MANUAL DE GESTION DOCUMENTAL

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1 Código: PE-GD-M-002 Versión: 1 1/sep/2016 Pagina: 1 de 20 MANUAL DE GESTION DOCUMENTAL INTRANET Gestion Documental Gestión Documental Control Interno Comité de Archivo ELABORÓ REVISÓ APROBO UBICACION DEL DOCUMENTO

2 Código: PE-GD-M-002 Versión: 1 1/sep/2016 Pagina: 2 de 20 Tabla de contenido MANUAL DE GESTION DOCUMENTAL... 1 Tabla de contenido OBJETIVO: ALCANCE REFERENCIAS MARCO TEORICO NORMATIVIDAD DEFINICIONES Y ABREVIATURAS CONDICIONES GENERALES CONDICIONES ESPECÍFICAS RESPONSABILIDADES Del Comité Interno de Archivo: De La Entidad: De los Funcionarios de la Entidad: De los Funcionarios de Gestión Documental: FORMACION DE LOS ARCHIVOS ARCHIVO DE GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTÓRICO PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL PLANEACIÓN Las Tablas De Retención Documental: Programa de Gestión Documental PGD: PRODUCCIÓN GESTIÓN Y TRÁMITE ORGANIZACIÓN TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES... 17

3 Código: PE-GD-M-002 Versión: 1 1/sep/2016 Pagina: 3 de DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS PRESERVACIÓN DOCUMENTAL VALORACIÓN (Actualización De La Tabla De Retención Documental) DOCUMENTOS REFERENCIADOS... 20

4 Página: 4 de OBJETIVO: Definir una metodología que permita al interior de la CAMARA DE COMERCIO DE IBAGUE la administración y gestión de los documentos en todas las fases del ciclo vital del documento. 2. ALCANCE Este manual aplica a todas las dependencias de la CAMARA DE COMERCIO DE IBAGUE que ejecuten actividades relacionadas con la Gestión Documental, desde la producción o recepción de la documentación hasta la disposición final de la misma. 3. REFERENCIAS Constitución Política de Colombia. Ley 527 del Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. Ley 594 del 2000 (Ley General De Archivos). Por la cual se establecen las reglas y principios generales que regulan la función archivista del Estado. Acuerdo 060 de 30 De octubre De Archivo General de la Nación. Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las Entidades Públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. Acuerdo 042 de octubre De Archivo General de la Nación. Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 del Ley 962 de por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos. Decreto Ley 019 de Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. Acuerdo 004 de marzo de Archivo General de la Nación. Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental.

5 Página: 5 de 20 Acuerdo 005 de octubre de Archivo General de la Nación. Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones. Acuerdo 002 de marzo de Archivo General de la Nación. Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones. Decreto 1080 de Ministerio de Cultura (Que incorporó el Decreto 2609 de Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las entidades del Estado. Resolución 515 de 9 de septiembre del año En cumplimiento de los preceptos que regulan la función archivística, la Cámara de Comercio de Ibagué, crea el Comité Interno de Archivo. 4. MARCO TEORICO La Constitución Política de Colombia regula la gestión archivística entre otros en los Artículos 2, 8, 15, 20, 23, 27, 70, 71, 74, 95, 112, los cuales garantizan los derechos ciudadanos como son, el derecho a la intimidad (Artículo 15) el derecho a la información (Artículo 20), el de petición (Artículo 23), de acceso a los documentos públicos (Artículo 74), entre otros, los cuales requieren para la garantía de su ejercicio la obligatoria preservación y conservación de los archivos de la Administración Pública. La ley 57 de 1985 ordena la publicidad y el acceso a los actos y documentos oficiales, como también la obligación de inventariar el patrimonio documental de la Nación, el decreto 2274 del 2 de noviembre de 1988 reglamentario del régimen político y municipal. Con la Ley 80 de 1989 se crea el Archivo General de la Nación, como ente rector de la política archivística a nivel nacional, que debe velar por la organización, conservación y difusión del patrimonio documental del país. La ley 527 de 1999, por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. La Ley 594 de 2000, Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos, establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, relaciona las responsabilidades que tienen los servidores públicos y las implicaciones jurídicas, disciplinarias, civiles y hasta penales, por la conservación o no de los documentos, es decir para sustentar con estos las actuaciones de los servidores públicos. el Acuerdo 016 de 2002 Por el cual se adopta la política archivística y se dictan otras

