Informe de Auditoría Interna Empresa Eléctrica Quito S.A.

Transcripción

1 Informe de Auditoría Interna Empresa Eléctrica Quito S.A. Auditoría Número: INFORME DEL CUMPLIMIENTO DEL PROCEDIMIENTO PARA SUPERVISAR LA LIQUIDACIÓN DEL PLAN DE EXPANSIÓN Y MEJORA DEL SISTEMA DE DISTRIBUCIÓN PED-2010 Período de Revisión: Enero/01/ Mayo/31/2011 Distribución del Informe de Auditoría Para: Gerente General Empresa Eléctrica Quito S.A. Director de Supervisión y Control del CONELEC. Anexos: 1, 2, 3 y 4

2 INFORME DE AUDITORÍA INTERNA INFORME DEL CUMPLIMIENTO DEL PROCEDIMIENTO PARA SUPERVISAR LA LIQUIDACIÓN DEL PLAN DE EXPANSIÓN Y MEJORA DEL SISTEMA DE DISTRIBUCIÓN PED-2010 Empresa Eléctrica Quito S.A. Fecha de Emisión: Octubre/19/2012 Auditor Responsable: Ing. Nikolay Trujillo A. Equipo de Auditoría: Lcda. Consuelo Reyes M. 1. MOTIVO DE LA AUDITORÍA El informe del cumplimiento del procedimiento para supervisar la liquidación del Plan de Expansión y Mejora del Sistema de Distribución PED-2010, se realizó en cumplimiento a la orden de trabajo Núm. AI-OT del 31 de agosto de 2012, suscrita por el Auditor General de la Empresa Eléctrica Quito S.A. ( EEQSA ), para atender el requerimiento del Consejo Nacional de Electrificación ( CONELEC ) que se puntualiza en el Procedimiento para supervisar la liquidación de planes/proyectos de inversión a cargo de las Empresas Distribuidoras emitido el 14 de abril de 2012 por la Dirección de Supervisión y Control del CONELEC, que de acuerdo al numeral 5.2 textualmente solicita lo siguiente: Informes de auditoría interna, en la forma de exámenes especiales, a la fecha de corte del 31 de diciembre del respectivo año, sea este 2010 o 2011, dependiendo que todos los proyectos del plan de financiamiento se hayan completado antes de dicha fecha; estos estarán enfocados en los siguientes temas específicos de validación, que respaldarán lo reportado en el formulario de reporte de liquidación y deberán generarse de manera secuencial: Así como también observando lo que dispone la Regulación No. CONELEC-005/09 "Procedimiento para el seguimiento y evaluación de los planes de inversión de las entidades de distribución de energía eléctrica", en el numeral 7.vi. Liquidación de los Proyectos, que textualmente expresa lo siguiente: "La Auditoría Interna de los distribuidores, como la instancia responsable de auditar las liquidaciones de los proyectos, deberá realizar las acciones necesarias que le permita sobre la base de los informes de fiscalización, determinar la legalidad, y veracidad de los documentos de respaldo que avalen las liquidaciones, emitiendo el o los informes respectivos." Esta auditoría corresponde a la categoría de imprevistos del Plan de Auditoría Interna para el año 2012, aprobado por la Junta General de Accionistas, mediante Resolución J.A. del 27 de junio de Página 2 de 8

3 2. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA Los objetivos de esta auditoría son los siguientes: 1. Validar el nivel de avance contable de ejecución de la adquisición de materiales, en contraste con el nivel de avance físico reportado al CONELEC en relación con el Plan de Expansión y Mejoras del Sistema de Distribución de 2010 ( PED 2010 ). 2. Validar el nivel de avance contable de ejecución de la adquisición de servicios de mano de obra para la construcción de proyectos, en contraste con el nivel de avance físico reportado al CONELEC. 3. Validar los costos indirectos y gastos administrativos, al cierre del PED Evidenciar los recursos entregados por el Estado de acuerdo a las asignaciones definidas para el PED Contrastar la entrega de recursos por parte del Estado con el costo total del Programa y validar el saldo del plan de financiamiento. 3. ALCANCE DE LA AUDITORÍA La ejecución de esta Auditoría, cubrió el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de mayo de MONTO DE RECURSOS EXAMINADOS El monto examinado fue de ,00 USD correspondiente a la inversión realizada en la instalación de medidores y acometidas para nuevos servicios con cargo al Plan de Expansión y Mejora del Sistema de Distribución PED De este valor, ,71 USD corresponden a la asignación recibida del Ministerio de Electricidad y Energía Renovable ( MEER ). 5. ANTECEDENTES La asignación del Gobierno Nacional para ejecutar el PED-2010 para la instalación de medidores y acometidas, fue recibida por la Empresa el 12 de octubre de 2010, por el valor de ,71 USD, cuando las contrataciones de personal técnico y compra de materiales para la instalación de medidores y acometidas ya habían sido realizadas por la EEQSA y los trabajos por parte de los contratistas ya habían sido efectuados a fin de atender oportunamente los requerimientos de los clientes. La Dirección de Comercialización de la EEQSA, en el año 2010, reportó la instalación de medidores y acometidas por un total de nuevos servicios, de los cuales que representan el 7,19%, fueron con cargo al PED La transferencia la realizó el MEER a la cuenta corriente No que el Fideicomiso Mercantil de Administración EEQSA mantiene en Produbanco y fue contabilizada en el boletín de traspaso No /10 de octubre de El 22 de noviembre de 2010 se emitió el Certificado Provisional de Aportaciones No. MEER/PEMSD/ , a nombre del MEER, por el valor de ,71 USD, debidamente legalizado por el Presidente del Directorio y Gerente General de la Empresa. Página 3 de 8

