Print Management Outsourcing

Transcripción

1 Print Outsourcing

2 De la eficiencia a la reducción de costes en Comunicación Impresa, Producción Gráfica y Procesos Asociados En un entorno económico como el actual, las empresas nacionales e internacionales, utilizan como principal estrategia de adaptación buscar la máxima eficiencia operativa mediante la externalización y a través de programas de reducción de costes. El ahorro en costes en la externalización de funciones se contempla como principal ventaja, pero la mejora de la organización y de la calidad son factores decisivos. El uso de especialistas potencia el nivel de flexibilidad, calidad, organización estratégica y disminuye el coste de administración. Claves y beneficios que reporta la eficiencia y reducción de costes en la externalización 1 El coste medio de la Comunicación Impresa, Producción Gráfica y Procesos Asociados de una empresa representa entre el 2,5% y el 6,1% de su facturación, según el sector. 2 En los procesos de gestión y compra de la Comunicación Impresa, Producción Gráfica y Procesos Asociados intervienen multitud de agentes externos que pueden encarecer los costes al dificultar la gestión de la planificación idónea de la producción de los elementos en términos operativos y económicos. 3 Se trata de un gasto elevado, fuera de control, sin visibilidad y no valorado por estar tremendamente disperso al ser gestionado por múltiples departamentos: Compras, Marketing, Visual Merchandising, Comunicación, Servicios Generales, Recursos Humanos, Formación, etc,... y en muchos casos utilizando proveedores no adecuados. Hasta el 90% de los costes en Comunicación Impresa y Producción Gráfica de las empresas no son visibles para los altos directivos de la compañía. 4 La externalización depositada en una única compañía especializada favorece una reducción de costes que puede alcanzar entre un 15% y un 30%. 5 El 80% de las compras se realiza en un entorno no superior a 30 kms., de la ubicación del comprador. El benchmarking nacional e internacional mejora las condiciones. Por inercia o comodidad, los trabajos se encargan a proveedores cercanos o locales que pueden no ser los más adecuados técnicamente, los más económicos o a industrias gráficas cuyos sistemas de impresión no son los más idóneos para la realización de los encargos. 6 La errónea selección del sistema de impresión puede suponer hasta un 50% de sobrecoste. 7 Una pequeña variación apenas perceptible en el resultado final y que en ningún caso desvirtúa el concepto creativo de la pieza, puede significar una mejora considerable en costes: variación en

3 COST 24,4% Ahorro medio registrado por BtoB Print Outsourcing en sus proyectos más recientes. Sin contemplar mejoras adicionales por consultoría cualitativa (rediseño y reingeniería de elementos y procesos) y procesos asociados. marcas de materia prima, ligeros ajustes milimétricos de tamaño, variación en gramaje compensada con carteo, 8 A menudo el mayor gasto eficientable proviene de una deficiente gestión de los procesos asociados a la impresión en sí: bases de datos, manipulado, instalaciones, postalización, puesta en correos, logística 9 Una parte significativa de lo que se imprime es susceptible de ser migrado a otras áreas de comunicación como son los elementos digitales: pdf s interactivos, Quioskos digitales, APPs, etc,.. que permiten combinar versiones online y offline del mismo elemento o bien sustituir completamente las versiones impresas por virtuales. Principales beneficios del Print Outsourcing para los profesionales del Marketing y Comunicación: Soluciones Globales - Asegura los mismos o superiores principios de calidad y servicio. - Metodología exclusiva. - Equipo técnico profesional especialista. - Moderniza y hace más eficientes los sistemas de CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LOS TRABAJOS. - Mayor control de las campañas. - Controla la integridad de la marca en todos los canales y soportes. - Control y seguimiento mediante reportes testados (mediación de niveles de servicio y calidad, evaluación periódica de resultados, comité de servicio, propuestas de mejora en el proceso, ). - Experiencia exitosa en compañías líderes de sectores diferentes que pueden aportar nuevas best-practices a nuestros clientes. Mejora de la competitividad - Gestión del conocimiento. - Una gestión optima de los proveedores. - Optimización de los márgenes. - Eficiencia en los procesos. - Centralización del servicio. Importante Ahorro de costes, en la categoría, de entre el 15% y 30% - Procesos de reingeniería y Cost Controlling. - Garantía de sostenibilidad en los costes. - Conversión de costes fijos en variables. Reinversión/retorno de los ahorros obtenidos en incrementar los recursos del departamento de marketing y comunicación Incorporacion constante de la innovación y las nuevas tendencias del sector Reducción de hasta el 50% del tiempo destinado a la gestión operativa en esta área, focalizando al propio equipo en tareas de mayor valor

4 El Print y BtoB Print Outsourcing El Print Outsourcing es un sistema que externaliza parcial o totalmente, en un solo proveedor, aquellos trabajos no específicos de la actividad de una empresa. BtoB Print Outsourcing es la consultora española líder en la búsqueda de la Eficiencia y Transformación a través de la consultoría, control del gasto, compra, gestión y externalización de la Comunicación Impresa, Producción Gráfica y Procesos Asociados de las empresas, instituciones o administraciones públicas.

