INSTRUCTIVO PARA RENDICIÓN DE CUENTAS CAMPAÑA ELECTORAL

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1 INSTRUCTIVO PARA CAMPAÑA ELECTORAL 2015 No está autorizada su reproducción total o parcial 1

2 ÍNDICE Pág. INTRODUCCIÓN 3 1. NORMATIVIDAD LEGAL MARCO JURÍDICO FINANCIACIÓN DE LAS CAMPAÑAS OBLIGACIONES DEL CANDIDATO, GERENTE DE CAMPAÑA Y CONTADOR 10 2 PRESENTACIÓN DE INFORMES COMPROBANTES Y SOPORTES DE INGRESOS Y GASTOS REGISTRO Y DILIGENCIAMIENTO DE LOS LIBROS REGISTRO DE INGRESOS REGISTRO DE EGRESOS RECOMENDACIONES RADICACIÓN DE INFORMES RADICACIÓN ELECTRÓNICA RADICACIÓN FÍSICA 23 3 MANUAL APLICATIVO CUENTAS CLARAS 24 ANEXOS - FORMULARIO 5B Y SUS ANEXOS 25 ANEXOS MODELOS Y AYUDAS 31 No está autorizada su reproducción total o parcial 2

3 INTRODUCCIÓN El Partido ALIANZA SOCIAL INDEPENDIENTE ASI, a través de MAXPRO Consultores, firma contratada para la auditoría de informes financieros de las campañas electorales de los candidatos avalados por el partido, ha diseñado la presente cartilla de fácil interpretación y que será una herramienta como soporte para la preparación y presentación adecuada y oportuna de los informes de ingresos y gastos de las campañas que los candidatos deben presentar al partido para para su revisión y consolidación como requisito para tener acceso a la financiación estatal a través del Fondo Nacional de Financiación Política. Según lo establece la Ley 130 de 1994, el partido ALIANZA SOCIAL INDEPENDIENTE ASI tramitará la reposición de gastos de campaña ante el Fondo Nacional de Financiación Política, dineros que una vez recibidos serán transferidos a los candidatos beneficiarios de los mismos de acuerdo a los estatutos establecidos. Por lo anterior y teniendo en cuenta las dudas e inquietudes que los candidatos puedan manifestar, ponemos a su disposición el siguiente material que de tener en cuenta los Candidatos, Gerentes de campaña y Contadores garantizaría la adecuada y oportuna presentación de sus informes evitando requerimientos y demora en el desembolso de los dineros por concepto de reposición de gastos de campaña No está autorizada su reproducción total o parcial 3

4 1. NORMATIVIDAD LEGAL 1.1 MARCO JURÍDICO. 1. Regulación Constitucional: Artículo 109,. El Estado concurrirá a la financiación política y electoral Regulación Constitucional: Artículo 265, numerales 5, 6, 7, 9, 10 y Regulación Estatutaria: Ley 1475 de 2011 Por la cual se adoptan reglas de organización y funcionamiento de los partidos y movimientos políticos... Artículos 20 al Regulación Reglamentaria: Resolución 3097 de 2013 expedida por el Consejo Nacional Electoral. Por la cual se establece el uso obligatorio de la herramienta electrónica, software aplicativo denominado Cuentas Claras como mecanismo oficial para la rendición de informes de ingresos y gastos de campaña electoral 5. Regulación Reglamentaria: Resoluciones 126, 127, 128, 129, 130, 131, 132, 0331 y 0332 de enero de 2015 expedidas por el Consejo Nacional Electoral. No está autorizada su reproducción total o parcial 4

