si queremos seguir o no a ese lead. La opción de seguir la podemos ejecutar tanto desde el menú de acciones como desde la ficha de visualización del lead. CRM EXPRESS MANUAL 20

21 Si en nuestra pantalla de inicio insertamos el objectpart de Muro, podremos ver toda la actividad de las cuentas a las que se está siguiendo. Notas Permite insertar notas u observaciones con una longitud mucho mayor que las propias observaciones en la ficha del lead. Para guardar los cambios, bastará con hacer clic en Guardar. CRM EXPRESS MANUAL 21

22 Objetos Asociados En el caso de los leads, los objetos asociados son los siguientes: Actuaciones: Las actuaciones que tiene la cuenta seleccionada, independientemente del tipo que sean (acciones, llamadas, visitas, reuniones). Documentos: Los archivos externos que se vinculan con la cuenta. El archivo tendrá que estar disponibles en el ordenador o en la red en el momento de añadirlo. Si se desea añadir un archivo que esté en Internet, habrá que descargarlo primero al ordenador y después añadirlo a la aplicación. Se puede añadir cualquier tipo de archivo, siendo texto o imagen lo más habitual. Oportunidades: Mostrará las oportunidades vinculadas a esa cuenta. Contactos: Mostrará la relación de contactos vinculados a esa cuenta. Filtros: La relación de filtros asignados a esa cuenta. Proyectos*: Mostrará los proyectos vinculados a esa cuenta. Tareas*: Mostrará las tareas vinculadas a esa cuenta. Facturas*: Mostrará la relación de facturas vinculadas a esa cuenta. Pedidos*: Mostrará la relación de pedidos vinculados a esa cuenta. Ofertas*: Mostrará la relación de ofertas vinculadas a esa cuenta. *Nota: Estas opciones se tienen que habilitar utilizando el asistente de configuración. CRM EXPRESS MANUAL 22

23 Gestión de Clientes Permite recoger información de los clientes de nuestra empresa. Acceso Existen dos maneras básicas de acceder a los clientes: Desde el Buscador Rápido que hay en la parte superior, con la opción de búsqueda de Clientes marcada. Cuando introduzcamos un texto buscará en el nombre Razón social, Nº de teléfono y NIF, mostrando la lista de Clientes coincidentes. Desde el menú lateral izquierdo podemos seleccionar la opción de Clientes y nos mostrará una relación de los Clientes que haya dados de alta en el sistema. Además nos marcará en rojo los que estén bloqueados por algún motivo. Desde la lista de Clientes podremos o bien seleccionar uno de los Clientes existentes o pulsar sobre el botón de nuevo para crear uno. CRM EXPRESS MANUAL 23

24 Gestión Los campos que podemos utilizar para la gestión de clientes son: CLIENTE Nombre de la Cuenta: Es el nombre por el que se reconocerá al cliente. Razón social: Es el nombre oficial del cliente. Este nombre es el que aparecerá en los documentos relacionados con el cliente (ofertas, pedidos y facturas). Si no se introduce nada, la aplicación copiará el nombre de la cuenta. Es la dirección de correo electrónico que se usará para ponerse en contacto con el cliente. Mailing: Se activará esta casilla si el cliente quiere recibir notificaciones por correo electrónico. CRM EXPRESS MANUAL 24

25 Web: Es la dirección web del cliente. N.I.F.: Es el N.I.F. del cliente. Teléfono: La aplicación permite introducir varios números de teléfono en el campo teléfono. Fax: La aplicación permite introducir varios números de fax en el campo fax. Extensión: En caso de que haya que marcar alguna extensión tras el número de teléfono, se puede indicar aquí. CONTACTO Nombre del contacto: Persona de contacto dentro de la empresa. Tel. Móvil Contacto: Teléfono de la persona de contacto. Tipo Relación: Se seleccionará de la lista. Si seleccionamos Contacto de facturación, éste será el nombre que aparezca en las facturas y demás documentos relacionados. Cargo Contacto: Texto libre, aquí se indicará el cargo de la persona de contacto dentro de la empresa. Asignado a: Es el nombre del empleado al que está asignado este cliente. Por defecto, se asigna al empleado que lo ha dado de alta, pero se puede modificar desde este campo. El empleado tiene que estar dado de alta en la aplicación para aparecer en este desplegable. Al completar el campo Nombre del contacto se generará automáticamente un objeto de tipo contacto vinculado a esta cuenta. DIRECCIÓN Dirección País: Por defecto, España, pero se puede modificar borrando el texto y seleccionando el país de la lista desplegable Provincia Población Código Postal: Para poder introducir códigos postales internacionales, en este campo se podrán escribir tanto letras, como números. OBSERVACIONES Observaciones: En este campo se puede introducir un texto de hasta 255 caracteres, para almacenar cualquier información no contemplada en el resto de campos. SITUACIÓN CRM EXPRESS MANUAL 25

26 Bloqueado: Este campo se activará si el cliente está bloqueado. En caso de estar bloqueado, además, saldrá el texto BLOQUEADO en rojo, para prevenir su uso. Motivo de Bloqueo: El motivo dado en el motivo de bloquear al cliente. Este motivo se seleccionará de una lista de motivos previamente definida. Origen: Origen del que proviene el cliente. Descripción del Origen: Para detallar más el origen. Estado Comercial: Estado en el que se encuentra actualmente el cliente. Descripción del Estado: Permite ampliar la descripción del estado anterior. DATOS DE LA CUENTA Sector: Sector al que pertenece la empresa cliente. Importe Oportunidad: Importe de la suma de las ofertas sin detallar. Capital Social: Si se conoce este dato sobre la empresa. Número de Empleados: Número de empleados del cliente. ACTUALIZACIONES Última Modificación: Fecha de la última modificación. Modificado Por: Nombre del empleado que hizo la última modificación. Fecha Alta: Fecha de alta del cliente en la base de datos. Creado Por: Nombre del empleado que dio de alta al cliente en la base de datos. Última Actuación: Fecha en la que se realizó la última actuación para esa cuenta. CRM EXPRESS MANUAL 26

