INFORME DE AUDITORÍA INTERNA 2015 SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN INSTITUCIONAL

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1 INFORME DE AUDITORÍA INTERNA 2015 SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN INSTITUCIONAL Elaboró: Auditor Líder (L.A. Rubén Omar Galván Olguin) Torres de Rectoría, Carretera Pachuca- Actopan Km 4.5, Pachuca, Hidalgo, C.P Tel. (01 771) Ext. 2776

2 ÍNDICE: Índice de tablas... 3 Índice de gráficas Informe de auditoría interna Equipo auditor Normas de referencia Objetivo de auditoría Alcance Cumplimiento del objetivo de auditoría Periodo de auditoría Hallazgos de auditoría Cumplimiento del alcance de auditoría Descripción del alcance de auditoría No. De auditoría interna Información resumida de los hallazgos obtenidos Sistema integral de gestión institucional (SIGI) a) Sistema de gestión de la calidad (SIGEC) b) Sistema de gestión ambiental (SIGA) c) Sistema de gestión de responsabilidad social (SIGERS) Conclusiones Anexos Informe de Auditoría Interna 2015 Página 2

3 ÍNDICE DE TABLAS: Tabla 1: Concentrado de Hallazgos por sistema. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría) Tabla 2: Concentrado de hallazgos del SIGI. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría) Tabla 3: Concentrado de conformidades del SIGI. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría) Tabla 4: Concentrado de no conformidades del SIGI. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría) Tabla 5: Concentrado de observaciones del SIGI. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría) Tabla 6: Concentrado de hallazgos del SIGEC. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría) Tabla 7: Concentrado de conformidades por macroprocesos del SIGEC. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría) Tabla 8: Concentrado de no conformidades por macroprocesos del SIGEC. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría) Tabla 9: Concentrado de observaciones por macroprocesos del SIGEC. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría) Tabla 10: Concentrado de hallazgos del SIGA. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría) Tabla 11: Concentrado de conformidades por macroprocesos del SIGA. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría) Tabla 12: Concentrado de no conformidades por macroprocesos del SIGA. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría) Tabla 13: Concentrado de observaciones por macroprocesos del SIGA. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría) Tabla 14: Concentrado de hallazgos del SIGERS. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría) Tabla 15: Concentrado de conformidades por macroprocesos del SIGERS. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría) Tabla 16: Concentrado de no conformidades por macroprocesos del SIGERS. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría) Tabla 17: Concentrado de observaciones por macroprocesos del SIGERS. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría) Tabla 18: Dependencias que se encontraban en el plan y programa de auditoría interna 2015, y que por causas internas no fueron auditadas. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría) Tabla 19: Ponderación alcanzada. (Fuente: Elaboración propia con datos de Evaluaciones de Auditores Internos) Tabla 20: Acción a implementar con la calificación alcanzada. (Fuente: Elaboración propia con datos de Evaluaciones de Auditores Internos) Tabla 21: Observaciones (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría) Informe de Auditoría Interna 2015 Página 3

4 ÍNDICE DE GRÁFICAS: Gráfica 1: Porcentaje de hallazgos por sistema. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría) Gráfica 2: Porcentaje de hallazgos del SIGI. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría) Gráfica 3: Porcentaje de conformidades del SIGI. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría) Gráfica 4: Porcentaje de no conformidades del SIGI. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría) Gráfica 5: Porcentaje de observaciones del SIGI. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría) Gráfica 6: Porcentaje de hallazgos del SIGEC. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría) Gráfica 7: Hallazgos por requisito de la Norma ISO 9001:2008. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría) Gráfica 8: Porcentaje de conformidades por macroprocesos del SIGEC. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría) Gráfica 9: Conformidades por requisito de la Norma ISO 9001:2008. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría) Gráfica 10: Porcentaje de no conformidades por macroprocesos del SIGEC. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría) Gráfica 11: No conformidades por requisito de la Norma ISO 9001:2008. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría) Gráfica 12: Porcentaje observaciones por macroprocesos del SIGEC. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría) Gráfica 13: Observaciones por requisito de la Norma ISO 9001:2008. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría) Gráfica 14: Porcentaje de hallazgos del SIGA. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría) Gráfica 15: Hallazgos por requisito de la Norma ISO 14001:2004. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría) Gráfica 16: Porcentaje de conformidades por macroprocesos del SIGA. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría) Gráfica 17: Conformidades por requisito de la Norma ISO 14001:2004. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría) Gráfica 18: Porcentaje de conformidades por macroprocesos del SIGA. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría) Gráfica 19: No conformidades por requisito de la Norma ISO 14001:2004. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría) Gráfica 20: Porcentaje de observaciones por macroprocesos del SIGA. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría) Gráfica 21: Observaciones por requisito de la Norma ISO 14001:2004. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría) Informe de Auditoría Interna 2015 Página 4

