COVER/ Factura electrónica

Transcripción

1 COVER/ Factura electrónica Firma y factura electrónica Las administraciones públicas están decididas a potenciar la facturación y el negocio electrónico y pretenden convencer a empresarios y ciudadanos del ahorro y beneficio que conllevará su utilización. El Ministerio de Industria y Red.es, la Agencia Tributaria, la Federación Española de Municipios y Provincias, y ayuntamientos como los de Burgos, Málaga y Santiago de Compostela trabajan en ello. Por Javier Labiano. UNA factura se considera como el justificante fiscal de la entrega de un producto o de la provisión de un servicio, que afecta al vendedor y al comprador. Por eso, es el único justificante fiscal que da al receptor el derecho de deducción del impuesto (IVA). Esto no se aplica en los documentos sustitutivos de factura como recibos o tickets. Así pues, como señalan desde Red.es, la facturación electrónica consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados cualificados, con la misma validez legal que las facturas emitidas en papel. El proceso de facturación es muy importante para cualquier empresa, una relación basada en documentos en formato papel que, para ser generados y procesados, precisan del empleo de grandes cantidades de recursos y para los que las empresas se ven obligadas a realizar muchas tareas de forma manual. "Un buen proceso administrativo de estos documentos tiene como consecuencia no sólo un buen control de compras y ventas, sino el cumplimiento de las obligaciones tributarias de cada empresa. Sin embargo, todo ello resulta más complicado en un proceso basado en papeles y que requiere la intervención manual". Modelo de e-factura de la AEAT. Este proceso está cambiando gracias a la facturación electrónica, que está regulada en el Reglamento de Facturación publicado en el Real Decreto 1496/2003 y modificado por el Real Decreto 87/2005. Este reglamento constituye la transposición de la Directiva 2001/115. Formatos Desde Red.es apuntan que las denominaciones "factura electrónica", "factura telemática" y "factura digital" son equivalentes, si bien la denominación utilizada en la normativa es "remisión electrónica" o "remisión por medios electrónicos" de factura. Aclarado esto, señalan que podemos definir la factura electrónica como "el documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico, que reemplaza al documento físico en papel, pero que conserva su mismo valor legal con unas condiciones de seguridad no observadas en la factura en papel". El nuevo marco legal y tecnológico ofrece la oportunidad a las empresas de disponer de una nueva vía para gestionar las facturas. Así, las facturas electrónicas se pueden emitir en diferentes formatos (EDI- FACT, XML, PDF, html, doc, xls, gif, jpeg o txt, entre otros), siempre que se respete el contenido legal exigible a cualquier factura y que se cumplan ciertos requisitos para la incorporación de la firma electrónica cualificada. El reglamento establece que existen dos formas concretas de intercambiar documentos electrónicos a las que se les presume un nivel de fiabilidad alto, sin descartar que puedan existir otras. Estas dos formas garantizan la autenticidad e integridad, que son los verdaderos requisitos que se exigen a los documentos. Por un lado, "el empleo de una firma electrónica" y, por otro, "el uso de sistemas EDI, en los que las entidades por cuya intermediación se intercambian los mensajes aportan esas cualidades a los documentos intercambiados". 16 SOCIEDAD DE LA INFORMACION. SEPTIEMBRE 2007

2 Santiago Segarra, director de Informática Tributaria de la AEAT. AGENCIA TRIBUTARIA Durante los últimos años, una serie de leyes y decretos han establecido el marco normativo general de las facturas, así como su posible emisión y tratamiento telemático. Pero ha sido la orden EHA 962/2007 de 10 de abril la que desarrolla determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación de facturas. Según el jefe del área Tributaria del Departamento de Informática Tributaria, Juan José Segura, esta orden contiene una dimensión fiscal para garantizar la validez de la factura telemática como justificante que posibilite los efectos fiscales que la norma tributaria otorga al documento. Además, regula la remisión y conservación por el expedidor y el destinatario, así como la digitalización de facturas; la impresión de facturas remitidas en formato electrónico; la expedición y conservación fuera del territorio español; y la posibilidad de realización por sí mismo o por terceros. Segura destaca la importancia del nuevo proceso, por el coste y mejora en la gestión, así como por suponer un importante proceso en la transformación de la economía hacia la sociedad de la información. E indica que la Agencia Tributaria está posicionada para trabajar con factura electrónica como receptora de facturas, dotando a los diferentes departamentos de la AEAT de las herramientas que, asociadas a las nuevas tecnologías, posibiliten el ejercicio de sus competencias, y manteniendo contactos con proveedores de ERP. Entre los desarrollos de la Agencia en torno a la e-factura, Segura La e-factura se puede emitir en diferentes formatos, siempre que se respete el contenido legal exigible y se incorpore la firma electrónica cualificada. apunta los siguientes: web service en colaboración con el CCI (Centro de Cooperación Interbancaria); aproximación a otros esquemas como UBL; diseño de registro según esquema CCI; aplicación cliente para generar WS desde fichero o formulario; mantenimiento de la página web informativa; módulo Java de comprobación de cálculos (validaciones no hechas por el esquema); hoja de estilos en las distintas versiones; aplicación intranet para tramitación de las e-facturas de la AEAT por el departamento Económico; y herramienta para la inspección para verificación de facturas telemáticas. Segura apunta dos importantes aspectos de la Agencia como La AEAT ha desplegado una amplia información sobre e-factura. SEPTIEMBRE SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN 17

3 Factura electrónica L La FEMP y Red.es impulsan el uso de la factura electrónica A Federación Española de Municipios y Provincias (FEMP) y la entidad pública empresarial Red.es han firmado un convenio con el que pretenden impulsar la utilización de la factura electrónica en las relaciones de las empresas con la administración local. El acuerdo incluye la implantación en las entidades locales de soluciones de e-factura para la relación con sus empresas proveedoras, "con el objetivo de estimular el desarrollo tecnológico del tejido empresarial, en particular de las pymes. Su utilización conlleva importantes beneficios en términos de ahorro de costes y mejoras de eficiencia, y, además, impulsa de forma directa la incorporación en la empresa de soluciones de gestión". Al promover la utilización de e- facturas en las relaciones entre las empresas y las entidades locales, "la administración ejerce un papel de agente tractor para estimular la incorporación de las tecnologías de la información y las comunicaciones por parte del sector privado". Asimismo, "gracias a la implantación en la administración de este tipo de soluciones, se incrementa la agilidad y eficiencia interna de los procesos administrativos y operativos y se mejora la calidad de los servicios ofrecidos por los organismos públicos". Fases de trabajo El convenio fue firmado por el secretario general de la FEMP, Gabriel Álvarez, y por el director general de Red.es, Sebastián Muriel. Establece una primera fase de trabajo de diagnóstico de situación y de elaboración de recomendaciones, por medio de un estudio donde se analizará la situación actual de disponibilidad y uso de las TIC en la administración local, el grado de automatización de sus relaciones El ministro de Industria, Turismo y Comercio, Joan Clos, flanqueado a izquierda y derecha por el presidente de la FEMP, Heliodoro Gallego, y el director de RED.ES, Sebastián Muriel, respectivamente. con las empresas y el nivel de incorporación de tecnología en las empresas proveedoras de las entidades locales. A partir del mismo, podrán formularse una serie de recomendaciones y definirse el plan de acción (plazos, presupuesto, agentes, etc.) para la segunda fase del