HOSPITAL SANTO TOMÁS

Transcripción

1 Manual de uditoría /Procedimientos de Trabajo Ciclo de Ingresos 84 HOSPITL SNTO TOMÁS PROCEDIMIENTO DE RECIBO DE CJ HST 01-RPT-001 Ciclo de Ingresos rea de Recaudaciones Sección de Tesorería Unidad: N/ Unidad Ejecutora: Departamento de Finanzas Política La Unidad de Caja es la encargada de asignar y divulgar los costos básicos de los servicios médicos, laboratorios, exámenes y medicamentos a los pacientes. Se emitirá un Recibo de Caja para cada uno de los servicios médicos, laboratorios, exámenes que se realizan en una misma unidad de servicios. Objetivos y Resultados Esperados Documentar el cobro de dineros recibidos en concepto de cancelación de los servicios por prestaciones de servicios médicos, laboratorios, medicamentos y otros. C/ ctividades Responsable 1. Presentar los documentos relativos al servicio o producto recibidos o que requiere. Está realizando acuerdo de pago, abonos o cancelaciones, pago al contado de servicios prestados, pago de medicamentos y exámenes, atención a pacientes en consulta externa o servicios de urgencias, cobro de multas a proveedores, cobro de material de reciclamiento, u otros ingresos? Esta realizando: tención a pacientes en consulta externa o servicios de urgencias. Continuar con actividad Nº 2. cuerdo de pago. Continuar con actividad Nº 6. Paciente bonos o cancelaciones. Continuar con actividad Nº11. Pago al contado de servicios prestados. Continuar con actividad Nº 14. Pago de medicamentos, laboratorios y/o exámenes.. Continuar con actividad Nº 17. Cobros de multas a proveedores. Continuar con actividad Nº 21. Cobro de material de reciclamiento. Continuar con actividad Nº24.

2 Manual de uditoría /Procedimientos de Trabajo Ciclo de Ingresos 85 Procedimiento de Recibo de Caja/Continuación... HST 01-RPT-001 C/ ctividades Responsable 2. Solicitar nombre y cédula al paciente junto con Tarjeta de Cita (en caso de consulta externa). Informar el monto de la consulta establecido para el servicio que se requiere. 3. Entregar efectivo al (a la) cajero(a). Paciente C1 C2 4. Verificar el importe recibido y confeccionar Recibo de Caja. Entregar original y copia rosada al paciente. Retener copia amarilla para el consecutivo del documento. 5. Recibir Recibo de Caja original y copia rosada. Continuar con Procedimiento de tención a Pacientes mbulatorios (HST 01-P-001) o Procedimiento de tención a Pacientes de los Servicios de Urgencias (HST 01-P-002). 6. Informar el número del formulario de cuerdo de Pago al (a la) para que identifique la cantidad del primer abono de acuerdo de pago pactado. Entregar dinero al (a la). 7. Identificar Formulario de cuerdo de Pago y recibir dinero del paciente, familiar o trabajador manual. Confeccionar Recibo de Caja detallando los códigos e importes que se abonaran a cada servicio detallado en la columna de abono inicial. Colocar sello de PGDO y anotar número de Recibo de Caja en original, copia rosada y copia verde Formulario de cuerdo de Pago. notar número de Formulario de cuerdo de Pago en el original y copia rosada del Recibo de Caja. 8. Entregar original y copia rosada del Recibo de Caja y copia rosada del formulario de cuerdo de Pago al paciente, familiar o Trabajador Manual(1). djuntar copia verde del Formulario de cuerdo de Pago a copia amarilla del Recibo de Caja. 9. Retener copia verde del Formulario de cuerdo de Pago y enviar al final del turno a la Sección de Evaluación Socioeconómica. 10. Recibir original y copia rosada del Recibo de Caja y copia rosada del formulario de cuerdo de Pago. Está tramitando salida del hospital? Sí. Regresar a la Sección de Evaluación Socioeconómica para que coloque sello de UTORIZCIÓN DE SLID en el dorso del original y copia rosada del Recibo de Caja. Continuar con procedimiento de Salida de Pacientes Hospitalizados (HST 01-C-005). No. Continuar con procedimiento de tención a Pacientes mbulatorios (HST 01-P-001). Paciente Paciente, Familiar o Trabajador Manual Paciente, Familiar o Trabajador Manual