5 Gráfica 22: Porcentaje de hallazgos del SIGERS. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría) Gráfica 23: Hallazgos por requisito de la Norma WORLDCOB-CSR: (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría) Gráfica 24: Porcentaje de conformidades por macroprocesos del SIGERS. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría) Gráfica 25: Conformidades por requisito de la Norma WORLDCOB-CSR: (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría) Gráfica 26: Porcentaje de no conformidades por macroprocesos del SIGERS. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría) Gráfica 27: No conformidades por requisito de la Norma WORLDCOB-CSR: (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría) Gráfica 28: Porcentaje de observaciones por macroprocesos del SIGERS. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría) Gráfica 29: Observaciones por requisito de la Norma WORLDCOB-CSR: (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría) Gráfica 30: Dependencias que no presenta riesgo de perder su certificación o que obtendría su certificación sin problemas. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría) Gráfica 31: Dependencias que presenta un riesgo mínimo de perder su certificación o tendría que realizar pequeños ajustes para obtenerla. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría) Gráfica 32: Dependencias que presenta un riesgo alto de perder u obtener su certificación. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría) Gráfica 33: Dependencias que en caso de ser auditadas en este momento por el organismo certificador externo perderían o no obtendría su certificación. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría) Gráfica 34: Dependencias que no fueron mencionadas en las clasificaciones anteriores. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría) Informe de Auditoría Interna 2015 Página 5

6 1. INFORME DE AUDITORÍA INTERNA: 1.1 EQUIPO AUDITOR: Integrantes 1 L.A. Rubén Omar Galván Olguin Auditor Líder 2 Lic. Jesús Salvador Ángeles 3 Lic. María del Carmen Galván Vargas 4 Lic. Oswaldo Ávila Mercado 5 L.A. Gustavo Calva Fuetes 6 Lic. Minerva Sonia Navarrete Mendoza 7 Lic. Ana Belén Durán Candelaria 8 Mtra. Nancy Ramos Delgado 9 Lic. Lorena Margarita Escamilla Hernández 10 L.A. Francisco Antonio Niccolas Morales 11 Lic. Lidia Adriana Arteaga Lagos 12 Lic. Belem Benítez Vargas. 13 M.C. Víctor Manuel Galván Rodríguez 14 Mtro. Martín Mendoza Álvarez Grupo Auditor 15 L.C.C. Nancy Gissell Villarreal Islas 16 Ing. Alejandra Rivera García 17 Lic. Dinorah Olvera Meneses 18 Quim. Maricarmen Pérez López 19 Lic. Magda Guadalupe Ramírez Ávalos 20 Mtra. Ma. Angélica Lases Franyutti 21 Mtra. María Guadalupe Castillo Arteaga 22 L.C.C. Florencia Vite Álvarez 23 Lic. Bertha Lugo Lugo 24 Mtra. Georgina Moreno Vergara 25 Mtra. Reyna Sarina Téllez Soto 1.2 NORMAS DE REFERENCIA: NMX-CC-9001-IMNC-2008 (ISO 9001:2008) Sistema de Gestión de la Calidad NMX-SAA IMNC-2004 (ISO 14001:2004) Sistema de Gestión Ambiental WORLDCOB-CSR: Sistema de Gestión de Responsabilidad Social Informe de Auditoría Interna 2015 Página 6

7 1.3 OBJETIVO DE AUDITORÍA: Verificar la conformidad y eficacia de los procesos que integran al sistema integral de gestión institucional (sistema de gestión de la calidad, sistema de gestión ambiental y sistema de gestión de responsabilidad social), bajo los requisitos de las normas internacionales ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, WORLDCOB-CSR:2011.2, así como los requisitos reglamentarios establecidos por la universidad, encaminado al logro de la visión institucional. 1.4 ALCANCE: Dependencias que conforman los macro-procesos de Docencia, Investigación, Extensión, Vinculación y Gestión. 1.5 CUMPLIMIENTO DEL OBJETIVO DE AUDITORÍA: Se cumplió de acuerdo a lo establecido en el plan y programa de auditoría. No se cumplió debido a: 1.6 PERIODO DE AUDITORÍA: Periodo: 06 al 19 de Mayo de 2015 Tipo: Conforme: No conforme: Observación: No revisado: 1.7 HALLAZGOS DE AUDITORÍA: Descripción: Cumplimiento de un requisito (necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria) del sistema y de la norma que aplique. Es el incumplimiento de un requisito: De las leyes o reglamentos aplicables; De la norma aplicable; Del cliente; Del propio sistema integral de gestión institucional. Es un aspecto de un requisito que podría mejorarse y que no se requiere que se haga de manera inmediata. Elementos importantes que por situaciones de tiempo no fue posible revisar y es importante considerarlo para la siguiente auditoría. Informe de Auditoría Interna 2015 Página 7

8 1.8 CUMPLIMIENTO DEL ALCANCE DE AUDITORÍA: Se cumplió de acuerdo a lo establecido en el plan y programa de auditoría. No se cumplió debido a: cuatro dependencias que no fueron auditadas: 1. Dirección de Tecnologías Web y Webometría 2. Secretaría de Desarrollo Internacional 3. Dirección de Proyectos Internacionales 4. Instituto de Ciencias Económico Administrativas. Las primeras 3 pidieron mediante oficio no ser auditadas; La última dependencia no tiene implementado el sistema por lo que no se llevo a cabo la auditoría. Informe de Auditoría Interna 2015 Página 8