programa. En una segunda fase, se realizará el lanzamiento y la ejecución de las actuaciones aprobadas, en el ámbito de la utilización de la factura electrónica como herramienta palanca para una mayor adopción de tecnología por parte del sector privado, en especial en las pymes. Esta fase se articulará mediante un convenio de colaboración posterior. Red.es destina a las actuaciones previstas en este convenio una dotación económica de euros. receptora de facturas: otorgamiento del consentimiento expreso, y formato de la e-factura AEAT-CCI. En cuanto a las características del formato, destaca el cumplimiento de los requisitos legales establecidos y de las condiciones establecidas por la AEAT para la facturación telemática. Y se refiere a su carácter universal (pueden utilizarlo todas las entidades y sus clientes); de libre uso (su utilización y posterior modificación no está sujeta al pago de cánones o a la autorización previa de una organización ajena al sector); y gratuito (se puede distribuir gratuitamente a las entidades de depósito y a sus clientes). El formato está basado en el lenguaje XML, para aprovechar las posibilidades de flexibilidad, facilidad de implementación e interoperabilidad de este lenguaje. La AEAT está posicionada para trabajar con factura electrónica como receptora, dotando a sus departamentos de las herramientas necesarias. El Ministerio de Industria, Turismo y Comercio ha presentado a las comunidades autónomas la propuesta de colaboración para el desarrollo del programa Pyme Digital en 2007, que cuenta este año con una dotación de 25 millones de euros. Continúa así la fase experimental que se llevó a cabo en 2006 con un presupuesto de 10 millones. A la cifra destinada por Industria, hay que añadir las de las distintas comunidades, ya que se trata de un programa en cofinanciación. Como recuerdan desde el ministerio, Pyme Digital se enmarca dentro del área de Competitividad e Innovación del Plan Avanza, y tiene como MINISTERIO DE INDUSTRIA Web de Industria para solicitud de ayudas para la implantación de factura electrónica 18 SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN. SEPTIEMBRE 2007

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5 Factura electrónica L A facturación electrónica está formada por dos procesos básicos y diferenciados en los sistemas de gestión de facturas, que corresponden a cada interlocutor: emisión y recepción. Como explican desde Red.es, en la emisión, el emisor, con la conformidad del receptor, transmite a éste por medios telemáticos la factura electrónica (que incluye una firma electrónica) y conserva copia o matriz (la base de datos). No es necesario conservar los documentos electrónicos firmados. El receptor recibe la factura en formato digital y la conserva en soporte informático, en el formato en que lo recibió, para su futura consulta e impresión si fuera necesario. Al ser la factura un documento firmado electrónicamente, debe guardar la información relativa a la comprobación de la validez de la firma electrónica. De esta forma, ya no se exige imprimir la factura para que ésta sea válida legal y fiscalmente y, todo el tratamiento (emisión, distribución y conservación) puede realizarse directamente sobre el fichero electrónico generado por el emisor. No obstante, el proceso de formación de facturas electrónicas, así como su transmisión y comunicación, incluyen subprocesos especiales requeridos normativamente. Estas características especiales vendrán marcadas por la firma electrónica empleada. En el caso de la emisión, exigirá el uso de un certificado admitido para la firma de facturas y, en el caso de la recepción, la verificación de la validez de dicho certificado. Ventajas Desde el ministerio de Industria aseguran que la factura electrónica genera grandes beneficios a las empresas que la utilizan, tanto del lado del emisor como del receptor. "Existen muchas razones para adoptar la factura electrónica, que van desde los puramente económicos hasta los ecológicos". Entre las ventajas, destaca el ahorro de costes, tanto del emisor como del receptor, así como la mejora de la eficiencia. Además, el receptor puede 20 SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN. SEPTIEMBRE 2007 Cómo funciona la facturación electrónica introducir los datos automáticamente en sus aplicaciones; la automatización permite cuadrar los apuntes contables y comparar documentos (albarán/factura), minimizando a la vez el margen de error humano. Por otra parte, permite verificar el estado en el que se encuentra una factura y toda su información asociada (errores, rectificaciones, cobros, pagos, recepción de mercancías, albaranes...) de forma exacta y actual. Es difícil contabilizar el precio de la implantación de una solución de facturación electrónica en sentido amplio, si bien "podemos presumir que, a mayor grado de complejidad de la plataforma y mayor automatización, crecerá inevitablemente el coste de puesta en marcha, a la vez que se lograrán mayores ahorros por cada factura emitida o recibida". Así, "el coste de adopción de la factura electrónica puede considerarse virtualmente nulo si empleamos elementos ya existentes en la empresa (herramientas ofimáticas, que permitan la firma electrónica, certificados digitales empleados en otros procesos de la empresa y el correo electrónico), si bien, como es lógico, los beneficios de su uso, aún existiendo, serán menores". Por su parte, "la creación de un entorno específico de facturación electrónica con desarrollos específicos e integración requerirá un mayor plazo de retorno de la inversión, que será recuperada a medio/largo plazo". Como orientación, desde Red.es indican que algunos sistemas de implantación sencilla, como aplicaciones tipo web para emitir facturas pueden costar unos 30 euros al mes. "En otras ocasiones, los prestadores Ejemplo de efactura en MS Excel. Industria dotará con 16,2 millones en 2007 la cofinanciación de proyectos promovidos para extender el comercio electrónico y el uso de las TIC entre las pymes. de estas soluciones pueden definir modelos de precio basados en el número de facturas emitidas con valores entre 10 y 20 céntimos de euro por factura. En un entorno sencillo en el que el emisor de la factura adquiera un certificado electrónico en un prestador de servicios de certificación para firmar las facturas, el coste de tal certificado puede estar entre 30 y 400 euros al año". Requisitos Qué necesita una empresa para implantar la facturación electrónica? Desde Red.es señalan que los requerimientos dependerán en gran medida del alcance del proyecto, si bien apuntan los elementos básicos, tanto para el emisor como para el receptor. Así, es importante analizar si la empresa va a iniciar la implantación desde el punto de vista de emisor, desde el punto de vista de receptor de facturas, o desde una posición mixta. "También hay que conocer los volúmenes de facturación y su distribución por interlocutores, para comenzar por la implantación con aquellas empresas con las que se consiga más ahorro o sea más sencilla la adopción". Simplificando, "puede afirmarse que el requisito básico del emisor es firmar electrónicamente la factura (que puede ser cumplido por un servicio externo) y el del receptor es verificar la factura y conservarla en su formato original (lo que también se puede realizar por un servicio externo). En una de las variantes más sencillas, "el emisor de la factura puede firmar un correo electrónico y enviarlo con los datos de la factura, para lo que sólo es necesario una clave con su certificado electrónico cualificado, expedido por un prestador de servicios de certificación que cumpla lo establecido por la directiva de Firma Electrónica". Otros ejemplos de factura electrónica simplificada serían "la firma electrónica de documentos derivados de las herramientas ofimáticas (word, excel, acrobat...) o productos dedicados a la firma electrónica de documentos. Si bien, al igual que en el caso anterior, estas modalidades de factura electrónica no son ni las más habituales, ni las más beneficiosas, aunque pueden ser una forma sencilla de tomar contacto con las tecnologías de firma y facturación electrónica". Existen mecanismos intermedios, como "las plataformas de facturación de terceros o la automatización de procesos clave (como la firma por lotes de facturas 'firma batch'), donde se puede llegar a un grado de eficiencia bastante alto". Cuando hablamos de desarrollos a medida o de integraciones complejas de

6 PUNTO DE VISTA José Luis Encinar Velayos. Consultor Master Proyectos Administración Pública. Telefónica. B2B Conecta: Una solución de facturación electrónica que se adapta a las necesidades de la Administración Local E N breve contaremos con nuevas leyes con el objetivo de impulsar la modernización de las administraciones públicas (para ganar en eficacia y simplificar los procedimientos con el ciudadano). Esto incluirá la obligatoriedad del uso de la factura electrónica. Telefónica, en colaboración con Indra (antes Azertia), ofrece una solución de factura electrónica, basada en su plataforma B2B Conecta, que puede convertirse en la solución de referencia de la Administración Local, ya que se ofrece en red, pago por uso y resulta muy sencilla de implantar. Permite a una Comunidad Autónoma o Diputación ofrecer a los pequeños municipios una solución con la que podrán recibir en formato electrónico las facturas de sus proveedores, almacenar los documentos durante el plazo legal establecido, comprobar la validez de los certificados asociados a las facturas recibidas y agilizar la tramitación de pagos facilitando a su proveedor información del estado de sus facturas. La Ley de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos (aprobada el 14 de junio) representa un importante esfuerzo en la modernización de las administraciones públicas, al promover la generalización de los medios electrónicos José Luis Encinar. en los procedimientos administrativos para simplificarlos. Entre otras medidas, establece que las administraciones crearán registros electrónicos a los que se podrán enviar documentos en formato digital con la misma validez que hacerlo a una oficina tradicional y fija el edni como una de las principales formas válidas de identificarse electrónicamente. En breve, tendremos otras dos nuevas Leyes que reforzarán la idea de Administración Electrónica: la Ley de Contratos del Sector Público, que propone el uso de la licitación electrónica para ganar en eficiencia, y la Ley de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información, que refuerza la obligatoriedad del uso de la factura electrónica en la Administración Pública. La realidad es que el alcance de la Ley de Acceso Electrónico es limitado pues deja fuera a los más de siete mil municipios que no están acogidos al Régimen de Grandes Ciudades. Y puede resultar una obviedad decir que la factura electrónica es una necesidad para la Administración Local, pero lo cierto es que a día de hoy, por falta de recursos, son muy pocos los ayuntamientos o diputaciones que pueden recibir facturas electrónicas y menos aún los que las integran en sus sistemas. Si nos centramos en los ayuntamientos de entre 500 y habitantes, se observa que el gasto medio por municipio en Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) es de euros (el 61,3 por ciento tecnologías de la información), ocupa a casi 35 empleados y dedica 0,28 personas para estas actividades (0 en el tramo de 500 a habitantes), el gasto en personal TIC supone el 36 por ciento, y el gasto en software y servicios el 28 por ciento (52 por ciento en el tramo de 500 a habitantes). Fuente IRIA SOLUCIONES ADAPTADAS Ante la falta de recursos materiales y humanos de estos ayuntamientos es necesario volcarse en aportarles soluciones que se adapten a sus necesidades. Ya existen medidas de dinamización como Avanza Pyme o Avanza Local, o los planes puestos en marcha por algunas comunidades autónomas que buscan, sobre todo, que las PYMES usen la factura electrónica como un primer paso para ganar en eficacia y eficiencia. La Agencia Tributaría se esfuerza en su labor de divulgación del formato CCI-AEAT e impulso normativo (Orden EHA/962/2007 de y en borrador la Resolución de Digitalización Certificada). El Ministerio de Industria Turismo y Comercio ha creado el Centro de Tecnología del DNI Electrónico donde pondrá a disposición de las PYMES herramientas que les permitan firmar documentos y generar facturas electrónicas. Pretende, así, aprovechar el poder de arrastre de la Administración para que las PYMES usen la factura electrónica, creando "volumen" y "cultura de uso". Desde hace mas de una década Telefónica y Azertia (ahora en Indra) explotan sus servicios EDI, hace unos años sumaron esfuerzos y, desde la José Luis Encinar Velayos. Tel jluis.encinar@telefonica.es. publicación de la orden 18/2003 que establece la base legal de la actual factura electrónica, ofrecen al mercado una solución de factura electrónica basada en su plataforma B2B Conecta. Se trata de una solución en red, de pago por uso y cuya implantación resulta muy sencilla. Se ha huido de los desarrollos a medida (caros de implantar y mantener y difíciles de evolucionar), para ofrecer una solución en modo servicio que aporta beneficios claros, tanto a emisor (facturación en nombre de terceros), como a receptor (integración plena con su ERP y procesos aprobación y pago de facturas). B2B Conecta, que nació con la vocación de liderar el mercado de las empresas de este país, puede convertirse en la solución de referencia de la Administración Local porque permite a una Comunidad Autónoma o Diputación ofrecer a los pequeños Municipios una solución que les permitirá recibir en formato electrónico las facturas (albaranes, pedidos...) de sus proveedores (además de remitir y recibir subvenciones hacia o desde otros organismos), almacenar los documentos durante el plazo legal establecido, comprobar la validez de los certificados asociados a las facturas recibidas, y agilizar la tramitación de pagos facilitando a su proveedor información del estado de sus facturas. Además, aporta servicios de "Gestión de Comunidades", una labor de captación y difusión entre la comunidad de proveedores (en su mayoría PYMES) de la solución adoptada por los ayuntamientos, formándolos en la misma y consiguiendo un grado de incorporación muy elevado. SEPTIEMBRE SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN 21

7 Factura electrónica productos estaremos ante los proyectos avanzados de facturación electrónica. "Son proyectos en los que se busca la integración con soluciones ya desplegadas de ERP (Enterprise Resource Planning) o BPM (Business Process Management), SCM (Suply Chain Management) o CRM (Customer Relationship Management). Exigencias A pesar de que la implantación de la factura electrónica implica necesariamente a ambas partes, al emisor y al receptor, la gran mayoría de los proyectos que se inician en España están siendo orientados a la posición de emisión de facturas. Estos proyectos "suelen ser más sencillos de abordar, si bien tienen menos repercusión en el objetivo de la agilización de procesos de una entidad". Para el emisor, se exige "tener el consentimiento previo del receptor; garantizar la autenticidad del origen y la integridad de las facturas, mediante el uso de la firma electrónica cualificada; almacenar copia de las facturas (este requisito no es necesario si se puede reconstruir una factura a partir de la información guardada en la base de datos de la empresa); y las facturas almacenadas deben contener determinados elementos que faciliten su búsqueda, visualización e impresión en caso de inspección. En los proyectos dirigidos a la optimización del proceso de recepción de facturas, mediante la utilización de la factura electrónica, se busca habitualmente la integración con los ERPs o gestores de facturación internos. La complejidad de este tipo de proyecto radica en "la necesidad de tratar con un número indeterminado de formatos electrónicos y de prestadores, que emiten certificados que se usan en las firmas electrónicas de las facturas, junto con la recepción de facturas en papel". Para disminuir la complejidad del proceso, se puede optar por la modalidad de auto-facturación, en la que el propio receptor controla el formato de recepción y garantiza la conciliación contable. En este caso debe Manual de Red.es. existir un acuerdo entre el emisor y el receptor para dar por bueno este procedimiento. También este enfoque será preferible en entornos de facturación internacional, en el que el emisor de la factura tenga dificultades para cumplir la normativa española. "Otra posibilidad a considerar por las empresas receptoras es el uso de plataformas externas, que, bajo la modalidad de facturación por terceros, facilitarán todo el proceso de transformación de las facturas e, incluso, la digitalización certificada de los documentos recibidos en papel". Para el receptor se exige: "disponer del software necesario para la validación de la firma electrónica; almacenar las facturas recibidas digitalmente (factura y firma) en su formato original; y que las facturas almacenadas contengan elementos que faciliten su búsqueda, visualización e impresión en caso de inspección (acceso completo a los datos). Digitalización de facturas En los últimos años, ha existido una demanda creciente que solicitaba que se reconociera la validez de la digitalización de facturas recibidas en soporte papel y que permitiera la sustitución de las originales en papel por los correspondientes ficheros. Éstos contendrían las imágenes gráficas de las mismas por lo que, consecuentemente, podría autorizarse la destrucción de ingentes cantidades de papel que constituyen las facturas originales, con los consiguientes ahorros en la gestión, manejo documental y de archivo, favoreciendo la reducción de costes fiscales indirectos. Pero, como recuerda el director del departamento de Informática Tributaria de la AEAT, Santiago Segarra, la ley indica que esta digitalización debe efectuarse sin menoscabo de la seguridad y garantías documentales que, como justificantes, aportan las facturas originales en papel a las que se pretende sustituir, en cuyo soporte, generalmente, son expedidas y recibidas por los empresarios o profesionales. Pues bien, "los obligados tributarios podrán proceder a la digitalización certificada de las facturas, documentos sustitutivos y de cualesquiera otros documentos que conserven en papel que tengan el carácter de originales". Las facturas, documentos sustitutivos y otros documentos así digitalizados permitirán La digitalización debe efectuarse sin menoscabo de la seguridad y garantías documentales que, como justificantes, aportan las facturas originales en papel. que puedan prescindir de los originales en papel que les sirvieron de base. Segarra, explica que por factura digitalizada se entenderá un archivo digital que represente de modo facsimilar la factura, ya sea ésta de una o varias páginas. Se entiende por digitalización certificada el proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación de técnicas fotoelectrónicas o de escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel en una imagen digital codificada, conforme a alguno de los formatos estándares de uso común y con un nivel de resolución que sean admitidos por la Agencia Estatal de Administración Tributaria. Requisitos El proceso de digitalización deberá cumplir los requisitos enunciados en la orden ministerial. Por una parte, la utilización de un software de digitalización certificado por la AEAT; que el proceso de digitalización utilizado garantice la obtención de una imagen fiel e íntegra de cada documento digitalizado; y que la imagen digital sea firmada con firma electrónica avanzada. Además, que por cada documento digitalizado se conserve un registro de datos con todos los campos exigibles en la llevanza de los libros de registros; que el resultado de la digitalización certificada se organice en torno a una base de datos documental; que la firma de la base de datos garantice la integridad de datos e imágenes al cierre de cada periodo de liquidación; y que el acceso sea completo y sin demora injustificada a la base de datos. Para que la imagen se considere fiel e íntegra, ha de ser obtenida en un proceso informático automático, en el que sin interrupción del mismo y sin intervención en momento alguno de operador, se realicen, en el orden indicado, una serie de tareas. En primer lugar, la digitalización de la factura por un medio fotoeléctrico, de modo que se obtenga un archivo en memoria del sistema asociado al dispositivo. A continuación, el proceso de esa imagen para garantizar su legibilidad, de modo que todo el contenido del documento original pueda apreciarse y sea válido para su gestión (umbralización, reorientación, eliminación de bordes negros, etc.). El tercer paso consiste en completar los campos de metadatos que precise el software de digitalización y, además, la información exigida por la Administración Tributaria, que incluye la referencia identificativa de la homologación acordada y una marca de tiempo, así como el nombre y el número de versión del software de digitalización con el que se ha creado la imagen. A continuación, Segarra se refiere a la firma electrónica avanzada del archivo resultante, que desde ese instante deberá permanecer inalterado. 22 SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN. SEPTIEMBRE 2007

8 PUNTO DE VISTA Enrique Martín. Director de Tecnología. BEA Systems. BEA Systems ofrece soluciones a diferentes organismos nacionales, proponiendo la implantación de la firma electrónica E L Gobierno Vasco, el Instituto Español de Comercio Exterior (ICEX) y la Junta de Andalucía eligen BEA WebLogic Server 8.1 para conseguir una comunicación transparente y segura. Diferentes organismos nacionales y de gobierno autonómicos han decidido establecer como una de sus prioridades su participación en la construcción de la Sociedad de la Información y el Conocimiento. A través de la ejecución de diversos proyectos relacionados con las tecnologías de la información, se ha optado por la utilización de la firma electrónica para mejorar la seguridad de la comunicación, potenciando de esta manera la confianza de los ciudadanos, Administraciones y empresas en las comunicaciones telemáticas. BEA Systems y su plataforma WebLogic Server 8.1 ofrece en este sentido, a través de la firma digital, la posibilidad de obtener una garantía del firmante así como la integridad de los mensajes enviados. Además, este método criptográfico hace posible la realización de diferentes gestiones sin necesidad de desplazarse y obteniendo una respuesta inmediata. GOBIERNO VASCO El Gobierno Vasco ha elegido esta plataforma de BEA Systems y ha Enrique Martín. conseguido crear una nueva arquitectura que ofrece una interfaz unificada y compacta. De esta manera, el organismo facilita nuevas vías de interacción entre el Gobierno, las empresas y los ciudadanos vascos, promoviendo el intercambio de información y evitando que los departamentos inicien acciones unilaterales y parciales para el desarrollo de la administración digital. "En este proyecto, la utilización de WebLogic Server y WebLogic Integration fue", según el Director General de EJIE, Agustín Elízegui, "la acertada, puesto que BEA comparte plenamente en su filosofía de producto, el concepto de orientación a servicios que tan importante es para nosotros". Por ello y gracias a la generación del servicio de tramitación de la firma digital, el Gobierno Vasco creará también el catálogo y generador de procedimientos telemáticos. JUNTA DE ANDALUCÍA Otro ejemplo de implantación de firma electrónica lo presenta la Junta de Andalucía, que también ha creado una plataforma de e-government con una arquitetura SOA. Para llevar a cabo este proyecto, se ha tenido que construir una serie de estructuras tecnológicas que permiten avanzar hacia ese concepto de e-government, siendo fundamental una plataforma de interconexión para que toda la comunicación se ejecute de una forma segura y transparente. Por ello, las plataformas de firma digital y autentificación digital son esenciales, siendo WebLogic Integration 8.1 la pieza clave para su implantación. Según el Consejero Técnico de Programas de Modernización Administrativa, Enrique Encina: "El ROI es que el ciudadano esté contento y que piense que la Administración Pública le sirve como él espera que lo haga". ICEX Otro de los organismos que ha optado por la potenciación de los canales de información, eligiendo así las soluciones de BEA, ha sido el Instituto Español de Comercio Exterior (ICEX). El ICEX ha optado por la utilización de WebLogic Server y WebLogic Integration como servidor de aplicación