INFORME DE AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD (SEMESTRE B 2011)

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2 INTRODUCCIÓN Considerando que a partir de la Ley 872 del 2003 es una obligación legal la implementación y mantenimiento de un Sistema de Gestión de Calidad en las entidades públicas, y que la Universidad de Nariño, en el año 2011, obtuvo la Certificación de Calidad, con base en las Normas ISO 9001 y NTCGP 1000, es una compromiso institucional mantener y mejorar continuamente el Sistema Integrados de Gestión de Calidad; en este sentido una de las estrategias es realizar un seguimiento periódico al cumplimiento de las normas en mención, mediante la ejecución de Auditorías Internas; bajo esta premisa, se realizó este ejercicio durante el segundo semestre del año 2011 y en el presente documento se resumen los resultados obtenidos, considerando la planeación, le ejecución, los aspectos favorables, las oportunidades de mejora, los hallazgos específicos, entre otros factores que serán de utilidad para la toma de decisiones de la Alta Dirección y los Líderes de Procesos, de igual manera servirán como referencia para las próximas Auditorías Externas.

3 I. PROGRAMACIÓN Y PLANEACIÓN DE LA AUDITORÍA OBJETIVO DE LA AUDITORÍA: Revisar y hacer seguimiento al cumplimiento de los requisitos de las Normas NTCGP 1000: 2009 y NTC ISO 9001:2008, por parte de los procesos estratégicos y misionales del Sistema Integrado de Gestión de Calidad de la Universidad de Nariño. ALCANCE: Aplica para todos los Procesos y sedes del Sistema Integrado de Gestión de Calidad de la Universidad de Nariño. CRITERIOS Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA Manual de Calidad Normograma Listados Maestros de Documentos Internos Listados Maestros de Documentos Externos Listados Maestros de Registros Normatividad aplicable a los Procesos Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública (NTCGP 1000: 2009) Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001: 2008 Modelo Estándar de Control Interno (MECI 1000: 2005) NTC ISO/ IEC 17025: 2005 por la cual se establece los requisitos generales de competencia de laboratorios de ensayo y calibración.

4 PROGRAMACIÓN Y PLANEACIÓN DE AUDITORIAS Herramientas: Programa de Auditorías Planes de Auditoría Solicitudes de Prorroga de Auditoría

5 EQUIPO AUDITOR 1 Auditor Líder Víctor Pantoja B. 2 Auditor Interno Frank Fajardo Romo 3 Auditor Interno María Angélica Insuasty 4 Auditor Interno Diana Molano R. 5 Auditor Interno Luís Carlos Portilla 6 Auditor Interno Jenny Luna 7 Auditor Interno Ginna Enríquez 8 Auditor Interno Marcela Obando 9 Auditor Interno Amanda Paz. 10 Auditor Interno Harold Erazo 11 Auditor Interno Jenny Alejandra Mera 12 Auditor Interno Jimmy Benavides C. 13 Auditor Interno Andrea Ibarra 14 Auditor Interno Elena Quiñones 15 Auditor Interno Carolina Herrera 16 Auditor Interno Raquel Enciso 17 Auditor Interno Lorena Fajardo 18 Auditor Interno Carol Benavides 19 Auditor Observador Gloria Tumal 20 Auditor Observador Raúl Quijano Melo 21 Auditor Observador Liliana Arévalo 22 Auditor Observador Juan Rosero 24 Auditor Observador Nelson Arturo 25 Auditor Observador Luís Fernando Vega 26 Auditor Observador Gerardo Arteaga

6 PROCESO Direccionamiento Estratégico Gestión de Calidad Formación Académica Investigación Proyección Social Gestión de Bienestar Universitario Gestión de Recursos Físicos Gestión Jurídica Gestión de Información y Tecnología Gestión Financiera Soporte a Procesos Misionales Gestión de Comunicaciones Gestión Documental Gestión Humana Control y Evaluación LÍDER AUDITADO José Edmundo Calvache López Raúl Quijano Melo Luz Estela Lagos Mora Helda Alicia Hidalgo Dávila Nelson Edmundo Arturo Carolina Herrera Guerrero Luis Fernando Vega Héctor Rodríguez Guerron Luis Arturo Rosero Ceballos Germán Arteaga Meneses Fernando Soto Agreda Juan Ignacio Rosero Harold Eraso Humberto Palacios Jimmy Benavides

7 II. EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA REVISIÓN DOCUMENTAL Y LISTADOS DE VERIFICACIÓN Conociendo la distribución del Equipo Auditor entre los diferentes Procesos, se procedió a ejecutar la correspondiente revisión documental de cada Proceso, a partir de lo cual se identificaron aspectos críticos y se diseñaron los correspondientes Listados de Verificación.

8 ASPECTOS FAVORABLES A continuación se relacionan algunos aspectos favorables generales, extraídos de los correspondientes Informes. La auditoria se realizó con buena disposición por parte de los Auditados. Se cuenta con un Plan de Desarrollo y un Plan de Acción que guía estratégicamente el Sistema de Gestión y se demuestra compromiso de la Alta Dirección con la asignación de recursos para el mejoramiento continuo y comunicaciones públicas. Se aporta a la calidad de vida de la Comunidad Universitaria y específicamente de los Estudiantes mediante las actividades del proceso de Gestión de Bienestar Universitario. El Proceso de Gestión de Información y Tecnología ofrece aplicaciones y software adecuados a las necesidades para mejorar el servicio a los Estudiantes y demás integrantes de la Comunidad Universitaria; facilitando el manejo de la información pertinente. El Proceso de Soporte a Procesos Misionales contribuye a la calidad de la formación académica, investigación y proyección social a través de servicios como los que ofrece la Biblioteca, los Laboratorios, Granjas y el Aula de Informática.

9 ASPECTOS FAVORABLES Los Procesos y Programas Auditados evidencian conocimiento de los procedimientos que les aplican. Existen importantes iniciativas de mejoramiento continuo y de gestión de calidad en los Programas Académicos y Facultades. Las siguientes Unidades Académicas están manejando adecuadamente el Indicador de Evaluación Docente (Cálculo, análisis y toma de decisiones): Facultad de Ingeniería Agroindustrial, Facultad de Educación, Departamento de Lingüística e Idiomas, Programa de Psicología, Programa de Biología, Departamento de Matemáticas y Estadística, Medicina, Medicina Veterinaria, Zootecnia, Ingeniería Electrónica, Ingeniería Civil, Artes Visuales, Licenciatura en Filosofía.

10 OPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO Fortalecer el liderazgo de los procesos, con la generación y comunicación de políticas que impulsen la gestión de calidad y el seguimiento eficaz de los procedimientos. Fortalecer al interior de los Procesos y Unidades Académicas, la implementación de los procedimientos Control de Documentos y Control de Registros. Mejorar la implementación del procedimiento y formato para el tratamiento de los Servicios no Conformes (SGC-PR-01 y SGC-FR-43). Fortalecer el seguimiento al desarrollo temático de las asignaturas con los formatos propuestos o en su defecto con las alternativas definidas en los Programas y que hasta el momento se han logrado implementar en : Biología, Matemáticas, Ing. Producción Acuícola, Lic. Educación Básica con Énfasis en Ciencias Naturales y Educación Ambiental. Lic. en Lengua Castellana y Literatura, Administración de Empresas, Comercio Internacional, Economía, Psicología, Ingeniería Agroindustrial, Departamento de Artes Visuales, Arquitectura y Departamento de Diseño.

11 OPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO Mejorar el análisis datos y toma de decisiones, de acuerdo a los resultados de los indicadores que aplican a los Procesos Misionales. Implementar acciones preventivas para mejorar la administración de los riesgos más importantes de cada uno de los Procesos. Mejorar el Registro y tratamiento de las Quejas, Reclamos y Sugerencias. Mejorar el seguimiento y el registro de las acciones contempladas en los Planes de Mejoramiento. Realizar el seguimiento periódico al cumplimiento de la programación temática por asignatura.

12 OPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO Fortalecer el trabajo en equipo para lograr la articulación de los programas en cada facultad. El proceso de Gestión de Recursos Físicos, debe fortalecer lo correspondiente a la ejecución del Plan de Mantenimiento de las Extensiones. Mejorar la Administración del Talento Humano. Fortalecer el Procedimiento de Compras. Culminar la elaboración de las Tablas de Retención Documental de la Universidad.

13 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES La Universidad de Nariño cuenta con un Sistema Integrado de Gestión de Calidad Certificado Internacionalmente por el Ministerio de Educación y el ICONTEC, con base en el cumplimiento de las Normas NTCGP 1000 e ISO 9001, por lo cual es pertinente hacer seguimiento, mantener y mejorar continuamente la gestión de sus procesos, para beneficio de los Estudiantes y la Sociedad. Se identificaron 15 No Conformidades y 58 Observaciones, lo que demuestra un importante nivel de avance respecto a las Auditorías anteriores, sin embargo aún persisten inconvenientes con procedimientos obligatorios como Control de Documentos, Control de Registros y Tratamiento de Servicios No Conformes. Respecto a auditorías previas, es evidente el avance presentado en los Programas, Departamentos y Facultades, sin embargo hay algunas Unidades Académicas identificadas, sobre las cuales será necesario concentrar esfuerzos para dar cumplimiento a los requisitos objeto de la Auditoría. En el Proceso de Formación Académica se debe implementar la metodología establecida para hacer seguimiento a la prestación del servicio.

14 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Se debe fortalecer el análisis de datos y la toma de decisiones con base en hechos dentro de los Procesos, especialmente los misionales y las Unidades Académicas. Es pertinente hacer un especial énfasis en el cumplimiento de los requisitos por parte de los Procesos de Gestión Financiera y Gestión Humana. La organización del proceso de Gestión de Comunicaciones, garantizará la optimización del uso de los medios con los que cuenta la Universidad. Culminar la elaboración de las Tablas de Retención Documental de la Universidad, mejorará relevantemente la Gestión Documental y de Calidad de la Universidad. La Alta Dirección y cada Líder debe comprometerse con la priorización y solución de las No Conformidades u Observaciones identificadas en sus procesos, prestando especial atención en las observaciones puesto que representan riesgo de incumplimiento de requisitos.

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16 ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: CARGO: Profesional Universitario Equipo de Calidad -Asesor Administrativo y de Calidad -Equipo de Calidad Rector NOMBRE: FRANK FAJARDO VÍCTOR W. PANTOJA JOSÉ EDMUNDO CALVACHE FIRMA: FECHA:

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