9 1.9 DESCRIPCIÓN DEL ALCANCE DE AUDITORÍA 2015: MACROPROCESO DOCENCIA 1. Escuela Superior de Tepeji del Río 2. Escuela Superior de Zimapán 3. Dirección de Administración Escolar 4. Dirección Universitaria de Idiomas 5. Dirección de Becas y Apoyo Académico 6. Dirección de Bibliotecas y Centros de Información 7. Escuela Preparatoria No Escuela Preparatoria No Instituto de Ciencias Agropecuarias 10. Dirección de Servicio Médico Universitario 11. Escuela Superior de Tizayuca 12. Dirección de Educación Superior 13. Escuela Superior de Tlahuelilpan 14. Escuela Superior de Apan 15. Instituto de Ciencias Básicas e Ingenierías 16. Instituto de Ciencias Económico Administrativas 17. Instituto de Ciencias Sociales y Humanidades 18. Dirección de Laboratorios y Talleres 19. Escuela Superior de Atotonilco de Tula 20. Escuela Superior de Cd. Sahagún 21. Instituto de Artes 22. Coordinación de la División de Docencia 23. Escuela Preparatoria No Dirección del Sistema de Universidad Virtual 25. Dirección de Tutorías 26. Dirección del Centro de Computo 27. Dirección General de Servicios Académicos 28. Dirección de Educación Media Superior y Terminal 29. Dirección de Autoaprendizaje de Idiomas 30. Escuela Preparatoria No Instituto de Ciencias de la Salud 32. Bioterio 33. Escuela Superior de Huejutla 34. Dirección de Superación Académica 35. Escuela Superior de Actopan Informe de Auditoría Interna 2015 Página 9

10 1.9 DESCRIPCIÓN DEL ALCANCE DE AUDITORÍA 2015: MACROPROCESO INVESTIGACIÓN 36. Coordinación de la División de Investigación y Posgrado 37. Dirección de Estudios de Posgrado 38. Dirección de Mercadeo de la Ciencia 39. Dirección de Apoyo a PROMEP 40. Dirección de Investigación 41. Dirección del Parque Científico y Tecnológico MACROPROCESO EXTENSIÓN 42. Dirección de Educación y Promoción Deportiva 43. Coordinación de la División de Extensión de la Cultura 44. Dirección de Fomento a la Lectura 45. Dirección de Ediciones y Publicaciones 46. Presidencia de la Feria Universitaria del Libro MACROPROCESO VINCULACIÓN 47. Dirección de Educación Continua 48. Coordinación de la División de Vinculación 49. Dirección de Servicio Social y Prácticas Profesionales 50. Dirección de Vinculación con los Sectores Social y Productivo Informe de Auditoría Interna 2015 Página 10

11 1.9 DESCRIPCIÓN DEL ALCANCE DE AUDITORÍA 2015: MACROPROCESO GESTIÓN 51. Defensor Universitario 52. Contraloría General 53. Dirección de Relaciones Interinstitucionales 54. Dirección de Recursos Financieros 55. Administración de Ciudad del Conocimiento 56. Dirección de Servicios Generales 57. Administración del Centro Cultural La Garza 58. Administración de las Torres de Rectoría 59. Dirección General de Comunicación Social y Relaciones Publicas 60. Dirección General de Planeación 61. Dirección de Estudios Estratégicos y Desarrollo Institucional 62. Administración de Seminarios y Hotel Universitario 63. Dirección de Tecnologías Web y Webometría 64. Dirección de Información y Sistemas. 65. Rectoría (Secretaría Particular y Secretaría Privada) 66. Dirección de Administración de Personal 67. Dirección de Desarrollo Empresarial 68. Honorable Consejo Universitario 69. Dirección de Proyectos y Obras 70. Dirección General de Evaluación 71. Editorial Universitaria 72. Administración de Villa Deportiva 73. Dirección de Archivo General 74. Dirección de Comunicación Social 75. Dirección de Protección Civil 76. Dirección de Identidad y Eventos Especiales 77. Secretaría de Desarrollo Internacional 78. Dirección de Enlace Institucional 79. Coordinación de la División de Administración y Finanzas 80. Dirección de Proyectos Internacionales 81. Secretaria General 82. Dirección de Imagen y Diseño Institucional 83. Dirección de Relaciones Internacionales 84. Dirección de Recursos Materiales 85. Dirección General de Jurídica 86. Dirección de Gestión de la Calidad 87. Dirección de Radio Universidad 88. Dirección de Promoción Cultural 89. Dirección de Relaciones Públicas Nota: La Coordinación de Asesores se encuentra dentro del alcance de certificación pero no fue auditada en esta auditoría interna: Informe de Auditoría Interna 2015 Página 11

12 Nota: Rectoría, Secretaría Particular y Secretaría Privada fueron auditadas como si fueran una sola dependencia, pero dentro del alcance de certificación se encuentran separadas NO. DE AUDITORÍA INTERNA: A.I./01/2015 Informe de Auditoría Interna 2015 Página 12

13 2. INFORMACIÓN RESUMIDA DE LOS HALLAZGOS OBTENIDOS: 2.1 SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN INSTITUCIONAL (SIGI): Concentrado de hallazgos por sistema Sistema No. Sistema de Gestión de la Calidad 493 Sistema de Gestión Ambiental 257 Sistema de Gestión de Responsabilidad Social 74 Sistema Integral de Gestión Institucional 824 Tabla 1: Concentrado de Hallazgos por sistema. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría). Porcentaje de hallazgos por sistema 9% 31% 60% SIGEC SIGA SIGERS Gráfica 1: Porcentaje de hallazgos por sistema. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría). Informe de Auditoría Interna 2015 Página 13