5 Líneas de Actuación BtoB Print Outsourcing trabaja con un doble enfoque: conseguir óptimos resultados en el control de costes pero siempre en la línea de la mejora de procesos aportando valor al cliente con su gestión. Consultoría - Cost Controlling Externalización (BPO-PMTO) Print Outsourcing Sourcing Transformation CONSULTORÍA CONSULTORÍA CUALITATIVA, CUANTI- TATIVA Y REINGENIERÍA DE ELEMEN- TOS Y PROCESOS ASOCIADOS Metodología: Identificar las oportunidades de mejora relacionadas con el elemento, los procesos y la explotación de nuevas tecnologías, analizar y diagnosticar procesos, sistemas y elementos que afectan a los costes de la Comunicación Impresa, Producción Gráfica y Procesos Asociados. Resultado: Diagnóstico de la situación actual y propuesta de mejora en los elementos y procesos que intervienen en la Comunicación Impresa, Producción Gráfica y sus Procesos Asociados. Facilitando la toma de decisión óptima. Actualización con los nuevos avances tecnológicos. CONSULTORÍA PERMANENTE: COST CONTROLLING DE AGENCIAS Y PROVEEDORES Revisión de propuestas para su optimización en coste teniendo en cuenta materiales, formatos y especificaciones. Revisión de los costes mediante benchmarking de proveedores. Reingeniería del elemento o proceso mediante sustitución y propuesta de nuevos soportes. SOURCING TRANSFORMATION Metodología: Se realiza un diagnóstico pormenorizado y exhaustivo de las características de los elementos, procesos asociados y costes de ejecución actuales teniendo en cuenta: - Identificación de proveedores idóneos. - Fragmentación del proceso de compras. - Análisis de los vectores de ahorro. - Unificación de criterios de compra. Resultado: Nueva propuesta de precios negociada teniendo en cuenta KPI s y SLA s. Revisión de la oferta actual del mercado y adaptación de nuevos sistemas de producción. EXTERNALIZACIÓN (BPO) Metodología: Coordinar y optimizar los pedidos de los diferentes equipos de trabajo del cliente a través de la auditoría, centralización y puesta en marcha de una oficina de servicio interna o externa. Resultado: Mejoras en la eficiencia, flexibilidad y productividad de los pedidos. Conseguir ahorro y excelencia mediante la centralización. Vigilancia constante al mercado y actualización de mejoras de forma constante. Por qué optimizamos la gestión y compra de la Comunicación Impresa, Producción Gráfica y Procesos Asociados de una empresa

6 Materializamos y garantizamos importantes ahorros: a/ Fruto de nuestra larga experiencia en el mercado, disponemos de un conocimiento profundo del área de Comunicación Impresa, Producción Gráfica y procesos asociados. Esto nos permite identificar las oportunidades de ahorro en cualquier cliente, por singular que sea su actividad de negocio. El Print Outsourcing mejora la competitividad gracias a centralización del servicio, la gestión del conocimiento, una gestión optima de los proveedores, eficiencia en los procesos y la optimización de los márgenes, consiguiendo ahorros de entre un 15% y un 30%. BtoB Print Outsourcing registra un 24,4% de ahorro en sus proyectos más recientes. Por una mayor identificación de las oportunidades de ahorro inmediato. Identificar la estructura de gastos de los departamentos de Marketing, Trade Marketing, Comunicación, Publicidad, Comercial, Compras, Visual Merchandising, Servicios Generales, RRHH, Formación, es clave para valorar oportunidades de reducción de costes a corto plazo que pueden producir beneficios inmediatos para el cliente. Por actuar en todas las fases del proceso: Fase 1. Análisis de todos los elementos que componen la Comunicación Impresa y Producción Gráfica producidos por todos los departamentos de la compañía: folletos, PLV, packaging, carteles, revistas, memorias, material interno, lonas, cartelas, señalética, vinilos, material corporativo, etc, hasta masters y adaptaciones online y offline, seleccionando proveedores idóneos y optimizando el diseño de los elementos a producir. BtoB Print Outsourcing realiza la fase de análisis previa y en ella establece la magnitud económica susceptible de ser optimizada y el porcentaje medio de ahorro alcanzable. Fase 2. Posteriormente a iniciarse los trabajos de reducción de costes de la Comunicación Impresa y Producción Gráfica, BtoB Print Outsourcing aborda el análisis y optimización de los Procesos Asociados (bases de datos, personalización, manipulados, instalaciones, picking, postalización, logística, etc,..) Fase 3. Posible digitalización de elementos susceptibles de ser pasados del off al on. Por la mayor calidad y eficiencia en la gestión. El análisis y la consultoría previa, unidos a la externalización de los procesos contribuyen decisivamente a una mayor calidad y eficiencia en la gestión, dada la alta especialización y continua actualización profesional de la consultora. Además la organización puede optimizar sus recursos internos aplicándolos a tareas de mayor valor añadido para su core business. Por la mayor competitividad en el mercado. Mediante la reingeniería de los conceptos y procesos técnicos (utilización de tecnologías de última generación, rediseño de piezas, tamaños, gramajes, usos tipográficos, sistemas de impresión...) y la optimización de los procesos de compra, BtoB Print Outsourcing consigue importantes ahorros de costes y mejora de los recursos internos y los procesos de trabajo. Con todo ello contribuye decisivamente a aumentar la eficiencia, productividad y competitividad de la empresa en el mercado. Por la mayor responsabilidad corporativa y mejor gestión medio ambiental. Asegurando el uso responsable de materiales, técnicas sostenibles para la fabricación del papel y las tintas así como en el seguimiento de todos los procesos intervinientes en el desarrollo de la actividad productiva.