27 Procesos Una vez guardados los datos del cliente o en posteriores visitas a la ficha del mismo, se pueden realizar una serie de acciones que se describen a continuación: Resumen Muestra una lista con las actuaciones que tiene dicha Cuenta, tanto pendientes como finalizadas: Vincular a Permite asociar N contactos a una cuenta indicando el tipo de relación existente entre ellos. CRM EXPRESS MANUAL 27

28 Al seleccionar el contacto e indicar el tipo de relación, nos aparecerá el contacto en el objectpart de la pantalla de visualización de la cuenta. Desvincular Permite hacer la operación inversa a la anterior, es decir, desvincular uno de los contactos vinculados a la cuenta. Bloquear / Desbloquear Permite bloquear una cuenta e indicar el motivo de bloqueo. Los motivos de bloqueo se pueden establecer en el mantenimiento de motivos de bloqueo. CRM EXPRESS MANUAL 28

29 Asociar Filtros Utilidad para clasificar cuentas mediante filtros de forma aleatoria. Por ejemplo, podemos crear un filtro que sea Campaña verano 2015 y asociar dicho filtro a todas las cuentas que queramos. Luego podemos recuperar que clientes pertenecen a un filtro en concreto. Insertar Acciones Forma rápida de anotar Acciones heredando, por defecto, el nombre de la cuenta. Insertar Llamadas Forma rápida de anotar Llamadas heredando, por defecto, el nombre de la cuenta. Insertar Visitas Forma rápida de anotar Visitas heredando, por defecto, el nombre de la cuenta. Insertar Reuniones Forma rápida de anotar Reuniones heredando, por defecto, el nombre de la cuenta. Seguir Permite indicar si queremos, como usuario, seguir o no a ese cliente. La opción de seguir la podemos ejecutar tanto desde el menú de acciones como desde la ficha de visualización del cliente. CRM EXPRESS MANUAL 29

30 Si en nuestra pantalla de inicio insertamos el objectpart de Muro, podremos ver toda la actividad de las cuentas a las que se está siguiendo. Notas Permite insertar notas u observaciones con una longitud mucho mayor que las propias observaciones en la ficha del cliente. Para guardar los cambios bastará con hacer clic en Guardar. CRM EXPRESS MANUAL 30

31 Objetos Asociados En el caso de los clientes, los objetos asociados son los siguientes: Actuaciones: Las actuaciones que tiene la cuenta seleccionada, independientemente del tipo que sean (acciones, llamadas, visitas, reuniones). Documentos: Los archivos externos que se vinculan con la cuenta. Estos archivos tendrán que estar disponibles en el ordenador o en la red en el momento de añadirlo. Si se desea añadir un archivo que esté en Internet, habrá que descargarlo primero al ordenador y después añadirlo a la aplicación. Se puede añadir cualquier tipo de archivo, siendo textos e imágenes los más habituales. Oportunidades: Mostrará las oportunidades vinculadas a esa cuenta. Contactos: Mostrará la relación de contactos vinculados a esa cuenta. Filtros: La relación de filtros asignados a esa cuenta. Proyectos*: Mostrará los proyectos vinculados a esa cuenta. Tareas*: Mostrará las tareas vinculadas a esa cuenta. Facturas*: Mostrará la relación de facturas vinculadas a esa cuenta. Pedidos*: Mostrará la relación de pedidos vinculados a esa cuenta. Ofertas*: Mostrará la relación de ofertas vinculadas a esa cuenta. *Nota: Estas opciones se tienen que habilitar utilizando el asistente de configuración CRM EXPRESS MANUAL 31

32 Gestión de Contactos Permite recoger información de los contactos vinculados bien a Leads o a Clientes de nuestra empresa. Un contacto podrá estar relacionado con varias cuentas distintas. Acceso Existen dos maneras básicas de acceder a los contactos. Desde el Buscador Rápido que hay en la parte superior y teniendo marcada la opción de búsqueda de Contactos. Cuando introduzcamos un texto buscará en el nombre, Nº de teléfono de casa, trabajo y móvil, y NIF, y se mostrará la lista de contactos coincidentes. Desde el menú lateral izquierdo podemos seleccionar la opción de Contactos y nos mostrará una relación de los Contactos que hay dados de alta en el sistema. Desde la lista de Contactos podremos o bien seleccionar uno de los Contactos existentes, o bien pulsar sobre el botón Nuevo para crear uno. CRM EXPRESS MANUAL 32

33 Gestión La creación de contactos se realiza de dos maneras distintas. 1. Alta normal de contacto nuevo Tras acceder al área de contactos, situada en el margen izquierdo de la página, haremos clic en el icono Nuevo, situado en la parte superior derecha de la misma página. Aparecerá la pantalla que podemos ver a continuación. Disponemos de los siguientes campos: CONTACTO Nombre: Es el nombre por el que se reconocerá al contacto. Es la dirección de correo electrónico que se usará para ponerse en contacto con el cliente. Mailing: Se activará esta casilla si el cliente quiere recibir notificaciones por correo electrónico. Móvil. Teléfono casa. Teléfono Trabajo. Extensión: En caso de que haya que marcar alguna extensión tras el número de teléfono, se puede indicar aquí Fax: La aplicación permite introducir varios números de fax. N.I.F.: Es el N.I.F. del cliente. CRM EXPRESS MANUAL 33

34 DIRECCIÓN Dirección País: Por defecto, España, pero se puede modificar borrando el texto y seleccionando el país de la lista desplegable Provincia: Campo libre para indicar la provincia. Población: Campo libre para recoger la población Código Postal: Para poder introducir códigos postales internacionales, en este campo se podrán escribir tanto letras, como números. OTROS DATOS Observaciones: En este campo se puede introducir un texto de hasta 255 caracteres, para almacenar cualquier información no contemplada en el resto de campos. Bloqueado: Este campo se activará si el contacto está bloqueado. Motivo de Bloqueo: Permite especificar el motivo del bloqueo. Estos se pueden gestionar en el mantenimiento de motivos de bloqueo. Actualizaciones Última Modificación: Fecha de la última modificación. Modificado Por: Nombre del empleado que hizo la última modificación. Fecha Alta: Fecha de alta del contacto en la base de datos. Creado Por: Nombre del empleado que dio de alta al cliente en la base de datos. 2. Alta normal desde la ficha de una cuenta Tanto los leads como los clientes tienen un apartado para rellenar los campos básicos del contacto. Al completar estos campos, automáticamente se generará un contacto nuevo que quedará vinculado directamente a la cuenta. CRM EXPRESS MANUAL 34

35 De esta manera podemos crear la cuenta y el contacto a la vez en un solo paso. Procesos Una vez guardados los datos del contacto o en posteriores visitas a la ficha del contacto, se pueden realizar una serie de acciones que se describen a continuación: Vincular a Permite asociar un contacto a una cuenta indicando el tipo de relación existente entre ellos. Al seleccionar la cuenta e indicar el tipo de relación, nos aparecerá la cuenta en el objectpart de la pantalla de visualización del contacto. CRM EXPRESS MANUAL 35

36 Desvincular Permite hacer la operación inversa a la anterior, es decir, desvincular uno de las cuentas vinculadas al contacto. Bloquear / Desbloquear Permite bloquear un contacto e indicar el motivo de bloqueo. Los motivos de bloqueo se pueden establecer en el mantenimiento de motivos de bloqueo. Insertar Acciones Forma rápida de anotar Acciones heredando, por defecto, el nombre del contacto. Insertar Llamadas Forma rápida de anotar Llamadas heredando, por defecto, el nombre del contacto. Insertar Visitas Forma rápida de anotar Visitas heredando, por defecto, el nombre del contacto. CRM EXPRESS MANUAL 36

37 Insertar Reuniones Forma rápida de anotar Reuniones heredando, por defecto, el nombre del contacto. Notas Permite insertar notas u observaciones con una longitud mucho mayor que las propias observaciones en la ficha del contacto. Para guardar los cambios bastará con hacer clic en Guardar. Objetos Asociados En el caso de los contactos, los objetos asociados son los siguientes: Actuaciones: Las actuaciones que tiene el contacto seleccionado, independientemente del tipo que sean (acciones, llamadas, visitas, reuniones). Documentos: Los archivos externos que se vinculan con el contacto. Estos archivos tendrán que estar disponibles en el ordenador o en la red en el momento de añadirlo. Si se desea añadir un archivo que esté en internet, habrá que descargarlo primero al ordenador y después añadirlo a la aplicación. Se puede añadir cualquier tipo de archivo, siendo textos e imágenes los más habituales. CRM EXPRESS MANUAL 37

38 Gestión de Actuaciones Las actuaciones nos van a permitir llevar un seguimiento detallado de la actividad realizada con las cuentas. Dicha actividad se puede agrupar en cuatro grandes categorías que son: Acciones Llamadas Visitas Reuniones Acceso Repasemos las diferentes maneras de acceder a las actuaciones: Desde el menú lateral izquierdo podemos seleccionar la opción de actuaciones, y nos mostrará una relación de las Actuaciones que hay dadas de alta en el sistema. Además nos marcará en rojo las que estén pendientes de realizar. CRM EXPRESS MANUAL 38

39 En el menú de objetos relacionados, desde uno de los objetos en cuestión. Desde uno de los objectparts insertados en la pantalla de inicio como el Muro Social, Actuaciones pendientes, Botones de acceso rápido, etcétera. Desde uno de los distintos formularios de Agenda Agenda Diaria Agenda Semanal Agenda de la Semana CRM EXPRESS MANUAL 39

40 Agenda Mensual Multi-Agenda Desde cualquiera de estos puntos podremos gestionar y dar de alta nuevas actuaciones. Acciones Nos permite registrar acciones realizadas mediante un sistema de claves que a posteriori nos permita clasificar y analizar los tipos de acciones. El formulario a rellenar Contiene los siguientes campos: CONTACTO Clasificación: En este caso se trata de una Acción. Clave: Clave que se va a emplear para tipificar el tipo de actuación. Dichas claves se pueden gestionar en el mantenimiento de claves de actuación. Asunto: Descripción del asunto. Ubicación: Ubicación en la que se va a realizar la Acción. Prioridad. Las prioridades se pueden gestionar desde el mantenimiento de prioridades. Pendiente: Para indicar si la actuación está pendiente. FECHA Fecha: en la que se realiza o realizará la acción. Hora: Hora en la que se realizará la acción. Fecha Fin: en la que se termina o terminará la acción. Hora Fin: Hora en la que se terminará la acción. Duración: En minutos. Avisar: Se activa si queremos que nos avise a partir de una fecha y hora dada. Fecha Aviso: Fecha en que queremos que nos avise. Hora de aviso: Hora a la que queremos que nos avise. RELACIONES Cuenta: Cuenta con la que se vincula la acción. Contacto: Contacto con el que se vincula la acción. Oportunidad: Oportunidad con la que se vincula la acción. Proyecto*: Proyecto con el que se vincula la acción. Tarea*: Tarea con la que se vincula la acción. INFORMACIÓN Asignado: Empleado al que se le vincula la acción CRM EXPRESS MANUAL 40

41 Observaciones: Campo de 1000 caracteres para anotar observaciones ACTUALIZACIONES Última Modificación: Fecha de la última modificación Modificado Por: Nombre del empleado que hizo la última modificación Fecha Alta: Fecha de alta de la actuación en la base de datos Creado Por: Nombre del empleado que dio de alta al cliente en la base de datos. *Para que estos campos aparezcan deben estar activadas las opciones de proyectos y tareas. Llamadas Nos permite registrar Llamadas realizadas o a realizar en un futuro. El formulario a rellenar contiene los siguientes campos: CONTACTO Clasificación: En este caso se trata de una llamada. Tipo: Tipo de llamada entrante o saliente mantenimiento de sub claves de actuación. Asunto: Descripción del asunto. Prioridad. Las prioridades se pueden gestionar desde el mantenimiento de prioridades. CRM EXPRESS MANUAL 41