14 Concentrado de hallazgos del Sistema Integral de Gestión Institucional Hallazgos No. Conformidades 365 No Conformidades 192 Observaciones 267 Total 824 Tabla 2: Concentrado de hallazgos del SIGI. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría). Porcentaje de hallazgos del Sistema Integral de Gestión Institucional 32% 44% Conformidades No Conformidades Observaciones 23% Gráfica 2: Porcentaje de hallazgos del SIGI. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría). Informe de Auditoría Interna 2015 Página 14

15 Concentrado de Conformidades del Sistema Integral de Gestión Institucional Sistema No. Sistema de Gestión de la Calidad 223 Sistema de Gestión Ambiental 90 Sistema de Gestión de Responsabilidad Social 52 Total 365 Tabla 3: Concentrado de conformidades del SIGI. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría). Porcentaje de conformidades del Sistema Integral de Gestión Institucional 14% 25% 61% SIGEC SIGA SIGERS Gráfica 3: Porcentaje de conformidades del SIGI. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría). Informe de Auditoría Interna 2015 Página 15

16 Concentrado de No Conformidades del Sistema Integral de Gestión Institucional Sistema No. Sistema de Gestión de la Calidad 104 Sistema de Gestión Ambiental 78 Sistema de Gestión de Responsabilidad Social 10 Total 192 Tabla 4: Concentrado de no conformidades del SIGI. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría). Porcentaje de no conformidades del Sistema Integral de Gestión Institucional 5% 41% 54% SIGEC SIGA SIGERS Gráfica 4: Porcentaje de no conformidades del SIGI. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría). Informe de Auditoría Interna 2015 Página 16

17 Concentrado de Observaciones del Sistema Integral de Gestión Institucional Sistema No. Sistema de Gestión de la Calidad 166 Sistema de Gestión Ambiental 89 Sistema de Gestión de Responsabilidad Social 12 Total 267 Tabla 5: Concentrado de observaciones del SIGI. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría). Porcentaje de observaciones del Sistema Integral de Gestión Institucional 4% 33% SIGEC SIGA SIGERS 62% Gráfica 5: Porcentaje de observaciones del SIGI. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría). Informe de Auditoría Interna 2015 Página 17

18 a) SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD (SIGEC): Concentrado de Hallazgos del Sistema de Gestión de la Calidad Hallazgo No. Conforme 223 No Conforme 104 Observaciones 166 Total 493 Tabla 6: Concentrado de hallazgos del SIGEC. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría). Porcentaje de hallazgos del Sistema de Gestión de la Calidad 34% 45% Conforme No Conforme Observaciones 21% Gráfica 6: Porcentaje de hallazgos del SIGEC. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría). Informe de Auditoría Interna 2015 Página 18

19 Hallazgos por requisito de la Norma ISO 9001: Medición, análisis y mejora 7.4 Compras 6.2 Recursos humanos Información de entrada para la revisión Objetivos de la calidad Manual de la calidad Auditoría interna Verificación de los productos comprados Validación del diseño y desarrollo 7 Realización del producto Planificación del sistema de gestión de la calidad Revisión de los requisitos relacionados con el producto Responsabilidad y autoridad 7.2 Procesos relacionados con el cliente 4.2 Requisitos de la documentación 6.1 Provisión de recursos 6.4 Ambiente de trabajo Comunicación con el cliente Comunicación interna Seguimiento y medición de los procesos 7.1 Planificación de la realización del producto Competencia, formación y toma de conciencia Control de los documentos No. de Hallazgos Gráfica 7: Hallazgos por requisito de la Norma ISO 9001:2008. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría). Informe de Auditoría Interna 2015 Página 19

20 Concentrado de Conformidades por macroprocesos del Sistema de Gestión de la Calidad Macroproceso No. Docencia 100 Investigación 19 Extensión 9 Vinculación 9 Gestión 86 Total 223 Tabla 7: Concentrado de conformidades por macroprocesos del SIGEC. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría). Porcentaje de conformidades por macroprocesos del Sistema de Gestión de la Calidad 39% 45% Docencia Investigación Extensión Vinculación Gestión 4% 4% 9% Gráfica 8: Porcentaje de conformidades por macroprocesos del SIGEC. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría) Informe de Auditoría Interna 2015 Página 20

21 Conformidades por requisito de la Norma ISO 9001: Mejora 8.1 Generalidades Proceso de compras Revisión del diseño y desarrollo 6 Gestión de los recursos Generalidades 5.4 Planificación 4 Requisitos del sistema de gestión de la calidad Verificación de los productos comprados Validación del diseño y desarrollo 7.3 Diseño y desarrollo 5.6 Revisión por la dirección 4.1 Requisitos generales 4.2 Requisitos de la documentación Generalidades Propiedad del cliente Seguimiento y medición del producto 6.1 Provisión de recursos Determinación de los requisitos relacionados con el producto Control de los registros Control de la producción y de la prestación del servicio Mejora continua 5.3 Política de la calidad No. de Hallazgos Gráfica 9: Conformidades por requisito de la Norma ISO 9001:2008. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría). Informe de Auditoría Interna 2015 Página 21

22 Concentrado de No Conformidades por macroprocesos del Sistema de Gestión de la Calidad Macroproceso No. Docencia 43 Investigación 1 Extensión 7 Vinculación 1 Gestión 52 Total 104 Tabla 8: Concentrado de no conformidades por macroprocesos del SIGEC. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría). Porcentaje de no conformidades por macroprocesos del Sistema de Gestión de la Calidad 50% 41% Docencia Investigación Extensión Vinculación Gestión 1% 7% 1% Gráfica 10: Porcentaje de no conformidades por macroprocesos del SIGEC. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría) Informe de Auditoría Interna 2015 Página 22

23 No Conformidades por requisito de la Norma ISO 9001: Mejora 8.1 Generalidades Preservación del producto 7.5 Producción y prestación del servicio Proceso de compras Validación del diseño y desarrollo Resultados del diseño y desarrollo 7.2 Procesos relacionados con el cliente Generalidades Resultados de la revisión 5.6 Revisión por la dirección 5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicación 5.4 Planificación Manual de la calidad Acción preventiva Identificación y trazabilidad Determinación de los requisitos relacionados con el producto Generalidades 6.3 Infraestructura Planificación del diseño y desarrollo Comunicación interna Acción correctiva Control de los documentos No. de Hallazgos Gráfica 11: No conformidades por requisito de la Norma ISO 9001:2008. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría). Informe de Auditoría Interna 2015 Página 23

24 Concentrado de Observaciones por macroprocesos del Sistema de Gestión de la Calidad Macroproceso No. Docencia 53 Investigación 10 Extensión 10 Vinculación 5 Gestión 88 Total 166 Tabla 9: Concentrado de observaciones por macroprocesos del SIGEC. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría). Porcentaje de observaciones por macroprocesos del Sistema de Gestión de la Calidad 32% 53% Docencia Investigación Extensión Vinculación Gestión 6% 3% 6% Gráfica 12: Porcentaje observaciones por macroprocesos del SIGEC. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría) Informe de Auditoría Interna 2015 Página 24

25 Observaciones por requisito de la Norma ISO 9001: Seguimiento y medición del producto Preservación del producto Verificación de los productos comprados 7.4 Compras Revisión del diseño y desarrollo 7.3 Diseño y desarrollo 7 Realización del producto 6 Gestión de los recursos Generalidades Representante de la dirección Objetivos de la calidad 5 Responsabilidades de la dirección 4 Requisitos del sistema de gestión de la calidad 8.2 Seguimiento y medición Control de la producción y de la prestación del servicio 7.2 Procesos relacionados con el cliente 5.1 Compromiso de la dirección Identificación y trazabilidad Determinación de los requisitos relacionados con el producto Seguimiento y medición de los procesos Competencia, formación y toma de conciencia Mejora continua Control de los documentos No. de Hallazgos Gráfica 13: Observaciones por requisito de la Norma ISO 9001:2008. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría). Informe de Auditoría Interna 2015 Página 25

26 b) SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL (SIGA): Concentrado de Hallazgos del Sistema de Gestión Ambiental Hallazgo No. Conforme 90 No Conforme 78 Observaciones 89 Total 257 Tabla 10: Concentrado de hallazgos del SIGA. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría). Porcentaje de hallazgos del Sistema de Gestión Ambiental 35% 35% Conforme No Conforme Observaciones 30% Gráfica 14: Porcentaje de hallazgos del SIGA. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría) Informe de Auditoría Interna 2015 Página 26

27 Hallazgos por requisito de la Norma ISO 14001: Auditoría interna Evaluación del cumplimiento legal 4.5 Verificación 4.3 Planificación 4.1 Requisitos generales 4.6 Revisión por la dirección 4 Requisitos del sistema de gestión ambiental 4.4 Implementación y operación Objetivos, metas y programas Seguimiento y medición Documentación Comunicación 4.4.1Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad Requisitos legales y otros requisitos Control de los registros No conformidad, acción correctiva y acción preventiva Control operacional Competencia, formación y toma de conciencia Aspectos ambientales Control de documentos Preparación y respuesta ante emergencias 4.2 Política ambiental No. de Hallazgos Gráfica 15: Hallazgos por requisito de la Norma ISO 14001:2004. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría). Informe de Auditoría Interna 2015 Página 27

28 Concentrado de Conformidades del Sistema de Gestión Ambiental Macroproceso No. Docencia 41 Investigación 7 Extensión 2 Vinculación 8 Gestión 32 Total 90 Tabla 11: Concentrado de conformidades por macroprocesos del SIGA. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría). Porcentaje de conformidades por macroprocesos del Sistema de Gestión Ambiental 36% 46% Docencia Investigación Extensión Vinculación Gestión 9% 2% 8% Gráfica 16: Porcentaje de conformidades por macroprocesos del SIGA. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría) Informe de Auditoría Interna 2015 Página 28

29 Conformidades por requisito de la Norma ISO 14001: Revisión por la dirección Auditoría interna Evaluación del cumplimiento legal Seguimiento y medición 4.5 Verificación 4.3 Planificación 4.1 Requisitos generales No conformidad, acción correctiva y acción preventiva Documentación Comunicación 4.4 Implementación y operación 4 Requisitos del sistema de gestión ambiental 4.4.1Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad Objetivos, metas y programas Control de los registros Requisitos legales y otros requisitos Control de documentos Control operacional Preparación y respuesta ante emergencias Competencia, formación y toma de conciencia Aspectos ambientales 4.2 Política ambiental No. de Hallazgos Gráfica 17: Conformidades por requisito de la Norma ISO 14001:2004. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría). Informe de Auditoría Interna 2015 Página 29