6 Página: 6 de 20 disposiciones para el manejo de los archivos públicos de las cámaras de comercio, la Cámara de Comercio de Ibagué debe establecer las pautas generales para el manejo, consulta, preservación y custodia de los documentos físicos y electrónicos que posee, así como administrar los documentos recibidos y generados por la Entidad, de tal manera que se contribuya a mejorar la gestión del manejo de los archivos públicos y privados y se preserve la memoria institucional, brindando un adecuado servicio de información a los usuarios internos y externos permitiendo la consulta eficiente de la documentación. El presente MANUAL DE GESTION DOCUMENTAL se constituye en el instrumento de trabajo que orienta la función archivística con base en los principios de procedencia y orden original, buscando esencialmente la modernización y homogenización metodológica de la función archivística y propiciando la cooperación e integración de los archivos. Así mismo, promover la sensibilidad de la importancia de los archivos activos, como centros de información esenciales para la misma, y de los históricos, como partes fundamentales de la memoria colectiva. Por lo tanto, este documento, producto de la recomendación efectuada por el Archivo General de la Nación, constituye un marco normativo y procedimental cuya finalidad es el establecimiento de pautas que permitan racionalizar y normalizar la generación, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final, de los documentos de la Cámara de Comercio de Ibagué. 5. NORMATIVIDAD CODIGO DE COMERCIO Art. 86. _ Funciones de las Cámaras de Comercio. Las cámaras de comercio ejercerán las siguientes funciones: "Llevar el registro mercantil y certificar sobre los actos, libros y documentos en él inscritos" (C. Co., art. 86, núm. 3º); (2) "llevar el registro de proponentes y expedir las certificaciones a que haya lugar" (L. 80/93, art. 22) y (3) llevar el registro de entidades sin ánimo de lucro y expedir los respectivos certificados (D. 2150/95, arts. 42, 43. Decreto Ley 19 de 2012: Por medio del cual se incorpora e integra el Registro Nacional de Turismo en el Registro Único Empresarial y Social, trasladando a las Cámaras de Comercio la obligación de llevar el mencionado Registro a partir del 1 de marzo de Ley 1727 de 2012: Por medio de la cual se establece un marco general para la libranza o descuento directo y se delega a las Cámaras de Comercio de Colombia la administración del Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza o Descuento Directo.

7 Página: 7 de 20 En el Acuerdo 016 de 2002 se establece: Art. 3 Las cámaras de comercio deben llevar el archivo de los registros públicos atendiendo los principios generales de archivo y abrirán un expediente a cada uno de los matriculados, inscritos o registrados, que serán organizados en orden cronológico y sucesivo, cumplimiento que se efectúa mediante el proceso de digitalización del archivo de registros públicos. El Art 4: Cámaras de Comercio velaran por la Custodia, Seguridad y Consulta de los Registros Públicos. El Art 5: Los documentos de los archivos de los registros públicos de las cámaras de comercio pueden eliminarse en cualquier tiempo, siempre y cuando hayan sido reproducidos por cualquier medio técnico adecuado que garantice permanentemente su reproducción exacta. 6. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS AGN: Archivo General de la Nación. Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Archivo Central: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados. Archivo Histórico: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente. CCD: Cuadro de clasificación documental. Ciclo Vital del Documento: etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente. Ciclo vital del documento electrónico: El ciclo vital del expediente electrónico está formado por las distintas fases por las que atraviesa un expediente desde su creación hasta su disposición final.