42 Pendiente: Para indicar si la actuación está pendiente. FECHA Fecha: en la que se realiza o realizará la llamada Hora: Hora en la que se realizará la llamada Duración: En minutos Avisar: se activa si queremos que nos avise a partir de una fecha y hora dada Fecha Aviso: Fecha en que queremos que nos avise. Hora de aviso: Hora a la que queremos que nos avise. RELACIONES Cuenta: Cuenta con la que se vincula la llamada. Contacto: Contacto con el que se vincula la llamada. Oportunidad: Oportunidad con la que se vincula la llamada. Proyecto*: Proyecto con el que se vincula la llamada. Tarea*: Tarea con la que se vincula la llamada. INFORMACIÓN Asignado: Empleado al que se le vincula la llamada Observaciones: Campo de 1000 caracteres para anotar observaciones ACTUALIZACIONES Última Modificación: Fecha de la última modificación Modificado Por: Nombre del empleado que hizo la última modificación Fecha Alta: Fecha de alta de la actuación en la base de datos Creado Por: Nombre del empleado que dio de alta al cliente en la base de datos. *Para que estos campos aparezcan deben estar activadas las opciones de proyectos y tareas. CRM EXPRESS MANUAL 42

43 Visitas Nos permite registrar Visitas realizadas o a realizar. El formulario a rellenar contiene los siguientes campos: CONTACTO Clasificación: En este caso se trata de una Visita. Tipo: Tipo de visita (1ª,2ª,3ª, ). Dichos tipos se pueden mantener en mantenimiento de sub claves de actuación. Asunto: Descripción del asunto Ubicación: Dónde se va a realizar la visita. Prioridad. Las prioridades se pueden gestionar desde el mantenimiento de prioridades. Pendiente: Para indicar si la visita está pendiente. FECHA Fecha: en la que se realiza o realizará la visita. Hora: Hora en la que se realizará la visita. Hora Fin: Hora en la que se terminará la visita. Duración: En minutos. Avisar: Se activa si queremos que nos avise a partir de una fecha y hora dada. Fecha Aviso: Fecha en que queremos que nos avise. Hora de aviso: Hora a la que queremos que nos avise. RELACIONES Cuenta: Cuenta con la que se vincula la visita. CRM EXPRESS MANUAL 43

44 Contacto: Contacto con el que se vincula la visita. Oportunidad: Oportunidad con la que se vincula la visita. Proyecto*: Proyecto con el que se vincula la visita. Tarea*: Tarea con la que se vincula la visita. INFORMACIÓN Asignado: Empleado al que se le vincula la visita. Observaciones: Campo de 1000 caracteres para anotar observaciones. ACTUALIZACIONES Última Modificación: Fecha de la última modificación. Modificado Por: Nombre del empleado que hizo la última modificación. Fecha Alta: Fecha de alta de la actuación en la base de datos. Creado Por: Nombre del empleado que dio de alta al cliente en la base de datos. *Para que estos campos aparezcan deben estar activadas las opciones de proyectos y tareas. Reuniones Nos permite registrar reuniones realizadas o a realizar, así como convocar a una serie de asistentes a la reunión que recibirán la notificación, y que podrán confirmar o no su asistencia. CRM EXPRESS MANUAL 44

45 Los campos que se pueden introducir en una reunión son: CONTACTO Clasificación: En este caso se trata de una Reunión. Tipo: Tipo de reunión (en oficina, en casa del cliente ) Dichos tipos se pueden gestionar en el mantenimiento de sub claves de actuación. Asunto: Descripción del asunto. Ubicación: Donde se va a realizar la reunión. Prioridad. Las prioridades se pueden gestionar desde el mantenimiento de prioridades. Pendiente: Para indicar si la reunión está pendiente. FECHA Fecha: en la que se realiza o realizará la reunión. Hora: Hora en la que se realizará la reunión. Fecha Fin: en la que se termina o terminará la reunión. Hora Fin: Hora en la que se terminará la reunión. Duración: En minutos Avisar: Se activa si queremos que nos avise a partir de una fecha y hora dada Fecha Aviso: Fecha en que queremos que nos avise. Hora de aviso: Hora a la que queremos que nos avise. CRM EXPRESS MANUAL 45

46 RELACIONES Cuenta: Cuenta con la que se vincula la reunión. Contacto: Contacto con el que se vincula la reunión. Oportunidad: Oportunidad con la que se vincula la reunión. Proyecto*: Proyecto con el que se vincula la reunión. Tarea*: Tarea con la que se vincula la reunión. INFORMACIÓN Asignado: Empleado al que se le vincula la reunión. Observaciones: Campo de 1000 caracteres para anotar observaciones. ACTUALIZACIONES Última Modificación: Fecha de la última modificación. Modificado Por: Nombre del empleado que hizo la última modificación. Fecha Alta: Fecha de alta de la actuación en la base de datos. Creado Por: Nombre del empleado que dio de alta al cliente en la base de datos. *Para que estos campos aparezcan deben estar activadas las opciones de proyectos y tareas. CRM EXPRESS MANUAL 46

47 Procesos Los procesos que se pueden realizar con las actuaciones difieren un poco en función del tipo. Según el tipo de actuación se pueden realizar las siguientes Acciones: Proceso Acción Llamada Visita Reunión Dividir Aplazar Adelantar Repetir Ver cliente Ver Lead Ver Contacto Ver Oportunidad Marcar pendiente Desmarcar pendiente Avisar Enviar Vcalendar Convocar Confirmar Asistencia Rechazar Asistencia Solo en la claves marcadas para tal efecto en el mantenimiento de claves Dividir Permite dividir una actuación en dos. Aplazar Permite Aplazar una actuación a otro día. Adelantar Permite Adelantar una actuación a otro día. Repetir Permite Repetir una actuación de forma periódica, ya sea diaria, semanal, mensual o Anual. Ver Cliente Permite acceder desde la ficha de la actuación directamente a la ficha del cliente. CRM EXPRESS MANUAL 47