30 No Concentrado de No Conformidades del Sistema de Gestión Ambiental Macroproceso No. Docencia 35 Investigación 2 Extensión 2 Vinculación 1 Gestión 38 Total 78 Tabla 12: Concentrado de no conformidades por macroprocesos del SIGA. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría). Porcentaje de no conformidades por macroprocesos del Sistema de Gestión Ambiental 49% 45% Docencia Investigación Extensión Vinculación Gestión 3% 3% 1% Gráfica 18: Porcentaje de conformidades por macroprocesos del SIGA. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría) Informe de Auditoría Interna 2015 Página 30

31 No Conformidades por requisito de la Norma ISO 14001: Revisión por la dirección Auditoría interna Evaluación del cumplimiento legal 4.5 Verificación Objetivos, metas y programas 4.3 Planificación 4.1 Requisitos generales 4 Requisitos del sistema de gestión ambiental Documentación 4.4.1Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad 4.4 Implementación y operación Seguimiento y medición Requisitos legales y otros requisitos Control de los registros Comunicación Competencia, formación y toma de conciencia Aspectos ambientales No conformidad, acción correctiva y acción preventiva Control operacional 4.2 Política ambiental Control de documentos Preparación y respuesta ante emergencias No. de Hallazgos Gráfica 19: No conformidades por requisito de la Norma ISO 14001:2004. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría). Informe de Auditoría Interna 2015 Página 31

32 Concentrado de Observaciones del Sistema de Gestión Ambiental Macroproceso No. Docencia 33 Investigación 5 Extensión 6 Vinculación 1 Gestión 44 Total 89 Tabla 13: Concentrado de observaciones por macroprocesos del SIGA. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría). Porcentaje de observaciones por macroprocesos del Sistema de Gestión Ambiental 49% 37% Docencia Investigación Extensión Vinculación Gestión 1% 7% 6% Gráfica 20: Porcentaje de observaciones por macroprocesos del SIGA. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría) Informe de Auditoría Interna 2015 Página 32

33 Observaciónes por requisito de la Norma ISO 14001: Auditoría interna Evaluación del cumplimiento legal 4.5 Verificación Comunicación 4.4 Implementación y operación Objetivos, metas y programas 4.3 Planificación 4.1 Requisitos generales 4 Requisitos del sistema de gestión ambiental 4.6 Revisión por la dirección Seguimiento y medición Documentación Requisitos legales y otros requisitos Control operacional 4.4.1Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad Competencia, formación y toma de conciencia Aspectos ambientales Control de los registros No conformidad, acción correctiva y acción preventiva Preparación y respuesta ante emergencias 4.2 Política ambiental Control de documentos No. de Hallazgos Gráfica 21: Observaciones por requisito de la Norma ISO 14001:2004. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría). Informe de Auditoría Interna 2015 Página 33

34 c) SISTEMA DE GESTIÓN DE RESPONSABILIDAD SOCIAL (SIGERS): Concentrado de Hallazgos del Sistema de Gestión de Responsabilidad Social Hallazgo No. Conforme 52 No Conforme 10 Observaciones 12 Total 74 Tabla 14: Concentrado de hallazgos del SIGERS. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría). Porcentaje de hallazgos del Sistema de Gestión de Responsabilidad Social 16% 14% Conforme No Conforme Observaciones 70% Gráfica 22: Porcentaje de hallazgos del SIGERS. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría) Informe de Auditoría Interna 2015 Página 34

35 Hallazgos por requisito de la Norma WORLDCOB-CSR: Evaluar periódicamente los resultados de las actividades 9.4 Llevar registro de todas las actividades realizadas con y para la comunidad 9.3 Promover el voluntariado y la participación de los empleados 9.2 Tomar en cuenta las opiniones de los empleados 8.2 Se debe comprobar que los proveedores cumplan con la legislación 8.1 Los proveedores deben conocer la política de responsabilidad social 8 Para la selección de los principales proveedores se tomara en cuenta la 7.7 Se contara con personal responsable del área de clientes 7.5 La organización realizara capacitaciones especializadas 6.4 Realizar informes o registros de todas las actividades efectuadas a nivel 6.3 Respetar las responsabilidades familiares de los empleados 6.1 La organización debe tener consideración al entorno familiar 5.2 Se deben realizar informes de las actividades 5.1 La organización debe promover el desarrollo personal 3.2 Deben existir instancia de dialogo 3.1 La organización debe cumplir con la legislación 1.4? 9.1 Generar en lo posible alianzas 9 Comunidad 7.4 Determinar medios específicos para conocer la opinión. 4.3 Capacitar al personal 4.1 Documentar la política 4.5 Proporcionar a su personal. 1.2 Política de Responsabilidad Social No. de Hallazgos Gráfica 23: Hallazgos por requisito de la Norma WORLDCOB-CSR: (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría). Nota: Se levanto una hallazgo en un requisito (1.4), el cual no está contemplado en la Norma WORLDCOB-CSR: Informe de Auditoría Interna 2015 Página 35

36 Concentrado de Conformidades del Sistema de Gestión de Responsabilidad Social Macroproceso No. Docencia 13 Investigación 2 Extensión 2 Vinculación 9 Gestión 26 Total 52 Tabla 15: Concentrado de conformidades por macroprocesos del SIGERS. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría). Porcentaje de conformidades por macroprocesos del Sistema de Gestión de Responsabilidad Social 25% 50% 4% 4% Docencia Investigación Extensión Vinculación Gestión 17% Gráfica 24: Porcentaje de conformidades por macroprocesos del SIGERS. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría) Informe de Auditoría Interna 2015 Página 36