5 1.2 FINANCIACIÓN DE LAS CAMPAÑAS. Articulo 20. Fuentes de financiación. (Ley 1475 de 2011) Los candidatos inscritos a cargos o corporaciones de elección popular, podrán acudir a las siguientes fuentes para la financiación de sus campañas : Recursos propios de origen privado que los partidos destinen para el financiamiento de las campañas en las que participen. Los créditos o aportes que provengan del patrimonio de los candidatos, de sus cónyuges o de sus compañeros permanentes, o de sus parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad. Las contribuciones, donaciones y créditos, en dinero o en especie, que realicen los particulares. Los créditos obtenidos en entidades financieras legalmente autorizadas. Los ingresos originados en actos públicos, publicaciones y/o cualquier otra actividad lucrativa de la campaña. Financiación estatal, de acuerdo con las reglas previstas en esta ley, (anticipos y reposicopn de gastos por cada voto valido). Artículo 21. De la financiación estatal para las campañas electorales. (Ley 1475 de 2011) Los partidos que inscriban candidatos, tendrán derecho a financiación estatal de las correspondientes campañas electorales, mediante el sistema de reposición de gastos por votos válidos obtenidos, siempre que obtengan el siguiente porcentaje de votación: En las elecciones para corporaciones públicas tendrán derecho a financiación estatal, cuando la lista obtenga el cincuenta (50%) o más del umbral determinado para la respectiva corporación. En las elecciones para gobernadores y alcaldes, cuando el candidato obtenga el cuatro por ciento (4%) o más del total de votos válidos depositados en la respectiva elección. La financiación estatal de las campañas electorales incluirá los gastos realizados por los partidos y movimientos políticos y/o los candidatos. Artículo 22. De los anticipos. (Ley 1475 de 2011) Los Partidos que inscriban candidatos, podrán solicitar en forma justificada al CNE hasta un 80% No está autorizada su reproducción total o parcial 5

6 de anticipo de la financiación estatal de las consultas o de las campañas electorales en las que participen : El CNE autorizará el anticipo teniendo en cuenta la disponibilidad presupuestal, y calculará su cuantía a partir del valor de financiación estatal recibida por el solicitante en la campaña anterior para el mismo cargo o corporación, en la respectiva circunscripción, actualizado con base en el IPC. Si el Partido no hubiere participado en la elección anterior, dicho anticipo se calculará teniendo en cuenta el menor valor de reposición pagado para el respectivo cargo o lista en la elección anterior. Los anticipos a los que se refiere esta disposición podrán ser girados hasta por el monto garantizado, dentro de los 5 días siguientes a la inscripción del candidato o lista, previa aprobación y aceptación de la póliza o garantía correspondiente. El valor del anticipo se deducirá de la financiación que le correspondiere al partido por concepto de reposición de gastos de campaña. Si no se obtuviere derecho a la financiación estatal, el beneficiario del anticipo deberá devolverlo en su totalidad dentro de los 3 meses siguientes a la declaratoria de la elección, a cuyo vencimiento se hará efectiva la correspondiente póliza o garantía, excepto en el caso de las campañas presidenciales en las que no habrá lugar a la devolución del monto recibido por concepto de anticipo, siempre que hubiere sido gastado de conformidad con la ley. Si elvalor del anticipo fuere superior al valor de la financiación que le correspondiere, éste deberá pagar la diferencia dentro de los 3 meses siguientes a la declaratoria de la elección, a cuyo vencimiento se hará efectiva la respectiva póliza o garantía. ArtIiculo 23. Límites a la financiación privada (Ley 1475 de 2011) Ningún candidato o campaña, podrá obtener créditos ni recaudar recursos originados en fuentes de financiación privada, por más del valor total de gastos que se pueden realizar en la respectiva campaña. Tampoco podrá recaudar contribuciones y donaciones individuales superiores al 10% de dicho valor total. ArtIiculo 24. Límite al monto de gastos. (Ley 1475 de 2011) Los límites de gastos de las campañas electorales a los distintos cargos y corporaciones de elección popular serán fijados por el Consejo Nacional Electoral en el mes de enero de cada año No está autorizada su reproducción total o parcial 6

7 De acuerdo a la Resolución 127 y Resolución 0331 de 2015, los topes para Gobernaciones, Alcaldias Distritales y Municipales son: GOBERNACIONES ALCALDIAS CENSO ELECTORAL TOPES CENSO ELECTORAL TOPES SUP A SUP A ENTRE 3' Y 4' ENTRE 1' Y 5' ENTRE 1,5' Y 3' ENTRE Y 1' ENTRE Y 1,5' ENTRE Y ENTRE Y ENTRE Y ENTRE Y ENTRE Y ENTRE Y ENTRE Y INFERIOR A MENOS DE De acuerdo a la Resolución 128 y Resolución 0332 de 2015, los topes para listas a Asambleas, a Concejos Municipales o Distritales y a Juntas Administradoras Locales son: ASAMBLEAS CONCEJOS J.A.L CENSO ELECTORAL CENSO ELECTORAL TOPES TOPES TOPES SUP A SUP A ENTRE 3' Y 4' ENTRE 1' Y 5' ENTRE 1,5' Y 3' ENTRE Y 1' ENTRE Y 1,5' ENTRE Y ENTRE Y ENTRE Y ENTRE Y ENTRE Y ENTRE Y ENTRE Y INFERIOR A MENOS DE Articulo 25. Administración de los recursos y presentación de informes. (Ley 1475 de 2011) Los recursos de las campañas electorales cuyo monto máximo No está autorizada su reproducción total o parcial 7

