ffiaruwffina$ MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA ARCHIVO DE DOCUMENTOS Hnnso Natiannl de Shras y S*rvtcion P*fulicos $"N,C.

Transcripción

1 ffiaruwffina$ Hnnso Natiannl de Shras y S*rvtcion P*fulicos $"N,C. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA 07t1ao7

2 @ Derechos Reservados Banco Nacionalde Obras y Servicios P0blicos, S.N.C. Direcci6n de Administraci6n. Gerencia de Servicios Generales. Subgerencia de Servicios Av. Javier Barros Sierra No. 515, 1er. Piso Col. Lomas de Santa Fe M6xico, D.F., C.P. A219, Tel. 52-7A-12-AA La reproducci6n total o parcial de este documento podr6 efectuarse mediante la autorizaci6n expresa de la Direcci6n de Administraci6n y ddndole el cr6dito correspondiente. DIRECCION DE ADMINISTHACION P{gina2 de 't2l07

3 Eanco Na.ional d obrar y Seryicior Pribli(os S,N.C, HOJA DE AUTORIZACION Elabo16 Jim6nez Elabo16 de Servicios 7. Jorge Carrera Prieto Subdirector de Recursos Humanos y Materiales MPB A Pdgina 3 de 12 07ha07

4 Ban(o Nadonal de Obng y Servicior Ptibli(or s,n.c. SECCION DE CONTROL DE CAMBIOS Revisi6n P6gina (s) Modificada (s) Descripci6n delcambio 02 2 Nupvo dornicilio de ia lnstitucion 02 Pie de paglna Fecha y versi6n 02 J Se orniti6 al Cerente cle 6rea 02 Pie de pagna Se cambio la clave de d.rea 02 9 Se modifica Diagrama de flujo 03 Pie de pagna Carnbio de fbcha y versicin a 03 J Se cancela punto nrimero 4 a 03 J Se anexa finna de gerente a 04 J Resistro de firmas Fecha de Emisi6n 0l/06/03 0U06t03 0U06t03 01/06/03 0U04t05 0U04t05 0r/a$las 07/12/07 Pegina 4 de /07

5 Eanco Nadonal di Ohaiy Servkior Publt(os s,n.c, CONTENIDO Nfmero Tema P6gina 1 Objetivo 6 2 Alcance 6 3 Referencias 6 4 Politicas 6 5 Responsabilidades 8 6 Definiciones 8 7 M6todo de Trabajo I 7.1 Diagrama de Flujo I 7.2 Descripci6n de Actividades 10 8 Registros 12 9 Anexos 12 PSgina 5 de 12 07hao7

6 Banto Nadona, de Ob$s y $eryicior Pribli(or S,N,C, 1. OBJETIVO Definir la metodologia para la adecuada organizacion y la administraci6n de los Archivos microfilm de los documentos en la Instituci6n. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para el manejo, control, guarda y custodia de la documentaci6n generada por la Instituci6n. REFERENCIAS 3.1 Gu[a para la Elaboraci6n de Manuales de Procedimientos GU Manualde Procedimientos para la Elaboraci6n de Documentos PGC Norma ISO-9001:2000 (NMX-CC-9001-IMNC-2000), requisito 7, Realizaci6n del Servicio. 3.4 Manual de Politicas y Procedimientos de Microfilmaci6n y Archivo de Documentos. 4. POL1TICAS Este Manual de Procedimientos es obligatorio para la actividad que aqui se escribe. Este Manual deber6 actualizarse cada vez que se requiera, tomando como referencia el Manual de Procedimientos (PGC B). o Mantener la adecuada organizaci6n de documentos en el Archivo de la Instituci6n estandarizando el manejo y control. Orientar a las unidades organizacionales, el perfodo de conservaci6n y/o destrucci6n de la documentaci6n recibida, de acuerdo a la naturaleza de la misma. Es responsabilidad de las 6reas, clasificar, ordenar, y relacionar documentaci6n enviada para su guarda y custodia. Es responsabilidad de las dreas centrales y delegaciones estatales el envio al archivo general de la documentacion. Verificar la entrada fisica de la documentaci6n al archivo general. Recibir, evaluar y aulorizar,los formatos debidamente requisitados y autorizados, anexos al envfo por parte de las 6reas del formato "Relaci6n para Envio de Documentos a Microfilmaci6n y/o Archivo " ( ). Las dreas usuarias deberdn observar que la documentaci6n que se envle para archivo sea la indicada de conformidad el sistema de clasificaci6n que sefiala el Manual de Politicas y Procedimientos. OIRECCION DE ADMINISTRACION Pdgina 6 de 12 07fia07

7 lan$ Nrdonal d obris y Servidor publi(6 S,N.C, o Clasificar la documentaci6n indispensable y conservarsen original, aun cuando haya sido microfilmada. Proporcionar a las Sreas usuarias una 6ptima consulta. Elaborar programanual de recepci6n de documentos para archivo. Supervisar dentro de la instalaciones, segurida de la documentaci6n recibida de las 6reas usuarias. Mantener la clasificaci6n y en orden la documentaci6n archivo. Vigilar la vigencia de conservacion y depuraci6n, que se deberd asignar a los documentos recibidos para archivo Establecer que la documentaci6n que se conserva en los archivos tiene cardcter CONFIDENCIAL. Solicitar a pr6stamo los documentos, el interesado deberd presentar la "solicitud para Documentaci6n Diversa del Archivo General"(0l-2171-l), debidamente autorizada por eltitular del 6rea, que haya enviado la informaci6n. Vigilar que elsrea sea "Area Restringida". Solicitar un registro actualizado de firmas. Solicitar que el 6rea responsable y competente dentro de la Instituci6n, mantenga asegurados los bienes, del Banco, contra incendios, robo, asi como instalaciones adecuadas. 4.1 POLITICASGENERALES. o Reportar mensualmente a la Subgerencia de Servicios las actividades m6s relevantes. Solicitar oportunamente, el personal de apoyo interno del 6rea. Vigilar que el solicitante de consulta sea el funcionario responsable del drea a Subgerente o superior. ldentificar las necesidades de bienes de consumo propias del Area. Proveer de papeleria de consumo requerida para sus funciones. DIREccIoN DE ADMINISTRACI6N Pdgina 7 de 12 07t12t07