37 Conformidades por requisito de la Norma WORLDCOB-CSR: Los proveedores deben conocer la política de responsabilidad social 8 Para la selección de los principales proveedores se tomara en cuenta la 9.5 Evaluar periódicamente los resultados de las actividades 9.4 Llevar registro de todas las actividades realizadas con y para la comunidad 9.3 Promover el voluntariado y la participación de los empleados 9.2 Tomar en cuenta las opiniones de los empleados 8.2 Se debe comprobar que los proveedores cumplan con la legislación 7.7 Se contara con personal responsable del área de clientes 7.5 La organización realizara capacitaciones especializadas 6.4 Realizar informes o registros de todas las actividades efectuadas a nivel 6.3 Respetar las responsabilidades familiares de los empleados 6.1 La organización debe tener consideración al entorno familiar 5.2 Se deben realizar informes de las actividades 5.1 La organización debe promover el desarrollo personal 4.1 Documentar la política 3.2 Deben existir instancia de dialogo 3.1 La organización debe cumplir con la legislación 1.4? 9.1 Generar en lo posible alianzas 9 Comunidad 7.4 Determinar medios específicos para conocer la opinión. 4.3 Capacitar al personal 4.5 Proporcionar a su personal. 1.2 Política de Responsabilidad Social No. de Hallazgos Gráfica 25: Conformidades por requisito de la Norma WORLDCOB-CSR: (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría). Informe de Auditoría Interna 2015 Página 37

38 Concentrado de No Conformidades del Sistema de Gestión de Responsabilidad Social Macroproceso No. Docencia 3 Investigación 0 Extensión 0 Vinculación 0 Gestión 7 Total 10 Tabla 16: Concentrado de no conformidades por macroprocesos del SIGERS. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría). Porcentaje de no conformidades por macroprocesos del Sistema de Gestión de Responsabilidad Social 30% 0% Docencia Investigación Extensión Vinculación Gestión 70% Gráfica 26: Porcentaje de no conformidades por macroprocesos del SIGERS. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría) Informe de Auditoría Interna 2015 Página 38

39 No Conformidades por requisito de la Norma WORLDCOB-CSR: Evaluar periódicamente los resultados de las actividades 9.4 Llevar registro de todas las actividades realizadas con y para la comunidad 9.3 Promover el voluntariado y la participación de los empleados 9.2 Tomar en cuenta las opiniones de los empleados 9.1 Generar en lo posible alianzas 9 Comunidad 8.2 Se debe comprobar que los proveedores cumplan con la legislación 8.1 Los proveedores deben conocer la política de responsabilidad social 8 Para la selección de los principales proveedores se tomara en cuenta la 7.7 Se contara con personal responsable del área de clientes 7.5 La organización realizara capacitaciones especializadas 7.4 Determinar medios específicos para conocer la opinión. 6.4 Realizar informes o registros de todas las actividades efectuadas a nivel 6.3 Respetar las responsabilidades familiares de los empleados 6.1 La organización debe tener consideración al entorno familiar 5.2 Se deben realizar informes de las actividades 5.1 La organización debe promover el desarrollo personal 4.5 Proporcionar a su personal. 4.3 Capacitar al personal 4.1 Documentar la política 3.2 Deben existir instancia de dialogo 3.1 La organización debe cumplir con la legislación 1.4? 1.2 Política de Responsabilidad Social No. de Hallazgos Gráfica 27: No conformidades por requisito de la Norma WORLDCOB-CSR: (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría). Informe de Auditoría Interna 2015 Página 39

40 Concentrado de Observaciones del Sistema de Gestión de Responsabilidad Social Macroproceso No. Docencia 2 Investigación 1 Extensión 1 Vinculación 1 Gestión 7 Total 12 Tabla 17: Concentrado de observaciones por macroprocesos del SIGERS. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría). Porcentaje de observaciones por macroprocesos del Sistema de Gestión de Responsabilidad Social 17% 58% 8% 8% Docencia Investigación Extensión Vinculación Gestión 8% Gráfica 28: Porcentaje de observaciones por macroprocesos del SIGERS. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría) Informe de Auditoría Interna 2015 Página 40

41 Observaciónes por requisito de la Norma WORLDCOB-CSR: Evaluar periódicamente los resultados de las actividades 9.4 Llevar registro de todas las actividades realizadas con y para la comunidad 9.3 Promover el voluntariado y la participación de los empleados 9.2 Tomar en cuenta las opiniones de los empleados 9.1 Generar en lo posible alianzas 9 Comunidad 8.2 Se debe comprobar que los proveedores cumplan con la legislación 7.7 Se contara con personal responsable del área de clientes 7.5 La organización realizara capacitaciones especializadas 7.4 Determinar medios específicos para conocer la opinión. 6.4 Realizar informes o registros de todas las actividades efectuadas a nivel 6.3 Respetar las responsabilidades familiares de los empleados 6.1 La organización debe tener consideración al entorno familiar 5.2 Se deben realizar informes de las actividades 5.1 La organización debe promover el desarrollo personal 4.5 Proporcionar a su personal. 4.3 Capacitar al personal 3.2 Deben existir instancia de dialogo 3.1 La organización debe cumplir con la legislación 1.4? 8.1 Los proveedores deben conocer la política de responsabilidad social 8 Para la selección de los principales proveedores se tomara en cuenta la 4.1 Documentar la política 1.2 Política de Responsabilidad Social No. de Hallazgos Gráfica 29: Observaciones por requisito de la Norma WORLDCOB-CSR: (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría). Informe de Auditoría Interna 2015 Página 41