3 Manual de uditoría /Procedimientos de Trabajo Ciclo de Ingresos 86 HST 01-RPT- Procedimiento de Recibo de Caja/Continuación C/ ctividades Responsable 11. Recibir del paciente el Formulario de Pago a Cuenta original y copia rosada junto con el efectivo correspondiente al abono o la cancelación. Confeccionar el Recibo de Caja y establecer que es un abono o cancelación de servicio. Sellar de PGDO, en el original y copia rosada del Recibo de Caja y en original y copia del Formulario de Pago a Cuenta. 12. notar número de Recibo de Caja en Formulario de Pago a Cuenta y en el Recibo de Caja el número del Formulario de Pago a Cuenta.. djuntar copia rosada del Formulario de Pago a Cuenta en la copia amarilla del secuencial del Recibo de Caja. Retener original del Formulario de Pago a Cuenta para remitir al final del día a la Sección de Evaluación Socio Económica. 13. Entregar original y copia rosada del Recibo de Caja al paciente. 14. Entregar Hojas de Servicios Prestados y entregar dinero al (a la) 15. Recibir Hojas de Servicios Prestados y solicitar al paciente el monto total establecido en el documento. Confeccionar el Recibo de Caja y establecer que es una cancelación de servicio. Sellar de PGDO, en el original y copias del Recibo de Caja y en original de la Hoja de Servicios Prestados. 16.Recibir original y copia rosada del Recibo de Caja y original de la Hoja de Servicios Prestados. Continuar con procedimiento de Salida de Pacientes Hospitalizados (HST 01-C-005) o Procedimiento de Ingresos por Necromio (HST 01-O-002). Paciente, Familiar o Trabajador Manual Paciente C3 17. djuntar copia rosada de la Hoja de Servicios Prestado a la copia amarilla del Recibo de Caja. C4 18. Presentar Receta Médica al (a la) para conocer los costos de los medicamentos, laboratorios y/o exámenes. 19. Verificar la Lista Oficial de Precios. notar en la Receta Médica e informar el costo del medicamento o examen. 20. El paciente manifiesta incapacidad de pago? Sí. Informar al paciente que debe pasar a la Sección de Evaluación Socioeconómica. Continuar con Procedimiento de Evaluación Socioeconómica (HST 01-C-001). No. Recibir el dinero de los exámenes, laboratorios y/ö medicamentos al paciente. Paciente

4 Manual de uditoría /Procedimientos de Trabajo Ciclo de Ingresos 87 HST 01-RPT- Procedimiento de Recibo de Caja/Continuación C/ ctividades Responsable 21. Confeccionar el Recibo de Caja. Sellar como PGDO, en el original y copias del Recibo de Caja. Retener la copia amarilla del Recibo de Caja para el consecutivo. Entregar original y copia rosa del Recibo de Caja al paciente. 22. Presentar hoja de Liquidación de Sanción Pecuniaria (Multa) para su pago en la Unidad de Caja. Proveedor C5 C6 23. Recibir hoja de Liquidación de Sanción Pecuniaria (Multa) y dinero de manos del proveedor. 24. Confeccionar el Recibo de Caja. Sellar como PGDO Liquidación de Sanción Pecuniaria y original y copias del Recibo de Caja. Retener la copia amarilla del Recibo de Caja para el consecutivo y adjuntar Entregar original y copia rosa del Recibo de Caja al proveedor. 25. Recibir documento que respalda el monto a cobrar en concepto de venta de material de reciclamiento y dinero de manos del comprador. Verificar que está firmado por el (la) Jefe(a) de la Unidad Operativa o dministrativa de origen. 26.Confeccionar el Recibo de Caja. Sellar como PGDO Liquidación de Sanción Pecuniaria y original y copias del Recibo de Caja. Retener la copia amarilla del Recibo de Caja para el consecutivo y adjuntar Entregar original y copia rosa del Recibo de Caja a los proveedores Continuar con procedimiento de rqueo Diario de Caja (HST 01-RPT-02), al final del turno. 27.Recibir Recibo de Caja original y copia rosada. Continuar con procedimiento de Venta de Material de Reciclamiento(HST ). Comprador Controles Internos del Procedimiento de Trabajo Código Tipo de Control Objetivo C1 Bajo, Previo Confirmar la Unidad de Servicio a la que acudirá el paciente para cobrar correctamente el costo de consulta asignado para la misma. Procedimiento de Recibo de Caja/ Continuación... HST 01-RPT- 001