7 b/ Tenemos recursos especializados y hemos desarrollado procedimientos avanzados de gestión que nos permiten optimizar al máximo tanto el benchmarking selectivo de proveedores como los niveles de ahorros en compras. c/ Nuestra metodología de implantación por fases permite materializar ahorros a corto plazo que podrán ser utilizados bien para incrementar los beneficios de la empresa o para reinvertirlos, maximizando los presupuestos de la compañía. d/ Nuestro compromiso con los resultados conseguidos para nuestros clientes es total. Nuestros honorarios están sujetos a la materialización de los ahorros conseguidos. e/ Eliminamos cualquier riesgo para nuestros clientes gracias a las etapas graduales de implementación del servicio: - Fase diagnóstico (sin coste) - Fase piloto - Fases de revisión de mejoras (reingeniería de los elementos, fragmentación de compras, procesos asociados,..) - Fase definitiva de implantación ( con acuerdo contractual de compromiso de mejora, estableciendo criterios de control con SLA s y KPI s) f/ Garantizamos la realización de proyectos de mejora continua. Dimensionamiento de la oportunidad Alta Rapid Impact FASE 1 Fase 1. Elementos Comunicación Impresa Producción Gráfica Master/Adaptaciones offline Master/Adaptaciones online Potencial de ahorro FASE 3 FASE 2 Fase 2. Procesos asociados físicos y digitales BBDD Personalización / manipulados Montajes / instalaciones Postalización / puesta en correos Almacenaje / Picking / Distribución I+D / Asesoría y reingeniería Fase 3. Digital Publicaciones Digitales / online Baja Baja Facilidad de Implantación Alta PDFs animados Apps / Quioskos digitales ebooks interactivos

8 Metodología 1/ Análisis y diagnóstico inicial 2/ Evaluación, eficiencia técnica y económica 3/ Test de implantación 4/ Certificación preliminar de resultados por auditoría independiente 5/ Extensión del modelo 6/ Certificación de resultados por auditoría independiente 7/ Ajustes para implantar modelo sostenible En BtoB Print Outsourcing estamos preparados para ayudarle a vencer los retos de su organización, entregando beneficios con independencia y objetividad, al contar con: - Plan de acción claro - Beneficios mensurables - Implementación rápida y eficaz - Enfoque comprobado - Conocimiento del área - Prácticas líderes - Administración de riesgos - Ejecución sostenible Conclusiones - Contamos con un equipo interdisciplinar de profesionales. - Experiencia de más de 15 años en el mercado. - Capaces de generar ahorros de hasta un 30% manteniendo los niveles de calidad y servicio. - Captura inmediata del ahorro. - Honorarios en función del resultado. - Best practices y experiencia de clientes que avalan nuestro trabajo. - Ofrecemos un modelo perfeccionado con una metodología exclusiva y contrastada. - Garantizamos la sostenibilidad de los resultados a lo largo del periodo contractual. Acerca de BtoB Print Outsourcing BtoB Print Outsourcing es la compañía líder en España en Consultoría, control del gasto, compra, gestión y externalización de la Comunicación Impresa, Producción Gráfica y Procesos Asociados de grandes empresas, organizaciones e instituciones. BtoB Print Outsourcing, como compañía de Print, externaliza parcial o totalmente, en un solo proveedor, aquellos trabajos no específicos de la actividad de una empresa, como son la compra y la gestión de la Comunicación Impresa, Producción Gráfica y Procesos Asociados. Nuestro objetivo es alcanzar los mayores niveles de Eficiencia y Transformación, optimizando procesos y costes en la actividad productiva y manteniendo o mejorando los estándares de calidad y servicio de los clientes, poniendo a su disposición la experiencia y conocimiento del mercado del Print. BTB Sourcing Transformation, S.L. Todos los derechos reservados Print Outsourcing OFICINAS CENTRALES: C/ Atenas 2, Ofic. C Pozuelo de Alarcón. Madrid España T info@globalbtb.com Síguenos en: