Proyecto Factura Solidaria en Baleares

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1 Proyecto Factura Solidaria en Baleares

2 Seminario Factura Telemática 1 Introducción al Proyecto Factura Solidaria 2 Aspectos legales y fiscales de la factura telemática 3 Proceso de emisión y recepción de factura telemática 4 Factura Solidaria y dispositivos gratuitos de recepción

3 Qué es el Proyecto Factura Solidaria? Es una iniciativa del Govern de les Illes Balears, a través de su Conselleria d Economía, Hisenda i Innovació y de su Direcció General de Tecnologia i Comunicacions, con vocación de convertirse en el primer proyecto cierto de eadministración La inquietud de esta Administración por proyectos sólidos y representativos de eadministración ha sido el catalizador de este Proyecto, basado inicialmente en la adaptación del Govern Balear a procesos de facturación telemática, como receptor de cara a sus proveedores El hecho de que sea la Administración la primera en emprender este tipo de acciones, ayudará a la adaptación de sus empresas proveedoras al canal digital de facturación, y ello, a su vez, creará un marco de garantía para que las empresas inicien este tipo de acciones entre ellas, adaptándose para ello a la Sociedad de la Información, otro de los objetivos de dicha Administración Por otra parte, la necesidad de preservar un entorno como el de las Islas Baleares ha derivado en que el Govern, a través de la Fundació per al Desenvolupament Sostenible de les Illes Balears, apueste por relacionar las ventajas que aporta a la empresa la facturación telemática con la preservación del medio donde esas misma empresas desarrollan su actividad

4 Quiénes son los integrantes del Proyecto? La unicidad y solidez del Proyecto se basa en la firma de un Convenio y en la participación de diversas entidades que aseguran la viabilidad y éxito del mismo. La parte solidaria del Proyecto define una relación innovadora y única hasta el momento dentro del marco de las Administraciones Públicas: beneficio para la empresa relacionado con beneficio para el medio a través de las nuevas tecnologías y por impulso de la Administración Govern de les Illes Balears, a través de su Conselleria d Economia, Hisenda i Innovació, como primer firmante del Convenio, y gestor del mismo a través de su Direcció General de Tecnologia i Comunicacions HelpSource, asociación sin ánimo de lucro como segundo firmante del Convenio y cuyo objeto es administrar los recursos económicos procedentes de las pequeñas aportaciones que derivan de la facturación telemática. Patrono de la misma es ANF- Tradise, Autoridad de Certificación homologada por la Agencia Tributaria, tanto a nivel de Certificados de persona física y jurídica, como de tecnología propietaria de firma digital Fundació per el Desenvolupament Sostenible de les Illes Balears, como receptor de los recursos de HelpSource y gestor de proyectos relacionados con el medioambiente de la Comunidad Balear

5 Características del Proyecto Factura Solidaria Ahorro de coste en emisión y recepción de factura por compra de papelería, manipulación y almacenamiento Desmaterialización progresiva de la factura con claro beneficio medioambiental directo sobre el manejo interno de papel, e indirecto y global, sobre todo en procesos de transformación de madera en papel Optimización de los procesos bancarios de factoring al agilizarse los canales de comunicación entre empresas y entidades financieras Estabilidad y confiabilidad funcional al descansar el proyecto sobre el escenario legal, fiscal y tecnológico definido por la Agencia Tributaria Aseguramiento en emisión y recepción de las tres características fundamentales de una factura telemática: identidad, integridad y no repudio Interpretación en recepción de todas las características de la factura respecto de la firma digital, del certificado y del sello de tiempo Inicio de relaciones telemáticas entre la Administración y el ciudadano, a través de las empresas que formen parte del Proyecto

6 Afección a la empresa Para el emisor Cualquier emisor actual de factura está invirtiendo una media de 1-1,5 en la misma. Este dato aglutina todo lo relacionado con el coste de gestión de una factura, incluido manipulación y almacenaje Emitir una factura telemáticamente reduce ese coste a 0,10, afectando funcionalmente a la manipulación y al almacenamiento Para el receptor En recepción afecta directamente a la gestión manual de las facturas, a su conciliación y a su almacenaje, ya que la entrada de la factura es directa al programa de gestión de la empresa, lo que evita errores de conciliación o extravíos de documento y facilita el almacenaje y localización posterior de las facturas La participación en actuaciones medioambientales que reviertan directamente en el medio habitual de vida y trabajo de las empresas a través de procesos que le permiten a la misma empresa entrar en una dinámica de ahorro de costes y optimización funcional, es un modelo desconocido hasta el momento pero de gran proyección Y por otra parte se tiende progresivamente a una eliminación del papel, con los beneficios medioambientales que ello supone, tanto en el aspecto medioambiental directo como en la optimización del espacio de oficina

