Alchemy Nuevas Prestaciones

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1 Alchemy Nuevas Prestaciones Introducción El presente documento proporciona una visión detallada de las nuevas prestaciones incorporadas a la plataforma Captaris Alchemy 8.0. Para obtener más información, contactar directamente con SDM ( Contenido del Documento: La Gestión de Contenidos Fijos Gestión Documental Gestión de Registros Captura y Proceso de Imágenes Visualización de Documentos Gestión de Repositorios Concepto de Gestión de Contenidos Fijos Alchemy 8.0 es la primera plataforma del mercado diseñada específicamente para la Gestión de Contenidos Fijos. Este concepto es un nuevo término que esta íntimamente ligado al de Contenidos Corporativos en su formato final o Fijo. De acuerdo con Doculabs, (el líder en análisis de productos en el mercado de la Gestión de Contenidos Corporativos), la mayor parte de los contenidos corporativos de las empresas, se encuentran en un formato fijo : imágenes, s, PDFs, informes, impresos, etc. La plataforma de productos Alchemy 8.0, gestiona múltiples tipos de contenidos fijos y lo hace a lo largo de las diferentes etapas de la Gestión del Ciclo de Vida de la Información (ILM) incluyendo la captura, workflow, gestión documental, archivo, gestión de registros, recuperación y distribución de la información. Ideal para organizaciones de tamaño medio-alto, Alchemy 8.0 es, también en términos económicos, la solución inteligente para la gestión global de la información en la empresa. Un concepto clave en Alchemy 8.0, es el de dotar a las organizaciones con un UNICO software y un UNICO repositorio para TODAS sus necesidades de Gestión de Contenidos Fijos.

2 Gestión Documental La Gestión Documental engloba un conjunto de funcionalidades, que permiten a una organización gestionar la información activa de su negocio, de una forma eficiente, segura y oportuna. Gracias a la Gestión Documental, los negocios son más rentables al reducir los costes del almacenamiento de la información, incrementando la rapidez y facilidad de acceso a la misma y reduciendo las necesidades de duplicación. Alchemy 8.0 presenta nuevas funcionalidades en Gestión Documental que permiten gestionar la información de una forma más sencilla, más segura y fiable y con unos costes menores. Estas funcionalidades están disponibles con la nueva configuración del Servidor Avanzado de Alchemy 8.0. Servicios de Biblioteca- Versiones de los Documentos El sistema de archivo esta lleno de todo tipo de documentos e informaciones. Pero, Cómo saben los usuarios lo que es cada cosa y si existe una nueva versión de un documento?. El nombre del fichero puede darnos una pista, pero al final se depende de los gustos de un usuario determinado. Alchemy 8.0 nos da la posibilidad de gestionar varias versiones de un mismo documento, actualizando la versión a medida que se incorporan nuevos datos. Cada versión esta auto-contenida con sus propios metadatos y sus comentarios, para tener una historia completa del documento. La visualización de las versiones puede ser controlada, para que algunos usuarios puedan ver todas las versiones y otros solamente las que sean "publicadas" o bien, las versiones "oficiales". Las versiones serán de aplicación para cualquier tipo de documento y serán creadas siempre que cambie el contenido del documento (incluyendo las anotaciones). Esto es especialmente importante cuando tengan lugar diversas variaciones o cambios en los documentos. Las versiones pueden reemplazar a los originales (si existe la preceptiva autorización) y pueden incluso llegar a ser nuevos documentos. Cuando se añaden nuevos documentos, el sistema siempre se asegura de que la nueva versión sea colocada en el lugar adecuado. Las versiones solo pueden ser creadas por aquellos clientes que tengan permiso de escritura en los repositorios, como el Administrador de Alchemy (también llamado Alchemy Build), las estaciones de Alchemy Index o los clientes de Gestión Documental. Servicios de Biblioteca- Reemplazar Documentos Generalmente se suele guardar una sola versión de un documento para mantener un único registro. Alchemy 8.0 permite a los usuarios autorizados reemplazar documentos, si la aplicación lo requiere. Aparentemente los documentos "muertos", como las imágenes, tienen unos nuevos usuarios activados, por ejemplo, añadir nuevas páginas o anotaciones a un TIF o a un PDFs y después reemplazar el original, creando un nuevo documento con nueva información.

