Descripción de Puesto

Transcripción

1 1 Puesto CONTADOR/A PROYECTO DIPI- INAIPI Grado: Departamento: PROGRAMAS Fecha: Abr Reporta a: Coordinador/a de Proyecto Ubicación Santo Domingo, Azua o Barahona C2 A través de su trabajo en 50 países con economías en desarrollo en África, Asia y las Américas, Plan busca alcanzar la mayor cantidad de niños y niñas que sea posible, particularmente aquellos y aquellas que son excluidos/as o marginados/as, con programas de alta calidad que entregan beneficios duraderos, a través de incrementar sus ingresos, trabajando en asocio con otros y operando de manera efectiva. Plan promueve los derechos de la niñez y está comprometida con la protección de los niños y las niñas, así como con la igualdad de género, por lo tanto toma las medidas necesarias para que sus intervenciones y el actuar de su personal sean acordes con esta política, asimismo, respetamos el principio de igualdad de oportunidades y no discriminación a personas por su raza, color, género, edad, origen, lengua, discapacidad, orientación sexual, religiosa y/o política, estatus marital o embarazo! Propósito: Gestionar el presupuesto del proyecto Desarrollo Integral de la Primera Infancia (DIPI) con respecto al registro y seguimiento de gastos financieros, generación y conciliación de reportes financieros; registros y operaciones en el sistema. Validando y orientando el proceso de control de gastos de proyectos en los sistemas (módulo de Grants de GL, GTS y SAP) desde su apertura, verificación de gastos, generación de reportes financieros del proyecto mensual, trimestral anual y cierre correspondiente, según requerimientos del donantes y las políticas internas y globales; con el objetivo de asegurar la correcta rendición de cuentas al Donante que contribuya a mantener una imagen de transparencia y confiabilidad Dimensiones del Rol: Responsable por el registro y control del presupuesto del proyecto por un monto aproximado de RD$ 31,500, para los 33 centros de atención. Responsabilidades Principales 1. Gestionar en el sistema SAP, el registro de transacciones, generación de reportes mensuales de gastos de los proyectos con movimientos en el período, así como la codificación de cuentas, alineadas con el presupuesto sometido al donante; verificando alineación de gastos en módulo de grants en SAP con los del proyecto, la aprobación de PO s y las cuentas que asociadas a los presupuestos de proyectos en SAP.

2 2 2. Procesar y salvaguardar la información relacionada al proyecto. Asegurar el archivo y salvaguarda de todos los documentos relacionados a los proyectos bajo su cargo, modificaciones, extensiones de fechas de cierre, aumento de presupuesto y producto, con las evidencias pertinentes. Presentar los reportes financieros del proyecto con copia a la Gerente de Finanzas y Gerente de Movilización de Recursos, para ser presentados en la rendición de cuentas del proyecto. 3. Articular los procesos financieros y de aprovisionamiento de servicios relativos a los proyectos con respecto a los requerimientos internos y del donante; gestionando el flujo de información necesaria entre el equipo de finanzas en Santo Domingo y el equipo del proyecto en la Unidad de Programas para pagos y desembolsos a tiempo. Asegurar el cumplimiento de los acuerdos con suplidores a partir de: dar seguimiento a la contratación de servicios / consultoría, alertar sobre fechas previstas para pagos, recopilar información necesaria para agilizar pagos con el equipo de finanzas. Actuar como el vínculo administrativo entre el proyecto en la Unidad de Programas y la Oficina de País (Santo Domingo) para agilizar el proceso de compras y entrega de bienes (flujo de información / seguimiento); Asegurar que recibe los documentos necesarios para completar archivos financieros (justificaciones, listados de participación, recibos etc.) mientras manteniendo un equilibrio entre una buena rendición de cuentas y evitar burocracia excesiva. 4. Asegurar la calidad de información financiera Capacitar al personal del proyecto en el manejo de información financiera necesaria para una buena rendición de cuentas financieras; Proveer información oportuna y orientar al coordinador de proyecto con la revisión de presupuestos y sus calendarios para facilitar proyección de flujos de caja y monitoreo de gastos; Recomendar al coordinador/a de proyecto cualquier cambio entre partidas necesaria para un buen uso de los fondos del proyecto, según el ritmo de gastos y las reglas del donante; Asegurar las proyecciones financieras estén correctas en colaboración con el equipo de proyecto, RRHH (gastos de nómina) y el equipo de compras para recomendar cualquier cambio en el presupuesto calendario / proyección que sea necesario. 5. Gestionar aspectos generales de administración de los proyectos, tales como: Seguimiento de compras hechas al nivel de (CO) Santo Domingo por el equipo de compras por el/los proyecto/s (recepción de requisiciones, cuentas por pagar etc); Mantener archivos financieros del proyecto y armonizar archivos (papel y electrónica) con el personal del proyecto en la Unidad de Programas; Actuar como el vínculo del proyecto en cuanto a cualquier tema administrativa o financiera requiriendo apoyo o seguimiento desde la oficina central en Santo Domingo;