4 6. RESULTADOS DEL EXAMEN El valor total invertido por la EEQSA, en el Plan de Expansión y Mejoras de Distribución PED- 2010, fue de ,95 USD, distribuidos en materiales por ,40 USD y mano de obra por el valor de ,67 USD, estos dos conceptos constituyen los costos directos del proyecto por un total de ,07 USD; y, los gastos administrativos que se establecieron calculando el 12% del valor de materiales por un total de ,88 USD, este rubro es el costo indirecto, a continuación se presenta el detalle y el porcentaje relacionado con el valor total invertido en el programa: CONCEPTO VALOR PORCENTAJE COSTOS DIRECTOS: Materiales ,40 68,36% Mano de Obra ,67 23,44% Total Costos Directos: ,07 91,80% COSTOS INDIRECTOS: Gastos Administrativos ,88 8,20% Total Costos Indirectos: ,88 8,20% VALOR TOTAL PED-2010 USD ,95 100,00% 6.1. VALIDACIÓN DE COSTOS DIRECTOS VALIDACIÓN DEL RUBRO MATERIALES El rubro materiales es el más representativo, con el 68,36%, en la inversión realizada para la instalación de los nuevos servicios con cargo al PED Para la instalación de medidores y acometidas se utilizó básicamente 10 diferentes tipos de materiales, entre los cuales están: 1. Contador electrónico monofásico 15/60 A clase 2,2 hilos. 2. Contador electrónico bifásico 15/60 A clase 2,3 hilos. 3. Caja seguridad (antihurto) con tapa, medidor monofásico electromecánico. 4. Caja seguridad (antihurto) con tapa, medidor polifásico electromecánico. 5. Multiconductor de cobre aislado PVC, 600 V, No. 3 X 8 AWG, 7 hilos. 6. Multiconductor de cobre aislado PVC, 600 V, No. 2 X 8 AWG, 7 hilos. 7. Multiconductor de cobre aislado PVC, 600 V, No.3 X 6 AWG, 7 hilos. 8. Multiconductor de cobre aislado PVC, 600 V, No. 3 X 4 AWG, 7 hilos. 9. Conductor desnudo cableado cobre suave No. 8 AWG, 7 hilos. 10. Disyuntores termomagnético unipolar 40 A, ICC=10 KA (BREAKER) para riel din. La EEQSA, no realizó ningún trámite de adquisición de materiales exclusivo para ser utilizados en la ejecución del PED 2010, sino que para cubrir la demanda de instalación de servicios nuevos a sus clientes, en el año 2010, la Dirección de Comercialización tramitó dos procesos de adquisición de materiales relacionados con esta actividad, a través del Portal de Compras Públicas, que fueron SIE-EEQSA-DC , para la compra de medidores electrónicos monofásicos de energía activa, dos hilos, un elemento ; y, SIE-EEQSA-DC para la adquisición Cajas de seguridad metálicas (antihurto) con tapa, medidor monofásico electromecánico, estos procesos se iniciaron con la publicación de los pliegos el 6 de enero y 20 de julio Página 4 de 8

