Guía para instituciones Educativas CÓMO ARMAR UNA CAMPAÑA DE MARKETING

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1 Guía para instituciones Educativas CÓMO ARMAR UNA CAMPAÑA DE MARKETING

2 Cómo armar una campaña de Marketing Estas guías tienen por objetivo adaptar el contenido de la guía Marketing Primeros pasos para crear una campaña exitosa a cada sector económico o actividad comercial, dándoles herramientas a los clientes de Inbox365 para que puedan realizar las campañas de marketing más exitosas, adecuándose a sus audiencias y necesidades. En esta oportunidad brindaremos un asesoramiento a las empresas de educacion valiéndonos de dos ejemplos ficticios para poder plasmar en acciones concretas las distintas propuestas: OTTAWA COLLEGE UCSE Es un colegio secundario con cincuenta años de antigüedad, la cual cuenta con dos sedes, una en Palermo y otra en Almagro y más de cuatro mil alumnos. Se define como un Bachiller técnico trilingüe (español y inglés) que cuenta con diversas especializaciones como Medios de la Comunicación, Gestión empresarial, Construcciones e Informática. Su objetivo es el de optimizar las posibilidades de sus alumnos de acceder a estudios superiores y al mercado laboral. Asimismo, se caracteriza por el aumento constante de su cuota para poder cubrir todos sus gastos y mejorar el desempeño del personal educativo. Es una institución educativa universitaria, establecida hace quince años, que se especializa en las Ciencias Sociales y Empresariales. Cuenta con tres sedes, San Isidro, Puerto Madero y Palermo. La principal tarea radica en la formación de profesionales de alta calificación, brindando las herramientas necesarias para poder interpretar eficazmente los datos de la realidad cambiante. Su debilidad reside en la falta de interés de los alumnos ya graduados en la universidad. Primer Paso: ARMADO DE LA BASE DE DATOS Y DEFINICIÓN DE LOS LECTORES El primer paso para realizar una campaña de marketing exitosa para empresas de educación es conformar una base de datos confiable, actualizada y completa. POR DÓNDE COMENZAMOS AL MOMENTO DE ARMAR UNA BASE DE DATOS? Las empresas de educación cuentan con múltiples recursos para conformar una base de datos: Los clientes: Los clientes actuales son la primera base a la cual se debe recurrir. Incorpore el como dato requerido: - Cuando se inscriben - Cuando realizan consultas - Cuando los ex alumnos participan de alguna actividad realizada por la institución educativa.

3 Contactos personales: Su red de contactos personales es una fuente de potenciales clientes. Estos datos podrá relevarlos en: la libreta de contactos de su correo personal, el listado de contactos de cualquier servicio de mensajería instantánea, el listado de contactos de redes sociales como Facebook, Linked-in, Twitter, etc. Sitio web: Es fundamental aprovechar la visita, el interés y el tiempo de cada potencial cliente que navegue su sitio web para solicitarle sus datos de contacto. Pero no solo eso, aproveche también para indagar sobre sus necesidades y preferencias. Esto puede hacerse: - Incorporando un formulario de contacto a su sitio web. - Incorporando un formulario de suscripción al Newsletter de su institución. - Ofreciendo descuentos y beneficios a quienes se registren en su web. En cualquier caso sería muy útil complementar los formularios con información opcional para que el cliente pueda manifestar sus preferencias en la información que desea recibir. Es decir, proyectos realizados por la institución, nuevos cursos terciarios y workshops, calendario académico, innovaciones tecnológicas para mejoras en la educación, y demás intereses. Otros métodos alternativos para nutrir una base de datos: - Colocar un incentivo en la institucion solicitando la dirección de . - Realizar una campaña de posicionamiento en buscadores (Google, Yahoo, etc.) también genera nuevas entradas a la web y la posibilidad de que más gente se registre. - Alianzas estratégicas: establecer alianzas con de intercambio de links en paginas vinculadas a la educación. QUÉ INFORMACIÓN ES NECESARIO AGREGAR A CADA CONTACTO? Para realizar campañas exitosas es necesario detallar la información de cada uno de nuestros contactos para poder segmentar nuestra base de datos. Esto nos permitirá realizar envíos realmente personalizados con información relevante para cada lector, días y horario de preferencia, etc. Por eso es importante establecer una categorización de los clientes para saber qué información enviarle a cada uno y con qué frecuencia, por ejemplo: Diferenciarlos por alumnos del secundario o universitarios, si son alumnos o ex alumnos, preferencias por actividades relacionadas con la carrera que se estudio, etc.