3 Servicios de Biblioteca- Bloqueo y Desbloqueo Una importante funcionalidad soportada, es la de gestionar el acceso de los usuarios a un documento que esta siendo modificado, para garantizar que aunque se tenga acceso no se puedan hacer cambios hasta salir del modo de edición. Además, los usuarios con acceso a los documentos, deben poder usarlos tanto en modo online como offline, para poder hacer cambios, actualizaciones, etc. Alchemy 8.0 incluye la característica de "reservar" un documento con objeto de cambiar su contenido (incluido anotaciones). Esto es importante para asegurar que las modificaciones a un documento tienen lugar de una forma controlada, sin posibilidad de pérdida de datos. El bloqueo y desbloqueo de documentos permite que toda esta actividad multiusuario tenga lugar. Adicionalmente, los usuarios móviles pueden reservar documentos, editarlos mientras están fuera del entorno de su oficina, y devolverlos otra vez al sistema, mientras se permite el acceso a otros usuarios a la "versión del sistema". Esta funcionalidad esta disponible para clientes con permiso de escritura a los repositorios, tales como los Administradores de Alchemy (Alchemy Build), las estaciones Alchemy Index y los clientes de Gestión Documental. Los usuarios de Alchemy Web y Alchemy Search pueden ver el status de los documentos, pero no pueden bloquearlos y desbloquearlos. Gestión Documental Administración Tan importante como el control de versiones o el bloqueo/desbloqueo, es la gestión de los diferentes usuarios del sistema. Qué ocurre si alguien desbloquea un documento y se va a su casa o (peor aun) de vacaciones? Con Alchemy 8.0, los administradores o sus delegados pueden buscar documentos fácilmente en función de su status (bloqueado/desbloqueado) y ver quien tiene el control de un documento y porque. Si se les da la funcionalidad, los usuarios pueden incluso forzar a que el documento sea vuelto a bloquear. Los administradores del sistema pueden también determinar, a que repositorios Alchemy les serán aplicados los Servicios de Biblioteca, quien podrá ver todas las versiones y quien solo las "publicadas" e incluso habilitar o no el desbloqueo de documentos en función del tipo de usuario o de rol. Cada acción ejecutada ya sea de bloqueo/desbloqueo, agregar versiones, reemplazar documentos, etc. quedará registrada en el log de auditoria del sistema. Microsoft Office Cliente integrado Todos los usuarios trabajan diariamente con sus aplicaciones habituales, tales como Microsoft Word, Excel, Outlook, etc. De hecho, es la proliferación de dichas aplicaciones, lo que más ha contribuido al enorme incremento de la información en los negocios. La gestión de esos documentos es una necesidad de creciente importancia en la empresa, especialmente en un mundo de regulaciones y riesgos de tipo legal. Una aplicación operativa, debe además permitir a los usuarios seguir usando su aplicación e incorporar a la misma, las funcionalidades de la gestión documental con un mínimo impacto sobre su rutina diaria. Alchemy 8.0 dispone de un nuevo cliente de Gestión Documental (vendido como una licencia aparte) que nos proporciona búsquedas de documentos, navegación por los repositorios y todas las funcionalidades de los servicios de biblioteca desde el entorno de las aplicaciones de Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint y Outlook. Los usuarios tienen acceso a estas funcionalidades desde sencillos menús y cajas de dialogo integradas en cada aplicación.