42 No. de Hallazgos UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO 3. CONCLUSIONES: a) Dependencias que no presenta riesgo de perder su certificación o que obtendría su certificación sin problemas: Dependencias Gráfica 30: Dependencias que no presenta riesgo de perder su certificación o que obtendría su certificación sin problemas. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría). Informe de Auditoría Interna 2015 Página 42

43 No. de Hallazgos UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO b) Dependencias que presenta un riesgo mínimo de perder su certificación o tendría que realizar pequeños ajustes para obtenerla: Dependencias Gráfica 31: Dependencias que presenta un riesgo mínimo de perder su certificación o tendría que realizar pequeños ajustes para obtenerla. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría). Informe de Auditoría Interna 2015 Página 43

44 No. de Hallazgos UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO c) Dependencias que presenta un riesgo alto de perder u obtener su certificación: Dependencias Gráfica 32: Dependencias que presenta un riesgo alto de perder u obtener su certificación. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría). Informe de Auditoría Interna 2015 Página 44

45 No. de Hallazgos UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO d) Dependencias que en caso de ser auditadas en este momento por el organismo certificador externo perderían o no obtendría su certificación: Escuela Superior de Tlahuelilpan Escuela Superior de Actopan Administración de Ciudad del Conocimiento Dependencias Dirección de Desarrollo Empresarial Presidencia de la Feria Universitaria del Libro Gráfica 33: Dependencias que en caso de ser auditadas en este momento por el organismo certificador externo perderían o no obtendría su certificación. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría). Informe de Auditoría Interna 2015 Página 45

46 No. de Hallazgos UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO e) Dependencias que no fueron mencionadas en las clasificaciones anteriores: Dirección de Apoyo a PROMEP Dependencias Dirección de Promoción Cultural Gráfica 34: Dependencias que no fueron mencionadas en las clasificaciones anteriores. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría). Informe de Auditoría Interna 2015 Página 46

47 f) Dependencias que se encontraban en el plan y programa de auditoría interna 2015, y que por causas internas no fueron auditadas: Macroproceso Gestión Gestión Gestión Docencia Dependencias Dirección de Tecnologías Web y Webometría Secretaría de Desarrollo Internacional Dirección de Proyectos Internacionales Instituto de Ciencias Económico Administrativas Tabla 18: Dependencias que se encontraban en el plan y programa de auditoría interna 2015, y que por causas internas no fueron auditadas. (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría). Informe de Auditoría Interna 2015 Página 47

48 4. ANEXOS: Calificación promedio: 8.19 Evaluación de Auditores Parámetros Ponderación Ponderación Ideal Alcanzada 1. Comportamiento Personal 39% 38% 2. Principios, procedimientos y métodos de auditoría 33% 29% 3. Conocimientos 27% 15% Total 100% 82% Tabla 19: Ponderación alcanzada. (Fuente: Elaboración propia con datos de Evaluaciones de Auditores Internos). Calificación Descripción 10 Desempeño excelente 9 Desempeño muy bueno 8 Desempeño bueno con escasas deficiencias (implementar acciones para eliminar las escasas deficiencias) Desempeño regular con algunas 7 deficiencias (implementar acciones para eliminar las pequeñas deficiencias) Desempeño mejorable con claras 6 deficiencias (implementar acciones para eliminar las claras deficiencias) Tabla 20: Acción a implementar con la calificación alcanzada. (Fuente: Elaboración propia con datos de Evaluaciones de Auditores Internos). Informe de Auditoría Interna 2015 Página 48

49 Observaciones 1. Se levantaron conformidades, no conformidades u observaciones a un mismo requisito en una misma dependencia, se debe evitar que esto suceda; 2. Se presentaron dos casos donde no se redactaron las conclusiones en el reporte de auditoría; 3. Se presentaron casos donde la conclusión no correspondía a la descripción de la misma; 4. Se presentaron casos donde la descripción del requisito se redacto en el renglón de evidencias y viceversa; 5. Se presentaron casos donde la descripción de la conclusión no correspondía del todo a los hallazgos detectados, por lo que se sugiere brindar una capacitación sobre el llenado del reporte de auditoría (si se utilizara el mismo instrumento para la próxima auditoría); 6. Se presentaron casos donde no se coloco el nombre de la dependencia auditada; 7. Se presentaron casos donde no se coloco el tipo de hallazgo; 8. Se presentaron casos donde se redactaron hallazgos a requisitos inexistentes en las normas; 9. Se detectaron hallazgos negativos (no conformidades u observaciones) a requisitos que se interpretaron de forma errónea; 10. Muchos de los hallazgos negativos detectados corresponden a simples correcciones; 11. Se detectaron hallazgos negativos, a requisitos legales incumplidos los cuales desconoce el soporte legal (ley o norma incumplida) el propio auditor interno. Tabla 21: Observaciones (Fuente: Elaboración propia con datos de Reportes de Auditoría). Informe de Auditoría Interna 2015 Página 49