8 de gastos sea superior a (200) salarios mínimos mensuales originados en fuentes de financiación privada serán administrados por los gerentes de campaña designados por los candidatos a los cargos uninominales y a las corporaciones públicas cuando se trate de listas con voto preferente. Los recursos en dinero se recibirán y administrarán a través de una cuenta única que el gerente de campaña abrirá en una entidad financiera legalmente autorizada, quien podrá igualmente, bajo su responsabilidad, abrir las subcuentas que considere necesarias para la descentralización de la campaña. Estas cuentas estarán exentas del impuesto a las transacciones bancarias. La Superintendencia Financiera establecerá un régimen especial de control y vigilancia que garantice la transparencia en el manejo de dichas cuentas. Art.iculo 26. Pérdida del cargo por violación de los límites al monto de gastos. (Ley 1475 de 2011) La violación de los límites al monto de gastos de las campañas electorales se sancionará con la pérdida del cargo así: 1. En el caso de candidatos elegidos a corporaciones públicas se seguirá el procedimiento de pérdida de investidura definido en la constitución y la ley. 2. En el caso de alcaldes y gobernadores, la pérdida del cargo será decidida por la jurisdicción de lo contencioso administrativo, de acuerdo con el procedimiento para declarar la nulidad de la elección Articulo 27 Financiación prohibida. (Ley 1475 de 2011) Se prohíben las siguientes fuentes de financiación de las campañas: 1. Las que provengan, directa o indirectamente, de gobiernos o personas naturales o jurídicas extranjeras excepto las que se realicen a título de cooperación técnica para el desarrollo de actividades distintas a las campañas electorales. 2. Las que se deriven de actividades ilícitas o tengan por objeto financiar fines antidemocráticos o atentatorios del orden público. 3. Las contribuciones o donaciones de personas titulares del derecho real, personal, aparente o presunto, de dominio, respecto de bienes sobre los No está autorizada su reproducción total o parcial 8

9 cuales se hubiere iniciado un proceso de extinción de dominio. 4. Las contribuciones anónimas. 5. Las de personas naturales contra las cuales se hubiere formulado acusación o imputación en un proceso penal por delitos relacionados con la financiación, pertenencia o promoción de grupos armados ilegales, narcotráfico, delitos contra la administración pública, contra los mecanismos de participación democrática y de lesa humanidad. 6. Las que provengan de personas que desempeñen funciones públicas excepto de los miembros de corporaciones públicas de elección popular, quienes podrán realizar aportes voluntarios a las organizaciones política a las que pertenezcan, con destino a la financiación de su funcionamiento y a las campañas electorales en las que participen, de acuerdo con los límites a la financiación privada previstos en el artículo 25 de la presente ley. 7. Las que provengan de personas naturales o jurídicas cuyos ingresos en el año anterior se hayan originado en más de un 50% de contratos o subsidios estatales; que administren recursos públicos o parafiscales, o que tengan licencias o permisos para explotar monopolios estatales o juegos de suerte y azar. No está autorizada su reproducción total o parcial 9

10 1.3 OBLIGACIONES RESPONSABILIDADES DEL CANDIDATO, GERENTE DE CAMPAÑA Y CONTADOR Los Candidatos, Gerentes de Campaña y Contadores deben cumplir obligatoriamente la normatividad legal referente al proceso electoral, así como las políticas, normatividad y en general los estatutos del Partido Alianza Social Independiente ASI. Deben asistir a los cursos de capacitación sobre el proceso de Rendición de Cuentas El candidato junto con el Gerente de Campaña y el Contador, serán responsables ante el Partido Alianza Social Independiente - ASI, Consejo Nacional Electoral, Fondo de Financiación de Campañas y demás entidades de control y vigilancia del orden Nacional, Departamental y Municipal del ingreso de dineros ilícitos a la campaña, de la falsedad u omisión de información de ingresos y/o gastos reportados o dejados de reportar en la rendición de cuentas que presente ante el Partido, así como de las demás consecuencias legales que conlleven este tipo de conductas. Informará oportunamente al Partido, cualquier irregularidad que observe antes, durante y después de finalizada la campaña acerca del conocimiento que pudiera llegar a tener con respecto a la financiación de la misma. Estar atentos a los requerimientos que se pudiesen presentar con relación a la observación a los informes presentados por parte de la Firma de Auditoría del partido, o del Fondo de Financiación de las Campañas para que subsanen los errores o deficiencias que puedan contener los informes de campaña Candidato Designar al Gerente de Campaña cumpliendo con los requisitos exigidos por el Partido Alianza Social Independiente ASI para este efecto. Los requisitos para esta designación y los formatos propuestos por el Partido pueden ser consultados y descargados en la página No está autorizada su reproducción total o parcial 10