5 Manual de uditoría /Procedimientos de Trabajo Ciclo de Ingresos 88 Controles Internos del Procedimiento de Trabajo Código Tipo de Control Objetivo C2 Identificar los importes de abonos acordados por la Sección de Evaluación económica del paciente y crear la referencia cruzada entre los Recibos de Caja y los Formularios de cuerdo de Pago para confirmar la validez del arreglo de pago a través del pago del bono a Cuenta inicial. C3 C4 C5 C6 Garantizar la integridad y exactitud del cobro de los servicios prestados a los pacientes hospitalizados. Notificar y cobrar al paciente sobre el costo básico establecido para los exámenes, laboratorios o medicamentos. Cobrar el importe adeudado por el proveedor en concepto de multa tardía por entrega de mercancía. Cobrar el importe certificado por el (la) Jefe(a) de la Unidad Operativa u dministrativa donde se realiza la venta de material de reciclamiento. probado por: Fecha de Vigencia

6 Manual de uditoría /Procedimientos de Trabajo Ciclo de Ingresos 89 HOSPITL SNTO TOMÁS PROCEDIMIENTO DE RQUEO DIRIO DE CJ Ciclo de Ingresos HST 01-RPT-002 rea de Recaudaciones Sección de Tesorería Unidad: N/ Unidad Ejecutora: Departamento de Finanzas Políticas l final de cada turno, el (la) debe efectuar el arqueo del dinero recaudado. El (la) debe estar presente al momento del arqueo de las cajas de recaudación en los turnos que finalizan a las 7 a.m. y 3 p.m. En el caso del turno que finaliza a las 11 p.m. debe estar presente el (la) dministrador(a) en turno. Los faltantes de dinero son cobrados al(a la) cajero(a) responsable. Objetivos y Resultados Esperados Normalizar las actividades vinculadas con el rqueo de las Cajas de Recaudación Diarias al final de cada turno y con los informes de recaudaciones por servicios médicos y administrativos.. C/ ctividades Responsable P Este procedimiento es posterior al Procedimiento de Recibo de Caja. 1. grupar, al final de su turno, la copia amarilla de los Recibos de Caja utilizados. Contar el dinero recaudado (en efectivo y cheques) y sumar los montos indicados en los recibos. Verificar que la suma coincida con el conteo del dinero. Procedimiento de rqueo Diario de Caja/Continuación HST 01-RPT-002

7 Manual de uditoría /Procedimientos de Trabajo Ciclo de Ingresos 90 C/ ctividades Responsable C1 C2 2. Observar el conteo del dinero y verificar que el total coincida con la suma de los Recibos de Caja. Cotejar la suma que se muestra en la cinta de la máquina sumadora con los Recibos de Caja (documento físico) y verifica que concilie con el total de la cinta de la máquina registradora. Hay diferencias? Sí. Contar el dinero recaudado y sumar las cantidades indicadas en los Recibos de Caja nuevamente. No. Continuar con ctividad #4. 3. Preparar el Informe de Caja, detallar la cantidad de recibos utilizados, recibos anulados, explicar la anulación de los recibos de caja, detallar el efectivo o cheques recaudados y detallar las pertenencias de pacientes. notar el turno del arqueo, establecer hora y fecha del arqueo y firmar de responsable. 4. Firmar el Informe de Caja como prueba de supervisión. sistente del (de la) Director(a) dministrativo(a) / sistente del (de la) Director(a) dministrativo(a) C3 5. Guardar el dinero recaudado en la bolsa de seguridad asignada. 6. El dinero recaudado es del centro de recaudación del Servicio de Urgencia o Maternidad, Consulta Externa o Caja General? Es de Urgencias o Maternidad. Guardar las bolsas en la caja fuerte ubicada en el centro de recaudación del Cuarto de Urgencias. Es de Consulta Externa o Caja General. Llevar directamente la bolsa a la Sección de Tesorería. C4 7. l día siguiente, solicitar al Guardia de Seguridad y al chofer del Hospital que la acompañe a efectuar el retiro de las recaudaciones efectuadas hasta el turno que se inicia a las 6:30 a.m. en para los centros de recaudación del Cuarto de Urgencia y de Maternidad. Recibir las recaudaciones de las cajas de Consulta Externa y la Caja General. Procedimiento de rqueo Diario de Caja/Continuación HST 01-RPT-002