8 Página: 8 de 20 Clasificación Documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura de la entidad productora. Comité Interno de Archivo: Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos. Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones. Comunicaciones externas: Es aquella que se dirige a personas o entidades diferentes a las dependencias de la Entidad. Comunicaciones internas: Es aquella que se utiliza para comunicaciones entre diferentes dependencias de la Entidad. Comunicaciones oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. Conservación de archivos: Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de los documentos que alberga un archivo. Conservación total: Disposición final que se le da a un documento cuando se determina como reflejo de la memoria institucional de una Empresa. Digitalización: Es la conversión de una información analógica en una imagen digital legible por el computador. Disposición final: Hace referencia al resultado de la valoración con miras a su eliminación, selección por muestreo, digitalización o conservación total. Documentos de archivo: registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación. Documento electrónico de archivo: Registro de información generada, producida o recibida o comunicada por medios electrónicos, que permanece almacenada electrónica mente durante todo su ciclo de vida, producida, por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, o valor científico, histórico, técnico o cultural y que debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. Eliminación de documentos: Es la destrucción de los documentos que han perdido sus valores administrativos, jurídicos, legales, fiscales o contables y que no tienen valor histórico dentro de la Empresa. Expediente: conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.

9 Página: 9 de 20 Expediente híbrido: Expediente conformado simultáneamente por documentos análogos y electrónicos, que a pesar de estar separados forman una sola unidad documental por razones del trámite o actuación. Foliación: Numeración consecutiva que se asigna en la parte superior derecha de cada una de las hojas que componen un expediente. Función archivística: actividades relacionadas con la totalidad del que hacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. Gestión documental: conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Índice: Instrumento de consulta en el que se listan, alfabética o numéricamente, términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, acompañados de referencias para su localización. Índice Electrónico: El índice electrónico constituye un objeto digital donde se establecen e identifican los documentos electrónicos que componen el expediente, ordenados de manera cronológica y según la disposición de los documentos, así como otros datos con el fin de preservar la integridad y permitir la recuperación del mismo. Se ha determinado que el foliado de los expedientes electrónicos se llevará a cabo mediante un índice electrónico, firmado digital mente por la autoridad, órgano o entidad actuante, según proceda. Este índice garantizará la integridad del expediente electrónico y permitirá su recuperación cuando se requiera Inventario: Instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo documental siguiendo la organización de las series documentales. Metadatos: Datos acerca de los datos o la información que se conoce acerca de la imagen para proporcionar acceso a dicha imagen. Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación. PGD: Programa de Gestión Documental. PINAR: Plan institucional de archivo. Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otra. TRD: Tabla de retención documental.

10 Página: 10 de 20 TVD: Tabla de valoración documental. Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Transferencias documentales: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención documental aprobadas. Radicación de Comunicación Oficiales. Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley Unidad de conservación: Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad documental. Ej.: Caja, carpeta, expediente, entre otros. Unidad documental: Es la pieza mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada como documento. La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un sólo documento o compleja cuando lo constituyen varios, formando un expediente. Valoración documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital. VUC: Ventanilla única de correspondencia. 7. CONDICIONES GENERALES Las actividades y metodología mencionadas en este manual permiten facilitar información para administrar, controlar, identificar y poner a disposición los documentos que se generen dentro de la entidad, con el propósito de dar cumplimiento a La Ley 594 del 2000, que dispone que los documentos de archivo generados en los Archivos de Gestión de las instituciones, son potencialmente parte integral del Archivo Central, lo que genera la obligación de los funcionarios responsables de su manejo, de entregar los documentos debidamente inventariados. 8. CONDICIONES ESPECÍFICAS 8.1. RESPONSABILIDADES Del Comité Interno de Archivo:

11 Página: 11 de 20 El Comité es un grupo asesor de alta dirección responsable de definir las políticas, normas, directrices y programas a diseñar en relación al proceso de Gestión documental de la entidad, adicionalmente es responsable de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos y del manejo de los documentos que lo conforman. El comité Interno de archivo de la Cámara de Comercio de Ibagué, se encuentra establecido mediante Resolución 515 del 9 de septiembre del año De La Entidad: Es responsabilidad de la Cámara de Comercio de Ibagué, organizar, presentar y controlar sus archivos en atención a los principios de procedencia y orden original, siendo responsables de la gestión documental y administración de los mismos De los Funcionarios de la Entidad: Todos los funcionarios y contratistas de la Cámara de Comercio de Ibagué son responsables de la organización, cuidado y custodia de los documentos que generen y reciban en desarrollo de las actividades propias de su cargo o contrato, aplicando las normas, pautas y procedimientos adoptados por el Comité Interno de Archivo De los Funcionarios de Gestión Documental: Los funcionarios o Contratistas que laboran en el Archivo central deben trabajar sujetos a los más rigurosos principios de la ética profesional, a las leyes y disposiciones que regulan la gestión documental y a las funciones establecidas en el manual de misiones. 9. FORMACION DE LOS ARCHIVOS Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se forman a través de las siguientes fases:

12 Página: 12 de 20 Gáfica 1. Formación de los archivos 9.1. ARCHIVO DE GESTIÓN Es la etapa en la que los documentos son utilizados para trámite y solución de los asuntos diarios de la entidad, periodo en el cual la documentación se conservará en los archivos de cada área, durante el período que se determine en las tablas de retención documental, pasado este tiempo, la documentación deberá ser transferida al Archivo Central mediante transferencia ordinaria o extraordinaria. Estas transferencias ordinarias y extraordinarias deberán documentarse cumplidamente mediante el formato de PE-GD-R016 Transferencias documentales ARCHIVO CENTRAL Lugar en el cual se concentra el archivo semiactivo de la institución de acuerdo a lo establecido en las tablas de retención, una vez cumplido su ciclo se realiza su disposición final. El archivo central es responsable de: Verificar las series documentales asignadas a los documentos transferidos por las diferentes dependencias. Elaborar el inventario documental y administrarlo a través de bases de datos, las cuales se deben actualizar con los movimientos de ingreso de las unidades documentales. Llevar un registro actualizado sobre el préstamo y devolución de documentos.

13 Página: 13 de 20 Mantener la reserva del contenido de los documentos que tiene en custodia de acuerdo con las normas establecidas. Velar por la integridad, autenticidad y fidelidad de la información y de los documentos que se encuentran en custodia. Realizar la valoración, selección y transferencias documentales al archivo Histórico para su almacenamiento y conservación, de acuerdo con lo estipulado en las Tablas de Retención Documental. Preparar los documentos para el proceso de Digitalización de acuerdo con la disposición asignada en las tablas de retención documental y a la programación anual. Disponer de los documentos una vez cumpla su tiempo de retención dejando constancia en las respectivas actas e inventarios ARCHIVO HISTÓRICO Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que, por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura y que conforma la memoria institucional de la Cámara de Comercio de Ibagué. 10. PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL PLANEACIÓN Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos y su registro en el sistema de gestión documental.

14 MANUAL DE GESTION DOCUMENTAL Página: 14 de 20 Como parte de la planeación es necesario que se mantengan actualizados los instrumentos archivísticos Las Tablas De Retención Documental: Las tablas de retención documental son la herramienta archivística que permite la organización de los archivos de gestión, definir la política de transferencias, establecer la ubicación de los documentos, definir los tiempos de retención y la disposición final de los mismos. Las herramientas archivísticas que complementan la elaboración de las Tabla de retención documental - TRD son: PE-GD-R-004 PE-GD-R-005 PE-GD-R-006 PE-GD-R-007 Cuadro de dependencias Banco de series y subseries Cuadro de clasificación documental CCD Tabla de valoración documental TVD Las Tablas de retención documental pueden ser actualizadas según las necesidades de la Entidad, para su actualización se deberá tener en cuenta los cambios que se presenten en la estructura organizacional, además de la creación de nuevas series y sub-series documentales; El equipo de gestión documental, será el encargado de hacer el estudio técnico y legal de las series y subseries a ser incorporadas, entregando al jefe de la dependencia respectiva para su validación y aprobación, para posteriormente presentará al comité interno de archivo para su aprobación oficial Programa de Gestión Documental PGD: Es el instrumento archivístico que formula y documenta a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos, encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por la entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Este debe ser aprobado, publicado, implementado y controlado. La elaboración del PGD está a cargo de los responsables del sistema de gestión documental, quienes realizarán su actualización y proyectarán la ejecución de actividades de acuerdo al cumplimiento de lo dispuesto en el mismo.