11 Para los candidatos a: Alcaldía, Concejos de ciudades Capital o Distritos Especiales, Diputados a Asamblea y Gobernadores deberán nombrar al Contador de la campaña cumpliendo con los requisitos exigidos por el Partido Alianza Social Independiente ASI. Los requisitos para esta designación y los formatos propuestos por el Partido pueden ser consultados y descargados en la página Permanentemente deben consultar su correo electrónico y la página del Partido Resolución 0330 de 2007 Cada candidato debe registrar el Libro de Ingresos y Gastos de Campaña, ante la misma autoridad electoral donde inscribió su candidatura. Para poder imprimir el libro de ingresos y gastos desde el módulo de Cuentas Claras se deben registrar hojas en forma continua u hojas sueltas. Qué pasa si el candidato no cumplió con el registro del libro ante la autoridad electoral o éste se extravía? Cuando no se registre el libro de ingresos y gastos o se extravíe, el contador de la campaña deberá certificar que las cifras fueron tomadas directamente de los soportes de ingresos y gastos de la campaña. Firmar el formulario y sus anexos junto con el Gerente de Campaña y contador a manera de certificación de las cifras expresadas en los mismos. Gerente de Campaña. Elaborar y suscribir la carta en donde manifiesta la aceptación al nombramiento como Gerente de la Campaña. Será la persona responsable del recaudo y administración financiera de los recursos de la campaña: Establecer los controles necesarios para que no ingresen recursos de fuentes ilícitas o de financiación prohibida, que puedan comprometer en un momento dado la rendición de cuentas de la campaña, Verificar la información de los datos de donantes, personas naturales y/o jurídicas que pretenden efectuar donaciones a la campaña, así como el No está autorizada su reproducción total o parcial 11

12 seguimiento de cualquier otro ingreso o egreso que se registre durante en la misma. Entregar al Partido, junto con el Contador, toda la información de la campaña debidamente organizada por cada uno de los códigos de ingresos y de gastos, así como el libro impreso del aplicativo Cuentas Claras, el formulario 5B y sus anexos. Los documentos deberán entregarse debidamente foliados a MAXPRO Consultores, firma contratada para realizar la auditoría de los informes de Ingresos y Gastos de las campañas electorales de 2015; para su revisión y verificación, dicha entrega se realizará en las instalaciones del Partido Alianza Social Independiente ASI, Calle 17 No piso 8 en Bogotá a más tardar el día 6 de noviembre Hacer firmar de la persona que reciba los Informes de Ingresos y Gastos en señal de acuse de recepción de los mismos. Registrar su firma ante el Partido Alianza Social Independiente - ASI para incluirla en el aplicativo Cuentas Claras Contador Elaborará y suscribirá la carta en donde acepta el nombramiento como contador de la campaña. Responsable de ingresar al aplicativo Cuentas Claras cada una de las operaciones de ingresos y gastos de la campaña, de acuerdo con los códigos de ingresos y gastos del formulario. Una vez el Partido le entregue la clave de acceso al aplicativo, será el responsable de conservarla y del uso que le dé acerca del registro la contabilidad de la campaña. Certificará, en los casos que se requieran, correcciones, reclasificación de información o aquella información que considere pertinente para dar transparencia a la presentación de informes de la campaña. No está autorizada su reproducción total o parcial 12

13 1.3 Entregará al Partido junto con el Gerente, toda información de la campaña debidamente organizada por cada uno de los códigos de ingresos y de gastos, así como el libro impreso del aplicativo Cuentas Claras, el formulario 5B y sus anexos. No está autorizada su reproducción total o parcial 13