8 Manual de uditoría /Procedimientos de Trabajo Ciclo de Ingresos 91 C/ ctividades Responsable C5 C6 C7 8. Regresar a su oficina, abrir las bolsas que contiene el dinero recaudado, verificar secuencia numérica de los recibos y sumar los mismos por grupo de libretas. Contar el efectivo y los cheques. Verificar que concilien con el Informe de Caja de cada turno con la Z de la caja registradora. Cotejar los datos de la Z de la caja registradora con cada uno de los Recibos de Caja. Sumar las hojas de Informe de Caja y verificar que concilien con los cobros efectuados. Establecer faltantes y/o sobrantes Preparar una boleta de depósito por el monto global de los cobros y otra para los sobrantes, si los hubiera. 9. Solicitar a la Sección de Transporte un vehículo parar ir hasta el Banco Nacional para efectuar el depósito. Solicitar la asistencia del Guardia de Seguridad del Hospital para que acompañe al (a la) encargado(a) de efectuar el depósito. 10. Consignar en el Banco Nacional de Panamá el dinero de las recaudaciones diarias del Fondo de dministración. 11. Regresar a la oficina con la copia de la boleta de depósito sellada por el banco. rchivar la boleta de depósito en el expediente de depósitos y enviar dos copias al Subjefe de la Sección de Tesorería. 12. Ordenar los Recibos de Caja por centro de recaudación y colocar el sello que indique la ubicación del centro de recaudación a que pertenece. Enviar los recibos ordenados a los (las) captadores(as) de datos de la Sección de Tesorería. 13. Recibir los Recibos de Caja del día anterior y verificar por cada centro de recaudación que la secuencia numérica del primer Recibo de Caja corresponde a la siguiente del último recibo emitido el día anterior. 14. Capturar en el sistema de cómputo cada uno de los recibos identificando si es un servicio al contado o un abono o cancelación. Imprimir la Relación de Ingresos, el desglose resumido por centro de recaudación, el desglose de ingresos detallado por centro de recaudación y el listado de transacciones de los recibos captados. Firmar de preparado y remitir siete (7) copias de los mencionados documentos junto con sus respectivos recibos al (a la) Captadores(as) de datos. Captador(a) de datos Captador(a) de datos Procedimiento de rqueo Diario de Caja/Continuación HST 01-RPT- 002

9 Manual de uditoría /Procedimientos de Trabajo Ciclo de Ingresos 92 C/ ctividades Responsable C8 C9 C Recibir Relación de Ingresos, desglose resumido por centro de recaudación y listado de transacciones de los recibos captados. Cotejar que todos los recibos fueron registrados por las cifras exactas. Remitir. los documentos al (a la). 16. Recibir la Relación de Ingresos, el desglose de resumido por centro de recaudación, el desglose detallado por centro de recaudación y el listado de transacciones de los recibos captados junto con sus respectivos recibos. notar en la parte inferior de la hoja de Relación de Ingresos un detalle del número de recibos utilizados por caja (número inicial utilizado y número final utilizado) y el monto total recaudado. Revisar que todos los cobros hayan sido incluidos en dichos informes y firmar de verificado. Enviar todos los documentos al Jefe(a) de Tesorería para su revisión final. 17. Recibir la Relación de Ingresos acompañada de los documentos adjuntos y verificar que la cifra indicada en la boleta de depósitos concilie con el total de recibos y el monto de la Relación de Ingresos. Revisar y firmar de aprobado. Enviar una copia de la Relación de Ingresos, Desglose de Ingresos por Servicios Diarios y el Desglose de Servicios y Caja Diario al, una copia de los citados documentos junto con una copia de la boleta de depósitos a la Sección de Contabilidad y a la Sección de Control Fiscal, a la Dirección dministrativa y a la Dirección Médica. rchivar una copia de los citados documentos junto con el grupo de recibos a que corresponde y lo mantiene en la Sección de Tesorería. 18. Recibir la copia firmada de la Relación de Ingresos por el Jefe(a) de la Sección de Tesorería. brir un expediente diario donde archiva los citados documentos y las hojas de Informe de Caja. Enviar a la Sección de Contabilidad la boleta de depósito sellada por el banco. Jefe(a) de Captadores(as) de Datos Jefe(a) de la Sección de Tesorería P 19. Continuar con Procedimiento de Registro de Recibos de Caja. Sección de Tesorería Procedimiento de rqueo Diario de Caja Controles Internos del Procedimiento de Trabajo HST 01-RPT-002