8 Banco Nadonal d Oblrs y S0rvicio6 Priblicos S,N.C. 5. RESPONSABILIDADES Gerente de Servicios Generales. 5.1 Aprobar la aplicaci6n de este manual de procedimientos. Subgerente de Servicios. 5,2 Enviar mediante oficio, copia de la relaci6n de envib al 6rea usuaria informdndole, localizaci6n y nfmero de control que le fue asignado a cada caja de archivo. 5.3 Es responsabilidad el mantenimientoperativo y eficaz de los equipos instalados propios para este servicio. 5.4 Verificar que el 6rea competente dentro de la Instituci6n mantenga asegurados y protegidos todos los bienes del Banco. 5.5 Notificar por escrito, previo reporte del Experto T6cnico, en forma inmediata a la Comisi6n Nacional Bancaria, cuando existan sustracciones, siniestros o cualquier situaci6n an6mala dentro del6rea. Experto T6cnico. 5.6 Aplicar este Manualde Procedimientos. 5.7 Recibir las cajas de carton, conteniendo la documentacion para almacenarse. 5.8 Comunicar los cambios o mejoras que puedan hacerse a este manual. 5.9 Notificar por escrito, en forma inmediata a sus jefes superiores cuando existan sustracciones, siniestros o cualquier situacion an6mala que dentro del 6rea se presente Supervisar las vigencias para cada guarda de la documentaci6n con el fin de evitar el crecimiento desmedido del volumen de cajas en custodia Transcurridos los plazos de conservaci6n legal de la documentaci6n en custodia, deber6 proceder a la depuracion de documentos, via trituraci6n. 6. DEFINICIONES Area: sitio donde se lleva a cabo el proceso de Archivo. Area Usuaria: el que envfa la documentaci6n por archivar. Anaqueles: Espacios donde se localizan las cajas con la documentaci6n P6gina 8 de 12 07t12t07

9 Banco Nacioilal d Obras y Seryiclor Priblkos S.N,C, 7. METODODETRABAJO Este diagrama presenta de forma general las actividades para el Manual de Procedimientos para Archivo de Documentos. Para mayores detalles ver el punto 7.2 de este mismo documento. 7.1 DIAGRAMA DE FLUJO 2.- Guarda y Custodia 3.- Supervisa Procedimiento para Archivo de Documentos P6gina 9 de 12 07na07

10 Eanco Nadonal de Obrs y Seruidor pirbli(s S.N.C, 7.2 DESCRIPCION ACTIVIDADES PARA Responsable Paso 1. Recibe Documentos Actividad Documento de Trabaio Entregable Recibe cajas conteniendo la documentaci6n que envlan las Sreas usuarias. Revisa relaci6n adjunta de contenidos. Clasifica documentaci6n para microfilmaci6n y archivo general. Relacion para Envio de Documentos a Archivo 2. Guarda y Gustodia Experto T6cnico Asigna nfmero de control a documentos para archivo. Recibe la documentacion para archivo que ya fue microfilmada. Asigna nfmero de control a documentos microfilmados. Envia copia de relaci6n al6rea usuaria. Depura documentacion de acuerdo a vigencia. Da de baja la documentaci6n y solicitar retirar esta a la Subgerencia de Servicios. Vigila desalojo y acompafra al proveedor autorizado para verificar que se lleve a cabo la operaci6n de trituracion. Elabora oficio-acta, indicando que se cumpli6 con la trituracion. Acta de cumplimiento de la Trituraci6n Pdgina 10 de 12 07hao7

11 Ban$ Nadonal d obrus y 5 ruidos l0bli(s S.N.C, Responsable Paso 3. Actividad Supervisa Procedimiento para Archivo de Documentos. Documento de Trabaio Entregable Subgerente de Serviclos Formula documento para envio de la copia. Elabora programanual. Elabora programa de mantenimiento a equipos. Programa Anual Verifica que las Sreas responsables, de Programa de mantener, asegurar y proteger los bienes, Mantenimiento cumplan con elapoyo. Notific a la Comisi6n Nacional Bancaria, cuando existan: extracciones. siniestros. etc. DtREcctoN DE ADMINtsrRAcdN Piigina 11 de 12 07t12to7

12 Eanco iladonai de obrar y $ervidor Ptibli(s S,N.C, 8. REGISTROS No. de Control S/No. Nombre Responsable de Conservarlo Tiempo de Gonservaci6n / Disposici6n Solicitude Factibilidad autorizada. Exoerto T6cnico Disposiciones Programas de microfilmaci6n y Experto T6cnico conforme al Mantenimiento. marco legal Formato "Relaci6n para el Envfo de Experto T6cnico enunciados el Documentos a Microfilmacion y/o Manual de Archivo". Politicas y Oficio de envfo a cada drea. Exoerto T6cnico Procedimientos 9. ANEXOS Anexo No. Nombre No. De Control 1 Formato "Relacion para el Envio de Documentos a Microf ilm aci6n v/o Archivo' Solicitud para documentaci6n divers alarchivo general Pdgina 12 de 12 07/12J07