DOCUMENTO NO CONTROLADO POR EL SISTEMA DE CALIDAD NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE ALMACEN CÓDIGO: SAD-PCAL-4

Transcripción

1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE ALMACEN CÓDIGO: SAD-PCAL-4 ÁREAS DE APLICACIÓN: ALMACÉN Manual de Procedimientos ITST

2 CONTROL DE REVISIONES: REVISIÓN SECCIÓN AFECTADA DESCRIPCIÓN FECHA 00 Todo el procedimiento Elaboración del procedimiento de control de almacén Formatos 02 Portada Políticas de operación Descripción del Procedimiento Formatos y/o procedimientos requeridos Referencias Diagrama de flujo Generales Formato de vale de salida, resguardo de bienes muebles, préstamo de mobiliario y equipo Se elimina el recuadro de control de revisiones y se pasa a la siguiente página. Se modifica el código del procedimiento. Se agrega la política No. 3 Se agrega la política No. 4 Se agrega la política No.5 Se agrega la política No. 6 Se agrega la política No. 7 Se modifica la sección de RESPONSABLE en todos los pasos del procedimiento y se incluye al Jefe de Recursos Materiales y Servicios. Se rediseñan todos los pasos del procedimiento. Se incluye el formato SAD-FCAL-4.1 Vale de salida de almacén así como también se rediseña y codifica el formato SAD-FCAL-4.2 Vale de préstamo de mobiliario y equipo. Se rediseña y codifica el formato SAD-FCAL-4.3 Vale de resguardo de mobiliario y equipo. Se elimina factura o nota de remisión. Se incluye la factura o nota de remisión. Se rediseña el diagrama con base a las modificaciones de la descripción del procedimiento. Se agrega el recuadro Solicitante. Dentro de la nota al pie, se elimina el nombre del proceso y se cambia la codificación. 03 Formatos Formato de vale de salida, se agrega la columna de y la columna TOTAL, se elimina el renglón de AREA. 04 Apartado de Responsabilidades Responsables del Procedimiento y de Director General. Debido a Cambios en la estructura organizacional se modifica el nombre del Director General por el Sistema de Calidad Institucional Página 2 de 2

3 OBJETIVO: Controlar las entradas y salidas de material adquirido por el Instituto y así mismo el resguardo correspondiente. ALCANCE: Aplica a toda adquisición de bienes efectuada por el ITST para satisfacer las necesidades institucionales. POLÍTICAS DE OPERACIÓN: Todo material a ingresar al almacén deberá ser mediante copia de factura o nota remisión. Toda salida de material deberá registrarse y justificarse con vale de salida o de préstamo. En periodo vacacional o receso intersemestral el equipo asignado provisionalmente con vale de préstamo deberá ser recuperado y resguardado en el almacén de la Institución. Los daños causados por descuido o mala operación del equipo y/o accesorios que esté bajo resguardo provisional mediante vale de préstamo deberán ser reparados por la persona que tenga el equipo a su resguardo y en caso de extravío deberá reponer el equipo y/o accesorios con otro de calidad y características similares de lo contrario se le suspenderá el servicio de préstamo y se hará acreedor a las sanciones que disponga el Subdirector Administrativo. El préstamo de equipo de cómputo, equipo audiovisual o equipo de impresión para uso dentro de la Institución será exclusivamente para personal administrativo y personal docente. El préstamo de mobiliario y/o equipo para uso fuera de la Institución deberá ser solicitado mediante oficio y autorizado por el Director General. La asignación de mobiliario y equipo para las diferentes áreas deberá realizarse mediante el vale de resguardo de mobiliario y equipo, todo cambio de mobiliario y/o equipo asignado deberá notificarse al Jefe de Recursos Materiales y Servicios. DEFINICIONES: No aplica DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: RESPONSABLE NO. ACTIVIDAD Jefe de Recursos 01 Entrega copia fotostática de la requisición al Responsable Materiales y Servicios de almacén. por el Sistema de Calidad Institucional Página 3 de 3

4 Responsable de almacén 02 Recibe copia de la requisición, verifica la existencia en almacén, si hay el material solicitado lo entrega al solicitante a través del formato de vale de salida de almacén (SAD-FCAL-4.1) o en su caso con el formato de vale de préstamo de mobiliario y equipo (SAD-FCAL-4.2) 03 Si no hay en existencia, notifica al Jefe de Recursos Jefe de Recursos 04 Realiza la adquisición del material y lo entrega al responsable de almacén 05 Recibe y revisa el material por medio de nota de remisión o Responsable de almacén factura. 06 Registra la entrada del material, elabora vale de salida y lo entrega al solicitante. Jefe de Recursos 07 Informa cada fin de mes a subdirección administrativa de las entradas y salidas de material. FORMATOS Y/O PROCEDIMIENTOS REQUERIDOS: SAD-FCAL-4.1 SAD-FCAL-4.2 SAD-FCAL-4.3 DOCUMENTOS GENERADOS: Sin código REFERENCIAS: Sin código NOMBRE DEL FORMATO O PROCEDIMIENTO Vale de Salida de Almacén Vale de préstamo de mobiliario y equipo Vale de resguardo de mobiliario y equipo NOMBRE DEL DOCUMENTO Reporte de entradas y salidas NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO O FORMATO Copia de factura o nota remisión por el Sistema de Calidad Institucional Página 4 de 4

5 DIAGRAMA DE FLUJO: A RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS INICIO Entrega copia de la requisición en almacén. Recibe notificación de almacén y adquiere el material Informa cada fin de mes a subdirección administrativa las entradas y salidas. FIN No Responsable del procedimiento Jaime Martínez Lara ALMACÉN Recibe copia de la requisición, y verifica la existencia del material solicitado Hay material en existencia? Si Elabora vale de salida y entrega material al solicitante Recibe y revisa el material con nota de remisión o factura. Registra la entrada del material, elabora vale de salida y lo entrega al solicitante. SOLICITANTE Recibe material Director General Ricardo Bárcenas Rivas por el Sistema de Calidad Institucional Página 5 de 5