10 Manual de uditoría /Procedimientos de Trabajo Ciclo de Ingresos 93 Código Tipo de Control Objetivo C1 C2 C3 C4 C5 C6 C7 C8 C9 lto, lto, Corrobar que el (la) realiza el arqueo de la caja al final de su turno y que no existe diferencia entre el conteo del dinero y el monto de la suma de los Recibos de Caja. Documentar que se efectuó la supervisión del arqueo de las recaudaciones en cada turno. Depositar las recaudaciones en un lugar seguro, hasta que se realice su consignación en una cuenta bancaria. Salvaguardar la integridad del dinero recaudado. Verificar la integridad de las recaudaciones. Salvaguardar la integridad del dinero por depositar. Registrar las recaudaciones recibidas y corrobar la integridad de los recibos. Verificar la exactitud de los registros de ingresos al contado, abonos a cuenta y cancelaciones. Verificar la exactitud de los registros de ingresos al contado, abonos a cuenta y cancelaciones. C10 lto, Posterior Concilia la exactitud entre el dinero recibido de los centros de recaudación y la boleta de depósito. probado por: Fecha de Vigencia

11 Manual de uditoría /Procedimientos de Trabajo Ciclo de Ingresos 94 HOSPITL SNTO TOMÁS PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE RECIBOS DE CJ Ciclo de Ingresos Unidad Ejecutora: Sección de Tesorería HST 01-RPT-003 rea de Recaudaciones Departamento de Finanzas Unidad: N/ Política Se confeccionan tres (3) copias de la boleta de depósitos. Una copia la archiva el en el expediente de depósitos que respalda las consignaciones bancarias; otra copia se archiva junto con los Recibos de Caja en la Sección de Tesorería y la tercera copia se envía a la Sección de Contabilidad para el registro contable de la boleta de depósito. Objetivos y Resultados Esperados Registrar los ingresos al contado, otros ingresos, abonos y cancelaciones pagados por los pacientes mensualmente en el Sistema de Tesorería y en el Sistema de Contabilidad. C/ ctividades Responsable P C1 1. Este procedimiento es posterior al procedimiento de rqueo Diario de Caja (HST 01-RPT-002) 2. Recibir la copia de la boleta de depósito diario junto con el Formulario de Depósitos Diarios donde se detalla la fecha, el concepto (centro de recaudación), monto, fondo al cuál pertenece (administración, trabajo, rotativo o depósito especial). Firmar cuaderno control de correspondencia de la Sección de Tesorería. Entregar el documento al auxiliar encargado del manejo del Fondo de dministración. 3. Recibir de la Recepcionista de la Sección de Contabilidad el Formulario de Depósitos Diarios y la copia de la boleta de depósito. Verificar que la papeleta tenga el sello del banco. Registrar en el Libro de Banco del Fondo de dministración los datos del depósito (fecha y detalle). Preparar Comprobante de Diario manual, detallando los importes recibidos al contado de y los importe recibidos en concepto de abonos y cancelaciones. Firmar y entregar al Jefe(a) de la Sección de Contabilidad. Caja Recepcionista de la Sección de Contabilidad uxiliar de Contabilidad Procedimiento de Registro de Recibos de Caja/ Continuación HST 01-RPT-003

12 Manual de uditoría /Procedimientos de Trabajo Ciclo de Ingresos 95 C/ ctividades Responsable 4. Recibir el Comprobante de Diario manual y verificar el mismo junto con todos los Comprobantes de Diario del Jefe(a) de la Sección de día. Entregar los comprobantes revisados al uxiliar de Contabilidad Contabilidad correspondiente. 5. Recibir el Comprobante de Diario manual revisado y C2 registrar la transacción en el Libro uxiliar de Banco y en el Mayor General. Registrar en el sistema de cómputo la información del Comprobante de Diario Manual. Sellar uxiliar de Contabilidad C3 como PROCESDO. 6. Imprimir el Reporte Consolidado del día de los registros de depósitos del día y verificar que esté de acuerdo con los datos del Comprobante de Diario manual. rchivar el comprobante impreso con los documentos sustentadores en el archivo de registros del Fondo de dministración. 7. Confeccionar un Desglose de Ingresos Mensuales por Servicios y por centros de recaudación. Enviar a la Dirección dministrativa. 8. Recibir el Desglose de Ingresos Mensuales por Servicios y por Áreas y firmar en el control de documentos enviados de la Sección de Contabilidad. Entregar el documento al Director dministrativo. Jefe(a) de la Sección de Contabilidad Jefe(a) de la Sección de Contabilidad Recepcionista de la Dirección dministrativa. 9. Recibir la información de las recaudaciones del período. Director dministrativo Controles Internos del Procedimiento de Trabajo Código C1 C2 C3 Tipo de Control Posterior Objetivo Confirmar la consignación de los depósitos en las cuentas bancarias a través de la verificación de la validación de caja y el Sello original del banco en la copia de la boleta de depósito. Confirmar el registro o captura de los ingresos en el Sistema de Contabilidad. Corroborar Reporte Consolidado concilian con el comprobante de diario manual elaborado por el uxiliar de Contabilidad. probado por Fecha de Vigencia