48 Ver Lead Permite acceder desde la ficha de la actuación directamente a la ficha del lead. Ver Contacto Permite acceder desde la ficha de la actuación directamente a la ficha del contacto. Ver Oportunidad Permite acceder desde la ficha de la actuación directamente a la ficha de la oportunidad. Marcar / Demarcar Pendiente Permite indicar si una actuación está pendiente o no. Avisar Se realiza desde la propia ficha y sirve para establecer si se va a generar un aviso al arrancar la aplicación. Si hay actuaciones marcadas como aviso, al arrancar la aplicación nos aparecerá una ventana con todos los avisos que tengamos pendientes, pudiendo acceder a cada uno de ellos, desactivarlos individualmente o desactivarlos todos de golpe. Siempre que tengamos avisos activos, la campana del entorno se iluminará de color azul y podremos ver los avisos haciendo click sobre el icono. CRM EXPRESS MANUAL 48

49 Enviar VCalendar Se hace de forma automática en las claves marcadas para tal efecto. También se hace de forma automática en las convocatorias de reunión. La activación o desactivación de VCalendar se puede realizar en el mantenimiento de claves. Convocar Me permite convocar asistentes a una reunión. Confirmar Me permite confirmar mi asistencia a una reunión a la que he sido convocado. Rechazar Me permite rechazar mi asistencia a una reunión a la que he sido convocado. Objetos Asociados En el caso de las actuaciones, los objetos asociados son los siguientes: Documentos: Los archivos externos que se vinculan con el contacto. Estos archivos tendrán que estar disponibles en el ordenador o en la red en el momento de añadirlo. Si se desea añadir un archivo que esté en Internet, habrá que descargarlo primero al ordenador y después añadirlo a la aplicación. Se puede añadir cualquier tipo de archivo, siendo textos e imágenes los más habituales. CRM EXPRESS MANUAL 49

50 Gestión de Oportunidades Permite vincular oportunidades a las cuentas de la empresa. El objeto oportunidad no es más que un contenedor que nos permite vincular los importes, fechas y características de una oportunidad para poder gestionar el estado en que se encuentra. Acceso Podemos acceder a las oportunidades de dos maneras: Desde un objeto Lead o Cliente a través de la opción objetos relacionados. Desde el menú lateral izquierdo podemos seleccionar la opción de Oportunidades y nos mostrará una relación de las oportunidades que hay dadas de alta en el sistema. CRM EXPRESS MANUAL 50

51 Desde la lista de Oportunidades podremos o bien seleccionar uno de ellas o pulsar sobre el botón Nuevo para crear una nueva. Gestión La pantalla de oportunidades permite introducir los siguientes datos: OPORTUNIDAD Oportunidad: nº automático de oportunidad. Tipo de oportunidad: Se pueden definir tipos mediante el mantenimiento de tipos de oportunidades. Cuenta: Cuenta a la que se asigna la oportunidad. Proyecto*: En caso de estar activados los proyectos, se podría vincular la oportunidad a un proyecto. Descripción: Descripción de la oportunidad. IMPORTE Y SITUACIÓN Importe Mejor: Estimación del mejor importe de la oferta. Importe Peor: Estimación del peor importe de la oferta. Importe Probable: Estimación del importe más probable de la oferta. Origen: Origen de la oportunidad. Se seleccionará de las definidas en el mantenimiento de tipos de origen. CRM EXPRESS MANUAL 51

52 Fecha estimada de cierre: Fecha en la que se prevé se pueda cerrar la oportunidad. Fecha de cierre: Fecha en la que se cierra la oportunidad. Asignado a: Es el nombre del empleado al que está asignado esta oportunidad. Por defecto, se asigna al empleado que lo ha dado de alta, pero se puede modificar desde este campo. El empleado tiene que estar dado de alta en la aplicación para aparecer en este desplegable. Estado: Estado en la que se encuentra la oportunidad. Motivo Estado: Descripción de por qué se encuentra en ese estado. Supervisado por: Es el nombre del empleado que supervisa el siguiente estado de la oportunidad. NOTAS Siguiente Paso: Texto libre para indicar el siguiente paso a realizar. Notas: Campo de notas de 4000 caracteres. ACTUALIZACIONES Última Modificación: Fecha de la última modificación. Modificado Por: Nombre del empleado que hizo la última modificación. Fecha Alta: Fecha de alta de la oportunidad en la base de datos. Creado Por: Nombre del empleado que lo dio de alta en la base de datos. Última Actuación: Fecha en la que se realizó la última actuación para esa oportunidad. CRM EXPRESS MANUAL 52

53 Procesos Una vez guardados los datos de la oportunidad o en posteriores visitas a la ficha, se pueden realizar una serie de acciones que se describen a continuación: Seguir Permite indicar si queremos, como usuario, seguir o no a esa oportunidad. La opción de seguir la podemos ejecutar tanto desde el menú de acciones como desde la ficha de visualización de la oportunidad. Si en nuestra pantalla de inicio insertamos el objectpart de Muro, podremos ver toda la actividad de las oportunidades a las que se está siguiendo. CRM EXPRESS MANUAL 53

54 Cambiar Estado Permite cambiar el estado de oportunidad, indicar quién es el responsable del siguiente paso, cuál es el motivo del cambio de estado y las siguientes acciones a realizar. Insertar Acciones Forma rápida de anotar Acciones heredando, por defecto, la oportunidad y el nombre de la cuenta. Insertar Llamadas Forma rápida de anotar Llamadas heredando, por defecto, la oportunidad y el nombre de la cuenta. Insertar Visitas Forma rápida de anotar Visitas heredando, por defecto, la oportunidad y el nombre de la cuenta. Insertar Reuniones Forma rápida de anotar Reuniones heredando, por defecto, la oportunidad y el nombre de la cuenta. Añadir Previsión Permite añadir un desglose o previsión a dicha oportunidad. Objetos Asociados En el caso de las oportunidades, los objetos asociados son los siguientes: Actuaciones: Las actuaciones que tiene la cuenta seleccionada, independientemente del tipo que sean (acciones, llamadas, visitas, reuniones). Documentos: Los archivos externos que se vinculan con la previsión. Estos archivos tendrán que estar disponibles en el ordenador o en la red en el momento de añadirlo. Si se desea añadir un archivo que esté en Internet, habrá que descargarlo primero al ordenador y después añadirlo a la aplicación. Se CRM EXPRESS MANUAL 54