15 Página: 15 de Plan Institucional de Archivo PINAR: El PINAR es una herramienta archivística que permite planear y hacer seguimiento anual a las actividades del PGD de acuerdo con las necesidades identificadas en la matriz DOFA y posteriormente analizadas en la matriz de riesgos. Objetivos del PINAR Cumplir con los propósitos de la función archivística y gestión documental de la entidad, mediante la orientación de procesos desarrollados paso a paso con metas y objetivos cuantificables. Gestionar y cuantificar los recursos humanos, financieros, tecnológicos e infraestructura, como soporte para la ejecución de los proyectos previstos a corto, mediano y largo plazo, para gestionar su asignación oportunamente. Contribuir de manera efectiva al fortalecimiento institucional, la transparencia, la eficiencia y el acceso a los archivos. Consolidar y modernizar la gestión de archivos de la entidad en el marco del archivo total PRODUCCIÓN Es el conjunto de actividades tendientes a normalizar la producción y recepción de los documentos en ejercicio de las funciones institucionales, comprende los aspectos de elaboración y actualización de formatos y documentos, conforme a los procesos del sistema de gestión. La producción de documentos se encuentra reglamentada de acuerdo a los procedimientos: PE-GD-P-001 Elaborar, actualizar y/o anular información documentada y PE-GD-P-002 Producción gestión y trámite de documentos GESTIÓN Y TRÁMITE Esta etapa comprende la gestión, distribución, trámite, recuperación, acceso a consulta, control y seguimiento de los asuntos gestionados por la entidad, de acuerdo a cada uno de los procesos. Para el cumplimiento de esta actividad se debe tener en cuenta las siguientes etapas: Registro, Vinculación a un trámite, Distribución y asignación del trámite Descripción digital (metadatos), Disponibilidad, recuperación y acceso para consulta

16 Página: 16 de 20 control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos. Gráfica 1: Gestión y trámite Registros Públicos: Los documentos que ingresan a la entidad para un trámite relacionado con los registros públicos, deben ser radicados a través de las ventanillas únicas de cajas, en donde el auxiliar de registros - cajero debe estampar el sello radicador en el cual registrará fecha, hora, total de folios presentados, clase de documento y firma de quien recibió. Grafica 2: Sello radicador Después de la radicación de los documentos, estos son entregados a los digitalizadores de la entidad, quienes realizarán verificación de la conformidad de la radicación y procederán con el proceso de escaneo e indexación a través del sistema de gestión documental Docxflow, modulo registro.

17 Página: 17 de Documentos y Correspondencia Externa: Toda documentación externa que es recibida o producida durante el desarrollo de las funciones de la entidad diferentes a registros públicos, debe ser recepcionada, radicada, organizada, distribuida y despachada por la Ventanilla Única de Correspondencia, quien será responsable de la custodia de los documentos recepcionados y los que le sean entregados por cada una de las dependencias hasta el momento de ser enviados al archivo central. El funcionario de la VUC será responsable de radicar el documento mediante el sistema Docxflow, generando un número consecutivo de radicado de entrada, fecha - hora, total de anexos y firma de quien recibe ORGANIZACIÓN Grafica 3: Sello radicador VUC Proceso archivístico orientado a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos en la Cámara de Comercio de Ibagué. La clasificación de los documentos se realiza mediante un proceso de identificación y organización de los mismos, de acuerdo con las series y subseries reglamentadas en las tablas de retención documental y en el Procedimiento de organización documental PE- GD-P TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo. De acuerdo con la programación anual de transferencias documentales y lo establecido en las Tablas de Retención Documental se deben realizar las transferencias de los expedientes que han terminado su trámite siguiendo las pautas fijadas en el presente manual y relacionadas en el Procedimiento de Transferencias Documentales PE-GD-P-005. En cada dependencia se deberá organizar sus archivos agrupándolos de acuerdo con las Tablas de Retención Documental. Sin excepción, solo se recibirán documentos archivados en las Unidades de Conservación aprobadas por el Comité Interno de Archivo.