4 También es fundamental incorporar datos en relación al Estatus del Cliente (potencial, activo, inactivo, etc.), cómo se entero de la empresa, información demográfica (edad, genero, etc.), información personal (actividad laboral, pasatiempos, etc.), historia de compras, etc. Estos datos nos aportan información muy valiosa sobre el mercado con el que estamos tratando y nos dan indicios de sus preferencias. QUIÉNES QUIERO QUE SEAN MIS PRINCIPALES LECTORES? Antes de comenzar a organizar la campaña hay que determinar cuáles son los lectores que interesan a la empresa y a quién le estaremos hablando. Esta decisión hará más fácil la determinación de los contenidos que incluirá el Newsletter. Estas son algunas posibilidades para empresas de arte, dependiendo del perfil de cada uno: - Alumnos - Padres de alumnos o potenciales alumnos. - Graduados. Una vez que es definido el segmento, se pueden agregar palabras claves que describan las características principales del mismo y en lo que pueden llegar a estar interesados. Definió a sus lectores como los padres de los alumnos de la institución, interesados en: OTTAWA COLLEGE Actividades extracurriculares. Promociones o beneficios que les puedan ofrecer. Reconocimientos de la institución Invitaciones a eventos educativos Especializaciones que tendrán que elegir sus hijos para los próximos tres años. Para nutrir su base de datos realizó un seguimiento de todos los padres de los alumnos que recibían la cuota por correo. Allí se les pedió que completarán los s y aquellos interesados podía solicitar la factura online. Asimismo, se realizó un evento festejando los cincuenta años de la institución, donde fueron invitados únicamente los padres y madres de los alumnos. En la confirmación del mismo se solicitó los mails.

5 Definió a sus lectores como ex alumnos graduados de la institución, interesados en: Nuevos cursos, workshops, seminarios, maestrías y posgrados organizados por la universidad. Estar al tanto de las exigencias del mercado con los nuevos profesionales. UCSE Promociones especiales y beneficios para ex alumnos. Nuevas oportunidades de la bolsa de trabajo que ofrece la institución. Para nutrir su base de datos realizó un evento para los clientes habituales de la galería, en donde se dieron a conocer nuevas obras y pudieron degustar de un cóctel de primer nivel, organizado por el Cheff francés Charles-Edouard Benôit. También participó de Gallery Nights (un evento en el cual las galerías abren sus puertas los viernes a la noche) donde logró conseguir una base de potenciales clientes interesados. Segundo Paso: DEFINICIÓN DE OBJETIVOS Conociendo el mercado que nos interesa atraer y en el cual queremos lograr posicionamiento, el siguiente paso es definir objetivos para nuestras campañas. Nuestros objetivos, junto al conocimiento del mercado, nos ayudarán a determinar el contenido correcto de los s a enviar. Los objetivos más comunes buscados por el marketing son: - Aumentar las inscripciones anuales y participación en cursos, seminarios, etc. - Aumentar el valor de la marca y posicionarla en el mercado - Retener y fidelizar a los clientes activos Definir una razón especifica por la cual enviar un será una guía fundamental para delinear el contenido y el diseño. En este sentido, no hay que agregar información de relleno a un Newsletter. Éste debe contener solo información relevante para el público destinatario. OTTAWA COLLEGE UCSE Busca fidelizar la relación entre los padres y el colegio para que el aumento de la cuota mensual no sea motivo de deserción. Busca que los graduados mantengan la relación con la universidad y se inscriban en estudios de postgrados, especializaciones y maestrías.

6 Tercer Paso: CONTENIDO Y DISEÑO DE LOS S El tiempo que nuestros lectores dedican a nuestros s es muy reducido. Por este motivo debemos sacar el mayor provecho posible de esos preciados segundos en los cuales podemos generar un impacto y atraerlos. Aquí le daremos consejos e ideas específicas para instituciones educativas: QUÉ CONTENIDO DEBERÍA INCLUIR? El contenido que puede incluir es muy diverso. Lo importante es que los usuarios perciban un beneficio al recibir y leer el contenido de su sino difícilmente le dediquen unos minutos de su tiempo. Su debe respetar, al mismo tiempo, los objetivos de su campaña. Si lo que busca en sus objetivos es vender, todos sus s deberían incluir un llamado a la acción para que sus lectores puedan, por ejemplo, anotarse para un curso terciario o realizar algún tipo de actividad extracurricular organizada por la institución... Algunos contenidos de interés que se pueden incluir en un Newsletter de educación son: - Difusión de actividades que se realizaron en la institución - Currículos de los docentes e integrantes del equipo de la institución. - Notas de interés en la especialización de la institución - Difusión de Estudios e investigaciones realizadas por la organización - Descuentos, promociones y beneficios - Invitaciones a capacitaciones o eventos especiales realizados por la institución. Sus envíos servirán de gran utilidad también para: Invitaciones a eventos: además de ahorrar costos en invitaciones impresas y permitirle a sus clientes confirmar su asistencia vía sin invertir tiempo en llamados, se asegura de darle a sus clientes la importancia que merecen en invitarlos a los eventos que usted realiza o de los que es sponsor. Servicios de Postventa: puede enviar automáticamente s de post venta agradeciendo por su visita a la galería y realizando encuestas de satisfacción. Es fundamental que el contenido que incluya en su mensaje contenga información personalizada, es decir dirigida especialmente a la persona y con información particular sobre sus búsquedas o intereses.