4 Gestión de Registros La Gestión de Registros es el arte y la ciencia de 1) determinar que información de tipo legal o de negocios es preciso guardar, 2) categorizar la información de negocios, 3) comprender que reglas y regulaciones legales existen que obliguen a periodos de retención específicos para esa información, y 4) implementar y mantener un programa efectivo para gestionar todos los distintos tipos de información, durante largos periodos de tiempo. En una era en la que existe una gran preocupación por la vigilancia, control y auditoria sobre las actividades empresariales, disponer de un programa de gestión de registros efectivo es un deber, y en ello la tecnología juega un importante papel. Alchemy 8.0 integra de forma satisfactoria todas las disciplinas y los procesos de la gestión de registros, con la gestión de los repositorios de Tecnologías de la Información (IT's) y el almacenamiento digital, con los usuarios finales que están involucrados en el acceso a los documentos, mediante una solución software totalmente integrada. Alchemy 8.0, por medio de su Servidor Avanzado pone a disposición de los responsables de la gestión de registros en las empresas, un sistema sencillo de utilizar, de fácil comprensión y con múltiples funcionalidades dirigidas a facilitar el acceso a los repositorios de datos, así como tanto al archivo físico de los documentos, como al electrónico, en el sistema de ficheros de Windows. Estas funcionalidades están disponibles adquiriendo la licencia de Gestión de Registros de Alchemy (RM) junto al Servidor Avanzado de Alchemy 8.0. DoD Cumplimiento Planes de Ficheros El Departamento de Defensa (DoD) decidió crear una serie de normas sobre como deben de ser gestionados los registros dentro de dicho organismo. En ellas se incluyen los requerimientos del software de gestión de registros del DoD, denominado: DISEÑO DE CRITERIOS STANDARD DEL DoD PARA LAS APLICACIONES SOFTWARE DE GESTION ELECTRONICA DE REGISTROS. Estas normas son tan comprensibles y razonables, que se han convertido en el modelo a seguir no solo para las empresas privadas en USA, sino para aquellos países que quieren estandarizar sus normas y regulaciones legales sobre la gestión de registros electrónicos. Alchemy 8.0 ha sido diseñado como un producto que cumple las normas DoD , y el modulo Alchemy RM 8.0 recibirá la certificación oficial del Departamento de Defensa a primeros del Los Planes de Ficheros son jerarquías de tipos de documentos llamados "series". Cada series posee sus propios Metadatos y requerimientos de retención. Planes de Ficheros Personalizados - Alchemy RM permite a los responsables de la gestión de registros de cada entidad crear sus propios planes de ficheros de acuerdo a sus necesidades. Esto incluye la creación de los componentes de soporte necesarios, las carpetas y grupos de los registros, y la asignación de los distintos periodos de retención. Planes de Ficheros que cumplen DoD -Para quienes han de cumplir las normas DoD 5015, existe una estructura simple predefinida del Plan de Ficheros, incluso por defecto (Categorías, Carpetas de Registros, etc.) y de todos los campos de los metadatos requeridos.