55 puede añadir cualquier tipo de archivo, siendo textos e imágenes los más habituales. Oportunidades Pasos: Mostrará el histórico de pasos por el que ha pasado la oportunidad. Previsiones: Mostrará la relación de previsiones vinculadas a esa oportunidad. Proyectos*: Mostrará los proyectos vinculados a esa oportunidad. *Nota: Estas opciones se tienen que habilitar aparte, utilizando el asistente de configuración CRM EXPRESS MANUAL 55

56 Gestión de Previsiones Permite vincular Previsiones o un desglose a las oportunidades creadas previamente. El objeto previsión no es más que un contenedor que nos permite vincular los importes, fechas y características y poder gestionar el estado en que se encuentra. Acceso Desde una oportunidad a través de la opción objetos relacionados o de la visualización de la oportunidad. CRM EXPRESS MANUAL 56

57 Gestión La pantalla de previsiones permite introducir los siguientes datos: PREVISIÓN Oportunidad: Oportunidad a la que está vinculada Categoría: Se pueden definir categorías mediante el mantenimiento de categorías de previsiones Artículo: Permite seleccionar un artículo si los hemos dado de alta. Descripción: Podemos trabajar directamente con descripciones y no con artículos dados de alta. Si seleccionamos un Artículo, buscará los precios en la lista de precios, y calculará el neto de forma automática en base a precio y cantidad. IMPORTES Importe Neto: El importe neto de la previsión. Importe Mejor: Estimación del mejor importe de la previsión. Importe Peor: Estimación del peor importe de la previsión. Importe Probable: Estimación del importe más probable de la previsión. Tipo de IVA a aplicar. Incluir Como Previsión: Para indicar si debe salir o no en una gráfica de previsiones. Probabilidad: Porcentaje de probabilidad de la previsión. Fecha esperada de cierre: Fecha en la que se prevé se pueda cerrar. CRM EXPRESS MANUAL 57

58 SITUACIÓN Asignado a: Es el nombre del empleado al que está asignado esta previsión. Por defecto, se asigna al empleado que lo ha dado de alta, pero se puede modificar desde este campo. El empleado tiene que estar dado de alta en la aplicación para aparecer en este desplegable. Origen: Origen de la previsión. Se seleccionará de las definidas en el mantenimiento de tipos de origen. Estado: Estado en la que se encuentra la previsión. Motivo Estado: Descripción de por qué se encuentra en ese estado. Supervisado por: Es el nombre del empleado que supervisa el siguiente estado de la previsión. Siguiente Paso: El siguiente paso a realizar. Fecha de cierre: Fecha en la que se cierra la previsión. NOTAS Notas: Campo de Notas de 4000 Caracteres ACTUALIZACIONES Última Modificación: Fecha de la última modificación Modificado Por: Nombre del empleado que hizo la última modificación Fecha Alta: Fecha de alta de la oportunidad en la base de datos Creado Por: Nombre del empleado que dio de alta al cliente en la base de datos. CRM EXPRESS MANUAL 58

59 Procesos Una vez guardados los datos de la previsión o en posteriores visitas a la ficha, se pueden realizar una serie de acciones que se describen a continuación: Cambiar Estado Permite cambiar el estado de la previsión, indicando quien es el responsable del siguiente paso, cuál es el motivo del cambio de estado y los siguientes pasos a realizar. Repetir Permite repetir una previsión periódicamente, reasignado los importes. Esta repetición se puede hacer de forma diaria, mensual o semanal. CRM EXPRESS MANUAL 59

60 Objetos Asociados En el caso de las previsiones, los objetos asociados son los siguientes: Documentos: Los archivos externos que se vinculan con la previsión. Estos archivos tendrán que estar disponibles en el ordenador o en la red en el momento de añadirlo. Si se desea añadir un archivo que esté en Internet, habrá que descargarlo primero al ordenador y después añadirlo a la aplicación. Se puede añadir cualquier tipo de archivo, siendo textos e imágenes los más habituales. Previsiones Pasos: Mostrará el histórico de pasos por el que ha pasado la previsión. CRM EXPRESS MANUAL 60

61 Gestión de Proyectos Permite vincular Proyectos a las cuentas de la empresa. Esta opción no viene por defecto, y es necesaria habilitarla en el asistente de configuración. El objeto Proyecto no es más que un contenedor que nos permite vincular Actuaciones y tareas, y gestionar el estado en que se encuentra. Acceso Existen dos maneras de acceder a los proyectos: Desde un objeto Lead o Cliente a través de la opción objetos relacionados. Desde el menú lateral izquierdo podemos seleccionar la opción de Proyectos y nos mostrará una relación de las proyectos que hay dados de alta en el sistema. Desde la lista de proyectos podremos o bien seleccionar uno de ellos o pulsar sobre el botón Nuevo para crear uno nuevo. CRM EXPRESS MANUAL 61

62 Gestión La pantalla de proyectos permite introducir los siguientes datos: PROYECTO Estado: Por defecto estará abierto y luego se podrá cerrar. Fecha: Fecha del proyecto. Tipo de proyecto: Se pueden definir tipos mediante el mantenimiento de tipos de proyectos. Cliente: Cliente al que se asigna el proyecto. Responsable: Es el nombre del empleado responsable de este proyecto. Por defecto, se asigna al empleado que lo ha dado de alta, pero se puede modificar desde este campo. El empleado tiene que estar dado de alta en la aplicación para aparecer en este desplegable. DESCRIPCIÓN Descripción: Descripción del proyecto FECHAS Fecha Prevista de Fin: Fecha en la que se prevé se pueda finalizar el proyecto. Fecha de Fin: Fecha en la que se finaliza el proyecto. Fecha de Paro: Fecha en la que se paró el proyecto. CRM EXPRESS MANUAL 62