7 QUÉ ESTILO DE ESCRITURA Y DISEÑO DEBERÍA DARLE AL CONTENIDO? Es muy importante que el estilo con el que están escritos los contenidos deje una impresión sobre la personalidad de su empresa, la identidad de su marca y que, al mismo tiempo, utilice un vocabulario acorde al público al que se está dirigiendo. Tenga en cuenta que en general los s son escritos de forma más informal que las cartas impresas u otras comunicaciones. Lo bueno, si breve, dos veces bueno. No realice comunicaciones demasiado extensas. Si incluye notas, presente solo el titular y primer párrafo e invite a leer el resto en su página web, por ejemplo. Con relación al diseño, es muy importante que tenga que ver con lo que usted quiere proyectar como empresa y como marca. Además, recuerde: - Usar imágenes y gráficos de buena calidad. - No saturar el Template (plantilla) con mucho contenido o muchos gráficos. - Incluir enlaces a las secciones correspondientes de su página web para más información. - Ser específico, brindar soluciones reales y no soluciones generales. Inbox365 le ofrece la posibilidad de importar su propio Template (Plantilla), diseñar uno a su medida o seleccionarlo entre una amplia variedad de diseños predefinidos y adaptables a su estrategia comunicacional. Para complementar esta información, existen una serie de consejos y buenas prácticas que son recomendables a la hora de desarrollar el contenido y diseño de un . Para conocer mejor las buenas prácticas del marketing, visite la sección de soporte con manuales y tutoriales dedicados a brindar asesoramiento. Cuarto Paso: ESTABLECER METAS Definir y establecer algunas metas es una parte muy importante del armado de un plan de marketing. Es una manera de medir qué tan exitosas están siendo sus campañas en función de objetivos concretos. En una primera instancia, las metas deberían orientarse a incrementar su listado de suscriptores y aumentar el número de clicks en sus comunicaciones. En una segunda etapa deberían apuntar a generar nuevas ventas y a lograr mayor fidelización. En este sentido, y por ser la primera vez en la que va a desarrollar un plan de marketing, es importante establecer metas realizables y entender que los resultados vienen con el tiempo.

8 Lo importante, entonces, es pensar cuál es la meta que desea alcanzar, definir cómo va a alcanzarla (ej. publicitando su Newsletter en redes sociales, realizando eventos, ofreciendo incentivos de compra online, etc.) y, por último, especificar cómo medirá los resultados de impacto. Aumentar en un 25% los clicks en la sección de miembros del colegio OTTAWA COLLEGE, donde están presentados todos los beneficios y demás noticias de la institución. Tiene como meta: OTTAWA COLLEGE Lograr completar la base de contactos de los padres de los alumnos. La meta se alcanzará a través de la generación de beneficios convincentes para los padres de los alumnos miembros del colegio OTTAWA COLLEGE (eventos exclusivos, descuentos para actividades extracurriculares, reconocimiento de sus trabajos en el marcado laboral, etc.). Además, se realizará un evento para los padres de los alumnos, en donde se festejarán los cincuenta años de la institución, con shows de bandas en vivo, concursos y beneficios exclusivos. Asimismo, se realizará una campaña de marketing que mantenga a los padres informados de estas novedades y logre establecer una relación directa entre los padres y el colegio. El éxito de estas acciones se medirá por medio de los reportes que ofrece Inbox365 y del estudio de Google Analytics que brindan información acerca de la cantidad y calidad de ingresos a la web. Incrementar la concurrencia a los distintos programas de ex alumnos en un 25% respecto del año anterior. UCSE Tiene como meta: Lograr 15% más de visitas a la Web en el área de Graduados. La meta se alcanzará por medio de una sostenida campaña de marketing segmentando los intereses de sus graduados para enviarles información de relevancia y mantenerlos vinculados con la Universidad (workshops de distintas temáticas, seminarios sobre nuevas formas de hacer negocios, etc.). Además, se organizarán cenas de graduados anualmente. El éxito de estas acciones se medirá por medio de los reportes que ofrece Inbox365 y del estudio de Google Analytics que brindan información acerca de la cantidad y calidad de ingresos a la web. Quinto Paso: DETERMINAR LA FRECUENCIA DE SUS S La frecuencia de sus envíos se determinará en función de la agenda de su empresa y de los tiempos que su audiencia considere adecuados. Lo conveniente es mantenerse en contacto con sus clientes al menos una vez al mes. Sin embargo, probablemente al principio le tome tiempo organizarse para generar una comunicación mensual y deba ir aumentando la frecuencia paulatinamente hasta alcanzar la frecuencia deseada.