5 Instrucciones de Retención Las Instrucciones de Retención son aquellas que establecen el periodo de tiempo que será guardado un registro concreto y que habrá que hacer con el después. Lo importante, es habilitar un modo sencillo de creación y seguimiento de las, literalmente, miles de normas de retención que pueden existir. Con Alchemy RM, los administradores de registros pueden crear las normas que regulara, que tipos de eventos activaran los periodos de retención, cuanto duraran estos y que se hará a la finalización de los mismos. Los Administradores pueden incluso combinar las normas, para crear sofisticadas instrucciones de retención multifase. Declarar Registros Plantillas de Registros Declarar registros es el proceso de captura del documento por el sistema y la asignación de los metadatos necesarios para describir el registro. El usuario normalmente elige una categoría en la cual archivar el documento, así como cualquier modelo de documento relacionado y después introduce los metadatos. Disponer de un procedimiento de captura y declaración de registros sencillos, es un aspecto importante de cualquier programa de gestión de registros. Alchemy RM ofrece la posibilidad de declarar registros desde cualquier cliente "autorizado a escribir", incluidos los clientes Alchemy Index,, Alchemy Administrador y de Gestión Documental. Generalmente los documentos son casi siempre distintos. En la mayoría de las empresas existen diferentes tipos de documentos, cada uno con sus propios datos y descripciones. Por ejemplo: contratos, facturas, listados financieros y cientos de otros. Para gestionar adecuadamente los documentos al declararlos como registros, es muy útil poder relacionar un tipo de documento con cada registro archivado esos tipos de documentos pueden tener sus propios requerimientos de metadatos. Alchemy RM proporciona un amplia flexibilidad para describir los registros. Los Administradores pueden crear tantas plantillas de registros como deseen, cada una con sus propios requerimientos de entrada de metadatos. Una vez creada, el administrador puede "asociar" una plantilla de un tipo de documento específico, a una categoría de registro, permitiendo que el usuario archive el registro para escoger el tipo de documento específico, que entonces conducirá a los requerimientos de entrada de datos apropiados. Registros Linkados A veces, una única transacción involucra a varios tipos distintos de documentos, teniendo que archivar cada uno de ellos como un registro. Por ejemplo, un pedido puede llevar su correspondiente factura, o un contrato llevar información anexa o letras de crédito, etc... Aunque cada registro individual debe ser archivado en una categoría de registro diferente, la posibilidad de asociar unos registros con otros, es muy importante para poder seguir el rastro de un conjunto determinado de documentos. Alchemy RM proporciona la funcionalidad de crear cuantos links de documentos predefinidos necesitemos, para que el administrador pueda asociar un registro con otro. Una vez linkados, los usuarios autorizados pueden realizar búsquedas de un registro y de sus registros asociados linkados, facilitando enormemente el acceso a un conjunto de registros relacionados.

6 Sistema de Almacenamiento Independiente La mayoría de los documentos que se declaran como registros, son conservados para cumplir los requerimientos legales o para reducir los riesgos. Aunque es importante mantenerlos, no suele ser necesario tener acceso inmediato a los registros de mas de un año de antigüedad, simplemente por la falta de continuidad de las operaciones de los negocios. Alchemy 8.0 ofrece una amplia gama de opciones de almacenamiento, tanto para aquellos registros que deben de estar accesibles de forma inmediata, como para aquellos que rara vez lo serán. Alchemy 8.0 puede gestionar los ficheros en disco duro, jukeboxes, CDs o DVDs, Dispositivos de Almacenamiento en la Red, etc. (En algunos casos puede precisarse algún tipo de software adicional). También es posible repartir un archivo entre diferentes dispositivos de almacenamiento, lo que proporciona una máxima flexibilidad. Portabilidad de los Registros (auditorias, Inspecciones) Aunque en las empresas nunca se piensa en inspecciones o auditorias no deseadas, estas ocurren Las medidas preventivas para reducir los costes ante una inspección legal o una auditoria, son la razón primordial por la cual se han generalizado en todas partes los programas de gestión de registros. Incluso disponiendo a veces de buenos programas en la empresa, la mayoría de los responsables de la gestión de registros se ven en dificultades notables cuando tienen que acceder a un registro determinado, inmersos en bucles y pantallas, molestando a la gente de Informática, o enredados entre cintas magnéticas. Cómo dar acceso solamente, a un subconjunto de registros determinado? Incluso peor, Que hacer si el auditor quiere llevarse los registros con él, para revisarlos mas despacio? Alchemy RM proporciona a los gestores de registros la máxima portabilidad de la información, permitiendo la búsqueda de registros específicos, agrupándolos en un fichero individualizado y copiándolos fácilmente en un CD o en un DVD, junto con todas las funcionalidades de búsqueda y visualización de la aplicación, autocontenidas en el soporte elegido. Se pueden establecer los niveles de seguridad necesarios para el fichero portable, por medio de passwords tanto en el fichero, como en la carpeta o incluso a nivel de registro.