13 Manual de uditoría /Procedimientos de Trabajo Ciclo de Ingresos 96 HOSPITL SNTO TOMÁS PROCEDIMIENTO DE ENTREG DE RECIBOS DE CJ HST 01-RPT-004 Ciclo de Ingresos rea de Recaudaciones Sección de Tesorería Unidad: N/ Unidad Ejecutora: Departamento de Finanzas Políticas En cada Centro de Recaudación debe haber un mínimo de cinco (5) libretas de Recibos de Caja disponibles. Objetivos y Resultados Esperados Coordinar y normalizar la entrega de libretas de Recibos de Caja a los (las). C/ ctividades Responsable C1 1. Verificar que exista una cantidad razonable de libretas, entre seis(6) ó siete(7) libretas por caja (en el caso de la caja del Cuarto de Urgencia debe ser entre nueve(9) a diez(10) libretas) por usar disponibles en cada caja. 2. Ver Procedimiento de Requisición de Materiales al lmacén General. 3. notar en el Control de Libretas Entregadas la fecha de entrega de las libretas, número secuencial asignado a cada libreta, número inicial y final de la secuencia numérica de los recibos de cada libreta. 4. Entregar las libretas de recibos a las cajeras. 5. Recibir las libretas de recibos y firmar en el Control de Libretas Entregadas del. Procedimiento de Entrega de Recibos de Caja HST 01-RPT-004

14 Manual de uditoría /Procedimientos de Trabajo Ciclo de Ingresos 97 Controles Internos del Procedimiento de Trabajo Código Tipo de Control Objetivo C1 Bajo, Documentar que se hizo entrega de las libretas a los (la) funcionarios(as) autorizados. Identificar las libretas en uso para corroborar la integridad de las mismas en el arqueo de cajas. probado por: Fecha de Vigencia:

15 Manual de uditoría /Procedimientos de Trabajo Ciclo de Ingresos 98 HOSPITL SNTO TOMÁS PROCEDIMIENTO DE SUBVENCIONES, DONCIONES Y OTRS RECUDCIONES Ciclo de Ingresos HST 01-RPT-005 rea de Recaudaciones Departamento de Finanzas Unidad: N/ Unidad Ejecutora: Sección de Tesorería Políticas Las subvenciones del Estado se tramitan a través del Presupuesto General de la Nación o Créditos Extraordinarios. Los ingresos por donaciones son consignados al Fondo de Depósitos Especiales. Los ingresos por servicios prestados al Hospital del Niño, a la Caja de Seguro Social u otra Institución corresponden al Fondo de dministración. Objetivos y Resultados Esperados Consignar los dineros recibidos en concepto de subvenciones, donaciones y otras recaudaciones provenientes del Estado, Hospital del Niño, Caja de Seguro Social u otra Institución, en el fondo al cual corresponda. C/ ctividades Responsable 1. Recibir una llamada telefónica por la cual se confirma que el cheque de subvención, donación o el pago por el servicio prestado está listo. Es un cheque de subvención o donación o es cobro por el servicio prestado a una institución? Es un cheque de subvención o donación. Continuar con ctividad # 2. Es un cobro por el servicio prestado a una institución. Continuar con Procedimiento de bonos y Cancelaciones. 2. Informar al Director dministrativo sobre la recepción del cheque de subvención y su monto. Jefe(a) de la Sección de Tesorería Jefe(a) de la Sección de Tesorería Procedimiento de Subvenciones, Donaciones y Otras Recaudaciones/Continuación... HST 01-RPT-005