3 3 Otras tareas administrativas según las necesidades del/los proyecto/s y sus coordinadores. 6. Elaborar informes periódicos de las actividades realizadas y apoyar al equipo en la elaboración de informes de gestión. 7. Contribuir a mantener un clima laboral donde se disfrute el trabajo, se respeten los derechos humanos y que permita la satisfacción de los colaboradores y la comunidad donde opera la organización. Realizar labores afines y complementarias adicionales, alineadas con los objetivos, valores, normas y ética de la organización y el cumplimiento de todas las políticas institucionales: Asumir el compromiso con la tolerancia cero (0) hacia el abuso infantil, el cabal cumplimiento de la política de Protección de la Niñez1, el procedimiento de reporte de incidentes de protección y el apoyo a los estándares de protección; así como mantener una conducta de acuerdo al Código de Conductas y Política de Silbato2 de la institución. Asumir el compromiso con la promoción de la igualdad de género y la inclusión. Mantener la integridad y confidencialidad en el manejo de los recursos e información (electrónica y física). Contribuir a mantener una cultura de alto desempeño, eficiencia, efectividad y rendición de cuentas. Indicadores de Éxito: El 100% de las cuentas de los compromisos de financiación (FAD s) y proyectos (PO s) están conciliadas, cuadradas y registradas. El 100% de los registros de ingresos y gastos se realizan a tiempo y con calidad. El 100% de los reportes financieros para el INAIPI son entregados a tiempo y con calidad. Solución de Problemas: Ocasionalmente podría requerir el manejo de conflictos con actores internos y/o externos. Responder de manera proactiva a situaciones de presión. Actuar con flexibilidad ante ocurrencia de imprevistos. Comunicaciones y Relaciones de Trabajo: Relación Contacto con: Nivel de Contacto Propósito Interna: Directivos del Comité Medio Gestionar lo referente a rendición de 1 Anexo: Política de Protección de la Niñez 2 Anexo: Código de Conducta y Política de Silbato.

4 4 Externa: Gestor Coordinador/a Proyecto ARS, AFP, ARL, TSS, DGGII INAIPI / PLAN INTERNATIONAL República Dominicana cuentas y acuerdos. Gestionar pagos, liquidaciones e informaciones financieras Tramitar operaciones relacionadas Recibir acompañamiento técnico Requisitos: Formación: Profesional del área de administración, contabilidad o áreas afines, con dominio de los formatos financieros y administrativos. Técnico en economía, contabilidad o administración. Experiencia: Mínimo 1 año de experiencia como auxiliar administrativo o contable. Conocimiento/Habilidades: Conocimiento de leyes y reglamentos de impuesto sobre la renta Manejo de diferentes formatos de compra Liderazgo y gestión técnica administrativa Conocimientos contables Conocimientos en archivo documental Habilidad para adaptarse a diferentes situaciones, grupos y diferencias individuales. Creatividad para enfrentar diferentes situaciones y plantear soluciones eficaces. Capacidad de establecer relaciones interpersonales basadas en el respeto y buen trato. Capacidad de análisis Iniciativa y proactividad. Organización Manejo de herramientas informáticas Manejo a la perfección los procesos de presupuestos, finanzas Competencias Conductuales: Conductas de Liderazgo: Alto rendimiento y desempeño. Ambiente físico y requerimientos: Disposición de viajar fuera de su localidad habitual cuando sea requerido. Requiere manejar varias actividades a la vez.

5 5 Ante situaciones de emergencia, puede requerir asumir roles o actividades adicionales. Nivel de contacto con niñas y niños: Bajo: en pocas ocasiones estará en contacto con niños, niñas, adolescentes y jóvenes. Organigrama: Título Supervisor/a del Supervisor/a: Título Supervisor/a Directo/a PUESTO DESCRITO: Títulos Posiciones que Supervisa Líder de ciclos de Vida Coordinador/a de Proyecto CONTADOR/A DE PROYECTO N/A Aprobación: Nombre y Apellido Firma Fecha Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Empleado/a: Con la firma de este documento, el empleado/ empleada se compromete a cumplir todo lo que en él está escrito.