de la base de datos corporativa y el entorno de portales e integrador entre las diferentes aplicaciones del ICEX respectivamente. Según Carlos González Álvarez, director de la división de informática del ICEX: "El proyecto tecnológico ha servido como palanca de cambio y reingeniería de muchos de los procesos de trabajo que se llevan a cabo en el Instituto y de los servicios que se prestan a nuestros usuarios". Entre sus nuevos proyectos también resalta la implantación de una plataforma de certificación y firma electrónica. Este servicio comenzará a utilizarse a partir del próximo año y posibilitará que todos los requerimientos profesionales y las solicitudes de los ciudadanos y empresas con respecto al ICEX, se puedan efectuar también de manera telemática. De esta manera y según este Instituto, las tecnologías de la información consiguen prestar un servicio acorde con las necesidades Enrique Martín. Tel enrique.martin@bea.com. actuales y futuras de una sociedad en continuo cambio. Con todos estos proyectos, BEA Systems continúa proporcionando plataformas basadas en estándares para acelerar el flujo de información y servicios de forma segura. Del mismo modo y con la aparición de la ley de la firma digital, muchas compañías opinan que su implantación impulsará la Sociedad de la Información. Firmar electrónicamente un documento Cuando se firma electrónicamente un mensaje o fichero que debe de ser enviado, se aplica una función denominada hash. Esta función produce un dato llamado huella digital, que cambia en cada fichero o mensaje. De esta manera, dos mensajes diferentes generarán huellas totalmente diferentes. La huella, por su parte y mediante la aplicación de una segunda función, se cifrará con la clave privada y el resultado final será la firma electrónica. La utilización de la firma electrónica garantiza la fiabilidad de cualquier transacción de un mensaje que pueda hacerse entre el emisor y receptor del mismo. Los mensajes firmados electrónicamente aseguran la integridad absoluta del mensaje, por lo que no pueden sufrir ningún tipo de alteración, garantizando también su origen y confidencialidad. El intercambio de mensajes de todo tipo ya es posible de una forma segura, incluidos los mensajes de contenido contractual. Estos mensajes planteaban el problema de acreditar tanto la autenticidad como la autoría de los mismos, pero con la aparición de la firma electrónica el problema ha sido resuelto. SEPTIEMBRE SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN 23

9 Factura objetivo general la digitalización de las pequeñas y medianas empresas. "De manera específica, pretende aumentar la implantación del negocio electrónico, en particular la factura electrónica". También pretende caracterizar la situación de las pymes en un sector y/o ubicación geográfica concreta respecto a su grado de digitalización; implantar en las pymes soluciones TIC (aplicaciones o servicios) disponibles en el mercado; y utilizar los prescriptores próximos a las pymes para conseguir la introducción de las TIC y soluciones de negocio basadas en ellas. Otro de los objetivos se centra en facilitar la participación efectiva de las pymes en los mercados electrónicos, incluidos los de la contratación pública; promover la utilización de la factura electrónica y de los procedimientos telemáticos de las pymes con las Administraciones Públicas; y proporcionar asesoramiento personalizado a la pyme en el uso de las TIC para la mejora de sus procesos empresariales. Soluciones colectivas Las actuaciones cofinanciadas tendrán como prioridad extender el uso de soluciones colectivas sectoriales, basadas en las TIC, al ámbito de las pymes de cada comunidad autónoma. En concreto, se procurará promocionar los sectores de mayor impacto, los que tienen más atraso tecnológico relativo y baja productividad y los que disfruten de soluciones colectivas financiadas con fondos públicos. Asimismo, se promocionarán las soluciones horizontales que atiendan áreas de funcionalidad empresarial o de gestión para empresas de distintos sectores, de modo que puedan abordarse problemas comunes dentro de un cierto ámbito geográfico o de una determinada cadena de valor. Paralelamente, se arbitrarán los mecanismos necesarios para promover la implantación de los procesos de facturación electrónica y, en general, para favorecer el intercambio de documentos en formato electrónico, como albaranes, pedidos, catálogos, etc.". Web del Ayuntamiento de Santiago de Compostela. El ayuntamiento de Santiago ha creado una nueva carpeta en su página web que incluye una serie de posibilidades, entre ellas la facturación electrónica. La metodología de trabajo adoptada para este programa es la propia del Plan Avanza. Se caracteriza por un modelo de ejecución en cooperación, es decir, dentro de las líneas generales fijadas por el Gobierno, se formalizan convenios marco individuales con las comunidades, según sus prioridades, definiendo el alcance de los objetivos perseguidos, las medidas a emprender y la estrategia de cofinanciación de las distintas actuaciones. SANTIAGO DE COMPOSTELA El fomento de la facturación electrónica no es privativo de la Administración Central o de las consejerías de Economía de las comunidades autónomas, algunos ayuntamientos también están realizando importantes esfuerzos para implantar y fomentar el uso de la facturación electrónica dentro de sus respectivas localidades. Entre ellos, se encuentran los consistorios de Santiago de Compostela, Málaga y Burgos. El Ayuntamiento de Santiago cuenta, actualmente, en el portal municipal con una carpeta desde la que se vienen prestando servicios interactivos a los ciudadanos, a los colaboradores sociales y, también, a los propios empleados (a éstos a través de un apartado específico denominado Carpeta del Empleado). El jefe de Informática de este consistorio, Jesús Rodríguez Castro, señala que, sobre esta base, se ha puesto en marcha un nuevo proyecto de ampliación de la carpeta que incluye una serie de posibilidades, entre ellas la facturación electrónica. Las posibilidades se centran, en primer lugar, en la "identificación de usuarios mediante DNIe y certificados electrónicos reconocidos". En segundo lugar, en el "acceso por parte de los proveedores a información sobre el estado de tramitación de las facturas presentadas en el ayuntamiento, sea cual sea el canal y formato de presentación". En tercer lugar, en la "presentación de facturas en formato electrónico". Y, por último, en la "tramitación interna mediante firma con certificado electrónico". Según Rodríguez, la base de todo este sistema es el desarrollo de un portal municipal. "Este portal se actualiza con nuevas mejoras cada año, y es mantenido por los departamentos de Información Ciudadana y de Comunicación y Prensa, por lo que la información sobre trámites, documentos, servicios, etc., está completamente actualizada y disponible para todos". Además, se ofrece información detallada de las distintas convocatorias, tanto relacionadas con la provisión de puestos de trabajo, como de contratación de servicios y productos. Sobre esta base, el departamento de Informática ha desarrollado una carpeta ciudadana que, inicialmente, incorporó una serie de servicios, que permiten al ciudadano identificarse y realizar múltiples trámites de carácter esencialmente tributario. "Adicionalmente, se ha incorporado el perfil de colaborador social y, por último, el del empleado, para poder acceder a información como las nóminas, etc., desde cualquier lugar". Estado de las facturas Una vez realizada la plataforma de carpeta ciudadana, "la implantación de nuevos servicios resulta relativamente sencilla, requiriendo básicamente la preparación de las vistas adecuadas sobre las bases de datos correspondientes, y la programación de las pantallas, consultas y perfiles necesarios". Por ejemplo, el usuario con perfil proveedor podrá realizar consultas sobre el estado de tramitación de las facturas. En cuanto al proyecto de identificación mediante DNIe y certificados electrónicos, "se está trabajando con el MAP, como futura entidad validadora, para ultimar los detalles técnicos, que permitan que cualquier tercero pueda abrir una sesión en la carpeta ciudadana con su DNI electrónico". El ayuntamiento cuenta, además, con su propia infraestructura 24 SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN. SEPTIEMBRE 2007