9 Lo ideal es encontrar un punto de equilibrio en el cual sus clientes no se olviden de usted pero tampoco se sientan atosigados por la cantidad de s que envía. Con el tiempo también podrá ir determinando, en función del sector y los hábitos de sus lectores, cuál es el mejor día y horario para que reciban sus envíos y poder determinar la frecuencia. También tenga en cuenta las promociones que planea lanzar para que tengan sentido y le den un tiempo prudencial para que sus clientes puedan aprovecharlas. La mejor manera de determinar el mejor momento para enviar sus comunicaciones es: Probar, Probar y Probar! Tenga en cuenta que tanto los aspectos específicos de su producto y servicio como el contenido de sus campañas podrán guiarlo en el timming adecuado de sus envíos. Una vez que determinada la frecuencia y el día, resulta fundamental delinear una agenda para preparar los contenidos una semana antes del envío planificado. Para ello es importante analizar cuál es la promoción, información o producto destacado que nos interesaría dar a conocer o publicitar en esa oportunidad. OTTAWA COLLEGE EL CRONOGRAMA PARA DICIEMBRE SE VERÍA ASÍ: Día 1: Delinear los temas principales de la campaña de Diciembre: Servicio destacado: Ottawa College ofrece la posibilidad de acceder al campus virtual mediante el sitio web, en donde los alumnos podrán intercambiar consultas con los docentes a cargo y podrán acceder a material digital. Beneficio del mes: con la inscripción de su hijo para el próximo año durante el mes de diciembre, la matricula la abonará con un 30% de descuento Informar sobre el premio que le dará la institución a los alumnos con mejor promedio, becándolos completamente para realizar el viaje de intercambio a Inglaterra Dar a conocer los descuentos para las actividades extracurriculares como clases de arte, de computación, de danza, rugby, etc. Informar sobre el evento que hará la institución por fin de año, invitando a todos los padres a participar del mismo. Determinar las imágenes a utilizar: Foto de las distintas actividades. Foto de la invitación al evento. Día 2: Redactar cada noticia y chequear que haya información en la web sobre los contenidos a enviar en el Newsletter para poder relacionarlos.

10 Día 3: Crear la campaña a través de la cuenta en Inbox365, eligiendo el Template (plantilla) más adecuado a su marca y hacer un envío de prueba. Día 4: Realizar las correcciones encontradas a partir del de prueba y enviar la campaña. UCSE CRONOGRAMA PARA JUNIO SE VERÍA ASÍ: Día 1: Delinear los temas para el Newsletter de junio: Novedad del mes: lanzamiento del Foro para Graduados dentro del sitio web, en donde los graduados podrán interactuar y armar debates sobre determinados tópico, conocer las ofertas laborales vigentes y armar su perfil laboral. Difusión del Seminario de Marketing y Estrategias de Venta. Promoción del mes: 20% de descuento en la primera cuota de cualquier actividad curricular. Charla informativa: MBA en Finanzas. Nota de Miguel Sampes, Rector de UCSE, acerca del desempeño del nuevo profesional dentro del mercado. Determinar las imágenes a utilizar: Foto de ex alumnos de la universidad. Foto de Miguel Sampes. Día 2: Completar la información con la redacción de las noticias. Día 3: Enviar de prueba y revisar errores en los links o faltas de ortografía. Día 4: Enviar campaña Sexto Paso: ANALIZAR LOS REPORTES Un buen plan de marketing necesita de un exhaustivo análisis de los resultados de impacto de las distintas campañas. Estos reportes nos brindarán información acerca del cumplimiento de nuestras metas, de la repercusión de los envíos, de los temas que captaron mayor interés en nuestros lectores, etc.