14 2. PRESENTACIÓN DE INFORMES 2.1 COMPROBANTES Y SOPORTES DE INGRESOS Y GASTOS Los candidatos, de manera obligatoria, y de forma adecuada y oportuna, deben diligenciar los informes individuales de ingresos y gastos de sus campañas a través del Software aplicativo CUENTAS CLARAS y presentarlos en medio físico al partido, junto con los libros de ingresos y gastos, documentos y los soportes contables respectivos. Los documentos y soportes son de dos tipos: Externos: Facturas, Actas de Donación, Contratos, Cuentas de Cobro, Extractos Bancarios Internos: Comprobantes de Ingreso y Egreso, Actas de liquidación, Declaraciones de manifestación, formatos internos propuestos por el partido Todos los documentos soporte deben ser originales y deben cumplir mínimo con los siguientes requisitos: Documentos externos: Facturas: Para efectos tributarios, la factura debe contener mínimo los requisitos contemplados en el artículo 617 del estatuto tributario: Estar denominada expresamente como factura de venta. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta. Fecha de su expedición. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. Valor total de la operación. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. No está autorizada su reproducción total o parcial 14

15 Nota: Las Cotizaciones y las remisiones no son facturas y no se aceptarán como tales. Cuentas de Cobro: Para que la Cuenta de Cobro sea aceptada como soporte fiscal debe contener la totalidad de los requisitos propios del Documento Equivalente, según el artículo 3 del decreto 522 de 2003 son: Apellidos, nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios. Apellidos, nombre y NIT de la persona natural beneficiaria del pago o abono. Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva. Fecha de la operación. Concepto. Valor de la operación. Discriminación del impuesto asumido por el adquirente en la operación. Anexar copia del RUT; si no está inscrito adjuntar fotocopia legible de la cédula de ciudadanía Nota: si el proveedor a quien se le adquiere los bienes o servicios está obligado expedir factura, la cuenta de cobro ni el documento equivalente a la factura servirán como soporte. En este caso la cuenta de cobro no será más que un documento informativo de uso interno de la empresa. Contratos: Los contratos realizados por cualquier concepto deben contemplar lo siguiente: Lugar y fecha. Especificar quienes firman el contrato. Determinar el objeto del contrato, clausulas, acuerdos y condiciones. Duración. Valor. Soportes internos: Comprobantes de Ingresos y Egreso: Deben ser originados desde la administración de la campaña y serán utilizados por cada ingreso recibido o por cualquier desembolso efectuado. No está autorizada su reproducción total o parcial 15

16 Se acompañaran de los respectivos soportes Interno o Externo que justifique el ingreso o el desembolso. Deben ser debidamente prenumerados y deben corresponder al un orden cronólogico. Deben presentar firma del responsable o beneficiario. En cada comprobante se anotará el código del registro contable con el cual se incorpora al aplicativo Cuentas Claras de acuerdo con la descripción que acompaña el presente Instructivo. Formatos Internos: Son formatos diseñados por la administración de la campaña, o los propuestos por el partido para soportar los ingresos y algunos desembolsos tales como: Aportes con recursos propios, Aportes familiares, Ingresos por Donaciones, Ayudas en especie, entre otros. Y cuya finalidad no es otra que brindar la plena identificación de la proveniencia de los dineros que han de ingresar para llevar a cabo las actividades de la misma. Los propuestos por el partido podrán ser descargados de la página o al final de este instructivo, en ANEXOS Modelos y Ayudas tambien podrán ser consultados. No está autorizada su reproducción total o parcial 16

17 2.2 REGISTRO Y DILIGENCIAMIENTO DE LOS LIBROS Información Contable de ingresos: Debe contener la información acerca del origen de los ingresos registrados acorde al artículo 20 de Ley 1475 de 2011: Código 100. Acumula el total de los ingresos recibidos en la campaña como se escribe a continuación: Código 101. Se incorporan los créditos o aportes que provengan del patrimonio de los candidatos, de sus cónyuges, compañeros permanentes, o parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad. Diligenciará el anexo 5.1B. Código 102. Se debe incorporar las contribuciones, donaciones y créditos en dinero o especie que realicen los particulares, identificando en el libro de ingresos y gastos el tipo de operación que se realice (contribución, donación o crédito). Diligenciará el Anexo 5.2B. Código 103. Registrar los créditos obtenidos en entidades financieras legalmente autorizadas, indicando si existe pignoración, según el artículo 17 de la Ley 130 de Diligenciará el Anexo 5.3B. Código 104. Incorporar los ingresos provenientes de actos públicos, publicaciones y/o cualquier otra actividad lucrativa del partido o movimiento. Código 105. Detallar los recursos recibidos por la campaña, por concepto de financiación estatal anticipos. Diligenciará el Anexo 5.4B. Código 106. Registrar los ingresos por concepto de recursos propios de origen privado que las organizaciones políticas destinen para el financiamiento de las campañas en las que participen. Diligenciará el Anexo 5.5B. No está autorizada su reproducción total o parcial 17