10 PUNTO DE VISTA Santiago Baselga. Presidente. TB-Solutions. L El DNI electrónico como motor de la administración electrónica en España A firma electrónica, obtenida a través de certificados emitidos por las llamadas Autoridades de Certificación reconocidas (AC), se planteaba hace ya 7 años como el sistema adecuado para el avance de la administracion electrónica en España. La primera experiencia partió de una iniciativa propuesta por Corredores de Comercio y Notarios, que crearon una fundación, FESTE, para el avance de la firma electrónica, donde TB-Solutions actuó como socio fundador en el año Poco después, el Colegio de Registradores lanza su sistema HERMES, realizado íntegramente por TB-Solutions. Un caso de éxito, donde más de PYMES envían documentos de cuentas y depósitos con firma electrónica. Comunidades Autónomas como Valencia o Andalucía también deciden emitir certificados a ciudadanos, con un cierto éxito, (a modo de ejemplo). Salvo honrosas excepciones, como la Agencia Tributaria, que emite certificados de la FNMT para la declaración de la renta, se puede decir que la firma electrónica creó más problemas de los que resolvió, debido a su excesiva complejidad. La prueba es la mencionada Agencia Tributaria, que basó su éxito en la sencillez y economía de su solución, en contraste con el resto de las iniciativas. Santiago Baselga. Surge entonces el grave problema de la interoperatividad, que obligaba a un ciudadano que quisiera relacionarse con diferentes administraciones, a disponer de múltiples certificados. Dos son los aspectos que hoy nos animan a pensar en una nueva etapa que posicione a España como uno de los países más avanzados en Administración Electrónica: La aparición del DNI electrónico y la apuesta decidida del actual gobierno trasladada a la nueva ley sobre Administración Electrónica. La posibilidad de disponer de un elemento único que nos permita por una parte identificarnos como personas y por otra firmar documentos electrónicos, nos abre un enorme campo de posibilidades, donde la simplicidad y operatividad jugarán un papel definitivo. Con la nueva Ley sobre Administración Electrónica, efectiva en el año 2009, queda garantizado el derecho de los ciudadanos a relacionarnos de manera electrónica con la Administración Central. Estamos en el momento de la verdad, con más de 2 millones de DNI electrónicos previstos a finales de este año. La mayoría de las administraciones: Central, autonómicas y locales, están en el proceso de preparación de sus aplicaciones informáticas para que éstas sean compatibles con el DNIe. Incluso, podrán admitir que otros usuarios de otros países, o usuarios que quieran identificarse con certificados que no sean los propios del DNIe, lo puedan hacer resolviendo, de esta manera, los problemas de interoperabilidad. Al esfuerzo que, sin duda, está realizando la Administración en España, tendrá que seguirle la iniciativa privada. Un colectivo, a nuestro entender, nada reconocido y que ha jugado un papel fundamental en el avance de la Administración Electrónica son los Colegios de Gestores. En algunos casos, suponían hasta el 70% del total de trámites administrativos y pago de impuestos que se gestionaban desde los portales de Internet de muchas Comunidades Autónomas. TB-Solutions, que participa con sus productos y soluciones en la tramitación electrónica de 7 Comunidades Autónomas, es un buen testigo de estos casos. El pasado mes de Junio el Colegio Oficial de Gestores Administrativos de Madrid decidió poner en marcha una plataforma tecnológica para la gestión de trámites administrativos. Cuenta con la característica de su fácil integración con los sistemas informáticos de: Comunidades Autónomas, Ayuntamientos y otros organismos como: la Dirección General de Tráfico, la Agencia Tributaria, etc. El otro gran protagonista en el uso de la firma electrónica es y será el teléfono móvil. Vodafone, Bankinter, la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre y TB-solutions, colaboran en un proyecto conjunto para dotar a los móviles de las funcionalidades de identificación y firma electrónica con certificados. Otro caso de enorme interés es la factura electrónica. Hoy se estima que sólo el 15% de las empresas utilizan la factura electrónica, Santiago Baselga. Tel sbaselga@tb-solutions.com. que tiene como base de funcionamiento la emisión de certificados electrónicos. El objetivo de llegar al 50% en pocos años tendría un impacto muy positivo respecto a la innovación en la gestión de las empresas, con un resultado directo en ahorro de costes. Observamos por primera vez el interés de las Entidades Financieras más punteras en tecnología en poner a punto sus bancas electrónicas para que admitan el nuevo DNIe. La participación activa de las entidades financieras en el uso del DNIe será fundamental para su desarrollo. TB-solutions ha colaborado con Entidades como "la Caixa", Caja Madrid, Ibercaja, Rural de Servicios Informáticos o Caixa Penedès, que ya disponen del DNIe como elemento de identificación en sus bancas electrónicas. En Aragón hemos sido pioneros en la implantación de sistemas de pagos de tributos e impuestos por Internet, aunque se tomara una postura conservadora en la utilización de tecnologías de firma electrónica. Se trata ahora de aprovechar el empuje del DNI electrónico para marcar nuevas iniciativas. Gestionar innovación significa, reducir nuestros costes y ser más competitivos en un mercado cada día más global. No se trata de que nos guste o no la globalidad del mercado mundial, simplemente es una realidad de la que no podemos ni debemos abstraernos. Para analizar nuestro futuro miramos nuestro entorno y todos son buenos síntomas para estos próximos años, que nos animan al optimismo. SEPTIEMBRE SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN 25

11 Factura PKI para emitir su certificado electrónico. "Aunque, previsiblemente, si la implantación del DNI electrónico sigue a buen ritmo, se opte por utilizar esta última opción en exclusiva, con el fin de no complicar al ciudadano con múltiples posibilidades". El desarrollo de la carpeta ciudadana se está haciendo "tratando de facilitar la posterior incorporación de cualquier otro certificado para la autentificación". En cuanto al acceso por parte de los proveedores a información sobre el estado de tramitación de las facturas, el desarrollo se hará sobre la base de la actual carpeta ciudadana, creando un nuevo perfil, el de proveedor. El proveedor tendrá que darse de alta como usuario con dicho rol y, a partir de ahí, podrá acceder a la carpeta para acceder a dicha información. Esta información se puede obtener a partir de las bases de datos corporativas de Contabilidad y Gestión Económica. El futuro uso del DNIe hará innecesario el darse de alta como usuario proveedor". En cuanto a la presentación de facturas en formato electrónico, el responsable del ayuntamiento de Santiago apunta que este proyecto se llevará a cabo en un primer lugar en colaboración con un proveedor. "Dicho proveedor se selecciona por su capacidad de adaptación y trabajo en este sentido, y por su relevancia en cuanto a su facturación e implicación en varios departamentos del ayuntamiento". Una vez realizado el proyecto piloto y verificado el correcto funcionamiento, se pondrá a disposición de cualquier otro proveedor, estableciendo los criterios técnicos que permitan una correcta operativa. Por último, Rodríguez se refiere a la tramitación interna con certificado electrónico. "El departamento de Informática está actualizando la intranet municipal, lo que supone la modificación de todas las aplicaciones existentes. Y está desarrollando un procedimiento piloto para la utilización de certificados electrónicos para la firma de los distintos trámites". Web del Ayuntamiento de Málaga. "En un primer paso, explica, se aplicaría a procedimientos de carácter interno, pero con la idea de que, una vez completado el proyecto para la presentación de facturas en formato electrónico por parte de los proveedores, esta misma plataforma ya estará suficientemente probada como para que se pueda utilizar para este tipo de