11 Inbox365 ofrece la posibilidad de conocer los resultados de cada campaña midiendo las variables de interacción con los lectores y permitiéndole mejorar la calidad de sus envíos según el grado de satisfacción de sus lectores. Los informes de reporte de Inbox365 incluyen un detalle de: - Cantidad de s enviados exitosamente - Cantidad de contactos que abrieron su y a qué hora - Links que más han llamado la atención al lector - Cantidad de contactos que abrieron su por zona geográfica - Cantidad de contactos que han seleccionado de-suscribirse - Acción viral de su campaña (efecto expansivo) - Contactos Bounce (Rebotados) - Comparación entre dos o más campañas que le permitirá comparar la efectividad de sus diseños y contenidos según la apreciación del lector INBOX365 le ofrece la posibilidad de posicionar a su empresa en el mercado, fidelizar sus clientes, promocionar productos y servicios, generar nuevos negocios, etc. Esperamos que esta guía le provea de información útil para la generación de sus campañas y, como siempre, nuestro equipo de soporte se encuentra a total disposición para seguir acompañándolo en este camino!

12 Glosario Marketing Es una forma de marketing directo que utiliza el correo electrónico como medio de comunicación comercial o comunicación de mensajes a una audiencia especifica Campaña En referencia al Marketing, una campaña es un plan de comunicación diseñado en forma estratégica para alcanzar una serie de metas y objetivos que se encuentren relacionados con el negocio. Redes sociales En el ámbito de Internet, las redes sociales son páginas que permiten a las personas conectarse con sus amigos e incluso realizar nuevas amistades, a fin de compartir contenidos, interactuar y crear comunidades sobre intereses similares: trabajo, lecturas, juegos, amistad, relaciones amorosas,etc. Facebook Es un sitio Web gratuito, que corresponde a la categoría denominada Red Social donde la gente se contacta con amigos o compañeros compartiendo fotos, enlaces, videos, etc Linked-in Es una red social de negocios que permite a sus clientes registrados mantener una lista de contactos de gente que ellos conocen y pueden confiar al momento de hacer negocios. Newsletter Una Newsletter es un documento informativo que se envía por correo electrónico a un número definido de receptores. Marketing Viral Es el proceso que permite que un sea replicado infinitas veces logrando un efecto expansivo notable. Consiste en ofrecerle al lector la posibilidad de compartir esa información con un amigo, un colega, etc. Cada vez que esto sucede, el emisor del se va nutriendo de las direcciones de de cada receptor que recibió el mail replicado. Google Analytics Google Analytics es una solución de análisis Web para empresas que proporciona información muy valiosa sobre el tráfico del sitio Web y la eficacia del plan de marketing. Foro En Internet, un foro, también conocido como foro de mensajes, foro de opinión o foro de discusión, es una aplicación Web que da soporte a discusiones u opiniones en línea. Blog Es un sitio Web periódicamente actualizado que recopila cronológicamente textos o artículos de uno o varios autores, donde el autor conserva siempre la libertad de dejar publicado lo que crea pertinente.

13 FAQs Es una recopilación de respuestas a las dudas más frecuentes de los usuarios de cualquier servicio de Internet. Enlaces o Link Un enlace o link es texto o imágenes en un sitio web que un usuario puede pinchar para tener acceso o conectar con otro documento. Spam Spam significa correo no solicitado o no deseado. El destinatario no se ha suscripto para recibir s de ese remitente o ha pedido ser des- activado. Asunto (Subject) Campo que forma parte del encabezado de un mensaje de correo electrónico en donde se coloca el título o tema del mensaje. Check List Una lista sistemática de nombres de personas o cosas que se usa para referencia, control, comparación, verificación o identificación. HTML Es el lenguaje de programación predominante para la elaboración de páginas web. Es usado para describir la estructura y el contenido en forma de texto, así como para complementar el texto con objetos tales como imágenes Opt-out Término que se utiliza para denominar la baja explicita por parte de un destinatario a recibir información de un remitente determinado. Esto sucede cuando un contacto decide darse de baja de una lista de distribución. Bounce Rebotado. Esto ocurre cuando se le devuelve al remitente un mensaje indicando que el enviado a una dirección en particular no pudo ser entregado. El motivo de este rebote puede ser que la dirección del destinatario no es válida o que el ISP y/o servidores de del destinatario no funcionaron correctamente. Los Rebotes pueden ser Hard o por Soft.

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