PROCEDIMIENTO PARA LA PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES DE BIENESTAR UNNIVERSITARIO Código: AP BU-PR01 Página: 1 de 7

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1 Código: AP BU-PR01 Página: 1 de 7 1. OBJETIVO Planear y programar las diversas actividades que contribuyen a la formación integral de la comunidad universitaria, desde las áreas Desarrollo Humano, Recreación y Deporte, Salud y Cultura. 2. ALCANCE Desde la planeación de los programas y actividades hasta la realización de las mismas e involucra a toda la comunidad universitaria. 3. DEFINICIONES Comunidad universitaria: Para la Universidad del Pacífico, la comunidad universitaria está conformada por las personas que tiene un vinculo formal y directo en el orden de lo académico y lo laboral (Docentes, estudiantes, egresados, trabajadores administrativos r trabajadores no administrativos). Actividades institucionales: Se refiere a las actividades que realizadas al interior de la Universidad. Pueden ser periódicas u ocasionales. Actividades representativas: Aquellas actividades organizadas por otras instituciones de carácter oficia lo privado, en las cuales la Universidad del Pacífico puede ser representado por un individuo o colectivo de la comunidad universitaria.

2 Código: AP BU-PR01 Página: 2 de 7 4. CONDICIONES GENERALES Los programas y actividades de Bienestar se distribuyen en 4 áreas: Desarrollo Humano, Recreación y deporte, Salud y Cultura. Algunas actividades pueden ser: Jornadas culturales y de concurso: (Danzas, cuentería, apoyo a fechas especiales, poesía, canto, baile, pintura, etc.) Actividades grupales permanentes: Selecciones de diferentes deportes, grupos de danzas folclórica y moderna, grupos musicales, etc. Eventos Institucionales y representativos, tanto permanentes como ocasionales. La programación de los programas y actividades se realizará de acuerdo al cronograma de actividades de cada semestre, considerando la programación académica en el interior de la Institución, los eventos programados por Ascuncultura, Ascundeportes, Coldeportes, las ligas deportivas y las invitaciones recibidas con anterioridad de diferentes entidades. Además, en el caso de actividades representativas, se tendrá en cuenta el grado de importancia del evento. Para la identificación de necesidades, especialmente en las actividades representativas, los coordinadores de área deben considerar: transporte, alojamiento (si aplica), alimentación, indumentaria, medicamentos y utensilios, en los eventos necesarios. Los responsables de cada área de Bienestar, deben cotizar dichas necesidades, elaborar cuadro comparativo de las cotizaciones y anexar las mismas. Los Entrenadores e Instructores se contratarán de acuerdo a las políticas de gestión del talento humano y a la disponibilidad presupuestad de la Universidad.

3 Código: AP BU-PR01 Página: 3 de 7 5. CONTENIDO/DESARROLLO ACTIVIDADES INSTITUCIONALES Y REPRESENTATIVAS DE EJECUCIÓN PERIÓDICA Nº Actividad Responsable Documento 1 Identificación de actividades y eventos a realizar durante el siguiente año. 2 Identificación de necesidades, elaboración de presupuesto y programación tentativa de actividades a desarrollar por periodo académico Coordinador de área, profesionales e instructores de área Coordinador de área, profesionales e instructores de área Cronograma de Actividades. 3 Selección de actividades a realizar en todas las áreas de Bienestar 4 Definición del presupuesto para el desarrollo de cada actividad. 5 Elabora el presupuesto unificado y lo envía a Rectoría para su aprobación. Si lo aprueba, continua con el paso 6. Si se rechaza, se devuelve para revisión. 6 Solicitud de reserva presupuestal a la Dirección Administrativa y Financiera Coordinadores de área. Coordinador de área Cronograma de Actividades Propuesta con presupuesto unificado 7 Asignación de la reserva presupuestal Profesional de la Dirección Administrativa y Financiera

4 Código: AP BU-PR01 Página: 4 de 7 8 Definición de programación de actividades con presupuesto aprobado por periodo académico y responsabilidades para la misma. 9 Difusión de la programación de actividades aprobadas 10 Construcción y difusión del reglamento para el evento o actividad, de ser necesario y Coordinadores de área., Coordinadores de área y Oficina de comunicaciones Coordinadores de área, Profesionales s e instructores Cronograma 11 Realización de la actividad Coordinadores de área

5 Código: AP BU-PR01 Página: 5 de ACTIVIDADES INSTITUCIONALES Y REPRESENTATIVAS DE EJECUCIÓN NO PERIÓDICA Nº Actividad Responsable Documento 1 Recepción de invitación o convocatoria para participación en eventos Secretaría de Bienestar y Coordinadores de áreas 2 Identificación de necesidades y elaboración de presupuesto de la participación Coordinador de área, profesionales e instructores de área Acta 3 Selección de eventos a participar. Coordinadores de área y 4 Definición del presupuesto para las actividades seleccionadas y elaboración de propuesta justificada. Coordinador de área 5 Aprueba la propuesta y la envía a la Rectoría para revisión y aprobación final. 1. Si se aprueba, sigue al paso 6. Si se rechaza, se devuelve para revisión o se descarta. 6 Solicitud de reserva presupuestal a la Dirección Administrativa y Financiera 7 Asignación de la reserva presupuestal Profesional de la Dirección Administrativa y Financiera 8 Envío de propuesta aprobada y con presupuesto reservado al coordinador de área respectivo

6 Código: AP BU-PR01 Página: 6 de Asignación de responsabilidades para la participación Convocatoria del personal a participar en actividad de representación Coordinador de área y Coordinador de área 11 Selección del personal que representará a la Universidad del Pacífico en el evento Coordinador de área y entrenador/instructor 12 Participación en el evento o actividad 6. DOCMENTOS DE REFERENCIA 7. CONTROL DE CAMBIOS Fecha Versión Descripción

7 Código: AP BU-PR01 Página: 7 de 7 8. ANEXOS Formato de evaluación de programas y actividades de Bienestar Procedimiento para acciones correctivas Procedimiento para acciones preventivas Versión:01 Elaborado por: Revisado Por: Aprobado por: Firma Nombre Libardo Cordoba Renteria Equipo Operativo Carmela Quiñones G Cargo Director de bienestar Equipo Operativo Rectora Fecha de aprobación 11/09/2008