5 de 2010, las órdenes de compra contratos se suscribieron el 18 de marzo y el 10 de septiembre de 2010, respectivamente, los procesos de contratación cumplieron con las disposiciones legales vigentes y se realizaron sin que se presenten novedades, hasta el ingreso de los materiales en las Bodegas de la Empresa. Los materiales utilizados con cargo al PED-2010, fueron autorizados por los fiscalizadores y reportados detalladamente por cada uno de los suministros instalados por la Dirección de Comercialización; y, posteriormente valorados por la Sección de Contabilidad de Existencias, estableciéndose para el rubro materiales, el valor total neto sin incluir el Impuesto al Valor Agregado ( IVA ) de ,40 USD, valor que se encuentra registrado en las cuentas del Activo Instalación de Servicio Abonado Urbano y Instalación de Servicios Abonados Rural. El detalle de los suministros instalados con cargo la PED 2010, se detallan en el Anexo 1. Auditoría verificó los reportes de utilización de materiales por suministro nuevo instalado, así como también la valoración de los mismos y registros contables, estableciéndose que la utilización de materiales en el Plan PED 2010 fue adecuada y su registro contable fue correcto. Los valores registrados por código de materiales se encuentran detallados en el Anexo 2. CONCLUSIÓN La utilización de los materiales para la instalación de medidores y acometidas con cargo al Plan PED 2010 fue supervisada adecuadamente por los fiscalizadores. Además, el valor correspondiente a este rubro fue registrado correctamente en las cuentas del activo VALIDACIÓN DE MANO DE OBRA El valor neto de Mano de Obra correspondiente al PED-2010 fue de ,67 USD, este valor se encuentra registrado en las cuentas del Activo: Instalación de Servicio Abonados Urbano y Instalación de Servicio Abonados Rurales, el valor correspondiente al IVA fue registrado en la cuenta Devoluciones IVA y no forma parte del valor invertido en el Plan de Inversión financiado por el Gobierno Nacional. El detalle de las facturas presentadas por los contratistas en el que se observa el valor de la factura, el valor correspondiente al IVA y el valor total de la factura se encuentra en el Anexo 3. La Mano de obra está conformada por los contratos y órdenes de trabajo de servicios profesionales técnicos para la instalación de medidores y acometidas, suscritos con cinco profesionales, según el siguiente detalle: FIRMA CONTRATADA VALOR TECSERVIN ,99 Ing. René Correa ,09 Ing. Francisco Granja ,73 Topón Cía. Ltda. SETCO ,94 Hernán V. Barba C ,92 TOTAL MANO DE OBRA USD ,67 Página 5 de 8

6 Auditoría analizó las órdenes de trabajo-contratos y determinó que en el objeto del contrato se establece claramente que son para la prestación de servicios técnicos especializados para la instalación de acometidas y medidores de energía eléctrica; los fiscalizadores asignados a cada uno de los contratos cumplieron adecuadamente con su labor de fiscalización y para las liberaciones de los pagos, se envió al Departamento de Presupuesto memorandos en los que se determina los trabajos realizados por el contratista, adjuntado las actas de entregarecepción provisional, libro de obra en el que se considera los datos generales, descripción de avance del contratista, detalle de egresos de materiales autorizados por la fiscalización, autorización de reingresos de materiales y novedades de la fiscalización. El registro contable de facturas presentadas por los contratistas por los trabajos realizados, se realizó correctamente. Las observaciones establecidas por Auditoría en el análisis de la mano de obra se encuentran detalladas en el Informe No. AI Examen Especial a los Planes de Inversión Ejecutados por la Empresa Eléctrica Quito S.A. con aportes del Gobierno Nacional, emitido el 9 se septiembre de CONCLUSIÓN El valor invertido por mano de obra, con cargo al plan PED 2010, fue adecuadamente fiscalizado y su registro contable se realizó por el valor neto sin IVA, en las cuentas del activo, lo cual es correcto VALIDACIÓN DE COSTOS INDIRECTOS GASTOS ADMINISTRATIVOS La EEQSA, estableció para el rubro Gastos Administrativos correspondiente al PED 2010, el 12% del total del rubro materiales invertido en el proyecto ( ,40 USD), esto es el valor de ,88 USD, que representa el 8,20% del total del valor del PED 2010, el cálculo realizado por la Empresa del 12%, se basó en la disposición emitida por el CONELEC en oficio No. DE del 13 de julio de Los gastos administrativos es el único rubro que conforma los costos indirectos del proyecto, son los valores por mano de obra del personal técnico y administrativo que intervino en la ejecución del proyecto, equipos y herramientas entre otros, el cual se estableció con el porcentaje máximo permitido por el CONELEC, debido a que la Empresa no dispone de un sistema de costeo que permita determinar con exactitud los costos indirectos relacionados con cada proyecto que se ejecuta. El valor de gastos administrativos del PED 2010 está registrado en las cuentas del activo, el detalle se visualiza en el Anexo 2. CONCLUSIÓN El valor total por gastos administrativos con cargo al plan PED 2010, se encuentra registrado correctamente en las cuentas del activo, el cálculo para determinar este rubro se realizó con base en la disposición expresa emitida por el CONELEC, pues la Empresa no dispone de una metodología de costeo que permita identificar con mayor precisión el valor incurrido por costos indirectos relacionados con el proyecto. RECOMENDACIÓN El Gerente General, dispondrá al Gerente Administrativo Financiero y éste a su vez al Director de Finanzas, que realice las gestiones necesarias a fin de implementar una metodología de Página 6 de 8