tramitaciones, que tienen una mayor exigencia a nivel legal". Linux En cuanto a la tecnología que se está utilizando, el portavoz municipal informa que, básicamente, el desarrollo se hace en PHP sobre Linux y sobre bases de datos MySQL y Oracle. "Estas bases de datos contienen sólo la información necesaria para la prestación de los servicios de carpeta ciudadana, actualizándose internamente con la frecuencia necesaria, y evitando, de este modo, acceder directamente a las bases de datos corporativas". El alojamiento del portal municipal es externo, ofrecido por un proveedor, pero se cuenta con una línea de conexión de 10 MB, por lo que el intercambio de información entre el servidor web y las bases de datos es suficientemente rápida. Para estos proyectos, el Ayuntamiento de Santiago de Compostela viene contando con la empresa encargada del desarrollo del portal municipal (Vieiros.Información en Rede) y la empresa a la que se ha contratado la asistencia técnica para el apoyo en el desarrollo de los módulos para la carpeta ciudadana. La plataforma base para el desarrollo de los distintos servicios, así como la parte de acceso y gestión de las bases de datos, fueron desarrollados por el departamento de Informática del ayuntamiento. En Málaga se puede consultar el estado de las facturas de proveedores del ayuntamiento, como parte de la e-administración. Gracias a estos proyectos, esta administración local conseguirá agilizar los procesos, "puesto que al estar la información en formato electrónico es mucho más sencillo hacerla llegar a todo el personal implicado en la tramitación. También facilita la posterior búsqueda de información, estadísticas, etc". Por su parte, las empresas cuentan con "un sistema más simple de facturación y seguimiento de la tramitación. Los plazos se reducen y se incrementa la transparencia". Lo mismo se puede decir de los ciudadanos, que "con todos estos servicios, ganan en facilidad de acceso a información, a los servicios que ofrece el ayuntamiento y, sobre todo, en transparencia, porque toda esta información permite dar una visión global de lo que su ayuntamiento está haciendo". MÁLAGA Por su parte, el Ayuntamiento de Málaga ha iniciado un plan de despliegue de tramitación electrónica que tiene, como misión principal, facilitar a los ciudadanos y organizaciones de la ciudad el acceso a los servicios más habituales a través de la web. El concejal delegado de Nuevas Tecnologías de este consistorio, Francisco Salas Márquez, explica que "en el conjunto inicial de los trámites en funcionamiento se dispone de la posibilidad de consultar el estado de las facturas de proveedores del ayuntamiento, como parte del proyecto global de e-administración que la corporación municipal viene impulsando". Según Salas, las TIC son el elemento habilitador mediante el cual se ha hecho posible la puesta en marcha de este tipo de servicios. "Dadas las peculiaridades del sistema de información existente en este ayuntamiento, el proyecto conlleva la utilización intensiva de tecnologías de información en su vertiente de integración, por cuanto el usuario del servicio, a través de Internet, en última instancia, está accediendo a un aplicativo mainframe de forma totalmente transparente". El proyecto de tramitación electrónica contempla el despliegue progresivo del máximo número de procedimientos administrativos de cara a los administrados, sean entidades jurídicas o ciudadanos particulares. En este sentido, el concejal delegado de Nuevas Tecnologías señala que se estimó conveniente comenzar por aquellos que suponían una demanda significativa por los canales tradicionales, normalmente las ventanillas de las oficinas municipales y el teléfono. Así pues, "en esta etapa inicial se habilitaron servicios por Internet para obtener, por ejemplo, certificados y volantes de empadronamiento, duplicados de recibos en periodo voluntario, certificados de deuda, consulta de expedientes de licencias de apertura, búsqueda telemática de empleo a través de un portal especializado, etc". 26 SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN. SEPTIEMBRE 2007

12 PUNTO DE VISTA Gabriel María Sánchez Dorronsoro. Director Ejecutivo de Administración Electrónica. Atos Consulting. Firma y factura electrónica FIRMA ELECTRÓNICA Al conjunto de rasgos que caracterizan a un individuo/colectivo en un medio de transmisión digital se le conoce como Identidad Digital. Ésta no existe a priori, y debe crearse y vincularse unívocamente al individuo/colectivo correspondiente en un proceso que determinará el nivel de confianza en las comunicaciones entre las partes que se relacionen telemáticamente. Una solución sólida para garantizar la Identidad Digital es la utilización de la firma digital basada en certificados electrónicos basados en la criptografía de clave pública (PKI). Los certificados actúan como soporte electrónico de la identidad digital y son emitidos por las Autoridades de Certificación (AC), introduciendo así la figura de los Prestadores de Servicios de Certificación (PSC) como Tercera Parte de Confianza. Los certificados de firma electrónica se utilizan habitualmente tanto para la acreditación de la identidad (Autenticación) en el acceso a servicios telemáticos (Acceso a la Carpeta del Ciudadano en administraciones públicas o a sistemas de Banca Electrónica) como para la acreditación de la voluntad (Firma) de documentos electrónicos (Pago telemático de impuestos o contratación de productos financieros). Gabriel María Sánchez. La legislación vigente en este aspecto, tanto española como Comunitaria, proporciona validez legal en el ámbito telemático a lo que en el ámbito presencial adquiere dicha validez mediante una firma manuscrita. Además, las tecnologías que sustentan la firma electrónica garantizan la confidencialidad y la integridad del documento firmado, así como el no repudio de la operación realizada, proporcionando un alto nivel de seguridad. Hasta el momento, aunque la utilización de la firma electrónica ha sido adoptada fundamentalmente por las Administraciones Públicas, son cada vez más numerosas las empresas y entidades privadas, fundamentalmente las entidades financieras, que están considerando su utilización en sus servicios online para ciudadanos y empresas. En este sentido, la utilización de la firma electrónica para la autenticación en el acceso a servicios online es ya una realidad asumida en muchas empresas. No obstante, su uso en el ámbito de la contratación online de productos y servicios no se percibe con la misma claridad, sobre todo desde la perspectiva de la validez legal de las operaciones realizadas. Existe un desconocimiento generalizado sobre cómo plantear los procesos de contratación online y sobre cómo archivar la información contractual a largo plazo que está frenando el desarrollo de este tipo de operaciones. Será preciso superar este desconocimiento inicial para que estos servicios comiencen a proliferar. Por otra parte, la firma electrónica no restringe su ámbito de uso a Internet. Es necesario considerar otros canales como el teléfono móvil, la Televisión Digital Terrestre (TDT), las PDAs y otros en una estrategia multicanal. Actualmente, ya se está trabajando en el uso de la firma electrónica en estos dispositivos y existen experiencias piloto muy prometedoras. FACTURA ELECTRÓNICA Podríamos definir la factura electrónica (e-factura) como el documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico que remplaza al documento físico en papel con idéntico valor legal. La e-factura es una aplicación que puede ejercer de palanca para un mayor desarrollo del comercio electrónico y para la incorporación definitiva de las empresas españolas, especialmente las PYME, en la Sociedad de la Información. Su utilización conlleva importantes beneficios en términos de ahorro de costes y mejoras de eficiencia, y, además, impulsa de forma directa la incorporación en la empresa de soluciones de gestión, y crea necesidades de conectividad y equipamiento, así como dependencia de las comunicaciones electrónicas. Desde el punto de vista tecnológico, una factura electrónica consiste en un fichero con el contenido exigido por ley a cualquier factura en papel que se puede transmitir de emisor a receptor por medios telemáticos, y que posee unas características que Gabriel María Sánchez Dorronsoro. Tel gabriel.sanchez@atosorigin.com. aseguran que ha sido generada por quien está autorizado para ello (autenticidad en origen), y que su contenido no ha sido alterado durante la transmisión (integridad). Es en este punto donde confluyen firma y factura electrónica, ya que las facturas electrónicas firmadas, a su vez, electrónicamente pueden cumplir con los dos requisitos citados anteriormente (autenticidad en origen e integridad del contenido) en base a las características intrínsecas de la firma electrónica. Recientes iniciativas legislativas del Gobierno (Ley de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, y los anteproyectos de ley de Contratos del Sector Público y de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información) prevén medidas que fomentarán la utilización tanto de la firma como de la factura electrónica en el ámbito público y, sobre todo, en el ámbito privado. Cabe destacar en este sentido los preceptos dirigidos a impulsar el empleo de la factura y de otros medios electrónicos en los procesos de contratación, y la obligación de las empresas de determinados sectores (suministro de electricidad, agua y gas, telecomunicaciones, entidades financieras, aseguradoras, etc.) de facilitar medios de interlocución telemática a los usuarios de sus servicios que cuenten con certificados de firma electrónica. A buen seguro todas estas medidas contribuirán a un desarrollo masivo de la firma y la factura electrónica. SEPTIEMBRE SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN 27

13 Factura Las siguientes fases van incorporando sucesivamente otros trámites de interés público, relacionados con las demás áreas y organismos municipales, "siempre considerando los aspectos de agilización de los servicios municipales y el grado de impacto que los mismos tienen sobre los administrados". "Y todo ello, afirma, con la vista puesta en adaptarnos organizativa y tecnológicamente a la próxima implantación del DNI electrónico, que a nuestro criterio debe sentar las bases de una definitiva consolidación de la administración y el comercio electrónicos, bajo las claves de seguridad, simplicidad y confianza que la ciudadanía demanda a la hora de acceder a esta clase de servicios telemáticos". "Consolidación que, a nivel normativo, recuerda-, recibirá un impulso claro con la aprobación de la ley para el Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos". Arquitectura por capas Salas indica que todos los proyectos que se están acometiendo en el marco de tramitación electrónica se están desarrollando siguiendo un modelo de arquitectura por capas, específicamente Modelo/Vista/Control, con uso extensivo de frameworks Java, primordialmente Struts e Hibernate. "Además, por la propia configuración del sistema de información, se necesita de una orientación a servicios, ya que el proveedor principal de los mismos se encuentra alojado en un mainframe -digamos tecnología heredada o legacy system-, al que se accede mediante una capa de broker o intermediación, que tiene características que podríamos asociar a una capa de servicios." El responsable del ayuntamiento malagueño apunta que en este tipo de proyectos cuentan con la colaboración de empresas con amplia experiencia en el campo de las TIC. "Hasta la fecha han participado, en mayor o menor grado, firmas como Ingenia, E-Gim, IECISA, Telefónica Soluciones, IBM, Software AG, o AUBAY Isalia". Los beneficios de la tramitación Carpeta Ciudadana del Ayuntamiento de Burgos. electrónica de procedimientos administrativos son varios. "Permite a las empresas y ciudadanos realizar las gestiones y los trámites desde donde quieran y cuando quieran, así como evitar las colas y los retrasos y poder utilizar medios electrónicos para obtener información, efectuar pagos o realizar transacciones". "Y, en cualquier caso, añade, con el aporte de un alto grado de transparencia en el acceso a la información que les incumbe, en cuanto que, en la práctica, aquéllos obtienen remotamente dicha información de manera directa de los propios sistemas y aplicaciones municipales desde los que se gestionan los respectivos trámites". BURGOS El Ayuntamiento de Burgos espera disponer de un modelo global de licitación y contratación pública electrónica que le permita la licitación de las empresas con el consistorio mediante medios electrónicos, así como el tratamiento electrónico de los expedientes de contratación por parte de la propia institución. Por eso, como explica el concejal de Hacienda y Modernización Administrativa, Ángel Ibáñez, han iniciado los contactos necesarios con empresas y administraciones que ya han implementado alguna plataforma para licitación y contratación pública electrónica con el fin de compartir experiencias en esta materia y tomar las decisiones más adecuadas. Ibáñez apunta que "estamos hablando de una plataforma que cubra los siguientes aspectos: registro de licitadores, portal de licitación electrónica, sistema de tramitación de expedientes de contratación, catálogo de bienes y servicios, e interfaces de conexión con el resto de sistemas de gestión interna". Esta acción de modernización administrativa se encuentra incorporada en el Plan Director de Modernización aprobado por el Ayuntamiento de Burgos, en su segunda fase. Para Ibáñéz, resulta obvio que "los sistemas de gestión del Ayuntamiento de Burgos tienen que encontrarse en una determinada situación (sistema integrado de gestión), para poder afrontar el reto de que la administración local y las empresas puedan comunicarse electrónicamente cuando participen en una relación contractual". Para ello, se han iniciado una serie de actuaciones "que nos permitirán llevar a cabo el objetivo de la licitación y contratación pública electrónica, dentro de las acciones generales que definen nuestro plan de modernización: el modelo integral de gestión y el modelo de relación con la ciudadanía". Programas Los distintos programas que comprenderían el modelo global de licitación y contratación pública son los siguientes. En primer lugar, el registro de licitadores. "Las empresas podrán solicitar formar parte del registro voluntario de licitadores del ayuntamiento, poniéndose en marcha en tal caso el procedimiento definido para este fin y, proporcionando a las empresas, a través del portal de licitación, el documento que certifica que forman parte de dicho registro". En cuanto al portal de licitación electrónica el objetivo es que se constituya como un auténtico punto de encuentro de la administración con sus potenciales y reales proveedores, tanto a nivel de información como de servicios". En tercer lugar, el sistema de tramitación de expedientes de contratación "permitirá llevar a cabo, mediante medios electrónicos, la tramitación de los expedientes de contratación, según el texto refundido de la ley de Contratos de las Administraciones Públicas y el nivel de personalización requerido por el Ayuntamiento de Burgos". En cuanto al catálogo de bienes y servicios, Ibáñez afirma que se trata de "un elemento necesario e indispensable para la gestión de los bienes homologados y no homologados, así como para la implementación de los sistemas de adquisición dinámica, cuya implantación se hará necesaria por la transposición de la directiva comunitaria". Por último, las interfaces de conexión. "A través de ellas, se habilitará un diálogo transparente entre los diferentes sistemas, tanto internos como externos, que participan en el proceso de la licitación y contratación pública electrónica en el ayuntamiento". El concejal de Hacienda y Modernización explica los beneficios que supondrán estos proyectos tecnológicos, en los que también han colaborado las empresas Nexus IT y T-Systems. "La administración conseguirá una mejora en la gestión y una mejora presupuestaria. Las empresas contarán con un mayor acceso a la oferta pública, una mayor capacidad de entender y atender la contratación pública, y un menor coste en la presentación de ofertas. Y los ciudadanos se beneficiarán de la incorporación de técnicas y herramientas que mejoren la productividad, la competitividad, y la transparencia". 28 SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN. SEPTIEMBRE 2007