7 Claves de la factura telemática Claves de la factura telemática en la PYME Ahorra costes en la emisión y recepción de facturas Optimiza los procesos administrativos internos y de factoring Las claves para obtener estos beneficios y evitar costes innecesarios son: 1. Adoptar una solución integrada en el programa de gestión basada en estándares 2. Utilizar un sistema de comprobación de la firma en origen gratuito para el receptor 3. Garantizar la existencia de recursos de formación y soporte para emisor y receptor

8 Estimación de ahorros Reducción por factura de costes en origen y destino Beneficios para la empresa 1,5 Facturación convencional 1 Impresión Almacenamiento Envío Validación Integración Almacenamiento 0,10 Facturación telemática 0,00 Emisión Legalización Verificación Conciliación y conservación

9 Propiedades Beneficios Beneficios de emisor la factura y receptor de telemática la factura telemática Emisor Receptor Ahorro 1,5 Euros por cada factura emitida Solución totalmente gratuita y ahorro de costes en la conservación de facturas Optimización del proceso administrativo Mejora de los procesos administrativos Mejora de los procesos de factoring con entidades financieras Acceso a los contenidos interactivos y participación en sorteos de la iniciativa Factura Solidaria

10 Aspectos legales y fiscales Aspectos legales y fiscales de la factura telemática Vincular al documento electrónico una firma electrónica avanzada Facilitar al emisor un certificado reconocido y un dispositivo de firma seguro Facilitar al receptor un dispositivo que permita verificar identidad, integridad y estado del certificado

11 Qué es la factura Qué telemática es la factura telemática La factura telemática, a efectos fiscales y legales, es un documento digital vinculado a una firma electrónica. Para generar la firma electrónica el emisor necesita un certificado de identidad digital Fichero Fichero digital digital + con con datos datos factura factura Firma Firma electrónica electrónica del del fichero fichero Al vincular el documento electrónico a una firma electrónica, se garantiza la identidad cierta del emisor y la integridad del documento, es decir, que el documento recibido por el cliente no ha sido modificado una vez firmado.

12 Legalidad de la factura telemática Legalidad de la factura telemática El 28 de Noviembre del año 2003, se publica el Real Decreto 1496 sobre obligaciones de facturación, recogiendo las disposiciones de la Directiva Europea 2001/115/CE En Marzo del 2004 ANF Autoridad de Certificación recibe el reconocimiento por parte de la Agencia Tributaria para la emisión de certificados digitales válidos para su uso en el ámbito tributario La emisión y recepción de facturas telemáticas genera las siguientes obligaciones Emisor Disponer de un certificado en vigor emitido por una Autoridad de Certificación reconocida por la Agencia Tributaria Disponer de un dispositivo de firma electrónica seguro Conservar las facturas emitidas junto con la firma electrónica y el dispositivo de verificación Receptor Disponer de un dispositivo que permita verificar identidad, integridad y estado del certificado en el momento que fue empleado Conservar las facturas emitidas junto con la firma electrónica y el dispositivo de verificación

13 Firma electrónica Firma avanzada electrónica avanzada Para que una solución de firma electrónica pueda atribuirse validez jurídica debe basarse en la tecnología de infraestructura de clave pública PKI y estar gestionada por una Autoridad de Certificación reconocida en base a lo establecido en la Ley de Firma Electrónica Atributos de la firma electrónica avanzada Cumplimiento técnico con la tecnología PKI ANF AC Integridad Se genera una huella digital sensible a cualquier modificación posterior del documento Identidad Se firma la huella del documento con la clave privada de un certificado de identidad digital No repudio Se verifica el estado del certificado antes de permitir la firma y se estampa sello de tiempo