7 Captura y Proceso de la Imagen Convertir la enorme cantidad de información disponible en papel, es la piedra angular de cualquier sistema de Gestión Documental. Solo después de su conversión a formato electrónico, está la información disponible tanto para otras aplicaciones, como para múltiples usuarios remotos, independientemente de su ubicación física. Alchemy 8.0 incluye numerosas mejoras para facilitar y optimizar los procesos de captura de información desde papel, simplificando la operativa de trabajo sin merma de prestaciones. Estas funcionalidades están a disposición tanto para los actuales usuarios de Alchemy Scan con AMP en vigor que serán actualizados a la versión 8.0, como para aquellos que adquieran por primera vez dicha licencia. Nuevo Interface El nuevo modulo Alchemy Scan 8.0 dispone de un interface completamente nuevo, diseñado para optimizar la productividad, gracias a su sencillo pero potente conjunto de botones de control. Perfiles del Scanner Los usuarios pueden crear ahora múltiples perfiles de escáner, para soportar una amplia variedad de aplicaciones de captura. Ya tengamos diez escáneres, cada uno con su configuración específica, o un único escáner con diez configuraciones diferentes, cada una para su particular método de captura, Alchemy Scan 8.0 puede controlarlo sin problemas. Perfiles por Lotes Alchemy Scan 8.0 permite a los usuarios crear Perfiles por Lotes pre-definidos, incluyendo perfiles de escáner plantillas de OCR, direcciones a las que dirigir los documentos en una ubicación de un repositorio específico y mas. Todos los controles están accesibles desde un intuitivo interface de usuario. Nuevo OCR Mejorado Alchemy Scan 8.0 incluye una sofisticada funcionalidad para la extracción de los datos, utilizando múltiples motores de OCR y algoritmos de gran precisión, que garantizan la máxima fiabilidad de los datos en la primera lectura. Digitalizar a PDF Digitalizar a PDF se esta convirtiendo en el estándar de hecho para la mayoría de las necesidades de las aplicaciones complejas de imagen y gestión documental. La funcionalidad de digitalizar convirtiendo un documento en papel inmediatamente a PDF, es un requerimiento esencial en las empresas hoy día. Alchemy Scan 8.0 incluye la funcionalidad de capturar los papeles directamente a PDF. Estos documentos PDF pueden ser solo imágenes o bien incluir OCR texto junto con la imagen, para crear documentos totalmente buscables. La Imagen +Texto PDF permiten diferentes vistas, como solo texto, solo imagen, o ambos para que las búsquedas sean realizadas directamente sobre la imagen del documento y este aparezca resaltado.

8 Visualización de los Documentos El acceso y las funcionalidades de visualización de los documentos son un elemento importante de cualquier sistema de gestión documental. Alchemy 8.0 incluye numerosos y significativos avances y mejoras en el acceso a los documentos, específicamente en lo que se refiere al formato PDF de Adobe, lo que expande la posición de Alchemy como una solución capaz de gestionar Contenidos Fijos. Estas funcionalidades están disponibles para cualquier cliente que tenga Alchemy Build, estaciones Index o Search, y que se actualicen a la versión Alchemy 8.0 desde esas aplicaciones. Visualizadores Propios para Texto, COLD, y PDFs Alchemy 8.0 dispone de un nuevo visualizador propio multi-documentos, de altas prestaciones para PDF texto y listados corporativos con o sin pre-impresos Desarrollado internamente por CAPTARIS, el nuevo visualizador tiene varias ventajas sobre el Acrobat Reader para PDFs. 1) Es mucho mas sencillo, 2) Se integra con todas las funcionalidades de seguridad de Alchemy, y 3) Es independiente de cualquier otro software externo. Desde luego que los usuarios pueden, si lo desean, seguir utilizando el Acrobat Reader, sin embargo este ya no es necesario para visualizar y recuperar ficheros PDF. Los listados e informes COLD pueden ahora visualizarse con un pre-impreso tipo