18 Página: 18 de 20 Por cada transferencia deberá diligenciarse el Formato de transferencias documentales PE-GD-R-010 relacionando claramente la información, de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento Transferencias Documentales. De acuerdo con los tiempos de permanencia fijados para cada una de las series documentales correspondientes a su área, en las TRD, se deberá proceder a descartar los documentos de apoyo, que por su naturaleza no son sujetos de transferencia al Archivo central y que ya cumplieron con el tiempo asignado en el archivo de gestión, cada área será responsable del uso de los mismos para que sean recicladas o eliminadas DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental. Para la selección y eliminación de los documentos se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: Levantar un acta de eliminación documental donde se especifica lo que será eliminado y la justificación. Modelo de Acta de eliminación documentos de archivo PE-GD-R-012 Someter a evaluación por el Comité Interno de Archivo la documentación a ser eliminada. Almacenar las actas de eliminación en el archivo histórico y digitalizarlas para mejorar la conservación de los originales. Cuando se eliminen documentos de carácter públicos deberán publicarse en la página web PRESERVACIÓN DOCUMENTAL Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento. Se debe verificar y garantizar que los procesos de la gestión documental como la preservación a largo plazo y disposición final de los documentos, cumplan con las políticas establecidas por el Comité Interno de Archivo o el marco legal. Es necesario que se elaboren políticas para la preservación documental a largo plazo las cuales deben contemplar el Plan de conservación documental para los documentos que son físicos y el Plan de Preservación digital a largo plazo para los documentos que son digitales o electrónicos de archivo. Estas políticas deben incluir

19 Página: 19 de 20 los controles de condiciones ambientales a tener en cuenta para cada tipo de soporte VALORACIÓN (Actualización De La Tabla De Retención Documental) Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva).

20 Página: 20 de DOCUMENTOS REFERENCIADOS ETAPAS 1 PLANEACION 2 PRODUCCION Y RECEPCION CODIGO PE-GD-M-002 PE-GD-PR-001 PE-GD-PL-001 PE-GD-R-004 PE-GD-R-005 PE-GD-R-006 PE-GD-R-007 PE-GD-R-008 PE-GD-P-001 PE-GD-P-002 NOMBRE Manual de Gestión Documental Programa de gestión documental - PGD Plan Institucional de Archivo - PINAR Cuadro de dependencias Banco de series y subseries Cuadro de clasificación documental CCD Tabla de valoración documental TVD Tabla de retención documental - TRD Elaborar, actualizar yo anular información documentada Producción, gestión y trámite de documentos RESPONSABLE Asistente de Gestión documental Control interno Asistente de Gestión documental 3 GESTION Y TRAMITE 4 ORGANIZACIÓN 5 TRANSFERENCIAS 6 DISPOSICION FINAL 7 PRESERVACIÓN 8 VALORACION PE-GD-P-003 Control Información Documentada Control interno PE-GD-P-002 Producción, gestión y trámite de documentos Asistente de Gestión documental PE-GD-P-004 Organización documental PE-GD-R-009 Inventario documental Asistente de Gestión documental PE-GD-P-005 Transferencias documentales PE-GD-R-010 Formato de transferencias documentales Asistente de Gestión documental PE-GD-R-011 Acta de eliminación de documentos de apoyo PE-GD-R-012 Acta de eliminación de documentos de archivo PE-GD-R-007 Tabla de valoración documental TVD Asistente de Gestión documental PE-GD-R-008 Tabla de retención documental - TRD