63 Motivo del Paro: Motivo por el que se detuvo el proyecto. Tiempo estimado: Duración de proyecto. Observaciones: Texto libre ACTUALIZACIONES Última Modificación: Fecha de la última modificación Modificado Por: Nombre del empleado que hizo la última modificación Fecha Alta: Fecha de alta de la oportunidad en la base de datos Creado Por: Nombre del empleado que dio de alta al cliente en la base de datos. Procesos Una vez guardados los datos del proyecto en posteriores visitas a la ficha, se pueden realizar una serie de acciones que se describen a continuación: Resumen Permite obtener una relación de todas las actuaciones realizadas contra ese proyecto. Cambiar Estado Permite cambiar el estado del proyecto. Los estados son Abrir, Cerrar y Parar, y en cada uno de ellos se indicará fecha y motivo. Solo se podrán cerrar proyectos si todas sus tareas vinculadas están cerradas. Insertar Acciones Forma rápida de anotar Acciones heredando, por defecto, el proyecto y el nombre de la cuenta Insertar Llamadas Forma rápida de anotar Llamadas heredando, por defecto, el proyecto y el nombre de la cuenta Insertar Visitas Forma rápida de anotar Visitas heredando, por defecto, el proyecto y el nombre de la cuenta Insertar Reuniones Forma rápida de anotar Reuniones heredando, por defecto, el proyecto y el nombre de la cuenta. Añadir Tarea Permite añadir una Tarea vinculada a ese proyecto. CRM EXPRESS MANUAL 63

64 Objetos Asociados En el caso de las oportunidades, los objetos asociados son los siguientes: Actuaciones: Las actuaciones que tiene el proyecto seleccionado, independientemente del tipo que sean (acciones, llamadas, visitas, reuniones). Documentos: Los archivos externos que se vinculan con el proyecto. Estos archivos tendrán que estar disponibles en el ordenador o en la red en el momento de añadirlo. Si se desea añadir un archivo que esté en Internet, habrá que descargarlo primero al ordenador y después añadirlo a la aplicación. Se puede añadir cualquier tipo de archivo, siendo los más habituales, textos e imágenes. Tareas: Mostrará la relación de tareas vinculadas a ese proyecto. CRM EXPRESS MANUAL 64

65 Gestión de Tareas Permite vincular Tareas a los Proyectos. Esta opción no viene por defecto y es necesaria habilitarla en el asistente de configuración. El objeto Tarea no es más que un contenedor que nos permite vincular Actuaciones y empleados asociados, y gestionar el estado en que se encuentra. Acceso Existen dos maneras básicas de acceder a las Tareas. Desde un objeto Proyecto a través de la opción Objetos relacionados o su objectpart de tareas. Desde el menú lateral izquierdo podemos seleccionar la opción de Tareas y mostrará una relación de las Tareas que hay dadas de alta en el sistema. CRM EXPRESS MANUAL 65

66 Desde la lista de tareas podremos o bien seleccionar una de ellas o pulsar sobre el botón Nuevo para crear una nueva. Gestión La pantalla de tareas permite introducir los siguientes datos: TAREA Código: Nº automático de tarea. Estado: Por defecto estará abierta y luego se podrá cambiar de estado. Descripción: Descripción de la tarea. CLASIFICACIÓN Tipo de Tarea: Se pueden definir tipos mediante el mantenimiento de tipos de tareas Clasificación: Se pueden definir Clasificaciones mediante el mantenimiento de clasificaciones de tareas Supervisor: Es el nombre del empleado que supervisa la tarea. Por defecto, se asigna al empleado que lo ha dado de alta, pero se puede modificar desde este campo. El empleado tiene que estar dado de alta en la aplicación para aparecer en este desplegable. Responsable: Es el nombre del empleado responsable de esta tarea. Por defecto, se asigna al empleado que lo ha dado de alta, pero se puede modificar CRM EXPRESS MANUAL 66

67 desde este campo. El empleado tiene que estar dado de alta en la aplicación para aparecer en este desplegable. DATOS Cliente: Cliente a la que está asignada, se hereda del proyecto. Prioridad: Se pueden definir prioridades mediante el mantenimiento de prioridades de tareas. Proyecto: Proyecto al que está vinculado la tarea Tarea Padre: Para permitir el anidamiento de tareas. FECHAS Fecha Prevista de Inicio: Fecha en la que se prevé se pueda iniciar la Tarea. Fecha de Inicio: Fecha en la que se Inicia la Tarea. Fecha Prevista de Fin: Fecha en la que se prevé se pueda finalizar la Tarea. Fecha de Fin: Fecha en la que se finaliza la Tarea. Fecha de Cierre: Fecha en la que cierra la Tarea. Horas Previstas: horas previstas para realizar la Tarea. % Actual: Avance de la Tarea. Fecha % Actual: Fecha en la que se actualizó el porcentaje de avance. Observaciones: Texto libre. Tras introducir la Tarea y guardarla podemos vincular a los empleados asociados a la tarea. Procesos Una vez guardados los datos de la tarea o en posteriores visitas a la ficha, se pueden realizar una serie de acciones que se describen a continuación: Resumen Permite obtener una relación de todas las actuaciones realizadas contra esa tarea. Cambiar Estado Permite cambiar el estado del proyecto. Los estados son Abrir, Cerrar, Bloquear, Marcar pendiente de cierre, Reabrir y Verificar. CRM EXPRESS MANUAL 67

68 Insertar Acciones Forma rápida de anotar acciones heredando, por defecto, la tarea, el proyecto y el nombre de la cuenta Insertar Llamadas Forma rápida de anotar Llamadas heredando, por defecto, la tarea, el proyecto y el nombre de la cuenta. Insertar Visitas Forma rápida de anotar Visitas heredando, por defecto, la tarea, el proyecto y el nombre de la cuenta Insertar Reuniones Forma rápida de anotar Reuniones heredando, por defecto, la tarea, el proyecto y el nombre de la cuenta. Añadir Tarea Hija Permite añadir una Tarea vinculada a esta tarea. Objetos Asociados En el caso de las oportunidades, los objetos asociados son los siguientes: Actuaciones: Las actuaciones que tiene la tarea seleccionada independientemente del tipo que sean (acciones, llamadas, visitas, reuniones). Documentos: Los archivos externos que se vinculan con la tarea. Estos archivos tendrán que estar disponibles en el ordenador o en la red en el momento de añadirlo. Si se desea añadir un archivo que esté en Internet, habrá que descargarlo primero al ordenador y después añadirlo a la aplicación. Se puede añadir cualquier tipo de archivo, siendo textos e imágenes los más habituales. Tareas: Mostrará la relación de tareas hijas vinculadas. CRM EXPRESS MANUAL 68