18 2.2.2 Información Contable de egresos: Debe contener lo relacionado con el destino que se le dio a los dineros descritos anteriormente de acuerdo con el artículo 21 de Ley 130 de 1994: Código 200. Acumula el total de los gastos efectuados en desarrollo de la campaña tal como se describe a continuación: Código 201. Gastos de Administración: Se reportarán los gastos por concepto de sueldos, honorarios, viáticos, arriendos de sede, servicios públicos de la misma y similares. Código 202. Gastos de oficina y adquisiciones: registrar en este rubro los gastos por concepto de útiles y papelería, elementos de aseo, cafetería, dotación y gastos en general de oficina utilizados para las actividades de la campaña. Código 203. Inversiones materiales y publicaciones: Incorporar los gastos ocasionados por estudios, investigaciones, propuestas de gobierno, entre otros, publicadas en revistas y libros que tengan como finalidad la de atraer electorado. Código 204. Actos públicos: Se reportarán todos los gastos de actos públicos en actividades o concentraciones en recintos cerrados o plazas públicas que tengan la finalidad de dar a conocer los programas, planes de gobierno o aquellos encaminados a lograr apoyo económico para financiar la campaña tales como bazares, fiestas, bingos, etc. Código 205. Servicio de transporte y correo: Registrar los gastos por cualquier clase de transporte y correo como, alquiler de vehículos, compra de combustible, servicio de taxis, buses, transporte aéreo, envío de correo, fax. Código206. Gastos de capacitación e investigación política. Reportar los gastos por concepto de capacitación e investigación política, como pago a capacitadores, encuestas, material de apoyo, alquiler de las instalaciones para desarrollar esta actividad. No está autorizada su reproducción total o parcial 18

19 Código 207. Gastos judiciales y rendición de cuentas. Registrar los gastos generados por pagos a contadores por compensación de sus servicios profesionales por la asistencia en la preparación de los informes de Ingresos y Gastos Código 208. Gastos de propaganda electoral. Registrar los gastos de propaganda política a través de los medios de comunicación y espacio público, como radio, periódicos, revistas, televisión, vallas, pasacalles, pendones, afiches, perifoneo; y compras de elementos tales como, pintura, brochas, telas, llaveros, esferos, camisetas, destinados a la propaganda electoral y todo cuanta se haga en la campaña destinados a posicionar el programa de gobierno y la imagen del candidato. Diligenciar el Anexo 5.7 B. Código 209. Costos Financieros. Registrar los pagos de intereses y comisiones y todos aquellos relacionados con la actividad financiera de la campaña. Código 210. Gastos que sobrepasen la suma fijada por el Consejo Nacional Electoral. Si sobrepasaron las sumas máximas fijadas por el CNE, relacionará aquí la cantidad correspondiente. Código 211. Otros gastos. Se registrarán todos los gastos inherentes a la campaña, generados por conceptos diferentes a los anteriormente señalados. Obligaciones Pendientes de pago (Anexo 5.6.B): este anexo se debe generar cuando algunos gastos de la campaña hayan sido contratados a crédito, y al finalizar la misma (octubre 25 de 2015) no hayan sido cancelados y queden pendientes de pago; en cuyo caso este caso este concepto se deberá diligenciar también bajo el código 102, crédito particulares No está autorizada su reproducción total o parcial 19

20 2.3 RECOMENDACIONES GENERALES: Al diligenciar de manera total, adecuada y oportuna los datos referidos en los ingresos y egresos a través del aplicativo Cuentas Claras el sistema generará, de manera automática, los anexos correspondientes que darán explicación acerca de la información necesaria para identificar el origen de los recursos de la campaña y la destinación o el uso dado a los mismos en los términos requeridos por la normatividad vigente para poder acceder a la reposición de los gastos de campaña como fuente de la financiación estatal. Para lograr la adecuada presentación de los Informes de Ingresos y Gastos de Campaña se debe tener en cuenta: Registrar el Nombre y Apellidos completos junto con la identificación de la persona natural o jurídica que efectúa el aporte a la campaña. Los soportes de Ingresos deben estar acompañados por copia de los documentos de identificación y la copia de la manifestación acerca del origen de los dineros con los cuales contribuyen a la campaña. Cuando se trate de contribuciones o donaciones a la campaña de parte de Personas Jurídicas, el soporte del ingreso será la copia del acta de la Junta de Accionistas o Socios del ente jurídico en el cual se aprueba dicha contribución. En caso de no referir el Representante Legal de autorización alguna porque así lo expresa los estatutos, se deberá acompañar como soporte del ingreso a la campaña el certificado de Cámara de Comercio en el cual se exprese esta atribución. La identificación de los contribuyentes o donantes a la campaña o los beneficiarios por pagos realizados reportados en el informe de Ingresos y Gastos de campaña debe corresponder exactamente al nombre y número de identificación tal y conforme aparezca el documento soporte expedido por el tercero (esto es, si se registra un número de cédula más un dígito de verificación será un error, toda vez que estamos en presencia de una enseña o marca comercial por tratarse de un RUT; o en caso contrario, que reportamos un nombre comercial con el número de cédula de una persona natural) No está autorizada su reproducción total o parcial 20

21 Los egresos a reportar por concepto de gastos de campaña serán de manera exclusiva aquellos que tengan relación de causalidad con ejercicio de obtener la favorabilidad de los votantes. Registrar cronológicamente las operaciones realizadas en relación con cada uno de los conceptos, indicando la fecha, los intervinientes, el detalle y el valor. La suma de los desembolsos (Código 200) no podrá ser jamás superior al acumulado de los ingresos (Código 100). Los candidatos solo podrán recaudar contribuciones y aportes a campaña y efectuar gastos a partir de su inscripción como candidato. Ley 1475 de Artículo 34 (esto indica que no podrán existir registros de ingresos y gastos con fecha anterior a la formalización de la incripción); de igual forma la fecha máxima para registrar gastos será la del día de los comisios (octubre 25 de 2015) No está autorizada su reproducción total o parcial 21

22 2.4 RADICACIÓN DE INFORMES De acuerdo con lo estipulado en la resolución 3097 del 2013, el uso del aplicativo CUENTAS CLARAS, será de obligatoriedad para todas las campañas que se realicen a partir de esa fecha; razón por la cual, para la campaña del 2015 todos los candidatos deberán hacer uso de éste, y si el informe no es radicado en forma electrónica, se entenderá no cumplida la obligación establecida legalmente. De igual manera la resolución 330 de 1994 establece la obligatoriedad de la presentación física de los informes de Ingresos y Gastos de campaña junto con los respectivos soportes, anexos y libros de campaña ante el partido en los términos que se plantean a continuación: RADICACIÓN ELECTRÓNICA Para enviar el informe debe seleccionar el botón correspondiente Enviar informe teniendo en cuenta las recomendaciones de la parte superior donde se indica que una vez enviado el informe no puede realizar modificaciones por lo que solo debe enviarlo cuando este seguro de que la información este completa y no requiera realizar modificaciones. Recuerde que después de enviar el informe debe volver a la opción Ver reportes para generar e imprimir los formatos definitivos seleccionando la fecha correspondiente al envío realizado para que de esta manera quede registrado el número de radicado y fecha de envío en los reportes definitivos generados. No está autorizada su reproducción total o parcial 22

23 2.4.2 RADICACIÓN FÍSICA Cada contador deberá entregar, a más tardar, el día martes 03 de Noviembre de 2015 a las 6:00pm, en la sede principal del partido ubicada en Bogota calle 17 No 5-43 piso 8, la totalidad de los infomes de los candidatos avalados en su respectivo Departamento, de la siguiente manera: Carpeta legajador tamaño oficio que contenga los comprobantes de ingreso debidamente clasificados y separados físicamente de acuerdo con el código correspondiente al ingreso recibido. Carpeta legajador tamaño oficio que contenga los comprobantes de egreso debidamente clasificados y separados físicamente de acuerdo con el código correspondiente al egreso realizado. Carpeta que contenga el libro registrado de contabilidad de campaña, formularios 5B y anexos impresos desde el aplicativo Cuentas Claras Las anteriores carpetas deberán estar rotuladas con el dato de candidato, identificación, corporación y circunscripción por la cual estuvo postulado; de igual manera deberan ser entregadas debidamente foliadas. No está autorizada su reproducción total o parcial 23