14 Firma Firma intervenida electrónica legible intervenida legible El modelo de firma electrónica desarrollado por ANF AC se basa en un documento interpretable directamente por el receptor que integra la firma electrónica del documento con la verificación del estado del certificado mediante el proceso de sello de tiempo Datos identificativos del emisor y huella del documento firmada con la clave privada del firmante Firma de la AC validando la firma del emisor mediante sello de tiempo y asumiendo la responsabilidad del estado del certificado

15 Emisión y recepción de facturas telemáticas Los pasos del proceso son los siguientes 6 1 La aplicación de gestión del emisor genera la factura en formato XML UBL 4 El documento legalizado es enviado por correo electrónico directamente al receptor. También puede ser publicada en Internet Si dispone de una aplicación compatible, el receptor puede automatizar la integración 2 La aplicación lee el certificado y genera una firma electrónica 3 Se contacta con un notariado en la sede o con la propia AC para verificar la validez del certificado y estampar sello de tiempo La aplicación gratuita evisor verifica la firma electrónica y permite su visualización 5

16 Factura Solidaria Factura Solidaria : beneficios ciertos y globales La estrategia Factura Solidaria permite extender los beneficios aportados por la factura telemática al ámbito social y ecológico Consiste en ofrecer la solución de verificación de facturas de forma gratuita y elementos adicionales de información y promoción Junto con los beneficios financieros para las empresas y ecológicos, la propuesta Factura Solidaria genera recursos financieros para proyectos solidarios y de mejora medioambiental

17 Propiedades Factura Un proyecto de Solidaria: la factura de todostelemática un proyecto de todos Tanto las empresas emisoras y receptoras de facturas como los particulares receptores de facturas (agua, gas, electricidad, ) pueden ayudar a promover la factura solidaria. Los primeros adoptando este potencial de ahorro y los segundos admitiendo el envío de facturas telemáticas vinculadas al proyecto Factura Solidaria de forma gratuita. En el año 2006 estimando una cifra de empresas empleando factura telemática, se alcanzarán las siguientes cifras: Ecológico Ahorro anual de de kilos Social de madera Financiero Ecológico Social Financiero Ahorro anual de millones de Euros para las empresas Generación anual de Euros para acción social

18 Partnership ERP ANF AC && Tradise Beneficios para la empresa Uno de los elementos clave en el proyecto de factura telemática impulsado por ANF AC & Tradise ha sido su desarrollo orientado a la integración en las aplicaciones de gestión y ERP s existentes en el mercado. Esta estrategia permite ofrecer múltiples opciones al usuario final sin necesidad de realizar proyectos a medida. Actualmente más de 70 empresas titulares de aplicaciones de gestión e integradoras de ERP implementan la solución efactura de ANF AC & Tradise en sus soluciones. Aquí hay un ejemplo

19 Solución evisor Solución gratuita evisor El dispositivo de verificación gratuito distribuido por ANF AC Tradise permite conciliar las necesidades de las empresas o particulares con un reducido número de facturas recibidas. Verifica la validez de la firma electrónica vinculada a cada factura y permite visualizar las facturas con la imagen corporativa del emisor. Tras verificar la firma electrónica vinculada el visor muestra la factura con la imagen definida por el emisor En el apartado Firma es posible visualizar el documento de firma electrónica vinculado a la factura En el apartado Verificación se muestra el informe emitido por la propia AC validando la identidad, integridad y estado del certificado

20 Solución Invoice Connector Solución gratuita Invoice Connector La solución gratuita Invoice Connector ofrece una solución adecuada a las empresas con un nivel medio o elevado de recepción de factura telemática. Soporta la definición de varias empresas receptoras, el registro de facturas recibidas en base de datos y la transformación a formatos de tercero para facilitar su integración (UBL XML, EDIFACT, idoc, ) Tras verificar la firma electrónica vinculada Invoice Connector realiza su registro en la base de datos Invoice Connector permite aplicar filtros y criterios de ordenación a las facturas recibidas En el apartado Configuración puede definirse el formato que debe ser aplicado a las facturas para permitir su gestión automatizada

21 Propiedades Un proyecto de Colaborar factura de todostelemática con Factura Solidaria La comprensión es la base de cualquier actuación. Por ello y en un escenario tan nuevo y a la vez tan vinculante para las empresas, es fundamental tener comprensión del mismo. Por ello y en vistas a facilitar la integración de las empresas en el Proyecto, se facilita un número de teléfono para que puedan ampliar información: Direcció General de Tecnologia i Comunicacions Catalina Suau

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