69 Gestión de Noticias El entorno permite incorporar una gestión de Noticias para los usuarios de la aplicación. Acceso La alimentación de dichas noticias las realiza el administrador desde el apartado de administración. CRM EXPRESS MANUAL 69

70 El usuario puede acceder a la noticia de dos maneras diferentes: Desde el Objectpart de Noticias insertada en su Pantalla de Inicio. Desde el menú lateral izquierdo podemos seleccionar la opción de Noticias. CRM EXPRESS MANUAL 70

71 Si la noticia es de tipo Aviso, le aparecerá a cada usuario la primera vez que acceda a la aplicación en modo notificación. Gestión El alta de noticias permite introducir los siguientes datos: CRM EXPRESS MANUAL 71

72 NOTICIA Título: Título de la noticia Noticia: Texto HTML con el cuerpo de la noticia Imagen: Ruta a una imagen que se mostrará en la parte superior de la noticia. Fecha de publicación: Fecha a la partir de cual se empezará a mostrar. Fecha de caducidad: Fecha a partir de la que se dejará de mostrar. Tipo: Tipo de noticia gestionable desde el Mantenimiento de tipos de noticias Publicar: Si la noticia es publicable o no. Creado por: Empleado que creó la noticia. Avisar: Opción que indica si un empleado verá la noticia como un aviso la primera vez que acceda a la aplicación. Las tareas de tipo aviso se mostrarán una vez para cada usuario. Cuando éste cierre la ventana de aviso, ese aviso de noticia quedará desactivado para él. CRM EXPRESS MANUAL 72

73 Reserva de recursos El entorno permite una reserva de recursos para los usuarios de la aplicación. Acceso La alimentación de los recursos y tipos de recurso se realiza desde administración. El usuario puede reservar recursos de dos maneras: Desde el Objectpart de Recursos insertado en su Pantalla de Inicio: CRM EXPRESS MANUAL 73

74 Desde el menú lateral izquierdo, donde podemos seleccionar la opción de reserva de recursos. Gestión Estas pantallas nos permiten indicar que queremos reservar uno de los recursos dados de alta por la empresa. Para ello, tan sólo tendremos que pulsar el botón de Nueva reserva. Los campos a completar son: RESERVA Fecha de Reserva: Fecha en la que se va a reservar. El sistema impide que el mismo recurso se pueda reservar dos veces en el mismo período. Día completo: Si se activa, el recurso quedará reservado durante todo el día de la fecha seleccionada. Hora inicio: Hora de inicio de la reserva. Hora fin: Hora de fin de la reserva. Recurso: Desplegable con el recurso que se quiere reservar. Empleado: Empleado que reserva el recurso. Última Modificación: Fecha de la última modificación. Modificado Por: Nombre del empleado que hizo la última modificación. Fecha Alta: Fecha de alta de la reserva en la base de datos. Creado Por: Nombre del empleado que dio de alta la reserva en la base de datos. CRM EXPRESS MANUAL 74

75 Procesos Repetir Permite repetir la reserva de un recurso indicando modo diario, semanal o mensual, el número y si se incluyen o no los fines de semana. Ve Planificación Nos permite acceder a un listado en forma de tabla con la planificación de ese recurso. CRM EXPRESS MANUAL 75

76 Pantalla de Inicio La Pantalla de Inicio aparece, por defecto, en blanco. Nos va a servir para incorporar los objectparts que más puedan facilitar nuestro trabajo. De esta forma, cada usuario puede personalizar su Panel de Control. Para configurar la Pantalla de Inicio hay que seleccionar el check de Configurar, situado arriba a la derecha. En ese momento, el desplegable del buscador se cambiará por un desplegable con todos los objectparts que podemos incorporar en la pantalla de inicio. Bastará con seleccionar uno de ellos y aparecerá pegado en la pantalla. Una vez insertado un objectpart en la pantalla de inicio podemos decir en que ubicación lo queremos. Tenemos 5 ubicaciones Superior Izquierda Centro Derecha Inferior Para mover el objectpart, basta con entrar en modo configuración y hacer click sobre el icono de cuatro puntas. Para eliminar un objectpart desde la Pantalla de Inicio, basta con hacer click sobre el aspa. ObjectParts Disponibles Accesos directos Botonera de accesos directos para facilitar el trabajo. CRM EXPRESS MANUAL 76

77 Calendario Calendario con las actuaciones de la semana. Reserva de recursos Para tener la reserva de recursos integrada en la Pantalla de Inicio. Embudo de ventas Situación de los leads en base a su estado CRM EXPRESS MANUAL 77

78 Pipeline Oportunidades Igual que el anterior, pero en base al estado de las oportunidades. Pipeline previsiones Igual que el anterior, pero en base al estado de las previsiones. Noticias Para poder incorporar las noticias de la empresa en la Pantalla de Inicio. Feeds RSS Para poder incorporar noticias de fuentes RSS Externas. Reuniones pendientes de confirmar por mí Relación de la reuniones que tengo pendientes de confirmar. Reuniones pendientes de que me confirmen Relación de la reuniones que tengo pendientes de que me confirmen. Tiempo Trabajado diario Indicador del tiempo que he trabajado en el día. Muro Social Permite llevar un seguimiento de aquellos objetos a los que seguimos Clientes, Leads y oportunidades. CRM EXPRESS MANUAL 78

79 Últimas Actuaciones mías hasta hoy Relación de actuaciones mías hasta hoy. Últimas Actuaciones mías hasta hoy pendientes Relación de actuaciones mías pendientes hasta hoy. Agrupador Permite introducir varios Objectparts en un agrupador tipo acordeón. Tabulador Permite introducir varios Objectparts en un tabulador para ahorrar espacio en la pantalla. CRM EXPRESS MANUAL 79

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