24 3. MANUAL USUARIO APLICATIVO CUENTAS CLARAS Cumpliendo con lo establecido en la Resolución 0285 de 2010 del CNE, manejo del aplicativo de CUENTAS CLARAS. Todos los candidatos deben reportar sus ingresos y gastos de campaña, desde el aplicativo Ver: MANUAL CUENTAS CLARAS RECUERDE: REVISE la información antes de guardar. SIEMPRE guarde la información para continuar con el siguiente paso. Cada uno de los documentos soporte de ingresos y gastos debe estar acompañado del respectivo comprobante de ingreso o gasto según corresponda y debe tener un número consecutivo para poder ingresar la información al sistema. Cualquier duda favor comunicarse a los teléfonos: (051) O a los correos: alianzasocialindependiente@yahoo.com asiindependiente@gmail.com auditoriamaxpro@gmail.com maxproconsultores@gmail.com Consulte instructivo interactivo en No está autorizada su reproducción total o parcial 24

25 FORMULARIO 5B Y ANEXOS FORMULARIOS PARA LA El formulario No. 5 B y sus anexos 5.1B, 5.2B, 5.3B, 5.4B, 5.5B, 5.6B y 5.7B, lo deben diligenciar, obligatoria y oportunamente, todos los candidatos a través del Software aplicativo cuentas clara El formulario 5B contiene 5 partes a saber: 4. Datos Generales: Relativos a la campaña: se debe de identificar el tipo de elección, la fecha de la misma, registrar la circunscripción electoral por la cual se aspira, la corporación pretendida, y el nombre del partido que expide el Aval y se trata de coalición. Relativos a los responsables de la presentación de los informes de: registrar en su totalidad los datos del Candidato, del Gerente de Campaña y cuenta única si fuera el caso y datos del Contador. Declaración de Aceptación de Responsabilidad En esta sección se acepta el cumplimiento y se registra la fecha del acto legal de la obligación formal establecida en el artículo 2 de la Resolución 0330 de 2007, del C.N.E ; a su vez es la manifestación expresa de los responsables firmantes acerca de la veracidad de las cifras reportadas y que estas fueron tomadas fielmente del libro registrado para tal efecto durante la campaña. Nota de radicación: Es la prueba referente a la entrega y recepción del informe de Ingresos y Gastos de campaña ante el partido en observancia de prueba de cumplimiento por parte de los responsables de la misma acerca de lo regulado por las normas electorales. Artículo 25 de la Ley 1475 de No está autorizada su reproducción total o parcial 25

26 FORMULARIO 5 B No está autorizada su reproducción total o parcial 26

27 ANEXO 5.1B Créditos o aportes que provengan del patrimonio de los candidatos, de sus cónyuges o de sus compañeros permanentes o de sus parientes. ANEXO 5.2B Contribuciones, donaciones y créditos, en dinero o en especie, que realicen los particulares. No está autorizada su reproducción total o parcial 27

28 ANEXO 5.3B Créditos obtenidos en entidades financieras legalmente autorizadas. ANEXO 5.4B Financiación estatal Anticipos. No está autorizada su reproducción total o parcial 28

29 ANEXO 5.5B Recursos propios de origen privado que los partidos y movimientos políticos destinen para el financiamiento de las campañas en las que participen. ANEXO 5.6B Obligaciones pendientes de pago. No está autorizada su reproducción total o parcial 29

30 ANEXO 5.7B Propaganda Electoral. No está autorizada su reproducción total o parcial 30

31 MODELOS Y AYUDAS No está autorizada su reproducción total o parcial 31

32 No está autorizada su reproducción total o parcial 32

33 No está autorizada su reproducción total o parcial 33

34 No está autorizada su reproducción total o parcial 34

35 No está autorizada su reproducción total o parcial 35

36 Elaboró Nombre Cargo APROBACIÓN MAXPRO CONSULTORES S.A.S Consultores Auditoría Externa Fecha Mayo de 2015 Revisó Nombre Cargo EDGAR OVALLE JIMÉNEZ Fecha: Mayo de 2015 Socio Consultor MAXPRO CONSULTORES S.A.S Firma Aprobó Nombre LUIS HERNANDO CARDOZO B. Cargo Auditor Interno Alianza Social Independiente - ASI Fecha: Junio de 2015 No está autorizada su reproducción total o parcial 36