Greenbar, para listados. Los usuarios pueden ahora enviar documentos por desde dentro del visualizador, usando una aplicación de compatible MAPI. También se pueden personalizar las vistas, a través de más de 30 opciones diferentes de visualización, e incluso se pueden ver los documentos a pantalla completa. Soporte mejorado para Ficheros de AutoCAD y MicroStation Alchemy 8.0 suporta el conocido formato Bentley Systems MicroStation CAD, además de incluir los nuevos formatos de AutoCAD 2004 y Estos dos tipos de documentos representan juntos, mas del 90 % de los documentos electrónicos presentes en los sectores de arquitectura, ingeniería y construcción TIF, COLD y Texto Conversión a PDF Si bien los ficheros de texto son legibles al ojo humano y son soportados por muchas aplicaciones, realmente no tienen un formato consistente, ni funcionalidad multipagina, o soporte para imágenes u objetos multimedia. Alchemy 8.0 proporciona la funcionalidad de descargar o enviar por ficheros TIFF, texto y documentos COLD, convertidos a PDF, el estándar de hecho para portabilidad e interoperabilidad documental.

9 Mejoras en la Gestión de los Repositorios La Gestión de los Repositorios incluye todas aquellas funcionalidades que permiten que un sistema de Gestión Documental, realice sus tareas de forma efectiva, segura y productiva. Es indudable que la gestión de los repositorios, ha llegado a ser considerado un factor de la máxima importancia para los responsables de Informática en las empresas, al incluir muchas de estas la gestión de contenidos dentro de sus planes estratégicos generales. Alchemy Server 8.0 incluye notables mejoras para la gestión de los repositorios, que lo diferencian sin lugar a dudas de otras soluciones del mercado, principalmente en cuestiones básicas como la simplicidad o la sencillez de uso. Estas funcionalidades están disponibles para los usuarios actuales de Alchemy Server con AMP en vigor, que serán actualizados a Alchemy Server 8.0, así como para aquellos nuevos clientes que adquieran su correspondiente licencia. Publicación del Repositorio Backup En caliente Administración Remota Repositorios Es importante proporcionar a los usuarios un acceso fácil y rápido a los documentos, en uno o más repositorios aunque algunas veces no sepan exactamente donde están ubicados esos repositorios. Alchemy Server 8.0 permite a sus usuarios clientes acceder a los repositorios publicados, sin tener que buscar la localización física de este en el propio sistema de archivo. Cuando un usuario quiere ver un repositorio, solo tiene que seleccionar la localización de Alchemy Server en la red. La aplicación cliente automáticamente solicitará la última lista de repositorios de Alchemy Server. Esto significa que cualquier repositorio publicado bajo el control del Server, estará disponible inmediatamente para los usuarios, siempre que tengan la preceptiva autorización. La información contenida en los documentos puede ser tan importante para las actividades de la empresa, como los datos que están almacenados en los sistemas transaccionales. Por ello, la funcionalidad de realizar un back-up de los datos, rápido sencillo y operativo, es crucial. Alchemy Server 8.0 permite a los administradores realizar backup no solo de los documentos y los metadatos de información, sino también de datos del sistema, tales como las configuraciones de seguridad. Los backups son ficheros auto contenidos, fácilmente almacenables en cualquier medio, para acceso rápido offline y /o portables. Alchemy Server 8.0 permite la administración remota del sistema, lo que permite una disponibilidad 24X7 y un acceso interrumpido a los documentos. Alchemy Server 8.0 permite agregar o eliminar repositorios en grupos, en lugar de uno cada vez, eliminando la necesidad de realizar múltiples pasos durante la ejecución de las rutinas de mantenimiento. Sistemas de Documentación Multimedia Albasanz, 14 1º MADRID (España) Teléfono: Fax: sdmultimedia@sdm.es