7 costeo en la Empresa, que permita determinar detalladamente los valores por costos indirectos incurridos en cada proyecto, de acuerdo a lo que dispone el CONELEC VALIDACIÓN DE LOS RECURSOS RECIBIDOS A continuación se presenta el valor total de la inversión realizada en el PED-2010 y los recursos entregados por el MEER para el financiamiento del mismo: CONCEPTO VALOR USD INVERTIDO VALOR USD ASIGNADO Valor de Mano de Obra pagada a contratistas por servicios técnicos especializados para la instalación de medidores y acometidas ,67 Valor de Materiales utilizados en la instalación de 2884 nuevos servicios en el año ,40 Valor correspondiente al 12% de Gastos Administrativos ,89 ASIGNACIÓN Valor de la asignación PED 2010 entregada por el MEER USD ,71 Diferencia cubierta con fondos propios de la EEQSA USD ,25 TOTAL INVERSIÓN PED 2010 USD , , VALIDACIÓN DE LA LIQUIDACIÓN DEL PMD 2010 El Gerente General de la EEQSA, en atención a lo solicitado por la Dirección Ejecutiva del CONELEC, en correo electrónico del 18 de enero de 2011, presentó con oficio IDR del 15 de febrero de 2011, toda la documentación requerida por el CONELEC para justificar la utilización de la asignación recibida; y, el 9 de mayo de 2011, el Director de Supervisión y Control (e) del CONELEC, con oficio No. DS SISGESI No , remitió a la EEQSA el "Informe de Avance de la Ejecución de los Proyectos Incluidos en el Plan de Expansión y Mejora de los Sistemas de Distribución - PED Empresa Eléctrica Quito S.A., con corte al 22 de abril de 2011", en el que se estableció que el monto utilizado fue de USD, con una diferencia en exceso respecto al monto entregado para el plan PED 2010 de ,71 USD que asciende a ,25 USD. Posteriormente, en reunión mantenida el 25 de abril de 2011, entre el Ing. Giovanny Velástegui, funcionario del CONELEC y representantes de la EEQSA, el ingeniero Velástequí indicó que el requerimiento era que en los Estados Financieros legalizados se refleje una cuenta específica dentro de los activos fijos relativa al PMD y al FERUM, situación que de acuerdo al Jefe de la División de Contabilidad, constante en memorando No. DF-DVC del 23 de mayo de 2011, no era factible por cuanto el plan de cuentas está estructurado según el tipo de activo fijo, mas no según su financiamiento, así mismo, se indicó que en la cuenta obras en construcción sí se segrega según la fuente de financiamiento y las subcuentas se detallan según el tipo de bien, se aclaró que esta cuenta es provisional hasta que concluya la construcción de la obra, instante en el cual se transfiere al activo fijo según la modalidad de registro en esa cuenta. Adicionalmente, se explicó que los Estados Financieros legalizados no son a nivel detallado, sino que se visualizan a nivel de cuentas; activo fijo, obras en construcción, etc., razón por la que no sería posible que identifiquen en dicho documento los programas o fuentes de financiamiento recibidas. Página 7 de 8

8 Luego de analizar los datos, se definió que el Estado Financiero donde podrían detallarse los aportes recibidos, sería el Flujo de Efectivo, en la parte pertinente al flujo de financiamiento y por el valor recibido, lo cual fue aceptado por el Ing. Giovanny Velástegui, y también solicitó que se añada un detalle de los activos fijos en el que se evidencie el aporte entregado por el MEER Luego de esta reunión, se suscribió un Acta de Acuerdos, entre los acuerdos a los que se llegó está el suiguiente: En referencia al plan PED 2010, se conviene en generar y entregar, un Anexo de Activos Fijos, en el que se detalla las fuentes de financiamiento. Adicionalmente se generará y entregará el Flujo de Efectivo, oficializado por la firma de los encargados respectivos, en la que se distinga en las actividades de inversión y de financiamiento, un rubro en el que se haga referencia al plan PED Mediante oficio IVR-00690, del 25 de mayo de 2011, el Gerente General se dirigió al Director de Supervisión y Control (e) del CONELEC y adjuntó los documentos solicitados en el Acta de Acuerdos suscrita y que reflejan las inversiones realizadas por el Gobierno Nacional en el año Copia de los documentos los adjuntamos en Anexo 4. Atentamente, ORIGINAL FIRMADO POR NIKOLAY TRUJILLO A. Ing. Nikolay Trujillo A., MBA, CIA, CRMA, CPA AUDITOR GENERAL Página 8 de 8

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