16 Manual de uditoría /Procedimientos de Trabajo Ciclo de Ingresos 99 C/ ctividades 3. Solicitar al Mensajero que pase a retirar el cheque de subvención o donación en la entidad correspondiente. Responsable Jefe(a) de la Sección de Tesorería 4. Retirar el cheque de subvención o donación y entregarlo al Jefe(a) de la Sección de Tesorería. Mensajero 5. Recibir el cheque. Es un cheque de subvención o de donación? Es un cheque de subvención. Sacar una copia del cheque y archivarla en el expediente de subvenciones recibidas. Entregar original al (a la). Es un cheque de donación. Sacar cuatro copias del mismo. rchivar una copia en el Expediente de Donaciones Recibidas de la Lotería Nacional de Beneficencia y entregar el original al (a la) Cajeras. Preparar memorando de entrega y enviar copia de los cheques al Director dministrativo, Director Médico General y a la Sección de Contabilidad para que tengan conocimiento de la donación recibida. Jefe(a) de la Sección de Tesorería 6. Recibir el cheque de subvención o donación y preparar la boleta de depósito en el banco. 7. Depositar el cheque de subvención o donación al momento del depósito de las recaudaciones diarias. Entregar copia de la boleta de depósitos al encargado de cuenta de Depósitos Especiales de la Sección de Tesorería. C1 8. Recibir copia de la boleta y verificar el sello del banco y registrar el depósito en el Libro de Banco del Fondo de Depósitos Especiales. Preparar un Informe Diario de Recaudación y enviarlo a la Sección de Contabilidad. Encargado(a) del Fondo de Depósitos Especiales Procedimiento de Subvenciones, Donaciones y Otras Recaudaciones/Continuación... C/ ctividades HST 01-RPT-005 Responsable

17 Manual de uditoría /Procedimientos de Trabajo Ciclo de Ingresos 100 C2 9. Recibir la copia original de la boleta de depósito diario junto con el Informe Diario de Recaudación donde se detalla la fecha, concepto (centro de recaudación de donde proviene), monto, fondo al cual pertenece (administración, trabajo, rotativo o depósitos especiales), firma de preparado y revisado. Firmar en la hoja de documentos entregados que se maneja en la Sección de Tesorería y entregar el documento al auxiliar encargado del manejo del Fondo Trabajo (subvenciones) y de Depósitos Especiales (donaciones). 10. Recibir de la Recepcionista de la Sección de Contabilidad el Informe Diario de Recaudación del Fondo de Depósitos Especiales o del Fondo de Trabajo y la copia de la boleta de depósito. Verificar que la boleta tenga el sello del banco. Registrar en el Libro de Banco del Fondo de Trabajo los datos del depósito (fecha y detalle) y preparar un Comprobante de Diario manual, firmarlo y entregarlo al Jefe(a) de la Sección de Contabilidad. Recepcionista de la Sección de Contabilidad. uxiliar de Contabilidad C3 11. Recibir el Comprobante de Diario manual y verificar el mismo junto con todos los Comprobantes de Diario del día. Entregar los comprobantes revisados al uxiliar de Contabilidad correspondiente. 12. Recibir el Comprobante de Diario manual revisado y registrar manualmente la transacción en el auxiliar y en el Mayor General. Registrar en el sistema de cómputo la información del Comprobante de Diario manual. Jefe(a) de la Sección de Contabilidad uxiliar de Contabilidad 13. Imprimir el Reporte Consolidado del día de los registros de depósitos y verificar que esté de acuerdo con los datos del Comprobante de Diario Manual. rchivar el comprobante impreso con los documentos sustentadores en el archivo de registros del Fondo de Depósitos Especiales. Jefe(a) de la Sección de Contabilidad 14. l final de cada mes preparar un Informe de Ingresos Mensual y enviarlo al (a la) Director(a) dministrativo(a), Director(a) Médico(a) y al Ministerio de Salud. Jefe(a) de la Sección de Contabilidad Procedimiento de Donaciones y Otras Recaudaciones HST 01-RPT-005 Controles Internos del Procedimiento de Trabajo Código Tipo de Control Objetivo

18 Manual de uditoría /Procedimientos de Trabajo Ciclo de Ingresos 101 C1 C2 C3 Verificar que la copia original de la boleta de depósito muestre el sello del banco. Registrar el ingreso por subvenciones y donaciones recibidas. Verificar que el registro de las subvenciones y donaciones recibidas es el adecuado. probado por: Fecha de Vigencia: